南榮科技大學總務處事務暨文書組採購標準作業流程
SOP 目錄
【採購】標準作業流程 ..................................................................................1
【請購】標準作業流程 ..................................................................................2
【限制性招標請購】標準作業流程 ..............................................................3
【限制性招標】標準作業流程 ......................................................................4
【共同供應契約招標】標準作業流程 ..........................................................5
【共同供應契約請購】標準作業流程 ..........................................................6
【最有利標請購】標準作業流程 ..................................................................7
【最有利標招標】標準作業流程 ..................................................................8
【一般招標】標準作業流程 ..........................................................................9
【公開招標】標準作業流程 ........................................................................10
【公開取得報價】標準作業流程 ................................................................ 11
【邀標招標】標準作業流程 ........................................................................12
【第二次(含)以後招標】標準作業流程 .....................................................13
【訂定底價】標準作業流程 ........................................................................14
【開標-決標】標準作業流程 ......................................................................15
【公開招標開標-決標】標準作業流程 ......................................................16
【公開取得報價開標-決標】標準作業流程 ..............................................18
【邀標開標-決標】標準作業流程 ..............................................................19
【議價開標-決標】標準作業流程 ..............................................................20
【最有利標開標-決標】標準作業流程 ......................................................21
【訂約-交貨】標準作業流程 ......................................................................22
【製作契約書】標準作業流程 ....................................................................23
【驗收-核銷】標準作業流程 ......................................................................24
【年度獎補助款資本門年度工作】標準作業流程 ....................................25
【制式標單製作】標準作業流程 ................................................................26
【採購案異議處理】標準作業流程 ............................................................27
【請購案取消】標準作業流程 ....................................................................28
【請購案規格退件處理】標準作業流程 ....................................................29
【獎補助款設備拍照片】標準作業流程 ....................................................30
【電子/紙本 收文】.....................................................................................31
【電子/紙本 發文】.....................................................................................32
【公文製作】 ................................................................................................33
【檔案管理】 ................................................................................................34
【文書稽催】 ................................................................................................35
【機密檔案解密】 ........................................................................................36
【檔案檢調】 ................................................................................................37
【檔案銷毀】 ................................................................................................38
【蓋用印信申請】 ........................................................................................39
【郵件收件】 ................................................................................................40
【郵寄函件】 ................................................................................................41
1
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:採購標準作業流程 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
填寫請購表單
單位主管簽章
請購文件送總務處事務暨文書組
查核文件是否齊全
訪價
登錄資料
是否核准
招標
是否決標
訂貨及交貨
驗收
開具發票
製作憑證
文件轉保管組
請購文件送核
通知交貨廠商到校處理或更新產品
是否繼續招標
合格
不合格
是
廢標 流標
是
否
是
否;無預算者
否
是
規格審查
是
否
會簽相關單位
請購人
檢核否
是
相關單位修正否;錯誤須修正者
請購人申請取消該案之請購
流標次數
<3
研討原因及後續處理方式
>3
填寫退件說明單
是否可繼續招標
是
否
依檢核表項目逐項查核是否完整
針對行政院公共工程委員會發佈之政府採購錯誤態樣審查
4
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:限制性招標標準作業流程 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
請購單簽核議價
連絡相關單位及廠商決定議價日期
相關文件,呈核:1.事務暨文書組長
2.總務長3.會計主任4.校長
未達壹佰萬元壹佰萬元以上
1.議價用簽呈
相關文件,呈核:1.事務暨文書組長
2.總務長
等待議價
製作標單
未逾十萬元
相關文件,呈核:1.事務暨文書組長
2.總務長
定訂底價單
核定人-校長
定訂底價單
核定人-總務長
議價
電話傳真議價
N
到場議價
Y
19
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:邀標開標-決標標準作業流程 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
邀標開標-決標流程
參與人員:1.主持人2.主辦單位3.記錄
宣布投標家數
第一次開標 第二次(含以後)開標
宣布流標 是否開標否
是
投標家數
>3
<3投標家數
<3
>3
開啟標單
壹萬元至
壹拾萬元
電洽最低價廠商減價
宣佈決標
相關人員簽署決標文件
是否在預算或底價之內
是
宣布流標重新招標
否是否在
預算之內
否
是
宣布各家廠商投標金額
通知得標廠商送貨
25
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:年度獎補助款資本門年度工作標準作業流程 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
召開系科(單位)務會議
是否規格、數量或細則變更
召開專責小組會議
召開系科(單位)務會議
召開專責小組會議
填寫支用計劃書相關資料
支用計劃書報部奉核
進行請(採)購程序
訂貨,交貨,驗收,核銷等程序
召開系科(單位)務會議
填寫執行清冊
召開專責小組會議
召開經費稽核委員會議
執行清冊及支用計劃書-修正版報部
召開系科(單位)務會議
召開專責小組會議
Y
N
時程
教育部來函核定本校當年度獎補助款經費額度
上年度12月31日
4月
8月
10月
次年度1月
29
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:請購案規格退件處理標準作業流程 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
規格有錯或違反法規
填寫南榮科技大學財物採購案退件說明單
查詢違反的法源依據
影印資料:1.請購財物之明細表2.法源依據或出處
研議退件原因說明
與組長討論及說明
事務暨文書組長填寫建議處理方式
總務長簽核
重新研議處理
是否接受
文件送回請購單位研議處理或修正
修正請購案相關資料並填寫處理說明
財物採購退件說明單--請購人及請購單位單位蓋章
文件送事務暨文書組留存備查
召開協調會議討論
否
是
是
否
呈校長裁決
是否有共識
是
否
31
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:電子/紙本 收文 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
收文
電子收文教育部FES系統
郵件送達紙本收文
憑智慧卡及識別通行碼即時或定
時收文
自動列印來文及附件
拆 封
檢視來文誤送、疏漏、格式不符
分文
登錄、掛號
掃描全文
線上簽核流程管理
結束
32
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:電子/紙本 發文 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
各單位發文
線上簽核流程管理
彙整發文之所有電子檔
已批示之紙本函稿
列印全文並繕打
根據原稿校對
可電子交換列印紙本公文
及附件
電子發文
檢視系統是否顯示已確認訊息
用印
裝封或裝箱
檔案管理(歸檔)
結束
否
否
是
是
若為電子發文未確認,則應加蓋『已電子發文未確認』戳章。
33
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:公文製作 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
各單位公文製作
創搞、覆稿
陳核
校長或授權人核決
附件是否齊全,並可發文
印繕校對
發文機關電子發文
附件電子化
印繕校對
檔案管理(歸檔)
結束
列印公文
本文連同附件依郵件規範方式處理
是
否
否
是
是
是
否
否
34
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:檔案管理 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
公文歸檔
點收
立案編目
分類、保管
裝訂成冊
檔案室上架
結束
機密等級變更或解密事宜
簽請銷毀
逾期未歸檔稽催
點收公文是否逾期?檢查公文及附件是否齊全?破損?裝訂順序?檔案及保存年限是否填寫確實?公文流程是否確實?
是
否
35
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:文書稽催 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
稽催
逾期公文
催辦
公文是否歸檔
檔案管理(歸檔)
結束
列印稽催報表
列印稽催報表,請各單位承辦人辦理結案,仍未歸檔者,持續催辦。
是
否
37
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:檔案檢調 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
各單位調檔
調案申請單
符合檢調規定
檢出檔案並列入紀錄
調案是否歸檔
逾期未還之稽催
結束
是
是
否
否
38
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:檔案銷毀 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
檔案銷毀
清理過期檔案
檢出檔案目錄擬銷毀檔案清冊
簽核
校長核決
銷毀
檔案銷毀記錄表
結束
會簽原承辦單位
39
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:蓋用印信申請 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
各單位申請蓋印信
上網下載申請印信蓋用請示單
送核
事務文書組審查文件是否奉核定
用印
是否為發文附件
隨文寄發
結束
是
是
否
否
40
南榮科技大學總務處標準作業流程
流程名稱:郵件收件 承辦單位:事務暨文書組
法源依據: 流程編號:
作業流程圖
開始
郵件收件
郵件分類
登錄
公告
分發單位信箱
領件
結束
查無此人退回
掛號 平信
是
否
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