TARTU ÜLIKOOL
Pärnu kolledž
Ettevõtluse osakond
Monika Anniko
Age Lilleste
Margus Linde
Marek Mardo
Marit Puust
Elvo Themas
AÜEP IV
DOKUMENTIDE JUHTIMINE, INFO JAGAMINE JA
HALDUS
Referaat aines projektijuhtimise tarkvara
Juhendaja: Taavi Tamberg
Pärnu 2012
SISUKORD
Sissejuhatus ....................................................................................................................... 3
1. Dokumendihalduse olemus ........................................................................................... 4
1.1. Ülevaade dokumendihaldusest ............................................................................... 4
1.2. Elektrooniline dokumendihaldus ........................................................................... 7
2. Dokumendihaldussüsteemid ....................................................................................... 11
2.1. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ........................................................ 11
2.1.1. Postipoiss........................................................................................................... 12
2.1.2. OpenText Enterprise Information Management (LiveLink) ............................ 17
2.1.3. Alfresco ............................................................................................................. 19
2.1.4. Webdesktop ....................................................................................................... 23
2.1.5. Amphora ............................................................................................................ 26
2.1.6. Zorro .................................................................................................................. 28
3. Kogemused tarkvara lahendustega .............................................................................. 30
Kokkuvõte ....................................................................................................................... 34
Viidatud allikad ............................................................................................................... 36
Lisad ................................................................................................................................ 40
Lisa 1. DHS Postipoiss moodul Seaded. ..................................................................... 40
Lisa 2. Riist- ja tarkvaralised nõuded DHS Postipoiss. .............................................. 41
Lisa 3. Alfresco ülesehitus .......................................................................................... 45
Lisa 4. Alfresco kasutajaaken ..................................................................................... 46
3
SISSEJUHATUS
Antud töö teemaks on dokumentide juhtimine, info jagamine ja haldus, kus
keskendutakse digitaalsele dokumendihaldusele. Kuna projektipõhine lähenemine on
omandanud tänapäeva ettevõtluses väga olulise rolli ning informatsiooni kiire ja
tõrgeteta levik on üheks olulisemaks teguriks projektide edukal elluviimisel, on antud
teema väga aktuaalne. Informatsioon, mis valdavalt on elektroonilisel kujul ja on
koondatud erinevatesse dokumentidesse, protokollidesse, kalendritesse, jms, peab olema
kõikidele projektiga seotud inimestele kiiresti kättesaadav ja kasutuskõlblik. Sujuvaks
töökorralduseks peab dokumentatsioon olema loogiliselt süstematiseeritud ja turvaliselt
säilitatud. Dokumentide juhtimise, info leviku ja haldamise hõlbustamiseks on loodud
erinevaid tarkvaralahendusi.
Käesoleva töö eesmärk on kirjeldada dokumendijuhtimise vajadusi erinevatelt
tasanditelt lähtuvalt ning kirjeldada lühidalt erinevate dokumendihaldustarkvarade
funktsionaalsust ja kasutajasõbralikkust. Lisaks viiakse läbi valitud tarkvaralahenduste
omavaheline võrdlus, lähtudes nende võimalustest.
Lähtuvalt töö eesmärgist on autorid püstitanud järgmised töö ülesanded:
anda ülevaade dokumendihalduses kasutatavatst definitsioonidest, kehtivatest
standarditest ning vaadelda seotust seadusandlusega;
tutvustada elektroonilist dokumendihaldust ja sellega kaasnevaid probleeme;
anda ülevaade projektijuhtimise valdkonna tarkvara vajadustest;
tuua välja autorite dokumendihaldussüsteemide kasutajakogemused.
Töö koosneb kolmest peatükist. Nendeks on ülevaade dokumendihaldustarkvara
vajadustest, ülevaade dokumendihalduse tarkvara pakettidest, kuhu on lisatud autorite
isiklikud kogemused tarkvarapakettide kasutamisest. Tarkvarapakettidest antakse
ülevaade järgmistest: Postipoiss, OpenText, Alfresco, Webdesktop, Amphora, Zorro.
4
1. DOKUMENDIHALDUSE OLEMUS
1.1. Ülevaade dokumendihaldusest
Iga organisatsioon tegeleb asjaajamisega, mis hõlmab endast dokumentide loomist,
registreerimist, edastamist, süstematiseerimist, hoidmist, kasutamist ning arhiveerimist.
Dokumendi sünonüümid eesti keeles võivad olla: ürik, akt, arhivaal, teavik. Sageli
kasutatakse kindla dokumendi piiritlemiseks liitsõnalisi termineid nagu väärtpaber,
haldusdokument, juhiluba, pearaamat (Dokumendihaldusest 2010). Arhiiviseaduse §4
lõige 1 mõistes on dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud
või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on
küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseadus 1999). ISO 15489
„Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus“ defineerib dokumenti kahe
ingliskeelse termini abil, mida on seni eesti keelde tõlgitud ühe ja sama sõnaga –
dokument (Dokumendihaldus 2010):
dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab
käsitleda tervikuna;
dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate
ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja
teadmiseks alal hoitud informatsioon.
Eesti keeles on terminite document ja records tõlkimine valmistanud raskusi.
Traditsiooniliselt on Eestiski käsitatud dokumendina eelkõige seda, mida inglise keeles
tähistatakse sõnaga record (Riigikantselei 2011). Paraku document ei ole
samatähenduslik sõnaga record. Sõna record määratlus kattub oma sisult dokumendi
määratlusega Eesti arhiiviseaduses ja sellest tulenevalt oli vaja leida vaste sõnale
document. Arutelude käigus pakuti terminile document mitmeid vasteid, mille hulgast
tehti valik termini „teavik“ kasuks (Riigikantselei 2011). Sõna „teavik“ kasutusele
5
võtmiseks said määravaks tema seostatuse sõnaga teave e informatsioon, tema lühidus
ja suupärasus eesti keeles. Oluliseks peeti teaviku suhestamist teabe ja dokumentidaga
(vt joonis 1.), kus osa teabest jäädvustatakse ja moodustuvad teavikud; osa teavikutest
määratletakse kui dokumendid, mis tuleb nõuetekohaselt alal hoida nii kaua, kui see on
vajalik kas teadmiseks või millegi tõendamiseks (Riigikantselei 2011).
Teave e informatsioon (information)
Teavikud (documents)
Dokumendid
(records)
Joonis 1. Teave, teavikud ja dokumendid (Riigikantselei 2011)
Vastavalt arhiiviseaduse §4 lõikele 2 viidates on arhivaal dokument, millele on
kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile,
omanikule või teisele isikule (Arhiiviseadus 1998). Dokumendid fikseerivad tehtud
otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi
(Dokumendihaldusest … 2010). Mida pikema tegevusajaga ettevõte, seda suurem on
dokumentide hulk ja üha kasvavad vajadused nende haldamiseks.
Dokumendihaldus tegeleb dokumentidega sõltumata dokumentide kandjast või vormist.
Peamiselt reguleerib dokumentide kontrollitud haldamist nende eluea jooksul
dokumendihalduse ala. Dokumendihaldus on standardis EVS-ISO 15489-1:2004
defineeritud kui halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise,
kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust
ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi
hõlmamise ning dokumentide alalhoidmisega (EVS-ISO 15489-1:2004).
Standard EVS-ISO 15489 avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud
dokumentide haldamise juhis, mis arvestab nii organisatsioonide sisemisi kui ka
väliskeskkonna vajadusi. EVS-ISO 15489 kehtib igas vormingus või meediumil olevate
6
dokumentide haldamise kohta, mille oma tegevuse käigus on loonud või saanud
mistahes avalik või eraõiguslik organisatsioon, ning kõikidele üksikisikutele, kelle
kohustuseks on dokumentide loomine ja alleshoidmine. (Ibid.)
Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on kättesaadavad
kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus, konfidentsiaalsus ja üleliigsed
dokumendid vajadusel hävitatakse. Dokumendil on alati mingi väärtus, mis on
dokumendi säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumentide hea haldamine eeldab, et
organisatsioonis teatakse selgesti, milliseid dokumente ja kui kaua peab alal hoidma.
See kehtib kõigi dokumentide kohta, olenemata sellest, kas tegu on paber või
digitaaldokumentide, teksti-, pildi- või muud tüüpi dokumentidega (Säilitustähtaja …
2008).
Dokumendihalduse standardis EVS-ISO 15489 on välja toodud põhjendus standardi
vajalikkusest. Dokumendihalduse standardimine tagab kõigile dokumentidele vajaliku
tähelepanu ja kaitse ning neis sisalduva tõestuse ja informatsiooni tõhusama ning
efektiivsema ülesotsitavuse. EVS-ISO 15489 järgi peab dokumendisüsteem olema
usaldusväärne, terviklik, vastav õigusaktidele, kõikehõlmav ja süsteemne. Samuti on
standardi järgi kõik töötajad vastutavad ja aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja
täieliku dokumenteerimise eest. Dokumendisüsteem kujuneb informatsiooni allikaks
organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja
otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees
(Ibid. 2008).
Rahvusarhiivi käsitluse järgi moodustub dokumendisüsteem neljast peamisest
komponendist (Dokumendisüsteem 2010):
dokumendid;
dokumentide haldamise toimingud;
dokumentide haldamisel osalevad inimesed – süsteemi kasutajad;
dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia.
Dokumendihaldust ühtselt ja terviklikult reguleerivat õigusakti Eestis käesoleval hetkel
ei ole. Organisatsiooni tegevusala ja olemus määravad ära millised normatiivid on kõige
sobivamad organisatsiooni dokumendihalduse nõuete kehtestamisel. Eri tasandeid
7
reguleerivad erinevad seadused ja määrused nagu Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus
ja Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused ja Arhiivieeskiri, kuid
erasektori organisatsioonidele ei ole kehtestatud sama detailsusastmega reegleid nagu
avalikule sektorile. Avalikus sektoris juhindutakse rohkem seadustest ja määrustest kui
erasektoris, kus valdkonda reguleerivad standardid ja traditsioonid, struktuur ning
keskkond. Erasektor on kohustatud jälgima nõudeid, mis on mõeldud eelkõige klientide
ja töötajate kaitseks nagu Isikuandmete kaitse seadus ja Töölepingu seadus ning
majandustegevust reguleeriv Raamatupidamisseadus. Lisaks sellele, et avaliku sektori
elektroonilist dokumendihaldust reguleerivad mitmed seadused ja määrused, on
valdkonna arengu üldine eestvedamine on Majandus- ja Kommunikatsiooni-
ministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna vastutusel. „Eesti
Infoühiskonna arengkavas 2013” on välja toodud digitaalsete võimaluste loomine
ettevõtetele avaliku sektori asutustega suhtlemisel tagamaks riigi jätkusuutlikust (Eesti
infoühiskonna… 2009). Dokumendihaldus on ikkagi organisatsiooni poolt loodud
süstemaatiline administratiivtegevus, kus luuakse, kasutatakse, säilitatakse,
arhiveeritakse ja vajadusel hävitatakse dokumente.
1.2. Elektrooniline dokumendihaldus
Tänapäeval pole enam puhast dokumendihaldust, see tehnoloogia seguneb järjest enam
teiste IT tehnoloogiatega. Dokumendihalduse funktsionaalsus integreeritakse
operatsioonisüsteemidesse või nende lisateenustesse; andmebaaside juhtimissüsteemid
pakuvad järjest enam vahendeid dokumentide haldamiseks ja nende otsimiseks. (Sibola
2002: 23).
Elektrooniline dokumendihaldus (EDHS) sai alguse 1980-ndatel aastatel, mil tollal
tavalised infotehnoloogilised süsteemid ei toetanud dokumentide graafilist kujutamist,
töövoogu ja digitaalset optilist säilitamist (Kampffmeyer, viidatud Sibola 2002
vahendusel). Algselt tähendas elektrooniline dokumendihaldusrakendus, mis asendas
hierarhilist failide/kataloogide süsteemi ning pakkus lihtsat dokumentide lukustamist,
versiooni- ning dokumendi atribuutide haldust (Sibola 2002: 22).
Tehnoloogia arenedes täiustati algset süsteemi ning täna sisaldab see:
traditsioonilist dokumendihaldust;
8
dokumentide graafilist kujutamist (ik imaging);
elektroonilist arhiivindust ja „record“ –dokumentide haldust;
E-vorme;
väljundi haldust;
skaneerimist;
grupitöö ja töövoogude toetamist;
Interneti ja Intraneti võimaluste kasutamist;
multimeedia andmebaasid;
dokumentide andmelaod. (Sibola 2002: 23)
Muudatused tehnoloogias ja multimeedia kasutuselevõtmine on loonud aluse uute
dokumentide (records) loomisele (Johare 2006). Traditsiooniliste paberkandjatest
teavikute puhul jääb dokumendi formaat ja andmekandja alates loomise hetkest kuni
arhiveerimiseni samaks. Kuna paberteavikute füüsiline andmekandja ja sinna talletatud
info püsivad muutumatuna, siis ei ole seal erinevusi meediumi ja info säilitamise osas.
Elektroonilise dokumendi puhul on kindel, et tema loomishetkel kasutatud andmekandja
ja salvestusformaat muutub dokumendi elukaare jooksul. Oma ettekandes Johare (2006)
viitab Malaisia Rahvusarhiivi poolt teostatud riigi avaliku sektori e-teavikute analüüsile,
kus tõdeti, et erinevate ministeeriumite dokumendid, mis on salvastetud lintidele ei ole
enam tehnoloogilise vananemise tõttu enam loetavad. See on kujukas näide, et kuigi e-
teavikud printsipiaalselt ei erine väga oma „paberteisikust“, tuleb neid siiski
järjepidevalt avada, salvestada uue formaadiga modernsemale andmekandjale, et säiliks
juurdepääs dokumentidele. Sellest tulenevalt on elektroonilised dokumendid erinevalt
paberkandjatest palju haavatavamad. Kuna e-teavikud on kergesti kustutavad ning
hõlpsasti täiendatavad, siis on nende haldamine eesmärgiga, et säiliks nende autentsus ja
usaldusväärsus, tunduvalt komplitseeritum. Lisaks eeltoodule on vaja pidevalt uuendada
e-teavikute andmebaaside nii riist- kui ka tarkvara, et säilitada varasema tarkvara baasil
loodud e-dokumentide loetavus tulevikus.
Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni
dokumentatsiooni digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides
digitaalsel kujul. Hästi planeeritud tööprotsessid, omavaheline pidev koostöö, info ja
teadmiste vahetamine ning tehnoloogiate kasutamine on olulised organisatsiooni
9
efektiivsuse saavutamisel. Infoühiskonna üks võtmeküsimusi on organisatsioonide ja
infosüsteemide koosvõime, mille saavutamise üheks eelduseks võib pidada läbimõeldult
toimivat elektroonilist dokumendihaldust. Koosvõime on infosüsteemide ja selle poolt
toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni
ja teadmisi. Koosvõime dokumendihalduses on nii infosüsteemide kui organisatsioonide
võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks
ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad (Dokumendihalduse …
2010: 13).
Töökeskkonna loomisel on oluline jälgida selle kasutajakesksust ja funktsionaalsust.
Virtuaalne töökeskkond sisaldab erinevaid tööriistu ja keskkondi, mida kasutatakse
füüsilisel töökohal nii individuaalsete töötajate, gruppide ja kui ka kogu organisatsiooni
poolt. Internet ja Intranet võimaldavad suhtlemiseks, koostööks ja teabe otsimiseks
tööriistu nagu e-mail, grupikalendrid, dokumendihaldus, samuti võimalusi audio- ja
videokonverentside läbiviimiseks. Lisaks sisalduvad seal koostööl põhinevad
töökeskkonnad nagu mitmesugused grupitöö vahendid ja kombinatsioonis
sotsiaalmeediaga, mis võimaldavad väga mitmete inimeste koostööd samaaegselt.
(Hyrkkänen, Vartiainen 2010: 121)
Projektide haldustarkvara aitab projektimeeskonnal planeerida ja hallata projekte.
Projektide haldustarkvara eesmärgiks on maksimaalselt rakendada erinevaid
projektijuhtimise meetodeid, kulutades minimaalselt aega projekti planeerimisele,
ajastamisele, monitoorimisele ja kontrollimisele (Ali et al. 2008: 5). Olulisena võib
välja tuua, et projektide haldustarkvara sisaldaks ka koostööks ja kommunikatsiooniks
vajalikku tarkvara ning projekti dokumentatsiooni haldamise võimalust. Projektitöös
kasutatav dokumendihaldustarkvara võimaldab eelistatult hallata dokumente nii, et
kaugtöötajad, kolleegid või ka kliendid kontoris saavad koos luua ja muuta dokumente
ning on võimaldatud ligipääs kõige värskematele versioonimuudatustele.
Seoses kiirete muutuste ja arvutite leviku ning paber- kui ka elektrooniliste
dokumentide loomise suure kasvuga on kujunenud olukord, mis on soodne
standardiseerimisele ka dokumendihalduse valdkonnas. Teavikute transformatsioon
paberist digitaalseks ja üha suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on
10
tekitanud üha suureneva vajaduse paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel
elektroonilist dokumendihaldust valdavate spetsialistide järele.
11
2. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMID
2.1. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid
Kõigis organisatsioonides on olemas dokumentide koostamise tarkvara, suuremates
asutustes ka tarkvara saabuvate ja saadetavate kirjade registreerimiseks. Tegelikkuses
sisaldab aga dokumenditöö asutustes palju enamat kui dokumentide koostamist või
registreerimist. Nii on dokumente on vaja ka kooskõlastada, otsida, arhiveerida ja nii
edasi. Seepärast on elektroonilise dokumendihalduse efektiivseks rakendamiseks vaja
lisaks eelnevale ka elektroonilise dokumendihalduse tarkvara (edaspidi elektrooniline
dokumendihaldussüsteemi - EDHS). Tabelis 1 on välja toodud enamkasutatavad EDHS-
id Eestis.
Tabel 1. EDHSid Eestis
Toode Arendaja Tarnija Eestis
Alfresco Alfresco Nortal (endine Webmedia),
Fujitsu
Amphora Interinx Interinx
DocLoqic Edisoft Estonia OÜ Edisoft Estonia OÜ
Documentum EMC NetGroup
File Net IBM IBM Eesti
GoPro GoPro IBM Eesti, NetGroup
OpenText EIM OpenText Nortal (endine Webmedia)
Postipoiss Nortal (endine
Webmedia)
Nortal (endine Webmedia)
SharePoint Microsoft Helmes, NetGroup, Nortal
(endine Webmedia)
Stellnet Oracle Oracle Eesti
Webdesktop Webware Webware
Allikas: EHDSid… 2012.
Järgnevalt antakse ülevaade mõningatest autorite poolt valitud tarkvarapakettidest.
12
2.1.1. Postipoiss
Veebipõhine dokumendihaldustarkvara Postipoiss on arendatud välja ettevõtete IC
Süsteemid AS ja Microlink Eesti poolt. Oma tootega tulid mainitud ettevõtted turule
1998 aastal. Täna kasutab dokumendihaldustarkvara ligikaudu 200 Eesti ettevõtet.
Hetkel on igapäevaselt kasutatavaid installatsioone kokku 196, lisaks veel 30
testkeskkonda ja 26 arhiivi (Tutvustus 2012). Nendest 135 süsteemi töötavad Linuxi
serveritel, 60 Windowsi serveritel ja 1 Solarise serveril. Tänaseks on Postipoisi
arendamise ja toetamise võtnud üle Nortal AS. Ettevõte lähtub tarkvara arendamisel
Eestis kehtivatest asjaajamisnõuetest, samuti arhiivinduse vajadustest ja nõuetest.
Postipoisi olulisemaks eelisteks võib nimetada järgmist (Ibid. 2012):
Postipoiss jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja
osta Postipoisi litsentsi;
Postipoiss on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on
arendatud nii, et süsteem vastaks Eesti seadusandlusele. Pole otsitud kompromisse
paljude riikide vajadustega, millest tingituna on häälestamine ja kasutamine
mugavam;
Postipoiss sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja
midagi installeerida;
Postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002;
Postipoisi kliente on palju – kui ise uuenduse peale ei tule, siis keegi ikka tuleb.
Postipoiss on igale kliendile ühesugune;
Avalik veeb ei käi asutuse dokumendiregistris vaid kasutab vajalikest
dokumentidest koopiat (vastavalt administraatori häälestusele).
Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid
dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades
automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida. Samuti võimaldab Postipoiss luua
tööülesandeid, hallata organisatsiooni partnerite kontaktandmeid, otsida salvestatud
informatsiooni ja trükkida välja otsingutulemusi. (Võimalustest lähemalt 2012).
Dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) funktsionaalsus koosneb järgmistest
moodulitest: seaded, dokumendid (k.a digitaalselt allkirjastatud), tööülesanded, uus
13
dokument, otsing, e-kirjad, diskussioonid, kalender, abi ja taustaprotsess. Näiteks
moodulis Seaded (vt Lisa 1) võimaldatakse peaadministraatoril seadistada DHS
vastavalt oma ettevõtte vajadustele järgmistes alammoodulitega (Võimalustest lähemalt
2012):
Kasutajate haldus toimub rollide ja gruppide põhiselt. Postipoisis on vaikimisi sisse
ehitatud 3 rolli (administraator, kasutaja, vaatleja). Igale kasutajale antakse oma
kasutajanimi ja parool, millega saab süsteemi sisse logida ning kasutajate tegevused
on autenditud.
Postipoisis on võimalik dokumentide loomisel kasutada erinevaid
dokumendiliigipõhised ekraanivorme. Ekraanivormid on vabalt kujundatavad ning
kasutatavaid andmevälju saab juurde teha ning muuta. Ekraanivormidele saab
lisada ka dokumendi blanketid.
Parameetrid, mis võimaldavad muuta toote üldist loogikat (näiteks milliseid on
dokumendi moodulis otsinguväljad) ja häälestus millal toimuvad automaatsed
protsessid. Lisaks ka tehnilised parameetrid, kus paiknevad süsteemile vajalikud
osad.
Järgnevalt on tootjapoolsed soovituslikud tehnilised nõuded DHS Postipoiss versioonile
5.2 (OpenEdge 10.2B) (Tehnilised nõuded 2012):
Virtuaalserver Vmwarem Hyper-V või XEN
Operatsioonisüsteem Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit või
64bit) või Windows2008 server (32 või 64bit);
Operatsioonisüsteem RHES4 või RHES5 Linux (32bit/64bit);
Operatsioonisüsteem CentOS5.x Linux (32bit/64bit);
Operatsioonisüsteem Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit);
Riistvara:
o Protsessor AMD või Pentium 4 / 2,0 GHz/ Dual-Core või kiirem,
o Operatiivmälu 2GB või enam,
o Kõvaketas 18GB või enam,
o TCP/IP 10/100/1000.
Rakendustarkvara:
14
o IIS6, IIS7, IIS7.5 või Apache 2.x (SSL tugi, kui soov kasutada ID kaardiga
allkirjastamist ja sisselogimist),
o PERL 5.10.x,
o Digidoclib,
o Apache Tomcat 6.x (kui soov kasutada veebiteenust või ODT mallile saatmist),
o Java 5.0,
o Rakendusserver: Webspeed,
o Andmebaas: Openedge 10.2B,
o Rakendus Postipoiss.
Lisas 1 on esitatud põhjalikum ülevaade elektroonilise DHS Postipoiss erinevatele
versioonidele esitatud nõuetest.
Dokumentide avalikustamiseks pakutakse DHS Postipoiss välja kaks võimalust :
läbi avaliku dokumendiregistri mooduli – ADR;
dokumendiregistri avalikustamiseks kasutatakse asutuse kodulehte ning MLE poolt
luuakse dokumentide avalikustamiseks XML väljundid, mis hakkavad edastama
andmeid Postipoisist asutuse kodulehele (Avalikustamine 2012).
ADR e Avalik Dokumendiregister on avalikule sektorile suunatud Saurus CMS
lisamoodul, mis võimaldab kooskõlas „Avaliku teabe seadusega“ avalikustada ettevõtte
sisesest dokumendihaldussüsteemist dokumente, samuti edastada avalikust veebist
dokumendihaldusesse kodanike nõudeid (Avalik dokumendiregister 2012).
15
Joonis 2. Dokumentide avalikustamine Postipoisis (MicroLink 2012).
Postipoiss koosneb andmebaasist ja failisüsteemis olevatest failidest, mis on lisatud
dokumendi metaandmetele (MicroLink 2012). Failisüsteemis olevad failid nimetatakse
süsteemi enda poolt ümber (vt Joonis 2). Süsteem võimaldab eksportida kindlasse
kataloogi üleviidud avalikke ja asutuse siseseks (salajasi dokumente ei ekspordita)
kasutamiseks registreeritud dokumente, mis kannab kaasas teemapuud (nt number, jrk,
liik, juurdepääsupiirang jne) ja see omakorda näitab kuidas dokumente registris
kuvatakse. Dokumentide impordiks on soovitab arendaja luua eraldiseisva e-maili
aadressi, mille kaudu sissetulnud teabenõuded sisestatakse automaatselt XML kujul
andmebaasi.
Joonis 3. DHS Postipoiss töölaua avaleht (Webmedia 2012)
16
Joonisel 3 on esitatud sisselogimisjärgne DHS Postipoisi avaleht, mis koosneb seitsmest
moodulist: tööülesanded, uus dokument, dokumendid, e-mailid. otsing, seaded,
kontaktid, abi. Järgnevalt on antud nelja olulisema kataloogi lühitutvustus. Esimeses
moodulis, tööülesanded, haldab kasutaja oma tööülesandeid, mis on jaotatud omakorda
järgmisteks alamooduliteks: täitmiseks, kooskõlastamiseks, ettepanekute esitamisteks,
teadmiseks, digitaalseks allkirjastamiseks, minu edastatud, minu menetlused, saabunud
dokumendid, puudumised. Moodul Uus dokument võimaldab kasutajal luua
eelsisestatud vorme kasutades uusi dokumente. Ettevõtte dokumentide juhtimissüsteemi
seadistamine ning haldamine teostatakse kataloogis – dokumendid. Moodul otsing on
omakorda jagatud alamooduliteks, mis võimaldab täistekstotsingu abil leida
registreeritud dokumente, lugeda resolutsioone, leida tähtajaks vastamata ja täitmata
dokumente, näha hävitamisakti genereerimise aruandeid, teha väljavõtteid jpm.
Siinkohal on oluline mainida, et hoolimata DHS otsingufunktsioonide erinevatest
seadistamisvõimalustest on dokumendi otsing süsteemi üks negatiivsemast küljest, mida
üks autoritest oma kasutajakogemusele tuginedes soovis esile tuua (vt tabel 3. lk 33).
Kui ettevõttel on tekkinud huvi rakendada oma igapäevases dokumendihalduses
süsteemi Postipoiss, on tal võimalik pöörduda arendaja klienditoe poole telefonil 800
2211 või e-posti aadressil [email protected]. Eelinfona võib potentsiaalne klient
edastada palju on DHS’i võimalikke kasutajaid ja millisele funktsionaalsusele võiks
süsteem ülesse ehitatud olla. Kliendi esmasele kontaktile järgneb arendajapoolse
projektijuht pakkumine. Pakkumise koostamise ajal võetakse vajadusel ühendust ja
soovi korral tehakse demonstratsioon. Kui ettevõtte poolt tehtud pakkumine vastab
kliendi ootustele, algavad lepinguläbirääkimised, millele järgnevad litsentsi- ja
juurutuslepingu sõlmimine. Pärast litsentsitasude maksmist alustab tarkvaraarendaja
juurutamist. Nortal AS soovitab pärast juurutamist sõlmida kliendil kindlasti
juurutusjärgseks perioodiks ka hooldusleping. Kuna DHS Postipoiss on küllaltki
komplitseeritud süsteem, siis on soovituslik juurutamise käigus läbida ka vastav
koolitus.
17
2.1.2. OpenText Enterprise Information Management (LiveLink)
OpenText Enterprise Information Management (EIM), varasema nimetusega Livelink
on maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste (ECM) hulgas
(Gartner Group). OpenTexti iseloomustab ligi kaks aastakümmet tegevust ECM turul,
mille tulemuseks on 50 miljonit tarkvara kasutajat 114 riigis üle maailma. Eestis oli
Open Texti partner alates 1998. aastast MicroLink Eesti, käesoleval hetkel aga Nortal
AS. Suuremad tarkvara kasutajad on Tartu Ülikool, Maksu- ja Tolliamet, Sampo Pank
ning telekommunikatsiooni valdkonna ettevõtted AS Elion Ettevõtted ja AS EMT.
(Jõgioja 2010)
Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik
organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks.
On eeskätt suurematele organisatsioonidele (üle 50 kasutaja) mõeldud
kommertsrakendus, mille skaleeritavas ja mitmekülgses keskkonnas saab arendada
veebipõhiseid intraneti, ekstraneti ja e-organisatsiooni rakendusi. OpenText EIM
ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid: tarkvara on
koondatud viide kategooriasse, milledeks on:
Enterprise Content Management (ECM) - integreeritud lahenduste kogum,
juhtimaks informatsiooni kogu selle elutsükli jooksul ja parandamaks ettevõtte
tootlikkust. Samal ajal riske vähendades ja kontrollides kulusid kasvavate mahtude
juures;
Business Process Management (BPM) - hõlmab täit komplekti lahendusi, mida
vajavad töötajad, kliendid ja partnerid äriprotsesside korraldamisel või nendes
osalemisel, et saavutada paremaid tulemusi;
Customer Experience Management (CEM) - kogum tehnoloogiaid, mis aitavad
organisatsioonidel ületada klientide ootusi ja jõuda uutele turgudele;
Information Exchange - kogum lahendusi, et hõlbustada tõhusat, turvalist ja
nõuetele vastavat teabevahetust nii ettevõtte siseselt kui ka väljapoole ettevõtet;
Discovery - lahendused ettevõtte info korrastamiseks ja visualiseerimiseks, et
võimaldada kasutajatel kiiresti leida vastuseid tekkivatele küsimustele ja
optimeerida otsuste mõju ärile. (OpenText 2012)
18
OpenText vastab enimtunnustatud rahvusvahelistele standarditele ja nõuetele (nt ISO
15489, MoREQ) ning lisaks sellele saab OpenTexti olulisemateks eelisteks nimetada
järgmist:
süsteemi saab kasutada piiramatu arv kasutajaid;
tarkvara on suunatud dokumendihaldusele;
tarkvara võimaldab hallata nii paber- kui digitaaldokumente kogu elutsükli vältel
olenemata faili vormingust;
tarkvara funktsionaalsus vastab Eesti Vabariigi õigusaktides ning rahvusvahelistes
standardites esitatud nõuetele, tagades dokumentide elukäigu terviklahenduse;
on liidestatud mitmete teiste infosüsteemidega (Oracle, SAP, Microsoft, Lotus
Notes jt);
arendusvahendite olemasolu kliendispetsiifiliste arenduste tarbeks;
paindlike töövoogude loomise võimalus;
tegevuste auditi ja logimise võimalus;
standardsete moodulite olemasolu võimalike lisavajaduste tarbeks.
Sampo panga otsuse OpenTexti kasuks kallutas kohaliku partneri olemasolu,
analoogsed juurutused Eesti turul, arendus- ja integreerimisvõimalused ning vajaliku
funktsionaalsuse olemasolu. Lisaks sellele osutusid otsustamisel olulisteks
kriteeriumiteks tarkvara töökindlus ning modulaarne arhitektuur, mis võimaldab
vajadusel süsteemi skaleerida. Tarkvara valiku tegemisel olid OpenTexti
konkureerivateks toodeteks MS SharePoint Portal Server, Oracle Collaboration Suite,
Meridio ja IBM Lotus Domino. Antud tarkvara juurutusest saadud suurimad
kasutegurid on failihalduses oleva info ülevaatlikkus ja kontrollitavus ja kaustusel on
ühtne toimiv keskkond dokumentide hoidmiseks, kasutamiseks ja leidmiseks. Üheks
plussiks võib arvata ka lihtsat info haldamist Intraneti keskkonnas. (OpenText
LiveLink… 2008)
OpenText võimaldab kiiret informatsiooniotsingut ja pakub elektrooniliste vormide
kasutamist. Pakub virtuaalsete töörühmade koostööd ning virtuaalsete kataloogipuude
loomist klassifikaatorite määramise abil. OpenTextil on lisaks veel järgmised
funktsioonid (Jarmonova 2006):
19
Erinevat tüüpi failide või objektide (s.t dokumendid, kaustad) salvestamine;
dokumentide metainfo kirjeldamine (metaandmekaardid, metaandmeväljad)
organisatsiooni vajadustest lähtuvalt;
dokumentide versioonihaldus;
dokumentide reserveerimine muudatuste tegemisel;
asjapõhiste dokumentide loomine ja kasutamine;
erinevatele objektidele (dokument, kaust vm) viitamine, kasutades OpenTexti
siseseid linke;
dokumendiga seotud tegevuste auditeerimine;
9-tasemeline ligipääsuõiguste süsteem.
OpenTexti platvormideks on peamiselt erinevad Microsofti platvormid. Antud
tarkvarapaketi kasutamist toetavad paljud Windowsi operatsioonisüsteemid ja erinevad
Web’i brauserid. Eraldi tarkvaralahendused on Oracle operatsioonisüsteemi jaoks ja
SAP´i kasutajatele.
OpenText on maailma suurlahendustest enamlevinud ja kliendivajadustele vastav
tarkvara Kahjuks ei ole võimalik leida avalikku infot OpenTexti Eesti hindade kohta.
Internetist otsides võib aga leida umbkaudse hinnaskaala suurettevõttele, milleks on
ühekordsete kuludena serverite soetamine ja paigaldus, suurusjärgus 577 000$ ja iga-
aastased hoolduskulud ca 334 000$. (A Cost… 2011)
2.1.3. Alfresco
Alfresco on 2005. aastal loodud vabavaraline (suur)ettevõtete dokumendihaldussüsteem
Microsoft Windowsi ja Unix-i laadsete operatsioonisüsteemidele. Alfresco teeb
omapäraseks asjaolu, et tegemist on küll avatud lähtekoodiga, kuid selle funktsioonid on
võimalik kohandada ettevõtte spetsiifikast lähtudes. Eestis kohandab alfresco
funktsioone ning annab ka kasutajatuge Nortal AS ja Fujitsu Services AS.
Dokumendihaldussüsteemi kasutavad Eesti suurorganisatsioonid nagu Eesti Töötukassa,
PRIA, Riigikantselei ja Siseministeerium (Vaba tarkvara… 2010).
Alfresco loodi esialgu puhta dokumendihaldussüsteemina, kus dokumente registreerida,
hoida, vaadata ja selekteerida, kuid ajapikku on tarkvarale funktsioone juurde tulnud, sh
20
võimalus luua ka tiimisisene lehekülg projektide haldamiseks (Trebla Süsteemid 2012).
Alfresco 4.0 on viimane nendest muudatustest, kus dokumendihaldus on viidud nn
pilvedesse ehk netipõhiseks, et sellele saaks ligipääsu ka nutitelefonide ning
tahvelarvutitega (Alfresco 2012). Alfrescot iseloomustab dokumendimenetlemise korra
standardiseeritus. Dokumentide menetlemise korra funktsioon standardiseerib ja
korrastab protsessi, jälgib automaatselt tähtaegadest kinnipidamist ja tööülesannete
täitmist. Võimalik on saata automaatseid teateid tähtaegade lähenemisel. Töötajate
vahetumisel saab lihtsalt tööülesandeid ümber jagada. Tagatakse dokumentide
terviklikkus, usaldatavus ja autentsus. Terve dokumendi eluea jooksul on võimalik näha
dokumendiga tehtud toiminguid aja ja teostajate lõikes. Protsessi jälgitavus tagab kogu
dokumendihaldusprotsessi usaldusväärsuse ja läbipaistvuse (Fujitsu 2012).
Järgnevalt on välja toodud alfresco funktsioonid (vt ka lisa 3) (Ibid. 2012):
Ettevõtte dokumendiliikide defineerimine, dokumendi metaandmestiku
spetsifitseerimine ja dokumendimallide loomine. Väljatöötatud mallide abil saab
lihtsalt ja kiirelt luua õige ülesehitusega dokumente. Võimalik on defineerida
erinevaid dokumendiliike vastavalt ettevõtte dokumentide loetelule ja asjaajamise
korrale. Lisaks võimalus edastada dokumente viseerimiseks teistele süsteemi
kasutajatele, fikseerida edastamise protsessi jne.
Alfresco võimaldab eeldefineeritud töövoogude kaudu dokumente edastada
kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks, registreerimiseks ja täitmiseks. Jälgida saab
dokumentide liikumist ja menetlust reaalajas koos dokumentidega seotud
tähtaegadest kinnipidamisega. Võimalik on saata automaatseid teateid tähtaegade
lähenemisel.
Dokumentide avalikustamine avaliku veebi kaudu. Kõiki lubatud dokumente saab
avalikustada veebi kaudu ning selle jaoks ei ole vaja teha lisanduvaid tegevusi.
Dokumente saab otsida erinevate tunnuste ja metaandmete (liigi, dokumendi
numbri, kuupäevade, pealkirjade jne) alusel või täistekstiotsinguna.
Dokumentidele saab kehtestada konfidentsiaalsuspiiranguid, määrates süsteemi
kasutajaõigusi ja dokumendi kasutusõiguseid. Ettevõtetele vajalike aruannete
valmispakett ja aruannete komplektid. Näiteks arhivaalide avaliku arhiivi
üleandmise akt ja hävitamisakt.
21
Dokumendiregistris saab salvestada, muuta ning hallata kõiki erinevaid
digitaalkujul dokumente (doc, rtf, html, txt, pdf ja muudes vormingutes).
Dokumentide säilitamine. Alfresco võimaldab dokumentide säilitusajakavade
koostamist, dokumentide eraldamist, arhiveerimist ja hävitamist.
Dokumentide edastamine e-posti teel. Kõiki dokumente saab edastada e-posti teel
ilma dokumenti lokaalsesse arvutisse salvestamata. E-postiga saadetavad
dokumendid võivad olla varem defineeritud töövoogudes, mis teeb dokumentide
menetlemise mugavaks ja kiireks.
Dokumentide digitaalallkirjastamine. Digitaalallkirjastamine toimub lihtsalt ja
mugavalt süsteemi siseselt. Võimalik on hõlmata süsteemi nii süsteemi siseseid kui
väliselt digitaalallkirjastatud dokumente.
Lisaks sellele on alfrescos võimalik kasutada tavalisi kalendrifunktsioone koosolekute
planeerimiseks, ajaveebe oma kogemuste jagamiseks teiste töötajatega, foorumeid
ettevõtte siseseks suhtluseks ning wiki’sid olulise info teabekogu koostamiseks, mis
aitaks näiteks uutel töötajatel kergemini aru saada firmasisesest terminoloogiast (Capital
Net 2012).
Nagu eelpool sai mainitud, siis alfresco pakub nn vabavaralist lähtekoodi, millele on
võimalik kõik soovitav peale „ehitada“. Seega on alfresco üks kõige laialdasema
skaalaga dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab nii tavalist dokumentide
arhiveerimist kui ka keerukamat süsteemiväliste dokumentide automaatset
registreerimist, tähtaegade meeldetuletamist ning automaatsete e-kirjade väljasaatmist.
See, kui keeruline või raske süsteemi on kasutada oleneb suuresti süsteemi ja
dokumendihalduse „arhitektist“. Alfrescot on tavatöötajal lihtne kasutada, nähes ainult
neid süsteemi funktsioone ja aknaid, mis administraator lubab (vt lisa 4). Küll võib aga
administraatoril olla raske alfrescos navigeerida ning seda vajaduse korral ümber
kohandada, kuna alfresco on lõpmatute võimalustega. Näiteks töötab käesoleva peatüki
autor Eesti Töötukassas, mis kasutab alfresco dokumendihaldussüsteemi. Hoolimata
sellest, et süsteem on mitmes osas automaatne ning see lihtsustab inimeste tööd oluliselt
on see „arhitekti“ poolt üles ehitatud viisil, mil dokumentides endas võib tekkida raskusi
navigeerimisega. Näiteks mitmed dokumendid, mis peaksid üksteisega seotud olema,
22
kuid olude sunnil asuvad erinevates „ruumides“ on kasutajale osaliselt kätte saadavad,
kuna töötajal võib ühe „ruumi“ vaatamise õigus olla, kuid teise oma tal ei ole, seega ei
saa töötaja tihti kõikidele vajalikele dokumentidele ligi ilma, et ta peaks õigusi juurde
küsima.
Oma lõpmatute võimalustega sobib alfresco kõige enam suurematele ettevõtetele, kes
nõuavad ühelt programmilt tihti aina rohkem võimalusi ja funktsioone. Alfresco oma
vabavaralise lähtekoodiga, millele on võimalik kõike juurde ehitada on selles osas
suurettevõtetele ideaalseks süsteemiks.
Alfresco manuaalseks installeerimiseks on vaja, et süsteemis oleks (Alfresco 2012):
Java SE Development Kit (JDK) – vajalik The Sun Microsystems JDK 6;
Kohaldamisala serveri olemasolu;
Vaba andmebaas – alfresco’t on võimalik koduleheküljelt alla laadida ka
eelseadistatuna PostgreSQL andmebaasiga;
OpenOffice.org – alfresco kasutab OpenOffice’it, et muuta ühe faili formaat teiseks
(näiteks teksti fail pdf’iks). Kui OpenOffice’it ei installeerita ei ole võimalik
alfrescos kasutada ka failide muutmise funktsiooni;
ImageMagick – pilt-dokumentide kuvamiseks;
Flash Player – vähemalt versioon 10.x;
SWF tools – pdf failide eelkuvamiseks.
Vastavalt alfresco koduleheküljele on ainult ühe alfresco versiooni puhul välja toodud
konkreetne hind, teiste puhul tuleb arendajaga ühendust võtta ja hinnas kokkuleppida.
See tuleneb tõenäoliselt asjaolust, et iga klient vajab erinevate funktsioonidega
süsteemi, mistõttu ei ole võimalik hinda standardiseerida. Alfresco Standard Network
maksab kuus 49 dollarit. Süsteem on mõeldud 5’le kasutajale. Kasutajate suurenemisel
suureneb ka hind 9 dollari võrra kasutaja kohta. Faili limiit taolise verisooni puhul on
2GB ning maksimaalne hoiustamismahutatavus 500GB. Nimetatud versioonile eelnev
„Alfresco free Network“ on nagu nimigi ütleb tasuta kasutamiseks. Tasuta versioon on
kuni 10GB mahutatavusega, failisuuruse limiit on 50MB, kasutajate arv ei ole piiratud
(Alfresco 2012). Eestis alfresco dokumendihaldussüsteemi arendavad ja müüvad
ettevõtted Nortal AS ja Fujitsu Services AS ei ole oma hinnakirja välja toonud.
23
2.1.4. Webdesktop
Webdesktop on Eestis tuntud ja populaarne dokumendihaldussüsteem, mis on kasutusel
nii avalikus sektoris kui erasektoris. Aastal 2009 valiti Webdesktop parimaks
dokumendihaldusprogrammiks Eestis. Webdesktop on välja töötatud Webware OÜ
poolt, kes on suhteliselt väike, kuid väga suurte kogemustega tarkvarafirma.
Webdesktop on täisfunktsionaalne elektroonilise dokumendihalduse tarkvara, mis katab
ligi 100% Riigikantselei poolt esitatavatest nõuetest. Lisaks dokumendihaldustarkvarale
on Webdesktop ka kasutusel arendusplatvormina (ing. k. framework). (Webdesktop
2012)
Webware kodulehel on välja toodud Webdesktopi kasutatakse Eestis enam kui 800
asutuses ning kasutajate arv on üle 25 000. Suuremates installatsioonides on
andmebaaside maht üle kümne miljoni kirje, hallatud dokumentide kogumaht
suurusjärgus 100 gigabaiti ning üheaegsete kasutajate arv üle tuhande. (Kliendid 2012).
Tuntumad Webdesktopi kasutavad asutused on näiteks Alexela Logistics AS, Bigbank
AS, Eesti Maaülikool, Eesti Rahvusringhääling, Eesti Raudtee, ELKE Grupp AS,
Haridusministeerium, Keskkonnaministeerium, Kiviõli Keemiatööstus, Kultuuri-
ministeerium, Nordea Pank, Põllumajandusministeerium, Riigikogu Kantselei, Tallinna
Ülikool, Tartu Ülikooli Kliinikum, Tööinspektsioon, Sotsiaalministeerium, Viru
Keemia Grupp, Välisministeerium, Äripäev.
Webdesktop on täisfunktsionaalne dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi
ka grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka
lihtsat e-posti klienti. Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on
teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades.
Internetipõhisest lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara installeerimist
kliendi masinasse ning võimaldab seda kasutada turvaliselt kõikjalt, kus on ligipääs
internetile: kontor, kodu, internetikohvik. Webdesktop baseerub vabavaralistel
komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms
tulenevaid lisalitsentside tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just
ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. (Webdesktop 2012)
24
Webdesktopi võtmesõnadeks on: kiirus, mugavus, paindlikkus ja innovatiivsus.
Programm on internetipõhine, internetipankadega võrreldava turvalisusega ja kiire,
lihtne ning töökindel. Webdesktop sisaldab (Webdesktopi võimalused 2012):
kogu dokumendi elektroonilise elukäigu loomisest või hõlmamisest arhiveerimise
ja hävitamiseni;
arvete menetlemise ja liidestuse e-arvekeskusega;
liidestuse e-posti ja dokumendivahetuskeskusega DVK;
ID kaardi võimalused ning digitaalne allkirjastamine;
dokumendimallide kasutamine;
intraneti, grupitöö ja ajaplaneerimise võimalused;
õiguste kontrolli ja logimehhanism;
versioonihaldus, ajalugu, lukustamine;
avalikustamine vastavalt Avaliku Teabe Seadusele.
Webdesktop on ülevaatlik, sest võimaldab hallata kõiki ressursse ja dokumente nagu
töötajad, töötajatega seotud töölepingud, ametijuhendid, kirjavahetus ning igal ajahetkel
kiirelt ja mugavalt leida vajalikku informatsiooni. Samuti võimaldab planeerida ajalisi
ressursse näiteks kalendrite abil. Webdesktop on paindlik, sest standardfunktsionaalsuse
abil on võimalik luua täiesti uusi mooduleid nagu näiteks kliendihaldus (CRM):
võimalus luua tüübi klient, defineerida tema metaandmed, siis luua tüübi kontaktisik,
defineerida tema andmed, siduda klienti kontaktisikutega ja samuti võib kliendi juurde
võib siduda ka kõik temaga seotud dokumendid: lepingud, pakkumised, arved jms.
(Ibid. 2012)
Webdesktop võimaldab kontrollida kuna kõik tegevused salvestatakse ajalukku, mis
võimaldab hiljem jälgida kõiki muudatusi ja tegevuste käiku. Samuti on Webdesktop
liidestatav, võimalik on paindlik andmete import teistest infosüsteemidest kui ka MS
Office ja OpenOffice.org formaatidest. Andmete eksportimisel toetatakse CSV, XLS ja
XML formaate. Reaalajalised andmete vahetamise liidesed on loodud erinevate
majandustarkvarade, raamatupidamistarkvarade jt tarbeks. (Ibid. 2012)
25
Webdesktop kasutab ainult vabavaralisi tehnoloogiaid (Webdesktop dokumendihaldus-
programmi … 2012):
Linuxi või FreeBSD operatsioonisüsteem;
Apache WWW server;
Mod_SSL turvasüsteem;
PostgreSQL andmebaas;
Clam-AV antiviiruse tarkvara;
OpenOffice.org kontoritarkvara;
Programmeerimiskeeld PHP (põhiosa) ja Python (abiskriptid).
Webdesktopi dokumendihaldusprogrammi tehnoloogia nõuetes riistvarale on välja
toodud, et infosüsteemi teenindamiseks kuni 25-le kasutajale piisab tavapärasest
kontoriarvutist minimaalselt 512 MB mälu ja vähemalt 10 GB suuruse kõvakettaga.
Mälu suurendamisega 1 GB-ni on võimalik teenindada kuni 100 kasutajat. 100-500
kasutaja jaoks soovitatakse kaasaegset serverarvutit 2 GB mälu ja dubleeritud 36 GB
kõvakettaruumiga. Suurema kasutajate arvu puhul tasuks mõelda kahe või enama
protsessoriga serveri peale. Operatsioonisüsteemina soovitatakse kasutada tasuta Debian
GNU/Linux distributsiooni. Tarkvaralitsentse eraldi osta ei ole vaja. (Ibid. 2012)
Nõuetes töökohale on kirjeldatud, et Webdesktopi kasutamiseks on vajalik tavaline
veebilehitseja, millel on sisselülitatud Javascript ning lubatud Cookie-d. Webdesktop on
optimeeritud kasutamiseks Mozilla Firefox 2.0 ja uuem, kuid samas saab kasutada
Webdesktopi ka teiste enimlevinud veebilehitsejatega nagu Internet Explorer, Opera ja
Konqueror. Webdesktop laiendusmoodulid võivad nõuda veebilehitseja Java mooduli
olemasolu. Digitaalse allkirjastamise jaoks peab töökoht olema varustatud Eesti ID-
kaardi tarkvara ning lugejaga. (Ibid. 2012)
Webdesktop põhineb vabavaralistel komponentidel ja seetõttu ei nõua lisalitsentside
tasu tulenevalt operatsioonisüsteemist ja andmebaasimootorist. Webdesktopi kasutada
on võimalik läbi tarkvara ostu ja installeerimise oma serverisse või rentimise. Hind
sõltub ostu puhul kasutajate arvust ja rentimise korral lisaks ka makseperioodi
pikkusest.
26
2.1.5. Amphora
Amphora on Eestis toodetud internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on eelkõige
suunatud keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele. Amphorale
on lihtne uusi arendusi lisada ning puuduvad vananenud tehnoloogilisest platvormist
tulenevad piirangud ja inerts. Pakutakse kliendituge, mis on alati valmis abistama
seadistamisel ning kasutamisel. Samuti on tarkvara väga põhjalikult dokumenteeritud
ning olemas on kasutusjuhendid, õppefilmid ja abiinfo. (Amphora Professional…
2012).
Kuna Amphora on internetipõhine ja kasutamine toimub teenusepakkuja serverist SaaS
ehk rendimudeli alusel, siis selle kasutamiseks on vajalik internetilehitseja (Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari). Lisaks on vaja omada kaasaegset arvutit
Windows 2000/XP/Vista/Windows 7 operatsioonisüsteemiga. Amphora toimib ka
vabavaraliste või Apple operatsioonisüsteemidega, kuid mõnede üksikute võimaluste
kasutamine võib olla piiratud.
Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste
arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Amphora peamised funktsioonid on
järgmised:
dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine;
kirjavahetus (registreeritakse kõik sisse ja välja liikuvad dokumendid);
asjavaade - võimaldab hallata dokumentide kogumit moodustades nendest nn
virtuaalse toimiku asja paremaks käsitlemiseks;
töövood - ülesannete all on erinevate menetlusvoogude haldus, töövood on
nähtavad nii avalehelt, dokumentide vaatest kui ka ülesanded mooduli all;
kalendri olemasolu;
arutelud – võimalik luua foorumilaadne arutelu;
kontaktide haldamine – võimalik luua seoseid isikute ja asutuste ning nendega
seotud info (dokumendid jne) vahel;
e-kirju saab suunata Amphorasse, kus saab saabunud dokumendi automaatselt ära
registreerida etteantud sarja;
27
e-kodanik - Antud funktsionaalsus võimaldab selliste täidetud vormide saamist,
registreerimist ning vastamist Amphoras;
DVK - Võimaldab asutustevahelist täisdigitaalset dokumentide vahetamist, mis
tähendab dokumendi edastamist ühest süsteemist teise;
admin moodul - võimaldab kogu süsteemi seadistamist ja häälestamist;
avalik vaade - võimaldab täita ametiasutustel Avaliku teabe seadusest tulenevaid
nõudeid.
Joonis 4. Näide Amphora kasutajaaknast (Amphora Proffessional 2012)
Amphorat kasutab Eestis üle 300 asutuse, ettevõtte ja organisatsiooni. Enamus
omavalitsusi kasutab Amphorat ühiselt allasutustega - koolid, lasteaiad, rahvamajad jt.
Kasutajateks on näiteks Pärnu Linnavalitsus, Statistikaamet, Paikuse vallavalitsus, Eesti
Loto.
Amphora-t on võimlik rentida Interinx OÜ-lt (www.amphora.ee). Hinnad sõltuvad kõik
kontode kasutajate arvust (Tabel 2). Pakutavad paketid jagunevad kaheks: kohalikele
omavalitsustele suunatud KOV ja Premium. Pakettide hinnad sisaldavad fikseeritud
kuutasu ja lisatasu sõltuvalt kasutajate arvust. Rendihindadele lisandub käibemaks 20%.
28
Interinx OÜ pakub soodustusi ettemaksude eest ning soodustusi haridusasutustele (-
20% hinnast). (Amphora 2012)
Tabel 2. Interinx OÜ Amphora dokumendihaldustarkvara rendihinnad.
Aktiivsete kontode arv KOV Premium
kuni 10 kontot
(fikseeritud kuumakse) 63,91 € 95,87 €
11 kuni 24 2,88 € 5,75 €
25 kuni 49 2,56 € 5,11 €
50 kuni 99 2,24 € 4,47 €
100 kuni 249 1,92 € 3,83 €
250 ja enam 1,60 € 3,20 €
Allikas: Amphora Professional 2012; autorite koostatud.
Lisaks pakutakse väikeettevõtetele või mittetulundusühingutele paketti Start. Tegemist
on piiratud võimalustega DHS-ga, mistõttu on ka hinnad soodsamad. Sõltuvalt
kasutajate arvust algab aastatasu 99-st eurost.
2010. aastal läbiviidud uuringus Vändra Alevivalitsuses selgus, et Amphora töökiirus
on aeglane ja päringud ei anna soovitud tulemusi ning dokumentide erinevates sarjades
paiknemine teeb info leidmise keeruliseks (Sillandi 2010: 36). Amphora eelisteks võib
pidada eestikeelset kasutajaliidest ning võimalust viia kogu organisatsioon digitaalsele
asjaajamisele. OÜ Interinx pakub omalt poolt suurepärast juurutamist Amphora
kasutajatele. Pakutakse koolitusi ja alati on võimalus kasutada kliendituge.
2.1.6. Zorro
Laenugrupi pandimaja infosüsteem on .NET keeles kirjutatud ja Microsoft SQL serveril
töötav võrgupõhine pandimaja vajadustele vastav CRM (Customer Relationship
Management) äritarkvara. Pandimaja tegevusi teenindava infosüsteemi põhimõte on
väljatöötatud OÜ Laenugrupp omanike poolt ning programmeeritud tellimustööna
spetsiaalselt antud tegevusala ja ettevõtte äriplaani vajadusi arvestades. Tarkvara
eesmärgiks on kliendibaasi ja kliendilepingute haldamine, kassa- ja laoarvestuse
pidamine. Kasutusel olev versioon võeti kasutusele 2011. aastal, kui toimus eesti krooni
üleminek eurole.
29
Pandimaja infosüsteem on spetsiifiline tarkvara, millele on raske leida
infotehnoloogiaturult alternatiivi. Seetõttu ongi Laenugrupp OÜ tellinud antud tarkvara
programmeerimise tellimustööna.
Laenugrupi pandimaja infosüsteem on mitmefunktsiooniline CRM-tarkvara, mis
võimaldab luua ja hallata kliendibaasi, sõlmida lepinguid, hallata väga mitmekesise
nomenklatuuriga ladu ning pidada kassaarvestust. Infosüsteemil andmebaasid on
omavahel seotud, nii, et muudatus lepingukaustas toob seotult kaasa muudatused kassas,
laos, kliendi- ning esemete andmebaasis.
Andmebaasi ja infosüsteemi ühendamine on võimalik nii kohtvõrgus kui üle Interneti,
viimasel juhul on olemas kasutusvõimalus kasutaja geograafilisest paiknemisest
sõltumata. Kuna programm on spetsiaalselt loodud väikeettevõttele, ei ole kasutajate arv
piiratud, sest puudub võimalus, et korraga kasutaks programmi üle kolme töötaja.
Lühiülevaade Zorro tähtsamatest võimalustest:
Finants: raamatupidamiskanded, kassaarvestus, kulude ja tulude periodiseerimine;
Ladu: kaubasissetulekud, kaubatagastused, mahakandmised, inventuurid, omahinna-
muutused, laoseisu jälgimine;
Ost: kõik kassatehingud ehk sularahaväljaminekud;
Müük: laekumised, müügireskonto;
Muud võimalused: aruannete Excelisse salvestamine, diferentseeritud
kasutajaõigused, automaatne informeerimise süsteem (päästikud);
Dokumendihaldus: MS Office integratsioon, PDF dokumentide OCR
(tekstitundmine).
Zorro tarkvara kasutamine ei ole keerulise raskusastmega, sellega töötamise oskused
saab töötaja omandada mõne tunniga.
Tarkvara väljatöötamise, programmeerimise ja juurutamise maksumuse hinnaklass on
30-40 tuhat eurot.
30
3. KOGEMUSED TARKVARA LAHENDUSTEGA
Käesolevas peatüki eesmärk on edastada erinevate dokumendihaldussüsteemide
kasutajakogemusi. Viiest autorist ainult kaks kasutavad oma igapäevaste tööülesannete
täitmisel Positpoissi ja Alfrescot. Ülejäänud autorite kasutajakogemus piirdub loengu,
projektijuhtimise tarkvara, praktikumides kasutatavate vabavaraliste DHS-dega.
Tabel 3. EDHS Postipoiss (v 5.2-01) positiivsed ja negatiivsed omadused.
Positiivsed omadused Negatiivsed omadused
Töölaua isiklik seadistamine. Süsteemi kasutaja vajab eelnevat
väljaõpet.
Eeltäidetud dokumendivormid (nt.
välislähetusesildis).
Vähese kogemusega kasutajal on
dokumendi otsing komplitseeritud.
Ekraanivormi Sisu lahter võimaldab
edastada dokumendi sisust
lühiülevaate
Ühilduvus erinevate EDHS-dega
dokumentide eksportimiseks ja
importimiseks.
Automaatsalvestuse poolt salvestatud
poolaktiivsete koostatud dokumentide
otsimine.
Süsteemi edasiarendamist ei toimu
Tööülesannete (vastata,
kooskõlastada, edastada)
täitmistähtaegade raport.
Süsteemi turvalisuse tagamiseks
lukustub kasutajakonto lühikese aja
jooksul..
Erinevate raportite koostamise
võimalused
Toimikutest dokumentide loetelu
väljavõtete tegemine.
Allikas: Autorite koostatud.
Ülaltoodud tabelis on esitatud ühe süsteemi Postipoiss kasutaja poolt olulisuse
järjekorda asetatud positiivsed ja negatiivsed hinnangud. Süsteemi avalehel nupp
„Seadistused“ võimaldab kasutajal määrata kindlad parameetrid. Kuna paljud
tööülesanded sooritatakse süsteemiväliselt, siis näiteks on võimalik lasta edastada
saabunud tööülesanded e-maili kontole ning seadistada ka meeldetuletuskiri kui
ülesande tähtaeg läheneb. Uute dokumentide koostamisel on võimalik rippmenüüst
valida eeltäidetud blankette. Alates 2012. aasta veebruarist on DHS dokumendi
31
formaadi valikutesse lisatud „Elektrooniline dokument“, kus valikud jagunevad
järgmiselt:
digitaaldokument – kasutatakse kui dokument allkirjastatakse digitaalselt;
elektrooniline dokument – kasutatakse kui dokument registreeritakse DHS-is, kuid
ei allkirjastata;
paberdokument – kasutakse kui dokument allkirjastatakse paberkandjal.
Kolmandaks positiivsemaks omaduseks peab autor avatud dokumendi arhiveerimis-
ekraanivormi lahtri Sisu olemasolu, kuhu on võimalik kanda kuni 31 500 sümbolit
(tähte, numbrit vms.) ja mis võimaldab lugejale saada lühiülevaade sisust ilma, et oleks
vaja avada dokumenti.
Negatiivsematest omadustest võib esile tuua süsteemi komplitseerituse, mis tekitab uute
kasutajate lisandumisel vajaduse väljaõppe järele. Samuti on Postipoisil probleeme
teiste DHS-dega ühildumisel (nt OpenText-ga) ja sellest tulenevalt toimub dokumentide
edastamine kas e-maili manusena või hoopis klassikalise tavakirjana. Ka Postipoisi
otsingusüsteem ei ole väga kasutajasõbralik. Nimelt, kui otsingu sooritajal puudub
kasutamiskogemus ning dokumendi registreerimisnumber ei ole teada või sisestatud
sõna ei kajastu pealkirjas/sisututvustuses/koostaja lahtris, siis võib dokument jääda
leidmata või ekraanile kuvatavate dokumentide hulk on väga suur. Samas tuleb
märkida, et kasutajal on võimalus otsinguparameetreid seadistada. Oluline on siinkohal
mainida, et DHS Postipoiss süsteemi edasiarendust ei teostatata, vaid toimub süsteemi
alalhoidmine.
Tabelis 4 (vt lk 32) võrreldakse kasutajate poolt EDHS-e Alfresco ja Postipoiss.
Nendest esimene on väljatöötatud 2005. aastal ja teine süsteem saabus turule 1998.
aastal.
32
Tabel 4. EDHS Alfresco ja Postipoiss funktsionaalsuse võrdlus
Nimetaja Alfresco Postipoiss (v 5.2-01)
Kasutus Olenevalt kasutajast –
tavakasutajale lihtne,
administraatorile keeruline
Algajale komplitseeritud,
vajalik eelnev väljaõpe.
Ülesehituse loogika Olenevalt süsteemi „arhitektist“
ja ettevõtte sisesest
dokumendihaldus-reeglistikust
Arhitektuur vastab 90-ndate
lõpus kehtinud nõuetele.
Lisafunktsioonid
peale
dokumendihalduse
Kalender, ajaveebid, foorumid,
wiki
E-kirja saatmine,
aadressiraamat. Dokumentide
eksport ja import piiratud.
Dokumendihalduse
läbipaistvus
Registreerib kõik dokumendiga
tehtud muudatused aja, kasutaja
ja muutuse lõikes
Süsteem registreerib
dokumendiga tehtud tegevused
logisse
Automaatika ulatus Automaatsed tähtaja
meeldetuletused, dokumentide
automaatsed edastamised
väljapoole süsteemi peale teatud
tööülesande tegemist jms
Sissetulnud tööülesannete
edastamine e-mailile,
meeldetuletuskirjad tähtaja
lähenedes (kasutaja poolt
seadistatav), eeltäidetud vormid.
Arenguvõimalused Suured – võimalik juurde
ehitada sisuliselt kõike, mida
soovitakse
Süsteemi edasiareng peatatud
kuna ülesehituslik struktuur
arendati välja 90-ndate lõpul.
Arendaja hoiab süsteemi alal.
Allikas: Autorite koostatud.
Alfresco kasutusmugavus sõltub suuresti selles, millised kasutajaõigused isikul on.
Käesoleva töö üks autorites töötab Alfrescoga iga päev, otsides dokumente ja neid
vajadusel registreerides. Dokumente tuleb tihtilugu otsida mitmest ruumist, kuna töö
vajab paljude erinevate dokumentidega tutvumist. Kuna dokumente on palju ning need
asuvad tihtilugu erinevates ruumides, siis on juhtunud vahel, et õiguste puudumise tõttu
ei ole võimalik dokumente kätte saada. See ei ole üldjuhul probleem, kui on teada, et
kusagil peaks veel dokumente olema. Siis võetakse ühendust administraatoriga ning
vajalikud õigused lisatakse juba olemasolevale kontole. Kuid juhul, kui ei teata, et
kusagil peaks veel mõni kasulik dokument olema, siis võib juhtuda, et seda ei saadagi
kätte, kuna Alfresco ei too piiratud õiguse tõttu nähtavale kõiki kaustu, mis süsteemis
on loodud.
Alfresco ülesehituse loogika sõltub suuresti ettevõtte dokumendihalduse reeglistikust
(kui klassifitseeritud on dokumendid) ning süsteemi ülesehitajast. Käeoleva töö üks
autoritest töötab suurettevõttes, mis tähendab väga suurt hulga dokumente. Dokumendid
on Alfrescos jagatud üle 15 suure ruumi, mis omakorda jagunevad veel mitmeteks
33
sadadeks alamruumideks. Navigeerida Alfrescos ilma otsingusõnu kasutamata on
üldjuhul äärmiselt raske, kuna õiget ruumi tuleb kaua otsida.
Alfrescos on äärmiselt suur dokumentide haldamise läbipaistvus. Alfresco registreerib
kõik dokumentidega tehtud muudatused kellaajaliselt ning kasutaja lõikes, mis annab
kasutajale väga hea võimaluse leida vajalik informatsioon kiirelt. Näiteks töötab
käesoleva töö üks autorites hulga dokumentidega, kuid koos temaga tegelevad täpselt
samade dokumentidega ka teised inimesed. Seega on oluline teada, kes millise
dokumendi on registreerinud või muutnud, et oleks võimalik kolleegiga ühendust võtta
ning täpsustusi küsida.
Alfrescos on väga suur automaatsete funktsiooni kasutus. Näiteks suhtleb programm
ühe teise suure andmeprogrammiga, sünteesides dokumente ja otsuseid, registreerides
need enda andmebaasi ning siis saates automaatselt ise ka vajalikule saajale ilma, et
ettevõtte töötaja peaks vahepeal mingeid ülesandeid teostama. Lisaks sellele hoiab
Alfresco iseseisvalt silma peal tähtaegadel ning vajadusel tuletab töötajale meelde, et
dokumendile vastamise tähtaeg on tulemas. Kõik see hoiab oluliselt kokku ettevõtte
töötajate tööaega ning aitab tööülesandeid efektiivsemaks muuta.
Nagu tabelist 4 (vt lk 32) näha, siis süsteemid on oma funktsionaalsuselt täiesti
erinevad. Seitse aastat hiljem dokumendihaldussüsteemi turule sisenenud Alfresco,
puhul on tegemist modernse ja lisafunktsioone toetava süsteemiarhitektuuriga (kernel).
Vastupidiselt Alfrescole on Postipoisi funktsionaalsus ja võimekus saavutanud oma lae
ning tema edasiarendamine on peatatud. Eelmainitust tulenevalt on paljud ettevõtted
alustanud üleminekut Postipoisilt uuele ja funktsiooniderohkemale dokumendi-
haldussüsteemile.
34
KOKKUVÕTE
Käesoleva kodutöö eesmärk oli anda ülevaade üldisest dokumendihaldusest ning tema
seotusest erinevate standardite ja seadusandlusega. Dokumendihaldus on ikkagi
organisatsiooni poolt loodud süstemaatiline administratiivtegevus, kus luuakse,
kasutatakse, säilitatakse, arhiveeritakse ja vajadusel hävitatakse dokumente, sõltumata
dokumentide kandjast ja vormist. Eesti keeles on dokumendihalduse kahte olulist
terminit document ja records käsitletud algselt samatähenduslikena. Tänaseks on jõutud
kokkuleppele, et terminile document on omistatud vaste – teavik. Igal dokumendil on
alati minigi väärtus, mis on tema säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumendihaldus on
standardis EVS-ISO 15489-1:2004 defineeritud kui administratiivvaldkond, mis kätkeb
endast organisatsiooni tegevuse ja toimingutega kaasneva tõestusmaterjali töötlemise ja
alalhoidmisega. Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on
kättesaadavad kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus,
konfidentsiaalsus ja üleliigsed dokumendid vajadusel hävitatakse. Üldistatuna võib
öelda, et dokumendihaldus moodustub dokumentidest, nende haldamise toimingutest,
süsteemi kasutajatest ja dokumentide haldamisel kasutatavast tehnoloogiast.
Käesoleval hetkel dokumendihaldust ühtselt ja terviklikult reguleerivat õigusakti Eestis
ei ole. Eri tasandeid reguleerivad erinevad seadused ja määrused nagu Arhiiviseadus,
Avaliku teabe seadus ja Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused ja
Arhiivieeskiri, kuid erasektori organisatsioonidele ei ole kehtestatud sama
detailsusastmega reegleid nagu avalikule sektorile. Erasektor on kohustatud jälgima
nõudeid, mis on mõeldud eelkõige klientide ja töötajate kaitseks nagu Isikuandmete
kaitse seadus ja Töölepingu seadus ning majandustegevust reguleeriv
Raamatupidamisseadus.
Muudatused tehnoloogias, interneti ja multimeedia laialdane kasutamine on tänaseks
loonud uut liiki dokumentide e elektrooniliste dokumentide rakendusvaldkonna ja
35
pannud aluse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtuks. Elektroonilise
dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni dokumentatsiooni
digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides digitaalsel kujul. Kuigi
elektroonilised teavikud ja dokumendid ei erine väga „paberteisikutest“, on nad kergesti
kustutatavad ning hõlpsasti täiendatavad ja nende haldamine, et säiliks autentsus ja
usaldusväärsus, on tunduvalt komplitseeritum. Lisaks eeltoodule on vaja pidevalt
uuendada e-teavikute andmebaaside nii riist- kui ka tarkvara, et säilitada varasema
tarkvara baasil loodud e-dokumentide loetavus tulevikus.
Kodutöös uuritud DHS tarkvarapaketid on oma funktsionaalsuselt üsna sarnased ja
leidnud rakendust Eesti suuremates ettevõtetes (v.a Zorro, mis on spetsiaalselt OÜ
Laenugrupp programmeeritud). Enamik kodutöös käsitletud tarkvarapakettidest on
tasulised. Vaatlusaluste EDHS-ide tööülesanded on klassikaliselt dokumentide loomine,
haldamine, käsitlemine, eksportimine/importimine, arhiveerimine ja vajadusel
hävitamine. Kuna EDHS rakendusvõimalused on erinevad, sobilikuma süsteemi
leidmine ja kasutusele võtmine ettevõttes/projektimeeskonnas eeldab põhjalikku
analüüsi. Väiksemate ettevõtete puhul tasub juhtkonnal kaaluda vabavaraliste EDHS-ide
rakendamist, kuna need lihtsakoelisemad personalile kergesti omandatavad.
Kuna autorite EDHS-ide kasutajakogemused on minimaalsed, siis jõuti seisukohale, et
kodutöös käsitletud süsteemide omavaheline võrdlus jääb pealiskaudseks. Sellest
tulenevalt ei koostatud süsteemide omavahelist funktsionaalset analüüsi ja otsustati
omapoolsed kogemused lisad dokumendihaldussüsteemide ülevaadetesse. Leiti, et
vabavaralised ja tasulised süsteemide funktsionaalsus ei ole samuti omavahel
võrreldavad nt SkyDrive vs Postipoiss. Neist esimene on väga lihtsakoeline ja mõeldud
ikkagi väikeettevõtjale, teine seevastu leiab rakendamist suurettevõtetes, on
komplitseeritud ja kasutaja vajab eelnevat väljaõpet.
Kokkuvõtteks võib öelda, et teavikute transformatsioon paberist digitaalseks ja üha
suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on tekitanud üha suureneva vajaduse
paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel elektroonilist dokumendihaldust
valdavate spetsialistide järele.
36
VIIDATUD ALLIKAD
1. A Cost Analysis Overview. 2011. OpenText Connectivity Solutions Group.
[http://connectivity.opentext.com/common/files/Whitepaper_Cost_Analysis_Open_
Text_Exceed_onDemand.pdf] 12.11.2012
2. Alfresco Enterprise Edition. Alfresco
[http://www.alfresco.com/products/enterprise] 11.11.2012
3. Ali, A.S.B., Anbari, F.T., Money, W.H. 2008. Impact of organizational and
project factors on acceptance and usage of project management software and
perceived project success. Project Management Journal. Volume 39 (2), pp. 5–33.
4. Amphora professional. Interinx. [https://www.amphora.ee/] 12.11.2012
5. Arhiiviseadus 1998. – RT 1998, 36, 552.
6. Avalik dokumendiregister. Saurus OÜ. [http://www.saurus.ee/adr] 04.11.2012.
7. Avalikustamine. Postipoiss. Webmedia.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus/avalikustamine] 03.11.2012.
8. Dokumendihaldus vabavaraga. Trebla Süsteemid
[http://www.treblasystems.eu/et/vabavara/dokumendihaldus] 11.11.2012
9. Dokumendihaldus. Fujitsu
[http://www.fujitsu.com/ee/services/application/dokumendihaldus/] 11.11.2012
10. Dokumendihalduse koosvõime raamistik tööversioon 1.1. 2010. Riigi
Infosüsteemid. [http://www.riso.ee/et/files/DhKv_vr1.0_19.10.09.pdf] 16.10. 2012.
11. Dokumendihaldusest 2010. Tallinn: Riigikantselei.
[http://valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihaldusest]
14.10.2012.
12. Dokumendihaldussüsteemi Alfresco juurutamine. Capital Net
[http://capitalnet.ee/et/dokumendihaldustarkvara-alfresco-juurutamine] 11.11.2012
37
13. Dokumendisüsteem. Dokumendihalduse ABC. 2010. Rahvusarhiiv.
[http://www.ra.ee/abc/index.php?tree_id=38] 19.10.2012.
14. Eesti infoühiskonna arengukava 2013. 2009. Tallinn: Majandus- ja Kommunikat-
siooniministeerium.
[http://www.riso.ee/et/files/IY_arengukava_2013_terviktekst_2009.pdf]
20.10.2012.
15. Elektroonilise dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis
2011. Tallinn Riigikantselei.
16. EVS-ISO 15489:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus.
Tallinn: Eesti Standardikeskus.
17. Henning, H. IBM Lotus Domino Document Manager
[http://www.domnotes.de/heini/home.nsf/comment?ReadForm&DocID=8-02-10-
134230] 11.11.2012
18. Hyrkkänen, U., Vartiainen, M. 2010. Changing requirements and mental
workload factors in mobile multi-locational work . New Technology. Work and
Employment Vol. 25(2), pp. 117-135.
19. Jarmonova, A. 2006. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Livelink
korraldamine. (Seminaritöö).
[http://www.cs.tlu.ee/osakond/opilaste_tood/seminari_ja_proseminari_tood/2007_k
evad/Antonina_Jarmonova/Antonina_Jarmonova_Seminari_Too.pdf] 12.11.2012
20. Johare, R. 2006. Education and training in electronic records management (ERM):
The need for partneship building. – In C. Khoo, D. Singh & A.S. Chaudhry (Eds.),
Proceedings of Asia-Pacific Conference on Library & Information Education
Practice 2006 (A-LIEP 2006), Singapore, 3-6 April 2006, pp 541-549. Singapur:
School of Communication & Information, Nanyang Technological University.
21. Jõgioja, U. 2010. Livelink on nüüd Open Text Content Server. MicroFon.
[http://microfon.microlink.ee/arhiiv/microfon-arhiiv-2010/962-juuni-2010/793-
livelink-on-nueued-open-text-content-server-] 12.11.2012
22. Kallas, K. - Vaba tarkvara: õunad on tasuta, kompott mitte. Arvutimaailm
[http://www.am.ee/node/1692] 11.11.2012
23. Kampffmeyer, U. 1999. Electronic document management market: Technologies
and Solutions. Paper presented at the DLM-Forum on Electronic Records of the
38
European Communities, held on 18-19 October, Brussels
([http://www.aiim.org/article_docrep.asp?ID=18302])
24. Kliendid. Webware. [http://www.webware.ee/kliendid] 23.10.2012.
25. Opentext LiveLink Sampo Pangas dokumente ja teavet haldamas. MicroFon,
08.05.2008.
[http://microfon.microlink.ee/index.php?option=com_content&task=view&id=46&
Itemid=45] 12.11.2012
26. OpenText. [http://www.opentext.com/2/global/products.htm] 12.11.2012
27. Postipoisi versioon 5.2 2011. Tallinn: Webmedia.
[https://ppoiss.mil.ee/postipoiss/help/Postipoisi_versiooni__5.2_lyhikirjeldus_29.0
6.2011.pdf] 29.06.2011.
28. Postipoiss ja avalikustamine. Microlink.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/liidestamine-postipoisiga/item/postipoiss-
ja-avalikustamine?category_id=76
29. Sibola, M. 2002. Elektrooniline dokumendihaldus. Tartu Ülikool matemaatika-
informaatikateaduskond. Magistritöö.
30. Sillandi, A. 2010. Kohaliku omavalitsuse funktsioonide dokumenteerimine Vändra
Alevivalitsuse näitel. analüüs ja ettepanekud. (Lõputöö).
[http://dspace.utlib.ee/dspace/bitstream/handle/10062/14967/sillandi_vka_2010_lop
utoo.pdf?sequence=1] 12.11.2012
31. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine. Rahvusarhiivi juhised. 2008.
Tartu: Rahvusarhiiv.
[http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Juhised/tahtajad_ja_havitamine.pdf] 19.10.2012.
32. Tehnilised nõuded töökohale. Postipoiss. Webmedia.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/2012-07-04-00-32-12/tehnilised-nouded-
tookohale] 01.11.2012.
33. Tehnilised nõuded. Postipoiss. Webmedia.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/2012-07-04-00-32-12/tehnilised-nouded-
serverile] 01.11.2012.
34. Tutvustus. Postipoiss. Webmedia.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus] 30.10.2012.
39
35. Webdesktop. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktop] 23.10.2012.
36. Webdesktopi dokumendihalduspraogrammi tehnoloogia. Webware.
[http://www.webware.ee/et/webdesktop-dokumendihaldusprogrammi-tehnoloogia]
23.10.2012.
37. Võimalustest lähemalt. Postipoiss. Webmedia.
[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus/voimalustest-lahemalt]
30.10.2012.
40
LISAD
Lisa 1. DHS Postipoiss moodul Seaded.
Joonis 4. Postipoisi moodul Seaded ekraanipilt (Postipoisi versiooni 5.2 lühikirjeldus. 2011).
41
Lisa 2. Riist- ja tarkvaralised nõuded DHS Postipoiss.
Tarkvaraarendaja poolt dokumendihaldussüsteemile Postipoiss esitatud soovituslikud
nõuded (Tehnilised nõuded ... 2012):
Kuni versoonini 5.0 (Progress 91D_09) kehtivad nõuded.
Operatsioonisüsteem:
Win2000Server;
Win2003Server;
Win XP sp2;
RHES3;
CentOS3 ning ka teised Linuxi distributsioonid, mis toetavad Progressi.
Nõuded serverile:
Protsessor: PIII 700 MHz või kiirem;
Operatiivmälu: 256 MB või enam;
Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);
CD-ROM (juhul kui ei saa veebist alla laadida vajalikke installatsiooni faile);
TCP/IP 10/100;
ISAP-, NSAPI-, või CGI 1.1-d toetav WWW server;
PERL.
Andmebaas: Progress 9.1. Rakendusserver: Webspeed
Alates versoonist 5.0 (OpenEdge 10.1C) kehtivad nõuded.
Operatsioonisüsteem (Microlingi poolt soovitatud):
Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit);
RHES4.0 või RHES5 Linux (32bit/64bit);
CentOS4.0 või CentOS5 Linux (32bit/64bit);
Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit).
42
Lisa 2. järg
Nõuded serverile:
Protsessor: Pentium 4 / 2.0GHz/Dual-Core või kiirem;
Operatiivmälu: 1GB või enam;
Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);
CD-ROM (juhul kui ei saa veebist alla laadida vajalikke installatsiooni faile);
TCP/IP 10/100/1000;
ISAP-, NSAPI-, või CGI 1.1-d toetav WWW server;
PERL.
Andmebaas: Openedge 10.1C
Digidoc
Rakendusserver: Webspeed
Alates versoonist 5.2 (OpenEdge 10.2B) kehtivad nõuded
Riistvara:
Võib olla ka virtuaalserver- VMware, Hyper-V või XEN;
Protsessor: AMD või Pentium 4 / 2.0GHz/Dual-Core või kiirem;
Operatiivmälu: 2GB või enam (oleneb operatsioonisüsteemist ja kasutajate arvust);
Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);
TCP/IP 10/100/1000.
Operatsioonisüsteem
Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit või 64bit) või Windows2008
server (32 või 64bit);
RHES4 või RHES5 Linux (32bit/64bit);
CentOS5.x Linux (32bit/64bit);
Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit).
43
Lisa 2. järg
Rakendustarkvara:
IIS6, IIS7, IIS7.5 või Apache 2.x (SSL tugi, kui soov kasutada ID kaardiga
allkirjastamist ja sisselogimist);
PERL 5.10.x;
Digidoclib;
Apache Tomcat 6.x (kui soov kasutada veebiteenust või ODT mallile saatmist);
Java 5.0.
Rakendusserver: Webspeed. Andmebaas: Openedge 10.2B
Sobivad ka teised operatsioonisüsteemid, mis on toetatud Progressi poolt:
http://www.progress.com/progress_software/products/docs/bu_sep/openedge_10_availa
bility_guide.pdf
Sauruse ADR
Dokumentide avalikustamise moodul kasutab Saurus CMS lahendust, mille kohta
kehtivad tehnilised nõudmised leiate järgmisest juhendist.
Tehnilised nõuded töökohale.
Kuni versoonini 5.0 (Progress 91D_09) kehtivad nõuded (Tehnilised nõuded töökohale.
2012):
Vajalik veebilehitseja Internet Explorer 5.0 või selle uuem versioon;
Alates versoonist 5.0 (OpenEdge 10.1C) kehtivad nõuded.
Vajalik veebilehitseja:
Internet Explorer 5.0 või selle uuem versioon;
Mozilla FireFox 3.0 või selle uuem versioon. Hetkel ei ole veel Postipoisis
digitaalse allkirjastamise tuge.
44
Lisa 2. järg
Alates versoonist 5.2 (OpenEdge 10.2B) kehtivad nõuded.
Operatsioonisüsteem:
Windows XP (SP3);
Windows Vista;
Windows 7;
Mac OS X 10.6.x (Firefox 10 või uuem).
Rakendustarkvara:
veebilehitseja Internet Explorer 8.0 või selle uuem versioon;
veebilehitseja Firefox 10 või selle uuem versioon;
veebilehitseja Chrome 21 või selle uuem versioon.
ID kaardi tugi veebilehitsejates (kui soov kasutada digiallkirjastamist).
Sauruse ADR
Veebilehe administreerimiseks vajalik veebilehitseja:
Internet Explorer 6.0 või selle uuem versioon;
Mozilla FireFox 1.0 või selle uuem versioon.
45
Lisa 3. Alfresco ülesehitus
Joonis 5. Alfresco funktsioonid. (Dokumendihaldussüsteem. Fujitsu 2012)
Top Related