Systemhaus für öffentliche Verwaltungen
Sascha Köhler Vertriebsbeauftragter
Nürnberg
Dokumenten Management System komXwork
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Landkreis Miltenberg
Andreas Meister Softwareberater
Nürnberg
Bernhard Väth Vertriebsbeauftragter
AKDB Würzburg
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Anforderungen an die Digitale Akte
• Dokumente und Akten müssen lange und ggf. revisionssicher
aufbewahrt werden
• Schnellste Zugriffszeiten (2-6 Sekunden je Mappe) durch Nutzung
einer Volltextdatenbank (Verity Basis)
• Gleichzeitige Zugriffe mehrerer Nutzer ohne Kopien
• Einfaches Handling z.B. in Verbindung mit Fachverfahren
• Integrationen durch Anbindung an zentrale und dezentrale Systeme
/ Fachverfahren
• Flexibilität aufgrund unterschiedlichster Anforderungen der
Verwaltungen / Sachgebiete
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Grundlagen der Digitalen Akte
• Alle Dokumente in einem Vorgang im Überblick
• Ablagesystematik nach Einheitsaktenplan (EAPl)
• Automatisierte Ablage von Office-Dokumenten zum Vorgang
• Integration von Outlook für Email-Ablage
• Ablage durch Drag & Drop
• Terminüberwachung / Wiedervorlage / Aufgaben
• Checklisten
• Recherche auch für Nutzer ohne Verfahrenslogin
• Dokumentenvorlagen-Management
• Adress-Management
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Elektronische Akte
Dokumente aus
OK.FIS / ZAS / Tera / PWS u.w.
Papierdokumente
Das digitale Archiv –
die Basis für revisionssichere Archivierung
Archivimport
Office-Dokumente
E-Mails, Word, …
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Einführung DMS in der Gemeinde
• Telefonischer Erstkontakt mit dem zuständigen Softwareberater Terminplanung, Checkliste, Wünsche bzw. Vorstellungen, etc.
• Organisationsgespräch
• Installation
• Einrichtung gemäß Organisationsgespräch, z.B. Rechte, etc.
• Fachverfahrensanbindungen
• Schulungen
• Weitere Betreuung durch regelmäßigen Kontakt
Live Demo komXwork • Oberfläche
• Suchen / Finden
• Posteingang dezentral
• Archivierung
• Office Integration
• …
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Verfügbare eAkten-Lösungen
OK.JUG Digitale Jugendhilfeakte Realisiert
OK.SOZIUS Digitale Sozialhilfeakte Realisiert
OK.WOBIS Digitale Wohngeldakte Realisiert
SOZIUSOpenÜ Digitale Sozialhilfeakte überörtlich Geplant
OK.PWS Digitale Personalakte Realisiert
Aktenablage Pers-Auswertung (PDF) Realisiert
TERAwin Digitale Akte für TERAwin Realisiert
OK.FIS Digitale Steuerakte (Abgabenakte) Realisiert
OK.EFA Digitale Führerscheinakte Realisiert
OK.EWO Digitale Einwohnerakte Geplant
OK.VISA Digitale Ausländerakte Geplant
TDVHKR/ZAS Digitale Steuerakte (PDF-Import) Realisiert
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g Vorteil für Landratsamt und Kommunen
• Einheitliches System zentral und dezentral - Geringerer Schulungsaufwand - Einheitliche Oberfläche
• Integration von zentralen Dokumenten in dezentrale Vorgänge
• Dezentraler Posteingang ist in zentralen eAkten integriert
• komXwork-Lizenzen werden bei eAkten-Kauf angerechnet
• Landkreisweite Rechtegruppen möglich
• Dokumente können optional ins Intra- und Internet veröffentlicht werden (komXpress)
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g Preisangebot DMS Landkreis Miltenberg
komXwork Server inkl. 5 User € 3.900,-
jeder weitere User € 200,- € 50,-
Erweiterung Easy Archiv (10 User) € 3.500,-
Rabattierung für Kommunen
Bestelleingang in 2010 20% Rabatt auf Lizenzkosten
Bestelleingang in 2011 15% Rabatt auf Lizenzkosten
Bestelleingang in 2012 10% Rabatt auf Lizenzkosten
Bestelleingang in 2013 Preisbindung an Preisliste 2010
20% Rabatt verlängert bis 31.08.2011
bei mindestens 6 komXwork Bestellungen
Beispiel komXwork 10 User inkl. Easy Archiv
regulär € 10.400,-
Projekt Miltenberg bis 31.08.2011 € 6.520,-
Ersparnis € 3.880,-
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Steueramt Neustadt a.d. Donau
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Digitale Abgabenakte
Aufruf komXwork
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Die Praxis
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Die Praxis
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Ihre Zukunft?
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit !
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