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SeMa Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | Frankfurt | 11.10.2016
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Kurzer Überblick – Projekt und Organisation
2011 - Vorprojekt zur Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Start
notwendige Maßnahmen organisatorisch Arbeitsrecht/Beteiligung IT – Tools und Anwendungsgebiete Business case
2013 à Umsetzung GASSC Projekt gestartet
Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | 11.10.2016 2
SSC Global
SSC Deutschland - Berlin -
SSC Europa - Bukarest -
SSC (DB L.L) Asien Globales Center - Philippinen -
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Zukünftig wird das SSC seine Leistungen von drei zentralen Standorten aus global anbieten
DB Organisation mit zentralen Buchhaltungsstandorten
Globale Plattform ermöglicht eine leichtere Integration
Harmonisierte Technologien
Global standardisierte Prozesse
Skaleneffekte
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Das SSC ist eine der drei Säulen der DB Buchhaltung. Gemeinsam verantworten sie die vier Buchhaltungsprozesse
Kreditoren-buch-
haltung
Debitoren-buch-
haltung
Anlagen-buch-
haltung
Haupt-buch-
haltung
BA SSC
GPO
1) Global Process Owner-Organisation 2) Business Accountant („Bilanzfunktion”)
1)
2)
4
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe
WInI SeMa TIKA
Workflow for Incoming Invoices (Arbeitsablauf für eingehende Rechnungen):
Saperion/Lexmark
Service Management
TIM/BWOD
Tool for Information and Knowledge Management in Accounting
(Informations- und Wissensmanagementtool für die Buchhaltung):
Sharepoint/DBSearch/ECM
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe
Ø Services basierend auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse
in der Buchhaltung
Ø Kurze Entwicklungszeiten
Ø im Konzern vorhanden Anwendungen
Ø Erfüllung Business case unterstützen
Ø Services basieren auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse in der Buchhaltung
Ø Passfähig in den IT- Landschaften (DBKlassik, DBSchenker, arriva
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Roll-in/Roll-out
2017
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2016
2015
SSC Deutschland
SSC Europa
SSC Asien
Inte
grie
rte
Stan
dort
e
Länder Roll-ins für das SSC
Asien sind aktuell in Planung
DB Arriva: Vorläufige Planung
DB Schenker Rail: Vorläufige Planung
DB Schenker Logistics
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT
Konzeption DRS Start Juni 2014 Abnahme durch Stakeholder Februar 2015 Start Entwicklung DRS1 – Wasserfall Februar 2015 Fertigstellung 1.Teil (ca. 60%) Juni 2015 Redesign Start DRS2 Juli 2015 Entscheidung für agiles Vorgehen August 2015 Kick-off 19.10.2015 Go-Live April/Mai 2016
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The purpose of BWOD in the context of project GA SSC is to provide the service management software system in order to structure, register and route service requests between the SSC and the corresponding client companies.
M a i n f u n c t i o n a l i t i e s o f ‘ S e r v i c e Management’ (SeMa) are the following:
§ Web-based Smartforms covering all service types (9 eForm, 4 Queries, 1 generic Information request)
§ All accounting processes with services
§ Roles can be implemented to SeMa
§ Process-specific approval workflow
§ Dispatching function
§ Automatic Email function
§ Automatic routing of service requests to the responsible SSC teams
§ Service request management and ticketing and history function
§ KPI measurement and reporting included via dashboards
§ Portal integration for easy group-wide access, no local installation required
§ Input validation and SAP integration (planned in later release)
CSP IT workpackage descriptions SeMa connects the SSC with the corresponding client companies
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Product Owner – Support by SeMa Coreteam
General role description for agile implementation phase § Supporting Product Owners § Backlog filling and documentation (together with DB Systel) § Backlog filling need to be aligned with PO § Preparation of pretest cases and UAT test cases § Training of other testers (e.g. of SSC) § Sequent testing during the implementation with developers § 1 full day test of implementation outcome/ per sprint § Regression test of the complete final implementation before UAT § Test management for UAT § Defect management § SeMa DRS update § Part taking of daily calls (15 Min.)
§ Weekly communication with PL by SeMa Workpackage Lead § Local tool set up & end-user identification § Support of rollout for pilot companies § Support the acceptance of SeMa tool in the end
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT
§ Training mittels TTS-Knowledgeforce - TfA - elearnings
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT
§ Services basieren auf Prozessen à Zugang für externe Requester über ein hauseigenes Portal
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9 Services
Smartforms für Buchungen 1 GL-01 Buchungsauftrag Hauptbuchhaltung
2 AR-01 Buchungsauftrag Debitorenbuchhaltung
3 AP-01 Buchungsauftrag Kreditorenbuchhaltung
4 FA-01 Buchungsauftrag Anlagenbuchhaltung
Smartforms für Stammdaten
8 FA-02 Stammdatenantrag für Neuanlage und für Änderungen
Smartforms für Informationtransfer
10 GL-03 Anfrage Hauptbuch
11 AR-03 Anfrage Debitorenbuchhaltung
12 AP-03 Anfrage Kreditorenbuchhaltung
13 FA-03 Anfrage Anlagenbuchhaltung
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Grundfunktionen
13 Services
Smartforms for Posting 1 GL-01 General Ledger Posting Request 2 AR-01 Accounts Receivable Posting Request 3 AP-01 Accounts Payable Posting Request
4 FA-01 Fixed Assets Posting Request
Smartforms for Master data
5 MD-01 Smartforms for Master data Request
6 AR-02 Customer Master data Change Request
7 AP-02 Vendor Master data Change Restquest
8 FA-02 Fixed Assets Master data Creation & Change
Smartform for Payment
9 GL-04 Payments Request
Smartforms for Information transfer
10 GL-03 General_Ledger_Query
11 AR-03 Accounts_Receivable_Query
12 AP-03 Accounts_Payable_Query
13 FA-03 Fixed_Assets_Query
SSC BLN SSC BUH
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
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Fields of the Requester
Fields of the Approver
Fields of the SSC Accountant
Smartform Header - Automatically filled
Company name and Company code
- Autocomplete function - Connection to approver
selection
Information fields - Posting information of
requester - Mandatory and optional
fields
Approval flow - Selection of approval
options
Action flow - Action options for SSC
accountants
Categories Drop down selection
Attachment tickmark - Select “attachment only”
Approver selection - Diverse selection
opportunities - Mandatory or obligatory
approver (depends on service)
Attachments - Docx, pptx und xlsx ->
forced convertion to pdf-file by the BWOD/SeMa System.
- Older formats cannot be converted by SeMa automatically to pdf and must be altered manually.
Information fields - Additional information of
SSC accountants
Is able to
process and dispatch tasks
from one group to
another or individuals
Is able to process requests
Ability to
approve within the internal
SSC approval workflow
Can start
requests on behalf of a company
Approves only
payment requests
Approves requests within the company except
payment requests &
can be informed
about requests & is organized in a
group (BAs)
Approves requests within the company except
payment requests
Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Users and their tasks within the workflow
Firma | Referent | Abteilung | 13.05.2015 16
SeMa Workflow
Company Level SSC Level
Ability to start requests on behalf of a company
Company Requester
Payment Approver
Business Accountant
(BA)
Company Approver
SSC Requester
SSC Approver
SSC Accountant Team Lead
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 Erweiterungen BWOD
Ø Historie revisionssicher
Ø Usermanagement auf Massengeschäft
Ø Variable Dateianhänge (xls, doc, pdf)
Ø Leistungsfähiger Dateikonverter
Ø ……
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 – offenen Aufgaben
Ø Release 2.2. Nov. 2016
Ø KPI – Schnittstellen zu TM1
Ø Dashboard für Monitoring – Lastverteilung /BF
Ø Attachements mit variablen Dateitypen
Ø Globales Stammdatenmanagement einheitlicher Service Einkauf / Vertrieb / Buchhaltung ……
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Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 lesson learn
Ø Konzeptphase gründlich und integriert (IT, BSD)
Ø Einfach anfangen !!!!!!!!
Ø Kosten Nutzen im Auge behalten
Ø Ressourcen ausbilden
Ø Kommunikation und Roll-Out planen
Hinweis: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ kann auch durch ein anderes Abschlusszitat oder eine Botschaft ersetzt werden.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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