Implementarea unui SMM
Definiția SMM după standardul ISO 14001 este: ”component a sistemului de management general care include structura organizatorică, activitățile de planificare, responsabilitățile, practicile, procedurile, procesele și resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea, analiza și menținerea politicii de mediu”
SMM este un sistem complex care are in centru politica de mediu.
Domeniul de aplicare a unui sistem de management de mediu. Organizatii interesate in aplicare
Un astfel de sistem de management al mediului poate fi aplicat acelor activitati si
,,aspecte de mediu‘’ pe care organizatia le poate controla si influenta. Un astfel de sistem de management trebuia sa indeplineasca o serie de cerinte astfel incat el sa permita organizatiei care-l aplica sa-si formuleze politica si obiectivele de mediu in contextul respectarii prevederilor legislative si tinand seama de datele referitoare la impactele semnificative ,,ale activitatii sale‘’ asupra mediului. Un astfel de sistem de management al mediului este aplicabil oricarei organizatii care doreste:
a) sa transpuna in practica , sa mentina si sa imbunatateasca un system de management de mediu; b) sa se asigure de conformitatea cu politica de mediu pe care a declarat-o; c) sa demonstreze aceasta conformitate altora; d) certificarea / inregistrarea sistemului de management de mediu de catre un organism exterior; e) sa realizeze o autoevaluare si o declarare a conformitatii cu Standardul International ISO 14000.
Cerinte ale sistemului de management al mediului Cerinte generale
Orice organizatie interesata in introducerea unui sistem de management al mediului trebuie sa indeplineasca un set de cerinte pe care le vom prezenta in continuare.Implementarea unui sistem de management de mediu are ca obiectiv imbunatatirea performantei de mediu. Este necesar ca organizatia sa analizeze periodic si sa evalueze sistemul de management de mediu pentru a identifica oportunitatile de imbunatatiri suplimentare ale performantei de mediu. Sistemul de management de mediu furnizeaza un mecanism structurat pentru obtinerea unei imbunatatiri continue al carui ritm si intindere se determina de catre organizatie in functie de contextul economic si de alte circumstante. Desi este posibila o imbunatatire a performantei de mediu ca urmare a abordarii sistematice, ar trebui sa se inteleaga ca sistemul de management de mediu este un instrument de lucru care permite organizatiei sa atinga si sa controleze sistematic nivelul performantei de mediu pe care si-l fixeaza. Stabilirea si functionarea unui sistem de management al mediului nu determina in mod necesar prin el insusi o reducere imediata a unui impact asupra mediului. O organizatie are libertatea si flexibilitatea sa defineasca limitele de aplicare si poate opta pentru implementarea sistemului in intreaga organizatie sau in anumite unitati operationale ale sale, sau in activitati specifice.
In cele ce urmeaza vom prezenta cerintele pentru un sistem de management de mediu bazate pe procesul ciclic si dinamic “planificare , implementare, verificare si analiza “. Sistemul permite unei organizatii :
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
a) Să stabilească, să implementeze, să menţină şi să îmbunătăţească un sistem de management de meediu
b) sa stabileasca o politica de mediu corespunzatoare ; c) să se asigure de conformitatea cu politica de mediu declarată d) sa identifice aspectele de mediu care rezulta din activitatile, produsele sau serviciile
sale, existente, anterioare sau planificate, pentru a determina impactul semnificativ asupra mediului;
e) sa identifice prevederile relevante de ordin legislativ si reglementar; f) sa identifice prioritatile si sa fixeze obiective si tinte de mediu corespunzatoare; g) sa stabileasca o structura si unul sau mai multe programe pentru a pune in practica
politica si pentru a-si atinge obiectivele si tintele fixate; h) sa faciliteze activitatile de planificare, control, monitorizare, actiuni corective, audit si
analiza pentru a se asigura ca politica de mediu este respectata si sistemul de management de mediu ramane corespunzator;
i) sa fie capabila sa se adapteze la schimbari j) Să demonstreze conformitatea cu ISO 14001 prin:
• Realizarea ueni autoevaluări şimn autodeclaraţii sau • Urmărirea confirmării de către părţile interesate în organizaţie, cum sunt
clienţii, a conformării sale sau • Urmărirea confirmării de către o parte externă a autodeclaraţiei sale sau • Urmărirea certificării/înregistrării sistemului său de management de mediu de
către o organizaţie externă. Standardul ISO 14001, defineşte cerinţele generale ale sistemului de management de mediu:
Organizaţia trebuie să stabilească, să documenteze, să implementeze, să menţină şi să îmbunătăţeasscă în mod continuu sistemul de management de mediu in conformitate cu cerinţele acestui standard internaţional şi să determine modul în care va îndeplini aceste cerinţe.Organizaţia trebuie să definească şi să documenteze domeniul sistemului său de management de mediu.
Principiul de bază căruia I se subordonează cerinţele standardului ISO 14001 este principiul Deming, prin care se asigură îmbunătăţirea continuă a sistemului. Schemtic acest principiu se poate reprezenta astfel:
A Analiza managementului
P Politica de mediu planificare
Verificare şi acţiune corectivă C
Implementare şi funcţionare D
• P = plan = planificare - Definirea politicii de mediu - Planul de acţiune şi demararea introducerii Sistemului de Management de Mediu - Identificarea celor mai importante efecte de mediu - Cerinţele legale
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
- Definirea obiectivelor de atins - Definirea programului de management de mediu • D = do = acţiune - Introducerea SMM-ului - Structura organizatoricã şi responsabilitate - Formare, sensibilizare şi competenţã - Comunicare - Documentaţia SMM - Gestionarea documentaţiei - Gestionarea funcţionãrii - Prevenirea şi pregãtirea pentru situaţiile de urgenţã • C = check = controlare - Control intern - Supraveghere şi mãsurare continuã - Neconformitate, acţiuni de corectare şi prevenire - Înregistrãri - Audit SMM • A = act = ameliorare - Un ciclu de ameliorare/îmbunãtãţire continuu - Verificarea direcţiunii - Declaraţia de mediu - Verificare şi certificare
Organizatoric și operațional parcurgerea acestor faze presupune următorii pași: Pasul 1: pregătirea în vederea construirii SMM
• Stabilirea importanței și necesității implementării unui SMM • Asigurarea suportului necesar( sprijinul total al conducerii) • Sensibilizarea personalului • Stabilirea zonei de aplicare si a nivelului de profunzime a SMM • Definirea politicii de mediu
Pasul 2 : realizarea analizei inițiale de mediu
• Stabilirea cadrului legislative • Inventarierea și examinarea tuturor procedurilor și practicilor de management
de mediu • Inventarierea aspectelor de mediu și identificarea celor semnificative • Analiza punctelor slabe și forte
Pasul 3 :construirea și implementarea sistemului
• Realizarea unui plan de acțiune • Dezvoltarea strategiei de implementare
Pasul 4: protejarea și imbunătățirea sistemului
• Audit intern • Analiză efectuată de către conducere
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
• Planuri de imbunătățire
Pasul 1: Pregătirea în vederea construirii SMM Pregătirea constă în clarificarea următoarelor aspecte:
• Care este importanța pentru organizație a introducerii SMM și care sunt principalele nevoi la care acest sistem de management va trebui să răspundă
• Există un suport sufficient la nivelul organizației( implicarea conducerii, resurse financiare, umane, logistice) pentru finalizarea in bune condiții a proiectului?
• Personalul ( inclusiv conducerea) este conștient de consecințele introducerii unui SMM în organizație ?
• Au fost clar stabilite zona și nivelul de aplicare ale SMM ? După clarificarea acestor aspectee se poate trece la primul pas în construirea
sistemului elaborarea politicii de mediu a organizației. Stabilirea importanței și necesității implementării unui SMM
Motivarea deciziei de implementare a unui SMM 1.Motive economice Prin rationalizarea si economisirea materiilor prime, a apei si a energiei si prin
reciclare se pot reduce costurile si se pot identifica alte posibilitãti de economisire. Reducerea volumului si gradului de toxicitate a deseurilor, apelor reziduale si a emisiilor de gaze nu numai cã ajutã mediul, dar mai reduce numãrul amenzilor si costurile asociate (curãtire si neutralizarea deseurilor).
2. Relatia cu autoritãtile Într-un viitor apropiat statul va recompensa voluntariatul în protectia mediului si va
oferi avantaje administrative întreprinderilor active în acest sens. Un SMM va ajuta la acordarea de împrumuturi sau va usura accesul la resurse. SMM va permite sã se pregãteasca din timp pentru schimbãrile economice si administrative din viitor si sa ajute la conformarea regulamentelor.
3. În pas cu viitorul Cu timpul tot mai multe institutii si întreprinderi mari vor cere de la furnizorii lor sã-si
demonstreze metodele cu care protejeazã mediul înconjurãtor.Pentru a rãmâne competitivi trebuie ca organizatiile sa se conformeze acestor reguli.
4. Segmente noi de piatã Numãrul consumatorilor eco-constienti este în continuã crestere. Segmentul "verde" al
pietii devine din ce în ce mai mare. 5. Valoarea pe piatã a întreprinderii În caz de fuziune, achizitionare sau vânzare un sistem de management de mediu
(SMM) functional creste valoare întreprinderii. În plus, valoarea întreprinderii depinde si de imaginea de întreprindere eco-constientã.
6. Modernizarea managementului
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Un sistem de management de mediu, la fel ca si celelalte sisteme de management va permite controlul cu eficacitate datele importante si actuale ale întreprinderii; cu ajutorul acestora se pot strânge toate documentele necesare pentru o comunicare bunã cu diferiti actori (colegi, parteneri de lucru).
7. Calitatea serviciilor si produselor Managementul si protectia mediului sunt factori importanti pentru managementul
calitãtii. Ele se completeazã si devin tot mai mult o parte integrantã a cerintelor impuse de clienti.
8. Inovatia Mãsurile luate de întreprindere, initiativele care vin sã îmbunãtãteascã efectul de
mediu rezultã în reactii, într-un comportament nou. 9. Lumea institutiilor financiare si a societãtilor de asigurare Un SMM ajutã la obtinerea unor servicii bancare si de asigurare mai bune. În caz de
accident de mediu, o întreprindere care poate sã dovedeascã cã a avut o politicã de prevenirea a accidentelor de acest fel, va fi evaluatã mai avantajos.
10. Motivarea angajatilor Un SMM bazat pe participarea angajatilor are un efect stimulativ si pozitiv asupra
muncitorilor, care se identificã mult mai usor cu un angajator care este bine cunoscut pentru metodele sale eco-constiente.
11. Sãnãtatea Dvs. si sãnãtatea publicã Însusirea unei atitudini responsabile fatã de produsele si procesele de productie
periculoase/nocive permite îmbunãtãtirea conditiilor de muncã in întreprindere si a mediului înconjurãtor.
12. Stil de viatã Un SMM ajutã la o coabitare mai armonioasã cu mediul. El permite evitarea situatiilor
de conflict, favorizeazã formarea unei atitudini pro-active si ajutã la realizarea unei comunicatii transparente.
13. Copii nostri si dezvoltarea durabilã Pentru ca activitatea economicã sã nu fie orientatã numai pe profit, ci sã mai ajute si la
prezervarea si îmbunãtãtirea calitãtii vietii pentru generatiile viitoare, trebuie sã avem o atitudine mai responsabilã fatã de utilizarea resurselor naturale si a materialelor poluante.
Motivele care pot determina o organizație care funcționează în România să ia hotărârea implementării unui SMM sunt specifice:
• Accentual tot mai mare pus pe problemele de mediu în timpul și după procesul de privatizare;
• Importanța unei gestionări cât mai adecvate a aspectelor de mediu în condițiile creșterii costurilor și investițiilor în acest domeniu;
• Argument de competitivitate în condițiile creșterii cererii venind de la clienții din Europa de vest, SUA, Asia etc.
• Nevoia de a corecta imaginea de mediu negativă reflectată prin mass-media din România și din străinătate;
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
• Riscul mare de mediu datorat tehnologiilor învechite și legislației în continuă modificare;
• Contracararea lipsei de transparență în relațiile organizațiilor românești cu autoritățile centrale și locale de mediu. Asigurarea sprijinului necesar Sprijinul acordat din partea:
• Conducerii • Salariaților • Financiar • Logistic.
Sprijinul conducerii- presupune voința managerială, tenacitatea, uneori sacrificii și multe decizii operative care implică oameni, bani și mijloace materiale. Sprijinul salariaților- necesar in principal în faza de construire și implementare a SMM. In faza de funcționare a SMM, fiecare persoană va avea rolul ei bine stabilit într-un angrenaj extrem de complex. Sprijinul financiar- pentru SMM sunt necesare trei tipuri de cheltuieli majore:
• Cheltuieli de construire, implementare și certificare a sistemului; • Cheltuieli de funcționare și întreținere a sistemului; • Cheltuieli necesare asigurării conformității și realizării îmbunătățirii continue.
Cheltuieli de construire, implementare și certificare a sistemului cuprind următoarele tipuri de cheltuieli:
• Salariile personalului detașat sau angajat în echipa de implementare: • Costuri generale pe durata implementării ( materiale, rechizite, chirii, energie, servicii
etc.) • Costuri aferente asistenței externe de specialitate ( instruire, consultanță, elaborarea
analizei inițiale de mediu și a preauditului de certificare etc.) • Costuri pentru certificare.
Cheltuieli de funcționare și întreținere a sistemului cuprind: • Salariile personalului din compartimentul de protecția mediului: • Costuri generale pe durata funcționării ( materiale, rechizite, chirii, energie, servicii
etc.) • Costuri pentru audituri de terță parte și pentru reînnoirea certificării.
Cheltuieli necesare asigurării conformității și realizării îmbunătățirii continue- sunt acele cheltuieli :
• destinate rezolvării problemelor de mediu care reprezintă neconformități, • pentru elaborarea planurilor de prevenire și intervenție în situații de funcționare
anormală Aceste cheltuieli cuprind:
• achiziționarea de echipamente pentru reducerea poluării • realizarea de lucrări specifice pentru protecția mediului etc.
Sprijinul logistic- constă în asigurarea spațiilor și dotărilor necesare desfășurării corespunzătoare a activității membrilor echipei de implementare și a consultanților externi, atunci când se apelează la aceștia. Sensibilizarea personalului- este necesară pentru diminuarea rezistenței la schimbare si pentru a câștiga colaborarea personalului.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Această acțiune constă în: • prezentarea in fața angajaților a tuturor schimbărilor introduse de SMM conform ISO
14001 ( schimbări în funcționarea organizației si in activitatea curentă a angajatului) • obținerea unui acord formal din partea angajatului • implicarea angajatului în activitățile SMM.
Instrumente de sensibilizare a angajaților: • comunicarea directă, sinceră, în termeni simpli • argumentarea in stil convingător • comunicarea efectelor pozitive.
Stabilirea zonei și a nivelului de aplicare
Conducerea organizației va defini și va comunica cu claritate care dintre activitățile, procesele sau serviciile sale vor intra sub incidența SMM.
Limitele zonei și nivelele de aplicare vor fi determinate și de răspunsurile la întrebările formulate în standardul ISO 14001:
• asupra căror activități, servicii, procese, organizația exercită sau poate exercita o influență directă?
• Căror impacturi de mediu rezultând din aceste activități, organizația va trebui să acorde o atenție deosebită?
• Până la ce nivel de profunzime organizația poate interveni asupra aspectelor reținute?
Definirea politicii de mediu Funcțiile majore ale politicii de mediu:
• În interiorul organizației: să determine direcția de dezvoltare în domeniul protecției mediului
• În exteriorul organizației: să arate părților interesate atenția pe care organizația o acordă aspectelor de protecția mediului.
Cine elaborează politica de mediu? Politica trebuie elaborată de către directorul general sau de președintele organizației. Cum se elaborează politica de mediu Politica de mediu trebuie să conțină cel puțin trei elemente:
• Angajamentul de îmbunătățire continuă și de prevenire a poluării • Angajamentul privind respectarea reglementărilor și a altor cerințe obligatorii • Un cadru pentru stabilirea și analiza obiectivelor și a țintelor de mediu.
Pe lângă aceste angajamente obligatorii , conducerea poate aborda și alte angajamente: • Diminuarea impacturilor negative asupra mediului ale tuturor activităților noi • Prevenirea poluării, reducerea deșeurilor și consumurilor de materii prime,
carburanți, energie • Recuperarea și reciclarea deșeurilor • Stabilirea unor proceduri de evaluare a performanțelor de mediu • Urmărirea unei dezvoltări durabile etc.
Politica de mediu trebuie să fie:
• Scrisă, implementată, actualizată și comunicată personalului
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
• Adoptată la nivelul conducerii de vârf • Disponibilă pentru public.
După formularea politicii organizația poate iniția o evaluare a acesteia:
1. Politica este adecvată activităților, produselor și serviciilor sale? 2. Politica reflectă corect valorile și principiile fundamentale ale organizației? 3. Politica prevede fixare de obiective și ținte de mediu? 4. Politica este acceptată de conducerea organizației la nivelul cel mai inalt? 5. Politica implică o supraveghere a tehnologiilor utilizate și a practicilor de management
de mediu ale organizației? 6. Politica include angajamente privind îmbunătățirea continuă, prevenirea poluării,
respectarea reglementărilor, luarea în considerație a așteptărilor părților interesate? 7. A fost desemnată o persoană pentru supravegherea și implementarea acestei politici?
Dacă da, a fost această persoană investită cu autoritatea necesară? Realizarea analizei inițiale de mediu (AIM) Ce conține AIM:
• Studiu de impact/bilanț de mediu 45 % • Studiu de risc/ pericol 25 % • Studiu privind gestiunea deșeurilor 15 % • Alte studii 15 %
Ce este și ce nu este AIM Ce este AIM Ce nu este AIM Este un instrument folosit la construirea unui SMM conform ISO 14001, Ajută la stabilirea aspectelor semnificative de mediu
Nu este un document obligatoriu conform ISO 14001. Nu are o structură impusă. Nu este : un studiu de impact, un bilanț de mediu, un studiu de risc, o analiză privind gestiunea deșeurilor
Este un studiu care prezintă situația de mediu a unei anumite organizații, la un moment dat. Este un studiu obiectiv.
Nu este un studiu predictiv
Este un document pe baza căruia sa se poată concepe si pune in aplicare programe de mediu
Nu este o analiză care să stabilească și să propună soluții pentru problemele de mediu ale organizației
Conținutul unui AIM Cap.I-Prezentarea generală a organizației, a activităților și produselor sale 1.1 statutul organizației 1.2 prezentarea organizației:activități, produse , servicii 1.3 planuri detaliate referitoare la amplasament, procese instalații 1.4 istoricul amplasamentului
Cap.II- Caracterizarea amplasamentului organizației 2.1 localizare
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2.2 aspecte geologice și hidrogeologice 2.3 aspecte hidrologice 2.4 aer 2.5 aspecte climaterice 2.6 flora, fauna 2.7 aspecte peisagistice 2.8 căi de acces, rețele publice Cap III- Utilități și materii prime 3.1 energie
3.1.1 tipuri de energie utilizată 3.1.2 consumuri și destinații 3.1.3 reglementări, aprobări, contracte 3.1.4 controlul consumurilor
3.2 apă 3.2.1 surse de alimentare 3.2.2 consumuri și destinații 3.2.3 reglementări, aprobări, contracte 3.2.4 controlul consumurilor
3.3 materii prime
3.3.1 natura acestora 3.3.2 consumuri,destinații, depozitare, durată 3.3.3 reglementări, aprobări, contracte 3.3.4 controlul consumurilor
Cap IV- Planificarea produselor, proceselor de producție 4.1 produse
4.1.1 tipuri de produse 4.1.2 cantități 4.1.3 proiectarea unor produse ecologice
4.2 procese de producție 4.2.1 descrierea proceselor 4.2.2 tipuri de tehnologii (poluante/nepoluante)
Cap.V-Factori de impact 5.1. in condiții de funcționare normală
5.1.1aer 5.1.2 ape de suprafață 5.1.3 ape subterane 5.1.4 sol/subsol 5.1.5 ecosistem 5.1.6 peisaj 5.1.7 alți factori fizici care provoacă disconfort( deșeuri, zgomot, vibrații, miros…)
5.2 în condiții de funcționare anormală 5.2.1 identificarea riscurilor 5.2.2 stabilirea factorilor de impact 5.2.3 proceduri, programe, reglementări 5.2.4 controlul riscurilor 5.2.5 măsuri de intervenție în caz de accident
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Cap.VI- Informare, formare, comunicare 6.1 internă 6.2 externă
6.2.1 furnizori ( subcontractanți) 6.2.2 alte părți interesate Stabilirea cadrului legislativ Standardul ISO 14001 prevede realizarea unei proceduri pentru identificarea și accesul
la prevederile legale și alte cerințe. Se recomandă crearea unei baze de date cu următorul conținut:
• legi referitoare la mediu • legi privind alte domenii, dar care conțin și prevederi referitoare la mediu • Hotărâri de Guvern, ordonanțe, Ordine ministeriale, alte documente care vin in
completarea și aplicarea legilor și a angajamentelor internaționale asumate. • Acorduri, tratate, convenții, protocoale internaționale la care Romania a
subscris și care vizează mediul sau organizația, • Reglementări specifice activităților organizației • Reglementări specifice produselor sau serviciilor organizației, • Reglementări specifice domeniului din care face parte organizația • Autorizații, licențe, permise • Cerințele standardului ISO 14001.
Inventarierea și examinarea tuturor procedurilor și practicilor de management de mediu existente în organizație
Vor trebui colectate și analizate informațiile referitoare la:
• Organizarea activității de supraveghere și control de mediu a organizației • Proceduri, instrucțiuni de utilizare, programe de intervenție în domeniul mediului • Reclamații, penalități de mediu • Incidente sau accidente de mediu produse în trecut • Regulamente interne • Altele.
Informațiile vor fi culese din următoarele surse:
• Proceduri și regulamente de funcționare existente • Fișe de recepție, control, expediție, registre de urmărire, alte înregistrări existente • Interviuri cu membrii conducerii • Acorduri, autorizații, permise de mediu • Procese verbale ale inspecțiilor APM sau ale altor organisme abilitate • Buletine de analiză și măsurători • Alte documente relevante, inclusiv chestionare, anchete etc.
Inventarierea aspectelor de mediu și identificare celor semnificative Vor fi inventariate și analizate următoarele aspecte:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
• Cauza, natura și ordinul de mărime privind: emisiile de gaze în apă și aer, zgomotul, vibrațiile, mirosurile, fluxurile de deșeuri etc.
• Cauza, natura și intensitatea oricărei poluări a solului și apelor subterane • Consumul de energie, materii prime și alte materiale • Prezența,modul de folosire, depozitarea, manevrarea, transportul deșeurilor
comune și a celor periculoase • Existența, localizarea, intensitatea surselor de radiații • Aspecte care se află la granița cu problematica privind siguranța și sănătatea
salariaților • Alte aspecte sau pericole potențiale de mediu.
Din punctul de vedere al funcționării vor fi analizate:
• Procesele organizației în condiții normale de funcționare • Procesele organizației în condițiile anormale de funcționare( pornirea sau
oprirea unor utilaje speciale, a centralei termice etc, operațiuni de testare după reparații capitale, operațiuni speciale de întreținere etc.)
• Opriri predictibile, pentru situații de urgență sau calamități. Surse de informare:
• Documentația din dosarul pentru obținerea acordului/ autorizației de mediu • Procese verbale ale inspecțiilor efectuate de APM și de alte organisme cu rol
de control și verificare abilitate • Fișe de analiză, măsurători, înregistrări sistematice sau ocazionale • Alte documente relevante ( de ex: proceduri, regulamente interne, planuri și
programe de prevenire și/sau intervenție)
Construirea și implementarea SMM Stabilirea obiectivelor și țintelor de mediu Cum se stabilesc efectiv obiectivele și țintele?
1. Se listează toate angajamentele/țelurile conținute în politica de mediu 2. Fiecărui angajament/țel de pe această listă i se atașează unul sau mai multe obiective
care să conducă la îndeplinirea sa. Aceste obiective trebuie să fie realiste, accesibile salariaților etc.
3. fiecărui obiectiv i se atașează una sau mai multe ținte care să fie atinse într-o perioadă de timp stabilită. Aceste ținte este recomandabil să fie perfect delimitate și măsurabile.
4. După stabilirea obiectivelor și țintelor se recomandă ca organizația să definească un sistem de indicatori măsurabili ai performanței de mediu.
Elaborarea programului de management de mediu Pentru aceasta se parcurg următorii pași: Document Ce oferă Ce rezultă
Politica Analiza inițială
Direcții prioritare de acțiune
Aspecte semnificative de mediu
OBIECTIVE
Obiectiv 1 Obiectiv 2 Obiectiv p
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
………….. Programe Implementarea și funcționarea SMM Toate aceste aspecte sunt precizate în cap 4.4 Implementare și funcționare – ISO 14001
• 4.4.1 structură și responsabilitate • 4.4.2 instruire, sensibilizare și competență • 4.4.3 comunicare • 4.4.4 documentația sistemului • 4.4.5 controlul documentelor • 4.4.6 control operațional • 4.4.7 pregătire pentru situații de urgență și asigurarea capacității de răspuns
Aceste aspecte au fost detaliate în capitolul anterior.
Procedurile sistemului de management de mediu
Cum să stabilim procedurile sistemului Stabilirea procedurilor depinde în principal de metoda adoptată pentru a răspunde cerințelor standardului ISO 14001și de relația dintre SMM și alte sisteme de management. A1 metoda adoptată:
• Stabilirea unor proceduri care să răspundă direct cerințelor din standard sau • Stabilirea unor proceduri care să se bazeze pe analiza proceselor.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
A2 relația SMM cu alte sisteme de management- SMM independent, semiintegrat sau integrat- procedurile pot fi deloc, parțial sai total incluse în procedurile celorlalte sisteme de management. Stabilirea unor proceduri care să răspundă direct cerințelor din standard Cerințele standardului ISO 14001 privind documentarea elementelor SMM Elementele SMM prevăzute în standardul ISO 14001
Natură document Tip/titlu document Observații
4.2 Politica Manual Capitol în manual Declarație de angajament din partea direcției
4.3.1 Aspecte de mediu
Procedură Identificarea aspectelor de mediu
4.3.2 Prevederile legale și alte cerințe
Procedură Prevederi legale și alte cerințe
4.3.3 Obiective generale și obiective specifice
Procedură Stabilirea și menținerea obiectivelor generale și specifice de mediu
Opțională
Inregistrare Lista obiectivelor generale și specifice
Sta la baza elaborării programului de management de mediu
4.3.4 Program(e) de management de mediu
Inregistrări Program de management de mediu
Actualizate și adaptate în cazul modificării activității sau a unor noi proiecte
Concluziile analizei efectuate de conducere
4.4.1Structură și responsabilitate
Inregistrări Lista cu funcții și responsabilități
Organigramă Instrucțiuni Fișe de post
4.4.2 instruire, sensibilizare și competență
Proceduri Stabilirea și realizarea programului deinstruire
Inregistrări Lista necesităților de formare
Program de curs Fișă de prezență Fișă de evaluare
Instrucțiuni Metode de evaluare a nivelului de instruire
Pe bază de criterii de competență
Metodă și grilă de abilitare a personalului pe funcții și competențe
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
4.4.3 comunicare Proceduri Asigurarea comunicării interne
Comunicarea externă, analiza și prelucrarea solicitărilor externe
Analiza și prelucrarea solicitărilor personalului și redactarea răspunsurilor
Integistrări Listă de solicitări și răspunsuri
Fișă de identificare a solicitărilor
Decizie privind oportunitatea comunicării externe
4.4.4 documentația sistemului de management
Manual Prezentarea structurii documentelor
Trebuie să conțină indicații privind accesul la documentația conexă
4.4.5 controlul documentelor
Procedură Controlul documentelor Inregistrare Liste de documente cu
indicii în vigoare Proceduri, instrucțiuni, înregistrări, moduri de operare
4.46 control operațional
Proceduri Aspecte semnificative de mediu
Identificabile și controlabile de către organizație
Suplinirea lipsei unor proceduri
Instrucțiuni Plan de informare privind obligațiile colaboratorilor externi
Contract Înregistrări Lista(afișată) a regulilor de
intervenție
Lista instrucțiunilor de folosire a modurilor de acțiune legate de aspectele semnificative de mediu
4.4.7 pregătire pentru situații de urgență
Proceduri Identificare accidentelor esențiale
Prevenirea apariției accidentelor
Mod de intervenție în cazul producerii unor accidente
Controlul situațiilor de urgență
Moduri de operare
Moduri de operare pentru diferite tipuri situații de
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
urgență Înregistrări Program de teste pentru
verificarea procedurilor
Inventarul accidentelor/incidentelor produse
Rapoarte asupra testelor efectuate
4.5.1 monitorizare și măsurare
Proceduri Efectuarea măsurărilor Cine, cum, cu ce măsoară?
Etalonarea și întreținerea aparatelor
Această procedură nu este cerută în mod special de ISO 14001 dar este preluată din ISO 9000
Evaluarea periodică a conformității
Instrucțiuni Program de monitorizare Moduri de operare
Sistem de colectare a datelor Analiza obiectivelor și a reglementărilor
Înregistrări Fișe conținând rezultatelor măsurărilor
4.5.2 neconformitate, acțiune corectivă și acțiune preventivă
Proceduri Tratarea și analizarea neconformităților
Definirea responsabilităților și autorității
Acțiuni corective și preventive
Inregistrare Fișe privind evoluția tratării neconformităților
4.5.3 Întregistrări Proceduri Identificarea, păstrarea și eliminarea înregistrărilor
Înregistrări Lista diverselor înregistrări cu indicarea duratei de păstrare a fiecăreia
Se recomandă păstrarea cât mai îndelungată a rezultatelor măsurătorilor privind calitatea apei, solului, aerului, etc
4.5.4 auditul sistemului de management de mediu
Procedură Elaborarea auditului SMM Înregistrări Program de audit
Raport de audir
4.6 analiză efectuată de conducere
Procedură/manual Organizarea analizei efectuate de conducere
ISO 14001 nu prevede în mod expres o astfel de procedură.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Principalele elemente pot fi introduse și în manual
Înregistrare Proces-verbal privind analiza conducerii
Stabilirea unor proceduri care să se bazeze pe analiza proceselor Definirea corectă a unui proces:
• Instalații și echipamente • Resurse logistice • Documentație • Personal • Autoritate și responsabilități
Exemple de proceduri de mediu si calitate bazate de analiza proceselor: Indicativ Tipuri de procedură Mediu Calitate 1 Asigurarea securității companiei * 2. Verificarea făcută de conducere și penalități * 3. Aducerea la cunoștința salariaților și obligațiilor
reglementate *
4. Înregistrarea și gestionarea reclamațiilor de mediu * 5. Gestionarea textelor legislative și reglementare și a altor
cerinte de mediu *
6. Gestionarea deșeurilor periculoase * 7. Monitorizarea factorilor de impact * 8. Regulament intern de funcționare a sistemului de
management de mediu *
9 Permis de lucru pe platforma T * 10 Gestiune deșeurilor comune * 11 Identificarea și izolarea produselor neconforme etc. * Cum se redactează efectiv o procedură Se cunosc următoarele moduri de redactare:
• Sub formă descriptivă • Sub formă de schemă logică (logigramă) • Sub formă mixtă
Redactarea unei proceduri sub formă descriptivă
1. Se stabilește un sumar care, fără a fi impus printr-un document directiv, are, în cele mai multe cazuri următoarea structură:
• Obiectiv • Domeniu de aplicare • Definiții • Responsabilități • Documente de referință
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
• Conținutul procedurii 2. Se dezvoltă fiecare punct al sumarului printr-o descriere succintă, dar clară. Acolo
unde este cazul, această descriere va conține nume de persoane, responsabilități, termene, documente complementare, alte informații și precizări necesare unei perfecte înțelegeri și aplicări a procedurii de către salariații vizați
3. Se atașează procedurii date de identificare și alte elemente necesare unei ușoare urmăriri, arhivări, recunoașteri, comunicări: titlu, indicativ, indice de revizie/completare, număr total de pagini, numărul paginii curente, restricții de circulație/folosire.
Exemplu: D Procedură de comunicare PPM023 Indice
B Pag./nr 1/4
Sumar
1. Obiectiv 2. Domeniu de activitate 3. Definiții 4. Responsabilități 5. Documente de referință 6. Conținutul procedurii
6.1 Organizare 6.2 Comunicare internă
6.2.1 Programul de management de mediu 6.2.2 Analiza efectuată de conducere 6.2.3 Analiza efectuată de comitetul director 6.2.4 Analiza efectuată de comitetul de protecția mediului 6.2.5 Comunicare cu alte compartimente
Data Indice Pagini Natura
modificării Redactat Controlat Aprobat
27.03…. A Versiunea inițială
C. Ionescu M. Popescu
V. Enescu
04.08…. B Toate S-a adăugat programul de management de mediu
C. Ionescu M. Popescu
V. Enescu
Atenție document cu regim special Copia nr. Activitate Serviciu
1. Obiectiv Această procedură permite explicarea modului in care se realizează comunicare internă în domeniul mediului în organizația noastră
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2. Domeniul de aplicare Această procedură este aplicabilă la nivelul întregii noastre organizații
3. Definiții
Parte interesată……. SMM……. PMM- Program de management de mediu……
4. Responsabilități Departamentul de asigurarea calității și protecția mediului răspunde de urmărirea aplicării acestei proceduri.
5. Documente de referință Următoarele capitole ale standardului ISO 14001
• Cap.4.4.3.Comunicare • Cap 4.4.1 Structură și responsabilitate • Cap.4.4.6 Control operațional • Cap.4.6 Analiza efectuată de conducere
6. Conținutul procedurii 6.1 Organizare
Organizarea companiei D este prezentă în organigramele care sunt ținute la zi și difuzate de către Directorul Resurse Umane Fiecare funcție a acestei activități este definită în așa fel încât să rezulte clar care sunt legăturile ierarhice și responsabilitățile fixate pentru exercitarea ei
6.2 Comunicare internă 6.2.1 Programul de management de mediu (PMM) Departamentul de asigurarea calității și protecția mediului elaborează în
fiecare an un PMM care este aprobat de Directorul General. Acest PMM este editat într-un număr convenit de exemplare și distribuit persoanelor stabilite și menționate în manualul de mediu. Programul este revizuit și reactualizat pe măsură ce acțiunile prevăzute avansează sau o dată cu apariția unor proiecte noi sau modificate.
6.2.2Analiza efectuată de conducere Această analiză este inițiată în fiecare an de responsabilul cu protecția
mediului. Participanții la această analiză sunt membrii comitetului de direcție și membrii departamentului de protecția mediului.
Raportul final al analizei prezintă starea sistemului de management de mediu în momentul realizării ei, eventuale abateri și/sau îmbunătățiri constante
Membrii acestei comisii se reunesc cel puțin odată pe an pentru a trece în revistă starea SMM, pentru a se asigura că el este în continuare adecvat realizării obiectivelor propuse, că funcționează și este eficient.
La sfârșitul acestei reuniuni, Directorul de Mediu redactează un proces- verbal care se difuzează participanților.
6.2.3 Analiza efectuată de comitetul de direcție
Se realizează la solicitarea directorului general și are loc trimestrial.
Participanții sunt:reprezentantul conducerii de vârf, directorul calitate, directorul mediu, directorii celorlalte departamente, directorii serviciilor centrale.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Directorii calitate și mediu prezintă o dare de seamă privind acțiunile în curs de desfășurare. La sfârșitul ședinței reprezentantul direcției generale redactează un proces –verbal care va fi difuzat membrilor comitetului de direcție.
6.2.4 Analiza efectuată de comitetul de protecția mediului
Se declanșează la solicitarea Directorului de Mediu și are loc lunar. La această analiză participă membrii Departamentului de protecția mediului. Este verificată eficiența sistemului și gradul de realizare a obiectivelor și țintelor.
Se trec în revistă fișele de neconformități, se stabilesc eventuale acțiuni suplimentare necesare. Acestea vor fi înregistrate și urmărite cu ajutorul fișelor de neconformitate corespunzătoare. Comitetul va analiza auditurile interne și acțiunile corective și preventive propuse și întreprinse.
La sfârșitul ședinței, Directorul de Mediu redactează un proces-verbal care va fi difuzat participanților. Originalul acestui document este clasat și arhivat de către direcția calitate mediu.
6.2.5 Comunicarea cu alte compartimente
Fiecare membru al companiei noastre îl cunoaște pe responsabilul de
protecția mediului la nivelul departamentului său. Orice comunicare privind mediul (întrebări, sugestii…)ajunge la responsabilul cu protecția mediului.
• Proceduri și moduri de operare: fiecare responsabil de mediu posedă un exemplar al procedurilor și al modurilor de operare în vigoare. Aceste documente sunt la dispoziția salariaților și pot fi oricând consultate. Ele sunt prezentate și comentate persoanelor interesate în funcție de domeniul lor de activitate
• Neconformități: fișele de neconformitate sunt la dispoziția fiecărui, pentru a putea comunica Departamentului de Protecția Mediului constatările sale( a se vedea procedura PPM 021” neconformități, acțiuni corective și preventive”
• Afișaj: în locul special amenajate, vor fi afișate postere referitoare la respectarea aspectelor de mediu și a politicii noastre de mediu. Principalele obiective sunt comunicate salariaților și cu ajutorul unor indicatori afișați
• Broșura Mediul:va fi înmânată fiecărui salariat o broșură special editată, conținând informații generale privind aspectele de mediu ale organizației, principalele cauze ale poluării și conținând, de asemenea, câteva exemple de acțiuni întreprinse până în prezent în acest domeniu.
• Informații complementare- o publicație trimestrială ar putea fi utilizată suplimentar pentru a completa informarea salariaților noștri asupra acțiunilor întreprinse sau prevăzute pentru perioada următoare. De asemenea ori de câte ori va fi necesar, un reprezentant al Departamentului de Protecția Mediului ar putea participa la ședințe sau analize ale celorlalte departamente din companie.
Redactarea unei proceduri sub formă de schemă logică
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Prezentarea metodologiei REDAC
• R-responsabil • E-execută • D –decide • A-autoritate • C- consilier
Etapele metodologiei: Etapa I
1. Stabilirea obiectului de activitate și a domeniului de aplicare a procedurii 2. Stabilirea datelor de intrare și a datelor de ieșire 3. Stabilirea tuturor fazelor de trecere de la datele de intrare la datele de ieșire
Etapa II 1. Analiza fiecărei faze și stabilirea categoriei în care se încadrează
a. Este o etapă în realizarea procesului b. Este o opțiune c. Necesită un document complementar (instrucțiune, procedură)
2. Elaborarea schemei logice a procedurii folosind următoarele simboluri și abrevieri a. Un dreptunghi pentru fiecare etapă b. Un romb cu două ieșiri pentru fiecare opțiune c. O săgeată pentru fiecare fază care necesită un document complementar d. EM-expert (specialist competent) de mediu e. RM- responsabil de mediu f. RC-reprezentantul conducerii g. CM- comitet de mediu h. Pentru fiecare etapă, indiferent dacă necesită sau nu documente
complementare, va fi desemnat un responsabil i. Pentru fiecare opțiune va fi desemnat un factor de decizie.
3. Etapa III a. Se stabilesc:
i. R Responsabilul subprocesului considerat ii. E Executantul activității de care răspunde R. Uneori este posibil să fie
tot R executantul. In acest caz E lipsește. iii. D Persoana de Decizie în cazul unei opțiuni iv. A Persoana care are Autoritate asupra gestionării subprocesului. A
poate opri sau modifica desfășurarea subprocesului v. C Consilier pentru buna derulare a subprocesului( este competent
profesional, dar nu are putere de decizie) vi. I Persoana care trebuie să fie Informată de către Responsabilul
subprocesului, ea este releul pentru satisfacerea nevoii interne de informare și comunicare.
b. Se determină documentele de intrare și documentele de ieșire care vor deveni probe obiective ale activităților efectuate și/sau ale rezultatelor obținute
c. Se determină instrucțiunile de lucru și modurile de operare d. Se numerotează subprocesele și se completează schema logică cu informațiile
necesare unei mai bune înțelegeri a procesului e. Se elaborează formularele de înregistrare care vor permite utilizatorilor să
descrie activitate din cadrul programului de mediu pe care o desfășoară
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
f. Se completează procedura cu elementele de identificare, care să respecte modelul stabilit la nivelul organizației.
Exemplu : Salariati, functii, responsabilitati
Schema logică Document de referință
Document de înregistrare
E M
R M
R C
C M
C E
C R
R
D
Audit intern din 23.11….. Autorizație de funcționare Reglementări
Raport de audit intern din 23.11…. Manual de mediu MM-003
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com