Camillo Sitte Lehranstalt
Umgang mit großen Dokumenten in Word
In 14 Schritten vom Rohtext zur
formatierten Diplomarbeit
Ziel und Ansatz der Arbeitsunterlage
Es soll das Formatieren langer Word Dokumente gelehrt werden. Es soll ein simpler Ansatz gezeigt werden. Es soll ein nachvollziehbarer Gesamtablauf dargestellt werden. Es soll vermittelt werden, dass der Ansatz essentiell für den Aufwand ist. Es soll gezeigt werden, dass man mit einem strukturierten Ansatz lange Dokumente sehr
schnell formatieren kann
Ziel der Arbeitsunterlage
Ansatz der Arbeitsunterlage
Es wird von einem Rohtext im reinen Textformat ausgegangen. Es wird in jedem Schritt der Text vor und nach den Bearbeitungsschritten dargestellt. Es wird zu jedem Schritt Allgemeines vermittelt. Es wird zu jedem Schritt erklärt, wie die einzelnen Teilschritte erfolgen. Es wird zu jedem Schritt ein konkreter Formatierungsvorschlag angegeben. Es wird zu jeder Aktion ein Hyperlinks zu den entsprechenden Masken und Parametrisierungen
angeboten
Formatieren einer Diplomarbeit innerhalb von 4 Unterrichtsstunden.
Tutorial das schrittweise durch den Formatierungsprozess führt.
Überblick
Übersicht über den Ablauf
Formatieren einer Diplomarbeit in 14 Schritten
1. Formatvorlagen definieren - Ebene 1 (Überschrift 1)2. Formatvorlagen definieren - Ebene 2 (Überschrift 2)3. Formatvorlagen definieren - Ebene 3 (Überschrift 3)4. Formatvorlagen definieren – Textkörper (Standard)5. Gliederung definieren – Gliederung anlegen6. Bilder einfügen – Bildformat anlegen7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis generieren
Zwischenbilanz – was kann man bis jetzt machen
8. Überschrift Ebene 4 (Überschrift 4) 9. Absätze mit Zahlenwerten (als Absatzformat)10. Aufzählungen / Nummerierungen11. Literaturverzeichnis anlegen12. Tabellen einfügen13. Kopf und Fußzeile14. Inhaltsverzeichnis und Titelblatt
Die Diplomarbeit ist fertig formatiert.
Überblick
1. Formatvorlage definieren – Ebene 1
Sollte den Kapiteln entsprechen Zeichengröße 14-16 Pt Sollte Fett sein Es sollte Ebene 2 folgen, kein Text Sollte in mit neuer Seite beginnen. Vorhandene Formatvorlage Überschrift 1
ändern
AllgemeinesDas Dokument
Format (Überschrift 1)
SchriftformatArialGröße 16Fett
Absatzformat - Einzüge und Abstände
Absatzformat - Zeilen- und SeitenumbruchAbsatzkontrolleAbsätze nicht trennenSeitenumbruch oberhalb
Ausrichtung linksAbstand vor 0 PtAbstand nach 6 Pt
Anleitung
Sollte die Kapitel gliedern, sollte in allen Kapiteln gleich oder zumindest ähnlich sein.
Zeichengröße 12-14 Pt Kann fett sein Es kann Text oder Überschrift 3 folgen Absatzabstände durch Formatvorlage lösen.
Unten Blau½ PtÜbernehmen für Absatz
AllgemeinesDas Dokument
Format (Überschrift 2)
SchriftformatArialGröße 14Fett
AbsatzformatAusrichtung linksAbstand vor 12 PtAbstand nach 6 PtAbsätze nicht trennen
Rahmenformat
2. Formatvorlage definieren – Ebene 2 Anleitung
Sollte die einzelnen Texte gruppieren Sollte Fett Sein
Ausrichtung linksAbstand vor 12 PtAbstand nach 0 PtAbsätze nicht trennen
ArialGröße 12Fett
AllgemeinesDas Dokument
Format (Überschrift 3)
Schriftformat
Absatzformat
3. Formatvorlage definieren – Ebene 3 Anleitung
Anleitung
Der gesamte Text(körper) sollte in einem einheitlichen Format dargestellt werden.
ArialGröße 10 PtNormalAusrichtung Blocksatz
4. Format – Textkörper (Standard)
AllgemeinesDas Dokument
Format (Standard)
Schriftformat
AbsatzformatAbstand vor 6 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand Mehrfach (1,2)
Die Gliederung ist das Herzstück der Dokumentstruktur. Beim Schreiben eines Dokumentes sollte man mit dem Erstellen der Gliederung beginnen und darauf achten, dass eine übersichtliche, möglichst gleichmäßige und intuitive Struktur vorliegt.
Nummernposition LinksAusrichtung 0 cmNeu nummerieren nach aktivieren
Anleitung5. Gliederung anlegen
AllgemeinesDas Dokument
Definition - Gliederung
Überschrift 1 ändernGliederung wählen (nummeriert)Anpassen wählen
Nummerierung und Gliederung
Gliederung anpassen (für 1-3)
Ausrichtung ZentriertAbstand vor 12 PtAbstand nach 12 PtZeilenabstand einfach
Alle eingefügten Bilder, sowie der Abbildungsverweis (siehe auch Abbildungs-verzeichnis) sollten in Format „Bild“ sein.
Bild einfügen (z. B.: mit copy & paste aus vorliegender Bilder.doc)
Formatvorlage Bild neu anlegen Bild und Abbildungsinfo dem
Format Beschriftung zuweisen
Anleitung6. Bild einfügen – Bildformat anlegen
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Format (Bild)
Schriftformat
Absatzformat
ArialGröße 10Kursiv
Der Vorteil das Abbildungsverzeichnis über die Option Beschriftung einfügen zu machen, besteht darin, dass sich das System um eine korrekte Nummerierung kümmert und darin, dass ein Abbildungsverzeichnis automatisch erstellt werden kann.
Mit Einfügen/Referenz/Beschriftung Beschriftungstext einfügen
Word verwendet automatisch die Formatvorlage Beschriftung, die bei Bedarf verändert werden kann.
Bemerkung:Mit ALT+F9 wird der entsprechende Feldbefehl angezeigt.
Anleitung7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Cursor ans Ende des Dokumentes stellen Abbildungsverzeichnis erstellen
Entsprechenden Texten im Dokument die jeweiligen Formatvorlagen zuordnen
Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen (Einfügen Index und Verzeichnisse)
Zwischenbilanz – Grobstruktur ist angelegt
Was ist bisher geschehen?Das Dokument
Was könnte ich jetzt machen?
und weiter geht’s ...
1. Formatvorlagen definieren – Ebene2. Formatvorlagen definieren – Ebene3. Formatvorlagen definieren – Ebene4. Formatvorlagen definieren – Textkörper5. Gliederung definieren – Gliederung anlegen6. Bilder einfügen – Bildformat anlegen7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis
Arial,Größe 11Fett
Der gegebene Textabschnitt enthält „Mini Überschriften und Texte die jeweils Zahleninformationen in der Angabe haben.
Formatvorlage Überschrift 4 definieren Formatvorlage „Textkörper mit Zahl“
neu anlegen Formate zuweisen
Anleitung8. Überschrift Ebene 4
AllgemeinesDas Dokument
Format (Überschrift 4)
Schriftformat
Schritte im Detail ...
Ausrichtung LinksAbstand vor 12 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand einfach
Absatzformat
Tabulator rechtsbündig am Seitenrand (bei 16 cm)
Es gibt viele Wege um Absätze zu formatieren. Generell sollte man jedoch möglichst simple Methoden nutzen. Beim Einsatz von Tabulatoren sollten diese immer richtig gesetzt sein und nicht durch mehrere Tabulatoren oder Leerzeichen die Texte „so ungefähr“ an die richtige Stelle gebracht werden. Wichtig ist auch der richtige Einsatz von Links, Rechts, Zentriert und Dezimal bei den Tabulatoren.
Anleitung9. Absätze mit Werten (als Absatzformat)
AllgemeinesDas Dokument
Arial,Größe 10Zeilenabstand einfach
Format (Text mit Zahl)
Schriftformat
Absatzformat
10 PtSymbol verwendenzur Vorlage hinzufügen aktivieren
Weiters finden sich im Text einige Aufzählungen. Seit Word 2002 ist es möglich, auch Aufzählungen eine einheitliche Formatvorlage zu zuordnen. Ansonsten kann man auch die im Standard vorgegeben benutzen. Nummerieren sollte man nur, wenn es semantisch etwas bringt.
Formatvorlage „Aufzählungen“ neu anlegen Formatvorlage zuweisen
Anleitung10. Aufzählungen / Nummerierungen
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Format (Aufzählungen)
Schriftformat
Beim Benutzen eines Literaturverzeichnisses ist der Weg umgekehrt zum Weg des Abbildungsverzeichnisses. Dazu muss zuerst das Literaturverzeichnis geschrieben werden und dann im Dokument ein Querverweis angelegt werden.
Literaturverzeichnis erstellen. Texte die für Querverweise sollen als
Überschrift 4 formatiert werden. Cursor an die gewünschte Textstelle
setzten Im Text Querverweise auf die Überschrift
einfügen.
Das Integrieren eines Literaturverzeichnisses ändert nichts am Layout oder daran, dass man es korrekt im Text platzieren muss. Es hilft bei Änderungen im Literaturverzeichnis, da jeder Querverweis im Dokument automatisch mitgeändert wird.
Anleitung11. Literaturverzeichnis anlegen
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Hinweis
Es gibt viele Wege um im Winword Tabellen darzustellen. Da für die Erstellung von Tabellen, jedoch Excel den meisten Komfort bietet, wird hier der Ansatz der Integration von Excel-Sheets gezeigt.
Tabelle in Excel öffnen Gewünschten Ausschnitt markieren und in
die Zwischenablage kopieren im Word Dokument den Cursor an die
entsprechende Stelle setzen die sich in der Zwischenablage befindende
Tabelle einfügen (STRG C)
durch Einfügen aus der Zwischenablage wird die Excel Tabelle in eine Word Tabelle umgewandelt.
Tabelle formatieren:Breitenangaben in Prozent - dadurch wird die Tabelle automatisch in Seitenbreite dargestellt.
Anleitung12. Tabellen einfügen
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Hinweis
Professionelle Dokumente sollten möglichst wenig redundante Informationen enthalten, d.h. in die Kopf und Fußzeile nur wichtige Informationen schreiben. Der Text sollte kleiner oder maximal gleich groß wie im Textkörper sein.
Ansicht – Kopf und Fußzeile wählen Titel in Kopfzeile eintragen Kopfzeile formatieren In Fußzeile wechseln Autor eintragen (linksbündig) Seite „aktuelle Seite“ von „Anzahl Seiten“
eintragen (rechtsbündig) Fußzeile formatieren
Arial 8 Kopfzeile Text rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links, Seite x von Anz
rechtsbündig Seite einrichten und erste Seite anders
aktivieren.
Anleitung13. Kopf und Fußzeile
AllgemeinesDas Dokument
Schritte im Detail ...
Format (Kopf- und Fußzeile)
Anleitung14. Finalisieren und Titelblatt
AllgemeinesDas Dokument
Häufig werden von der Schule oder Universität die Form des Titelblattes vorgegeben.Hier war es notwendig, das entsprechende Logo der Abteilung zu verwenden.Das Titelblatt wurde „herkömmlich“ händisch erstellt.
Dokument ist formatiert - Conclusio
Allgemeines
Das zentrale Element ist die Gliederung, die als Erstes erstellt werden sollte Professionalität = Einheitlichkeit und Simplizität, d.h es sollten möglichst
wenig unterschiedliche Schriftarten und Formatierungen benutzt werden. Übersichtlichkeit = Kategorisierung, d.h. es sollte versucht werden jeder Art
von Inhalt ein eindeutiges, leicht erkennbares Format zuordnen (z.B.
Farbkennungen)
Was man NICHT tun sollte
Leerzeichen, Leerabsätze oder mehrere Tabulatoren hintereinander zum
Formatieren des Textes benutzen. Das Format des Dokumentes an das anpassen „was auf einer Seite ist“ Erweitere Funktionen (Textrahmen, etc.) benutzen, wenn es nicht unbedingt
notwendig ist.
Anzeigen: Verfügbare Formatvorlagen Überschrift 1 ändern (Kontextmenü)
eingestellt wird ...
Format/Formatvorlagen und Formatierung
zu finden unter ...
MENÜ:
SchriftformatArialGröße 18 PtFett
Screenshots
Aufgabenbereich:
und so sieht es im Word aus ...
Überschrift 1 - Zeichenformat
Absatzformat Überschrift 1 - Teil 1
Formatvorlage ändern – Format
Ausrichtung linksAbstand vor 0 PtAbstand nach 6 Pt
Screenshots
und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ...
Fenster:
eingestellt wird ...
Absatzformat
Auswahl: Absatz
AbsatzkontrolleAbsätze nicht trennenSeitenumbruch oberhalb
Screenshots Absatzformat Überschrift 1 – Teil 2
und so sieht es im Word aus ... zu finden unter ...
eingestellt wird ...
Absatzformat
Formatvorlage ändern – FormatFenster:
Auswahl: Absatz
zu finden unter ...
Blauunten½ PtÜbernehmen für Absatz
eingestellt wird ...
Absatzformat
Screenshots
Formatvorlage ändern – RahmenFenster:
Auswahl: Rahmen
und so sieht es im Word aus ...
Rahmen – Überschrift 2
zu finden unter ...
eingestellt wird ...
Aufgabenbereich:
Absatzformat
Screenshots
Standard – Kontextmenü - ändern
Abstand vor 6 PtAbstand nach 6 PtZeilenabstand Mehrfach (1,2)
Auswahl: Einzüge und Abstände
und so sieht es im Word aus ...
Absatzformat Standard - Zeilenabstand
zu finden unter ...
Gliederung der Überschriften wählen (nummeriert)
Screenshots
Formatvorlage ändern – FormatFenster:
Auswahl: Nummerierung
eingestellt wird ...
und so sieht es im Word aus ...
Gliederung erstellen
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren Überschrift 4: Tabstopp nach auf 0
stellen
eingestellt wird ...
Nummerierung .. – AnpassenFenster:
Auswahl: Rahmen
und so sieht es im Word aus ...
Gliederung anpassen
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
Formatvorlagen ...Arbeitsbereich:
Auswahl: Neue Formatvorlage
und so sieht es im Word aus ...
Formatvorlage Bild neu erstellen
Ausrichtung ZentriertAbstand vor 12 PtAbstand nach 12 PtZeilenabstand einfach
Schriftformat
Absatzformat
ArialGröße 10Kursiv
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
Einfügen – Referenz- BeschriftungMenü:
und so sieht es im Word aus ...
Beschriftungen für Abbildungen
Bezeichnung Abbildung Beschriftungstext eingeben
Abbildungsinfo dem Format Bild zuweisen
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
Einfügen – Referenz- Index ... MENÜ:
und so sieht es im Word aus ...
Abbildungsverzeichnis erstellen
Seitenzahlen anzeigen Seitenzahlen rechtsbündig Titel Abbildung
Auswahl: Abbildungsverzeichnis
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
Einfügen – Referenz- QuerverweisMENÜ:
und so sieht es im Word aus ...
Querverweise für Literaturverzeichnis erstellen
Auswahl: Abbildungsverzeichnis
Verweistyp ÜberschriftVerweisen auf ÜberschriftentextEntsprechende Überschrift auswählen
10 PtZeilenabstand einfachFormat – Nummerierung –
Aufzählungszeichen wählenSymbol verwendenzur Vorlage hinzufügen aktivieren
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
und so sieht es im Word aus ...
Formatvorlage Aufzählungen
Formatvorlagen ...Arbeitsbereich:
Auswahl: Neue Formatvorlage
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
und so sieht es im Word aus ...
Tabellen formatieren
Tabelle - TabelleneigenschaftenMenü:
Auswahl: Tabelle
Bevorzugte Breite 100%Maßeinheit ProzentEinzug von links 0 cm
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
und so sieht es im Word aus ...
Kopf- und Fußzeile einfügen
Ansicht – Kopf- und FußzeileMenü:
Arial 8 Kopfzeile Titel rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links Seite x von Anz rechts
Seite einrichten erste Seite anders aktivieren.
Format Ü1
zu finden unter ...
Screenshots
eingestellt wird ...
und so sieht es im Word aus ...
Erste Seite anders einstellen
Datei – Seite einrichten ...Menü:
Erste Seite anders aktivieren.
Auswahl: Layout
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