BPV verslag MAART 2017 T/M JUNI
2017
BPV verslag Emma Hoefsmit stage Allguru Agency
Klas: EM1
Datum: 22 maart 2017
Allguru Agency Tel 0640585644
Traventrijnstraat 12 Allguru.nl [email protected]
Pg. 01
Voorwoord
Voorwoord Mijn naam is Emma Hoefsmit en ik heb dit jaar stage gelopen bij een bedrijf genaamd
Allguru Agency. Dit is een management bedrijf waar een aantal artiesten onder vallen. Het
bedrijf zit gevestigd in Groningen.
Naar aanleiding van een presentatie die Allguru in onze klas heeft gegeven ben ik
geïnteresseerd geraakt in het bedrijf. De feesten die ze wouden gaan organiseren spraken
me erg aan en de manier van doen van het bedrijf vond ik ook interessant.
Na contact opgenomen te hebben met de leiding van het bedrijf ben ik uitgenodigd voor een
gesprek en uiteindelijk mocht ik daar gaan stagelopen. Deze stage heeft geduurd van 22
maart 2017 tot en met 3 juni 2017. Dit zijn 10 weken.
31 mei 2017
Pg. 02
Pg. 03
Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................... 1
Hoofdstuk 1: Verwachtingen .................................................................................................... 5
Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling........................................................................................ 6
• Organogram ................................................................................................................. 6
• Wie is Allguru? Wat doet Allguru? Missie, visie, doelstelling en taakverdeling van het
bedrijf ................................................................................................................................... 6
• Doelgroepomschrijving ................................................................................................ 7
• Werkwijze .................................................................................................................... 7
• Public Relations en gebruik van Social Media ............................................................ 8
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden ............................................................................................. 9
• BPV-opdrachten .......................................................................................................... 9
• Zelfstandige opdrachten .............................................................................................. 9
- Planningen ............................................................................................................... 9
- Draaiboek .............................................................................................................. 10
• Briefings en bedankbrieven ................................................................................... 10
• Opdrachten in samenwerking .................................................................................... 11
• Begroting ............................................................................................................... 11
• Evalueren ............................................................................................................... 11
• Promoten via Social Media .................................................................................... 11
• Locaties uitzoeken ................................................................................................. 11
• Plannen en begeleiding ............................................................................................. 12
Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en aanbevelingen ............................................................ 13
Inzicht ................................................................................................................................. 13
Mijn mening ........................................................................................................................ 13
Begeleiding vanuit school & BPV ....................................................................................... 13
Pg. 04
Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................ 13
Hoofdstuk 5 bijlagen .............................................................................................................. 14
BPV-overeenkomst ............................................................................................................ 14
Bronnen .............................................................................................................................. 15
Werkplanningen ................................................................................................................. 16
Bewijzen van producten en diensten ................................................................................. 20
Tribal Kush & Friends Draaiboek ................................................................................... 20
Evaluatie Tribal-Kush&Friends ....................................................................................... 37
Begroting Fictief feest ..................................................................................................... 39
Pg. 05
Hoofdstuk 1: Verwachtingen
Hoofdstuk 1: Verwachtingen
Toen Allguru bij ons op school is komen presenteren heb ik hoge verwachtingen
van het bedrijf gekregen. Het leek een jong, afwisselend en uniek bedrijf. Deze
verwachtingen scheppen zij ook door hun “slogan” We do things different”
Tijdens hun presentatie vertelden zij wat onze taken zouden worden binnen het
bedrijf. Dit was het organiseren van evenementen maar ook het meedraaien en
meekijken naar evenementen/boekingen van hun eigen artiesten. Dit trok mij erg
aan omdat het met superleuk leek om zulke evenementen ook in de praktijk mee te
maken. Je zit natuurlijk op school waar je veel theorie over zulke evenementen
krijgt maar het meemaken in de praktijk is een stuk interessanter
Pg. 06
Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling
Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling
• Organogram
• Wie is Allguru? Wat doet Allguru? Missie, visie,
doelstelling en taakverdeling van het bedrijf
Allguru is een media platform gecombineerd met een management boekingssysteem. Het
platform Allguru is ervoor om nieuwe en professionele artiesten een kans te bieden om een
groter bereik te krijgen. Allguru helpt dus nieuwe en opkomende artiesten samen te brengen
om bijvoorbeeld samen muziek te maken.
Hoofdmanager Annemiek Rosaria heeft als doel om artiesten naar een nieuwe bestemming
te brengen. Allymar Maduro scout nieuwe acts en brengt hun samen tot een team. En tot
slot Atilla Bayrambas, hij doet de kant van het Media Desingn en daarnaast helpt hij ook
met het scouten van artiesten
Annemiek Rosaria
Atilla Bayrambas
Artiest
Allymar MaduroArtiest
Leider
Pg. 07
Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling
• Doelgroepomschrijving
Allguru heeft een vrij ruime doelgroep. Dit komt omdat zij niet alleen artiesten managen
maar ook zelf evenementen organiseert. Als het gaat om artiesten ligt de doelgroep tussen
de 19-30 jaar. Zij hebben vrij jonge artiesten onder zich zoals Atilla Bayrambas (23 jaar en
ook mediavormgever van het bedrijf)
Als het gaat om evenementen die zij zelf organiseren ligt de doelgroep vanaf 18 jaar. Zij
trekken dan voornamelijk studenten in de stad aan. Dit ligt er aan in welke club/locatie zij
iets organiseren.
• Werkwijze
Artiesten scouten bij Allguru gaat meestal via via. Iemand stelt bijvoorbeeld een vriend voor
die goed is in muziedk\ maken en dan kan Allguru daar wel wat mee. Allimar Maduro is 1
van de jongens in het bedrijf die zich vooral bezig houdt met het scouten van nieuwe
talenten. Zij gaan dan vervolgens in gesprek met Annemiek Rosaria en proberen dan tot een
overeenkomst te komen. Allguru managet vervolgens dan de artiesten door alles voor hun
bij de houden. Ze moeten actief blijven op Social Media, ze regelen de boekingen voor de
artiest maar ook met het media vormgeving wordt rekening gehouden. Logo’s en videoclips
worden gemaakt door Atilla Bayrambas, nog een lid van Allguru
Als het gaat om het organiseren van evenementen is Allguru daar nog heel nieuw in. Ze
hebben tot nu toe 2 evenementen georganiseerd waar ik allebei aan mee heb geholpen. Ze
organiseren een evenement stap voor stap en maken hier planningen bij. Intern contact
wordt vooral via Whatsapp gedaan. (Dus contact met de artiesten onder Allguru, stagaires
enzovoort.) Extern contact gebeurd vooral telefonisch of via de mail. Dit is bijvoorbeeld
contact met een beveiligingsbedrijf.
Pg. 08
Hoofdstuk 2 het bedrijf/ de instelling
• Public Relations en gebruik van Social Media
Omdat Allguru niet alleen evenementen organiseert maar ook artiesten onder zich heeft
wordt er binnen het bedrijf veel gebruik gemaakt van Public Relations. Ze hebben met veel
andere bedrijven intern en extern contact. Zo werken ze samen met andere bedrijven die
ook evenementen organiseert of sluiten ze deals af met externe partijen. Die sponsoren dan
bijvoorbeeld hun drank op een avond van een event en in ruil daarvoor krijgen die bedrijven
promotie op Social media
Allguru maakt gebruik van allerlei social media accounts. Zo hebben ze bijvoorbeeld een
Facebook-pagina genaamd Allguru Agency. Hierop promoten ze hun feesten (in het Engels)
en kondigen ze boekingen van hun artiesten aan.
Pg. 09
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden
• BPV-opdrachten
• Begroting maken
• Planningen maken event
• Draaiboek maken
• Briefings schrijven
• Bedankbrieven
• Evalueren
• Promoten via Social Media
• Locaties uitzoeken
• Zelfstandige opdrachten
- Planningen
In de 3e week van stage ben ik begonnen aan een evenement genaamd: Tribal Kush &
Friends. Hiervoor heb ik verschillende planningen gemaakt: Een interne planning, externe
planning, social-media planning en een dagplanning. Deze kun je ook terugvinden in de
bijlagen. Alle planningen heb ik zelfstandig gemaakt. Wel heb ik overlegd met Annemiek
over de planningen. Zij moest dan akkoord geven voordat ik de planningen door mocht
sturen naar de andere werknemers/stagelopers van Allguru.
Ik vond het wel lastig om al deze planningen alleen te maken omdat ik niet heel veel
informatie had over het event. Ook had ik zelf geen tot weinig contact met externe contacten
dus was het moeilijk om afspraken met externe partijen in te plannen
Pg. 10
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden
- Draaiboek
Voor dit event heb ik uiteindelijk ook een draaiboek gemaakt. Dit heb ik ook zelfstandig
gedaan. Deze heb ik vervolgens ook uitgeprint en aan iedereen gegeven op de avond van
het event zelf. (Aan de Artist-runner, Stage manager, Examinatoren en organisatoren zelf.
Het draaiboek zelfstandig maken vond ik fijn omdat ik alles voor het draaiboek ook zelf
gemaakt en verzameld had. Toen was het voor mij dus niet meer moeilijk om dit in elkaar te
zetten
• Briefings en bedankbrieven
Briefings en bedankbrieven heb ik ook zelfstandig geschreven. Vervolgens heb ik hier
feedback op gekregen en daarna naar de artiesten en locatie gestuurd
Ik vond het prettig om deze opdracht zelfstandig te maken. Dit komt omdat ik zelf de
planningen heb gemaakt dus de exacte tijd wist dat de artiesten op moesten. Omdat ik de
artiesten zelf heb begeleid en ik het aanspreekpunt was was het ook makkelijk om de
bedankbrieven te schrijven.
Pg. 11
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden
• Opdrachten in samenwerking
• Begroting
In de eerste week van stage zijn Sanne Dammers en ik samen bezig geweest met een
begroting voor een evenement dat in Augustus zou plaatsvinden. Dit zou een dakfeest
worden voor 500 man. Uiteindelijk is dit idee niet doorgegaan. Wel is de begroting afgerond.
Deze kun je ook terugvinden in de bijlagen.
Ik vond het fijn om dit samen met Sanne Dammers mijn klasgenoot te maken. We vulden
elkaar goed aan tijdens deze opdracht en de samenwerking verliep flexibel.
• Evalueren
Tribal Kush&Friends hebben we met zijn allen geëvalueerd. Ik heb iedereen om feedback
gevraagd en hier vervolgens een verslagje over geschreven. Uiteindelijk heb ik ook mijn
leerdoelen voor het volgende event opgeschreven en dit doorgestuurd naar iedereen van
Allguru
• Promoten via Social Media
Evenementen moeten natuurlijk ook goed worden gepromoot. Als het gaat om Tribal Kush &
Friends heb ik dit vooral samen met Allimar Maduro gepromoot. Ik ben beheerder van de
Facebookpagina Allguru Agency gemaakt en heb vervolgens verschillende promotie teksten
gepost hierop. Deze vind je terug in de bijlagen.
Ik vond het fijn om deze opdracht samen met een van mijn stagebegeleiders Allimar Maduro
te maken. Hij heeft al vaker feesten gepromoot dus aan hem kon ik mijn vragen stellen. Ook
was hij goed in het vertalen van de posts van Nederlands naar Engels. Hierin vulden wij
elkaar goed aan.
• Locaties uitzoeken
Sanne Dammers en ik hebben in de laatste week van stage samen locaties uitgezocht voor
een eventueel nieuw Event van Allguru. We hebben gezocht naar allerlei locaties en
hiervoor ook de kosten uitgezocht
Pg. 12
Hoofdstuk 3 de werkzaamheden
• Plannen en begeleiding
Binnen mijn stage bij Allguru ben ik eigenlijk gelijk begonnen met dingen plannen. Dit was
ook 1 van mijn persoonlijke leerdoelen toen ik begon aan deze stage. Voor elk event werden
verschillende soorten planningen gemaakt:
- Interne planning (hierin staan alle afspraken/telefoontjes met interne partijen)
- Externe planning (Hierin staan alle afspraken/telefoontjes met externe partijen)
- Social Media planning (Hierin staan alle socialmedia posts ingepland op datum en
tijdstip
- Dagplanning (Hierin staat de planning van de dag zelf)
Als het gaat om plannen werd ik hier goed in begeleid. Wel werd ik erg los gelaten als het
gaat om de planningen. Ik mocht echt alles zelf inplannen en dit leidde soms ook tot
verwarring. Het is namelijk lastig voor mij om afspraken met externe partijen in te plannen.
Dit komt omdat ik zelf geen contact had met de externe partijen dus hier had ik erg weinig
info over.
Pg. 13 Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en
aanbevelingen
Hoofdstuk 4 Evaluatie conclusies en aanbevelingen
Inzicht
Door mijn stage bij Allguru heb ik meer inzicht gekregen als het gaat om werken binnen een
boeking/management bedrijf. Ik weet nu hoe je afspraken inplant maar ik heb bijvoorbeeld
ook geleerd om een begroting te maken. Tijdens stage richt je je meer op praktijk dan op
theorie en hierdoor krijg je meer inzicht in het werk wat je leert op school
Mijn mening
Ik vond het fijn om de theorie die ik leer op school toe te passen in de praktijk. Wel had ik
liever wat meer gevarieerde opdrachten gehad. Ik heb bijvoorbeeld binnen deze 10 weken
een paar keer dezelfde opdracht uit moeten voeren. Ik had dan liever een nieuwe opdracht
gekregen waar ik meer uitdaging uit kon halen.
Begeleiding vanuit school & BPV
Tijdens mijn stageperiode heb ik goede begeleiding gekregen vanuit school. Ik ben goed
voorbereid op mijn stage en tijdens mjjn stageperiode kon ik altijd vragen stellen op school.
Vanuit mijn BPV ben ik ook goed begeleid. Als ik een opdracht had afgemaakt dan mailde ik
hem naar mijn begeleiders en dan kreeg ik hier feedback op. Vervolgens moest ik dit weer
aanpassen en zo kwamen we tot een eindresultaat. Als ik dingen niet wist dan kon ik altijd
vragen stellen.
Conclusies en aanbevelingen
Voor mijn volgende stage zou ik beter onderzoek doen naar een bedrijf voordat ik het kies
als stageplek. Ik heb uiteindelijk niet voldoende geleerd op mijn stage en ik heb er ook geen
voldoende uitdaging uit kunnen halen. Dit vind ik jammer maar het is wel een leerproces
voor mij geweest
Pg. 14
Hoofdstuk 5 bijlagen
Hoofdstuk 5 bijlagen
BPV-overeenkomst
(Moet nog ondertekend worden door Annemiek Rosaria)
Pg. 15
Hoofdstuk 5 bijlagen
Bronnen
https://www.google.nl/search?q=all+guru&source=lnms&tbm=isch&s
a=X&ved=0ahUKEwiwzb6zurHUAhXMLFAKHVvKB6wQ_AUICigB&
biw=1366&bih=613#tbm=isch&q=all+guru+agency
https://www.allguru.nl/
https://www.google.nl/search?q=vertalen&oq=vert&aqs=chrome.0.0j
69i57j0j69i59j0l2.2362j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.facebook.com/allguruagency/
https://outlook.live.com/owa/?path=/mail/inbox
Pg. 16
Hoofdstuk 5 bijlagen
Werkplanningen
Planning Tribal Kush & Friends
Wat? Wanneer? Wie? Informatie
Poster mailen naar Emma
7 april Atilla
Mediaplanning maken
7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de mediaplanning
Invullen dagplanning
7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de dagplanning
Annemiek definitief programma vragen
12 april Emma Zodat de dagplanning volledig ingevuld kan worden
Informeren over de eindtijd (zodat definitieve draai tijd bepaald kan worden)
12 april
Licht en geluid regelen
13 april Emma (vragen aan Annemiek)
Zodat dit verwerkt kan worden in de planning
Wensen artiesten 13 april Emma (vragen aan Annemiek)
Zodat de eventuele Riders bekend worden
Facebook Event maken
19 april Emma Via Tribal Kush pagina
1e Facebookpost plaatsen
19 april Emma, Sanne, Katy, Atilla, Annemiek
Bezig met brieven voor naar Neushoorn en de artiesten
19 april Emma
Brieven mailen naar Annemiek
19 april Emma Zodat deze later naar aanleiding van
Pg. 17
Hoofdstuk 5 bijlagen
feedback verbeterd kunnen worden
2e Facebookpost plaatsen
20 april Emma Aankondiging Tribal Kush & Cyrilio (Zie promotie planning)
Brieven versturen naar Annemiek voor akkoord
22 april Emma
Brieven aanpassen naar aanleiding feedback
25 april Emma
3e Facebookpost plaatsen
24 april Emma Aankondiging Tropical Spaces en Sarah (Zie promotieplanning)
Externe planning
Wat? Wanneer? Wie? Informatie
Duidelijkheid hoe laat elke artiest optreed
12 april Kevin en artiesten
Communiceren met de artiesten over de tijdsplanning
Wensen artiesten 12 april Kevin en de artiesten
Eventuele Riders van artiesten vragen
Licht en geluid regelen
12 april Kevin en geluid/licht bedrijf
Is er een geluid en lichtman aanwezig? Welk bedrijf moet benaderd worden?
Online promotie 12 april Emma Benaderen van vrienden/kennissen die helpen het evenement te promoten
Flyers en posters uitprinten
14 april Kevin Benaderen van bedrijven voor het uitprinten van de posters/flyers.
Cyrilo benaderen 20 april Emma Vragen of hij de promo tekst over hem wilt delen
Pg. 18
Hoofdstuk 5 bijlagen
Alicia benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen
Sarah benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen
Social Media planning
Wat? Wanneer? Wie?
Event aanmaken op Facebook
Woensdag 19 april EMMA
Bekend maken artiesten ( Line up)
Woensdag 19 april Emma
Flyer online op Facebook Woensdag 19 april Emma
1e Facebook tekst online in Event pagina
Woensdag 19 april (16:30 uur)
Emma
Facebook tekst delen Woensdag 19 april TRIBAL KUSH PAGINA
2e Facebook post online in Event pagina (Promo Tribal Kush & Cyrilio)
Donderdag 20 april EMMA
Facebook post delen Donderdag 20 april TRIBAL KUSH PAGINA
Artiesten filmpje maken/overleg
Vrijdag 21 april Emma, overleggen met Katy
Vrienden/kennissen benaderen voor promoten
Vrijdag 21 april Emma
3e Facebookpost online Facebook in Event pagina (Promo Tropical spaces en Zara)
Maandag 24 april Emma
1e Facebookpost delen ALL GURU Agency pagina Engels
Maandag 24 april Emma
Facebookpost delen Maandag 24 april Tribal Kush, Topical spaces En Zara
Bericht op instagram via Allguru pagina
Dinsdag 25 april Emma
2e Facebook post delen ALL GURU Agency pagina Engels
Woensdag 26 april Emma
Pg. 19
Hoofdstuk 5 bijlagen
4e Facebookpost online (promo Bayrambass & Puri)
Donderdag 27 april Emma
Facebookpost delen Donderdag 27 april Bayrambass & Puri?
Pg. 20
Hoofdstuk 5 bijlagen
Bewijzen van producten en diensten
Tribal Kush & Friends Draaiboek
Draaiboek Tribal Kush & Friends 2 mei
Pg. 21
Hoofdstuk 5 bijlagen
Event: Tribal Kush & Friends
Plaats: Neushoorn Leeuwarden
Datum van Event: 2 mei 2017
Organisators: Kevin Bakker, Allguru Agency
Inhoud Algemene informatie ...............................................................................................................23
Achtergrond .........................................................................................................................23
Projectorganisatie ...............................................................................................................24
Adressenlijst ........................................................................................................................24
Locatie .................................................................................................................................25
Time Table & Line-up ..........................................................................................................26
Planningen ..............................................................................................................................26
Interne planning ..................................................................................................................26
Externe planning .................................................................................................................17
Social Media planning .........................................................................................................18
Dag planning ................................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Risicolijst .................................................................................................................................31
Brievingen ...............................................................................................................................32
Brieving Puri ........................................................................................................................32
Pg. 22
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brieving Alicia ......................................................................................................................33
Brieving Sarah .....................................................................................................................34
Brieving Bayrambass ..........................................................................................................35
Brieving Neushoorn.............................................................................................................36
Pg. 23
Hoofdstuk 5 bijlagen
Algemene informatie
Wat: Tribal Kush & Friends (eindexamen project Kevin Bakker) Waar: Neushoorn Leeuwarden (Ruiterskwartier 41) Wanneer: Dinsdag 2 mei 2017 Entree: 2 euro leeftijd: 16+
Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker een evenement als eindexamenproject in de
Neushoorn in Leeuwarden. Dit event heet Tribal Kush & Friends. Kevin Bakker is zelf 1 van
de 2 leden van Tribal Kush. Hij doet dit samen met zijn vriend Allymar.
Zoals de naam van het event al zegt komen op 2 mei 2017 Tribal Kush en vrienden naar
Neushoorn. Er zullen verschillende andere artiesten optreden als Sarah Kienstra en DJ Puri.
Deze avond gaat vol zijn met verschillende genres: Electric, House, Moombahton, Trap,
Urban, Dirty House & EDM.
Achtergrond
Tribal Kush & Friends is een evenement georganiseerd door Kevin Bakker student aan de Friesland
college te Leeuwarden, het idee is ontstaan doordat ik (Kevin) een eindproject moest bedenken
waarbij ik mezelf als artiest naar voren moest brengen.
Ik speelt gitaar en ik heb een dj-groep opgericht genaamd Tribal Kush, mijn idee was dan ook om
mijn te laten zijn dat ik een zangeres kan begeleiden maar dat ik ook een zaal kan entertainen als dj.
Een locatie vinden was in dit geval niet moeilijk want mijn school had dit al afgesproken met
Neushoorn, dat er op 2 mei 2017 een afstudeerproject plaats zou vinden in de kleine zaal.
Ik heb verschillende vrienden van mij gevraagd waar mee ik een samenwerking heb om tijdens deze
avond op te treden, zodat wij er een mooie avond kunnen maken.
Mijn idee is om de entreeprijs zo laag mogelijk te houden zodat het toegankelijk en betaalbaar blijft
voor iedereen, vandaar dat ik mijn entreeprijs op twee euro zet.
Pg. 24
Hoofdstuk 5 bijlagen
De artiesten die ik tijdens mijn evenement wil toevoegen aan mijn line up zijn; Alicia, Cyrilo en
natuurlijk mijn eigen groep Tribal Kush.
Projectorganisatie
Adressenlijst
Bij vragen of opmerkingen kan er contact opgenomen worden met 1 van de organisatoren.
Naam E-mail Telefoonnummer
Annemiek Rosaria (Organisatie)
[email protected] 0621954773
Atilla Bayrambas [email protected] 0625047737
Allymar Maduro [email protected] 0621922675
Kevin Bakker (Organisatie)
[email protected] 0657756950
Emma Hoefsmit (Organisatie)
[email protected] 0611819804
Pg. 25
Hoofdstuk 5 bijlagen
Locatie
Het evenement vindt zich plaats in Neushoorn (Ruiterskwartier 41)
8911BP Leeuwarden). Dit is vlakbij de stad.
ROUTE & PARKEREN
Neushoorn bevindt zich op loopafstand van Leeuwarden Station. Parkeren kan dichtbij in
parkeergarage Zaailand of Oldehove.
Parkeergarage Zaailand
Zaailand 5
8911 BL Leeuwarden
Parkeergarage Oldehove
Oldehoofsterkerkhof 3
8911 DH Leeuwarden
Pg. 26
Hoofdstuk 5 bijlagen
Time Table & Line-up
19:45 – 20:30: Bayrambass
20:30 – 21:30: Tribal Kush, Cyrilo,
Tropicalspaces & Sarah
21:30 – 22:15: Bayrambass
22:15 – 23:00: DJ Puri
Planningen
Interne planning
Wat? Wanneer? Wie? Informatie
Poster mailen naar Emma
7 april Atilla
Mediaplanning maken
7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de mediaplanning
Invullen dagplanning
7 april Emma Het zover mogelijk invullen van de dagplanning
Annemiek definitief programma vragen
12 april Emma Zodat de dagplanning
Pg. 27
Hoofdstuk 5 bijlagen
volledig ingevuld kan worden
Informeren over de eindtijd (zodat definitieve draai tijd bepaald kan worden)
12 april
Licht en geluid regelen
13 april Emma (vragen aan Annemiek)
Zodat dit verwerkt kan worden in de planning
Wensen artiesten 13 april Emma (vragen aan Annemiek)
Zodat de eventuele Riders bekend worden
Facebook Event maken
19 april Emma Via Tribal Kush pagina
1e Facebookpost plaatsen
19 april Emma, Sanne, Katy, Atilla, Annemiek
Bezig met brieven voor naar Neushoorn en de artiesten
19 april Emma
Brieven mailen naar Annemiek
19 april Emma Zodat deze later naar aanleiding van feedback verbeterd kunnen worden
2e Facebookpost plaatsen
20 april Emma Aankondiging Tribal Kush & Cyrilio (Zie promotie planning)
Brieven versturen naar Annemiek voor akkoord
22 april Emma
Brieven aanpassen naar aanleiding feedback
25 april Emma
3e Facebookpost plaatsen
24 april Emma Aankondiging Tropical Spaces en Sarah (Zie promotieplanning)
Externe planning
Pg. 28
Hoofdstuk 5 bijlagen
Wat? Wanneer? Wie? Informatie
Duidelijkheid hoe laat elke artiest optreed
12 april Kevin en artiesten
Communiceren met de artiesten over de tijdsplanning
Wensen artiesten 12 april Kevin en de artiesten
Eventuele Riders van artiesten vragen
Licht en geluid regelen
12 april Kevin en geluid/licht bedrijf
Is er een geluid en lichtman aanwezig? Welk bedrijf moet benaderd worden?
Online promotie 12 april Emma Benaderen van vrienden/kennissen die helpen het evenement te promoten
Flyers en posters uitprinten
14 april Kevin Benaderen van bedrijven voor het uitprinten van de posters/flyers.
Cyrilo benaderen 20 april Emma Vragen of hij de promo tekst over hem wilt delen
Alicia benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen
Sarah benaderen 26 april Emma Vragen of zij de promo tekst over haar wilt delen
Social Media planning
Wat? Wanneer? Wie?
Event aanmaken op Facebook
Woensdag 19 april EMMA
Bekend maken artiesten ( Line up)
Woensdag 19 april Emma
Flyer online op Facebook Woensdag 19 april Emma
1e Facebook tekst online in Event pagina
Woensdag 19 april (16:30 uur)
Emma
Facebook tekst delen Woensdag 19 april TRIBAL KUSH PAGINA
Pg. 29
Hoofdstuk 5 bijlagen
2e Facebook post online in Event pagina (Promo Tribal Kush & Cyrilio)
Donderdag 20 april EMMA
Facebook post delen Donderdag 20 april TRIBAL KUSH PAGINA
Artiesten filmpje maken/overleg
Vrijdag 21 april Emma, overleggen met Katy
Vrienden/kennissen benaderen voor promoten
Vrijdag 21 april Emma
3e Facebookpost online Facebook in Event pagina (Promo Tropical spaces en Zara)
Maandag 24 april Emma
1e Facebookpost delen ALL GURU Agency pagina Engels
Maandag 24 april Emma
Facebookpost delen Maandag 24 april Tribal Kush, Topical spaces En Zara
Bericht op instagram via Allguru pagina
Dinsdag 25 april Emma
2e Facebook post delen ALL GURU Agency pagina Engels
Woensdag 26 april Emma
4e Facebookpost online (promo Bayrambass & Puri)
Donderdag 27 april Emma
Facebookpost delen Donderdag 27 april Bayrambass & Puri?
Pg. 30
Hoofdstuk 5 bijlagen
Wat? Wanneer? Wie? Informatie
Aanwezig vrijwilligers/organisators
16:30 Emma, Sanne, Katy, Melissa, Atilla, Annemiek en Allymar en Kevin
Het opbouwen en doorspreken van het event, licht en geluid regelen
Artist Runner brengt Bayrambass naar kleedkamer
19:15 Emma (Hier komt het kleedkamer nummer te staan)
Artist runner brengt Bayrambass naar stage
19:30 Emma
Zaal open 19:45 Kevin, Neushoorn en Tribal Kush
Bayrambass 19:45 – 20:30
Inloop 20:00 Bezoekers Bezoekers komen naar het evenement
Artiesten aanwezig 20:00 Cyrilo, Alicia en Sarah
Artist Runner brengt Cyrilo, Alicia, Sarah en Tribal Kush naar kleedkamer
20:00 Emma
Artist Runner brengt Cyrilo, Alicia, Sarah en Tribal Kush van kleedkamer naar stage
20:15 Emma
Kevin eindexamen 20:30 – 21:15 Examinatoren Kevin wordt afgetoetst op zijn examen
Muziek door Tribal Kush, Cyrilo, Alicia en Sarah
20:30 – 21:30
Artiest aanwezig 21:00 Puri
Artist Runner brengt Puri naar kleedkamer
21:00 Emma
Artist Runner brengt Puri van kleedkamer naar stage
21:15 Emma
Puri 21:30 – 22:15
Artist Runner brengt Bayrambass naar kleedkamer
21:45 Emma
Artist Runner brengt Bayrambass van
22:00 Emma
Pg. 31
Hoofdstuk 5 bijlagen
Risicolijst
Het evenement neemt een aantal risico’s met zich mee, ik heb een korte SWOT gemaakt
waar duidelijk te zien is wat de sterke en zwakte punten zijn. En we kunnen gelijk zien welke
bedreigingen en kansen er zijn, een risico wat Tribal Kush & Friends met zich mee brengt is
dat er een combinatie wordt gedaan van twee dingen. Electric vs. tropical en opkomende vs.
gevorderd, maar de risico’s die er zijn zullen geen gevaar voor dit event brengen. Het event
zal gewoon door kunnen gaan, zonder enige probleem.
kleedkamer naar stage
Bayrambass 22:15 – 23:00
Einde event 01:00 Tribal Kush, Emma, Annemiek, Sanne, Katy, Melissa, Kevin en Atilla
Start afbouw 01:15 Kevin, Emma en eventuele andere vrijwilligers
Pg. 32
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brievingen
Brieving Puri
All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Puri Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste: Puri, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvangen je hierbij de planning voor het feest. Wij verwachten jou om 21:00 uur in Neushoorn, (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden). Hier zal je worden ontvangen door onze Artist Runner. Zij brengt je vervolgens naar de kleedkamer, hier zal je Rider klaarstaan. Onze Artist Runner zal jou ook de rest van de avond begeleiden Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency
Pg. 33
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brieving Alicia
All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Alicia Plantijn Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste Alicia, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. We verwachten jou om 20:00 uur in Neushoorn (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden.) Je mag je dan melden bij de kassa bij de ingang. Hier zal onze Artist Runner je ophalen en brengen naar de kleedkamer. Hier wordt je later ook weer opgehaald zodat je naar stage gebracht kan worden. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency
Pg. 34
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brieving Sarah
All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Sarah Kienstra Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste Sarah, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. We verwachten jou om 20:00 uur in Neushoorn (Ruiterskwartier 41 Leeuwarden.) Je mag je dan melden bij de kassa bij de ingang. Hier zal onze Artist Runner je ophalen en brengen naar de kleedkamer. Hier wordt je later ook weer opgehaald zodat je naar stage gebracht kan worden. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency
Pg. 35
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brieving Bayrambass
All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Bayrambass Groningen, 19 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Beste: Bayrambass Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat je op dit feest komen optreden. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvang je hierbij de planning voor het feest. Wij verwachten jou om 19:15 in Neushoorn Leeuwarden, Ruiterskwartier 41. Je mag je hier melden bij de ingang en dan wordt je opgehaald door onze Artist Runner. Zij brengt je naar je kleedkamer en hier zal wat lekkers voor je klaarstaan. Onze Artist Runner begeleid je de rest van de avond ook als je naar stage moet en klaar bent. Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency
Pg. 36
Hoofdstuk 5 bijlagen
Brieving Neushoorn
All Guru Travertijnstraat 12 9743SZ Groningen Aan: Neushoorn, Monica Halm Groningen, 26 april 2017 Betreft: Briefing Tribal Kush & Friends Geachte mevrouw Halm, Op 2 mei 2017 organiseert Kevin Bakker, lid van Tribal Kush zijn eindexamen project genaamd: Tribal Kush & Friends. Wij vinden het leuk dat dit event in Neushoorn wordt gegeven. Om alles zo goed en makkelijk mogelijk te laten verlopen ontvangt u hierbij de planning voor het feest. Om 16:30 zullen de organisatoren aanwezig zijn om het event te doorspreken en om alles klaar te zetten. Qua licht en geluid is alles geregeld met het team van Neushoorn. Zij zullen ook aanwezig zijn om te helpen met het voorbereiden van het licht en geluid. Het evenement start om 19:45 en om 20:30 zal Kevin Bakker worden afgetoetst door Ruben Mulder. Het event eindigt om 23:00. Hierna zullen alle organisatoren nog aanwezig zijn om het event af te sluiten en op te ruimen Wij hopen jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd, als je verder nog vragen hebt helpen we je graag. Je kunt dan mailen of bellen naar: [email protected] , 0621954773. Met vriendelijke groeten, Emma Hoefsmit All Guru Agency
Pg. 37
Hoofdstuk 5 bijlagen
Evaluatie Tribal-Kush&Friends
Evaluatie Tribal Kush & Friends
Op dinsdag 2 mei heeft Kevin Bakker zijn eindexamen genaamd Tribal Kush & Friends
gehouden in Neuhoorn. Bij deze avond was ik stage manager/artist host. Mijn taak was om
de avond zo makkelijk mogelijk te laten verlopen en ik zorgde ervoor dat elke artiest op tijd
in zijn of haar kleedkamer was zodat ik ze vervolgens op tijd naar stage kon brengen.
Er waren veel verschillende vrijwilligers aanwezig op deze avond om hem te laten slagen. Iedereen had zijn eigen taak. Zo zorgen Katy en Melissa ervoor dat alles van deze avond werd gefilmd zodat er een mooie aftermovie gemaakt kan worden. Ook waren er allemaal vrienden van Kevin (Tribal Kush) aanwezig die een tof optreden gaven. Wat ging goed? Eigenlijk ging qua optredens alles goed. Elke artiest was overal op tijd en er waren weinig onduidelijkheden. Het filmen van het event is goed gelukt en Katy en Melissa vonden het leuk om te doen. Wat ging minder goed? Natuurlijk waren er ook een aantal dingen die minder goed gingen. Zo was er iets misgegaan in de communicatie tussen Annemiek Kevin en Neushoorn. Hierdoor was de Rider niet compleet en daar was Neushoorn niet blij mee. Dit is uiteindelijk wel op tijd opgelost dus de bezoekers hebben hier geen last van gehad. Ook had ik verkeerd begrepen hoeveel draaiboeken er uitgeprint moesten worden. Hierdoor dachten we dat er te weinig draaiboeken waren voor de 3 leraren die aanwezig zouden zijn. Uiteindelijk kon ik dit nog oplossen omdat ik nog 2 draaiboeken over had en er maar 2 leraren waren. Wat moet anders voor de volgende keer? Vanuit mijn opzicht vind ik dat er beter gecommuniceerd moet worden tussen ons allemaal. Er moet duidelijker verteld worden wat nou precies de bedoeling is vanuit 1 persoon. Dus niet van de ene persoon het 1 horen en van de andere persoon het ander. Dit zou onduidelijkheid en misverstanden voorkomen. Ik zelf zou de volgende keer beter lezen wat er tegen mij gezegd is in de groepsapp in plaats van ervan uitgaan wat mij verteld is en wat ik heb genoteerd.
Pg. 38
Hoofdstuk 5 bijlagen
Ook was het niet terecht van mij om weg te lopen tijdens een confrontatie. Wel vind ik dat ik voor de volgende keer op een andere manier aangesproken moet worden. Fouten maken we allemaal en ik vind het niet terecht dat de confrontatie op deze manier met mij werd aangegaan.
Pg. 39
Hoofdstuk 5 bijlagen
Begroting Fictief feest
Pg. 40
Hoofdstuk 5 bijlagen
Pg. 41
Hoofdstuk 5 bijlagen
Top Related