Digitaal Vergaderen
Infodag 13 maart 2014
Agenda
• Werkgroep• Rol van projectleider VERA• Verloop procedure• eNotulen Schaubroeck• Demo• Implementatie Zaventem• Voordelen samenwerking• Opvolging / Verdere stappen• Vragen
Werkgroep
• VCS Luchthaven :– Machelen– Steenokkerzeel– Zaventem– Zemst– + Aarschot
• +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo
• Samenstelling :– Secretarissen– Secretariaatsmedewerkers– IT verantwoordelijken– Mandatarissen
Rol van projectleider VERA
• Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten• Schrijven van het bestek• Opmaken van de functionaliteiten Excel• Beantwoorden vragen kandidaten• Faciliteren onderhandelingen• Administratieve afhandeling• Verdere opvolging na gunning
Verloop procedure
• Startvergadering• Demodag• Kandidaten• Bestek & Functionaliteitenlijst• Gunningscriteria• Ontvangst offertes• Onderhandelingen• Extra Demo Dag
17/12/2014 : Startvergadering
• Geen minimalistische invulling• Volwaardig digitaal vergaderen• Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit• Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,
…)• Op voorhand verkenning van de markt
07/02/2013 : Demodag
• Demo diverse toepassingen in Machelen• Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom• Leveranciers :
– CEVI/Logins– Remmicom– End2End Solutions– Schaubroeck– CIPAL -> Green Valley– Anaxis
26/06/2013 : Kandidaten
• Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking
• VERA als opdrachtencentrale• Nadruk op software die gekoppeld kan worden met
andere toepassingen• 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software,
Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT
04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst
• Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten• Master excel met punten op elk onderdeel (intern
gebruik)• Screen recording demo’s (7 scenario’s)• Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen• Installatie bij het bestuur / hosted of cloud• Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende
kandidaten
Gunningscriteria
• Prijs (35 punten)• Kwaliteit (65 punten)– Functionaliteiten (30)– Flexibiliteit (10)– Gebruiksvriendelijkheid (10)– Ondersteuning (10)– Kwaliteit van de initiële offerte (5)
21/08/2013 : Ontvangst offertes (1)
• 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT
• Verdeeld over leden werkgroep :– Elke offerte door minstens 2 personen
geëvalueerd– Elke persoon minstens 2 offertes– Niet de offerte van huisleverancier
• Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken
21/08/2013 : Ontvangst offertes (2)
• Projectleider VERA :– leest alle offertes– focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…)– functionaliteiten samenvoegen in master Excel– TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5
jaar)
25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen
• 3 afvallers :– XenIT : Offerte onregelmatig– Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem,
daardoor hoge prijs
• Andere leveranciers :– Overlopen functionaliteiten– Verduidelijkingen en ontbrekende informatie– BAFO– Discussies koppelingen met andere toepassingen
08/11/2013 : Extra Demo dag
• Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk
• Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen• Toepassing gebruikt door hele organisatie :
gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk• Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke
puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe• Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor
GunningLeverancier TCO Prijs
35Kwaliteit
65Score100
Schaubroeck € 483826 25,50 61,05 86,55
Cronos € 706201 17,47 65,00 82,47
Remmicom € 713450 17,29 63,46 80,75
Green Valley € 563765 21,88 58,51 80,39
E2e € 352500 35,00 42,89 77,89
Logins € 508182 24,28 52,27 76,55
Opmerking : Hosted / Cloud
• In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model• Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers• Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte
oplossing• Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs• Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO• Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.
eNotulen Schaubroeck (1)
• Functionaliteiten : verliest punten door :– Ontbreken adviezen (gepland)– Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland)– Doorzoeken van bijlagen (gepland)– Ontbreken van visums (gepland)– Koppelingen en integratie met toepassingen van derden
• Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar
eNotulen Schaubroeck (2)
• Gebruiksvriendelijkheid : – Het hoogst gequoteerd– De logica en werking v/d toepassing duidelijkst
• Prijs : – Op 1 na goedkoopste oplossing– Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur
Demo
Implementatie Zaventem
Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem
Praktische informatie
• Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck• Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen
• Contact :Koen Schepers0477-13 00 [email protected]
Voordelen samenwerking
Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst
• Tijdsinvestering• Kennisdeling• Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over
een groot dossier• Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen
Opvolging / Verdere stappen
• Waken over de gemaakte afspraken / offerte• Koppelingen :– Bemiddeling tussen de leveranciers– Forfaitaire prijs onderhandelen– Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen– 2 dagen voorzien
• Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be :– Delen ervaringen / issues– Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract
Vragen
Meer info
• Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be
• Projectleider VERA :Hans Hubin016-30 85 [email protected]
Top Related