Association des Responsables de Copropriétéwww.arc-asso.fr
Devenir SYNDIC BÉNÉVOLE
4Pourquoi pas moi ?4Comment faire ?
4Par où commencer ?
3Devenir syndic bénévole
Savez-vous qu’aujourd’hui en France près d’un immeuble en copropriété sur
six est géré par un syndic bénévole et que cette proportion est en constante
augmentation ?
Et pourtant, que n’entendons-nous pas à l’ARC lorsque nous évoquons
les avantages de ce type de gestion ! Entre la réaction : « Vous n’y pensez pas, je
n’aurai jamais le temps » et « C’est un travail pour un homme retraité », nous
constatons que la fonction de syndic bénévole est, le plus souvent, très mal
connue et que de nombreuses idées fausses ont la vie dure.
La première motivation de l’ARC, en rédigeant cette brochure, a donc été de
présenter le plus objectivement possible les fonctions que remplissent les 3000
personnes et plus qui sont à la fois adhérentes à notre association et syndics
bénévoles de leur immeuble.
Nous avons également souhaité décrire le plus précisément possible le parcours,
d’expérience pas si compliqué, qui permet à un copropriétaire qui s’intéresse à sa
copropriété de se poser les bonnes questions avant de se lancer, puis de bien
démarrer une gestion bénévole, pour enfin aboutir à une situation pérenne, à la
satisfaction de tous les copropriétaires et de la sienne propre.
Vous remarquerez en lisant cette brochure que, s’il n’est pas si compliqué d’être
syndic bénévole, nous déconseillons vivement de se lancer dans la gestion
bénévole sans s’être soigneusement préparé : on ne saute pas dans une eau
profonde pour apprendre à nager !
Enfin, vous découvrirez les nombreuses aides et outils qu’apporte – le plus souvent
à un prix compris dans le coût de l’adhésion - l’ARC à ceux de nos adhérents qui
veulent devenir syndic bénévole et à ceux qui le sont déjà.
Bonne lecture !
Jean-Claude BOUILLETMembre du conseil d’administration de l’ARC
…et syndic bénévole
4 Devenir syndic bénévole
Table des matières
Le mot du président de l’ARC 3
L’ARC à l’appui des syndics bénévoles 6
Première partie Qui sont les syndics bénévoles aujourd’hui ?
A. Les syndics bénévoles en 2014 : un peu de sociologie 10
1. Les copropriétés en gestion non professionnelle 10
2. L’âge des syndics non professionnels aujourd’hui 11
3. Les syndics non professionnels aujourd’hui : des femmes et des hommes ! 14
B. Le syndic bénévole 2014 : pas de profil type mais toujors un copropriétaire dynamique
et motivé. 15
C. En conclusion 15
Deuxième partiePourquoi être syndic bénévole ?
A. En quoi consiste la gestion d’une copropriété ? 18
1. Les deux types de gestion bénévole 18
2. Les missions du syndic non professionnel 20
3. Les responsabilités du syndic non professionnel 20
B. Pourquoi envisager une gestion non professionnelle pour votre syndicat
de copropriétaires ? 21
1. Le choix de la gestion bénévole par nécessité économique 21
2. Le choix de la gestion bénévole par souci de qualité de gestion 22
3. Le choix de la gestion bénévole pour assurer un service de proximité 23
4. Le choix de la gestion bénévole pour échapper au syndic de promotion (cas des copropriétaires achetant dans une copropriété nouvelle) 24
5. Le choix de la gestion bénévole car aucun syndic professionnel ne souhaite reprendre la gestion de l’immeuble 24
Troisième partiePar où commencer ?
A. Quelques petits conseils préalables 26
1. Premier conseil : « bien évaluer les difficultés » 26
2. Deuxième conseil : « faire le bilan de la gestion de sa copropriété et établir une feuille de route » 26
B. Préparer l’assemblée générale vous mandatant syndic bénévole en toute sécurité 27
1. Comment informer et mobiliser l’ensemble des copropriétaires pour le passage à une gestion bénévole ? 27
C. Les pièges à éviter si vous passez de la gestion professionnelle à l’autogestion 29
Quatrième partie :Quelques vérités et contre-vérités (qui ont la vie dure !)
Cinquième partie :Les aides et outils apportés par l’ARC
A. Pour vous accompagner dans vos premiers pas 38
1. Présentation du Pôle Syndics Bénévoles 38
2. Une assistance personnalisée gratuite pour les syndics non professionnels qui débutent 39
3. Le « classeur évolutif » et son CD de gestion le logiciel « Simply Gestion » 39
4. Des sites internet pour vous accompagner dans vos premiers pas (et les suivants) 40
5. Nos guides et manuels 41
B. Pour vous accompagner en matière juridique 42
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition 43
2. Nos guides et manuels 45
C. Pour vous accompagner en matière comptable 47
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition 48
2. Nos guides et manuels 50
D. Pour vous accompagner dans la gestion technique de votre immeuble 51
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition 51
2. Nos guides et manuels 54
Annexes
Annexe 1 : Questionnaire : « bien évaluer les difficultés » 58
Annexe 2 : Modèle de contrat de syndic non professionnel 60
5Devenir syndic bénévole
L’ARC à l’appui des syndics bénévoles
Pourquoi et comment reprendre la gestion de votre copropriété en toute sérénité grâce à
l’Association des Responsables de Copropriété ?
Créée en 1987, l’ARC est une association sans but lucratif qui, selon ses statuts, apour objectifs :
1 - d’informer, de former, de conseiller et de défendre, si nécessaire en estanten justice, les membres de l’association ;
2 - d’être une force de proposition pour tout ce qui concerne les évolutionsdes cadres législatif ou réglementaire du fonctionnement global de lacopropriété. A ce titre, l’association participe à toutes les commissions etcomités consultatifs relatifs à la copropriété qui siègent auprès desministères en charge de ces sujets et d’organismes divers ;
3 - de promouvoir, en y participant, les actions des collectivités territorialeset de leurs opérateurs en faveur des copropriétés, en particulier de cellesqui sont fragiles, en difficulté ou en déshérence.
L’ARC est une association indépendante, tant des pouvoirs publics ou collectivitésterritoriales que des professionnels, syndicats ou partis politiques. Elle ne toucheaucune subvention et vit des cotisations et services rendus à ses adhérents.
Forte de ses 10 000 adhérents (dont environ un tiers de syndics non professionnels)et de sa cinquantaine de salariés, l’ARC est implantée actuellement sur plus de 14 000 copropriétés, dont certaines de plus de 5000 logements. Dirigée par unconseil d’administration élu par les adhérents, elle est compétente dans tous lesmétiers relatifs aux copropriétés : juristes, comptables, techniciens des équipements(ascenseurs, chauffage, etc.), du bâtiment (sécurité, économies d’énergie, grosœuvre, etc.), experts en contrôle de charges, chargés de mission énergie, etc.
6 Devenir syndic bénévole
L’ARC - association représentative - est reconnue par le ministère de l’Economie etdes Finances, le ministère du Travail et celui de l’Environnement ; elle siège à laCommission Paritaire Nationale de l’emploi des gardiens et employés d’immeubles,dans les commissions de l’Agence Nationale pour l’Amélioration de l’Habitat. Elle estégalement membre de Planète Copropriété et de l’Agence Parisienne du Climat.
L’ARC accompagne plus spécifiquement les syndics non professionnels dans lagestion de leurs immeubles (étude des charges, renégociation des contrats, mise enplace d’outils de gestion économe, tenue de la comptabilité, gestion techniqued’immeuble…), ainsi que dans la résolution de problèmes juridiques et pratiques qu’ilspeuvent rencontrer (contrôle des comptes du syndic sortant, recouvrement decharges, recherche d’entreprises prestataires dans tous les métiers de lacopropriété...).
Afin de répondre au besoin d’accompagnement d’un nombre grandissant de nosadhérents s’impliquant en tant que syndic bénévole, l’ARC a mis en place un pôledédié aux syndics non professionnels. Une équipe est donc chargée d’aider lesfuturs syndics bénévoles à mettre en place leur projet et de les accompagner depuisla « prise en main » de leur copropriété jusqu’à une totale autonomie (voir page 38comment les contacter).
7Devenir syndic bénévole
8 Devenir syndic bénévole
Première partie
Qui sont les syndicsbénévoles aujourd’hui ?
9Devenir syndic bénévole
Le phénomène du « syndic bénévole » : un phénomène en pleine expansion.
Ces dernières années, le mode de gestion non professionnelle a pris de plus en plusd’ampleur.
Ainsi, il y a dix ans, on estimait que 5 % des copropriétés étaient gérées par des«syndics bénévoles».
En 2012, l’INSEE annonçait le chiffre de 11 %, c’est-à-dire environ 850 000copropriétés.
En 2015, on approche les 15 %, soit environ 1,2 millions de copropriétés !
L’ARC est aujourd’hui l’association la plus représentative dans ce domaine enaccueillant - en 2015 - plus de 3 000 syndics « non-professionnels ».
Le nombre de syndics bénévoles étant probablement appelé à croître de façonimportante dans les prochaines années, l’accompagnement des syndics nonprofessionnels est l’une des priorités de notre association.
A. Les syndics bénévoles en 2015 : un peu de sociologie
Les copropriétaires pensent souvent que la fonction de syndic bénévole est réservéeà de toutes petites copropriétés et qu’elle est tenue par une personne (le plussouvent un homme) qui a beaucoup de temps libre (retraité par exemple).Les statistiques nous démontrent que cette image est complètement fausse : lessyndics bénévoles gèrent des copropriétés de toutes tailles ; ils ne sont pas toujoursdes hommes ; la majorité d’entre eux ne sont pas retraités !
1. Les copropriétés en gestion non professionnelle
Les copropriétés adhérentes à l’ARC ayant fait le choix de la gestion directe ne sontpas que des petites copropriétés comme on pourrait le penser. Ainsi, si 81 % de nos adhérents syndics bénévoles gèrent des copropriétésinférieures à 20 lots principaux, 19 % d’entre eux sont syndics bénévoles decopropriétés de plus de 20 lots, dont 4 % de plus de 50 lots. Il est donc totalementerroné de penser que la gestion bénévole ne peut concerner que les toutes petitescopropriétés !
10 Devenir syndic bénévole
8Répartition des copropriétés par nombre de lots principaux
Source : Etude 2015 « Syndics Bénévoles Mieux vous connaître » Sur un échantillon de 570 réponses
2. L’âge des syndics non professionnels aujourd’hui
Concernant l’âge des syndics non professionnels, la proportion de nos adhérentsassurant ce rôle se décompose de la manière suivante :
437 % sont des actifs entre 40 et 60 ans ;
415 % sont de jeunes actifs d’une trentaine d’années ;
448 % ont plus de 60 ans, dont la moitié sont de jeunes retraités (depuismoins de trois ans).
8Répartition des syndicsbénévoles par tranched’âge
11Devenir syndic bénévole
Comme nous le voyons, ce n’est pas une obligation d’être en retraite pour être syndicde sa copropriété. Plus de la moitié des syndics bénévoles (52%) sont despersonnes qui ont une activité professionnelle.
La prise de fonction d’un mandat de syndic bénévole n’est donc pas qu’une seuleaffaire de « temps libre » mais serait plutôt une affaire de dynamisme et demotivation.
Depuis plusieurs années, nous observons effectivement un rajeunissement desresponsables de copropriétés, avec une augmentation en nombre de la tranchedes 30 - 35 ans ayant été mandatés pour la gestion de leur immeuble.
Cette évolution s’explique par différents facteurs ; les principaux :
8La volonté de consommer « éclairé ».
Quand les professionnels ne sont pas à la hauteur, il est tentant de faire par soi-même. Ce qui est constaté dans divers domaines de consommation se retrouvedonc en ce qui concerne la gestion des copropriétés.
Le syndic professionnel - passé de statut « de sachant » (d’expert) à celui de« simple fournisseur de services », parfois médiocre – est écarté par cesnouveaux consommateurs prêts à faire « par eux-mêmes ».
Ce phénomène est particulièrement net chaque fois que le conseil syndicaleffectue l’essentiel du travail à la place du syndic (besoin en travaux, choix desentreprises, suivi des impayés…). Il se rendra souvent compte qu’il gagnerait dutemps à gérer en direct plutôt que de stimuler, contrôler et récupérer les erreursdu syndic professionnel et ce, pour beaucoup moins cher.
8Un accès à l’information facilité.
Les informations – de tous domaines (gestion, comptabilité, droit, etc.) – sont deplus en plus faciles d’accès, grâce à internet et aux médias et ce, à n’importe quelmoment.
Les copropriétaires sont ainsi mieux formés, sans délai et quels que soient leursmoments de disponibilité. La facilité de diffusion des connaissances et desdifférents outils adaptés à leurs compétences leur permettent d’être de plus enplus compétents et efficaces pour prendre en main la gestion de leur immeuble.
Syndics bénévoles, attention toutefois aux diverses informations diffusées surinternet ! Certaines peuvent s’avérer périmées, voire totalement fausses etdoivent être prises avec beaucoup de précautions… sauf sur les différents sitesde l’ARC bien entendu !
12 Devenir syndic bénévole
Une majorité de syndics bénévoles en activité (65 %) a, ou a eu, un statut de cadreou de cadre supérieur.
Bien entendu, il n’y a pas besoin de formation spécifique pour devenir syndic de sacopropriété ou de connaître « tout sur tout » en copropriété, mais gérer soi-mêmesa copropriété demande d’avoir tout de même quelques connaissances. Il est surtoutnécessaire d’avoir une certaines polyvalence dans divers domaines (informatique,droit, comptabilité bâti, technique), ce que peuvent acquérir plus couramment lespersonnes cadres.
Par ailleurs, ces derniers trouvent un avantage à la prise en main de la gestion deleur syndicat, de par la valorisation que cela peut apporter à leur curriculum vitae :être syndic bénévole peut favoriser une évolution de carrière professionnelle ou, auminimum, faire la différence entre votre CV et celui d’un autre.
Près de la moitié des syndics bénévoles ont plus de 60 ans en 2015 (48%), ce quisignifie que les copropriétaires retraités s’investissent fortement dans la gestionde leur immeuble.
Pour les personnes en retraite, être syndic de leur copropriété leur permet decontinuer à s’impliquer dans une activité doublement utile (pour la copropriétéet pour maîtriser leur pouvoir d’achat).
Pour les « nouveaux » retraités (actuellement, 20 % des syndics bénévoles), cettenouvelle fonction est encore plus appréciable car elle facilite la transition avecl’activité professionnelle qu’ils viennent de quitter. Elle leur permet aussi, s’ils lesouhaitent, d’avoir un petit complément de ressources par l’indemnité pouvant êtreperçue au titre de cette fonction.
Nous profitons de ce sujet pour évoquer l’a priori (bien trop souvent entendu) quele syndic non professionnel n’aurait pas le droit d’être rémunéré ! C’est totalementfaux : cette éventuelle rémunération (il vaudrait mieux parler d’indemnisation) està la fois tout à fait légale et légitime.
Le syndic bénévole peut donc percevoir une indemnité pour le temps qu’il consacreà la gestion de la copropriété. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’à l’ARC nousaimons parler de “syndic non professionnel” plutôt que de “syndic bénévole”.
A noter cependant, comme nous l’avons indiqué plus haut, que les présidents deconseils syndicaux coopératifs qui sont donc également syndics, restent membredu conseil syndical. La loi prescrivant que la fonction de conseiller syndical estbénévole, les présidents-syndics ne peuvent donc pas être indemnisés.
13Devenir syndic bénévole
3. Les syndics non professionnels aujourd’hui : des femmes et deshommes !
Et qu’en est-il de l’idée que les syndics non professionnels sont le plus souvent deshommes ?
Là aussi, cet a priori tombe rapidement, les chiffres parlant d’eux-mêmes : 38 %des syndics bénévoles sont des femmes.
8Répartition des syndics bénévoles par sexe
A l’origine, la motivation principale des femmes est souvent une meilleure maîtrisedes charges de leur copropriété.
Même si au début de leur mandat, certaines femmes semblent appréhender un peude se lancer dans la gestion d’une copropriété – notamment vis-à-vis de ce quepourraient penser les autres copropriétaires quant à la gestion de l’entretien et destravaux dans l’immeuble.
Après quelques mois de pratique, ces dernières oublient leurs réticences. Ellesdeviennent d’efficaces syndics bénévoles et n’hésitent pas à venir voir l’ARC pourles accompagner en cas de difficultés ou pour les aider à mettre en concurrencefournisseurs et entreprises.
14 Devenir syndic bénévole
B. Le syndic bénévole 2015 : pas de profil type mais toujours un copropriétaire dynamique et motivé.
Comme nous avons pu le voir, dire que les syndics bénévoles sont surtout desretraités et généralement des hommes est largement erroné.
Ce que l’ARC constate chaque jour, c’est que la prise de fonction d’un mandat desyndic bénévole est plutôt une affaire de dynamisme et de motivation.
Un syndic bénévole efficace est avant tout un copropriétaire ayant trois aptitudes :
Plus globalement, voici quelques qualités importantes d’un syndic bénévole :il doit assimiler les techniques de la gestion de la copropriété et les bases de lacomptabilité ;il possède un minimum de savoir-faire informatique ;il est à l’écoute et attentif au bon fonctionnement de la copropriété ;il est diplomate et travaille dans l’intérêt commun des copropriétaires ;enfin, il est dynamique et fait preuve d’initiative dans le cadre de ses fonctions.
C. En conclusion
Beaucoup (trop) de copropriétaires appréhendent le fait de se lancer en gestionbénévole ou coopérative. Outre le fait que certains pensent que la gestion de lacopropriété ne peut être effectuée que par un professionnel, un certain nombreconsidère que la gestion d’un syndicat de copropriétaires n’est pas chose aisée etnécessite des compétences particulières difficiles à acquérir.La réponse de l’ARC est : « La compétence s’acquiert et vous pourrez toujours vousentourer de bons conseillers en cas de difficultés.»
Déjà, posez-vous cette question : parmi les gestionnaires professionnels que vousavez pu croiser dans votre vie de copropriétaire, en avez-vous beaucoup rencontréqui avaient vraiment toutes les connaissances et compétences pour gérer votresyndicat ? Si tel était le cas, envisageriez-vous la gestion bénévole ?
A l’ARC, nous pensons que tout copropriétaire peut prendre en main la gestionde sa copropriété à partir du moment où, motivé et engagé, il est prêt à seformer et à bien s’entourer pour effectuer sa mission en toute sécurité etsérénité. Or comme nous allons le voir, l’ARC est là pour vous épauler, non
ORGANISATION MOTIVATION DISPONIBILITE
15Devenir syndic bénévole
seulement au démarrage, mais sur la durée en vous conseillant, voire en voussoulageant des tâches qui ne vous intéressent pas.
Contrairement aux professionnels, le syndic bénévole n’a pas besoin de tout savoirsur tous les immeubles, car il possède l’essentiel : la bonne connaissance de SAcopropriété, préalable indispensable à tout travail de qualité qu’aucun professionnelqui gère des dizaines (voire centaines) d’immeubles n’aura jamais.
Avec l’ARC à vos côtés, vous le verrez, vous pouvez devenir un syndic bénévoleautonome et fier de l’être comme le sont tous les syndics non professionnelsque nous accompagnons !
16 Devenir syndic bénévole
Deuxième partie
Pourquoi être syndicbénévole ?
17Devenir syndic bénévole
Les avantages d’une gestion non professionnelle sont vastes, l’argument le plusrécurrent est d’ordre économique :
4le coût des honoraires des syndics professionnels est de plus en plusimportant, notamment pour les petites copropriétés ;
4les prestations des syndics professionnels laissent fréquemment à désireravec un manque flagrant d’investissement et de réactivité ;
4à cela, il faut ajouter l’augmentation constante des charges de copropriétéoù le travail de maîtrise effectué par les syndics professionnels est rarementsatisfaisant (absence de remise en concurrence des contrats, de contrôledes principaux postes de charges comme les consommations d’eau et dechauffage, ou de suivi des procédures contentieuses, etc.).
A. En quoi consiste la gestion d’une copropriété ?
La loi du 10 juillet 1965, qui fixe les modalités d’organisation et de gestion desimmeubles en copropriété, prévoit que tout copropriétaire peut prendre en chargela gestion de sa copropriété, en lieu et place d’un syndic professionnel. C’est ce qu’onappelle communément la gestion «bénévole».
Nous allons voir maintenant que cette gestion bénévole peut être assurée de deuxmanières différentes.
1. Les deux types de gestion bénévole
La gestion bénévole peut être exercée sous deux formes : « traditionnelle » ou« coopérative ».La principale différence entre les deux est que dans le premier cas, il existe unedistinction entre le syndic et le conseil syndical, qui reste un organe de contrôle etd’assistance du syndic. Au contraire, dans le cas de la gestion coopérative, le syndicfait partie et est même le président du conseil syndical ; la loi prescrit alors que lecontrôle du syndic doit être assuré par un tiers, non membre du conseil syndical.
8Le syndicat « traditionnel »
Tout copropriétaire d’un lot (quel qu’il soit : appartement, commerce, cave,parking, etc.) peut se faire élire en tant que syndic non professionnel - appelécommunément «syndic bénévole» - par l’assemblée générale dans les mêmesconditions qu’un professionnel (à la majorité de l’article 25, le cas échéant 25-1).
18 Devenir syndic bénévole
Il peut être non rémunéré (le syndic «bénévole» sera alors seulement défrayé pourles dépenses faites dans le cadre de sa gestion). S’il le souhaite, il peut être aussiindemnisé de façon forfaitaire pour une partie du temps qu’il consacre à la gestionde la copropriété, en plus des défraiements (dans ce cas, le contrat – en annexe 2 -présenté en AG devra préciser clairement les modalités de cette indemnisation).
8Le syndicat «coopératif»
Avant toute chose, précisons que dans ce mode de gestion, il est obligatoire quele syndicat des copropriétaires vote au préalable la décision de passer en syndicatcoopératif à la majorité de l’article 25 et le cas échéant de l’article 25-1.
On notera que le retour à un statut « normal » du syndicat pourra se faireexactement dans les mêmes conditions de majorité que pour le passage en mode« coopératif ».
Ici, le syndic n’est plus élu par l’AG, mais au sein du conseil syndical. En effet,le conseil syndical élira son président qui sera de droit syndic de la copropriété.
On notera que le retour à un statut « normal » du syndicat pourra se faireexactement dans les mêmes conditions de majorité que pour le passage en mode« coopératif ».
Dans le cadre d’une gestion en syndicat coopératif (définie par les articles 17-1de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 40 à 42-2 du décret du 17 mars 1967),trois précisions s’imposent :
• le syndic - également président du conseil syndical - ne peut pas se faireindemniser pour sa fonction ;
• l’assemblée générale est obligée de désigner un (ou des) contrôleur(s) auxcomptes : un (ou des) copropriétaire(s) ou quelqu’un d’extérieur à la copropriété(obligatoirement expert-comptable ou commissaire aux comptes) ;
• Il est recommandé, via une décision du conseil syndical, d’élire en son sein, unvice-président, qui pourra suppléer le président en cas de besoin.
Ainsi, avant de faire le choix d’un des deux types de gestion non professionnelle, ilfaudra déterminer quelle forme de gestion vous conviendrait le mieux, en tenantcompte des personnalités des conseillers syndicaux.
La principale différence entre ces deux types réside dans une particularité dusyndicat coopératif où le conseil syndical n’est plus un organe d’assistance et decontrôle du syndic, mais un véritable organe de gestion, et cela même si la loi nefait pas mention de cette fonction. Attention toutefois : bien que cette gestion soitfaite collectivement au sein du conseil syndical, il est important de comprendre quele président–syndic reste le seul mandataire du syndicat et le seul responsable desdécisions prises, et ce d’autant plus que le conseil syndical n’a pas la personnalitémorale et ne peut pas être assigné en justice.
19Devenir syndic bénévole
2. Les missions du syndic non professionnel
La gestion d’un syndicat de copropriétaires recouvre plusieurs domaines.
C’est tout d’abord la gestion financière. En tant que syndic bénévole, vous recevezde l’argent des copropriétaires pour pouvoir payer ensuite les fournisseurs et lesprestataires. Bien entendu, vous devez tenir la comptabilité du syndicat. Vous devez également suivre un budget prévisionnel tout au long de l’année etpréparer celui de l’année suivante.
C’est ensuite la gestion administrative. Le temps fort, c’est la préparation et latenue des assemblées générales (annuelle ou complémentaires), auxquellesparticipent tous les copropriétaires et qui constituent l’évènement essentiel de votrevie de syndic bénévole, car c’est le moment du bilan de votre gestion et del’élaboration de votre feuille de route pour l’année à venir.
Le syndic bénévole est aussi en charge de la gestion technique du bâtiment : del’entretien courant (gestion des contrats d’entretien, des équipements, desconsommables, etc.) au suivi des travaux (de la mise en concurrence des devis à laréception des travaux).
Vous devez également gérer certaines situations particulières, ponctuelles dans lavie d’une copropriété :
4traiter les départs et les arrivées de nouveaux copropriétaires (les mutations) ;
4gérer les sinistres dans lesquels la copropriété peut éventuellement êtreimpliquée (de sa responsabilité ou de celle d’un tiers) ;
4traiter des situations contentieuses (envers des copropriétaires ou des tiersextérieurs au syndicat) ;
4etc.
3. Les responsabilités du syndic non professionnel
Dans le cadre de la gestion d’une copropriété, les responsabilités du syndic sont lesmêmes qu’il soit un professionnel ou non. Mais rassurez-vous, force est de constaterqu’il y a très peu de cas de condamnations de syndics bénévoles et qu’en général,sauf en cas de rarissimes malversations délictuelles, les tribunaux se montrentcompréhensifs.
Comme un professionnel, en tant que syndic bénévole, vous êtes :
4responsable de votre gestion envers le syndicat des copropriétaires, lescopropriétaires à titre individuel en cas de fautes, erreurs ou négligences ; maiségalement envers les tiers intervenant pour la copropriété ;
20 Devenir syndic bénévole
4responsable des délits plus graves (abus de confiance ou détournement defonds), ce qui est rarissime.
Le fait de confier la gestion à un non professionnel peut être source d’inquiétudepour les copropriétaires qui peuvent penser notamment qu’un syndic bénévole neprésente pas de garanties suffisantes (notamment pas de garantie financière). Ceci encore est une crainte infondée pour les trois raisons suivantes :
4les syndics non professionnels doivent obligatoirement ouvrir un compteséparé au nom du syndicat sans dérogation possible, ce qui est la meilleuredes garanties ;
4les adhérents de l’ARC syndics non professionnels bénéficient automatique-ment d’une assurance de responsabilité civile, dite professionnelle, aussiperformante que celles des professionnels (et même plus, parce qu’il n’y a quetrès peu de franchise).Attention cependant, pour pouvoir en bénéficier, nous devons obligatoirementdisposer du dernier procès-verbal de l’assemblée générale vous ayant mandaté ;
4aucun syndic bénévole n’est jamais «parti avec les fonds de la copropriété»(comme cela peut arriver avec des syndics professionnels) ; ceci pour deuxraisons toutes simples : non seulement les syndics bénévoles qui se risqueraientà ces extrémités s’exposeraient à de graves sanctions pénales, mais ilsrisqueraient aussi la saisie de leurs lots, ce qui reste la meilleure garantie pourla copropriété. A l’inverse, la garantie financière n’a jamais empêché les syndicsprofessionnels de partir avec la caisse alors qu’aucun syndic bénévole n’a jamaiscommis une telle malversation ! En outre, la garantie financière des syndicsprofessionnels est bien souvent impossible à mettre en œuvre.
B. Pourquoi envisager une gestion non professionnelle pour votre syndicat de copropriétaires ?
Comme nous l’avons vu, le nombre de syndic bénévole a triplé depuis dix ans !Pourquoi une telle évolution et pourquoi autant de syndicats de copropriétairesl’envisagent-ils ?
1. Le choix de la gestion bénévole par nécessité économique
C’est le cas d’un nombre important de petites copropriétés où le coût par lot d’unegestion par un syndic professionnel peut s’avérer exorbitant. La qualité des servicesrendu par le syndic y est souvent limitée, notamment au regard du prix global
21Devenir syndic bénévole
facturé (les honoraires pratiqués par les syndics professionnels y représententparfois plus de 40 % du budget de fonctionnement annuel).
La mise en place d’une gestion bénévole semble ainsi être le meilleur moyen demaîtriser ses dépenses tout en améliorant la qualité de service.
La copropriété est gérée « au plus près » et les charges sont mieux maîtrisées caril y a :
4un suivi régulier des différents contrats (assurance, entretien, ascenseurs, etc.)et leur remise en concurrence périodique ;
4un meilleur contrôle des consommations d’énergie et de fluides (eau froide,eau chaude sanitaire, chauffage), ce qui amène des économies substantielles ;
4etc.
Précisons toutefois qu’il serait inexact de penser que le choix d’une gestion bénévolepermettrait de supprimer totalement les frais de gestion de la copropriété. Il fauteffectivement tenir compte :
4des frais nécessaires au fonctionnement administratif de la copropriété (envoide courriers, impression des convocations et PV d’AG, recouvrement desimpayés, etc.) ;
4du versement d’une éventuelle indemnité demandée par le syndic-copropriétaire pour l’accomplissement de sa fonction ;
4du fait que le syndic «bénévole» n’a pas forcément toutes les compétencesjuridiques, techniques, ou comptables nécessaires ; il est donc amené às’entourer de conseils (association comme l’ARC, avocat, comptable,architecte…) et à se munir d’outils (matériel informatique, logiciels, guides...).
2. Le choix de la gestion bénévole par souci de qualité de gestion
Les conseils syndicaux, déçus et épuisés par les efforts qu’il faut fournir pourassister, suivre et contrôler la gestion d’un syndic professionnel s’aperçoivent qu’ilest plus « productif», plus « motivant » et moins consommateur de temps, d’investirleur énergie - dépensée autrefois dans d’incessantes relances de leur gestionnairesans forcément de résultats - en effectuant eux-mêmes le travail.
« L’un des avantages de la gestion bénévole est la réduction des coûts,notamment de gestion. De nouveaux copropriétaires qui, auparavant, étaientcopropriétaires dans une copropriété voisine similaire à la nôtre, nous ont ditavoir constaté une baisse des charges de 50 % entre leur ancienne copropriétéen gestion professionnelle et la nôtre en gestion bénévole ».
22 Devenir syndic bénévole
Ainsi nos adhérents réussissent à apporter une qualité de service bien meilleureque celle d’un syndic professionnel. C’est une évidence, les avantages d’une gestionbénévole sont importants car l’entretien des immeubles et la maîtrise des chargessont la priorité du syndic également copropriétaire. L’expérience démontreégalement qu’en cas d’impayés, la gestion par un syndic bénévole est bien plusefficace, ne serait-ce que parce qu’il est beaucoup plus réactif et qu’aux yeux desdébiteurs, il personnalise bien mieux la copropriété que le responsable contentieuxinconnu d’un syndic professionnel.
D’ailleurs, un syndic bénévole est plus réactif, non seulement pour traiter lesimpayés, mais également pour régler tous les problèmes urgents. L’objectif dusyndic bénévole est de trouver des solutions aux problèmes et non de vendredes services pas toujours efficaces !
3. Le choix de la gestion bénévole pour assurer un service deproximité
Le syndic «bénévole» apporte une certaine convivialité et une motivation dans lagestion, puisque le syndic défend ses propres intérêts en même temps que ceux dela copropriété.
La proximité de gestion permet une présence sur place (ce qui n’est pas souvent lecas avec un syndic professionnel) et donc une surveillance plus étroite de l’entretiende l’immeuble et de l’exécution des travaux.
Il faut souligner que, par la force des choses, il existe des liens plus étroits entre lescopropriétaires et le syndic bénévole. La meilleure prise en compte des problèmes- surtout si le syndic possède des qualités de communication et la disponibiliténécessaire à sa fonction - est de nature à favoriser des solutions rapides et adaptées.
« Les syndics professionnels ne faisaient pas ce que l’on attendait d’eux. Parexemple, c’étaient les copropriétaires qui recherchaient des entreprises pourétablir des devis… Notre dernier syndic était un grand cabinet qui nous coûtaittrès cher. Nous nous sommes donc dit qu’il fallait arrêter ce mode defonctionnement et opter pour une gestion bénévole. »
« Ma motivation est apparue dès mon arrivée dans cet immeuble où je me suisrapidement rendu compte que celui-ci était mal entretenu. J’ai eu le sentimentque mon patrimoine allait se dévaloriser prématurément.Ma deuxième motivation a été, comme beaucoup, de vouloir concourir à unemaîtrise des charges grâce à une « bonne » gestion. »
23Devenir syndic bénévole
La qualité de vie des résidents de l’immeuble est souvent améliorée, le syndicbénévole accordant toute son attention au respect du règlement de copropriété.
4. Le choix de la gestion bénévole pour échapper au syndic de promotion (cas des copropriétaires achetant dans unecopropriété nouvelle)
Dans le cadre d’une nouvelle copropriété, le promoteur choisit de désigner un syndicqui prendra en charge la gestion de la copropriété dès sa livraison et jusqu’à lapremière assemblée générale.
Or, est-il encore besoin de préciser que les syndics installés par le promoteur aurontplus à cœur de défendre les intérêts du promoteur que ceux des copropriétaires ? Certains copropriétaires ne souhaitant pas maintenir cette configuration changentainsi de mode de gestion avant l’expiration des garanties de construction.
Rappelons que depuis la loi ALUR, l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 a étécomplété. Le syndic du promoteur, appelé maintenant syndic provisoire, ne peut être«maintenu dans ses fonctions que par une décision de l’assemblée générale, aprèsmise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par leconseil syndical, s’il en existe un, ou les copropriétaires. »
La loi oblige donc à mettre le contrat du syndic provisoire en concurrence avec, aumoins, un autre contrat de syndic lors de la première assemblée générale, syndicqui bien entendu peut être bénévole.
5. Le choix de la gestion bénévole car aucun syndic professionnelne souhaite reprendre la gestion de l’immeuble
De plus en plus fréquemment, certaines copropriétés ont du mal à trouver un syndicprofessionnel qui veuille bien prendre en charge la gestion de leur syndicat à unprix raisonnable.
En effet, les syndics professionnels considèrent la petite copropriété (de 2 à 20 lotsprincipaux) comme non rentable financièrement. C’est pourquoi ils appliquentgénéralement des tarifs forfaitaires importants, de l’ordre de 3000 à 5000 €annuels (sur l’Ile-de-France).
Dans ce cas, les copropriétaires n’ont d’autre choix que de s’organiser en gestionnon professionnelle, bénévole ou coopérative.
24 Devenir syndic bénévole
Troisième partie
Par où commencer ?
25Devenir syndic bénévole
A. Quelques petits conseils préalables
1. Premier conseil : « bien évaluer les difficultés »
Avant d’encourager les candidats à la gestion directe, nous leur conseillonssystématiquement de dresser un état des lieux de la situation pour étudier la« faisabilité » du projet. Dans ce but, nous avons mis au point une petite méthoded’évaluation qu’on trouvera en annexe 1.
Un rapide questionnaire thématique, décliné en 11 questions, permet aux candidatsà la gestion bénévole d’obtenir un résultat leur apportant une aide à la décision :
4soit tous les voyants sont au vert, et avec la rigueur nécessaire, le projet estfacilement envisageable. ;
4soit les voyants sont au rouge, et la situation sera plus délicate à prendre enmain. Dans ce cas, le candidat au poste de syndic bénévole devra « apprendreà bien connaître » la gestion de sa copropriété en tant que conseiller syndicalavant de se proposer en tant que syndic bénévole.
4dans tous les cas, nous estimons, à l’ARC, qu’il est dangereux de vouloir devenirsyndic bénévole sans avoir, au minimum, un an d’expérience comme conseillersyndical actif.
… Allez lancez-vous et faites le test de l’annexe 1, mais n’oubliez pas : votreimplication, qui ne peut pas être mesurée par ce test, est un facteur clé et ilarrive régulièrement que, même avec plusieurs voyants au rouge, descopropriétaires deviennent d’excellents syndics bénévoles après avoir réussi àsortir leur copropriété d’une situation dangereuse, voire critique. Simplement,dans ces cas, il est indispensable que les candidats syndic s’impliquent et seforment plus intensivement que dans les cas « normaux ».
2. Deuxième conseil : « faire le bilan de la gestion de sa copropriétéet établir une feuille de route »
La deuxième étape consiste en la réalisation d’un diagnostic général de la gestionde votre copropriété. Ses objectifs principaux :
4le repérage et l’identification d’éventuelles difficultés et dysfonctionnements :analyse des modes de gestion, des principaux postes de charges etd’éventuelles dérives, de la situation financière de la copropriété etc. ;
4l’élaboration de préconisations à mettre en œuvre collégialement par le syndicbénévole, le conseil syndical, et l’ensemble des copropriétaires ;
26 Devenir syndic bénévole
4l’élaboration d’une stratégie globale pour favoriser une gestion saine etpérenne, une meilleure maîtrise des charges sur le long terme et retrouver oumaintenir un équilibre.
B. Préparer l’assemblée générale vous mandatant syndic bénévole en toute sécurité
A l’ARC, nous rencontrons deux types de situations vers l’autogestion :
4le passage d’une gestion professionnelle à une gestion bénévole oucoopérative ;
4la mise en conformité avec la loi d’une gestion irrégulière (sans assembléegénérale, sans syndic, sans conseil syndical), accompagnée du choix d’unegestion bénévole.
Dans les deux cas, la mobilisation de tous les copropriétaires est indispensable etest une étape préalable.
1. Comment informer et mobiliser l’ensemble des copropriétairespour le passage à une gestion bénévole ?
8Etape 1 : Information des copropriétaires
L’expérience montre que même si un syndic bénévole a les connaissances et lameilleure volonté du monde, la mise en place d’une gestion bénévole pérennepasse obligatoirement par une compréhension de ce fonctionnement par lescopropriétaires : Pourquoi est-il indispensable que la copropriété fonctionnesereinement ? Pourquoi est-il indispensable de payer ses charges ? Pourquoi unegestion par un syndic mandaté par la copropriété est-elle essentielle ? Pourquoila gestion bénévole serait-elle une solution bien adaptée aux caractéristiques devotre copropriété ?
Effectivement, l’expérience montre que même si un copropriétaire se sentmotivé, impliqué et suffisamment formé pour tenir le rôle de syndic bénévole,sa mission ne peut être pérenne si l’ensemble des copropriétaires ne sesentent pas impliqués dans le bon fonctionnement de leur syndicat decopropriétaires.
27Devenir syndic bénévole
8Etape 2 : Identification des copropriétaires motivés à s’investir dans lefonctionnement de leur syndicat
Il est nécessaire, dans un premier temps, d’identifier un groupe de copropriétairesmotivés pour prendre en charge la gestion bénévole : futur syndic bénévole maisaussi futurs conseillers syndicaux.
Ces copropriétaires devront également, préalablement, se réunir pour définir lesactions à mettre en œuvre et élaborer une feuille de route : élaboration et/ouréajustement du budget prévisionnel, de l’ordre du jour de l’assemblée générale, etc.
8Etape 3 : Désignation du « bon » candidat au poste de syndic bénévole
Le copropriétaire qui sera mandaté par l’assemblée générale comme syndicbénévole doit s’impliquer, posséder les capacités intellectuelles nécessaires etconsacrer du temps, car il devra se former régulièrement, les législations évoluant.
Il doit posséder la culture de la copropriété, de SA copropriété.
Sa présence aux précédentes assemblées générales et sa participation au conseilsyndical sont ainsi autant d’étapes incontournables. Il s’agit d’un prérequisindispensable, car il doit bien connaître sa copropriété, ses problèmes ; il doitaussi être aussi capable d’expliquer le budget aux copropriétaires lors del’assemblée générale.
8Etape 4 : Désignation d’un conseil syndical « aidant »
Il est primordial que le syndic bénévole ne se retrouve pas seul dans la gestiondu syndicat des copropriétaires.
A côté du syndic bénévole candidat, un conseil syndical doit ainsi être désignépour l’accompagner.
Un syndic non professionnel doit pouvoir compter encore plus sur un conseilsyndical très investi et des copropriétaires compréhensifs.
8Etape 5 : Convocation de l’assemblée générale appelée à désigner le syndicbénévole
Une fois ces premières étapes franchies, il ne restera qu’à convoquer l’assembléegénérale pour mandater le syndic bénévole selon les règles indiquées dans notreguide « Être syndic bénévole n°5 : L’assemblée générale, un événementobligatoire essentiel » (guide téléchargeable sur notre site Internet).
Le nouveau guide 2015 N°9 de la collection « Être syndic bénévole en touteSérénité », vous accompagnera particulièrement si vous êtes dans la situationde la remise en conformité de votre syndicat de copropriétaires où c’est vous-même qui devrez convoquer l’assemblée générale appelée à vous mandater.
28 Devenir syndic bénévole
C. Les pièges à éviter si vous passez de la gestion professionnelle à l’autogestion
29Devenir syndic bénévole
La préparation de l’assemblée générale qui va élire le syndic bénévole
Si vous optez pourune gestioncoopérative
Notifier au syndic en place la proposition de questionet de résolution indispensable à la mise en place d’unsyndicat coopératif.Question : « Adoption par le syndicat de la formecoopérative » Projet de Résolution : « L’assemblée générale décide,conformément aux dispositions de l’article 17-1 de la loi65-557 du 10 juillet 1965, que le syndicat descopropriétaires adoptera la forme coopérative, ceci pourune durée indéterminée ». (Majorité : article 25 puis 25-1)
Si vous optez pourune gestion« normale »
Notifier au syndic en place la proposition de questionet de résolution indispensable pour l’élection d’unsyndic bénévole.Question : « Élection de M. ou Mme Y, en qualité desyndic et approbation de son mandat de gestion, selonles conditions de son contrat joint à la convocation ».
La tenue de l’assemblée générale d’élection du syndic bénévole
Le lieux de l’AG Eviter que l’assemblée générale ne se tienne dans leslocaux du syndic potentiellement sortant.
Les pouvoirs en AG(Article 22 de la loi du 10 juillet 1965)
Vérifier que les porteurs de pouvoirs ne sont pas des« préposés » du syndic (salariés de son cabinet - ycompris du secteur locatif - gardiens ou employésd’immeuble) et que les limites fixées par la loi ne sontpas dépassées.Attention, le syndic bénévole candidat ne pourra lui nonplus détenir de pouvoirs.
Donner les pouvoirs reçus en blanc au président deséance élu de l’assemblée générale pour qu’il puisse lesdistribuer.
Le président de l’AG Eviter que ce soit le copropriétaire qui se proposecomme futur syndic bénévole (le président de l’AG nepeut être le syndic).Il est préférable que le Président de l’AG soit favorableà la mise en place d’une gestion bénévole.
30 Devenir syndic bénévole
Le secrétaire deséance
Nommer comme secrétaire de séance le candidat syndicqui sera en charge de la rédaction du procès-verbal etde son envoi.
L’élection du syndic Faire voter pour chacun des candidats en premièrelecture à tour de rôle (voir article 19-2 du décret du 17mars 1967).
Que faire si le syndicsortant souhaite leverla séance ?
Continuer l’AG !Si le syndic sortant était le secrétaire, élisez un nouveausecrétaire, si possible le nouveau syndic bénévole.Attention ! Garder absolument la feuille de présence etévitez que le syndic sortant l’emmène avec lui.
Que faire si le syndicsortant vous « met àla porte » ?
Statuer absolument sur l’élection du nouveau syndicbénévole. Si ce n’est pas possible, poursuivezl’assemblée générale dans un autre lieu.
Que faire si le syndicsortant conserve lafeuille de présence ?
Si le syndic l’a conservée ou si vous l’avez oubliée,rédigez-en une nouvelle que chaque copropriétaire oumandataire devra à nouveau signer.
Quelle position tenirconcernantl’approbation descomptes de l’anciensyndic s’ils sont« contestables » ?
Deux solutions : soit refuser les comptes en expliquantles motifs précis, soit voter les comptes « sous desréserves » détaillées et retranscrites dans le procès-verbal.
Voter une résolutionhabilitant le nouveausyndic à agir, le caséchéant, contrel’ancien syndic
Même si la question n’a pas été portée à l’ordre du jour,voter une résolution ainsi libellée :«L’assemblée générale autorise le nouveau syndic àengager toute procédure amiable et/ou judiciaire àl’encontre de l’ancien syndic pour faire valoir lesdroits du syndicat des copropriétaires, spécialementen ce qui concerne les prélèvements effectués par lesyndic lors de la transmission des comptes ».
La prise en main de la gestion : les premiers pas
31Devenir syndic bénévole
Attention ! Le nouveau syndic est chargé de gérer la copropriétédès sa nomination lors de l’assemblée générale.
La rédaction et l’envoidu procès-verbal
Faire attention à la rédaction des diverses résolutionsen notant bien les noms et millièmes des opposants ouabstentionnistes pour chaque résolution.
Retranscrire intégralement l’article 42 alinéa 2 de la loidu 10 juillet 1965 en fin de procès-verbal.
L’établir et le faire signer à la fin de la séance.
Adresser le procès-verbal par lettre RAR aux coproprié-taires absents non représentés à l’assemblée générale ouaux opposants à au moins une décision, dans un délaimaximum de deux mois après l’assemblée générale.
Envoyer le procès-verbal par lettre RAR au syndicsortant de manière à informer « officiellement » celui-ci de la nomination du nouveau syndic.
Ouvrir deux comptesbancaires au nom dusyndicat
A effectuer sans délai et dans tous les cas avant troismois.Ne pas oublier d’ouvrir simultanément un compterémunéré pour le fonds travaux.Rechercher la banque la mieux disante et négocier avecelle les modalités de fonctionnement des comptes.
Copie du procès-verbal de l’AGayant désigné M. X comme syndicbénévoleOu si besoin une copie du règlementde copropriété pour confirmer lestatut « coopératif » de la copro-priété (inutile de s’enregistrer auregistre du commerce).
Demander un chéquier et des relevés d’identitébancaire ainsi qu’un numéro d’émetteur pour lesprélèvements automatiques (SEPA)
Comment« récupérer » lecompte bancaireséparé du syndicat
Fournir à la banque du syndic précédent une copie duprocès-verbal de l’assemblée générale désignantnommément le syndic élu et ne pas oublier de fairebloquer la signature de l’ancien syndic sur le compte dusyndicat.
Pour ouvertured’un compte
bancaire séparé
32 Devenir syndic bénévole
Fonds etarchives(art 18-2 de la loi du 10 juillet 1965)
Planning suite à la fin dumandat du syndic sortant
J+1 Etablissement par lenouveau syndic et leconseil syndical d’uneliste précise desarchives et transmis-sion à l’ancien syndic(le jour de la remiseprévue des archives)
+ 2 mois L’ancien syndic doit maximum remettre : solde des
fonds disponiblesaprès apurement descomptes, état descomptes des copro-priétaires et descomptes du syndicat
Nouvelle mise en demeure(visant le non-respect de l’ar-ticle 18-2 de la loi de 1965 enLRAR) à l’ancien syndic avecenvoi de la liste précise desarchives demandées.
J + 4
mois si
mise(s)
en
demeure
restée(s)
infructueuse
(s)
Assignation de l’ancien syndicpar le nouveau syndic béné-vole ou par le conseil syndicaldevant le Président du TGI« statuant comme en matièrede référé » (avocat non obli-gatoire), pour ordonner, sousastreinte, la remise des pièceset des fonds ainsi que le ver-sement des intérêts dus àcompter de la mise endemeure, sans préjudice detous dommages et intérêts.
Que faire en cas derétention des archives par l’ancien syndic ?
+ 1 mois L’ancien syndic doit maximum remettre : la situation
de trésorerie, la tota-lité des fonds immé-diatement disponi-bles et l’ensemble desdocuments et ar-chives du syndicat
Mise en demeure (visant lenon-respect de l’article 18-2 dela loi de 1965 en LRAR) à l’an-cien syndic avec envoi de laliste précise des archives de-mandées.
33Devenir syndic bénévole
Le nouveau syndicdoit
Quelques conseils pour la restitution des archives :
1/ prendre rendez-vous avec l’ancien syndic pourrécupérer les archives, et tous les documents dusyndicat ;
2/ demander la liste des dossiers à suivre en urgence(mutations, procédures judiciaires, sinistre) ;
3/ effectuer un bordereau récapitulatif des documentstransmis par le syndic sortant, bien le vérifier avant dele signer. N.B. : par sécurité, mentionner, avec votre signature, laphrase suivante : «Sous réserve de vérificationdétaillée dans un délai d’un mois à compter de cejour».Une copie de ce bordereau doit être remise au présidentdu conseil syndical.
À qui lescopropriétairesdoivent-ils payer lescharges ?
Demander aux copropriétaires de vous réglerdirectement leurs charges, et pas à l’ancien syndic, sides charges ont été appelées peu avant l’assembléegénérale afin de disposer d’un peu de trésorerie audébut de votre mandat pour pouvoir payer lespremières factures.Diffuser le nouveau RIB du syndicat ainsi que lesformulaires de prélèvement SEPA.
La gestion destravaux en cours
Si des travaux étaient en cours au moment duchangement de syndic, le nouveau syndic assistera etreprésentera la copropriété aux réunions de chantier etdans le suivi des travaux. Attention : vérifier que l’ancien syndic ne prélève pas -avant de partir- la totalité des honoraires prévus sur latotalité des travaux.
L’information desprestataires
N.B. : le syndic n’est que le mandataire de la copropriétéet non le bénéficiaire des contrats ; le syndicat descopropriétaires continue donc de bénéficier des mêmesservices qu’auparavant.Prévenir les fournisseurs du changement de syndic,surtout s’il y avait des prélèvements bancaires et quevous n’aviez pas de compte bancaire séparé.
La gestion desabonnements etcontrats en cours
Faire un point sur l’ensemble des contrats, leur coût etleur utilité. Les résilier, le cas échéant, chaque fois quepossible.
34 Devenir syndic bénévole
La reprise descomptes de l’anciensyndic
Deux solutions :
4reprendre les comptes uniquement à la date où lesyndic entre en fonction : reprendre les soldes dechaque compte sans leur détail. Lors du contrôle descomptes de l’année en cours, il y aura donc deuxgrands livres de la copropriété : l’un tenu par le syndicsortant et l’autre par le syndic bénévole en fonction.
4reprendre l’intégralité des écritures de l’exercice (sansrien omettre !) même si le syndic est entré en fonctionen cours d’année et uniquement si les documents dusyndic sortant sont lisibles.
Quatrième partie
Quelques véritéset
contre-vérités(qui ont la vie dure !)
35Devenir syndic bénévole
Contre-vérités
36 Devenir syndic bénévole
Vérités
Seul unprofessionnel
peut gérer unecopropriété
L’article 2 alinéa 2 de la loi dite Hoguet assouplit la gestion et permetà un propriétaire de gérer son patrimoine. Cette possibilité estrenforcée par l’article 28 du décret du 17 mars 1967.
Seul unprofessionnelsait gérer une
copropriété
Le syndic de copropriété est un généraliste. Quand il ne sait pasrégler un problème, qu’il soit professionnel ou bénévole, il s’entoured’experts, aux frais de la copropriété, pour résoudre le problème ouproposer une solution qu’il sous-traite avec prise d’honoraires. Uncopropriétaire entouré d’experts est tout autant compétent, et seraen plus : présent, réactif, soucieux de la dépense.
Vous n’avezaucune
compétencepour gérer votre
copropriété
Des outils sont mis à disposition (logiciels adaptés), des formationssont dispensées par l’ARC, et vous avez une palette d’experts(juristes, architectes, comptables, etc.) pour vous accompagner entant que syndic bénévole. Contrairement aux professionnels, le syndicbénévole n’a pas besoin de tout savoir sur tous les immeubles, labonne connaissance de SA propre copropriété étant suffisante pourfaire un travail de qualité.
La carteprofessionnelle
est gage decompétence
La carte de gestion est délivrée pour une durée de 10 ans etquasiment impossible à annuler, même en cas de grosses fautes dela part des syndics titulaires. Elle est détenue par le directeur ducabinet. De plus, les gestionnaires ne détiennent généralement pasl’attestation professionnelle pourtant obligatoire.
Un syndicbénévole ne
dispose pas degarantie
financière
La garantie financière n’a jamais empêché les syndics professionnelsde partir avec la caisse, alors qu’aucun syndic bénévole n’a jamaiscommis une telle malversation ! La garantie financière des syndics professionnels est bien souventimpossible à mettre en œuvre. Par contre, la gestion en syndicbénévole présente trois garanties importantes :1- l’obligation d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des
copropriétaires ; 2- une assurance de responsabilité civile ;3- « et l’appartement du copropriétaire-syndic en gage de caution ! »
Les impayés vontexploser, le
syndic bénévolen’est pas crédible
Dans la pratique, c’est exactement l’inverse qui se produit. Le syndicbénévole prend soin de faire voter en AG un protocole derecouvrement clair et efficace à appliquer. Il sait aussi trouver plusfacilement la façon d’adapter ses modalités de recouvrement à labonne ou mauvaise foi des copropriétaires et proposer des solutionsamiables, sans surfacturer, aux copropriétaires qui le sollicitent. Iln’attendra pas de dettes trop importantes et saura lancer desprocédures judiciaires rapidement sans qu’elles ne soient tropcoûteuses (injonction de payer par exemple).
Cinquième partie
Les aides et outilsapportés par l’ARC
37Devenir syndic bénévole
Pour garantir, dans le temps, votre « plus-value» en tant que syndic nonprofessionnel, il est important que vous puissiez être accompagné chaque fois quede besoin.
L’ARC se fixe ainsi trois principaux objectifs :
4vous aider à vous lancer comme syndic bénévole en toute sérénité ;
4vous aider à gagner du temps et à être plus performant en toute autonomie ;
4vous garantir une totale sécurité juridique et comptable.
A. Pour vous accompagner dans vos premiers pas
1. Présentation du Pôle Syndics Bénévoles
38 Devenir syndic bénévole
Le Pôle Syndic Bénévole : une équipe dédiée aux syndics bénévoles
Virginie GUIHARD
4Coordinatrice des actions du pôle4Accompagnement au fonctionnement et à la gestion des copropriétés
Martine WAKIN
4Accompagnement à la mise en œuvredes procédures de recouvrement
Patrice MANILEVE
4Formation des syndics bénévoles4Analyse des grands livres comptables
Larbi AIT GUERBI
4Service « Fiches de paies »
Laurence VILSALMON
4Consultation et assistance comptable4Logiciel Simply Syndic : paramétrage,
assistance à son utilisation, etc.4Accompagnement à la réalisation des
états datés
Pour nous contacter, l’adresse mail du pôle :
[email protected]él : 01.40.30.42.82 - Fax : 01.40.30.07.57.
2. Une assistance personnalisée gratuite pour les syndics nonprofessionnels qui débutent
Le « pôle syndics bénévoles » va effectuer – avec vous - un point sur le stade danslequel vous vous trouvez et les démarches qu’il reste à mettre en œuvre pour uneautogestion sûre et sereine. Cette étape sera l’occasion d’évaluer – toujours avecvous - vos connaissances et vos besoins en termes de formations et d’outils quipourraient vous aider dans votre mission de syndic bénévole.
Notre équipe vous accompagnera à l’élaboration de la convocation de l’assembléegénérale (questions portées à l’ordre du jour, résolutions, majorités nécessaires, etc.)et réalisera éventuellement avec vous celle-ci si vous n’avez que peu deconnaissances sur le fonctionnement et les exigences légales en copropriété.Dans le contexte de l’assemblée générale vous nommant pour la première fois, tousles cas de figure sont envisagés (si l’ancien syndic part avec la feuille de présence,s’il y a conflit entre les copropriétaires, etc.) pour que vous puissiez réagir demanière adaptée et sereine devant les autres copropriétaires.
Vous serez également informés sur les modalités de convocation aux assemblées,de rédaction et d’envoi des procès-verbaux, afin d’éviter d’éventuelles contestationset faciliter vos démarches administratives (ouverture d’un compte bancaire,négociation d’un contrat d’assurance, etc.).
3. Le logiciel de gestion « Copro-Gestion » et le logiciel « SimplyGestion »
Devenir syndic est possible, mais ne s’improvise évidemment pas, et c’est pourquoil’ARC avait développé un premier outil de support de gestion : La Valise du SyndicBénévole. Elle était constituée d’une méthodologie et de nombreux modèles dedocuments (modifiables en traitement de texte ou tableur) tels que des modèles deconvocation et de procès-verbal d’assemblée générale, des supports d’appels deprovisions, un protocole de recouvrement de charge, etc.
Pour répondre au mieux à la demande de nos adhérents, mais aussi aux évolutionsréglementaires, l’ARC transforme cette valise sous la forme d’un logiciel de gestiondisponible sur le portail de l’adhérent qui vous permettra d’éditer un certain nombrede documents types allant des appels de fonds, historiques de comptes individuels,actes précontentieux (relance, mise en demeure) jusqu’aux éléments essentiels pourla tenue des assemblées (convocation, calcul des votes, procès-verbal).
Nos adhérents peuvent également mettre à jour leurs connaissances en se rendantsur notre site internet où des articles, des dossiers et fiches pratiques sontrégulièrement mis en ligne.
39Devenir syndic bénévole
40 Devenir syndic bénévole
SALON 2015 :La première édition du manuel dédié aux syndics bénévoles avaitété réalisée dès la création de l’ARC, en 1987. Depuis, l’ARC et ses adhérents syndics bénévoles ont parcouru unlong chemin ensemble à travers l’évolution de la législation et desdiverses obligations en matière de copropriété. La dernière édition datant de 2004, il était temps de le mettre àjour. C’est fait, la dernière édition du manuel pratique du syndicbénévole sera disponible en Octobre 2015.
4. Des sites internet pour vous accompagner dans vos premiers pas(et les suivants)
Prestations
Pour avoir toutesles informations
nécessaires à votrefonction (actualités,
nouveautélégislative, fichepratiques, etc.)
Rendez-vous sur le sitewww.arc-copro.fr
Zone adhérent
Identifiez-vous avecvotre numéro
d’adhérent et votremot de passe
donnés au momentde votre adhésion
Dès votreadhésion
Compris dansl’adhésion
FormationInformation
Actualité
Description Modalités Renseignementspratiques
Délai deréponse
Conditionsfinancières
Pour échanger avecd’autres syndics
non professionnelset des conseillers
syndicaux
Rendez-vous sur le sitewww.copro-devis.fr/
portailcs/site : coproforum.fr
Identifiez-vous avecvotre numéro
d’adhérent et votremot de passe crééspécialement pour
l’accès à cetteplateforme
Dès votreadhésion
Compris dansl’adhésion
Forum
Avoir un site spécial pour votre
copropriété :4documents
propres à lacopropriété ;
4espace syndicbénévole etconseil syndical ;
4informationsdiverses, etc.
Rendez-vous sur le sitewww.copro-devis.fr/
portailcs/site : copro-net.fr
Identifiez-vous avecvotre numéro
d’adhérent et votremot de passe crééspécialement pour
l’accès à cetteplateforme
Dès votreadhésion
Compris dansl’adhésion
IntranetExtranet
41Devenir syndic bénévole
5. Nos guides et manuels
Notre collection « Être syndic bénévole en toute sérénité » permet à chaquesyndic bénévole d’assurer sereinement et efficacement sa mission.
4Le premier guide de cette collection est destiné à ceuxqui se posent encore des questions pour savoircomment se lancer.
4Cette collection traite également de diversdomaines plus spécifiques : maîtrise des charges,impayés, comptabilité, assemblée générale, administra-tion, travaux, gestion coopérative, loi ALUR, remise enfonctionnement.
Et n’oubliez pas l’indispensable manuel, « La copropriétépratique en 300 questions » qui vous offre uneprésentation d’une soixantaine de nouvelles dispositions,intro duites par la loi ALUR et met à jour tous les pointsessentiels de la copropriété à connaître en fonction de cesdernières modifications et évolutions.
B. Pour vous accompagner en matière juridique
42 Devenir syndic bénévole
Si vous êtes adhérent, vous pouvez télécharger gratuitement ces guidessur notre site internet arc-copro.fr, rubrique Librairie
« L’ARC nous aide sur la tenue de la comptabilité, mais aussi sur le plan juridique :pour la préparation de nos assemblées générales, mais aussi en cas de litige ; parexemple dernièrement, pour obliger un mauvais payeur à régulariser ses chargesarriérées en mettant en place des procédures judiciaires efficaces. »
43Devenir syndic bénévole
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition
Prestations
Pour répondre àl’ensemble de vos questions
juridiques
Par mail
Par courrier
Par fax
Par téléphone
Sur rendez-vous
27/29, rue JosephPython - 75020 Paris.
01.40.30.12.63.
Tous les jours de 9 h à13 h et de 14 h à 17 h
01.40.30.12.82
Prise de rendez-vous à l’ARC PARIS
27/29, rue JosephPython
01.40.30.12.82.RV d’une heure
10 jours ouvrés à réception
de votre question
Sous une dizainede jours
Compris dansl’adhésioncollective
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Délai de réponse
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conformité votrerèglement decopropriété
Travail enconcertation avec lesyndic bénévole et le
conseil syndical
Devis disponible et à compléter sur notre site internet,
le lien direct : www.arc-copro.fr
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Le vendredi : de 14 h à 18 h
Rendez-vouspréalable de
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dans un délai de 6 mois
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base d’unnombred’heures(78 €/h)
Mise à jourdes
règlementsde
copropriété
Pour analyser la situation
des impayés decharges et lesmodalités de
recouvrementutilisées par lesyndic sortant.
Contrôle chez le syndic sortanttoujours en place
et restitution d’un rapport
Fiche de demande de contrôle disponiblesur notre site internet,
le lien direct : www.arc-copro.fr
à renvoyer à l’ARC
Délai d’attentepour prise derendez-vous :2 mois, selon
période annuelle.Délai de
rédaction :1 mois
Forfaits enfonction du
nombre de lots
+ temps passé chez le syndic(85 €/h)
Audit desimpayés de
charges
44 Devenir syndic bénévole
Pour vousaccompagner
à la mise en placed’un protocole de
recouvrement.Pour vérifier
l’exigibilité descréances.
Pour vous aider à la rédaction
des diversdocuments
nécessaires aurecouvrement et au montage des
dossiers pour saisir les tribunaux
compétents.
Sur remise préalable de la copie des
différentes pièces ou documents
nécessaires à laconstitution du
dossier derecouvrement.
Prise de rendez-vous au 01.40.30.42.82,
ou à l’adressecontact@copropriete-
services.fr
Consultation à l’ARC27/29, rue Joseph
Python - 75020 Paris
Date de rendez-vous sousquinzaine
Coût pardossier :
130 € (forfaitde 2 heures) + 50 € par
heuresupplémentaire
Assistance à la
constitutiond’un dossiercontentieux
Pour s’approprierles bases juridiques
nécessaires aurecouvrement des charges et
savoir commentmettre en pratique
vos acquis.
Pré-inscriptions àl’adresse
En journée de 14h30 à 17h et/ou soirée de 18h à 20h30.
Les dates de sessionssont disponibles sur
notre site arc-copro.fr
ou dans notre revuetrimestrielle.
Selondemandes
Coût : 35 €par module
Formationtraitementcontentieux
Pour tout savoir sur la mission
de syndic bénévoleet les écueils
à éviter.
Pré-inscriptions àl’adresse
En journée de 14h30 à 17h et/ou soirée de 18h à 20h30
Les dates de sessionssont disponibles sur
notre site arc-copro.fr
ou dans notre revuetrimestrielle
Selondemandes
Coût : 35 €par module
Formationfonctionnement
Prestations Description Modalités Renseignementspratiques
Délai de réponse
Conditionsfinancières
45Devenir syndic bénévole
2. Nos guides et manuels
Pour connaître et maîtriser les notions indispensables à la tenue de votreassemblée générale en toute sérénité, sécurité et indépendance :
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« ÊTRE SYNDICBÉNÉVOLE N°5 :L’assemblée générale unévénement obligatoireessentiel »
4« Comment faire ? N°9 -Syndic bénévole : bienpréparer l’assembléegénérale »
Pour aller plus loin, nos manuels et guidespratiques :
4« L’assemblée générale en copropriété»
Pour connaître et tout savoir sur votre règlement de copropriété :
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« Comment faire ? N°6 Savoir mettre à jour sonrèglement de copropriété »
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
« Comment faire ? »Une collection de nouveaux guides gratuits pour le Salon indépendant de l’ARC et de l’UNARCdu 16 et 17 octobre 2013
Syndic bénévole :
bien préparerl’assemblée
générale
9
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
« Comment faire ? »Une collection de nouveaux guides gratuits pour le Salon indépendant de l’ARC et de l’UNARCdu 16 et 17 octobre 2013
Savoir mettre à jour son
règlement decopropriété
6
46 Devenir syndic bénévole
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
Pour aller plus loin, nos manuels et guidespratiques :
4« Le Règlement de Copropriété en 200 questions ».
Pour connaître et maîtriser les notions indispensables au recouvrementdes charges de copropriété en toute sérénité, sécurité et indépendance :
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« ÊTRE SYNDIC BÉNÉVOLEN°3 : Les appels etrecouvrement descharges »
4« Copropriété : Lesimpayés en 25 questions »
Pour aller plus loin, nos manuels et guides pratiques :
4« Savoir traiter les impayés en copropriété »
C. Pour vous accompagner en matière comptable
Avant toute chose, précisons que les copropriétés comptant moins de 10 lotsprincipaux (logements, commerces, bureaux) et dont le budget de charges courantesdes trois dernières années est inférieur à 15 000 euros en moyenne peuventbénéficier d’un régime comptable simplifié (Article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965).Il vous dispense d’avoir à tenir une comptabilité d’engagement en partie double etvous permet de tenir une comptabilité de trésorerie, mais vous êtes toujours tenude fournir les cinq annexes comptables.
Si ce n’est pas votre cas, vous devez tenir la comptabilité de votre copropriété enengagement en partie double (et non en comptabilité de trésorerie) : enregistrer lesévénements comptables dès réception de la facture, puis ensuite, lors du paiement,enregistrer le décaissement de la somme avec à chaque fois sa contrepartie.
Selon vos connaissances et compétences, mais également le régime comptable quevous devez suivre, la tenue de la comptabilité n’est pas toujours une chose évidenteet rassurante.
Ainsi, l’Association des Responsables de Copropriété vous propose, en tantqu’adhérents, différents outils dans le cadre de notre accompagnement à la gestioncomptable des copropriétés en gestion bénévole.
47Devenir syndic bénévole
« Pour moi, la comptabilité est une partie essentielle de la gestion d’unecopropriété et en tant que syndic bénévole, il faut s’y mettre... Nous avons fait lechoix de sécuriser sa tenue en faisant appel à l’ARC où un comptable établit pournous notre bilan comptable, car c’est quand même un peu compliqué ».
« Sur le plan comptable, chez nous, c’est simple. J’utilise un logiciel comptableacheté à l’ARC. Il y a un important travail de saisie afin de rentrer l’ensemble desdonnées (factures, paiement des fournisseurs, appel et paiement descopropriétaires, etc.), mais ensuite, la comptabilité s’effectue toute seule… Et jene suis pas comptable de formation ! »
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition
48 Devenir syndic bénévole
Prestations
Pour contrôler lescomptes de votresyndic sortant etvous faciliter la
reprise de gestionavec des comptes
clairs et sains,approuvables en
assemblée générale
Restitution orale
ou écrite
Fiche de demande de contrôle disponiblesur notre site internet,
le lien direct : www.arc-copro.fr
Contrôle chez le syndic sortanttoujours en place
Délai d’attentepour prise derendez-vous :
2 à 3 mois selon période
annuelle.Délai de
rédaction : 1 mois
Forfaits enfonction du
nombre de lots+ temps passéchez le syndic
(85 €/h)
Contrôle des
comptes du syndicsortant
Description Modalités Renseignementspratiques
Délai de réponse
Conditionsfinancières
Services ponctuels (au moment du transfert ou en cas de besoin)
Pour vérifier lescomptes de votre
exercice et« rassurer » voscopropriétaires
Restitution orale ouécrite
Fiche de demande de contrôle disponiblesur notre site internet,
le lien direct : www.arc-copro.fr
Contrôle effectué avecle syndic bénévole sur
place ou à l’ARC
Délai d’attentepour prise derendez-vous :
2 à 3 mois selon période
annuelle.Délai de
rédaction : 1 mois
Forfaits enfonction du
nombre de lots+ temps passé
chez (85 €/h)
Vérificationde votre
comptabilité
Pour analyser legrand livre
comptable et lesannexes du syndic
sortant afin derepérer
d’éventuellesanomalies ou
incohérences etproposer des
préconisations
Sur remise du grand livre
comptable et desannexes du syndic
sortant.Présence obligatoire.
Restitution orale
Prise de rendez-vous au 01.40.30.42.82,
ou à l’adressecontact@copropriete-
services.frConsultation à
Copropriété Services,25, rue Joseph Python
75020 Paris
Rendez-voussous quinzaine
Durée : unedemi-journéesans rapport
85 €/heureavec le syndic
bénévole +Forfait en
fonction dunombre de lots
(en cas derédaction)
Contrôle dugrand livrecomptabledu syndicsortant
Pour répondre àl’ensemble de vos
questionscomptables
Sur justificatifscomptables
Prise de rendez-vous au 01.40.30.42.82,
ou à l’adressecontact@copropriete-
services.frConsultation à
Copropriété Services,25, rue Joseph Python
75020 Paris
Rendez-vousdans les deux
moisDurée :1 heure
Compris dansl’adhésioncollective
Permanencescomptables
Pour vous aider àanalyser vos
annexes et leséventuelles
incohérences
Sur la base desdernières annexes
comptables
Prise de rendez-vous àl’ARC PARIS 20e
27, rue Joseph Python01.40.30.12.82.
Le lundi matin,sur rendez-vous
30 €les 45 mn
Analyse desannexes
comptables
Pour la rédactiondu contrat de
travail, déclarationpréalable àl’embauche
Pour l’établissementet envoi des fiches
de paiePour la remise de
récapitulatifstrimestriels pour
les organismes decotisations
Le syndic bénévoledoit fournir les
éléments nécessaires pourétablir les fiches
de paie. Fiche détaillant leservice sur notre
site internet, le lien direct :
www.arc-copro.fr
Prise de rendez-vous au 01.40.30.42.82,
ou à l’adressecontact@copropriete-
services.frConsultation à
Copropriété Services,25, rue Joseph Python
75020 Paris
Rendez-vouspréalable
obligatoireSous quinzaine
Durée : 1 heure
85 € àl’ouverture
+ Coût annuelde 230 € par
employé(e) ougardien(ne).
+ Déclarationstrimestrielles et annuelles :
+ 85 €Traitement des
déclarationsannuelles : 50 €
Service fiche
de paie etemployé
d’immeuble
49Devenir syndic bénévole
Élaboration d’ungrand livre
comptable etpréparation des
cinq annexescomptables
réglementairesindispensables àl’approbation des
comptes enassembléegénérale.
Tenue d’un cahiercomptable par le
syndic bénévole oùest retranscrite
toute la viecomptable de la
copropriété(réception etpaiement des
factures, envoi etrèglement des
appels de fonds,relevé bancaire
pour effectuer lesrapprochementsbancaires, etc.).
Sur devis avec prise de rendez-vous au
01.40.30.42.82, ou à l’adresse
Consultation àCopropriété Services,
25, rue Joseph Python75020 Paris
Date de rendez-vous sousquinzaine
Forfaitsannuels enfonction du
nombre de lots et du budget
prévisionnel(de 410 €à 890 €)
Assistancecomptable
Pour lescopropriétés
de moins de 23 lots
Vous sollicitez l’assistance de l’ARC pour la production de vos documents comptables
Vous permet degénérer vous-
mêmes vos appelsde fonds, grandlivre, annexes
comptables, etc.Votre tâche sera
essentiellement lasaisie desopérations(factures,
règlements, etc.)
Vente du logicielsimply syndic avecpossibilité de mise
à jour et demaintenance
annuelle.Les documents
comptables sontautomatiquement
édités par le logicielVersion d’essai
www.logia.fr/SIMPLYSYNDIC.EXE+
Bon de commande dulogiciel disponible surnotre site internet, le
lien direct :www.arc-copro.fr
Achat dulogiciel, coût en fonction du nombre
de lots (de 230 €à 730 €)
Maintenanceannuelle (de
160 € à 510 €)Mise à jour
annuelle (de110 € à 360 €)
Logicielcomptable
Simply Syndic
Pour toutes lescopropriétés
en gestion nonprofessionnelle (bénévole ou
de formecoopérative)
Vous tenez vous-même la comptabilité à l’aide d’un logiciel créé par l’ARC
Vous faites appel à l’ARC pour l’établissement des fiches de paie
50 Devenir syndic bénévole
Formation sur lacomptabilité pour
une totaleautonomie et une
prise en mainrapide de la
comptabilité devotre immeuble.
Pré-inscriptions à l’adresse
En journée de 9h à 18h, sur 3 jours.Les dates de sessions
sont disponibles sur notre site
www.arc-copro.frou dans notre revue
trimestrielle
Semestrielles et
sur demande
Coût : 300 €
les trois jours
FormationComptabilité
Accélérée
Vous vous formez grâce à l’ARC
Formation continue sur
l’année : des bases de la
comptabilité pourprogressivement
aborder des chosesplus précises et pratiques.
Pré-inscriptions à l’adresse
En journée de 14h30 à 17h et/ou soirée
de 18h à 20h30.Les dates de sessions
sont disponibles sur notre site
www.arc-copro.frou dans notre revue
trimestrielle
Selon demandes
Coût : 35 €
par module
FormationComptabilité
Continue
2. Nos guides et manuels
Pour connaître et maîtriser les notions indispensables à une tenue de lacomptabilité en toute sérénité, sécurité et indépendance :
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« Analyse des comptes,les 25 premiers gestes »
4« Cahier d’assistance aucontrôle des comptes »
4« Comment faire n°3 :Savoir lire et exploiter legrand livre comptable »
4« Savoir lire et exploiter les 5 annexescomptables »
4« Etre syndic bénévole en toute sérénitén°4 : La comptabilité de sa copropriété :tenue et production des documents »
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
« Comment faire ? »Une collection de nouveaux guides gratuits pour le Salon indépendant de l’ARC et de l’UNARCdu 16 et 17 octobre 2013
Savoir lire et exploiterle grand-
livre comptable
3
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
Cahier d’assistance au contrôle des comptes
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
les 25 premiersgestes
Analyse des comptes
51Devenir syndic bénévole
Pour aller plus loin, nos manuels et guides pratiques :
4« La comptabilité pour tous »
4« Les comptes de la copropriété »
D. Pour vous accompagner dans la gestion technique de votre immeuble
1. Les différents services de l’ARC à votre disposition
Prestations
Consultations surdifférentes
thématiques : gros travaux,ascenseurs,
gardiens/employésd’immeuble,assurance,chauffage/eau chaude, eau froide
Prise de rendez-vous au 01.40.30.42.82,
ou à l’adressecontact@copropriete-
services.frConsultation à
Copropriété Services,25, rue Joseph Python
75020 Paris
Rendez-vouspréalable
obligatoireSous quinzaine
Durée :1 heure
Compris dansl’adhésion
Permanencestechniques
Consultations
Prise de rendez-vous àl’ARC PARIS
27/29, rue JosephPython
75020 Paris01.40.30.12.82.
Surrendez-vous,
le jeudi après-midi
tous les 15 jours
Compris dans
l’adhésion
Permanencegéomètre-
expert
Description Modalités Renseignementspratiques
Délai de réponse
Conditionsfinancières
Gestion et maîtrise de vos principaux postes de charges
L’observatoire descharges recentré
autour d’uneagglomération.Actuellement, 3 villes sont en
ligne : EVRY,NANTES,
MONTPELLIER
Rendez-vous sur le site
www.copro-devis.fr/portailcs/
Site oscarville.fr
Identifiez-vous avecvotre numérod’adhérent et
votre mot de passe créé spécialement pour l’accès à cette
plateforme
Compris dansl’adhésion
OSCAR-VILLE
52 Devenir syndic bénévole
Pour connaître les prix moyens des contrats de
maintenance et lemontant moyen des charges que la copropriété doit payer en
fonction de seséquipements
Rendez-vous sur le site
www.copro-devis.fr/portailcs/
zone adhérentSite oscar +
Identifiez-vous avecvotre numérod’adhérent et
votre mot de passe créé spécialement pour l’accès à cette
plateforme
Compris dansl’adhésion
OSCAR +
Si vous avez desdifficultés à trouver une
assurance, à gérerun sinistre, etc.
par mailsosassurance
@unarc.asso.fr
10 jours ouvrés à réception devotre question
Compris dansl’adhésion
Pourrésoudre
vos problé-matiques
en matièred’assurance
Pour mieux gérerles postes de
chauffage collectif,d’eau,et
d’électricité, et faire deséconomies
Rendez-vous sur le site
www.arc-copro.frrubrique Librairie
Compris dansl’adhésion
Bilanénergétique
simplifié(BES)
Plateforme delancement desappels d’offres
pour la fourniturede gaz naturel et d’électricité
pour les besoinscollectifs descopropriétés
Rendez-vous sur le site
www.copro-devis.fr/portailcs/
site : copro-gazelec.fr
Identifiez-vous avec votre numéro
d’adhérent et votre mot de passe créé spécialement pour l’accès à cette
plateforme
Compris dansl’adhésion
Pour mieuxgérer votreconsomma-tion de gaz
etd’électricité
Pour mettre à jourvos connaissancestechniques afin debien maîtriser lesprocédés et éviterles abus. Formationdispensée par des
professionnels
Pré-inscriptions à l’adresse
Ou par voie postale
Les dates de sessionssont disponibles
sur notre site www.arc-copro.fr
ou dans notre revuetrimestrielle
Hebdomadaire
10 €la session, 45 € pour le package
de5 séances
Les mardistechniques
de l’ARC
53Devenir syndic bénévole
Pour obtenir des devis
d’entreprisesréférencées
Rendez-vous sur le site
www.copro-devis.fr/portailcs/
site : Copro-Devis.fr
Identifiez-vous avec votre numérod’adhérent et votre mot de passe crééspécialement pour
l’accès à cetteplateforme
Compris dansl’adhésion
Contactentreprises
Suivi des travaux
Outil indispensable
avant de lancer un audit global
partagé
Rendez-vous sur le site
www.arc-copro.frrubrique Librairie
Compris dansl’adhésion
Bilan Initial de
Copropriété(BIC)
Pour suivre votreopération derénovation
(énergétique ou non) du début à la fin et de priseen compte de tous
les problèmes :Juridiques,
méthodologiques,techniques et
financiers.
Rendez-vous sur le site
www.copro-devis.fr/portailcs/
site : copro-jet.fr
Identifiez-vous avecvotre numérod’adhérent et
votre mot de passe créé spécialement pour
l’accès à cetteplateforme
Compris dansl’adhésion
Travaux derénovation
Pour comprendretout ce quiconcerne la
rénovation de votre copropriété :
réglementation,étapes,
financement et mobilisation
Rendez-vous sur le site
www.leportaildelarc.frsite :
coproprieteterre.fr
Identifiez-vous avecvotre numérod’adhérent et
votre mot de passe créé spécialement pour l’accès à cette
plateforme
Compris dansl’adhésion
2. Nos guides et manuels
Pour connaître et maîtriser les notions indispensables à la maitrise de voscharges de copropriété
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« ÊTRE SYNDICBÉNÉVOLE N°2 : la réduction des chargeset la maîtrise destravaux d’entretien »
4« La boîte à outil de lamaitrise des charges encopropriété »
4« Comment baisser vos charges en 10 leçons »
Pour aller plus loin, nos manuels et guides pratiques :
4« Faites baisser les charges de votrecopropriété »
54 Devenir syndic bénévole
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
LA BOITE A OUTILS
COPRO-DEVIS
OSCAR+COPRO-NET
UNARC
UNARCOM
COPRO-AUDIT
DE LA MAITRISE DES CHARGES EN COPROPRIETE
55Devenir syndic bénévole
Pour connaître et maîtriser les notions indispensables au suivi del’entretien et des travaux dans votre immeuble:
Nos guides gratuits téléchargeables :
4« Comment faire ?N°7 – Mode d’emploipour les gros travaux »
4« Le Quatre-quarts oucomment financer lestravaux encopropriété »
Pour aller plus loin, nos manuels et guides pratiques :
4« Décider et contrôlerles travaux encopropriété»
4« Travaux etmaintenance encopropriété »
Le quatre-quartsou
comment financer les travaux en copropriété ?
Avec le soutien de la Caisse d’Epargne Ile-de-France.
Association des Responsables de Copropriétéwww.unarc.asso.fr
56 Devenir syndic bénévole
57Devenir syndic bénévole
Annexes
58 Devenir syndic bénévole
Annexe 1 : Questionnaire : « bien évaluer les difficultés »
59Devenir syndic bénévole
60 Devenir syndic bénévole
Annexe 2 : Modèle de contrat de syndic non professionnel
CONTRAT DE SYNDIC NON PROFESSIONNEL
Entre les Soussignés :
Le syndicat des copropriétaires du (adresse)
représenté par son président de séance, M ou Mme , élu lors del’assemblée générale annuelle du (date) d’une part,
M ou Mme , copropriétaire des lots N° et demeurant au (adresse) agissant en qualité de syndic
(non professionnel) d’autre part.
Le syndicat des copropriétaires du confie à M ou Mmequi l’accepte, les fonctions de syndic dudit immeuble, conformément à la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 aux clauses et conditions suivantes.
Durée du contrat
Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de 15 mois, avec une datede prise d’effet le jour de l’assemblée générale, le pour se terminer l’annéesuivante, le , ou avant cette date, le jour de l’Assemblée Générale quidésignera à nouveau le syndic. Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions, à condition d’en prévenir le syndicat parlettre recommandée avec accusé de réception et au moins trois mois à l’avance. Enpareil cas, le syndic s’engage à présenter une candidature d’un autre syndic et àconvoquer une assemblée générale afin de faire élire un syndic comme successeur.
Mission du syndic
Le syndic assure l’entretien de l’immeuble, son administration et procède à la gestionfinancière et comptable du syndicat. Les missions du Syndic non professionnel seront en conformité avec la loi du 10Juillet 1965 et le décret du 17 Mars 1967.N.B. Liste indicative des missions du syndic non professionnel en annexe
61Devenir syndic bénévole
Rémunération du syndic
1/ En contrepartie de l’exécution de ses fonctions (cocher la case correspondante) :
n Le syndic ne percevra pas de rémunération conformément à la décision del’assemblée générale approuvant le présent contrat.
ou
n Le syndic percevra une rémunération forfaitaire En compensation du temps passé pour l’exécution de sa mission,l’assemblée générale décide d’allouer à M. ou Mme. unerémunération compensatrice d’un montant de fixée lors del’assemblée générale approuvant le présent contrat.
2/ n Les prestations individuelles listées ci-dessous seront facturées au seulcopropriétaire concerné conformément à la jurisprudence actuelle.
Barème Barème conseillé par l’ARC
Demande de renseignements hypothécaires (ordinaire - sommaire) 100 € -150 €
Prise d’hypothèque légale 100 € -150 €
Suivi de procédure en recouvrement de charges (Tribunal d’instance, Juge de Proximité, Injonction de payer) 150 € -250 €
Établissement de l’état daté 150 € - 250 €
3/ Dans tous les cas, les frais réels occasionnés dans le cadre de la gestion serontpris en charge par le syndicat sur justificatifs.L’ensemble de ces coûts seront répartis entre tous les copropriétaires en chargescommunes générales.
62 Devenir syndic bénévole
Litiges
En cas de litige pour l’exécution du présent contrat, le tribunal de grande instancedu lieu de situation de l’immeuble sera compétent.
Fait à , en deux exemplaires, le ,
Pour le syndicat, Pour le syndic,
Signature précédée de la mention Signature précédée de la mention “ Lu et approuvé “ “ Lu et approuvé “
63Devenir syndic bénévole
25/31, rue Joseph Python75020 PARIS
Tél.: 01 40 30 12 82Fax : 01 40 30 12 63www.arc-copro.fr
© Mai 2015
AB C
omm
unic
atio
n 01
55
25 2
0 10
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