Christian Tanner | Pascal Rüttimann
Der E-Invoicing Business Case
Kosten-Nutzen-Betrachtungen
Eine Publikation im Rahmen
des swissDIGIN-Forums
Fachhochschule Nordwestschweiz
Hochschule für Wirtschaft
Institut für Wirtschaftsinformatik
Peter Merian-Strasse 86
4002 Basel / Schweiz
Basel, September 2012
Unterstützt durch folgende swissDIGIN-Forum Partner
Einleitung
Es ist unbestritten, dass die elektronische Rechnungsabwicklung heute -
in einem durch Informationstechnologie stark unterstützten Geschäft -
einen Nutzen stiftet. Wie hoch dieser im Einzelfall ausfällt und ob er die
mit der Umstellung verbundenen Kosten zu decken vermag, sind Fra-
gen, die sich alle Organisationen, die die Einführung von E-Invoicing
planen, stellen. Um diese Informationen systematisch zusammenzutra-
gen entwickelte das swissDIGIN-Forum im Jahr 2008 ein Kosten-Nutzen-
Berechnungstool. Im November 2011 widmete sich das swissDIGIN-
Forum dem Thema „Der E-Invoicing Business Case“, um den Kosten und
Nutzen von E-Invoicing detaillierter nachzugehen.
Diese Publikation untersucht, basierend auf den Ausführungen von
Tanner/Wölfle (2011), die Kosten und den Nutzen der elektronischen
Rechnungsabwicklung zwischen Geschäftspartnern anhand von Fallstu-
dien von vier renommierten Unternehmen. Es handelt sich um die
E-Invoicing Projekte der Firmen Calida und Rigips als Rechnungssteller
sowie Elco und Lindt & Sprüngli als Rechnungsempfänger. Diese Fallstu-
dien beleuchten die Beweggründe, die Zielsetzungen sowie das Lö-
sungsszenario und bewerten die Kosten und den Nutzen der Lösung.
Im Herbst 2011 führten die Studierenden Fabio Hueter, Oliver Martin,
Marc Schreier und Fleur Stenner im Rahmen einer Projektarbeit an der
Hochschule für Wirtschaft der FHNW eine Markterhebung zu Kosten
und Nutzen von E-Invoicing durch. Befragt wurden gegen 500 Unter-
nehmen und Organisationen, die E-Invoicing betreiben und an einen der
in der Schweiz aktiven E-Invoicing Service Provider angebunden sind.
Die erhobenen Zahlen wurden durch die Autoren im Detail ausgewertet
und die zentralen Ergebnisse in einem Kapitel zusammengefasst.
Die Schlussfolgerungen beleuchten die zentralen Erfahrungen und Er-
kenntnisse und sollen interessierten Unternehmen und Organisationen
eine bessere Beurteilung von E-Invoicing-Vorhaben ermöglichen.
An dieser Stelle möchten wir allen Mitwirkenden der Fallstudien, den
Service Providern, dem Studierendenteam und den Befragungsteilneh-
menden für ihre Unterstützung danken und hoffen, dass ihre Erfahrun-
gen und Informationen möglichst Vielen von grossem Nutzen sind.
Christian Tanner und Pascal Rüttimann
Basel, im September 2012
IV Inhalt
Inhalt
Einführung
Einleitung ..................................................................III
Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung ...........................1
Fallstudien
Rigips (Rechnungssteller) ...........................................4
Calida (Rechnungssteller) ....................................... 17
ELCO (Rechnungsempfänger) ................................. 28
Lindt & Sprüngli (Rechnungsempfänger) ................ 39
Marktstudie
Kosten und Nutzen im E-Invoicing .......................... 51
Schlussfolgerungen
Schlussfolgerungen ................................................. 58
Rechnungssteller .................................................... 61
Rechnungsempfänger ............................................. 62
Abkürzungsverzeichnis ........................................... 64
Literaturverzeichnis ................................................ 64
Autorenprofile ........................................................ 65
Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung 1
Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Die nachfolgenden Gegenüberstellungen von Kosten und Nutzen die
durch E-Invoicing Rechnungssteller und Rechnungsempfänger entstehen
können, geben eine Übersicht über mögliche Untersuchungsfelder. Sie
dienten auch als Grundlage für die Diskussion mit den Unternehmen bei
der Aufnahme der Fallstudien.
Bei Rechnungsstellern gilt es festzuhalten, dass E-Invoicing-Projekte im
B2B-Geschäft oft von deren Geschäftskunden angestossen werden. Bei
jenen Organisationen, bei denen die Rechnungsstellung eine operative
Belastung darstellt, ist die Rechnungsproduktion in der Regel ohnehin
schon ausgelagert oder optimiert. In Unternehmen, die ein Fakturie-
rungssystem im Einsatz haben, werden die Abwicklungskosten oft ver-
nachlässigt. Denn die Rechnungsstellung und der Druck erfolgen auto-
matisiert und dank des in der Schweiz praktizierten Zahlungsverkehrs
mit der Einzahlungsscheinreferenznummer (ESR) können eingehende
Zahlungen effizient mit den Rechnungen abgestimmt werden. Aus die-
sem Grund beschränkt sich die Nutzenbetrachtung bei vielen Rech-
nungsstellern auf die Einsparung von Material-, Druck- und Portokosten.
Beim genaueren Hinsehen, identifiziert man aber oft verborgene Poten-
ziale.
Tab. 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung für Rechnungssteller (vgl. Tanner/Wölfle 2011, S. 69)
Kosten Nutzen
Initialkosten
Interne und externe Lohnkosten
Anbindungskosten an Service Provider
Softwareanpassung und Konfiguration
Prozessumstellung und Schulung
Dokumentation des Verfahrens
Einführung des elektronischen Archivs
Ggf. Investitionen in Hard- oder Software
Laufende Kosten
Providergebühren
Anbindung einzelner Geschäftspartner
Support und Schulung
Aktualisierung der Dokumentation
Erfassung von Rechnungen in Webportal
Stärkere Skonto-Nutzung der Kunden
Quantifizierbarer Nutzen
Prozesskosteneinsparungen
Einsparungen von Material und Porto
Reduktion der Druckkosten
Weniger Bedarf nach Archivraum
Einfachere Zuordnung der Zahlungen
Früherer Zahlungseingang
Geringere Kapitalbindung
Verhinderung Kundenabwanderung
Bei Lieferantenreduktion höherer Umsatz
Gebühreneinzug für Papierrechnungen
Weniger Bareinzahlungsspesen (B2C)
Qualitativer Nutzen
Mehr Kundenbindung dank Integration
Image-/Positionsverbesserung im Markt
Verbessertes Integrations-Know-how
2 Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Die für den Rechnungsempfänger in Aussicht stehenden Potenziale von
E-Invoicing im B2B-Geschäft sind wesentlich höher, müssen doch bei der
Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen die Daten wieder in
elektronische Form gebracht werden, um sie im eigenen System effi-
zient weiterverarbeiten zu können.
Das Einsparungspotenzial eines E-Invoicing Business Cases hängt stark
davon ab, in welchem Umfang es gelingt, Lieferanten mit grossen Rech-
nungsaufkommen in einem geplanten Zeitraum für die E-Invoicing-
Lösung zu gewinnen.
In welchem Ausmass Einsparungen, Transparenz und Prozessqualität in
die Bewertung eines E-Invoicing-Vorhabens einbezogen werden, hängt
stark vom Prozesskostenbewusstsein und von der Kultur der Organisati-
on ab. Diese wirken sich auch auf die Bewertung interner Projektleis-
tungen und auf den anzuwendenden Zinssatz für die Investitionen aus.
Der qualitative Nutzen ist nicht unerheblich. Sinnvollerweise wird er, er-
gänzend zu einer nachvollziehbaren finanziellen Bewertung des
E-Invoicing-Vorhabens, in der Argumentation berücksichtigt.
Über einzelne Aktivitäten hochgerechnete Prozesskosteneinsparungen
sollten nur in dem Umfang eingerechnet werden, wie sie sich tatsächlich
durch Verlagerung oder Abbau von Arbeiten realisieren lassen.
Tab. 2: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung für Rechnungsempfänger (vgl. Tanner/Wölfle 2011, S. 70)
Kosten Nutzen
Initialkosten
Interne und externe Lohnkosten
Anbindungskosten an Service Provider
Investitionen in Hard- oder Software
Softwareanpassungen und Konfiguration
Prozessumstellung und Schulung
Dokumentation des Verfahrens
Einführung elektronisches Archiv
Laufende Kosten
Providergebühren
Bewerben der Lösung bei Lieferanten
Anreize für Lieferanten
Anbindung weiterer Lieferanten
Support und Schulung
Aktualisierung der Dokumentation
Quantifizierbarer Nutzen
Prozesskosteneinsparungen
Stärkere Skonto-Nutzung
Weniger Bedarf nach Archivraum
Gebühreneinzug für Papierrechnungen
Qualitativer Nutzen
Erhöhte Prozessqualität und -transparenz
Optimiertes, flexibleres Cash-Management
Imageverbesserung (Prozessinnovation)
Gleichmässigere Auslastung der Buchhaltung
Anstoss für weitere Prozessoptimierungen
Bessere Durchsetzung der Compliance
Verbessertes Integrations-Know-how
Moderne Arbeitsumgebung
Vier Fallstudien zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 3
Vier Fallstudien zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Im Folgenden werden vier konkrete E-Invoicing Praxisbeispiele von be-
kannten Schweizer Unternehmen beschrieben. Dies erfolgt nach der
wissenschaftlich fundierten eXperience-Methodik, die am Kompetenz-
schwerpunkt E-Business des Instituts für Wirtschaftsinformatik der
FHNW zusammen mit weiteren Hochschulen entwickelt wurde. Die
Fallstudien sind auch online unter www.experience-online.ch publiziert.
Die Fallstudien beleuchten die Beweggründe, die zur Einführung der
elektronischen Rechnung führten und die damit verbundenen Ziele. Die
Lösung mit den involvierten Parteien und das Initialprojekt werden aus
der Perspektive des Geschäfts beleuchtet, einzelne spezielle Prozesse
hervorgehoben und aufgezeigt, welche Applikationen der Lösungsarchi-
tektur zugrunde liegen.
Ein spezielles Augenmerk wird darauf gelegt, welche Kosten mit der
Einführung und dem Betrieb verbunden sind, welcher Nutzen durch die
E-Invoicing-Lösung erzielt wird und wie dieser im Vergleich zu bewerten
ist.
Diese Praxisbeispiele sollen Unternehmen und Organisationen mit ähn-
lichen Profilen oder in vergleichbaren Situationen eine wertvolle Orien-
tierung für geplante E-Invoicing-Vorhaben geben. Es lassen sich Zusam-
menhänge und Abhängigkeiten ableiten, die sich gut übertragen lassen.
4 Fallstudie Rigips
Fallstudie Rigips
Die Rigips AG ist in der Schweizer Bauindustrie der führende Systemlie-
ferant im Trockenbau und bietet seinen Kunden verschiedene Arten von
Gipsplatten an, die zum Teil auch in der Schweiz produziert werden. Ri-
gips ist mit 165 Mitarbeitenden ein typischer KMU-Betrieb und ist seit
2005 in den internationalen Saint-Gobain-Konzern eingegliedert. Seine
Kunden sind Gipser und Baustoffhändler.
Von den jährlich insgesamt 40‘000 Rechnungen werden seit dem Früh-
jahr 2011 die etwa 6‘000 Rechnungen an den Händler BauBedarf in
elektronischer Form gestellt. Dabei übernimmt PostFinance als
E-Invoicing Service Provider die Formatumwandlung, die Erstellung der
digitalen Signatur sowie die sichere Übermittlung der elektronischen
Rechnungen.
Nach diesem ersten Projekt, das etwa 15 % des Rechnungsvolumens
abdeckt, rechnet sich die Lösung noch nicht, auch wenn sie dank des
spezifisch vorhandenen Know-hows des SAP-Beraters von Rigips schlank
eingeführt werden konnte. Die laufenden Kosten und die kalkulierten
Einsparungen halten sich bei diesem Volumen in etwa die Waage. Das
Unternehmen fühlt sich aber mit der neuen Infrastruktur und dem er-
worbenen Wissen bestens gerüstet, um künftig Lösungen für den elekt-
ronischen Geschäftsverkehr, insbesondere für die elektronische Rech-
nung, effizient und schnell zu implementieren. Deshalb will Rigips
E-Invoicing bei den Händlern verstärkt bewerben.
Folgende Personen waren an der Erstellung der Fallstudie beteiligt:
René Hügi, Leiter Controlling und SAP Competence Center, Rigips AG
Rita Haas, IT-Support SAP Competence Center, Rigips AG
Pascal Rüttimann, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Christian Tanner, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Fallstudie Rigips 5
Das Unternehmen
Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Rigips AG wurde 1998 als Nachfolge der im Trockenbau tätigen tra-
ditionsreichen Gipsunion gegründet und wurde Teil der internationalen
Gruppe BPB (British Plasterboard). Sie produziert und vertreibt heute in
der Schweiz Vollgips-, Gipskarton- und Zementfaserplatten für den Ver-
bau in Wänden, Decken und weiteren Anwendungen. Zudem beliefert
Rigips seine Kunden auch mit den für die Erstellung der Trockenwände
und Decken nötigen Zubehörprodukten und Geräten. Das Unternehmen
unterhält auch eine grosse Logistikorganisation zur Bedienung von Bau-
stellen und führt Kundenschulungen durch. Der Handel mit Gipsplatten
sowie Zubehörprodukten ist im Schweizer Baugewerbe noch ein Ni-
schenmarkt. In den Bereichen Gipskartonplatten, Zementfaserplatten
sowie Profile trifft die Rigips nur auf einzelne Mitbewerber.
Mit der Übernahme des weltmarktführenden Herstellers von Gipskar-
tonplatten BPB im Jahre 2005 wurde Rigips in den weltweit tätigen
Konzern Compagnie de Saint-Gobain integriert. Dieser ist einer der 100
grössten und gleichzeitig einer der ältesten Industriekonzerne der Welt.
Er vereinigt unter einem Dach über 1‘200 konsolidierte, meist mittel-
grosse Gesellschaften aus mehr als 60 verschiedenen Ländern und be-
schäftigte im Jahre 2011 gegen 190‘000 Mitarbeitende. Der Jahresum-
satz betrug rund 40 Milliarden Euro. Zu diesem Konzern gehört auch die
Saint-Gobain Isover SA. Sie ist die erste Schweizer Herstellerin von
Glaswolle für Gebäude und Industrie und ist Marktführerin für Glaswoll-
dämmstoffe. Der Sitz, die Direktion und die Fabrikation des Unterneh-
mens mit rund 180 Mitarbeitenden befinden sich in Lucens.
Rigips ist ein KMU mit rund 165 Mitarbeitenden, die an 9 verschiedenen
Standorten in der Schweiz in Produktion (Steinbruch und Herstellung
von Vollgipsplatten), Verkauf und Marketing, Vertriebslager sowie Fi-
nanzen und Administration tätig sind. Der Hauptsitz befindet sich in
Mägenwil.
Kunden der Rigips sind Handwerksbetriebe, die als Gipser (Unterneh-
mer) tätig sind und Baustoffhändler. Von diesen gehen jährlich bis zu
40‘000 Bestellungen ein; diese lösen ebenso viele Rechnungen aus, die
in einem Jahresumsatz von rund CHF 85 Mio. resultieren.
6 Fallstudie Rigips
Der Auslöser des Projekts
Der Auslöser für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
bei Rigips AG und Saint-Gobain Isover SA waren konkrete Anfragen im
Jahr 2009 und 2010 von Händlern, die ihren Prozess der Rechnungsein-
gangsverarbeitung automatisieren wollten. Als zukunfts- und kunden-
orientiertes Unternehmen entschied sich die Geschäftsleitung von Ri-
gips diesen Anliegen zu entsprechen und dies ebenfalls für das Unter-
nehmen Saint-Gobain Isover SA zu lösen, da dieses die IT-Infrastruktur
mit Rigips teilt und eine ähnliche Vertriebsstruktur aufweist.
Vorstellung der Geschäftspartner
Innflow AG, Implementierungspartner
Die Innflow AG bietet Informatik- sowie Management-Beratung und entwi-
ckelt und vertreibt Software vor allem für betriebswirtschaftliche Anwendun-
gen mit starkem Fokus auf SAP. Als Kernkompetenzen gelten die Optimierung
interner und unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse.
PostFinance, E-Invoicing Service Provider (EISP)
PostFinance ist ein Unternehmen des Konzerns der Schweizerischen Post und
betreibt unter anderem auch ein B2B-Netzwerk, das Prozesse zwischen Liefe-
ranten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP er-
stellt PostFinance steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auf-
trag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere
B2B-Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch
die Digitalisierung von Papierrechnungen an.
BauBedarf (BR Bauhandel AG und Barit Baubedarf AG), Rechnungsempfänger
Die BR Bauhandel AG und die Barit Baubedarf AG sind führende Unternehmen
in der Schweiz in der Fabrikation und im Vertrieb von Baustoffen und ver-
wandten Produkten. Sie sind Teil der international tätigen CRH-Gruppe mit
Hauptsitz in Irland. Die BR Bauhandel AG besitzt 31 Baubedarf-Filialen in den
Vertriebsregionen der Ost-, Zentral- und Nordwestschweiz. Die Barit Baube-
darf AG vertreibt ihre Produkte über neun Filialen im Bündner- und Sarganser-
land. Beides sind juristisch eigenständige Unternehmen treten aber gemein-
sam unter dem Markennamen "BauBedarf" am Markt auf. In dieser Fallstudie
werden sie vereinfachend unter diesem vereinten Namen geführt.
Fallstudie Rigips 7
Elektronische Rechnungsstellung im Bauhandel
Geschäftssicht und Ziele
Rigips beliefert in der Schweiz etwa 1’500 Unternehmer und 180 Händ-
lerfilialen mit seinen Produkten. Die Bestellungen gehen wie in der Bra-
chen üblich, per Telefon, Fax oder in Papierform ein. Das Unternehmen
vertreibt zwei Drittel der Lieferungen direkt an Gipser (Unternehmer).
Die Produkte werden dabei entweder an das Unternehmerlager oder
direkt auf eine Baustelle geliefert. Die Rechnungsstellung erfolgt aller-
dings über Händler, die die Rolle als Rechnungsempfänger zwischen
Rigips und den Unternehmern einnehmen. Diese verrechnen die Rech-
nungen der Rigips an die Unternehmer weiter. Die Unternehmer profi-
tieren dadurch von günstigen Händlerkonditionen sowie von geringeren
administrativen Aufwänden. Das verbleibende Drittel der Lieferungen
wird an die Lager der Händler geliefert, von wo Unternehmer die benö-
tigten Produkte beziehen können. Rigips vereinbart mit den Unterneh-
mern und Händlern individuelle Konditionen, die in Rahmenverträgen
festgehalten werden. Die Händler wiederum können mit den Unter-
nehmern separate Konditionen vereinbaren oder die Rigips-Konditionen
übernehmen.
Die etwa 6‘000 Rechnungen an den Händler BauBedarf stellt Rigips in
elektronischer Form. BauBedarf verrechnet die Rechnungen für Direkt-
lieferungen an Unternehmer in Papierform an diese weiter.
Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
8 Fallstudie Rigips
Damit Rigips effizient und einfach die technischen sowie handels- und
steuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstel-
lung erfüllen kann, wurde diese an den E-Invoicing Service Provider
(EISP) PostFinance delegiert. Dieser konvertiert die von Rigips bereitge-
stellten Rechnungsdaten in das vom Kunden gewünschte Format, bringt
die gesetzeskonforme elektronische Signatur an und übermittelt die
Rechnung an die Kunden. PostFinance stellt Rigips die für die Aufbewah-
rung erforderlichen Archivdateien zur Verfügung. Für diese von PostFi-
nance beanspruchten Leistungen bezahlt Rigips eine Transaktionsge-
bühr von CHF 0.60 pro übermittelte Rechnung.
Mit der elektronischen Rechnungsstellung verfolgt Rigips folgende Ziele:
Leben der Kundenorientierung durch Erfüllung von Kundenan-
forderungen an effiziente Prozessunterstützung
Bereitstellen einer Infrastruktur, die integrierte elektronische
Prozesse mit Partnern unterstützt
Aufbau von Know-how in der Prozessintegration und im Daten-
austausch
Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen, monotonen, re-
petitiven Arbeiten ohne direkte Wertschöpfung
Prozesssicht
Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
Wird eine Bestellung telefonisch oder in Papierform ausgelöst, werden
die Bestelldaten in den Auftragserfassungsbüros in Holderbank und
Granges manuell erfasst. Anschliessend werden die Lieferung und der
Prozess der Rechnungsstellung aufgelöst. Zur Vereinfachung der Rech-
nungsstellung wird pro ausgeführten Auftrag jeweils eine Rechnung ge-
stellt.
Rigips bietet den Kunden folgende Formen der Rechnungsstellung an:
Papierrechnung
Elektronische Rechnungsdaten (PDF-Datei) mit separater Pa-
pierrechnung als Originalbeleg
Gesetzeskonforme elektronische Rechnung
Bei der elektronischen Rechnungsstellung an BauBedarf werden die
aufbereiteten Rechnungsdaten an den EISP übermittelt. Dieser über-
prüft die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und grundsätzliche Mehr-
wertsteuerkonformität, konvertiert die Daten in das Kundenformat, ver-
Fallstudie Rigips 9
sieht sie mit einer elektronischen Signatur und leitet sie an den Kunden
weiter. Rigips wird dazu ein Verarbeitungsprotokoll übermittelt.
Auf Seite von BauBedarf findet eine Unterscheidung statt, ob es sich um
eigene Bestellungen oder um Direktlieferungen an Unternehmer han-
delt, die weiterverrechnet werden müssen. Diese Aufteilung erfolgt
aufgrund der in der elektronischen Rechnung aufgeführten Bestell-
nummer und Kundennummer.
Lastschriftverfahren (LSV)
Eine Spezialität stellt dar, dass Rigips für die Begleichung der Rechnun-
gen mit BauBedarf das Lastschriftverfahren vereinbart hat. Dieses zwi-
schen Schweizer Banken akzeptierte Verfahren eignet sich für Unter-
nehmen, die regelmässig Beträge einziehen und ihren Kunden eine
einfache und bequeme Zahlungsart anbieten wollen. Es wird im Firmen-
und Privatkundengeschäft eingesetzt und bietet bestmöglichen Konsu-
mentenschutz durch das garantierte Widerspruchsrecht.
Grundlage zum Einzug von Lastschriften bilden eine Belastungsermäch-
tigung von BauBedarf und je ein Bankkonto beider Parteien. Rigips
reicht die Lastschrift elektronisch bei seinem Finanzinstitut ein und in-
formiert BauBedarf mittels eines Avis über den Betrag. Die eingeforder-
te Rechnung bleibt in der Debitorenbuchhaltung von Rigips im Status
‚Zahlung unterwegs’, bis die Lastschrift automatisiert vom Finanzinstitut
von BauBedarf bezahlt wird. Der Abgleich erfolgt automatisch beim
Zahlungseingang durch die in der Lastschrift vorgegebene Referenz-
nummer.
BauBedarf kann bei seiner Bank – ohne Angabe von Gründen – bis ma-
ximal 31 Kalendertage nach Avisierung der Kontobelastung Widerspruch
gegen eine ausgeführte Zahlung einlegen. Durch das enge Vertrauens-
verhältnis zwischen Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern und
die klar definierten Prozesse und Verfahren sind solche Widersprüche
allerdings selten.
Stornierungen und Gutschriften
Rechnungsstornos und Gutschriften werden zwischen Rigips und Bau-
Bedarf ebenfalls elektronisch und somit automatisiert abgewickelt.
Solange die fehlerhafte oder falsche Rechnung noch nicht elektronisch
verschickt ist, wird ein Storno erzeugt, ansonsten wird eine Gutschrift
erstellt.
Bonus und Rückvergütungen
Die in der Baubranche üblichen jährlichen Rückvergütungen und Bonus-
zahlungen werden in einem separaten Prozess gehandhabt und traditi-
10 Fallstudie Rigips
onell in Papierform abgewickelt. Die Baustoffhändler und auch die Un-
ternehmer erhalten die Bonusgutschrift direkt.
Archivierung
Bei den nach wie vor mehrheitlichen Papierrechnungen löst die Faktu-
rierung die Erstellung einer PDF-Kopie aus, die im elektronischen Archiv
aufbewahrt wird. Die vom E-Invoicing Service Provider erstellten und
signierten elektronischen Rechnungen bilden die steuerrechtlich gülti-
gen Belege. Rigips liess sich anfänglich die Archivdaten von PostFinance
auf einer CD als Dateiträger übermitteln. Doch schon nach kurzer Zeit
stellte man den Prozess um und holt seither die Daten vom Server von
PostFinance und bewahrt sie im eigenen elektronischen Archiv auf.
Anwendungssicht
Rigips betreibt SAP ECC 6.0 als ERP-System, das von der vormaligen Gip-
sunion übernommen wurde. Der Vertrieb und die Rechnungsstellung
werden durch das SAP-Vertriebsmodul (SD) unterstützt. Im SAP FI-
Modul werden die Rechnungen verbucht, die Lastschrift ausgelöst und
deren Vergütung (Zahlungseingang) überwacht und gebucht.
Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Rigips
Die Integration von IT-Systemen von externen Partnern für den entspre-
chenden Datenaustausch via Internet erfolgt mittels des SAP Business
Connectors 4.8. Für die Rechnungsübermittlung an PostFinance wird die
„Innflow E-Invoice Postfinance-Engine“ verwendet, die von Innflow für
die standardisierte Anbindung von SAP-Systemen an das B2B-Netzwerk
BauBedarfEISP*
PostFinanceRigips
Rechnungs-
daten im
Yellowbill
XML-
Format
digital sign.
Rechnungen
im Kunden-
format
SAP-Client
Datenbank
E-Invoicing- /
Signatur-
Plattform
ERP-Client
ERP-Datenbank
Konverter,
ERP-
System
SAP BC &
Innflow
PF-Engine
SAP
SD-Modul
Auftrag abwickeln
SAP
FI/CO-Modul
Rechnung stellen
Saint-Gobain
Konzern
OpenText
IXOS Archiv
Archivdateien
Rechnung verarbeiten
Archivdaten bereitstellen
Dateienarchivieren
*EISP – E-Invoicing
Service Provider
Rechnung buchen
Formatkonvertieren
Signatur erstellen
Daten übermitteln
Signatur prüfen
Browser
Lastschrift und Avis auslösen
Online
Signatur-
Prüfung
Ware bestellen
Zahlung buchen
11
Fallstudie Rigips 11
der PostFinance entwickelt wurde. Diese Applikation übermittelt die
vom SAP-eigenen IDoc-Format ins Yellobill XML-Format umgewandelten
Rechnungsdaten an PostFinance. Dort werden sie in das von den Kun-
den gewünschte Format umgewandelt, signiert und schliesslich an diese
weitergeleitet. PostFinance stellt den Kunden einen Dienst zur Verfü-
gung mit dem mittels Browser die digitale Signatur von elektronischen
Rechnungen online geprüft werden kann.
Die gesetzlich relevanten Archivdateien der von PostFinance erstellten
elektronischen Rechnungen werden vom Server von PostFinance abge-
holt und in der Archivierungssoftware IXOS von OpenText, die vom
Saint-Gobain-Konzern betrieben wird, aufbewahrt. Auch die PDF-Kopien
der Papierrechnungen werden in IXOS elektronisch aufbewahrt.
Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Im 2009 wurde Rigips erstmals mit einer Kundenanfrage für die elektro-
nische Rechnungsstellung konfrontiert. Die Angelegenheit wurde mit
Innflow, dem SAP IT-Partner des Unternehmens, besprochen, der Rigips
eine Offerte über CHF 30‘000 für ein Initialprojekt unterbreitete. Die
Geschäftsleitung behandelte den Projektantrag und beschloss darauf-
hin, E-Invoicing grundsätzlich einzuführen und diesbezüglichen Kun-
denwünschen nachzukommen. Gleichzeitig wurde auch geprüft, ob sich
eine E-Invoicing-Lösung innerhalb des Saint-Gobain-Konzerns realisieren
liesse. Weil die Voraussetzungen für eine vom Konzern unterstützte E-
Invoicing-Lösung für den Schweizer Markt nicht gegeben waren und die
vorliegende Offerte auch preislich attraktiver war, entschied sich Rigips
für die Einführung einer eigenen Lösung.
Das Projekt des Kunden, der ursprünglich anfragte zerschlug sich, wes-
halb das erste E-Invoicing-Projekt schliesslich mit dem Handelsunter-
nehmen BauBedarf gestartet wurde, das Mitte 2010 mit diesem Wunsch
auf Rigips zukam.
Projektmanagement und Changemanagement
Intern wurde das Projekt vom Leiter Controlling und SAP Competence
Center geleitet. Ebenfalls involviert waren die Fakturierung sowie der
hauseigene IT-Support. Den technischen Dialog mit dem EISP PostFi-
nance führte der IT-Partner Innflow.
12 Fallstudie Rigips
Die zwei Mitarbeitenden in der Fakturierung wurden frühzeitig in den
Prozess involviert. Ihnen wurden die Vorteile aufgezeigt und zusätzliche
Aufgabengebiete im Bereich der Stammdatenverwaltung übertragen.
Weil ohnehin ein minimaler Personalbestand für Stellvertretungen von
Nöten ist, konnte auf einfache Weise glaubhaft gemacht werden, dass
es in der Folge des E-Invoicing-Projekts nicht zu Personalkürzungen
kommen würde.
Entstehung und Roll-out der Lösung
Die Freigabe für das Projekt erfolgte im August 2010. Da der Kunde
BauBedarf bereits mit dem EISP PostFinance zusammenarbeitete, und
dieser EISP die künftige Interoperabilität mit anderen B2B-Netzwerken
in Aussicht stellte, entschied sich Rigips den gleichen Dienstleister ein-
zusetzen.
Das Kick-off Meeting für das Projekt erfolgte im Oktober 2010. Danach
wurde die von Innflow entwickelte Koppelung zwischen SAP und PostFi-
nance eingerichtet. Während der Monate November und Dezember
wurden zahlreiche Tests durchgeführt, bis die Meldungen korrekt inter-
pretiert zwischen Rigips, PostFinance und BauBedarf ausgetauscht wer-
den konnten. Das definitive „Go live“ erfolgte im März 2011. Im Verlau-
fe des Jahres konnte kein weiterer Kunde für den elektronischen Rech-
nungsstellungsprozess gewonnen werden. Es ist aber das Ziel von Rigips
vor allem die Händler für diesen Prozess zu gewinnen. Das Verkauf-
steam bewirbt dies entsprechend bei den Kunden.
Im gleichen Zug wurde auch auf die elektronische Archivierung der Pa-
pierrechnungen umgestellt. Das heisst, es werden direkt PDF-Dateien
der ausgedruckten Rechnungen archiviert und keine Papierkopien mehr
in einem physischen Archiv aufbewahrt.
Betrieb der Lösung
Der technische Basisunterhalt und der Benutzersupport werden von Ri-
gips selbst erbracht. Er ist minimal und fällt deshalb nicht ins Gewicht.
Anpassungen der Lösung, die sich durch Änderungen an der Schnittstel-
le zu PostFinance ergeben können, werden hingegen durch Innflow vor-
genommen. Rigips schätzt diesen Aufwand auf einen Tag pro Jahr.
Fallstudie Rigips 13
Erfahrungen
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen
Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten
schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit
der Lösung bewertet.
Die offerierten Initialkosten von CHF 30‘000 konnten eingehalten wer-
den. Für die Anbindung an PostFinance musste Rigips als Pilot-Lieferant
von BauBedarf keine Anbindungskosten an PostFinance entrichten. Zu
den Initialkosten ist noch ein interner Aufwand von etwa fünf Personen-
tagen zu zählen. Rigips rechnet für solche Projekte jedoch nicht mit
internen Kosten, weil sie Teil der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur
sind und damit auch des Aufgabengebiets der IT-Mitarbeitenden.
Tab. 3: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Einmalige externe Initialkosten
Software-Lizenzen CHF 7‘500
Beraterhonorar CHF 22‘500
Total CHF 30‘000
Einmalige interne Initialkosten
Ca. 5 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -
Kosten für die Anbindung eines weiteren Geschäftspartners
Ca. 1 Tag interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -
Jährliche laufende Kosten
Transaktionsgebühr 60 Rappen/Rechnung (6‘000 Rechnungen) CHF 3‘600
Anpassungen durch externen Berater CHF 2‘000
Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, fällt nicht ins Gewicht) -
Total CHF 5‘600
Jährlicher Nutzen
Portoeinsparungen (ca. 5‘000 x CHF 1) CHF 5‘000
Materialeinsparungen (Papier und Umschläge) CHF 1‘000
Prozesskosteneinsparungen (nicht kalkuliert) -
Einsparung von Raumkosten durch Entfallen des physischen Archivs -
Kein früherer Zahlungseingang wegen Einsatz des LSV -
Total CHF 6‘000
Der Aufwand für die Anbindung von weiteren Kunden wird auf etwa
einen Tag pro Neuanbindung für Stammdatenanpassung und Tests ge-
schätzt. Auch er wird dem ordentlichen IT-Betrieb zugerechnet und
14 Fallstudie Rigips
nicht separat kalkuliert. Dank der standardisierten Schnittstelle zu Post-
Finance ist im Normalfall keine externe Unterstützung durch den Bera-
ter nötig. Die wiederkehrenden Kosten setzen sich zusammen aus den
Transaktionsgebühren von 60 Rappen pro Rechnung an PostFinance und
geplanten jährlichen Ausgaben für Anpassungen, bei denen der externe
Berater herangezogen werden müsste.
Rigips rechnet mit einer Einsparung von etwa einem Franken Porto pro
wegfallende Papierrechnung. Weil die Rechnungsstellung täglich erfolgt
und deshalb nur ein geringer Teil der Rechnungen gesammelt in einen
Umschlag versandt werden kann, schätzt Rigips für das Rechnungsauf-
kommen mit BauBedarf mit etwa 5‘000 wegfallenden Porti sowie mit
Materialeinsparungen für Papier, Druck und Umschläge von etwa CHF
1‘000 pro Jahr.
Weil Rigips für die Begleichung der Rechnungen an BauBedarf schon das
effiziente Lastschriftverfahren einsetzt, kann nicht von einem möglichen
früheren Zahlungseingang und von einer einfacheren Zahlungszuord-
nung profitiert werden.
Beim Personal in der Fakturierungsabteilung entfällt zwar das Drucken,
Einpacken und Frankieren der Rechnungen. Diese Zeiteinsparungen
wurden nicht kalkuliert und ausgewiesen. Das Team besteht lediglich
aus zwei Personen (1.65 Vollzeitstellen). Dies ist der erforderliche Mini-
malbestand, um Kontinuität und eine Stellvertretung gewährleisten zu
können. Dem Team wurden allerdings neue Tätigkeiten wie Kontrolle
von Spesenabrechnungen, Rechnungskontrolle, Stammdaten- sowie
Konditionenpflege übertragen.
Einsparungen könnten sich auch durch das Entfallen des physischen
Rechnungsarchivs ergeben, werden von Rigips aber nicht eingerechnet.
Bisher füllten die Papierrechnungen jährlich über 40 Archivordner. Die
Mitarbeitenden loben den nun besseren Zugang zu den elektronischen
Dateien und das einfachere Auffinden von Rechnungen.
Auf den Umsatz hat das Projekt keine Auswirkung, weil aufgrund der
Marktposition von Rigips keine zusätzliche Verlagerung von Bestellun-
gen von einem Mitbewerber zu Rigips stattfindet.
Die Gegenüberstellung der Kosten und des kalkulierten quantifizierba-
ren Nutzens zeigen, dass sich die jährlichen Kosten und der wiederkeh-
rende Nutzen beim beschriebenen Rechnungsvolumen in etwa die
Waage halten. Weil nur ein Teil des Nutzens kalkuliert wird, werden auf
dieser Berechnungsgrundlage die Investitionskosten nicht eingespielt
werden können. Dennoch ist Rigips von der Sinnhaftigkeit der Investiti-
Fallstudie Rigips 15
on überzeugt, weil damit eine gute Ausgangslage für weitere Integrati-
onsprojekte zu verhältnismässig günstigen Kosten geschaffen wurde.
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung
Die für das E-Invoicing-Projekt formulierten Ziele waren hauptsächlich
nicht quantifizierbarer Natur und konnten erreicht werden.
Der Wunsch der elektronischen Rechnungsstellung des Kunden BauBe-
darf konnte mit Unterstützung von Innflow professionell und effizient
erfüllt werden. Gleichzeitig wurde eine Infrastruktur geschaffen und
intern Know-how aufgebaut, was die Umsetzung künftiger Kundenfor-
derungen für E-Invoicing vereinfachen wird.
Durch die gleichzeitige vollständige Umstellung auf die elektronische
Archivierung der Papierrechnungen wird weniger Raum für Archivierung
benötigt und es entfallen Aufwände für die physische Ablage der ver-
bleibenden 25‘000 Papierrechnungen pro Jahr. Die Mitarbeitenden
sparen auch Zeit für das Auffinden von archivierten Rechnungen und es
entfallen monotone Routinearbeiten.
Erfolgsfaktoren
Dank der reichen Erfahrung des SAP-Beraters von Rigips in der Imple-
mentierung von E-Invoicing in der Schweiz und dessen weitgehend
standardisierten Produkten und Vorgehen zur Integration von SAP-
Systemen in die B2B-Netzwerke von PostFinance oder SIX Paynet konn-
te Rigips von einer zügigen Abwicklung des Projekts profitieren. Dabei
konnte sich Rigips auf die Kompetenz von Innflow verlassen. Kleinere
Probleme bestanden einzig bei der Abstimmung der Rechnungsinhalte
mit BauBedarf und PostFinance.
Rigips hat sich für PostFinance entschieden, weil dieser Dienstleister auf
der einen Seite schon vom Kunden BauBedarf auserkoren worden war
und auf der anderen Seite, weil dieser glaubhaft machen konnte, dass er
auf die Interoperabilität mit anderen E-Invoicing-Netzwerken hinarbei-
tet. Dadurch erhofft sich Rigips, dass künftig mehr Geschäftspartner
schneller und einfacher mit der elektronischen Rechnung bedient wer-
den können. Im Wissen, dass die Rechnungsempfänger in grösserem
Masse von der elektronischen Rechnung profitieren und ebenfalls Ge-
bühren an die Service Provider zu entrichten haben, hegt Rigips auch die
Erwartung, dass die Transaktionskosten der Service Provider gesenkt
werden, was vielen Organisationen den Einstieg ins E-Invoicing weiter
erleichtern könnte.
16 Fallstudie Rigips
Weitgehend standardisierte System-Implementationen begünstigen den
weiteren Roll-out. So konnte für die Konzernschwester Saint-Gobain
Isover SA, die auf der gleichen IT-Lösung läuft, der gleiche E-Invoicing-
Prozess für die Rechnungsstellung an BauBedarf ohne grossen Aufwand
eingeführt werden.
Lessons Learned
Bei künftigen Anfragen für E-Invoicing würde Rigips speziell bei Kunden,
die Bestellungen aus betriebswirtschaftlichen Systemen heraus generie-
ren, versuchen diese in elektronischer Form zu erhalten. Dies würde zu
einer Reduktion des Aufwands bei der Auftragserfassung führen. Im Fall
von BauBedarf wurde dies nicht thematisiert.
Bei der Bewerbung der Lösung musste Rigips feststellen, dass aufgrund
der höheren Umstellungskosten für E-Invoicing auf Seite der Rech-
nungsempfänger, die Kunden hier noch zurückhaltend sind, wenn sie
das Thema nicht schon von sich aus in Angriff genommen haben. Die
Erwartungen dürfen diesbezüglich nicht zu hoch angesetzt werden und
dennoch muss die Möglichkeit laufend kommuniziert werden.
In B2B-Integrationsprojekten sollte der inhaltlichen Abstimmung sowie
der zeitlichen Koordination der beteiligten internen und externen Par-
teien ein besonderes Augenmerk gewidmet werden. Es empfiehlt sich,
vorgängig klar definierte Verantwortlichkeiten und Zeitfenster für die
Durchführung von Tests zu vereinbaren. Die interne technische Imple-
mentation und die Konfiguration des eigenen Systems waren im Ver-
gleich schnell erledigt. Es stellte sich als grosser Vorteil heraus, dass im
Vorfeld der Implementierung alle möglichen Geschäftsvorfälle getestet
wurden; auch Gutschriften und Stornorechnungen. Die Testrechnungen
konnten während dieser Zeit kostenlos über PostFinance übermittelt
werden. Es empfiehlt sich, dies schon bei den Vertragsverhandlungen zu
vereinbaren.
Fallstudie Calida 17
Fallstudie Calida
Calida ist eine der führenden europäischen Wäsche- und Lifestyle-
Marken für „Bodywear“ und „Beachwear“ im Mittel- bis Premium-
Segment. Das Unternehmen ist in der Schweiz domiziliert. Der Heim-
markt Schweiz und Deutschland sind die zwei mit Abstand grössten
Absatzmärkte. Die Wäsche wird über die eigenen Retail Stores, den
Onlineshop, den gehobenen Fachhandel und die grossen Warenhäuser
vertrieben. Mit letzteren wurden schon Anfang der 1990er Jahre die
operativen Prozesse von der Bestellung bis zur Rechnung elektronisch
abgewickelt. Seit 2007 bietet Calida auch die vollständig elektronische
Rechnungsstellung an, so dass die Kunden vollständig auf die Verarbei-
tung und Aufbewahrung von Papierrechnungen verzichten können.
Drei Warenhäuser haben auf diesen Prozess umgestellt, wodurch Calida
20 % der jährlich insgesamt 180‘000 Kundenrechnungen papierlos stel-
len kann. Weil die vorgelagerten Prozesse schon elektronisch abgewi-
ckelt wurden und dadurch die nötige Datenqualität gewährleistet wird,
war der Schritt ins E-Invoicing für Calida ein vergleichsweise geringer.
Die elektronische Rechnungsstellung wurde an den bestehenden EDI-
Partner Compudata mit seinem E-Invoicing-Dienst B2Bnet delegiert.
Dieser übernimmt die Konvertierung der Rechnungsdaten ins ge-
wünschte Kundenformat sowie die elektronische Signierung und Über-
mittlung der Rechnung an die Kunden. Zudem betreibt er das Online-
Archiv, wo die Rechnungen aufbewahrt werden und deren Signaturprü-
fung vorgenommen werden kann.
Das Umstellungsprojekt verlief vor diesem Hintergrund reibungslos und
stiftet aufgrund des hohen Belegvolumens einen ansehnlichen Nutzen.
Die Projektkosten konnten schon innerhalb eines Jahres eingespielt
werden.
Folgende Personen waren an der Erstellung der Fallstudie beteiligt:
Hana Nerad, IT Applikations-Verantwortliche, Calida AG
Carmen Wermelinger, Projekt- und Applikationsmanagerin, Calida AG
Christian Tanner, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Pascal Rüttimann, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
18 Fallstudie Calida
Das Unternehmen
Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Calida AG wurde im Jahre 1941 gegründet. Das Unternehmen, das
als kleine Näherei begann, produziert und vertreibt heute hochwertige
Tag- sowie Nachtwäsche für Damen, Herren und Kinder, aber auch Ba-
demode, Strickoberteile, Shirts und Accessoires unter dem Markenna-
men CALIDA. Das Unternehmen ist Teil der Calida Gruppe, zu welcher
seit 2005 auch die Lingerie-Marke AUBADE gehört. Die Gruppe zählt in
der Branche zu den international führenden Unternehmen.
Calida vertreibt die Produkte in rund 20 Ländern Europas über den
Fachhandel (über 80 % der Kunden), führende Warenhäuser (gegen
15 %) sowie eigene Calida-Stores (über 2 %). Die Hauptabsatzmärkte
sind die Schweiz und Deutschland, wo anspruchsvolle Kunden im Mittel-
bis Premium-Segment angesprochen werden. Der Hauptsitz von Calida
befindet sich in der Schweiz in Sursee. Die Produktion wurde im Jahr
1990 nach Ungarn verlagert. Hier werden rund 65 % der Produkte selbst
hergestellt. Die restlichen 35 % der Produkte werden aus Europa und
dem Fernen Osten zugekauft, wobei die hohen Ansprüche an Qualität,
Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit sichergestellt werden.
Calida beschäftigte im Jahre 2011 weltweit etwa 800 Mitarbeitende. Der
Umsatz belief sich auf etwas über CHF 145 Mio. Gegen 60 % dieses Um-
satzes wird durch den Fachhandel, je leicht über 20 % durch Warenhäu-
ser und durch die eigenen Retail-Stores erwirtschaftet.
Die bestehende Unternehmensstruktur ermöglicht Calida, die Dynamik
und Turbulenzen des internationalen Textilgeschäfts gut aufzufangen
und sich im starken globalen Wettbewerb zu behaupten. Effiziente und
transparente Prozesse, die durch die Informationstechnologie ermög-
licht werden, tragen wesentlich zum Erfolg der Unternehmung bei.
Dadurch wird es auch möglich, die immer kleineren Bestellmengen, die
den Abverkaufszahlen in den Läden folgen, zeitnah und schnell zu be-
dienen. In der Schweiz beträgt die Lieferfrist 24 Stunden und Calida er-
reicht eine Liefertreue von 95 %.
Als Qualitätsführer ist Calida auch das sozial- und umweltverträgliche
Wirtschaften ein zentrales Anliegen. Die Produkte sind „Öko-Tex Stan-
dard 100“ anerkannt und das Unternehmen ist Mitglied der internatio-
nalen Business Social Compliance Initiative (BSCI), die sich für die Einhal-
tung von Sozial- und Umweltstandards einsetzt.
Fallstudie Calida 19
Der Auslöser des Projekts
Calida betreibt schon seit Anfang der 1990er-Jahre elektronischen Da-
tenaustausch (EDI) mit seinen Kunden und war damit das erste Textilun-
ternehmen in der Schweiz, das derart mit seinen Kunden zusammenar-
beitete. So wirkte man auch in der Anfangsphase in Arbeitsgruppen zur
Standardisierung von EDI-Meldungen mit. Bald wurden dann Bestellun-
gen, Bestellbestätigungen, Lieferanzeigen, Rechnungsdaten, Artikel-
stammdaten, Abverkaufszahlen sowie Lagerbestandsmeldungen auto-
matisiert elektronisch mit den Kundensystemen ausgetauscht.
Mit der gesetzlichen Regelung des vollständig elektronischen Rech-
nungsaustauschs im Jahre 2002 begannen sich die ersten Kunden von
Calida mit E-Invoicing auseinanderzusetzen. Bis dahin hatte man zwar
schon elektronische Rechnungsdaten übermittelt und verarbeitet. Für
die Archivierung wurde den Kunden aber der eigentliche steuerrelevan-
te Rechnungsbeleg zusätzlich noch in Papierform zugestellt.
Als im Jahr 2007 das erste Warenhaus die vollständige elektronische
Rechnungsverarbeitung bis zur Archivierung einführen wollte, war es für
Calida klar, dass man dieses Anliegen unterstützen würde.
Vorstellung der Geschäftspartner
Compudata AG – B2Bnet, E-Invoicing Service Provider (EISP)
Compudata AG betreibt unter den Label B2Bnet ein B2B-Netzwerk, das Pro-
zesse zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch un-
terstützt. Als EISP erstellt B2Bnet steuerrechtlich konforme elektronische
Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Emp-
fänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.
Rechnungsempfänger
In der Schweiz liefert Calida die Produkte an über 100 Calida Stores, rund 2800
Fachhändler und an grosse Warenhäuser. Calida Stores und Warenhäuser
werden lückenlos, Detailhandelskunden nach Wunsch in den elektronischen
Datenaustausch eingebunden.
20 Fallstudie Calida
Elektronische Rechnungsstellung im Detailhandel
Geschäftssicht und Ziele
Die Warenhäuser und der Fachhandel sind bedeutende Vertriebskanäle
für Calida. Weil die Raumkosten an guter Lage hoch sind, haben viele
Läden ihre Lagerfläche zugunsten einer grösseren Verkaufsfläche redu-
ziert. Gerade bei Warenhausketten mit vielen Filialen und spezialisierten
Abteilungen für Damen-, Herren- und Kinderbekleidung führt dies zu ei-
ner starken Ausweitung des Transaktionsvolumens. Denn oft wird abtei-
lungsweise bestellt, nicht zuletzt um den Prozess der Wareneingangs-
prüfung sowie der Verkaufsregalverwaltung zu optimieren. Von einigen
Filialen erhält Calida deshalb mehrere Bestellungen pro Tag, wodurch
für eine Warenhauskette pro Woche gut und gerne bis zu 500 Bestel-
lungen eingehen können.
Abb. 3: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
Aus diesem Grund werden mit den Kunden die Transaktionsdaten für
über 70 % des Umsatzes elektronisch ausgetauscht. Dabei ist vereinbart,
dass pro Bestellung eine Rechnung gestellt wird. Mit drei grossen Wa-
renhäusern erfolgt der ganze Prozess von der Bestellung bis zur Rech-
Grosskunden
mit EDI
Calida
Elektronisch
signierte
Rechnung
elektronische Bestellung
elektronische
Rechnungs-
daten
Zahlungs-
auftrag
Gutschrifts-
anzeige
Rechnungs-
verarbeitung
Signatur- und
Inhaltsprüfung
Bestellung
Verbuchung der
Zahlung
Kontrolle
Zahlungseingang
Archivierung
Übermittlung
Rechnungsdaten
Aufbereitung
Rechnungsdaten
Auftrags-
abwicklung
EISP*
B2Bnet
Übermittlung
Signatur-
prüfung
Signatur-
erstellung
Format-
konvertierung
Bank 1
Bank 2
*EISP – E-Invoicing Service Provider
Archivierung
E-Rechnung
elektronische Auftragsbestätigung, Lieferanzeige
Archivierung
E-Rechnung
R
Fallstudie Calida 21
nung vollständig in elektronischer Form, was jährlich allein ein Volumen
von 36‘000 der insgesamt 180‘000 Rechnungen ausmacht.
Mit der Einführung von E-Invoicing verfolgte Calida folgende Ziele:
Differenzierung zur Konkurrenz durch Kompetenz und Reaktions-
fähigkeit im elektronischen Geschäftsverkehr und Pflege der Kun-
denbeziehung auf diversen Ebenen der Zusammenarbeit.
Effiziente, elektronische Prozesse von der Bedarfsplanung bis zur
Bezahlung als Zusatzdienstleistung für Kunden sowie zur Sicherstel-
lung der vom Geschäft geforderten Geschwindigkeit und Liefer-
treue.
Möglichst hohe Quote elektronischer Rechnungen, um von der
Lösung zu profitieren und das System ganz umstellen zu können.
Um die elektronische Rechnungsstellung möglichst einfach abzuwickeln
und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wurde diese an den
E-Invoicing Service Provider B2Bnet delegiert. Dieser konvertiert die von
Calida bereitgestellten Rechnungsdaten in das gewünschte Kundenfor-
mat, signiert die Rechnung und übermittelt sie den Kunden. Calida stellt
er in einem via Internet zugänglichen Online-Archiv die Dateien geset-
zeskonform bereit. Diese Dienstleistungen werden mittels einer Trans-
aktionsgebühr abgegolten.
Prozesssicht
In diesem Abschnitt werden einige Besonderheiten in den jeweiligen
Prozessen beschrieben.
Auftragsabwicklung
Von Kunden, mit denen E-Invoicing vereinbart ist, erhält Calida die Auf-
träge in elektronischer Form. Benötigt werden hierzu lediglich die Arti-
kelidentifikationsnummer (EAN-Nummer), die Bestellmenge sowie der
Wunschliefertermin. Das sind die einzigen Informationen, die im System
der Auftragsabwicklung angelegt werden. Die restlichen Informationen
sind in den Stammdaten bereits hinterlegt.
Für die Zuordnung von Lieferungen und Rechnungen verlangen einige
Kunden ihre Bestellnummer, die Bestellpositionsreferenz oder gar ihre
eigene Artikelnummer auf den elektronischen Meldungen wie Lieferan-
zeige und Rechnung. In diesen Fällen werden auch diese Informationen
ins Auftragsabwicklungssystem übernommen. Die Steuerung, welche
Datenfelder benötigt werden, erfolgt aufgrund von kundenspezifischen
Zuordnungstabellen (Mapping-Tabelle), die der eindeutigen Kundenre-
ferenznummer (GLN – Global Location Number) zugeordnet sind.
22 Fallstudie Calida
Rechnungsstellung
Aufgrund des Produktlebenszyklus und wegen der Kosten für das Lösen
von EAN-Nummern kann vorkommen, dass eine solche Nummer inner-
halb von zehn Jahren mehrmals vergeben wird. Damit bei einer Steuer-
prüfung jederzeit eindeutig ausgewiesen werden kann, welches Produkt
geliefert und in Rechnung gestellt wurde, musste deshalb aus steuer-
rechtlicher Sicht neben dieser EAN-Identifikationsnummer auch Artikel-
beschrieb und Farbbezeichnung mit in die elektronische Rechnung auf-
genommen werden. Für die operative Abwicklung von Bestellungen ist
dies, wie erwähnt, nicht nötig.
Obwohl grundsätzlich vereinbart ist, dass pro Bestellung eine Lieferung
und eine Rechnung ausgelöst werden, ist Calida darauf eingestellt auch
Teillieferungen durchzuführen oder mehrere Aufträge zu einer Lieferung
sowie verschiedene Lieferungen zu einer Rechnung zusammenzufassen.
Archivierung
Alle erstellten Papier- und E-Rechnungen werden bei der Fakturierung
vom System als PDF-Datei gespeichert und elektronisch aufbewahrt. Die
vom EISP erstellten elektronischen Rechnungen werden bei diesem in
einem Online-Archiv aufbewahrt. Bei Abklärungen wird in erster Linie
auf die PDF-Dateien zurückgegriffen, erst subsidiär und im Falle einer
Steuerprüfung kommt das Online-Archiv des EISP zur Anwendung, da
dort die steuerrechtlich relevanten Originalbelege aufbewahrt sind.
Anwendungssicht
Calida hat SAP als ERP-System im Einsatz und unterstützt damit die Pro-
zesse der Produktionsplanung, Logistik, Auftragsabwicklung (SD-Modul)
und Finanzen (FI/CO-Modul). Die Rechnungsstellung erfolgt im SD-
Modul, die Buchung sowie die Überwachung der offenen Rechnungen
erfolgt im FI-Modul. Für die Kommunikation im elektronischen Daten-
austausch mit Geschäftspartnern setzt Calida den EDICOM-Konverter
ein. Im Falle der Rechnungsstellung unterstützt dieser die Übermittlung
der Rechnungsdaten im SAP IDoc-Format an den EISP. Dieser konver-
tiert auf seiner Plattform die Rechnungsdaten in das gewünschte Kun-
denformat, im Detailhandel meist EANCOM, und leitet die digital sig-
nierten Rechnungen den jeweiligen Kunden weiter. Die Archivierung der
elektronischen Rechnungen erfolgt in einem von B2Bnet betriebenen
Archiv. Calida kann mittels Browser online darauf zugreifen und die digi-
tale Signatur für einzelne Rechnungen prüfen.
Fallstudie Calida 23
Abb. 4: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Calida
Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Calida konnte schon auf etliche Jahre Erfahrung im elektronischen Da-
tenaustausch zurückblicken. Als im Jahr 2007 der erste Kunde mit der
Anforderung zur Implementierung von E-Invoicing auf Calida zukam, trat
man mit dem bestehenden EDI-Dienstleister Compudata in Verbindung,
der schon über reiche E-Invoicing-Erfahrung verfügte. Dieser veran-
schlagte die Kosten für die Anpassung der Schnittstelle und die Einrich-
tung des Archivs auf CHF 5‘000, worauf die Verkaufsleitung und die IT
von Calida beschlossen, dem Wunsch des Kunden nachzukommen.
Projektmanagement und Changemanagement
Nach diesem Entscheid übernahm der Bereich IT-Applikationen, die
Projektkoordination. Auf Kundenseite war eine Ansprechperson, die die
Einhaltung der Anforderungen sicherstellte und für die Abstimmung der
Tests zuständig war. Die Schnittstelle auf Seite von Calida für die Über-
mittlung der elektronischen Rechnungsdaten an den EISP B2Bnet wurde
durch diesen selbst eingerichtet. Intern hatte die Umstellung keine grös-
seren Konsequenzen, weshalb die betroffenen Personen in der Fakturie-
rung und in der IT das neue Verfahren von Beginn weg mittrugen.
EISP*
B2Bnet
E-Invoicing-/
Signatur-
Plattform
*EISP = E-Invoicing
Service Provider
WarenhausCalida
Rechnungsdaten
im IDoc-Format
digital signierte
Rechnung im
Kundenformat
SAP-Client ERP-Client
Archivdateien
ERP-Datenbank
Konverter,
ERP-
System
EDICOM-
Konverter
SAP
SD-Modul
Auftrag abwickeln
Rechnung stellen
ERP-Datenbank
SAP
FI/CO-Modul
Browser
Archivdateien
Archiv-
System
archivieren
Online
Archiv-Zugriff
Formatkonvertieren
Signatur erstellen
Daten übermitteln
Ware bestellen
Rechnung verarbeiten
Rechnung/Zahlungverbuchen
E-Rechnungen archivieren
Signatur prüfen
24 Fallstudie Calida
Entstehung und Roll-out der Lösung
Der Kunde verfügte über einen klaren schriftlichen Anforderungskata-
log, der die Lösung im Detail beschrieb. Zudem hatte der EISP schon Er-
fahrungen in der Anbindung anderer Lieferanten an diesen Kunden. So
konnte einerseits der interne Aufwand gering gehalten werden, ande-
rerseits trugen die vorhandenen EDI-Kompetenzen der Beteiligten und
die bestehenden elektronischen B2B-Prozesse dazu bei, dass die
E-Invoicing-Lösung mit dem ersten Kunden drei Monate nach dem Kick-
off operativ geschaltet werden konnte. Insgesamt waren mit dem EISP
und dem Kunden drei Testrunden bis zur Inbetriebnahme nötig. Das Zu-
sammenspiel von Rechnungsstellung und Online-Archiv wurde doku-
mentiert, damit die diesbezüglichen steuerrechtlichen Anforderungen
erfüllt sind.
In der Folge wurden zwei weitere grössere Warenhausketten in die Lö-
sung eingebunden. Der weitere Roll-out gestaltet sich zäh und ist ab-
hängig vom Interesse und der Bereitschaft der Kunden, auf den voll-
ständig elektronischen Rechnungsaustausch umzustellen. Calida hält
sich diesbezüglich für Kunden bereit. Die Verkaufsleitung entscheidet im
Einzelfall, ob sich eine Umstellung auf die elektronischen Prozesse lohnt.
Für die Anbindung weiterer Kunden rechnet Calida mit Anpassungskos-
ten von je maximal CHF 1‘000. Offen ist man auch für den elektroni-
schen Rechnungsaustauch mit Kunden in Deutschland und will erste Lö-
sungen implementieren, wenn konkrete Kundenbedürfnisse vorliegen
und dafür einfache, refinanzierbare wie auch verlässliche Lösungen be-
reitstehen.
Betrieb der Lösung
Die elektronische Rechnungsstellung wird bei Calida technisch durch
den Bereich IT-Applikationen betreut. Die Lösung läuft reibungslos und
braucht deshalb sehr selten Support.
Erfahrungen
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen der elektronischen
Rechnungsstellung basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten
schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit
der Lösung bewertet.
Fallstudie Calida 25
Calida konnte die E-Invoicing-Lösung auf bestehenden elektronischen
B2B-Prozessen mit den Kunden aufbauen. Deshalb fielen die Initialkos-
ten vergleichsweise gering aus. Die externen Kosten für das Einrichten
der Schnittstelle und des elektronischen Archivs beliefen sich auf CHF
5‘000. Dazu kamen noch acht Personentage interner Aufwand für Tätig-
keiten wie Konzeption, Definition, Abstimmung, Tests, Dokumentation
und Information, der jedoch bei Projekten dieser Grössenordnung nicht
einkalkuliert und zugeordnet wird.
Tab. 4: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung mit drei Kunden
Einmalige externe Initialkosten
Softwarekosten (alle erforderlichen Komponenten vorhanden) -
Einrichten der Schnittstelle und Anbindungskosten EISP CHF 5‘000
Total CHF 5‘000
Einmalige interne Initialkosten
Ca. 8 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -
Kosten für die Anbindung eines weiteren Geschäftspartners
Ca. 1 Tag interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -
Externe Kosten beim EISP für Anpassungen (maximal) CHF 1‘000
Jährliche laufende Kosten
EISP-Gebühr CHF 0.50/Rechnung (36‘000 Rechnungen) CHF 18‘000
Laufende Anpassungen (nicht kalkuliert, Teil des Normalbetriebs) -
Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, fällt nicht ins Gewicht) -
Total jährliche Kosten CHF 18‘000
Jährlicher Nutzen
Portoeinsparungen (36‘000 x CHF 0.80) CHF 28‘800
Materialeinsparungen (Papier, Druck, Umschläge) (36‘000 x 0.70) CHF 25‘200
Prozesskosteneinsparungen (nicht kalkuliert) -
Einsparung von Raumkosten durch Entfallen des physischen Archivs -
Nutzen wegen früherem Zahlungseingang (nicht quantifiziert) -
Total jährliche Einsparungen CHF 54‘000
Der laufende Betrieb verursacht lediglich zugerechnete Kosten für die
an den Service Provider B2Bnet zu entrichtenden Gebühren von CHF
0.50 pro elektronische Rechnung. Weil der nötige interne technische
Support sehr gering ist, wird er im Rahmen der ordentlichen operativen
IT-Leistungen erbracht und nicht verrechnet.
Die für die Wirtschaftlichkeitsberechnung wesentlichen Einsparungen
resultieren bei Calida hauptsächlich aus den eingesparten Porto- (CHF
0.80 Rappen pro Rechnung) und Materialkosten für Druck, Papier und
Umschläge. Das Unternehmen rechnet hier mit CHF 0.70 Rappen pro
26 Fallstudie Calida
Rechnung, weil es als Markenanbieter auch für die Rechnung speziell
bedruckte Briefschaften verwendet, eine durchschnittliche Rechnung
drei Seiten umfasst und weil ein Teil der Unterhaltskosten für die Dru-
ckinfrastruktur mengenabhängig sind. In den Prozessen ergeben sich bei
Calida gegenüber dem bisherigen EDI-Prozess keine nennenswerten Ein-
sparungen. Wegen der elektronischen Rechnung entfallender Raumbe-
darf für die Archivierung führt bei Calida zu keiner Reduktion der Raum-
kosten. Auch auf den Zahlungseingang wirkt sich E-Invoicing nicht un-
mittelbar aus. Es kann aber durchaus sein, dass die Verkaufsorganisati-
on im Rahmen eines E-Invoicing-Projektes die Zahlungsziele mit den
Kunden neu verhandelt.
Die Gegenüberstellung der Kosten und der Einsparungen zeigt beim be-
schriebenen Volumen von 36‘000 elektronischen Rechnungen einen
Nutzenüberschuss von etwa CHF 36‘000 pro Jahr. Die Initialkosten des
E-Invoicing-Projekts konnten aufgrund des hohen Rechnungsaufkom-
mens mit dem ersten Kunden schon innerhalb eines Jahres (Payback-
Periode) eingespielt werden, auch wenn dies kein vordergründiges Ziel
des Projektes war.
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die zentralen Zielsetzungen wurden erreicht. Die elektronische Rech-
nungsstellung ermöglicht Calida ein Transaktionswachstum zu bewälti-
gen, ohne dass in der Administration neue Personalkapazitäten benötigt
werden und ohne dass deshalb die Druckinfrastruktur ausgebaut wer-
den müsste. Einen weiteren wichtigen Vorteil sieht Calida auch darin,
dass die Unterstützung elektronischer Kundenprozesse auch zur Einlö-
sung des Qualitätsversprechens als innovativer Markenanbieter bei-
trägt. Im Branchenvergleich ist Calida damit gut aufgestellt.
Erfolgsfaktoren
Standards wie sie von der GS1 gemeinsam mit Herstellern und dem De-
tailhandel in der Schweiz speziell für die nationalen Bedürfnisse defi-
niert und etabliert werden, tragen dazu bei, dass Integrationsprojekte
im B2B effizienter umgesetzt werden können, weil sie ein gemeinsames
Prozessverständnis unter den Beteiligten schaffen.
Interne Kompetenz im elektronischen Datenaustausch hilft im Weiteren,
E-Invoicing-Projekte besser einzuschätzen und die eigenen Anliegen an
Prozesse und Lösung einzubringen. Werden die vorgelagerten Prozesse
schon elektronisch unterstützt, so wirkt sich dies positiv auf die Umset-
zung von E-Invoicing aus. Calida tauscht mit den Warenhäusern die Pro-
Fallstudie Calida 27
duktdaten aus, empfängt die Bestellungen aufgrund dieser Daten, wo-
rauf schliesslich die Lieferanzeige und Rechnung generiert werden.
Dank dieser Datenkonsistenz können auf Kundenseite bis auf ganz we-
nige Ausnahmen alle Rechnungen automatisiert verarbeitet werden,
was auch die Rückfragen bei Calida stark verringert.
Die langjährige Erfahrung des E-Invoicing Service Providers sowie dessen
Vernetzung und Akzeptanz bei den Geschäftspartnern sind wesentliche
Faktoren für erfolgreiches E-Invoicing. Im Fall von Calida kam begünsti-
gend dazu, dass der EISP schon vor Implementierung der elektronischen
Rechnungsstellung als der EDI-Partner des Unternehmens fungierte und
somit mit den Schnittstellen vertraut war.
Lessons Learned
Verfügen Rechnungsempfänger, die E-Invoicing fördern wollen, über
eine klare, verständliche Dokumentation, können kompetente Rech-
nungssteller mit EDI-Erfahrung auf dieser Basis die Vorbereitungen
weitgehend selbständig treffen und dadurch den Implementierungspro-
zess verkürzen.
Im EDI liegt der Hauptnutzen beim Empfänger der Meldung. Deshalb
versucht Calida, wenn immer möglich, von den Kunden auch die Bestel-
lungen in elektronischer Form zu erhalten, damit diese nicht manuell in
der Auftragsabwicklungsabteilung erfasst werden müssen.
Es ist ratsam, nicht alle Ausnahmeprozesse im Rechnungsaustausch von
Beginn weg elektronisch zu implementieren, weil hier die Prozessvor-
stellungen stark variieren können und sich dadurch die Einführungsdau-
er bedeutend verlängert. Handelt es sich um operativ tragbare Grös-
senordnungen, ist zu empfehlen, Stornos und Gutschriften in einem
ersten Schritt weiterhin auf traditionellem Weg abzuwickeln.
28 Fallstudie ELCO
Fallstudie ELCO
ELCO ist in der Schweiz der grösste Anbieter von Briefumschlägen und
Schreibwaren. Daneben bietet das Unternehmen seinen Kunden umfas-
sende Beratungs- und Direktmarketing-Leistungen an.
Nachdem das Unternehmen gute Erfahrungen im elektronischen Daten-
austausch mit Kunden gesammelt hatte, trieb es im Jahre 2008 die Ein-
führung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung voran. Von
zwei Schweizer Lieferanten werden jährlich etwa 2‘300 von insgesamt
6‘600 Rechnungen für Produktionsmaterial elektronisch empfangen. Zu-
sammen mit den Rechnungen für Betriebs- und Unterhaltsmaterial und
Dienstleistungen erhält ELCO jährlich insgesamt 20‘000 Rechnungen von
Lieferanten.
ELCO setzt auf die Lösung des E-Invoicing Service Providers PENTAG, der
den Rechnungsstellern mit der Druckertreiberlösung eine einfache Mög-
lichkeit für die Bereitstellung der Rechnungsdaten anbietet. PENTAG
signiert die elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers
und übermittelt sie an ELCO, wo die Signatur und der Inhalt geprüft
werden und die Rechnung schliesslich auch elektronisch archiviert wird.
Den zu entrichtenden Service Provider Gebühren stellt ELCO vorsichtig
kalkulierte Prozesskosteneinsparungen von CHF 5.- pro Rechnung ge-
genüber. Damit konnten die anfänglichen Projektkosten auch bei einem
noch geringen Rechnungsaufkommen in weniger als drei Jahren einge-
spielt werden. Weitere Vorteile sind die gewonnene Transparenz, Stabi-
lität und Skalierbarkeit des Prozesses.
Folgende Personen waren an der Erstellung der Fallstudie beteiligt:
Werner Ruf, Leiter IT, ELCO AG
Christian Tanner, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Pascal Rüttimann, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Fallstudie ELCO 29
Das Unternehmen
Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
ELCO AG mit Sitz in Brugg ist der grösste Anbieter von Briefumschlägen
und Schreibwaren auf dem Schweizer Markt und entstand 2007 durch
den Zusammenschluss der zwei traditionsreichen Unternehmen Seetal
Schaller AG und ELCO Papier AG. Heute gehört das Unternehmen zur
Wipf-Gruppe. Mit seinen gegen 300 Mitarbeitenden erwirtschaftete das
Unternehmen im Jahr 2011 einen Umsatz von etwa 100 Millionen CHF.
Das Produktsortiment von ELCO umfasst rund 300 Sorten Umschläge für
unterschiedlichste Geschäftsanwendungen. Diese haben Anforderungen
zu erfüllen wie reibungslose maschinelle Verarbeitbarkeit und Abfüllung
bei hohem Tempo, kreative Lösungen für Mailingkampagnen und tadel-
lose Ankunft beim Empfänger. Die Schreibwaren bestehen zur Hauptsa-
che aus feinen Schreibpapieren, Notizblöcken und den bekannten ELCO
Ordo-Ablagemappen.
Um dem im Zeitalter der elektronischen Kommunikation tendenziell
stagnierenden Geschäft der Briefumschläge entgegenzuwirken, wurde
das Dienstleistungsangebot kontinuierlich erweitert. ELCO bedruckt
Umschläge, übernimmt auf Wunsch die Lagerung für Kunden und er-
bringt umfassende Beratungsleistungen. Unter dem Namen Swiss Direct
Marketing AG führt ELCO ein Tochterunternehmen, das umfassende
Direktmarketing-Kampagnen entwickelt und umsetzt und dabei Print-
und elektronische Medien möglichst wirkungsvoll kombiniert.
Zu den wichtigsten Kundengruppen gehören der Detailhandel, Papete-
rien, Druckereien, Schulmaterialzentralen, öffentlich-rechtliche Institu-
tionen, die Versicherungs- und Finanzindustrie sowie Grossunterneh-
men. Als innovatives mittelständisches Unternehmen, das zum Produk-
tionsstandort Schweiz steht, ist es ELCO aber auch ein Anliegen, für
KMU attraktive Angebote bereitzustellen.
Täglich werden 80 bis 100 Tonnen Papier verarbeitet und bis zu 10 Mil-
lionen fertige Umschläge und Blöcke ausgeliefert, was einen Umschlag
von ca. 800 Paletten pro Tag ergibt. Die Erwartungen der Kunden an die
Lieferbereitschaft sind sehr hoch. Bestellungen und Abrufe werden
palettenweise oder in Schachteln am nächsten Tag in der ganzen
Schweiz ausgeliefert. Dies bedingt in der Logistik im 2-Schicht-Betrieb
auch eine optimale Tagesverteilung. Das „Rappengeschäft“ mit
Schreibwaren und Umschlägen ist aufgrund der Transportkosten nur in
einem Umkreis bis 300 Kilometer profitabel zu betreiben, weshalb nur
rund 10 % des Produktsortiments auch ins Ausland vertrieben wird.
30 Fallstudie ELCO
Um am Produktionsstandort Schweiz wettbewerbsfähig zu bleiben, wird
kontinuierlich in Lösungen zur Steigerung von Qualität und Produktivität
investiert. Dabei spielt die Informationstechnologie eine wichtige Rolle.
Auf Basis des ERP-Systems SAP werden die betrieblichen Prozesse weit-
gehend automatisiert. ELCO verfügt am Standort Brugg auch über ein
hochmodernes, elektronisch gesteuertes Hochregallager mit 14‘000 Pa-
lettenplätzen, das den Personaleinsatz für die Kommissionierung auf das
Wesentlichste reduzieren lässt. ELCO hat sich auch einem ökologischen
Verhalten verpflichtet, was in Infrastruktur, Prozessen, verwendeten
Materialien und schliesslich in den angebotenen Produkten seinen Nie-
derschlag findet.
Der Auslöser des Projekts
Nachdem ELCO 1997 SAP als ERP-System eingeführt hatte, konnten im
2001 die im Raum stehenden Forderungen von Kunden aus dem Detail-
handel, die Bestellungen, Lieferanzeigen und Rechnungen elektronisch
auszutauschen, effizient erfüllt werden. Nach den guten Erfahrungen
regte der Leiter IT im Jahr 2008 an, die elektronische Rechnungsein-
gangsverarbeitung mit den Lieferanten mit dem grössten Belegauf-
kommen anzugehen und die Effizienzsteigerungspotenziale in diesem
Prozess zu nutzen.
Vorstellung der Geschäftspartner
PENTAG Informatik AG, E-Invoicing Service Provider (EISP)
PENTAG betreibt das B2B-Netzwerk First Businesspost (1stbp) für die Schweiz,
das den Datenaustausch in den Prozessen zwischen Lieferanten und Beschaf-
fungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt PENTAG steuer-
rechtlich konforme, elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstel-
lern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.
Lieferanten / Rechnungssteller
ELCO bezieht von etwa 300 Unternehmen Produkte und Dienstleistungen. Mit
zwei Lieferanten für Produktionsmaterialien bestehen Rahmenverträge, die
Vereinbarungen zum elektronischen Geschäftsverkehr beinhalten.
Fallstudie ELCO 31
Elektronischer Rechnungsempfang bei ELCO
Geschäftssicht und Ziele
ELCO pflegt Beziehungen zu etwa 300 Lieferanten, die ihnen insgesamt
gegen 20‘000 Rechnungen ausstellen. Der überwiegende Teil sind Liefe-
ranten für Betriebs- und Unterhaltsmaterialien. Bei den Produktionsma-
terialien wie Papier, Schachteln, Klebstoffe und Farben setzt ELCO auf
eine kleine, gezielte Auswahl von Anbietern aus der Schweiz und der EU.
Um die Versorgung mit Papier sicherzustellen, wird der Bedarf auf ver-
schiedene Lieferanten aus Portugal, Deutschland und Skandinavien
aufgeteilt.
ELCO übermittelt den Grossteil der Bestellungen für Produktionsmateri-
al per E-Mail als PDF-Dokument oder per Fax direkt aus dem IT-System
an die Lieferanten. Einer Bestellung folgen in der Regel eine Lieferung
sowie eine Rechnung. Die im Jahr 2011 getätigten Systembestellungen
lösten 6‘600 eingehende Rechnungen aus. Von diesen wurden von zwei
Lieferanten zusammen 2‘300 Rechnungen in elektronischer Form emp-
fangen.
Abb. 5: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
ELCOLieferant
Elektronisch
signierte
Rechnung
Bestellung (E-Mail/Fax)
elektronische
Rechnungs-
daten
elektronische
Archivdateien
Zahlungs-
auftrag
Gutschrifts-
anzeigeRechnung
bezahlen
Rechnung
verbuchen
Rechnung
freigeben
Rechnung
prüfen
Rechnung
zuordnen
Signatur- und
Inhaltsprüfung
Bestellung
Verbuchung der
Zahlung
Kontrolle
Zahlungseingang
Archivierung
Übermittlung
Rechnungsdaten
Aufbereitung
Rechnungsdaten
Auftrags-
abwicklungEISP*
PENTAG
Übermittlung
Signatur-
prüfung
Bereitstellung
Archivdateien
Signatur-
erstellung
Format-
konvertierung
Finanzinstitut 1
Finanzinstitut 2
*EISP – E-Invoicing Service Provider
R
Archivierung
E-Rechnung
Archivierung
E-Rechnung
32 Fallstudie ELCO
Der E-Invoicing Service Provider (EISP) PENTAG konvertiert die elektro-
nischen Rechnungen, die von den Lieferanten in unterschiedlichen For-
maten übermittelt werden, in das von ELCO gewünschte Format und
signiert diese im Auftrag der Rechnungssteller. Der Empfang und die
Signaturprüfung der elektronischen Rechnung nimmt ELCO mit einem
von PENTAG bereitgestellten Software-Tool vor. Für die Inanspruch-
nahme dieser Leistungen verlangt PENTAG eine Pauschalgebühr, die
sich nach der erwarteten Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente be-
misst. Für das vorerwähnte Volumen beträgt sie CHF 2‘200 pro Jahr.
Mit dem elektronischen Rechnungseingang verfolgt ELCO die nachste-
henden Ziele:
Einführung der automatischen logistischen Rechnungsprüfung
Verbesserung der Skalierbarkeit bei Änderungen des Transakti-
onsvolumens
Verbesserte Skontonutzung durch schnellere Rechnungsverar-
beitung
Prozesssicht
Signatur- und Inhaltsprüfung
Der Rechnungseingang wird bei ELCO regelmässig vom System über-
wacht. Bei eingehenden Rechnungen wird in einem ersten Schritt die
digitale Signatur verifiziert und das Ergebnis protokolliert. Danach wird
geprüft, ob die für die automatisierte Abwicklung erforderlichen Infor-
mationen sowie die mehrwertsteuerrelevanten Inhalte vorhanden sind.
Misslingt diese Prüfung wird die Rechnung nicht weiter im System ver-
arbeitet und erscheint auf einer Liste. Eine Person überwacht diese und
nimmt sich der Angelegenheit an.
Rechnung zuordnen und prüfen
Die elektronische Rechnung wird aufgrund der SAP-Bestellnummer und
den Bestellpositionsnummern, die der Lieferant in der Rechnung refe-
renzieren muss, der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Das System
überprüft, ob die Menge und Preise der einzelnen Positionen zwischen
Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen und ob die
entsprechenden Wareneingänge gebucht wurden.
In einzelnen Fällen ergeben sich in der Papierbranche durch zulässige
Unter- bzw. Überlieferungen nachträgliche Änderungen bei der Bestell-
menge. Wenn diese in der Bestellung im SAP nicht angepasst wird,
bleibt die Rechnung bei der Prüfung wegen der Abweichung hängen und
muss manuell geprüft werden. In diesem Fall wird die Bestellung nach-
Fallstudie ELCO 33
träglich angepasst und die Rechnung manuell freigegeben. Stimmt eine
Rechnung inhaltlich nicht, dann wird der Beleg manuell storniert und
vom Lieferanten eine neue, korrigierte elektronische Rechnung verlangt.
Archivierung
Die elektronischen Rechnungen werden während der gesetzlichen Auf-
bewahrungsfrist von ELCO in einem elektronischen Archiv aufbewahrt.
Anwendungssicht
ELCO betreibt das ERP-System von SAP mit den Modulen Materialwirt-
schaft (MM), Finanzen und Controlling (FI/CO), Logistik (LE-O), Vertrieb
(SD), Produktionsplanung (PP) und Lagerwirtschaft (WM). Die Belege
werden mittels der Archivierungssoftware Hyparchiv unveränderbar
aufbewahrt.
Abb. 6: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei ELCO
Die erwähnten zwei Lieferanten übermitteln via den 1stbp-
Druckertreiber den Druckdatenstrom der Rechnungen an den EISP
PENTAG, der die Daten auf der 1stbp E-Invoicing-Plattform interpretiert
und für ELCO ins SAP IDoc-Format konvertiert. Die Rechnungsdaten
werden gleichzeitig auch als PDF-Datei bereitgestellt, damit sie von
Personen bei operativen Abklärungen einfach gelesen werden können.
Die elektronischen Rechnungen werden bei ELCO im 1stbp-Download-
Manager empfangen, wo die Prüfung der Signatur und die Protokollie-
rung des Ergebnisses erfolgen.
EISP*
PENTAG
ELCOLieferant
digital sign.
Rechnung
IDoc, PDFRechnungsdaten
via DruckertreiberERP-System
Druckertreiber-
Lösung
E-Invoicing
Plattform 1stbp
Daten auslesen
und prüfen
Daten konvertieren
PDF erstellen
Signatur erstellen
E-Rechnung
archivieren
Signatur prüfen
Archivdateien
1stbp & Atos
EDI Manager
Datei prüfen
Hyparchiv
Archivdateien SAP Datenbank
Zahlung auslösen
Dateien archivieren
1stbp & AtosClient
SAP-Client
SAP
FI/CO Modul
SAP
MM Modul
Rechnung prüfen
und freigebenSignatur prüfen
34 Fallstudie ELCO
Für die Kommunikation und die Formatkonversion im elektronischen
Datenaustausch zwischen dem SAP-System und den Geschäftspartnern
setzt ELCO die Software EDI-Manager von Atos ein. Diese beinhaltet
auch ein Monitoring-Tool für die Überwachung der Kommunikation und
der Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dateien.
Die materielle Prüfung und Freigabe der Rechnung erfolgt im SAP MM
Modul, die Verbuchung der Rechnung und Ausführung der Zahlung im
SAP FI Modul.
Die Bestandteile der elektronischen Rechnung (IDoc, digitale Signatur,
Zertifikatsinformationen, PDF und Signaturprüfprotokoll) werden in ei-
ner „Container-Datei“ gespeichert. Diese Datei wird im Hyparchiv auf-
bewahrt und mit dem Geschäftsvorfall im SAP-System logisch verknüpft.
Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Es wurden verschiedene Service Provider eingeladen, eine Offerte für
eine Lösung für den elektronischen Rechnungseingang zu unterbreiten.
ELCO entschied sich für das Unternehmen PENTAG, das das preiswertes-
te Angebot machte und liess sich zudem von bestehenden Referenz-
kunden überzeugen. Weil sich die offerierten externen Kosten lediglich
auf CHF 20‘000 beliefen und die internen Aufwände überschaubar und
im Rahmen des normalen Betriebs zu bewältigen waren, liess sich die
Konzernleitung von der Sinnhaftigkeit dieses Vorhabens überzeugen.
Projektmanagement und Changemanagement
Das Projekt konnte verhältnismässig schlank aufgesetzt werden, weil
ELCO über die Jahre Erfahrungen im EDI (elektronischer Datenaus-
tausch) gesammelt hatte und so direkt mit PENTAG kommunizieren
konnte. Die Projektleitung übernahm der Leiter IT von ELCO. Involviert
waren im Weiteren eigene Informatiker, der Einkauf sowie ein Berater
des Beratungshauses IMG, der ELCO schon bei der Einführung von SAP
und in früheren E-Business-Angelegenheiten unterstützt hatte.
ELCO organisierte gemeinsam mit PENTAG eine Veranstaltung an der
die zehn wichtigsten Lieferanten eingeladen wurden und zeigte ihnen
auf, wie man künftig die elektronischen Rechnungen empfangen möch-
te. Um die Bereitschaft der Lieferanten zu fördern, erklärte sich ELCO
bereit, die initialen Anbindungskosten an PENTAG für diese zu über-
Fallstudie ELCO 35
nehmen. Die Lieferanten sollten lediglich für die laufenden Verarbei-
tungs- und allfällige Archivierungsgebühren aufkommen müssen.
Weil die Anbindung an PENTAG via Druckertreiber-Lösung für die Liefe-
ranten ohne grössere technische Hürden möglich ist, entschieden sich in
der Folge zwei Lieferanten, den von ELCO gewünschten Weg zu gehen.
Intern wurden die Personen der Einkaufsabteilung involviert. Sie konn-
ten für die neue Lösung gewonnen werden, weil sie dadurch im Normal-
fall weniger Aufwand mit der Rechnungskontrolle haben, weniger Pa-
pier ablegen müssen und sich dank des einfachen, automatischen Work-
flows eine Volumenzunahme problemlos bewältigen lässt.
Entstehung und Roll-out der Lösung
Der offizielle Projektstart für den elektronischen Rechnungseingang bei
ELCO erfolgte im Frühjahr 2007 mit dem erwähnten Lieferantenanlass.
Mit der Zusage von zwei Lieferanten startete ELCO mit der Einrichtung
der Schnittstelle zu PENTAG. Dabei wurde die Unterstützung durch den
externen Berater beansprucht. Der Grossteil der Arbeiten vollzog aber
das eigene Informatik-Team. Nach erfolgreichen Testläufen konnte
ELCO im März 2007 die erste elektronische Rechnung automatisiert
empfangen und verarbeiten. Die Aufschaltung des zweiten Lieferanten
erfolgte einen Monat später. Der weitere Roll-out kann von der IT von
ELCO selbst bewältigt werden und die damit anfallenden Kosten sind
vernachlässigbar. Dennoch muss sich jemand dieser Angelegenheit
annehmen und die Lieferanten dafür gewinnen. Weil die Kapazitäten
aufgrund priorisierter Vorhaben knapp sind und im Beschaffungsmarkt
viel Dynamik ist, wurde die Anbindung weiterer Lieferanten zurückge-
stellt.
Für die Aufschaltung weiterer Lieferanten müssen die Stammdaten
angepasst und der 1stbp Download-Manager eingerichtet werden. Je
nach der von Lieferanten und PENTAG bereitgestellten Datenqualität
müssen noch einige Tests durchgeführt werden, bis der Lieferant auf
elektronischen Rechnungsempfang umgestellt werden kann.
Laufender Unterhalt
Den grundlegenden technischen Unterhalt der Business Applikationen
hat ELCO an Swisscom IT-Services AG ausgelagert. Die E-Invoicing-
Lösung läuft technisch reibungslos. Über 95 % der eingehenden Rech-
nungen werden automatisiert verarbeitet. Ein IT-Operator übernimmt
das Monitoring von fehlgeschlagenen Rechnungsprüfungen nach einem
dokumentierten Ablauf. Technische Probleme werden von der eigenen
36 Fallstudie ELCO
IT gelöst. Versagt die Rechnungsprüfung wegen inhaltlicher Mängel,
wird die Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung weiterbearbeitet.
Die internen Aufwände für den Unterhalt, für allfällige Anpassungen und
auch für die Aufschaltung von neuen Lieferanten sind vernachlässigbar.
Erfahrungen
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen
Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten
schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit
der Lösung bewertet.
Die offerierten externen Initialkosten von CHF 20‘000 konnten eingehal-
ten werden und setzen sich zusammen aus den eigenen und für die Lie-
feranten übernommenen Anbindungsgebühren an PENTAG sowie aus
den Beraterkosten für die Unterstützung bei der Integration.
Die internen Projektaufwände beliefen sich auf 20 Personentage. Weil
sie im Rahmen der ordentlichen Aufgaben der IT von ELCO erbracht
wurden, hatte man sie weder kalkuliert noch dem Projekt zugeschlagen.
Die Archivierung der elektronischen Rechnungen konnte mit der von
ELCO schon eingesetzten Archiv-Software gelöst werden und verursach-
te deshalb keine zusätzlichen Kosten.
Die internen Aufwände für weitere Lieferantenanbindungen sind gering
und werden deshalb von ELCO nicht kalkuliert. ELCO geht von einem
Aufwand von etwa einem Tag pro Lieferant aus. Allenfalls könnten Kos-
ten entstehen, wenn ELCO beschliessen sollte, wie bei den Pilot-
Lieferanten die initialen Anbindungskosten an PENTAG zu übernehmen.
Die Anbindung eines Lieferanten lohnt sich für ELCO erst ab etwa 300
Rechnungen pro Jahr.
Die laufenden Kosten bestehen aus den volumenabhängigen Provider-
kosten von CHF 2‘200 pro Jahr für das beschriebene Rechnungsauf-
kommen. Darin enthalten sind die Übermittlung der elektronischen
Rechnungen im gewünschten Format sowie die Nutzung der Applikation
1stbp-Download Manager.
Die elektronischen Rechnungen reduzieren den Aufwand in der Kredito-
renbuchhaltung. Die frei gewordenen Kapazitäten werden für weiterge-
hende Tätigkeiten eingesetzt und es ist geplant, bei Austritten keine
Neueinstellungen vorzunehmen. ELCO hat errechnet, dass pro elektro-
Fallstudie ELCO 37
nische Rechnung, konservativ gerechnet, Einsparungen von rund CHF 5.-
pro eingehende Rechnung realisiert werden können.
Tab. 5: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Einmalige externe Initialkosten
Anbindungsgebühren PENTAG / 1stbp (Download-Manager) CHF 10’000
Beraterhonorar IMG CHF 10’000
Total CHF 20‘000
Einmalige interne Initialkosten
Ca. 20 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -
Kosten für die Anbindung eines weiteren Geschäftspartners
Ca. 1 Tag interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -
Situative Übernahme eines Teils der Initialkosten der Lieferanten -
Jährliche laufende Kosten
Pauschale Providergebühr für 2‘300 Rechnungen/Jahr CHF 2‘200
Keine erwarteten Beraterkosten für laufende Anpassungen -
Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, vernachlässigbar) -
Total CHF 2‘200
Jährlicher Nutzen
Prozesskosteneinsparungen (2‘300 Rechnungen zu CHF 5.-) CHF 11‘500
Einsparung von Raumkosten durch Entfallen des physischen Archivs -
Verbesserte Skontonutzung (erzielt aber nicht kalkuliert) -
Total CHF 11‘500
Die Rechnungen werden schneller verarbeitet, wodurch Skontoabzüge
besser beansprucht werden können. Diese wurden in der Folge des
Projektes aber nicht analysiert und errechnet. Aufgrund des bestehen-
den Rechnungsvolumens und der genügenden Raumkapazitäten führt
die elektronische Rechnung zu keiner nennenswerten Reduktion der
Archivierungskosten.
Vergleicht man die laufenden Kosten mit dem kalkulierten quantifizier-
baren Nutzen, so ergibt sich ein Überschuss an Einsparungen. Mit dem
beschriebenen Verhältnis könnten die Initialkosten innerhalb von weni-
ger als drei Jahren eingespielt werden.
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die von ELCO gesteckten Ziele konnten erreicht werden. Zwar erwartete
man, einen höheren Anteil an Rechnungen elektronisch verarbeiten zu
können. Dennoch ist man mit dem Verlauf zufrieden und schätzt die
Transparenz, Stabilität und Zuverlässigkeit des elektronischen Prozesses.
38 Fallstudie ELCO
Dieser ermöglicht es auch, ein grösseres Rechnungsvolumen mit den
aufgeschalteten Lieferanten aufzufangen, ohne einen Kapazitätsengpass
zu erleiden.
Erfolgsfaktoren
Eigene Erfahrungen im elektronischen Datenaustausch und den damit
verbundenen Herausforderungen tragen wesentlich zu einer realisti-
schen Einschätzung des Potenzials und einer umsetzbaren Konzeption
der Lösung bei.
Um Lieferanten für E-Invoicing zu gewinnen, ist eine einfache, günstige
Lösung ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Umsetzung. Die den Lie-
feranten angebotene Druckertreiberlösung für die Rechnungsstellung
wurde von den Lieferanten schnell angenommen und implementiert
und kann einen guten ersten Schritt in eine tiefere Integration darstel-
len. Übernimmt man als Rechnungsempfänger, der die grösseren Ein-
sparpotenziale als der Rechnungssteller hat, einen Teil der ihm entste-
henden Initialkosten, kann sich dies vorteilhaft auf den Roll-out und das
elektronisch abgewickelte Rechnungsvolumen auswirken. Ein pragmati-
sches Projektvorgehen trägt dazu bei, dass sich die Projektkosten in ei-
nem vertretbaren Rahmen halten.
Damit die Rechnung reibungslos verarbeitet und mit der Bestellung ab-
gestimmt werden kann, muss der Lieferant die für die Zuordnung benö-
tigten Referenzinformationen auf der Rechnung liefern können. Zudem
ist die Qualität der Stammdaten abzustimmen, damit es nicht zu Abwei-
chungen kommt, die die automatisierte Kontrolle behindern.
Lessons Learned
In einem dynamischen Beschaffungsmarkt ist neben dem Transaktions-
volumen, das mit einem Lieferanten abgewickelt wird, auch die Langfris-
tigkeit der Beziehung ein wichtiges Entscheidungskriterium für die In-
vestition in gemeinsame, elektronische Prozessen. Je einfacher die In-
tegrationslösung, desto tiefer sind die diesbezüglichen Hürden.
Auch wenn der papierlose Geschäftsverkehr gegen das eigene Geschäft
mit Umschlägen läuft, so sollte man sich als zukunftsorientiertes Unter-
nehmen nicht dagegen stemmen und vielmehr selbst die Effizienzpoten-
ziale nutzen. So wird es dank automatisierter Prozesse möglich, dass
auch wertmässig kleine Bestellungen kostendeckend abgewickelt wer-
den können.
Fallstudie Lindt & Sprüngli 39
Fallstudie Lindt & Sprüngli
Lindt & Sprüngli AG ist ein traditionsreicher, weltweit führender und
innovativer Hersteller von Premium-Schokoladen. Der börsennotierte
Konzern ist in sechs Ländern mit Produktionsstandorten sowie in mehr
als 100 Ländern mit eigenen Vertriebsgesellschaften oder durch Han-
delspartner vertreten.
Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG arbeitet mit über 2‘300 Lieferanten zu-
sammen, die jährlich über 33‘000 Rechnungen stellen. Mit dem Ziel, die
operativen Kosten in der Administration möglichst gering zu halten, ist
man stets auf der Suche nach Effizienzsteigerungspotenzialen. Ein sol-
ches bestand auch bei der Rechnungseingangsverarbeitung. So wurden
im Jahre 2003 das Scanning und die elektronische Weiterverarbeitung
von Papierrechnungen eingeführt. Weil damals die rechtlichen Grundla-
gen gegeben, sowie ausgereifte Lösungen für E-Invoicing am Markt
verfügbar waren, entschied sich die Finanzabteilung auch für die Einfüh-
rung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung. Lindt &
Sprüngli wählte den E-Invoicing Service Provider SIX Paynet, der dem
Unternehmen die steuerrechtskonformen elektronischen Rechnungen
im gewünschten Format für die Weiterverarbeitung und Archivierung
zur Verfügung stellt.
Heute werden von sechs Lieferanten jährlich etwa 1‘300 Rechnungen
elektronisch verarbeitet. Das Volumen ist vergleichsweise noch gering
und Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG verfolgt die Absicht, diesen Anteil
kontinuierlich zu steigern. Dennoch konnten dank Prozesskosteneinspa-
rungen die Kosten des Einführungsprojektes innerhalb von zwei Jahren
eingespielt werden. Es gelang Lindt & Sprüngli, mit dem neuen Rech-
nungseingangsprozess das Rechnungsvolumen, das zwischen 2003 und
2011 um 50 % anstieg, mit nur leicht erhöhten Personalkapazitäten zu
verarbeiten.
Folgende Personen waren an der Erstellung der Fallstudie beteiligt:
Rita Büchel, Leiterin Finanzbuchhaltung, Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG
Christian Tanner, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Pascal Rüttimann, Autor, Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
40 Fallstudie Lindt & Sprüngli
Das Unternehmen
Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Das traditionsreiche Unternehmen Lindt & Sprüngli wurde 1845 ge-
gründet. Es entstand aus einer Konditorei in der Altstadt in Zürich und
ist heute ein führender, weltweit tätiger Schweizer Schokoladenherstel-
ler im Premiumsegment. Der Konzern Chocoladefabriken Lindt &
Sprüngli AG ist seit 1986 an der Schweizer Börse notiert. Lindt & Sprüng-
li verfügt über fünf Produktionsstandorte in Europa und zwei weitere in
den USA sowie eigene Vertriebsgesellschaften auf vier Kontinenten.
Darüber hinaus vertreibt Lindt & Sprüngli die grosse Produktauswahl in
über 100 Ländern über ein weitgespanntes Netz von lokalen, selbstän-
digen Handelspartnern. Das Unternehmen betont Tradition und Qualität
seiner Schokoladenprodukte und setzt stark auf Produktinnovationen.
Das Schweizer Stammhaus Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli (Schweiz)
AG mit Sitz in Kilchberg wird als hundertprozentiges Tochterunterneh-
men geführt. In der Schweiz beschäftigte das Unternehmen im Jahre
2011 über 1‘100 Mitarbeitende und erzielte einen Umsatz von rund CHF
330 Mio. Rund 30 % der Kunden befinden sich in der Schweiz, 70 % im
Ausland. Zum Sortiment gehören neben einer Vielzahl von Tafelschoko-
laden auch Pralinen. Ergänzt wird es durch Saisonartikel zu Weihnach-
ten und Ostern. Das Lieferantenportfolio ist international, wobei für Be-
triebsmittel mehrheitlich auf Schweizer Lieferanten gesetzt wird.
Lindt & Sprüngli setzt neben den hohen Produktionsstandards auf eben-
so hohe Ethik- und Nachhaltigkeitsstandards. Dem Unternehmen sind
die nachhaltige Rohstoffbeschaffung und Produktion ein zentrales An-
liegen. Um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können, setzt
es auf effiziente Prozesse, wozu auch der Einsatz von Informationstech-
nologie beiträgt.
Fallstudie Lindt & Sprüngli 41
Der Auslöser des Projekts
Der Anstoss für das Projekt erfolgte von der Leitung der Finanzbuchhal-
tung der Lindt & Sprüngli (Schweiz) AG. Durch die erweiterten Anforde-
rungen an das Team entstanden Kapazitätsengpässe in der Finanzabtei-
lung. Das Team bestand zum Zeitpunkt der Einführung des Projektes aus
knapp fünf Vollzeitstellen. Davon war eine Person für die Kreditoren-
buchhaltung sowie eine Person im Teilzeitpensum für die Anlagebuch-
haltung zuständig. Eine Erhöhung des Personalbestands wurde nicht in
Aussicht gestellt. Im Jahr 2003 wurde als erste Massnahme das Scanning
der eingehenden Papierrechnungen für deren elektronische Archivie-
rung eingeführt. Dies erfolgte in einem ersten Schritt jedoch nach dem
traditionell abgewickelten Genehmigungs- und Verbuchungsprozess
(sog. Spätarchivierung). Nachdem die Leiterin der Finanzbuchhaltung
die Entwicklungen im E-Invoicing einige Jahre verfolgt hatte und die
rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben waren, sah sie den Zeitpunkt
gekommen, um in ihrer Situation von den Potenzialen des elektroni-
schen Rechnungsaustauschs zu profitieren.
Diese Fallstudie beschreibt die Situation der Chocoladefabriken Lindt &
Sprüngli (Schweiz) AG. Der Einfachheit halber wird das Unternehmen
nachfolgend abgekürzt Lindt & Sprüngli genannt.
Vorstellung der Geschäftspartner
SIX Paynet AG, Schweiz
SIX Paynet AG ist ein führender Schweizer E-Invoicing Service Provider. Er er-
stellt steuerrechtlich konforme elektronische Rechnungen im Auftrag von
Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-
Netzwerke weiter. Rechnungsempfängern bietet das Unternehmen auch die
Digitalisierung von Papierrechnungen an.
Lieferanten/Rechnungssteller
Lindt & Sprüngli bezieht von etwa 2‘300 Lieferanten aus dem In- und Ausland
Lieferungen und Leistungen. Von sechs Lieferanten erhält das Unternehmen
die Rechnungen in elektronischer Form.
42 Fallstudie Lindt & Sprüngli
Elektronischer Rechnungsempfang
Geschäftssicht und Ziele
Lindt & Sprüngli unterhält Beziehungen zu zahlreichen Lieferanten im In-
und Ausland. Dem Unternehmen ist es ein Anliegen, den Rechnungsein-
gang möglichst effizient zu gestalten. Deshalb führte Lindt & Sprüngli im
Jahr 2003 das Scanning der eingehenden Papierrechnungen zum Zweck
der elektronischen Archivierung der Belege ein und verarbeitet und
prüft die digitalisierten Belege seit 2008 in einem elektronischen Work-
flow.
Von den insgesamt 33‘000 Rechnungen werden etwa 4 % in elektroni-
scher Form empfangen. Dieses Volumen wird mit nur sechs Lieferanten
erreicht. Von diesen Rechnungen haben nur etwa 30 % einen Bezug zu
einer im System von Lindt & Sprüngli vorhandenen Bestellung. Die Be-
stellungen werden per E-Mail oder Fax an die Lieferanten übermittelt.
Die restlichen Bestellungen werden ausserhalb des Systems getätigt, sei
es telefonisch, schriftlich oder in Onlineshops der Lieferanten.
Abb. 7: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien
Lindt & SprüngliLieferant
Elektronisch
signierte
Rechnung
Bestellung (E-Mail/E-Shop/Telefon/Fax)
elektronische
Rechnungs-
daten
elektronische
Archivdateien
Zahlungs-
auftrag
Gutschrifts-
anzeigeRechnung
bezahlen
Rechnung
verbuchen
Rechnung
freigeben
Rechnung
prüfen
Rechnung
zuordnen
Signatur- und
Inhaltsprüfung
Bestellung
Verbuchung der
Zahlung
Kontrolle
Zahlungseingang
Archivierung
E-Rechnung
Übermittlung
Rechnungsdaten
Aufbereitung
Rechnungsdaten
Auftrags-
abwicklung
EISP*
SIX Paynet
Übermittlung
Signatur-
prüfung
Bereitstellung
Archivdateien
Signatur-
erstellung
Format-
konvertierung
Bank 1
Bank 2
*EISP – E-Invoicing Service Provider
Archivierung
E-Rechnung
R
Fallstudie Lindt & Sprüngli 43
Für den elektronischen Rechnungsempfang nimmt Lindt & Sprüngli die
Dienstleistungen von SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider (EISP) in
Anspruch. Dieser EISP ist beauftragt, die von den Lieferanten übermit-
telten Rechnungsdaten ins von Lindt & Sprüngli verlangte IDoc-Format
umzuwandeln und sie digital signiert zu übermitteln. Die Archivdaten
werden zudem einmal jährlich auf einem unveränderbaren Datenträger
(CD) für Lindt & Sprüngli bereitgestellt. Für diese Leistungen werden
dem EISP Gebühren entrichtet.
Die Lieferanten werden angewiesen, ihre elektronischen Rechnungen
über SIX Paynet oder einen mit diesem EISP verbundenen Service Provi-
der einzuliefern.
Mit dem elektronischen Rechnungsempfang verfolgt Lindt & Sprüngli
folgende Zielsetzungen:
Reduktion der manuellen Tätigkeiten bei der Rechnungsein-
gangsverarbeitung und dadurch Erhöhung der freien Personal-
kapazitäten für wichtigere Tätigkeiten
Absorbieren von Wachstum und Schwankungen des Rech-
nungsvolumens, ohne Personalkapazitäten anpassen zu müs-
sen
Erhöhung der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssi-
cherheit in der Rechnungseingangsverarbeitung
Verkürzung der Durchlaufzeiten von Rechnungen und dadurch
bessere Ausnutzung von Skontoabzügen.
Prozesssicht
Rechnung zuordnen
In der Regel folgen auf eine Bestellung eine Lieferung und eine Rech-
nung. Der elektronische Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli be-
rücksichtigt zwei grundlegende Prozessvarianten:
Rechnungen mit Bezug zu einer Systembestellung (MM-Rechnung)
Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung (FI-Rechnung)
Die Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen) werden aufgrund
der vom Lieferanten zwingend zu übermittelnden SAP Bestellnummer
von Lindt & Sprüngli automatisiert geprüft und bei Übereinstimmung
vom System für die Zahlung freigegeben.
Bei Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnungen) hat der Lieferant
bei der Bestellung die E-Mail-Adresse des Bestellers sowie die Kosten-
stellennummer aufzunehmen. Diese zwei Referenzinformationen muss
44 Fallstudie Lindt & Sprüngli
er in der elektronischen Rechnung mitgeben, wodurch die Rechnung au-
tomatisiert elektronisch zugeordnet und kontiert werden kann. Die
Rechnungskontrolle erfolgt mittels eines elektronischen Workflows in
erster Instanz durch den auf der Rechnung referenzierten Rechnungs-
empfänger und in zweiter Instanz durch die vorgesetzte Stelle (Kosten-
stellenleitung).
Für die Steuerung der Prozesse von der Zuordnung bis zur Archivierung
und für die Mehrwertsteuerabstimmung hat Lindt & Sprüngli verschie-
dene Belegarten definiert, die den eingehenden Rechnungen nach be-
stimmten Kriterien zugeordnet werden (z.B. Immobilienrechnung, FI-
Rechnung via SIX Paynet FI-Rechnung via Papierbeleg, MM-Rechnung
via SIX Paynet, MM-Rechnung via Papierbeleg).
Fehlerhafte Rechnungen werden vom System angezeigt und durchlau-
fen einen manuellen Kontroll- und Verarbeitungsprozess.
Papierrechnungen werden seit 2003 eingescannt und die Daten mittels
Zeichenerkennungssoftware ausgelesen. Mitarbeitende kontrollieren
die Daten auf Korrektheit der Interpretation. Dies beansprucht eine 50-
%-Stelle.
Archivierung der Rechnungen
Sowohl die elektronischen Rechnungen wie auch die durch Scanning di-
gitalisierten Papierrechnungen werden in einem elektronischen Archiv
aufbewahrt. Im Sinne einer Übergangslösung werden die Papierrech-
nungen weiterhin in physischer Form aufbewahrt. Die von SIX Paynet
bereitgestellte Archiv-CD dient Lindt & Sprüngli zur Abstimmung der An-
zahl Belege und Beträge für die MWST-Kontrolle.
Anwendungssicht
Lindt & Sprüngli setzt SAP R3 (ECC 6.0) als ERP-System ein. Eingehende
elektronische Rechnungen mit Bestellbezug werden im Materialwirt-
schaftsmodul (MM) automatisiert geprüft. Elektronische Rechnungen
ohne Bestellbezug werden mittels Rechnungsprüfworkflow von
Opentext gelenkt und im Finanzmodul (FI/CO) gebucht und zur Zahlung
freigegeben. Geschäftspartner werden mittels der Integrationsplattform
SAP XI/PI in das System eingebunden. Die Archivierung der Rechnungen
erfolgt mit der Archivierungslösung IXOS von Opentext.
Die elektronischen Rechnungen erhält Lindt & Sprüngli von SIX Paynet
direkt im SAP-eigenen IDoc-Format, wofür die genaue Struktur und die
benötigten Inhalte zu definieren waren.
Fallstudie Lindt & Sprüngli 45
Die Signaturprüfung von archivierten elektronischen Rechnungen erfolgt
online via einen von SIX Paynet angebotenen Signaturprüfdienst.
Abb. 8: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei Lindt & Sprüngli
Projektablauf und Betrieb
Investitionsentscheidung
Lindt & Sprüngli hatte gerade das Scanning von Papierrechnungen in
Betrieb genommen. Mit E-Invoicing wollte die Finanzabteilung den den-
noch anfallenden Aufwand für das Scanning der Belege und für manuel-
le Korrekturen reduzieren und elektronische Rechnungsdaten direkt
verarbeiten. Dadurch sollte das wachsende Belegvolumen effizienter
abgewickelt und der Personalbestand schlank gehalten werden können.
Für die erstmalige Anbindung an das Netzwerk von SIX Paynet und die
Einrichtung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit einem Pilot-
Lieferanten lag eine Kostenberechnung für CHF 22‘000 vor. Darin ent-
halten waren Serverkosten, Kosten für die Programmierung des SAP
Business Connectors, die Aufschaltgebühr sowie die Teilnahmegebühren
des EISP. Der Entscheid im 2003 durch die Finanzabteilung von Lindt &
Sprüngli zugunsten von SIX Paynet erfolgte, weil bei diesem EISP am
Lindt & Sprüngli
EISP
SIX Paynet
Lieferant
digital
signierte
Rechnung
IDoc-Format
Format
RechnungsstellerERP-System
mit Adapter
Integrierte
Direktanbindung
SAP XI/PI
Connector
Daten aufbereiten
SAP
MM Modul
SAP
FI/CO Modul
Rechnung mit
Bestellbezug
prüfen u. freigeben
Opentext
IXOS Archiv
Dateien archivieren
Archivdateien SAP Datenbank
Zahlung auslösen
Browser
Opentext
Workflow
Rechnung ohne
Bestellbezug
prüfen u. freigeben
E-Invoicing- /
Signatur-
Plattform
Archivdaten bereitstellen
*EISP – E-Invoicing
Service Provider
Format konvertieren
Signatur erstellen
Daten übermitteln
Signatur prüfen
46 Fallstudie Lindt & Sprüngli
meisten bestehende Geschäftspartner angeschlossen waren und das
Angebot preislich attraktiv war.
Projektmanagement und Change Management
Die Leitung des Projekts übernahm die Finanzbuchhaltung. Beteiligt wa-
ren auf Seite Lindt & Sprüngli zudem der IT Basis Support und das SAP
Competence Center. Als externe Parteien wirkten der Pilot-Lieferant Ly-
reco sowie SIX Paynet als E-Invoicing Service Provider mit. Lyreco war
schon an SIX Paynet angeschlossen, wodurch keine grössere Überzeu-
gungsarbeit zu leisten war. Intern setzte man bei Lindt & Sprüngli grosse
Hoffnungen in E-Invoicing, denn man wollte dadurch die operative Be-
lastung in der Buchhaltung bei der Verarbeitung von Papierbelegen re-
duzieren und so Kapazitäten für wichtigere Tätigkeiten freisetzen. Die
Akzeptanz war deshalb von Beginn weg gegeben. Dennoch wurden die
betroffenen Stellen regelmässig über den Projektverlauf und die Umset-
zung informiert.
Entstehung und Roll-out der Lösung
Das Pilotprojekt mit Lyreco konnte dank der bestehenden Anbindung
schlank durchgeführt werden. Lindt & Sprüngli musste einen Server für
den Datenaustausch beschaffen und hatte schliesslich die Schnittstelle
zu SIX Paynet einzurichten. Da Lindt & Sprüngli die Daten im SAP-
eigenen IDoc-Format übermittelt erhält, konnte dies vom eigenen SAP
Competence Center umgesetzt werden. Nach mehreren Tests konnte
die Lösung nach zwei Monaten in Betrieb genommen werden.
Auf die Lösung mit Lyreco, bei der es sich um Rechnungen ohne Bezug
zu einer Bestellung im System von Lindt & Sprüngli handelt, folgte die
Anbindung von Produktionsmateriallieferanten für die im SAP jeweils
eine Bestellung angelegt wird. Dafür wurden die Geschäftspartner mit
dem grössten Belegvolumen ausgewählt. Ende 2011 waren fünf solche
Lieferanten in die Lösung eingebunden. Der Roll-out geriet ins Stocken,
weil andere, intern höher priorisierte Projekte Vorrang erhielten. Es be-
steht aber der Wille, möglichst viele Lieferanten mit einem Rechnungs-
aufkommen ab 100 Rechnungen pro Jahr und einer stabilen Geschäfts-
beziehung in diesen Prozess zu integrieren.
Künftig sollen auch Rechnungen von ausländischen Lieferanten elektro-
nisch verarbeitet werden, weshalb eine Ausweitung der vom E-Invoicing
Service Provider beanspruchten Leistungen geplant ist. Dieser soll als
zentrale, vorgelagerte Stelle die Verifizierung der digitalen Signaturen,
egal welcher Service Provider oder Lieferant diese angebracht hat, für
Lindt & Sprüngli prüfen.
Fallstudie Lindt & Sprüngli 47
Betrieb der Lösung
Fachlich wird E-Invoicing von der Finanzabteilung verantwortet, wozu
auch die Gewinnung weiterer Lieferanten gehört. Technisch kümmert
sich das SAP Competence Center um die Lösung und die Schnittstelle
zum Service Provider.
Erfahrungen
Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen
Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten
schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit
der Lösung bewertet.
Tab. 6: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung
Einmalige externe Initialkosten
Software-, Anbindungs-, Projektkosten (exkl. Archiv und Workflow) CHF 10‘000
Kosten externe Beratung (z.B. Business Connector einrichten) CHF 12‘000
Total CHF 22‘000
Einmalige interne Initialkosten
14 Tage interner Projektaufwand (nicht kalkuliert) -
Kosten für die Anbindung eines weiteren Geschäftspartners
2 Tage interner Aufwand für Stammdaten, Tests (nicht kalkuliert) -
Externer Aufwand (wird keiner erwartet) -
Jährliche laufende Kosten
Transaktionsgebühren, sowie Kundenportal-, Teilnahmegebühren bei 1‘300 Rechnungen pro Jahr)
CHF 2‘000
Archivierungsdatenträger und Funktionszertifikat CHF 800
Interner Support (nicht kalkuliert, minimal, vernachlässigbar) -
Total CHF 2‘800
Jährlicher Nutzen
Prozesskosteneinsparungen (450 zu CHF 18 und 850 zu CHF 17.50) CHF 22‘975
Einsparung von Raumkosten durch Entfallen des physischen Archivs -
Verbesserte Skontonutzung (erzielt aber nicht kalkuliert) -
Total CHF 22‘975
48 Fallstudie Lindt & Sprüngli
Die externen Initialkosten beliefen sich auf CHF 22‘000. Dazu kamen
noch interne Aufwände von 14 Personentagen, die aber nicht auf das
Projekt kalkuliert wurden. Die Software- und Implementierungskosten
für das elektronische Archiv und den elektronischen Rechnungs-
prüfworkflow sind nicht enthalten, weil diese im Rahmen anderer Pro-
jekte eingeführt wurden.
Die Anbindung eines weiteren Lieferanten verursacht interne Aufwen-
dungen für Stammdatenanpassungen und Tests von etwa zwei Perso-
nentagen, was zum operativen Betrieb gezählt und deshalb der Lösung
nicht zugerechnet wird. Externe Kosten werden dafür nicht erwartet.
Die laufenden Kosten setzen sich zum einen aus den Transaktionsge-
bühren von SIX Paynet von ca. CHF 1.- pro Rechnung zusammen, zum
andern aus den Kosten für Teilnahmegebühren und Kundenportal pro
Monat (CHF 55.-), die Archivierungs-CD von CHF ca. 150 pro CD und für
das Funktionszertifikat für CHF 850 (gültig für 3 Jahre).
Lindt & Sprüngli erhob zu Beginn des Projekts die internen Kosten für
die Verarbeitung von Papierrechnungen. Für eine Rechnung ohne Be-
stellbezug resultierten rund CHF 25.-, für solche mit Bestellbezug etwa
CHF 20.-. Durch E-Invoicing reduzierten sich die Prozesskosten auf rund
CHF 7.- bzw. CHF 2.50. Das ergibt eine rechnerische Einsparung pro
Rechnung von rund CHF 18.- bzw. 17.50 pro Rechnung. Die grössten Ein-
sparungen ergeben sich im Postbüro, wo die Sortierung und Verteilung
entfallen, in der Buchhaltung, wo das Scanning bzw. die Erfassung und
ein Teil der Kontrolle der MWST-Konformität eliminiert werden und
schliesslich in den Fachabteilungen, in denen die inhaltliche Kontrolle im
besten Fall entfällt, weil sie automatisiert abläuft. Dank der schnelleren
Verarbeitung der Rechnungen kann eine erhöhte Skonto-Ausnutzung
erzielt werden, was aber betragsmässig schwierig zu quantifizieren ist.
Vergleicht man die berücksichtigten laufenden Kosten mit den errech-
neten Einsparungen, ergibt sich ein bedeutender Nutzenüberschuss, der
sich auch darin zeigt, dass die ursprünglichen Personalkapazitäten trotz
eines Volumenwachstum von 50 % Rechnungen in der Zeitspanne von
2003 bis 2011 in der Buchhaltung nur leicht erhöht werden mussten.
Die Kosten für das Initialprojekt für die Anbindung an SIX Paynet und für
den Empfang von elektronischen Rechnungen konnten allein durch das
Rechnungsvolumen mit Lyreco innerhalb von weniger als zwei Jahren
amortisiert werden.
Fallstudie Lindt & Sprüngli 49
Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die gesetzten Ziele konnte Lindt & Sprüngli erreichen, auch wenn die
Erwartungen an die Anzahl der in die Lösung eingebundenen Lieferan-
ten und das verarbeitete Volumen grösser waren.
Neben den vorstehend beschriebenen Nutzen bietet die Lösung den
Vorteil, dass der Verarbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar
ist. Zudem kann automatisiert überprüft werden, ob MWST-relevante
Daten tatsächlich im elektronischen Rechnungsbeleg enthalten sind,
was die Sicherstellung der Qualität steuerrelevanter Belege verbessert.
Erfolgsfaktoren
Wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von E-Invoicing
sieht Lindt & Sprüngli in der Wahl eines Service Providers, der ein stan-
dardisiertes Verfahren für die Anbindung von neuen Unternehmen an-
bietet und mit dem möglichst viele bestehende und potenzielle Partner
über sein Netzwerk erreicht werden können.
Hat man in der Organisation schon einen klar definierten Prozess für die
elektronische Verarbeitung von eingescannten Papierrechnungen, un-
terstützt dies das Bewusstsein für das Potenzial und die Bereitschaft bei
den Betroffenen für die Umsetzung von E-Invoicing. Die gemeinsame
Lösungsbasis sollte einen elektronischen Workflow bilden, der die
Rechnungsverarbeitung, egal in welcher Form die Rechnungen eingelie-
fert werden, möglichst einheitlich unterstützt. Ebenso dazu gehört ein
elektronisches Archiv, in dem die Belege einfach zugänglich aufbewahrt
werden.
Wird die Verarbeitung von eingehenden Papierrechnungen in der Fi-
nanzabteilung als operative Belastung empfunden, lassen sich die Mit-
arbeitenden einfacher für die Umstellung auf E-Invoicing gewinnen.
Lessons Learned
Eine enge Kooperation zwischen der Finanz- und der Beschaffungsabtei-
lung bei der Überzeugung der Lieferanten ist zu empfehlen und kann
sich positiv auf die Ausbreitung der Lösung auswirken. Zugleich kann
eine Optimierung der Prozesse aus einer umfassenderen Perspektive
verfolgt werden, wodurch der Gesamtprozess effizienter gestaltet wer-
den kann.
Werden vor der Einführung von E-Invoicing Papierrechnungen bereits
eingescannt, so sollten die Lösungen aufeinander abgestimmt werden,
50 Fallstudie Lindt & Sprüngli
um den Anwendern einen möglichst einheitlichen Rechnungsprüfpro-
zess anzubieten. Handelt es sich um unterschiedliche Lösungsanbieter
kann es zu Unterschieden in der Interpretation von Prozessen, Verfah-
ren oder Belegen kommen, was das Projekt stark verzögern und verteu-
ern kann. Idealerweise hat man bei Projektbeginn schon klare Vorstel-
lungen zum Lösungskonzept und kann die Lösungsanbieter entspre-
chend selektieren und lenken.
Mit E-Invoicing lässt sich einfacher eine hohe Datenqualität sicherstellen
als mit dem Scanning von Papierrechnungen und es fällt im Vergleich
zur Scanning-Lösung im Idealfall kein manueller Verarbeitungsschritt an.
Die Anbindung von vielen Lieferanten und die Abwicklung eines hohen
Volumens ist nur mit einem Service Provider zu erreichen, an den viele
Geschäftspartner angeschlossen sind und der auch mit anderen E-
Invoicing-Netzwerken verbunden ist. Intern ist zudem dem Roll-out die
nötige Priorität zu geben und eine klare Verantwortlichkeit zu definie-
ren.
Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 51
Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Auf Wunsch der Teilnehmenden des swissDIGIN-Forums beschlossen die
swissDIGIN-Partnerorganisationen im Herbst 2011 eine Marktbefragung
in Auftrag zu geben, die breiter abgestützte Aussagen zu Kosten und
Nutzen von E-Invoicing ermöglichen sollte. Diese Befragung wurde im
Rahmen einer Projektarbeit an der Hochschule für Wirtschaft der Fach-
hochschule Nordwestschweiz in Basel von den Studierenden Fabio Hue-
ter, Oliver Martin, Marc Schreier und Fleur Stenner durchgeführt. Die
auf 2ask.ch aufgesetzte Onlineumfrage dauerte vom 16. November bis
5. Dezember 2011. Es wurden 478 Unternehmen und Organisationen,
deren Rechnungsabwicklungssysteme an einen Schweizer E-Invoicing
Service Provider angebunden sind, per E-Mail angeschrieben. Rech-
nungssteller, die ihre Rechnungsdaten manuell über ein Onlineportal
erfassen, wurden nicht berücksichtigt. Die Kontaktdaten wurden von
den Service Providern bereitgestellt.
Insgesamt wurden 107 Fragebogen ausgefüllt retourniert, wovon 93
auswertbar waren. Dies entspricht einer Rücklaufquote von 22.4 % bzw.
bereinigt von 19.5 %. Es beteiligten sich 70 Rechnungssteller, 20 Rech-
nungsempfänger sowie 3 Unternehmen, die zu beiden Rollen antworte-
ten.
Die Angaben der Rechnungsempfänger sind sehr heterogen ausgefallen
und die Zahl von 23 Antworten ist zu gering, um generalisierende Aus-
sagen ableiten zu können. Die Daten sind jedoch aufschlussreich, wenn
sie auf Ebene einzelner Rechnungsempfänger untersucht werden. Sie
dienen dem swissDIGIN-Forum, um relevante Abhängigkeiten und Ver-
hältnisse anhand konkreter Fälle zu belegen.
In diesem Kapitel werden in Ergänzung zu den Fallstudien die aus der
Befragung generalisierbaren Ergebnisse beschrieben. Aus diesem Grund
werden in der Folge lediglich die Angaben der Rechnungssteller detail-
liert ausgewertet. Um möglichst verlässliche Einschätzungen und Aussa-
gen machen zu können, werden die Durchschnittswerte bei einzelnen
Auswertungen sowohl als arithmetisches Mittel (Durchschnitt) wie auch
als Median angegeben. Der Median ist der mittlere Wert aller der Grös-
se nach geordneten Antworten. Dadurch ist er bei Antworten mit gros-
sen „Ausreissern“, die den Durchschnitt stark beeinflussen, ein besserer
Mittelwert.
52 Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Angaben zu den antwortenden Rechnungsstellern
Diese einleitenden Angaben, sollen einen Einblick in die Situation der
antwortenden Unternehmen und Organisationen geben.
Die Hälfte aller antwortenden Rechnungssteller beschäftigt bis 50 Mit-
arbeitende, 29 % zwischen 51 und 250 Mitarbeitende und 21 % über
250 Mitarbeitende.
Mit 43 % sind Unternehmen aus dem Handel weitaus am meisten ver-
treten, gefolgt vom übrigen Gewerbe und Industrie mit 27 % (vgl. Abb.
9).
Abb. 9: Branchenverteilung der teilnehmenden Rechnungssteller
Im Durchschnitt arbeiten die 73 Rechnungssteller mit 2‘071 Geschäfts-
kunden zusammen (Median: 300). Von ihnen erhalten zwischen einem
und maximal 200 Geschäftskunden elektronische Rechnungen. Der
Durchschnitt der Anzahl Geschäftskunden mit denen E-Invoicing prakti-
ziert wird liegt bei 22.74 (Median: 4). Bis Ende 2014 soll dieser Wert auf
144.40 Kunden (Median: 10) erhöht werden.
Im Durchschnitt stellen die Unternehmen schon seit 3.52 Jahren (Medi-
an: 3) elektronische Rechnungen. Vor der Einführung von E-Invoicing
hatten 33 % der Befragungsteilnehmer keine Erfahrung mit elektroni-
schem Datenaustausch, 51 % tauschten schon Daten mit ihren Kunden
aus, jedoch nur 16 % auch schon die Rechnungsdaten, in der Regel je-
43%
27%
7%
6%
6%
4% 3%
2% 1% 1%
Handel, Instandhaltung und Reparatur vonGebrauchsgütern
Übriges verarbeitendes Gewerbe, übrigeIndustrie
Dienstleistungen für Unternehmen (z. B.Beratungen)
Energie- und Wasserversorgung
Chemische- und Pharmazeutische Industrie
Maschinenindustrie
Baugewerbe
Transport, Verkehr undNachrichtenübermittlung
Öffentlich-rechtliche Organisation
GastgewerbeN=73
Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 53
doch begleitet durch eine Papierrechnung oder eine monatliche Sam-
melaufstellung, die steuerrechtlich als Belege dienten.
Die 73 Rechnungssteller stellen durchschnittlich 22 % aller Rechnungen
in elektronischer Form (Median: 10 %). Bis Ende 2014 soll dieser Anteil
auf 33 % gesteigert werden (Median: 25 %).
Die E-Rechnungen werden von den Unternehmen wie folgt archiviert:
52 % elektronisches Archiv eines Serviceproviders
29 % firmeneigenes elektronisches Archiv
16 % elektronischer Datenträger (CD-Rom etc.)
3 % gemischte Lösung
84 % der Rechnungssteller geben an, am elektronischen Empfang von
Bestellungen interessiert zu sein. Auf der anderen Seite würden 96 %
der Rechnungsempfänger die elektronische Abwicklung von Bestellun-
gen ebenfalls unterstützen.
Initialkosten
Das arithmetische Mittel der externen Initialkosten für E-Invoicing aller
befragten Rechnungssteller beträgt CHF 20‘357. Dazu kommen 10 Tage
(Median) interne Aufwände; das arithmetische Mittel liegt bei 22 Tagen.
Rechnet man den internen Aufwand mit einem Tagesansatz von CHF
1‘000, kommen Projekte durchschnittlich auf etwa CHF 30‘000 bis CHF
42‘000 zu stehen.
Abb. 10: Rangfolge der Implementierungsaufwände von E-Invoicing bei Rechnungsstellern
25%
19%
52%
12%
16%
48%
23%
22%
36%
23%
19%
62%
23%
10%
5%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
RST Rang Dokumentation&Schulung Aufwand
RST Rang Information&Evaluation Aufwand
RST Rang Konzeption Aufwand
RST Rang Testen&Umsetzen Aufwand
1. 2. 3. 4.
N= 73
54 Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Den grössten Anteil der Implementierungsaufwände verschlingt das
Testen und Umsetzen der Lösung (vgl. Abb. 10). Die Mehrheit (52 %)
platziert diesen Aufwand an erster Stelle. Fast ein Viertel der Teilneh-
menden nennt den Aufwand für die Information und Evaluation von Lö-
sungen an zweiter Stelle. Der Aufwand für die Konzeption dürfte aber
insgesamt doch noch höher liegen, zumal fast ein Fünftel diesen Auf-
wand auf dem 1. und fast die Hälfte auf dem 2. Rang klassiert. Die Do-
kumentation und Schulung bei E-Invoicing ist klar jener Teil, der bei den
Rechnungsstellern am wenigsten ins Gewicht fällt.
Bei der Verteilung der externen Einführungskosten (vgl. Abb. 11) bei
E-Invoicing-Projekten bei Rechnungsstellern lässt sich feststellen, dass
die Projektkosten, die an den Service Provider entrichtet werden, einen
Drittel ausmachen und in den zwei, in der Umfrage am stärksten vertre-
tenen Branchen etwa im gleichen Verhältnis anfallen. Die externen Kos-
ten für Berater und Software halten sich mit etwa 25 % die Waage. Un-
tergeordnet in Bezug auf die externen Gesamtkosten sind bei Rech-
nungsstellern die externen Kosten für Hardware, Archivsoftware und für
weitere Belange.
Abb. 11: Verteilung externer Initialkosten von E-Invoicing-Projekten bei Rechnungsstellern
38%
33%
33%
24%
23%
24%
6%
8%
5%
24%
25%
27%
7%
6%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Handel, Instandhaltung undReparatur von
Gebrauchsgütern
Übriges verarbeitendesGewerbe, übrige Industrie
Gesamtergebnis (alleBranchen)
Durchschnitt von RST extKosten Provider Durchschnitt von RST extKosten Berater
Durchschnitt von RST extKosten Hardware Durchschnitt von RST extKosten Software
Durchschnitt von RST extKosten ArchivSW Durchschnitt von RST extKosten Weitere
N= 73
Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 55
Kosten für die Anbindung zusätzlicher Kunden
Wer möglichst viele Geschäftspartner in die elektronischen Prozesse
einbinden will, für den sind günstige Kosten, die ihm für jede weitere
Anbindung anfallen, ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die durchschnittlichen
Anbindungskosten eines neuen Geschäftskunden aller 73 Rechnungs-
steller betragen CHF 4‘245 (Median: CHF 2‘000).
Kosten für die Rechnungsstellung
Bei den 70 Rechnungsstellern, die eine Angabe zu den Kosten der Erstel-
lung einer Papierrechnung gemacht haben, kann festgestellt werden,
dass die Kosten für den Prozess der Rechnungsstellung (Drucken, Verpa-
cken, Versenden, Archivieren) nur von wenigen tatsächlich bewusst
wahrgenommen und untersucht werden. Viele gaben bei dieser Frage
Prozesskosten von einem Franken pro Rechnung an. Nimmt man bei
den erhobenen Einzelkosten für Prozess, Material (Papier, Drucker,
Umschlag) und Porto den Median aller einzelnen Antworten, so ergeben
sich in der Summe Gesamtkosten für die Erstellung einer Papierrech-
nung von CHF 2.50 (vgl. Abb. 12). Werden die Gesamtkosten mittels
arithmetischem Mittel (Durchschnitt) aller einzelnen Antworten gerech-
net, kommen die Kosten auf CHF 5.98 pro Papierrechnung zu stehen, die
bei einem durchschnittlichen Unternehmen wohl eher der Kostenwahr-
heit entsprechen dürften.
Die Kosten für die Erstellung einer elektronischen Rechnung kommen
durchschnittlich auf CHF 1.95 (Median: CHF 1.00) zu stehen (Abb. 13).
Hier zeigt sich, dass die Teilnehmenden nicht nur die Kosten der Service
Provider, sondern auch noch Zusatzkosten für die Abwicklung (z.B. von
Fehlern und Nachfragen) und die Archivierung einrechnen.
Abb. 12: Durchschnittliche Kosten für die Erstellung einer Papierrechnung
3.92
1.00
1.14
0.50
0.93
1.00
0.00 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00
Durchschnitt
Median
RST Kosten Prozess Papierrechnung RST Kosten Material Papierrechnung
RST Kosten Porto Papierrechnung
N= 70
56 Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Einsparungen durch E-Invoicing
Aufgrund der von den Rechnungsstellern gemachten Angaben zu den
Kosten einer Papier- bzw. E-Rechnung, kann die Einsparung der elektro-
nischen Rechnungsstellung errechnet werden.
Die Einsparung durch eine E-Rechnung kommt im Durchschnitt auf CHF
4.03 (Median: CHF 1.50) zu stehen, was einer Kostenreduktion von
67.4 % (Median: 60.0 %) entspricht (vgl. Abb. 13). Diese Beträge pro E-
Rechnung können herangezogen werden, wenn es darum geht, den fi-
nanziellen Nutzen von E-Invoicing zu kalkulieren und ein Initialprojekt zu
refinanzieren. Der absolute Nutzen hängt somit stark vom Transaktions-
volumen ab, das ein Rechnungssteller mit seinen Geschäftskunden
elektronisch abwickeln kann.
Abb. 13: Kosten und Einsparung für Erstellung einer Papier- bzw. E-Rechnung
Auf die Frage, innert welcher Frist sich durch die eingeführte E-
Invoicing-Lösung Einsparungen ergeben, antworten 21 % der Rech-
nungssteller, dass diese bisher bzw. heute schon hoch sind. Fast ein
Drittel erwartet, dass sich Einsparungen erst in den kommenden drei
Jahren und 16 % sogar erst nach etwa fünf Jahren realisieren lassen. 30
% der Rechnungssteller glaubt, dass bei ihnen E-Invoicing zu keinen Kos-
teneinsparungen führen wird.
Im Quervergleich schätzen die Rechnungsempfänger ihre Aussichten
wesentlich besser ein. 40 % realisieren heute schon hohe Kosteneinspa-
rungen, bei weiteren 40 % wird dies in den nächsten drei Jahren eintre-
5.98
1.95
4.03 (-67.4%)
2.50
1.00
1.50 (-60.0%)
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
6.00
7.00
Kosten pro Papierrechnung Kosten pro E-Rechnung Einsparung pro Rechnung CHF
Durchschnitt Median
N= 70
Marktbefragung zu Kosten und Nutzen von E-Invoicing 57
ten. Dies wiederspiegelt auch die Tatsache, dass bei den Rechnungs-
empfängern grössere Einsparpotenziale in Aussicht stehen und die Pro-
jekte deshalb von dieser Seite getrieben werden.
Abb. 14: Aussagen zur Refinanzierung der E-Invoicing-Lösung
Qualitativer Nutzen von E-Invoicing
Gegen 80 % der Rechnungssteller sehen in der Kundenbindung einen
hohen bzw. eher hohen Nutzen von E-Invoicing. Es lässt sich aus den
Antworten nicht eindeutig ableiten, ob damit eine Erwartung geäussert
wurde oder diese tatsächlich aus dem E-Invoicing resultiert. Als weitere
von einer grossen Mehrheit mit hohem oder eher hohem Nutzen klassi-
fizierte Punkte sind die Aneignung von Know-how, die Prozessstandardi-
sierung sowie die Imageverbesserung (vgl. Abb. 15) zu erwähnen.
Abb. 15: Bewertung des qualitativen Nutzens der elektronischen Rechnungsstellung
21%
40%
33%
40%
16%
15%
30%
5%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Rechnungssteller (N=70)
Rechnungsempfänger (N=20)
Die Einsparungen sind bisher bzw. heute schon hoch.
Die Einsparungen werden wir erst in den kommenden 3 Jahren realisierenkönnen.
7%
7%
12%
21%
25%
37%
41%
22%
51%
36%
49%
49%
32%
37%
42%
30%
44%
25%
22%
27%
14%
27%
11%
7%
5%
4%
4%
5%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
früherer Zahlungseingang
Verbesserung Marktposition
Nachvollziehbarkeit&Transparenz
Imageverbesserung
Prozessstandardisierung
Know-how Aneignung
Kundenbindung
hoch eher hoch eher gering keiner Keine AngabenN= 73
58 Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Aus den vier Fallstudien und aus der Marktbefragung lassen sich Er-
kenntnisse ableiten, die Unternehmen und Organisationen bei der Ein-
schätzung von E-Invoicing-Vorhaben Orientierung bieten können.
Es kann festgestellt werden, dass sich bei der Implementierung von
E-Invoicing-Lösungen folgende Faktoren positiv auf das Kosten-Nutzen-
Verhältnis auswirken:
Das Bewusstsein für den operativen Aufwand und für die reel-
len Kosten der traditionellen Rechnungsabwicklung ist vorhan-
den
Mit wenigen Geschäftspartnern lässt sich einen Grossteil des
Transaktionsvolumens realisieren
Einsatz moderner Business Software mit E-Invoicing-
Schnittstellen und elektronischem Archiv
In vorgelagerten Prozessen wie Bestellung und Lieferanzeige
werden Daten schon elektronisch strukturiert ausgetauscht
Vorhandenes Know-how im elektronischen Datenaustausch
Einsatz standardisierter Prozesse, Verfahren und Datenformate
Ein einheitliches Prozessverständnis unter den Partnern sowie
eine hohe Akzeptanz und Verbreitung des Lösungskonzepts
Die Nutzenpotenziale sind für Rechnungssteller und Rechnungsempfän-
ger sehr unterschiedlich. In der Regel profitiert jene Partei mehr, die die
manuelle Erfassung von Papierdokumenten eliminieren kann; bei der
Rechnung also der Rechnungsempfänger. Damit sich das Nutzenverhält-
nis ausgewogener gestaltet, sollte jeweils die elektronische Bereitstel-
lung und Übermittlung der Bestellung geprüft werden, wovon der Liefe-
rant in der Rolle des Rechnungsstellers einen Vorteil hätte. Wie auf Seite
53 beschrieben, wären beide Parteien in einem sehr hohen Mass dazu
bereit.
Aus den Fallstudien, aber auch aus der Marktstudie wird deutlich, dass
die meisten Unternehmen den elektronischen Rechnungsaustausch nur
mit wenigen Partnern implementiert haben, für die kommenden Jahre
aber eine starke Ausweitung planen. Für einen soliden, realistischen
E-Invoicing Business Case gilt es, die Bereitschaft der Partner korrekt
einzuschätzen und eine Organisation zu etablieren, die den Roll-out der
Lösung intern wie extern konsequent vorantreibt. Andernfalls verzögert
sich die Refinanzierung der E-Invoicing-Lösung.
Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing 59
Nimmt man die Pläne der befragten Unternehmen, zeichnet sich ab,
dass sich E-Invoicing auch in den kommenden Jahren als Thema in der
Kunden-Lieferanten-Beziehung festsetzen wird. In der Marktstudie „Be-
deutung der IT in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen“
(Tanner/Rüttimann, 2012) gibt die Mehrheit der Beschaffungsorganisa-
tionen an, dass E-Invoicing für sie eine hohe Bedeutung haben wird.
Auf der Kostenseite ist festzustellen, dass in den Unternehmen die in-
ternen Aufwände in Prozessen und für Projekte selten kalkuliert wer-
den. Viele wollen sich den Aufwand einer detaillierten Erhebung für
Vorhaben dieser Grössenordnung nicht machen. Sie sehen das Projekt
auch weniger als separates Investitionsprojekt, sondern viel eher als
Massnahme zur Weiterentwicklung bestehender Lösungen und Prozes-
se. Zudem scheint der Entscheid, ein E-Invoicing-Projekt zu starten,
nicht hauptsächlich aus einer kostenorientierten Sicht zu erfolgen, son-
dern basiert auf der Überzeugung, in die Zukunft zu investieren.
Die Wahl des passenden E-Invoicing Service Providers und allfälliger
Berater ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Sie wirkt sich nicht nur auf die
Implementierungskosten, sondern auch auf die Betriebskosten und auf
das Ausrollen der Lösung aus. Hier entscheidet sich, wie schnell und
günstig weitere Partner in die Lösung integriert werden können. Dies
hängt von der Anzahl der am E-Invoicing-Netzwerk angebundenen Ge-
schäftspartner ab, von der Interoperabilität des Providers mit anderen
E-Invoicing-Netzwerken sowie von den Anbindungs- und Transaktions-
kosten.
Für Unternehmen und Organisationen, die eine detaillierte Berechnung
für ein geplantes E-Invoicing-Vorhaben anstellen möchten, stellt das
swissDIGIN-Forum seit dem Jahr 2008 auf seiner Website ein kostenlo-
ses Kosten-Nutzen-Bewertungstool auf Basis von MS Excel zur Verfü-
gung (vgl. Abb. 16). Dieses bietet bei der Kalkulation und Evaluation von
E-Invoicing-Lösungen Unterstützung. Es berücksichtigt die Einführungs-
und Betriebskosten sowie den Nutzen auf drei Jahre und errechnet
automatisch diverse Rentabilitätskennzahlen für die Lösung.
In den nachfolgenden zwei Abschnitten wird beschrieben, aufgeteilt
nach Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, mit welchen Kosten
und Nutzen grob gerechnet werden kann. Diese Zahlen können auch als
Anhaltspunkt gelten, bei der Nutzung und Überprüfung der Resultate
des erwähnten Kosten-Nutzen-Berechnungstools. In jedem Fall sollten
sie intern plausibilisiert werden.
60 Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Abb. 16: E-Invoicing Kosten-Nutzen-Bewertungstool (Beispiel für Rechnungssteller)
Kosten-/Nutzenbewertungstool für E-Invoicing
Zeile Rechnungssteller mit elektronischer Anbindung an Service Provider Version 1.0 Zwischenberechnungen
1 Lösungsvariante: (Kurzbeschreibung der gerechneten Variante)
2 Datum:
3 Erstellt durch:4
5 Grössen, Ansätze und Erwartungen Einheiten Werte 2009 2010 2011 2009 2010 2011
6 Potenzielles E-Invoicing Volumen Zuwächse pro Jahr
7 Erwartete Anzahl E-Invoicing-Kunden kumulierter Stand per Ende Jahr Anzahl/Jahr 2 6 15 2 4 9
8 Erwartete Anzahl E-Rechnungen mit diesen Kunden kumuliert im jeweiligen Jahr Anzahl/Jahr 5'000 10'000 12'000 5'000 5'000 2'000
9 Geplanter Umsatz mit diesen Kunden kumuliert im jeweiligen Jahr CHF/Jahr 2'000'000 3'000'000 3'500'000 2'000'000 1'000'000 500'000
10
11 Ansätze Zwischenergebnisse für einzelne Jahre
12 Durchschnittlicher interner Stundenansatz CHF/Std 80 Zur Bewertung von internen Projekt- und Prozesskosten
13 Interner Zinssatz für Investitionen in IT und Projekte % 10
14 Erwartete jährliche Inflationsrate %/Jahr 2 Teuerung für Kosten ab 2. Jahr, die nicht im jeweiligen Jahr angegeben werden können.
15
16 Kundenabwanderung bei Ablehnung von E-Invoicing
17 Erwarteter Margenverlust bei diesen Kunden falls auf E-Invoicing verzichtet wird (kumuliert) CHF/Jahr 20'000 30'000 40'000 20'000.00 30'000.00 40'000.00
18 Von jeweiligen Kunden belastete Gebühren für Zustellung von Papierrechnungen CHF/Jahr 5'000 6'000 6'500 5'000.00 6'000.00 6'500.00
19
20 Potenzielle Margenverbesserung durch Umsatzausweitung dank E-Invoicing
21 Erwartete Zusatzmarge mit allen E-Invoicing Kunden im jeweiligen Jahr CHF/Jahr 5'000 10'000 15'000 z.B. Lieferung von weiteren Produkten, Konzentrationsbestrebungen der Kunden5'000.00 10'000.00 15'000.00
22
23 Debitorenbuchhaltung und Archivierung
24 Aktuelle Anzahl Vollzeitstellen in der Debitorenbuchhaltung Vollzeitstellen 2.1
25 Aktuelle Kosten für eine Vollzeitstelle in der Debitorenbuchhaltung CHF/Jahr 100'000
26 Geplante Einsparungen in der Debitorenbuchhaltung im jeweiligen Jahr Vollzeitstellen/Jahr 0.2 0.4 0.6 Einsparung wird für das ganze Jahr gerechnet 20'000.00 40'800.00 62'424.00
27 Geschätzte Einsparungen von Sachkosten für Archivierung von elektronischen Rechnungen CHF/Jahr 500 1'000 1'200 Kosten für Raum, Infrastruktur, Material. Prozess-/Arbeitskosten werden separat berücksichtigt.500.00 1'000.00 1'200.00
28 Einsparung von Porto und Material pro Rechnung (Variante: ausgelagerter Versand) CHF/Rechnung 0.70 Dieses Feld soll auch verwendet werden, wenn Druck, Verpackung und Versand ausgelagert sind. 3'500.00 7'140.00 8'739.36
29
30 Cash-Management / Zahlungseingang / Skonto
31 Früherer Zahlungseingang ggü. Papierrechnung Anzahl Tage 2 Wieviele Tage früher erhalten Sie die Zahlung dank E-Rechnung wegen Wegfall von Liegezeiten beim Kunden? 666.67 1'000.00 1'166.67
32 Zinssatz für kurzfristiges Fremdkapital (Sicherung Liquidität) % 6 Zinssatz (ganze Zahl) zu dem kurzfristiges Kapital zur Sicherung der Liquidität aufgenommen werden muss
33 Geplante Zusatzkosten durch höhere Ausnutzung von Skonto durch E-Invoicing Kunden % vom Umsatz 0.1 Zusätzliche Skonto-Kosten als durschnittlicher Prozentsatz des Umsatzes mit E-Invoicing Kunden 2'000.00 3'000.00 3'500.00
34
35 Projekt- und Betriebskosten Einheiten Werte 2009 2010 2011
36 Service Provider-Kosten
37 Erstmalige Anbindungsgebühr inkl. in Rechnung gestellte Projektkosten CHF 10'000 10'000.00
38 Jährliche Abonnementsgebühren/Lizenzen CHF/Jahr 500 500.00 510.00 520.20
39 Durchschnittliche Transaktions-Gebühr für Rechnungssteller CHF/Rechnung 0.80 Total pro Dokument für Formatkonversion, PDF-Generierung, Digitale Signatur, Übermittlung 4'000.00 8'160.00 9'987.84
40 Jährliche Kosten für elektronische Archivierung CHF/Jahr 3'000 4'000 4'500 3'000.00 4'000.00 4'500.00
41
42 Externe Projekt-/Betriebskosten (Infrastruktur, Berater, Implementierungspartner, Kommunikation etc.)
43 Investitionen in Infrastruktur (HW/SW) CHF 10'000 im 1. Jahr 10'000.00
44 Externe Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen CHF 5'000 im 1. Jahr, z.B. Beraterkosten für Einrichten von Software, Schnittstellen und Formaten 5'000.00
45 Externe Projektkosten für erstmalige Anbindung an einen Service Provider CHF 20'000 20'000.00
46 Externe Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens CHF 2'000 ErstellenVerfahrensdokumentation, Prüfung des Verfahrens 2'000.00
47 Externe durchschnittliche Projektkosten pro weitere Kundenanbindung CHF/Kunde 4'000 Kann je nach Bereitschaft des Kunden (technologisch, Know-how) stark variieren 4'000.00 16'320.00 37'454.40
48 Jährliche Kosten für elektronische Archivierung CHF/Jahr Falls für elektronische Archivierung ein sep. Partner eingesetzt wird0.00 0.00 0.00
49
50 Interne Projekt-/Betriebskosten
51 Interne Projektkosten für Anbindung an Service Provider CHF 15'000 15'000.00
52 Interne Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen CHF 5'000 Interne Personalkosten für Einrichten von Schnittstellen, Workflow, Anpassen von Dokumentformaten etc. 5'000.00
53 Interne Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens CHF 5'000 ErstellenVerfahrensdokumentation, Prüfung des Verfahrens 5'000.00
54 Interne durchschnittliche Projektkosten pro weitere Kundenanbindung CHF/Kunde 4'000 Kosten für Anbindung von weiteren Kunden beim gleichen Service Provider, kann je nach Bereitschaft des Kunden stark variieren. 4'000.00 16'320.00 37'454.40
55 Erstmalige Schulung der Mitarbeitenden (Material und Personalressourcen) CHF 10'000 Kosten im 1. Jahr für erstmaliges Erstellen von Handbüchern, Anleitungen, Initialschulung, Kommunikation der Lösung etc. 10'000.00
56 Laufende Kosten für Support und Schulung von Mitarbeitenden CHF/Jahr 2'000 2'000.00 2'040.00 2'080.80
57
58 Zusammenfassung/Auswertung59
60 Kosten Initial-Investition 2009 2010 2011
61 Externe Kosten
62 Erstmalige Anbindungsgebühr inkl. in Rechnung gestellte Projektkosten 10'000
63 Investitionen in Infrastruktur (HW/SW) 10'000
64 Externe Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen 5'000
65 Externe Projektkosten für erstmalige Anbindung an einen Service Provider 20'000
66 Externe Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens 2'000
67 Externe durchschnittliche Projektkosten für weitere Kundenanbindungen beim gleichen Service Provider 4'000 16'320 37'454
68 Laufende Kosten Service Provider 4'500 8'670 10'508
69 Geplante Zusatzkosten durch höhere Ausnutzung von Skonto durch E-Invoicing Kunden 2'000 3'000 3'500
70 Laufende Kosten für elektronische Archivierung (E-Invoicing Service Provider oder anderer Anbieter) 3'000 4'000 4'500
71 Total Externe Kosten 47'000 13'500 31'990 55'962
72
73 Interne Kosten
74 Interne Projektkosten für Anbindung an Service Provider 15'000
75 Interne Projektkosten für erstmalige Software-Anpassungen 5'000
76 Interne Kosten für Prozessdokumentation und Revision des neuen Verfahrens 5'000
77 Interne Projektkosten für weitere Kundenanbindungen beim gleichen Service Provider 4'000 16'320 37'454
78 Schulung der Mitarbeitenden und Support (Material und Personalressourcen) 10'000 2'000 2'040 2'081
79 Total Interne Kosten 35'000 6'000 18'360 39'535
80 Gesamtkosten 82'000 19'500 50'350 95'498
81
82 Quantifizierbarer Nutzen 2009 2010 2011
83 Sicherung der Marge dank E-Invoicing und Einsparungen durch Verhinderung von Kundengebühren für Papierrechnungen 25'000 36'000 46'500
84 Erwarteter Margenzuwachs wegen Umsatzausweitung durch E-Invoicing 5'000 10'000 15'000
85 Reduzierte Kapitalkosten wegen früherem Zahlungseingang 667 1'000 1'167
86 Geplante Kosteneinsparungen für Debitorenbuchhaltung 20'000 40'800 62'424
87 Reduktion der Material- und Portokosten 3'500 7'140 8'739
88 Geschätzte Einsparungen von Sachkosten für Archivierung von elektronischen Rechnungen 500 1'000 1'200
89 Total 54'667 95'940 135'030
90
91 Differenz Nutzen - Kosten Investition 2009 2010 2011
92 Differenz Nutzen - Kosten -82'000 35'167 45'590 39'532
93 Abgezinste Differenz gem. angegebenen Zinssatz in Prozent 10 -82'000 31'970 37'678 29'701
94
95 Kosten-/Nutzenverhältnis in verschiedenen Kennzahlen Ergebnis96 Abgezinster Wert von E-Invoicing (NPV - Net Present Value) 17'349 Grundlage für Berechnung IRR
97 Abgezinster Wert von E-Invoicing pro Rechnung über alle 3 Jahre 0.64 CHF/Rechnung -82'000 Investition
98 Verzinsung des E-Invoicing Projekts (IRR - Internal Rate of Return) 21.40% 35'167 1. Jahr Nutzen-Kosten
99 Payback-Periode des E-Invoicing Projektes 2.48 Jahre (Payback abgezinste Berechnung mit angegebenem Zinssatz) 45'590 2. Jahr Nutzen-Kosten
100 39'532 3. Jahr Nutzen-Kosten
101 Rating Rating102 hoch hoch
103 eher hoch eher hoch
104 eher hoch hoch
105 eher gering eher hoch
106 eher hoch hoch
107 hoch hoch
108 Wert auswählen Wert auswählen
109 Wert auswählen Wert auswählen
110 Wert auswählen Wert auswählen
111 Wert auswählen Wert auswählen
112 Wert auswählen Wert auswählen
113
114
115
Prozessveränderungen durch E-Invoicing Anwendung für Einheiten Arbeitsdauer altes
Verfahren
Arbeitsdauer
neues Verfahren
Einsparung pro
Einheit
116 Rechnungsdaten bereitstellen Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
117 Rechnung drucken Papierrechnungen Min./Rechnung 0.10 0.00 0.10 666.67 1'360.00 1'664.64
118 Rechnung kontrollieren Papierrechnungen Min./Rechnung 1.00 0.00 1.00 6'666.67 13'600.00 16'646.40
119 Rechnung verpacken, frankieren und versenden Papierrechnungen Min./Rechnung 0.50 0.00 0.50 3'333.33 6'800.00 8'323.20
120 Rechnungskopie ablegen Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.50 0.00 0.50 3'333.33 6'800.00 8'323.20
121 Rechnungskopie archivieren Alle Rechnungen Min./Rechnung 0.25 0.00 0.25 1'666.67 3'400.00 4'161.60
122 Zahlungseingang kontrollieren Alle Rechnungen Min./Rechnung 1.00 1.00 0.00 0.00 0.00 0.00
123 Zahlungseingang verbuchen Alle Rechnungen Min./Rechnung 1.00 1.00 0.00 0.00 0.00 0.00
124 Mahnungen bewirtschaften Alle Rechnungen Stunden/Jahr 200 150 50.00 4'000.00 4'080.00 4'161.60
125 Zeitaufwand für Kontrollen und Fehlerbearbeitung Alle Rechnungen Stunden/Jahr 200 100 100.00 8'000.00 8'160.00 8'323.20
126 Rechnungen suchen, bereitstellen und wieder ablegen Alle Rechnungen Stunden/Jahr 50 20 30.00 2'400.00 2'448.00 2'496.96
127 Rechnungen aus Archiv holen, vernichten, Vernichtung protokollieren Alle Rechnungen Stunden/Jahr 40 16 24.00 1'920.00 1'958.40 1'997.57
128 31'986.67 48'606.40 56'098.37
129 Gegenüberstellung der Einsparungen von Prozesskosten und den geplanten in der Debitorenbuchhaltung 2009 2010 2011130 Errechnete Prozesskosteneinsparungen zum internen Stundenansatz 31'986.67 48'606.40 56'098.37
131 Geplante Kosteneinsparung in der Debitorenbuchhaltung 20'000.00 40'800.00 62'424.00
132 11'986.67 7'806.40 -6'325.63
Anbindung an Service Provider XY für Kunde Z, pessimistische Variante
15. September 2008
Hans Muster
Weitere 2
Qualitativer Zusatznutzen von E-Invoicing für das UnternehmenImageverbesserung (Prozessinnovation)
Kundenbindung dank Prozessintegration
Prozessstandardisierung
Netzwerkgrösse generell
Attraktivität der Roaming-Partner
Weitere 3
Weitere 5
Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Prozess
Aneignung von zukunftsorientiertem Know-How
Positionsverbesserung im Markt
Weitere 1
Weitere 4
Differenz (negatives Resultat = Geplante Einsparungen in Debitorenbuchhaltung sind grösser als Prozesskosteneinsparung)
Separate Plausibilisierung der Einsparungen in der Debitorenbuchhaltung anhand der Prozesskosteneinsparungen für das erwartete
elektronische RechnungsvolumenBemerkungen
zu Zeitaufwand / Einsparungen
Weitere 4
Weitere 5
Weitere 1
Bewertung der Eigenschaften
von Service Provider
Weitere 2
Weitere 3
Anzahl der angebundenen Geschäftspartner
Technische Sicherheit (Verfügbarkeit, Datenschutz, …)
Ruf / Image des Unternehmens
Know-how
Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing 61
Rechnungssteller
Aus den Aussagen der Unternehmen kann gefolgert werden, dass Rech-
nungssteller vorsichtig gerechnet mit Einsparungen durch E-Invoicing
von CHF 1.50 pro Rechnung kalkulieren können. Aber auch bis zu CHF 4
pro Rechnung sind gut vertretbar, wenn Druck, Abpacken und Archivie-
ren der Rechnungen aufwändig sind, oder wenn teure Abklärungs- und
Mahnkosten auf das Rechnungsvolumen umgerechnet werden müssen.
In gut begründeten Einzelfällen können sie auch wesentlich höher aus-
fallen. Es empfiehlt sich immer gleich zu prüfen, ob auch die Bestellda-
ten elektronisch ausgetauscht werden können bzw. sollen. Dadurch
könnten die manuelle Dateneingabe reduziert und Bearbeitungskosten
eingespart werden.
Neben den messbaren Nutzenpotenzialen bestehen auch qualitative
Argumente für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. So
stehen oft der Erhalt einer Kundenbeziehung, gerade wenn E-Invoicing
vom Kunden gefordert wird, oder eine stärke Kundenbindung im Vor-
dergrund. Als weiterer Nutzen werden die Aneignung von Know-how,
Prozessstandardisierung und Imageverbesserung angegeben. Dies könn-
te dahin gehend interpretiert werden, dass Rechnungssteller glauben,
sich durch die Einführung von E-Invoicing für die Zukunft gut aufgestellt
zu haben und gegenüber den Nachzüglern aktuell im Vorteil zu sein (vgl.
Abb. 15).
Die Initialkosten für ein E-Invoicing-Projekt mit einer integrierten Anbin-
dung an einen Service Provider kommen durchschnittlich auf CHF
30‘000 bis CHF 40‘000 zu stehen. Diese können sich, wie das Fallbeispiel
Calida zeigt, auf einen Bruchteil reduzieren. Folgende Faktoren können
dazu beitragen:
Die Fakturierungslösung unterstützt E-Invoicing und verfügt al-
lenfalls sogar über eine integrierte Standardschnittstelle zum
favorisierten E-Invoicing Service Provider.
Es wird schon elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Kunden
betrieben.
Im Unternehmen oder beim IT-Partner ist das erforderliche
Wissen für die E-Invoicing-Implementierung vorhanden.
In der Branche werden klar spezifizierte Prozess- und Daten-
format-Standards eingesetzt und eingehalten.
Für die Anbindung an weitere Kunden sind nochmals zwischen CHF
2‘000 und CHF 4‘000 pro Kunde zu rechnen, die für das Einrichten der
Schnittstelle und das Testen anfallen. Die Höhe hängt davon ab, wie
standardisiert die Anforderungen der Kunden und die Lösung sind.
62 Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing
Rechnungsempfänger
Die Einsparungen bei den Rechnungsempfängern durch E-Invoicing hän-
gen stark davon ab, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Bezug zu
einer im System vorhandenen Bestellung handelt, und wie effizient der
Rechnungseingangsprozess schon gestaltet ist. Vorsichtig kalkuliert kann
man gegenüber der Papierrechnung mit durchschnittlichen Einsparun-
gen zwischen CHF 5 (mit Bestellbezug) und CHF 15 (ohne Bestellbezug)
rechnen. Es sind aber auch Einsparungen von bis zu CHF 50 pro Rech-
nung möglich, wenn umständliche Rechnungskontrollprozesse mit meh-
reren Freigabestufen an der Tagesordnung sind.
Das zeigt, dass Unternehmen mit zehntausenden von eingehenden
Rechnungen pro Jahr beträchtliche Einsparungen erzielen können. Des-
halb drängt sich die Konzeption einer vereinheitlichten Lösung auf. Die
Rechnungsprüfung und Freigabe sollte einheitlich erfolgen, unabhängig
davon wie die Rechnung übermittelt und bereitgestellt wird. Die we-
sentlichsten Nutzenpotenziale liegen in folgenden Bereichen:
Prozessesskosteneinsparungen durch automatisierte Zuord-
nung zur Bestellung oder zur Stelle für die Rechnungsprüfung
Einsparungen bei Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe
Prozesskostenreduktion bei Archivierung
Reduktion der Kosten für das physische Archiv
Beschleunigung der Durchlaufzeit durch reduzierte Liegezeiten
und dadurch verbesserte Nutzung von Skontoregelungen
Die Höhe der Einführungskosten für E-Invoicing ist sehr unterschiedlich.
Dass Projekte auch schlank durchgezogen werden können, zeigen die
zwei Fallstudien. E-Invoicing-Projekte im sechsstelligen Frankenbereich
sind auf Seite der Rechnungsempfänger in Grossunternehmen eher die
Regel, aber angesichts der meist hohen Einsparpotenziale absolut ver-
tretbar. Die Einführungskosten reduzieren sich tendenziell, wenn
Datenqualität im Unternehmen und bei den Lieferanten gut
und übereinstimmend ist,
Daten in vorgelagerten Prozessen mit Lieferanten schon elekt-
ronisch ausgetauscht werden,
schon ein zentraler Rechnungseingang besteht und die Papier-
rechnungen vor der Weiterverarbeitung eingescannt und die
relevanten Rechnungsdaten von einer Software ausgelesen
werden,
schon eine elektronische Archivlösung im Einsatz steht,
Schlussfolgerungen Kosten und Nutzen von E-Invoicing 63
die Materialwirtschafts- bzw. Finanzsoftware den elektroni-
schen Rechnungseingang und die Rechnungsprüfung mittels
eines elektronischen Workflows unterstützt,
klare und einfache Kompetenzregelungen bestehen und ideal-
erweise die Bestellung schon freigegeben wird,
Prozesse weitgehend standardisiert werden,
Über die unmittelbaren Einsparungen im Zusammenhang mit der Bear-
beitung der einzelnen Rechnungen hinaus können sich weitere Vorteile
ergeben:
Erhöhung der Prozessqualität durch Standardisierung, bessere
Steuerung und mehr Transparenz
Optimierung des Cash-Managements dank erhöhter Hand-
lungsoptionen, weil die Daten früher zur Verfügung stehen
64 Weiterführende Informationen und Abkürzungsverzeichnis
Weiterführende Informationen und Abkürzungsverzeichnis
Literaturverzeichnis
Tanner, Christian (2009): „Dauerhafter Erfolg im E-Procurement“. In: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Dauerhafter Erfolg mit Business Software. München, Wien: Hanser Verlag. S. 151-160.
Tanner, Christian; Rüttimann, Pascal (2012): Marktstudie: Bedeutung der IT in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen - Marktstudie 2012. Basel: Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW), Institut für Wirtschaftsinformatik.
Tanner, Christian; Wölfle, Ralf (2011): E-Invoicing – Elektronischer Rechnungsaustausch: Basiswissen, Empfehlungen und Fallstudien für das Management. Basel: edition gesowip.
Weiterführende Informationen
Weiterführende und laufend aktualisierte Informationen zu E-Invoicing sind auf der Websi-
te www.swissDIGIN.ch zu finden.
Abkürzungsverzeichnis
B2B Business-to-Business; Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen
B2C Business-to-Consumer; Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und
Endkonsumenten
EDI Electronic Data Interchange; elektronischer Austausch strukturierter Da-
ten zwischen IT-Systemen
ElDI-V Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen
ERP-System Enterprise Resource Planning System
ESTV Eidgenössische Steuerverwaltung
IDoc Intermediate Document; Dokumentenaustauschformat von SAP
swissDIGIN Branchenneutrale Initiative zur Förderung des elektronischen Rechnungs-
austauschs zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz
UN/EDIFACT United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration,
Commerce and Transport; international verbreiteter EDI-Standard
XML eXtensible Markup Language; Auszeichnungssprache zur Darstellung von
hierarchisch strukturierten Textdaten, die für den plattformunabhängigen
Austausch von Daten zwischen Systemen eingesetzt wird
Kurzprofile der Autoren 65
Kurzprofile der Autoren
Christian Tanner ([email protected])
Prof. Christian Tanner ist als Dozent und Berater für E-Business und
Projektmanagement am Institut für Wirtschaftsinformatik der Hoch-
schule für Wirtschaft der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW tätig.
Zugleich leitet er den Bachelorstudiengang in Betriebsökonomie an der
Hochschule für Wirtschaft in Basel. Im Kompetenzschwerpunkt
E-Business entwickelt und leitet er Forschungs- und Beratungsprojekte
zur Optimierung von Prozessen in der Kunden-Lieferanten-Beziehung.
Neben E-Procurement ist E-Invoicing einer seiner fachlichen Schwer-
punkte. Er initiierte und leitet das swissDIGIN-Forum, die branchenneut-
rale Community zur Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs
zwischen Unternehmen und Organisationen in der Schweiz. Im Schwei-
zerischen Verband für Einkauf und Supply Management procure.ch
engagiert er sich in der Weiterbildung von Praktikern und leitet Semina-
re zum Thema „IT in der Beschaffung“. Er wirkte in nationalen und in-
ternationalen Fachgremien mit und publiziert regelmässig in seinen
Kompetenzfeldern.
Pascal Rüttimann ([email protected])
Pascal Rüttimann hat Betriebsökonomie an der Hochschule für Wirt-
schaft der Fachhochschule Nordwestschweiz studiert und arbeitet als
wissenschaftlicher Assistent im Institut für Wirtschaftsinformatik der
FHNW. Im Team des Kompetenzschwerpunkts E-Business arbeitet er an
Forschungs- und Beratungsprojekten zur Konzeption von E-Business
nutzenden Geschäftskonzepten und zur Optimierung von Prozessen in
der Kunden-Lieferanten-Beziehung. Zentrale Themenfelder sind E-
Procure-ment, E-Invoicing und E-Commerce. Pascal Rüttimann ist zudem
Verantwortlicher für die Koordination der Bachelor Arbeiten der Hoch-
schule für Wirtschaft am Standort Basel.
Top Related