Las 5Ss

Por qu debemos implementar las 5SS?La competencia cada vez es mayor Cambian las necesidades de los clientes Cambian las tecnologas

Pero, Qu significa 5Ss?Es una metodologa enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las reas de la empresa (oficinas, almacn, etc.) Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en prctica comn.

Qu significa 5Ss?Seiri Seleccionar

Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Organizar Limpiar Estandarizar Disciplina

Objetivos de las 5SsPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en computadora. Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5Ss

Cero:1. Retrasos 2. Insatisfaccin de Clientes 3. Prdidas ($$$)

Beneficios personales1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente. 2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:Aportar ideas para organizar nuestras reas de trabajo

Beneficios personalesHacer ms gratas las horas de trabajoSentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempear nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

Visin General de las 5Ss1. ORGANIZACIN 2. ORDEN

5 . DISCIPLINA 4 . ESTANDARIZACION3 . LIMPIEZA

Resistencia al CambioNormalmente escuchamos:Para qu limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organizacin y orden

Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5Ss en sus cajones.

Actividad para el participante Paradigmas identificados en su rea o departamento de trabajo

Qu hacer para romper esos paradigmas?No ignorarlas:1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistenciaConocer sus preocupaciones y temores Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera S:SeleccionarDistinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:

1. SELECCIONAR

Seiri, la primera S:SeleccionarObsoleto Esta de mas Daado

Es til para alguien mas

Descartar

Se necesita

Transferirlo

Regalarlo

Venderlo

Repararlo

rea de Oportunidadrea de uso comn (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

rea de Oportunidad

Cerca o detrs de lockers y mueblesEsquinas y pasadizos

Detrs de los pilares y bajo las escalerasEn los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya muy obsoletos Afuera, pegado a las cercas o bardas

rea de OportunidadTARJETA DE OPORTUNIDADFecha: Area: Oportunidad: Folio:

Actividad a realizar:

Propuesta:

Equipo: Observaciones:

rea de OportunidadControl de Tarjetas de OportunidadNo. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo

SeleccionarDeshacerse de todo lo innecesario del rea de trabajo, en caso de duda:Asignar un rea especial para colocacin de estos materiales y equiposColocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta rea haciendo una relacinNombre: Fecha: Localizacin:Razn para etiqueta roja:

Seiri:

SeleccionarControl de Tarjetas RojasNo. Fecha Descripcin Categora Razn Fecha decisin Destino Final Responsable Ubicacin

Seiri:

SeleccionarPeridicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el rea de tarjetas rojas y tomar decisiones

Seiri:

Necesidad Frecuencia de uso de lascosas:

Guardar en: Deshacerse de ellas Guardar a distancia Guardarlas en un lugar central en el rea de trabajo Guardar cerca del rea de trabajo o llevarlas consigo

Baja Media Alta

Sin uso en aos Uso entre 6-12 meses Uso entre 2-6 meses Uso > 1 vez al mes Uso >1 vez por semana Cosas usadas diario

SeleccionarPrincipioSolo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite

Seiri:

Actividad para el participanteIdentificar lo necesario de lo innecesario de su rea de trabajo/ frecuencia de uso

Seiton, la segunda S:OrdenOrdenar los artculos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo lugar despus de ser usados

Seiton:Objetivos: Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de bsqueda Facilitar la administracin visual Ejemplos de Orden:

Orden

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalpices, etc.) y muebles

Seiton:OrdenMapa1 A 2 3 4 5

El primer paso para organizar, es dividir nuestra rea de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera

B

C

D

E

Seiton:Marcar pasillos y reas donde deben ir las cosas

Orden

PasilloAntesDespus

Seiton:Ordencualquier persona puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articuloPregunta Respuestas Definir los artculos necesarios (Seleccionar) Identificar los artculos

Que?

Donde?

Definir la localizacinIdentificar el lugar

Cuantos?

Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria

Seiton:OrdenIdentificacin de GabinetesB

Utiliza letras para identificar gabinetes

1

2

A1 2 3

Divide los gabinetes en columnas y renglones Utiliza nmeros para identificar columnas y renglones

12G974 0074D 3G235

2G974

0074D

3G235

21G569 6264D 9964D

1G569

6264D

9964D

Seiton:OrdenDibujo de contornos

Seiton:OrdenCdigo de Colores

Actividad para el participanteCmo ordenara el escritorio que a continuacin se presenta?

Seiton:Orden

Orden de avisos y letreros

Seiton:

Designar un lugar especial para colocarlas Indicar cuanto tiempo van a estar puestasLa cinta debe debe despegarse sin daar la pared

Los posters, avisos y seales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaos estndar) Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar

Seiton:Orden Documentar el mtodo de organizacin Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

Seiton:OrdenPrincipio Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el participanteDe lo que identific como necesario, explicar Cmo lo ordenara, segn lo visto en la sesin?

Seiso, tercera S: LimpiezaMantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad

Seiso: LimpiezaBeneficios Aumenta la moral del personal y su eficienciaLa imagen del lugar da otra proyeccin

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso: LimpiezaImplementacin en cinco pasos: 1. Determinar las metas de limpieza2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de reas y definicin de responsables) 3. Determinar los mtodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al da en que se limpia, el responsable, y la forma)

4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.

Seiso: Limpieza Hay que dibujar un mapa para dividir el rea de trabajo en zonas ms fciles de manejar

Seiso: LimpiezaEtapas de la Limpieza:Macro: limpieza general

Individual: limpieza de reas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes especficas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)Micro: limpieza de partes pequeas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

Seiso: LimpiezaPromocin de un rea de trabajo limpia1. 2. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). Limpieza por equipo y rea (pisos, herramientas, etc.).

3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difciles, mtodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).

4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso: LimpiezaAsignar responsables de las actividades de limpieza, definir con que frecuencia y cuando se deben realizarPrograma de Limpiezarea Artculos Pisos Responsable J. Ramrez M. Surez H. SnchezJ. Hernndez

Frecuencia

Diaria Semanal SemanalDiaria

Atencin a clientes

Ventanas LmparasAdornos

Seiso: Limpieza Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar Enliste los artculos y equipos de limpieza a utilizar Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

Seiso: LimpiezaLa oracin de las 5Ss No tendr cosas sucias

No tirar cosas alrededor Limpiar las cosas en forma adecuadaRescribir cosas que se han borrado

Pondr cinta en avisos vigentes que se han cado

Seiso: LimpiezaRecomendaciones en la limpieza Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su rea y equipos La limpieza e inspeccin es el primer paso del mantenimiento autnomo

Utilizar listas de verificacin de inspeccin y limpieza (con ayudas visuales)

Seiso: LimpiezaCrear disciplinaEmbarques Comedor Almacen de Materia Prima Taller de Troqueles

Comunicar

Prensa 1

Prensa 2

Prensa 3

Prensa 4

Almacen de Producto Terminado

Manual deAlmacen de Toqueles

Of icinas

Procedimientos

Prensa 5

Area de Ensamble

Almacen de Producto en Proceso

rea

Prensa # 1

Programa de Limpieza Artculos Responsable Turno Pisos J. Ramrez 1er Prensa M. Surez 2 Lmparas H. Snchez 3 Transportador J. Hernndez 2o

Prensa 6

Frecuencia Diaria Semanal Semanal Diaria

Entrenamiento

Seiso: LimpiezaPrincipioEl lugar ms limpio, no es el que ms se asea, si no el que menos se ensucia

Actividad para el participanteElabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad

Seiketsu, tercera S: EstandarizacinMantener las tres primeras Ss: Seleccin Orden Limpieza

Seiketsu: EstandarizacinLograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la seleccin, organizacin y limpieza son mantenidas en las reas de trabajo

Seiketsu: Estandarizacin Integrar las actividades en el trabajo de manera regularEstableciendo procedimientos

Implementando auditorias de revisin

Seiketsu: EstandarizacinElemento # Criterio 1 2 3 4 5 1 Existen letreros para identificar las diferentes reas y sub-reas Se encuentra delimitado el rea de trabajo, maquinaria y equipo. Todos los estantes y artculos almacenados estn claramente identificados Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del rea x

2Organizar

x

3

x

4

x

Seiketsu: Estandarizacin(Controles visuales)

Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fcil guardarlos por los nios Herramientas y mtodos para control visual Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores Avisos de peligro Indicaciones de donde deben ponerse las cosas Designaciones del equipo Recordatorios de precaucin en la operacin Ayudas visuales de mantenimiento preventivo Instructivos

Seiketsu: Estandarizacin(Controles visuales)

Hacer que sea fcil verlas a distancia Desplegar los mensajes o dibujos adecuadosHacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que est bien y que est mal

Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fcil y convenientemente Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fcilmente Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el rea de trabajo sea ms brillante y ordenada

Seiketsu: Estandarizacin(Controles visuales) Pintar las paredes y pisos peridicamente. Todas las reas deben estar identificadas con letreros de nombre y funcin. Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quin es responsable de qu en las 5 Ss. Utilizar marcas de posicin para indicar la posicin correcta de las cosas. Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

Seiketsu: Estandarizacin(Controles visuales) Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia Utilizar un pizarrn para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar Establecer recomendaciones para mantener no slo la limpieza sino tambin la higiene en la empresa Indicar el estado de avance en 5 Ss en cada rea en funcin de los resultados de las auditoras

Seiketsu: EstandarizacinBeneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administracin Visual

Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugarLos lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu: Estandarizacin

Se controlan las fuentes de suciedad y basura

Se eliminan los hbitos de acumular cosas innecesarias en oficinas

NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3Ss.

Seiketsu: EstandarizacinRecomendacin

. Es altamente recomendable que en la elaboracin de los estndares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3Ss

Seiketsu: EstandarizacinPrincipio

Di lo que haces, haz lo que dices, y demustralo

Actividad para el participante Elabore su esquema de evaluacin incluyendo nicamente las tres primeras Ss

Shitsuke, quinta S: Disciplina Hbito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

Saber

Querer

Poder

Shitsuke, quinta S: Disciplina(Importancia)

1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hbito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente3. Todos el personal ha hecho suyo el mtodo y lo aplican

4. El rea de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estndares5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S: Disciplina(Formacin de hbito)

Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados Hacer que todos participen y que hagan algo y despus trabajar en la implantacin (5Ss 3, 5 o 10) Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace Asegurar que no falle la comunicacin, clarificar las ideas y reconfirmar

Shitsuke, quinta S: Disciplina Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organizacin y las prdidas.

En la oficina

Las 5 Ss :

La oficina es una Fabrica de papel

Cmo tener una oficina ms eficiente? Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelera estandarizada Hacer un programa de trabajo para cada empleado Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrn en programa para que la gente sepa el estatus Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

La campaa de uno solo es mejor

Una sola localizacin para expedientes Proceso de documentos en el mismo daJuntas de una hora

Memos e E-Mail de una pginaLlamadas telefnicas de un minuto

Guardar slo una copia del original

Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro Organizar los archivos por: Seccin, cliente, proveedor, tema, tipo de documento, por asunto, por proyecto, departamento, etc. de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Archivos eficientes Facilitar la bsqueda de informacin a mximo 30 segundos

Slo guardar la informacin que realmente es necesaria, evitar gastar espacioDesignar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) Cada documento debe indicar la fecha de recepcin y fecha de proceso

Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Actividad para el participanteRealice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5Ss

5SsCampaa de Promocin

Campaa 5Ss Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 Ss Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie ms lo tomar, de ellos depende el xito o fracaso de la campaaNo debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 Ss como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas

Lo importante es empezar en 5Ss y mantener el esfuerzo

Campaa 5Ss Entrenamiento

Difusin

Slogans Campaas Posters Folletos

1er Gran concurso de 5s

Campaa 5Ss Planeacin y operacin Organizacin promocional Educacin Juntas promocionales Actividades paralelas Posters de invitacin a participar Temas del mesDespliegue de las actividades de las 5 Ss en reas de trabajo especficas Docuementacin Implantacin

Campaa 5Ss Proyectos Kaizen Organizarlos conforme sea apropiado

Entrenamiento tcnico

Tecnologa Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento

Lanzamiento de equipos Kaizen y certificacin

Campaa 5Ss Trabajo en equipo Trabajo en equipo Reconocimiento Reconocimiento

Registros de 5Ss

Fotografias (antes, durante y despus) Poner etiquetas fosforescentes con la P en rea con problema requiriendo atencin Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.) Museo de las cosas antiguas (mquinas y herramientas)Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnstico y evaluacin de 5Ss Competencias Patrullas y evaluacin cruzada Uso de auditores y listas de verificacin

Diagnstico y evaluacin de 5Ss Avisos Todos los avisos limpios y claros Sin avisos pasados de fecha Todos los avisos estn alineados en su parte superior y a los lados

Administracin de las 5 Ss

Las responsabilidades para las 5 Ss estn claramente delineadas a todos los niveles Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 Ss

Diagnstico y evaluacin de 5SsFORMATO DE EVALUACIN Seleccionar Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso Existen objetos sin uso en los pasillos Pasillos libres de obstculos Las mesas de trabajo estn libres de objetos sin uso Se cuenta con solo lo necesario para trabajar Los cajones se encuentran bien ordenadosSe ven partes o materiales en otras reas o lugares diferentes a su lugar asignado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Es difcil encontrar lo que se busca inmediatamente El rea de est libre de cajas de papeles u otros objetos Ordenar Las reas estn debidamente identificadas No hay unidades encimadas en las mesas o reas de trabajo Los botes de basura estn en el lugar designado para stos Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.) Todas las sillas y mesas estn el lugar designado Los cajones de las mesas de trabajo estn debidamente organizados y slo se tiene lo necesario Todas las identificaciones en los estantes de material estn actualizadas y se respetan Limpiar

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23

Los escritorios se encuentran limpios Las herramientas de trabajo se encuentran limpias Piso est libre de polvo, basura, componentes y manchas Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo estn limpias Las mesas estn libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos. Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida Estandarizar Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operacin El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores Todas las mesas, sillas y carritos son iguales Todo los instructivos cumplen con el estndar La capacitacin est estandarizada para el personal del rea

24 25 26 27 28

Diagnstico y evaluacin de 5Ss

Gua de calificacin0 = No hay implementacion 1 = Un 30% de cumplimiento 2 = Cumple al 65% 3 = Un 95% de cumplimiento

Diagnstico y evaluacin de 5SsEvaluacin 5 S'sGeneral Seleccin Orden Limpieza Estandarizacin Porcentajes Puntos 54% 44 47% 14 57% 12 67% 10 53% 8Regular Bien Excelente

Fecha

> 50 % > 70 % > 90 %

RegularGeneral1 0.8 0.8 0.6 0.7 0.4 0.2 0 Bien 1

0.9

Excel.

Estandarizacin

Seleccin

0.6 Regular

0.5

0.4

0.3

0.2

Limpieza

Orden0.1

0