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I. Introduccin
La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el
afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la
incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una
accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en
elevar el nivel de xito organizacional.
Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos
dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que
arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un
rbol imponente, del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin
embargo, el propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las
acciones planificadas.
La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a
cada organizacin y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia para
la organizacin.
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II.
OBJETIVOS:
Variadas son las razones por las cuales las empresas planifican. Una es la necesidad de
anticiparse. Cierto es que las necesidades comerciales, en general, no pueden satisfacerse
instantneamente. Es necesario pronosticar su ocurrencia y decidir lo que es necesario
hacer con antelacin para satisfacerlas. Es necesario entonces hacer pronsticos para
prever las necesidades y decidir lo que hay que hacer con antelacin para satisfacer las
necesidades futuras.
Otro objetivo de la planificacin es precisamente la posibilidad de conseguir los objetivos
perseguidos, lo cual se logra solamente luego de una cuidadosa reflexin, concentracin
de esfuerzos y accin coordinada. La planificacin puede ser una herramienta efectiva de
control e instrumento de comunicacin que permite comunicar los objetivos de la
organizacin y mecanismo para cerciorarse el compromiso en la ejecucin de los planes
acordados. Es adems un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, como
ocurre con alguna frecuencia, las previsiones sobre las cuales se basan los planes son
incorrectas o suceden imprevistos que por la va de la planificacin se pueden cubrir, en
alguna proporcin y de manera prctica, estos riesgos.
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III. Marco terico.
3.1 DEFINICION DE PLANIFICACION
Durante la mayor parte de nuestras vidas somos miembros de alguna organizacin, ya sean
escolares, deportivas, religiosas, armadas o empresariales todas tendrn estructuras ms
o menos formales, pero sin importar sus diferencias todas tienen en comn varios
elementos: metas, planes, lderes, etc.
Antes de iniciar una accin organizacional, es imprescindible determinar los resultados que
pretende alcanzar la misma, as como las condiciones futuras y los elementos necesarios
para que esta funcione eficientemente, para esto es necesario la planificacin.
La planificacin es necesaria para casi todos los aspectos de la vida y la conducta humanay para la mayora de las actividades comerciales, es ella la que establece las bases para
definir las metas correctas y despus elegir los medios necesarios para alcanzarlas, es
adems un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, en ocasiones suceden
imprevistos que por la va de la planificacin se pueden cubrir, en alguna proporcin.
Se puede ver la planificacin como la principal funcin de la administracin. Sin planes los
directivos no pueden saber cmo organizar el personal y los recursos, sin planes no se
tienen idea de qu es lo que hay que hacer, ni se puede dirigir pensando que otros lo
seguirn, sin un plan existen muy pocas posibilidades de lograr metas y de saber cundo y
dnde se estn desviando del camino. Sin planificar, el control se convierte en una tarea
sin importancia.
Podemos agregar adems que la planificacin es elaborar presupuestos, establecer
prioridades, formular polticas relacionadas con la toma de decisiones permanentes sobre
asuntos importantes y recurrentes. La planificacin es la base en el proceso de
administracin, consiste en anticiparse, prever el curso de las acciones que debern
ejecutarse para dar cumplimiento al objetivo, ya que este ltimo es la base de la eficacia.
Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin),
visualizacin (representacin del futuro deseado) y de predeterminacin (tomar acciones
para lograr el concepto de predecir el futuro).
Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro; segundo, debe
indicar acciones; tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional:
futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo
plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
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3.2 CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN.
La planificacin es un proceso, es decir una actividad continua y unitaria que no termina
con la formulacin de un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente entremedios, actividades y fines, y sobre todo, de caminos y procedimientos a travs de los
cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad. Estos reajustes se hacen
de acuerdo a una estrategia que tiene en cuenta los diferentes actores sociales y factores
contingentes que actan e inciden en el mismo escenario en que se desarrolla el plan o
programa. Como en este escenario confluyen diferentes factores y actores se necesita de
un anlisis de situacin interactivo y de propuestas renovadas que surgen de esta
cambiante situacin.
Es un proceso que debe ser preparado con antelacin por los responsables de elaborar el
plan o programa. La elaboracin y la ejecucin del plan son elementos distintos y deben
considerarse analtica y metodolgicamente separados, pero estn interrelacionados entre
s.
Su carcter especfico es el de tratar con un conjunto de decisiones, es decir, con una matriz
de series sucesivas e interdependientes de decisiones sistemticas relacionadas entre s,
dentro de una situacin dinmica e interactiva.
La planificacin es una actividad con una intencionalidad eminentemente prctica, o sea,
se planifica para luego accionar lo que se ha planificado.La planificacin es siempre una actividad que concierne al futuro, ya sea que la
consideremos como funcin administrativa o bien, se le considere como un conjunto de
procedimientos para elaborar planes, programas o proyectos.
La planificacin est dirigida al logro de objetivos. Como ya reiteradamente se ha dicho es
prever, hacer algo, pero lo que se quiere hacer no puede quedar en algo nebuloso, vago,
inasible o difcilmente realizable. Aquello que se ha de hacer, tiene que expresarse con
objetivos concretos y bien definidos, traducidos operacionalmente en metas de cara a
obtener los resultados previstos. La planificacin supone las posibilidades de una relacinde causalidad entre lo decidido (programado), o lo realizado (ejecutado) y los resultados
obtenidos.
La planificacin se basa en un conjunto de principios, entre los cuales estn:
1. Carcter cientfico: La planificacin se basa en el conocimiento y utilizacin de las leyes
econmicas objetivas del socialismo y sobre todo de la del desarrollo armnico y
proporcional de la economa y de la ley econmica fundamental. Adems deber recoger
los avances ms significativos en materia de tcnicas de planificacin, experiencias de
vanguardia de otras empresas en la direccin y organizacin de su actividad.
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2. Unidad de la planificacin:Se refiere a la unidad del sistema de planes de la economa
nacional en cuanto a los niveles que lo componen y los horizontes temporales de
planificacin.
3. Carcter directivo: Significa que el plan tiene fuerza de ley y su cumplimiento es
obligatorio, debiendo sancionarse (de acuerdo con las causales) su incumplimiento.
4. Continuidad de la planificacin: El proceso de planificacin transcurre
ininterrumpidamente de un perodo a otro. La base de este principio es la continuidad del
proceso de produccin, que condiciona la necesidad de que su regulacin tambin se
comporte de este modo. Esto se refleja tambin en la existencia de perodos de
planificacin que abarcan diferentes horizontes temporales, que son adyacentes entre s y
a la vez un sub-conjunto de planes de mayor alcance.
5. Estabilidad de la planificacin: Significa que las modificaciones al plan e inclusiones de
tareas no planificadas en el cumplimiento del programa productivo, deben ser reducidas a
la mnima expresin. En esto influyen en muchas ocasiones factores ajenos a la empresa,
tanto objetivos como subjetivos, y se contradice con la obligatoriedad (carcter directivo)
del plan. Pero por otra parte, la propia calidad del plan que elabore la empresa, su
fundamentacin cientfica, tambin condicionan su estabilidad.
3.3 ETAPAS DE LA PLANIFICACIN.
Principales pasos a desarrollar en el proceso de planificacin
Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el darse cuenta o
convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con antelacin y que hay que
actuar para lograr algn objetivo. Considera los problemas que se podran plantear si no se
hace nada, calcular los riesgos, estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de
capacidad, materiales, etc.) y los posibles beneficios, as como evaluar los diversos planes
posibles y el modo de realizarlos antes de tomar alguna decisin.
Formular opciones:Una vez que se esta consciente de la necesidad de un plan se debe
estudiar los aspectos sobresalientes del trabajo a realizar y concretar varios planes
alternativos. Para ello se requiere:
1. Conocimiento de la situacin objeto del plan.
2. Imaginacin para idear opciones nuevas y su potencial xito.
3. Realismo, es decir, las opciones deben ser pragmticas y factibles, habida cuenta de la
realidad de la organizacin de que se trate, y los problemas humanos y financieros
envueltos.
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Seleccionar la mejor opcin:Esto es un proceso subjetivo en el que se deben ponderar los
beneficios y los costos en ambientes inciertos y riesgosos. Esta seleccin depende en buena
medida de las preferencias subjetivas de la alta gerencia, de su visin de futuro y de su
voluntad de correr riesgos.
Realizar o implementar la mejor opcin:Planificar exige acciones concretas que incluyencomprometer recursos, vencer las resistencias al cambio por parte de las personas y hacer
tareas concretas en un tiempo limitado. Se requiere gran coordinacin y habilidad en las
relaciones humanas.
Seguimiento y control de resultados:En general los resultados reales no son parecidos a
los planeados. Puede haber previsiones incorrectas, inexactas, movimientos de la
competencia, hechos imprevistos o no considerados, falta de recursos, cambios en las
condiciones del ambiente, nuevas limitaciones, resistencias no previstas y otros muchos
factores que pueden alterar la marcha de lo planeado. Estas desviaciones deben ser
descubiertas lo antes posible y emprender acciones correctivas y determinar las causas dedichas desviaciones.
Seguir adelante, frente al abandono de los planes y de la planificacin: Es necesario tener
presente que cambios fundamentales en el ambiente o de mercado, errores en la
concepcin del plan o de la relacin entre ste y el futuro pueden conllevar a la idea de
abandonar el proceso, cosa que es, quizs, ms difcil que llegar a convencerse de la
necesidad de trabajar o vivir planificadamente. Siempre existe una oportunidad para
formular nuevas opciones y hacer de la planificacin un proceso contnuo.
3.4 EL PROPSITO Y LA PLANIFICACIN ESTRATGICA
Un plan estratgico comienza con la observacin de una situacin que resolver o de una
meta que alcanzar.
Siempre conlleva una declaracin del propsito o propsitos definidos que se quieren
conseguir.
Una vez que se ha establecido el propsito, es posible deducir de l diferentes
planificaciones estratgicas.
De hecho, SE PUEDE DECIR QUE LA ESTRATEGIA ES CMO UNO VA A CONSEGUIR, DE
MANERA REAL, EFECTIVA Y RPIDA, QUE UN PROPSITO SE MANIFIESTE Y AVANCE EN EL
UNIVERSO FSICO REAL, CON VELOCIDAD Y SIN ERRORES.
Cualquier plan estratgico puede abarcar una cantidad de acciones importantes que se
requieren de uno o ms sectores para conseguir el propsito. Estas acciones se expresan
en trminos muy generales, ya que son una declaracin de la planificacin general inicial
que se hizo. De ellas, uno puede entonces deducir planificaciones tcticas. Pero todas estas
cosas tienen que encajar.
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Un plan estratgico as no slo corrige una situacin mala, sino que la cambia
completamente y la transforma en un panorama de rentabilidad y expansin para el futuro
de toda la compaa.
Lo que uno est tratando de conseguir es sacar la situacin del hoyo y levantarla hacia un
magnfico nivel de viabilidad.
IV. TIPOS DE PLANIFICACION
4.1 PLANIFICACIN NORMATIVA O TRADICIONAL:
Es un modelo de planificacin que se rige por una serie de normas o parmetros
previamente establecidos por el estado.
La planificacin tradicional o normativa presenta las siguientes caractersticas:
Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar.
Ha hecho el acopio de numerossimas tcnicas de anlisis y prediccin.
Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio.
Cuenta con una vastsima experiencia en los ms diversos campos de aplicacin.Dispone de un considerable conjunto de instituciones para la investigacin y
docencia, de donde han salido los elementos ms relevantes de su revolucin
actual.
Su gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo
econmicosocial visto desde el ngulo gubernamental.
El planificador es omnisciente.
Se subdivide en: Centralizada (Pases socialistas) y Mixta, Pluralista, o Indicativa
(Pases de Latinoamrica).
Utiliza conceptos de Polticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como
proposiciones vagas de contenido de ejecucin.
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4.2. PLANIFICACIN SITUACIONAL:
Para este enfoque la planificacin es: calcular, presidir y preceder las acciones para llevar
una situacin inicial a otras, hasta llegar a la situacin que el actor pretende alcanzar.
(Castellano, 1998)
Otra definicin dice que: Es aquella que se genera por instancias de discusin, clculos y
anlisis de los actores de una organizacin que construyen una situacin objetiva de un
determinado acto social. (Amarista Camacho, 2004)
Este tipo de planificacin posee las siguientes caractersticas:
Es una herramienta para el cambio social.
Tecnolgicamente, aborda la anticipacin simulada por la prctica.
Asume supuestos ms realistas, ya que quin planifica est dentro de la realidad y
coexiste con otros actores que tambin planifican.
No tiene un diagnstico nico, ni una verdad objetiva, sino una explicacinsituacional.
Se articula lo poltico con lo econmico pues su horizonte es poltico y el futuro es
incierto.
Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre est en accin.
Entre la relacin del debe ser y el puede ser tiene expresin lo viable que
presenta aspectos econmicos, institucionales, culturales y polticos.
Concibe la norma como la orientacin direccional entorno a la cual es necesario
construir las condiciones para su cumplimiento, es decir, lo normativo tiene validez,
pero no constituye de por s el plan.
La planificacin situacional se da en cuatro momentos bsicos, los cuales son:
1. El momento explicativo se basa en flujogramas de causa efectos para cada
problema considerado; las manifestaciones ms visibles de dichos problemas se
anotan como fenoproduccin. Sus causas ms inmediatas, resultado de la
acumulacin de e institucionalizacin de ciertos hechos, como fenoestructura; y las
causas ms profundas, en la raz misma de la sociedad, como genoestructura.
2. En el momento normativo se establece el deber ser. Determina los objetivos.
Luego de la explicacin situacional se disean los proyectos con visin de futuro, lasoperaciones y acciones que enfrentan los problemas en forma consistente con la
situacin objetivo perseguida.
3. En el estratgico, mediante un anlisis de viabilidad econmica, tcnica, poltica e
institucional, el poder ser. Es decir, se analizan las distintas formas en las cuales
sea posible sortear los obstculos y restricciones que dificultan la ejecucin de los
proyectos, de las acciones y de las estrategias para cada actor y operaciones. Se
ubican las trayectorias y se selecciona el curso de accin sobre el cambio situacional
esperado.
4.
Finalmente, en el momento operacional se pone en funcionamiento la voluntad de
hacer, lo cual tradicionalmente ocurre a travs de la prctica diaria de los
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gobiernos y en el situacionismo a travs de la Sala de Situaciones, donde estn
juntos polticos y tcnicos, apoyados por un banco de datos, analizando el cambio
diario de la realidad y tomando decisiones al respecto.
La planificacin situacional utiliza los siguientes instrumentos: Flujograma situacional
(momento explicativo), programa direccional (momento normativo), anlisis de viabilidad
(momento estratgico) y el anlisis de coyuntura (momento tcticooperacional).
4.3. PLANIFICACIN ESTRATGICA:
A este tipo de planificacin, Steiner la define as: la planificacin estratgica es un proceso
continuo y sistmico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de
cambios situacionales y que se expresa en la formulacin de un conjunto de planes
interrelacionados.
La planificacin estratgica tiene las siguientes caractersticas:
Permite establecer claramente la misin y valores de la organizacin, como
principio rector.
Tiene su origen en el mbito empresarial y surge como fuente de consolidacin de
la llamada Planificacin Tradicional.
Para definir los elementos estratgicos, se parte del proceso de investigacin
sistemtica interna y externa.
Es un sistema que tiene la capacidad de autoreproduccin y organizacin
(Autopoietico).
Es un proceso cclico, permanente, participativo e interactivo.
Su centro prctico es la coyuntura, y se refiere al clculo que precede y preside la
accin.
Se centra ms en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos.
Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo.
Rechaza la posicin reactiva para adoptar una posicin preactiva, an con losriesgos que ello supone.
Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organizacin y los
competidores.
Descansa en la formulacin de tres tipos de planes fundamentales como son los
planes estratgicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los planes
operativos y presupuestos a corto plazo.
En este enfoque de planificacin se realizan planes estratgicos o planes de accin, los
cuales son los que permiten definir las acciones, concretar las estrategias y las distintas
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herramientas a utilizar para lograr los objetivos de la empresa. Para su elaboracin se
tienen las siguientes etapas:
1.
Definir la misin de la empresa para identificar el alcance de sus servicios oproductos. Se selecciona los objetivos globales que pretenden alcanzarse a largo
plazo y el espacio deseado.
2. Las estrategias especficas que cada negocio de la empresa disea para la definicin
de los productos o servicios que presta, los clientes que desea captar.
3. La constante vigilancia que las empresas dominantes, de un sector determinado,
deben mantener hacia el resto de las empresas que puedan amenazar su
privilegiada posicin.
4. Se busca formular con la base en las competencias distintas alternativas posibles
encaminadas a la implantacin de nuevos negocios en el mercado, tomando en
cuenta calidad y precio.5. La planificacin estratgica usa varias herramientas bsicas que permiten alcanzar
las metas propuestas. Algunas de ellas son: Anlisis FODA, Hoja de verificacin,
estratificacin, diagrama de causa efecto, diagrama de pareto, histograma y
matriz de seleccin.
4.4. PLANIFICACIN TCTICA OPERACIONAL:
La planificacin tctica operacional se refiere bsicamente a la asignacin previa de las
tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de
operaciones. Entre sus caractersticas estn:
Se da dentro de los lineamientos de la planificacin estratgica y la planificacin
tctica.
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio.
Trata con actividades normales programables.
Se maneja informacin interna y externa.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin.
Cubre perodos cortos.
Est orientada hacia la administracin de recursos.
Sus parmetros principales son la efectividad y la eficiencia.
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Por qu es importante.
Hoy da las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el
desarrollo de la informtica (software y hard), que ha optimizado la capacidad para
generar, almacenar, procesar y transportar informacin. Sin embargo la tecnologa por s
sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los
Directores de Comunicacin, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular
las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integracin de la tecnologa y
el torrente de informacin.
Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento anticipado que permite a la
organizacin saber las amenazas y oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar
y/o retirar productos, en sntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la
sociedad.Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un trabajo de planificacin no se mide
por la capacidad de hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los
modelos mentales y la transformacin de las personas implicadas, el desarrollo de sus
habilidades para la coordinacin y la concertacin de estrategias, y el estmulo a la
instruccin y los procesos cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una accin
eficaz, en beneficio de los hombres del maana.
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V. Conclusin
Si una organizacin aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La
planificacin est comprometida en la fijacin de los objetivos de la organizacin y en las
formas generales para alcanzarlos. La opcin frente a la planificacin es la actividad
aleatoria, no coordinada e intil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones
cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificacin estratgica ni la operativa es un esfuerzo
ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Ms bien es un
crculo continuo que nunca debe terminar en una organizacin; debe ser vigiladaperidicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos
y los eventos.
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BIBLIOGRAFIA
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