G18 Wirtschaft aktuell GES I/16

Digitalisierung im Rechnungswesen: je eher, desto besserDie Digitalisierung hält in allen Lebensbereichen Einzug – auch im Rechnungswesen. Steuerberaterin Heike Wissing und Steuerberater Michael Albers von der Kanzlei Heisterborg und Partner in Stadtlohn erläutern für Wirtschaft aktuell, wie die Digitalisierung Chancen eröffnet, die es jetzt zu nutzen gilt.

Je eher Unternehmen sich mit dem Thema Digitalisierung be-schäftigen, desto besser. Es zeichnet sich ab, dass das Rech-nungswesen bereits in naher Zukunft nahezu vollständig di-gital abgebildet sein wird. Ein völlig papierloses Büro wird es in den Büros und Verwaltungen zwar solange nicht geben, wie Menschen dort arbeiten. Aber ein papierarmes Büro besitzt ei-nen großen Charme: Es kann die Effizienz von Arbeitsabläufen steigern.

RECHNUNGSWESENPROZESS OPTIMIEREN Eine papierarme Buchhaltung hilft, Kosten zu sparen und Pro-zesse zu verschlanken. Ihre Ein-

führung bringt aber eine große Herausforderung mit sich: Es gilt, eingeschliffene Routinen und Prozesse aufzubrechen und neu zu definieren, zu strukturieren und zu dokumentieren. Die Mit-arbeiter müssen im Umgang mit dem neuen, rein digitalen System entsprechend geschult werden. Vor allem in der Anfangsphase wollen die Abläufe besonders gut kontrolliert werden.

EINSPARUNGSBEISPIELEEiner der wichtigsten Gründe für Unternehmen, auf digitalisierte

Verwaltungsprozesse zu setzen, liegt im finanziellen Einsparpo-tenzial. Ein elektronischer Rech-nungsworkflow kann Einspa-rungen in Höhe von 60 bis 80 Prozent gegenüber Papierrech-nungen bringen. Dabei sind weniger die Kosten des manuellen Ablageprozesses gemeint, weil dieser im Ver-gleich zur digitalen Ablage kaum einen Zeitvorteil bringt. Die Kos-tenvorteile entstehen als Folge der digitalen Verfügbarkeit. Das zielt nicht nur auf Einsparungen beim Material wie Papier, Ordner,

Toner, Drucker sowie Lagerräu-me und Ordner. Es geht auch um eine Minimierung von Such-kosten für jene Mitarbeiter, die Zugriff auf Belege haben müs-sen, – und nicht zuletzt um deut-lich verschlankte Prozesse. Diese Wirkung schlägt sich in einer hö-heren Arbeitseffizienz der Mitar-beiter nieder. Die frei werdenden Personalkapazitäten lassen sich dann an anderer Stelle gewinn-bringend einsetzen. Schließlich wirkt sich auch die mobile Ver-fügbarkeit von Belegen und Daten positiv aus. Verringerte Kosten machen sich jedoch nicht nur intern, sondern auch im Umgang mit Dienstleis-tern bemerkbar. Spürbar wird di-es beispielsweise beim digitalen

SERVICE

Dauer pro Prozessschritt bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung

Dauer pro Prozessschritt bei elektronischem Workflow

Papierrechnung Posteingang 26,84 Min.

1,93 Min. 2,68 Min. 6,60 Min. 9,03 Min. 6,60 Min.

Vorbereitungder Prüfung

FormellePrüfung

SachlichePrüfung

Freigabe undZahlung

PDF Posteingang

2,68 Min. 2,20 Min. 3,01 Min. 2,20 Min.

10,09 Min.Vorbereitungder Prüfung

FormellePrüfung

SachlichePrüfung

Freigabe undZahlung

PDF + Kopfdaten Posteingang 5,21 Min.Vorbereitungder Prüfung

FormellePrüfung

SachlichePrüfung

Freigabe undZahlung

PDF + Gesamtdaten Posteingang 2,20 Min.Vorbereitungder Prüfung

FormellePrüfung

SachlichePrüfung

Freigabe undZahlung

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Wirtschaft aktuell GES I/16 G19

SERVICE

Austausch der Unternehmensun-terlagen mit dem eigenen Steu-erbüro. Auch die Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Liefe-ranten lässt sich in papierloser Form effizient gestalten.

DURCH DIE DIGITALISIERUNG DES RECHNUNGSVERKEHRS KANN EIN UNTERNEHMEN: • auf Anforderung wichtiger Geschäftspartner reagieren • Zeit sparen (Transportwege, Liquidität)• das Unternehmensimage modernisieren• Umweltbewusst agieren • Kosten für Papier, Druck und Porto senken• das Kundenziel durch fehlende Postlaufzeit reduzieren

FAZITSchon Aristoteles wusste: Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen. Also zögern Sie nicht und fan-gen Sie an, sich mit Ihrem Rech-nungswesenprozess intensiv zu beschäftigen. Neben der Kos-tenersparnis schafft die Digitali-sierung auch Freiräume, um sich neuen Projekten zu widmen.

Grafik: Die Grafik verdeutlicht die Zeitersparnis, die Unter-nehmen durch elektronische Rechnungsbearbeitung erzielen können.

AUTOR

Michael Albers

Steuerberater, Heisterborg und Partner

AUTORIN

Heike Wissing

Steuerberaterin, Heisterborg und Partner

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