Download - Dokumentenmanagementsysteme | TEKOM | Martin Fichter | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2001

Tekom Regionalgruppe Nord

DMS

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PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

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Dokumenten-Management-Systeme (DMS)(Grundlagen und Trends / Vorbereitung, Auswahl und Einführung)

Martin Fichter

tekom Regionalgruppe Nord

18.12.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


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Agenda

• Vorstellung PROJECT CONSULT• Grundlagen• Trends• Vorbereitungen zur Einführung eines DMS• Auswahlverfahren• Einführung


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Vorstellung PROJECT CONSULTPositionierung

Schwerpunkte

Beratungsleistungen

Branchen & Projektbeispiele

Unternehmensdaten

Qualifikation und Projektorganisation


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Positionierung

PROJECT CONSULT ist im Umfeld der

DRT Document Related Technologies spezialisiert

auf die

Beratung zu modernen Informationssystemen

und deren organisatorischer Einführung

PROJECT CONSULT berät produkt- und herstellerneutral


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Schwerpunkte

PROJECT CONSULT belegt im DRT-Umfeld folgende Themenschwerpunkte:

• Elektronische Archivierung • Dokumenten-Management • Migration • Workflow-Management• Knowledge Management • Automatische Klassifikation• Content Management• Portaltechnologien • Directory Service• Elektronische Signatur


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Beratungsleistungen

• Strategieberatung • Organisationsberatung • Projektberatung • Systemberatung• Projektmanagement • Coaching• Qualitätssicherung• Seminare


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Beratungsleistungen

• Analysen• Pflichten- und Lastenhefte• Ausschreibungen• Studien & Gutachten• Schulungsentwicklung• Verfahrensbeschreibungen• Dokumentationen


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Branchen & Projektbeispiele

• Versicherungen und RententrägerAlbingia, AXA, Bundesanstalt für Angestellte, Generali Lloyd Service AG, LVA Westfalen...

• Banken und FinanzdienstleisterADIG, BHF, DSGV, Hamburgische LB, LBBW, SIZ...

• Industrie und HandelHochtief, Minol, Ruhrgas, RWE-DEA...

• Pharma und ChemieSchering...

• Öffentliche VerwaltungSchweizer Bundesverwaltung...

• Wohnungsbau• Internationale Beratungsprojekte

(United Nations Environmental Programme UNEP/HEM)


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Unternehmensdaten

Kaufm. Geschäftsführung: Frau Begemann

Strat. Geschäftsführung: Herr. Dr. Kampffmeyer

Gründungsjahr: 1992

Stammkapital: DM 100.000,00

Sitz: Hamburg

Beteiligungen: PCI Ltd., London


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Qualifikation und Projektorganisation

• Mitarbeiterqualifikation und -Einstufung• Fortbildung• Gemischtes Teamkonzept


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GrundlagenDefinitionswirrwarr

DRT

Elektronische Archivierung

DMS

Knowledge Management

Content Management


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Alles nur eine Frage der Definition ?

• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content

Management• vom elektronischen Archiv zum Document

Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship

Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum

Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions

(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management


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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution


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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden


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Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen

Standardschnittstellen

Dienste

DMSAblage

DMS - Komponenten


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Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen

Standardschnittstellen

Dienste

Verwaltung von unveränder-baren, langzeitig zu archivie-renden Informationen

Digitale optische Speicher

DMSAblage

DMS - Komponenten

Revisions-sicheresLangzeit-archiv


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DMS - Komponenten Ablage-Ebene

Dienste:• Speicherhierarchie• Informationsobjektverwaltung• Caching• Versionsmanagement• Konverter• Unique Identifier - Generator• Lokalisiereru.a.

Schnittstelle Archiv

HD

Festplatte

SpeichermediumSchnittstelleBK-Software

SchnittstelleApplikation

SchnittstelleWorkflow

SchnittstelleGroupware ..........

integrierteoderexterneDatenbank

integrierteoderexterneDatenbank

Alle dynamischen Anpassungenan sich verändernde

Umgebungen erfolgen auf der Ablage-Ebene.


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DMS - Komponenten Archiv-Ebene

IRSInformation Retrieval System

Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte

Pflegesoftware

Schnittstellezur Indexdatenbank

Schnittstellezum Ablagesystem

Online Archiv Offline Archiv

Treibersoftware

Laufwerke

Jukebox

Jukebox

SpeichermediumausgelagerteOffline-Medien

IRS

DB

Das Archiv ist statisch undbleibt langfristig ohne

Veränderungen konsistent.


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• Ursprung des Dokumenten-Managements


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• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen


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Dokumenten-Management

"DMS" DMS im engeren Sinn

im weiteren Optical Filing

Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme

Bürokommunikation mit Image-Integration

Imaging-Systeme

Workflow

Groupware

Elektronische Archivierung etc.


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Dokumenten-Management

"DMS" DMS im engeren Sinn

im weiteren Optical Filing

Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme

Bürokommunikation mit Image-Integration

Imaging-Systeme

Workflow

Groupware

Elektronische Archivierung etc.

"DMS" Dynamisches Dokumenten-Management

im engeren Compound-Document-Management

Sinn Ablagesysteme


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Funktionale Anforderungen an DMS

• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek

• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen

• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)

• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen


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Enabling

Internet/IntranetBrowser

ObjectManager

Recherche-ClientOberfläche

LokalesDokumenten-Management

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

Eigene Oberfläche zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumenten

Master Desktop

Nutzung von DMS


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Master Desktop


ObjectManager

Enabling

Funktionen zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumentenwerden in vorhandene Anwendungen integriert

Client-Enabling

Anwendung

LokalesDokumenten-Management

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

Nutzung von DMS

• Integration von Dokumenten-Management-Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen

• Kontrolle durch die vorhandene Anwendung• Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen

Anwendungen• Integration im Office-Umfeld


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Master Desktop

Enabling


ObjectManager

Ergänzung um einfacheDMS-Funktionalität anstelle hierarchischer File-Manager

MicrosoftOutlook

Nutzung von DMS


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Master Desktop

Enabling

ObjectManager


Zugriff auf DMS-Repositories mittels

a) HTML-Dokumenten

b) HTML-Startpage mit Nachziehen von Dokumenten

c) Laden von DMS-Anwendungs-Applets

InternetBrowser

Netscape,Explorer,Mosaicetc.

Nutzung von DMS


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Knowledge Management

• Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen

• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation

• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“


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Content Management

• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)


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Content Management

• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im

engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung,

Sichten)

• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)


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Enterprise Content Management (ECM)

• ECM geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unter-nehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse


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DRT „Abgrenzungen“

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal


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Trends

Technik

Rechtliche Anforderungen


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Neue Anforderungen an DMS

• Technik• Anforderungen an Dokumenten-Management aus

Anwendersicht• Neue Anwendergruppen schaffen neue

Herausforderungen• Dokumenten-Management aus Anbietersicht• Ausweitung des Marktes

• Recht• Der neue Dokumenten-Begriff• Die neue Rechtsqualität von eDocuments durch

elektronische Signatur


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Technik

• Einheitliche Speichersysteme als Standard-Dienste für alle Anwendungen

• Einheitliche Postkörbe, die Eingänge, Aufgaben, Dokumente etc. aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen

• „Enabling“ von Anwendungen und Integration von Dokumenten-Technologien anstelle eigener Clienten

• Browser-Fähigkeit• Automatische Klassifikation mit Routing• Elektronische Signaturen• Komplette Subsysteme für ERP, Groupware, Call-

Center etc.


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• GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen“

• Umfeld• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente

• Gültigkeit• Interne Verwaltungsrichtlinie• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)


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• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977

geändert 2000

• SigG – Signaturgesetz• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für

elektronische Signaturen• Signaturverordnung im Oktober 2001

• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz (Entwurf)

• Herkunftslandprinzip• Revisionssichere Protokollierung von

Geschäftstransaktionen

• BGB – Bürgerliches Gesetzbuch• § 126b BGB-E• § 127 BGB-E


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• Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)

• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden


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Datenzugriff• Drei Formen des Zugriffs:

a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

Archivierung digitaler Unterlagen• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbar zu haltende

Daten nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare, unveränderbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)


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Vorbereitungen zur Einführung eines DMS


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Vorbereitungen DMS

StrategieZiele und Rahmenbedingungen

OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen

vor

TechnikEinzusetzende (technische) Mittel

vor


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Vorbereitungen DMS

Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?

Ich weiß bereits so schon, was ich will

Für das bisschen Archivierung setze ichmich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter

Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten


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Vorbereitungen DMS

Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?


DMS ist kein geschäftskritisches System

Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchierenreicht schon aus

Warum soll ich mir über eine Lösung für einpaar Zehntausend DM große Gedanken machen


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Vorbereitungen DMS

Was muss vorbereitet werden?


Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?Technische Rahmenbedingungen

Fachliche / organisatorische Anforderungen


Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP

Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,

Standards, Formate, Schichten, Integration...

Wirtschaftlichkeit...


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Vorbereitungen DMS

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?




Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden:

• Lösungsansätze

• Technische Spezifika

• Anbieter- / Produkt-Markt

Wie grenze ich Anforderungen/Komponentenvoneinander ab?


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Vorbereitungen DMS

Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?

Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?




Unser Softwarehouse für die Anwendungs-lösung

Unser Haus- und Hofberater

Die Beratungskollegen unserer Wirtschafts-prüfer

Die Top Ten der Consultinggesellschaften

Freie Berater aus der DMS-Branche

Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-Branche


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Vorbereitungen DMS

Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus? Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-

verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten

• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel

• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport

• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer

• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung

• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

Eher gering

das weitaus

höhere

Potenzial


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Auswahlverfahren•Bestandteile einer Ausschreibung •Fachkonzept•Kriterienkatalog•Verfahren•Vertragliche Regelungen


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Bestandteile einer Ausschreibung

Fachkonzept

• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen

Kriterienkatalog

• Basiert auf fachlichem Sollkonzept

• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem

• Anbieter liefert Feindesign

• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender


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Fachkonzept

• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung


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Kriterienkatalog

Probleme heute:

• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden

• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung

• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender

• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl


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Verfahren

Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren

Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater

Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal


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Vertragliche Regelungen

Rahmenvertrag und Einzelvertäge


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Einführung

Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping

Fachlicher Pilot

Roll out

Verfahrensdokumentation


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Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping

Beweisführung aller geforderten Schnittstellen, Integrationen und Funktionalitäten


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Fachlicher Pilot

Auswahl des Fachbereichs

Vorbereitung des fachlichen Piloten

Durchführung

Positive Bewerbung des Projektes in andere Fachbereiche


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Roll out

Sukzessives Ausrollen der Lösung in weitere Fachbereiche

Realisierung fehlender Schnittstellen und Integrationen


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Grundlagen• „Code of Practice“: Grundsätze der

Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995

• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996


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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein


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Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Martin Fichter

E-Mail: [email protected]

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