Knowledge and Collaboration

讓管理更優雅 更高效 更智慧影響團隊最重要的關鍵小環節 - 中研院基因體研究中心資訊組

撰文 | 叡揚資訊 行銷總處

「決策、交辦、成效」是一個組織

向前邁進的能量，也是身為管

理者最重視的一環。但我們往往面對的現實

環境是，工作項目多且雜、每一項都是緊急

如律令、層層堆疊且環環相扣，加上相關討

論會議又細又密，對於很多管理者來說，叡

揚 teamKube 就如同母雞帶小雞的工作管理

平台，把資訊分散的上上下下管控化繁為

簡，建立一套系統化的流程。

中央研究院基因體研究中心資訊組是基因體

研究中心的最佳支援後衛，不論是軟硬體維

護、採購、系統建置管理、專案計畫及研

討會等，都看得到資訊組忙進忙出的身影。

「也是因為需同時對應多窗口及多任務，交

派量多且細瑣，站在一個管理者的角度來看，

需要一套系統來協助掌控團隊進度及工作流

程，才能讓工作更有效率。」這是之所以會採

購叡揚 teamKube 的初衷。

需要一套系統協助掌控團隊進度及工作流程

過去工作的習慣，往往是透過口頭或 email 來

提醒或是指派工作，但成效總無法彰顯，「畢

竟，人腦不是電腦，不可能過目不忘。」而管

理者不可能無時無刻提醒同仁或是完全掌握

團隊所有進度。「管理如同一場拔河戰，稍

稍鬆懈，績效就會往下掉；teamKube 具備催

稽、提醒、協同、紀錄、規劃專案等功能，

如同一個金頭腦的完美秘書及工作夥伴，藉

由 teamKube 讓組織建立一套無形的規律與脈

導入產品：

teamKube 工作管理平台

專案成功：

1. 協助掌控團隊進度及工作流程

2. 主管更易掌控

3. 系統管理更 Smart

圖說：圖為中研院基因體研究中心的『生命之門』，是象徵生命科學研究的精神代表之一，盼從生物基因組和

如何利用基因的學問探究中，找出解決生物、醫學和工業領域的問題解決之道

| 叡揚e論壇 第70期 | MARCH 201328

“

”

絡，一旦習慣形成，就可以持續良性循環下

去，成為組織成長高效率的最佳隱形推手。」

而現階段來說，資訊組巧妙地將 teamKube

做為「個人和團隊的工作匯報」、「輔助採

購小秘書」和「專案工作管理」等。

智慧交辦平台 清楚掌握組織的任務動向

teamKube 不僅可以當作自己的工作日誌或

是智慧小秘書，更是上下交流的最佳平台。

舉例來說，很多同事一請假，代理人往往會

手忙腳亂，或無法馬上進入狀況，而平日

個人就習慣在 teamKube 上，一一把個人工

作、手邊處理進度及遇到的問題留存下來，

一來，主管也可以清楚掌握團隊成員之執行

力及整體進度，二來，代理人也可以循著

teamKube 紀錄，快速銜接其任務與關鍵點。

中央研究院基因體研究中心資訊組組長劉小

燕打趣地說，這樣同仁也可以安心休假，不

用掛心辦公室打來急詢的事項。長遠來看，

若職務轉換異動或是新人接手，teamKube

如同時光機，可重現任務當時之人事時地物

及過程，快速縮短上手時間 !

訓練高效團隊之最佳工作平台

實際上，teamKube 的工作匯報相對來說也

可以看成是個人成長的依據。對於主管來

說，可能會問工程師如何處理事故？中間過

程 ? 有無問題或是建議等等，而不是只有聽

到簡短的「已經處理好」諸如此類之答案。

而持續訓練團隊在 teamKube 留存工作進度

後，一來可讓任務之歷史輪廓更清晰、二來

承辦人在回覆撰述時，亦可更精準掌握事件

輪廓及有無遺漏點，讓團隊更成長進步！

內部合作多另一個管道 讓協同溝通更順暢

在資源共享的觀點上，teamKube 可設定所

有成員共有。「透過閱覽權限的管理，讓

同儕間可以互相了解工作上遇到類似問題

時 ( 如採購維護軟硬體等等 ) 的因應方式，

可能今天 A 會看到 B 在 teamKube 上紀錄

了處理某個棘手問題過程與經驗分享，說不

定過幾天 A 也會遇到一模一樣的問題，這

就是資源共享的可貴之處。」資訊組承辦人

補充說明到。過去執行維修工作時，有些同

仁因在機房進行維修工作，當手機的收訊受

到干擾又遇到問題需要向其他夥伴求救時，

teamKube 就大大派上用場，可以直接留言

即時討論，或是搜尋以前處理紀錄，減輕無

法聯繫還要跑來跑去的困擾，同仁也大大讚

賞 teamKube 減輕的工作負荷。

至於提升工作效率部份，可回歸到 teamkube

「提醒」和「催稽」功能，像是中心原有的

採購系統並沒有提醒功能，讓採購過程中枝

微末節的工作常被遺漏，但藉由 teamKube

與採購系統的整合，讓同仁只要輸入採購項

目，就會同步到 teamKube 並發出交辦給採

購人員，藉由設定到期日或是提醒日，加上

teamKube 貼心地顏色區隔，讓效率大大提

升，同仁也更重視即將到期之未辦工作。

週 報 直 接 根 據 teamKub 來 報

告，主管可透過「列管表」功

能，直接在系統上面歸納整合

團隊工作的最新執行進度，省

時又省力 !

MARCH 2013 | 叡揚e論壇 第70期 | 29

知識協作 專欄 Column

Know

ledge and Collaboration

Knowledge and Collaboration

逾期提醒功能 強化時效性及管理性

「過往大家都習慣用口頭交代，但這樣往往

是船過水無痕，成效不濟。」資訊組的同仁

說，團隊間藉由 teamKube 來互相交辦協助，

雖然剛開始會很不習慣，但是久了卻發現搭

配這種 e 化工作平台，可以讓工作進度更暢行

無阻，加上 teamKube 會貼心地針對逾期或是

即將到期的工作用不同的顏色區隔，提醒同

仁聰明地善用時間，雖然看似微不足到，但

卻是提升團隊效率關鍵因子。

導入一套系統，最怕的就是遇到反彈與藏私。

串連系統，靈活運用 teamKube 加值功能

資訊組表示，就採購軟體體這塊，因為

承辦人需要處理來自不同四面八方的

交辦，所以採購案可能有時會在忙中遺

漏，而本來的採購系統只會紀錄不會稽

催，故資訊組同仁靈機一動，寫程式將

採購系統與 teamKube 做銜接，把定時

發 Mail 的功能做串連，達到提醒稽催

之功能。而經過一段時間，發現採購

效率的確提高不少。

不可諱言地，氣要長，主管就要適度關心，

讓同仁在初期就可以感受到其重視程度，

「當然，更要讓同仁理解這套系統不是增加

工作負擔，而是協助他們。」一旦用如此同

理心去宣導推廣，也可以慢慢瓦解同仁之心

牆，讓團隊成員用更多更正面的心態來習慣

接受 teamKube，甚至可以感受到分擔溝通協

調及提升效率之好處。此外，如果有同仁在

teamKube 上把處理內容寫得很完善，也會適

時地讚揚及分享給同仁，藉由範例模式帶動

刺激同儕間的使用之士氣，讓團隊感受到用

心寫的報告在個人成長及未來面對問題時，

可以發揮極大的好處，讓組織成長再造 !

最後，系統的穩定也是一大關鍵。資訊組不

諱言，剛開始時會有無法登入系統的問題，

「好不容易讓同仁願意使用，卻發生不好的

第一印象，的確是大打折扣。」雖然目前都

已經相當穩定，但是資訊組也期盼 teamKube

在穩定度及功能上持續更新改進，以更人性

化的使用介面，讓內部推動更順遂。

中心有很多軟體需要續約，但

時間不一、方式也不一，在沒

有 teamKube 提 醒 管 理 時，

常常會很亂，假使又遇到職務

輪動，更是忙到不可開交，在

teamKube 上 設 定 好 提 醒 續 約

日及紀錄作業方式，讓行政事

務更輕而易舉。

“

”

| 叡揚e論壇 第70期 | MARCH 201330