Veileder og verktøy
for internkontroll i
offentlige
anskaffelser
Kontaktperson:
Mona Stormo Andersen
Tlf: 948 73 960
2
Vi skal gå gjennom…
Hva er utfordringene ved offentlige anskaffelser?
Hva mener vi med internkontroll?
Anbefalt innføringsmodell
Tilgjengelig veiledningsmateriale
Oppgave
3
Internkontroll veiledning er lagt ut i
sin helhet her
Publisering av veiledning
Internkontroll veilederen er
presentert her:
4
Hva er utfordringsbildet for
internkontroll på anskaffelsesområdet?
Mange rekvirenter
Lav innkjøpskompetanse
Mangelfulle
systemer
Lav avtale-
dekning
Svak
innkjøpsfunksjon
Ukoordinerte spesifikasjoner
Svakt ledelsesengasjement
Svak
logistikkstyring
Svak lagerstyring Lagerstrategi??
Bred kontaktflate mot
leverandør
Mange lagre
Stort antall fakturaer Manglende
incentiver
Økonomiforståelse Besparelser medfører
budsjettreduksjon
neste år
Høye
innkjøpspriser
Stort antall
leverandører
Mer om utfordringene ved offentlige
anskaffelser…
Riksrevisjonens dok 3:6
påviser følgende: Manglende ledelsesforankring
Manglende kompetanse på regelverk
Uhensiktsmessig organisering
desentralisert
frivillig å benytte intern rådgivning
krever mer bevisst styring
Mangel på strategi
Mangel på internkontroll
risikovurderinger
beskrivelse av systemet,
protokoll
fullmaktsstruktur
Direktoratet for forvaltning
og IKT
Hva er internkontroll?
Internkontroll forstås ulikt
• Internal control - internkontroll
• Intern styring og kontroll
• Intern styring innenfor
økonomirelaterte områder
• Virksomhetsintern styring innen
økonomi
• Virksomhets-/ og
økonomistyring, som inkluderer
risikostyring
• Virksomhetsstyring /
risikostyring / internkontroll /
egenkontroll
Innkjøp i et kontrollperspektiv –
RØS/BØS § 2 Virkeområde
Reglementet gjelder for:
a) aktivitetene i statlige
forvaltningsorganer
b) styring og oppfølging av statlige
forvaltningsorganer og andre som har fått
delegert forvaltningsmyndighet
c) forvaltningen av statlige tilskudds-,
stønads- og garantiordninger
d) styring og oppfølging av statens
eierinteresser i statsaksjeselskaper,
statsforetak, særlovselskaper og andre
selvstendige rettssubjekter som staten eier
fullt ut, samt selskaper der staten er deleier
§ 4 Grunnleggende styringsprinsipper
Alle virksomheter skal:
a) fastsette mål og resultatkrav innenfor
rammen av disponible ressurser og
forutsetninger gitt av overordnet myndighet
b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav
oppnås, ressursbruken er effektiv og at
virksomheten drives i samsvar med
gjeldende lover og regler, herunder krav
til god forvaltningsskikk, habilitet og
etisk adferd
c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon
og forsvarlig beslutningsgrunnlag
9
Innkjøp i et kontrollperspektiv –
RØS/BØS § 14 Intern kontroll
Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at:
a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn
b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og
at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning
c) ressursbruken er effektiv
d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig
e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre
økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte
f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med
gjeldende lover og regler
g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes
10
Prinsipper om mål – og
resultatstyring ”Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å
måle resultater og sammenligne de med målene,
og bruke den informasjonen til styring, kontroll og
læring for å utvikle og forbedre virksomheten.”
SSØ: Mål- og resultatstyring, veileder november 2005.
11
Hva er internkontroll?
En mye brukt definisjon:
Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der
kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og
følges opp med basis i vurderinger av risiko for
styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens
arbeidsprosesser
12
Metodisk rammeverk –
definisjon (COSO) Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt,
gjennomført og overvåket av institusjonens styre,
ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad
av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder:
Målrettet, effektiv og hensiktsmessig
drift
Overholdelse av lover og regler, samt
interne retningslinjer
Pålitelig intern og ekstern
rapportering
13
Difis anskaffelsesmodell
Partnere og leverandører
AnskaffelsesprosesserIKT
Mennesker og kompetanse
Det gode
innkjøp
RammevilkårKjerne – og
støtteprosesser
Ledelses – og
styringsprosesserFormål
14
Internkontroll – 5 komponenter (COSO)
Virksomhetens kontrollmiljø
Risikoanalyse og -håndtering
Kontrollaktiviteter
Informasjon og kommunikasjon
Ledelsesmessig oppfølging
Coso - rammeverket
15
Internt miljø (kontrollmiljø)
Internkontrollens grunnmur
Standard for ansattes holdning til kontroll og styring
Elementer i det interne miljøet
Integritet, etiske verdier og kompetanse blant menneskene
Rolle- og ansvarsfordeling
Ledelsens organisering og kompetanseutvikling av medarbeidere
Ledelsens overordnede styring
16
Risikovurdering
Etablere mål
Identifisering og evaluering av
relevante risiko for
måloppnåelse (konsekvens og
sannsynlighet)
Ta utgangspunkt i
kjerneprosesser,
støtteprosesser og
ledelsesprosesser
17
Styring og kontroll
18
Risikostyring
19
Kontrollaktiviteter
Håndtere risiko:
Innkjøpshåndbok, et dokument som beskriver de viktigste forholdene
Rutiner for attestasjon og anvisning
Bruk av elektroniske systemer for konkurransegjennomføring, bestilling og fakturakontroll
På kryss og tvers i organisasjonen
20
Informasjon og
kommunikasjon
Relevant informasjon må identifiseres, registreres og kommuniseres i riktig form og til riktig tid
Ajourhold av retningslinjer, maler og verktøy
Lett tilgjengelig for de ansatte
Klare rutiner for avviksrapportering
Kommunikasjonsrutiner
21
Overvåking / oppfølging
Internkontrollsystemet må evalueres
Evaluere faktisk etterlevelse i gjennomførte anskaffelser
Rutiner for oppfølging av intern eller ekstern revisjon
Svakheter i internkontrollen må rapporteres oppover i organisasjonen og informeres bredt for å sikre læring
22
Implementeringsmodell –
Internkontroll på anskaffelsesområdet
1.
Lederforankring
2.
Ambisjonsnivå
4.
Handlingsplan og
oppfølging
3.
Selvevaluering og
risikovurdering
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet
23
Stegvis modell for internkontroll
1.
Lederforankring
2.
Ambisjonsnivå
4.
Handlingsplan og
oppfølging
3.
Selvevaluering og
risikovurdering
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet
Et hvert prosjekt som
krever ressurser fra
organisasjonen må
forankres hos ledelsen.
24
Etablering av prosjekt:
Internkontroll på anskaffelsesområdet
Mål
Interessenter
Organisering
Milepæler
25
Mål for prosjektet
Mål Forklaring Beskrivelse av mål
Effektmål Hvorfor prosjektet skal etableres
Effektive og lønnskomme innkjøp som etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: • 100% avtaledekning • 100% avtalelojalitet • Etterlevelse av LOA/FOA
Resultatmål Hva prosjektet skal oppnå
Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer
Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres
Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet
26
Prosjektets interessenter
Interessenter er personer og grupper som har
interesse av prosjektet (interne interessenter)
Interessenter omfatter også andre som blir berørt
av prosjektet (eksterne interessenter)
En interessantanalyse omfatter å: 1. Identifisere prosjektets interessenter
2. Kartlegge interessentenes behov, forventninger og krav til prosjektet
3. Utarbeide en plan for å styre interessentene
Alle interessenter er ikke like viktige - interessentanalysen vil
fortelle deg hvilke du skal prioritere
27
Utdrag fra interessentanalyse
Nr
Interessent Interessentområde Viktighet i
forhold til
prosjektets
resultat
(H, M, L)
Innflytelse på
prosjektets
arbeid/
leveranser
(H, M, L)
Vurdering/
rapportering
modenhet, evne
og forpliktelse til
endring
Metode/tiltak for
forankring
1
Styret Utfordringsbildet på
anskaffelsesområdet ift
intern-kontroll.
Handlingsplan for å
forbedre internkontrollen.
H H H
Rapporter om prosjektet til styret via
adm. dir.el øk.-dir.
2
Administrerende
direktør
Utfordringsbildet på
anskaffelsesområdet ift
intern-kontroll.
Handlingsplan for å
forbedre internkontrollen.
H H H
Legg frem prosjektet på ledermøte,
få med en toppleder i
styringsgruppen og rapporter jevnlig
direkte til ledergruppen eller via
styringsgruppen.
3
Økonomidirektør Økonomiske
konsekvenser ved
prosjektgjennomføringen. H H H
Inviter vedkommende til å delta i
styringsgruppen.
4
Innkjøpsdirektør/
innkjøpssjef
Utfordringsbildet på
anskaffelsesområdet ift
internkontroll.
Handlingsplan for å
forbedre internkontrollen.
H H H
Prosjektleder
28
Modenhet, evne og forpliktelse til
endring – endres over tid Visjon
Hørt om
endringen
Kjenner til
hovedinnholdet
i endringen
Forståelse for
hvordan endringen
vil påvirke egen
arbeidshverdag
Vurdering av
hvordan endringen
vil påvirke egen
arbeidshverdag
Er motivert/har en positiv holdning
og er villig til å legge ned en innsats
for å arbeide med og implementere
endringene
Mestrer/behersker
innholdet i endringen,
og oppfatter dette nå
som ”normalen” Grad av modenhet, evne
og forpliktelse til endring
hos interessenter
Tid
Tar initiativ og eierskap
til å få innført og
optimalisert endringen
Forp
liktelse
Op
plæ
ring
In
form
asjo
n
Er ikke motivert/har en negativ holdning
til endringen, og vil ikke legge ned innsats
for å arbeide med og implementere endringen
Motsetter seg
endringen
29
Utdrag fra kommunikasjonsplan Målgruppe Hovedbudskap Kanal Frekvens Frist Ansvarlig
Styret Informere om prosjektmandat Styremøte 1 gang
Informere om målsettinger og
handlingsplan for internkontroll
1 gang
Rapportere på fremdrift ift målsettinger og
handlingsplan
Hvert kvartal
Adm.dir og toppledelsen Forankre prosjektet Ledermøte 1 gang
Forankre prosjektmandat med prosjektplan 1 gang
Rapportere på prosjektets fremdrift ift
milepæler
Månedlig
Forankre målsettinger og handlingsplan for
internkontroll
1 gang
Rapportere på fremdrift ift målsettinger og
handlingsplan
Månedlig
Forankre nye retningslinjer og annet
materiell ettersom dette blir utarbeidet av
prosjektet
Ved behov
Styrings-gruppen Prosjektetablering m/fremdriftsplan Styrings-
gruppemøte
Første gang
Rapportering ift prosjektets fremdrift Månedlig
30
Stegvis modell for internkontroll
1.
Lederforankring
2.
Ambisjonsnivå
4.
Handlingsplan og
oppfølging
3.
Selvevaluering og
risikovurdering
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet
Det må understrekes at virksomhetene ikke står fritt til å sette ambisjonsnivå. Det foreligger noen minimumskrav, eksempelvis i Reglement for og bestemmelser om økonomistyring i staten (RØS/BØS) for statlige virksomheter. Kravene er strenge – både til internkontroll generelt og til særskilte kontrollaktiviteter på anskaffelsesområdet.
31
Ambisjonene for internkontroll
må ta utgangspunkt i strategi
Strategi
Ambisjon
Mål
Kritiske suksessfaktorer
Tiltak
32
Modenhetsnivå i internkontroll
Modellen viser nivåer av
modenhet for en virksomhets
internkontroll. Hvis
virksomheten styrker sin
internkontroll vil de bevege
seg oppover i modellen.
33
Mål for anskaffelsesområdet
Coso-modellen Kritiske suksessfaktorer
Kontrollmiljø
Etiske verdier, miljø og samfunnsansvar
Høy integritet og etiske verdier, spesielt hos toppledelsen, støttet av nødvendig kompetanse og vedtatte policyer setter standarden for gjennomføringen av miljø- og samfunnsansvarlige anskaffelser
Kontrollmiljø
Fordeling av myndighet, roller og ansvar
Anskaffelsesområdet er godt forankret i virksomheten, og roller og ansvar knyttet til anskaffelsesprosessen er klart og tydelig kommunisert
Kontrollmiljø
Kompetanse og kapasitet hos medarbeidere og ledere ift anskaffelser og internkontroll
Virksomheten har god kompetanse på anskaffelsesområdet hos alle medarbeiderne involvert i anskaffelser, uansett hvilken posisjon/stilling de har i virksomheten og arbeider med kontinuerlig kompetanseheving. (Avdelingsledere, innkjøpere og avropere på rammeavtaler)
34
Mål Mål Mål
Sette tall på måloppnåelse?
Bedre innkjøp Sikrere innkjøp
Måleparameter/KPI Måleparameter/KPI Måleparameter/KPI
Innkjøpsfunksjon skal ha én prosesseier som er
premissgiver for innkjøpsprosessene
Alle innkjøp skal gjennomføres etter en enhetlig
metodikk og i tråd med overordnet vare-og
tjenestegruppestrategier
Alle bydeler skal til enhver tid ha kompetanse til å
gjennomføre anskaffelser ihht våre interne retningslinjer
En modernisert og profesjonalisert IT-løsning skal være
en viktig drivkraft i forenklingen.
Alle Våre innkjøp skal gjennomføres i tråd med gjeldende
lover og forskrifter.
Kvalitetssikrede prosesser skal bidra til at allmennheten
har tillit til at Våre innkjøp skjer på en samfunnstjenlig
måte.
Kvalitetssikrede innkjøpsprosesser skal sikre at lover og
regelverk er innarbeidet i arbeidsflyten og dokumentene.
Gjeldende etiske retningslinjer skal tas hensyn til i hele
anskaffelsesprosessen.
Etablere entydige vare- og tjenestegruppe- strategier for
hele kommunen, herunder øke rammeavtaledekningen.
En overordnet rullerende fireårlig innkjøpsplan skal
utarbeides som grunnlag for ressurs- og
virksomhetsstyring.
Revisjonen skal omtale innkjøpsfunksjonen positivt og
som en foregangsvirksomhet innen offentlig sektor
Antall registrerte brudd på gjeldende regelverk og
interne retningslinjer:
KOFA-saker
Manglende publiserte kunngjøringer
Manglende protokoller
Manglende kontrakter
Registrerte avvik fra avvikssystem
Det er 0-toleranse for brudd på de etiske retningslinjer
Årlige identifiserte, konkretiserte og realiserte gevinster
pr planlagt avtale portefølje.
Antall sertifiserte innkjøpere
Antall kursdeltagere pr år pr kurs
Reduksjon av adresserbare innkjøpskostnader med 57
årlig – de neste 4 år.
Dokumentert avtaledekning på de adresserbare
kostnader ila 2011 på 100%
Rammeavtaledekning på 50% av de adresserbare
kostnader ila 2011.
Elektroniske anskaffelser for 240 av alle anskaffelser
ved kommunen ila 2012
Kunngjøringer
Ordre og bestilling
Fakturering
Antall besøkende på opprettede web-sider for innkjøp
Gjennomføringstiden pr anskaffelse skal måles
Enklere innkjøp
35
Stegvis modell for internkontroll
1.
Lederforankring
2.
Ambisjonsnivå
4.
Handlingsplan og
oppfølging
3.
Selvevaluering og
risikovurdering
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet
Difi har utarbeidet et verktøy for selvevaluering der ambisjonsnivå for anskaffelsesområdet er satt i henhold til god praksis.
36
Selvevalueringsverktøyet -
hensikt
• Verktøyet tar utgangspunkt i et allerede etablert ambisjonsnivå med
fokusområder og målsettinger
• Gi føring for god praksis; utgangspunkt i god praksis for internkontroll
• Identifisere virksomhetens modenhet og status
• Generere en sjekkliste som virksomhetene kan benytte videre som
grunnlag for en tiltaksplan
• Følge med sin egen utvikling – går det fremover?
37
Selvevalueringsverktøyet -
gjennomføring • Måter å gjennomføre undersøkelsen på:
• Gruppeøvelse – tenk bredt – tenk motivasjon!
• Utnevn en fasilitator som kan hjelpe gruppen videre i diskusjoner
samt fylle inn skjema
• Etabler spilleregler:
• Plasser temaer som kommer opp
• Bli enig om retning for valg av score ved uenighet
• Svaralternativene går fra ”I svært liten grad – I liten grad – I noe grad – I stor
grad – I svært stor grad” innenfor hvert spørsmål
38
Demonstrasjon
Visning av selvevalueringsverktøyet for
internkontroll på anskaffelsesområdet
PwC
Oppgave
39
Virksomhet x scorer lavt på ”Måling og
rapportering” (rødt) men høyt på
”Organisering og ledelse”.
- Hvordan vil du tolke det?
- Hvordan vil du gå frem for å kunne
prioritere riktig tiltak ut fra sjekklista?
40
Risikoanalyse - eksempel L
av
Hø
y
Lav Høy
1
2 3
= Nåværende risikovurdering
= Forrige risikovurdering 3
4
Risiko Beskrivelse Sannsynlighet Konskvens Klassifisering Tiltak Ansvarlig
1
Bestillere gjør anskaffelser
utenom rammeavtaler pga.
manglende kjennskap til
virksomhetens
rammeavtaler. Høy Høy Kritisk
Etabler prosedyre for implementering av nye rammeavtaler slik at disse forankres i virksomheten Innkjøpssjef
2
Leverandører
overfakturerer Middels Høy Kritisk Utarbeid prosedyre for kontroll av faktura mot avtalepris Regnskapssjef
3
Ansatte inngår avtaler med
virksomheter hvor de har
egne interesser
Middels Middels Alvorlig
Utarbeid mal for habilitetserklæring, etabler prosedyre for evaluering av tilbud m/kontrolltiltak, etabler et internt varslingsorgan for korrupsjon Innkjøpssjef
4
Virksomhetens ledere har ikke oversikt over hvor stor avtaledekning virksomheten har Lav Middels Neglisjerbar
Utarbeid KPI for rapportering på avtaledekning månedlig Controller
San
nsy
nli
ghet
Konsekvens
41
Stegvis modell for internkontroll
1.
Lederforankring
2.
Ambisjonsnivå
4.
Handlingsplan og
oppfølging
3.
Selvevaluering og
risikovurdering
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet
Internkontroll er en prosess snarere enn et system, en kontinuerlig prosess som krever løpende oppfølging.
42
Eksempel på handlingsplaner
Kontrollmiljøet Frist for
gjennomførin
g av tiltak
Ansvarlig for
gjennomførin
g av tiltak
Kvittering for
gjennomføri
ng av tiltak Nr Forhold som kan medføre risiko Tiltak 1.1 Manglende kultur i virksomheten i
forhold til etterlevelse av LOA/FOA
Utarbeid etisk retningslinje for
innkjøp og leverandørkontakt for
virksomheten
1.2 Utarbeid en forventet rollebeskrivelse
i forhold til etiske verdier
1.3 Gjennomfør dilemmatrening med
virksomhetens ledere
1.4 Manglende kompetanse i
virksomheten innen offentlige
anskaffelser
Utarbeid en kompetanseplan med
konkrete læringsmål for de ulike
rollene: innkjøper, bestiller, leder med
budsjettansvar
1.5 Gjennomfør en kompetanseanalyse i
forhold til hva slags kompetanse
virksomheten innehar
1.6 Gjennomfør opplæringstiltak (både
internt og eksternt) for å komme til
ønsket kompetansenivå
43
1. Risikovurdering
1.1 Riskovurdering og
oppdatering av
virkeområder
1.2 Beslutte
oppfølgings-
strategi, herunder
omfang og
innretning på
testingen
2. Kontrollvurdering
2.1 Vurdering av
eksisterende
kontroller
2.2 Implementering av
nye/endrede
kontroller
2.3 Verifikasjon av
nye/endrede
kontroller
3. Oppfølging/
overvåkning
3.1 Testing av
utvalgte
kontroller
3.2 Utbedring av
kontroller
3.3 Samlet vurdering
av testresultat
4. Rapportering
4.1 Sign-off på
etterlevelse fra
enhetene
4.2 Konsolidering og
sign-off på
etterlevelse fra
ledelsen
4.3 Rapportering til
styret
Des
3
Jan
3
Febr
4
Mars
1 April
2
Mai
2
2
Juni
2
Juli
2
Aug
3
Sept
3
Okt
3
Nov
Årshjulet for internkontrollprosessen
44
Oppfølging av handlingsplan
Hvordan sørge for fremdrift og kontinuerlig
lederforankring?
Behandle handlingsplanen i ledermøte
Månedlig rapportering av handlingsplanen til toppledelsen
Kontinuerlig oppfølging av de ansvarlige i handlingsplanen på
aktivitetene som skal gjennomføres
Informasjon om fremdrift på Intranett
Nyhetsbrev fra Innkjøpsavdelingen ut i virksomheten
45
Internkontroll
veiledningsmateriale fra Difi Veiledningsdokument
m /vedlegg: Metodisk rammeverk
Implementeringsmodell
Eksempel på kontrollprogram
Anbefalte retningslinjer m/
innspill til innhold
Oversikt over spørsmålene i
selvevalueringen
Sjekkliste til selvevalueringen
Selvevalueringsverktøy
Maler og eksempler m/
tilhørende veiledning: Prosjektpresentasjon til
virksomhetsledelsen
Interessentanalyse
Milepælsplan
Prosjektmandat
Risikoanalyse
Kommunikasjonsplan
Handlingsplan
Habilitetserklæring
46
Internkontroll veiledning er lagt ut i
sin helhet her
Publisering av veiledning
Internkontroll veilederen er
presentert her:
47
Lykke til!
Ta kontakt om din virksomhet kunne tenke seg å
sette i gang med et prosjekt!
Top Related