Biro Hubungan Masyarakat – Kementerian Perdagangan
KEMENTERIAN PERDAGANGAN RI Jl. M.I. Ridwan Rais No 5, Jakarta Pusat 10110
LAPORAN TAHUNAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 2016
1 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia
sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 28 F, yang menyebutkan bahwa
setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk
mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk
mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan
menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Ketentuan tersebut diatas
diperkuat kembali dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menjamin hak warga negara untuk
memperoleh informasi publik.
Kementerian Perdagangan sebagai Badan Publik wajib menyediakan,
memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah
kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik yang akurat, benar dan
tidak menyesatkan. Badan Publik dapat tidak memberikan informasi apabila
informasi tersebut; dapat membahayakan keamanan Negara, berkaitan dengan
kepentingan perlindungan usaha dari persaingan tidak sehat, berkaitan dengan
hak pribadi ,dan informasi yang belum dikuasai atau didokumentasikan.
Dalam pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik, kepada Badan
Publik juga diwajibkan untuk membangun dan mengembangkan sistem
informasi dan dokumenatsi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan
efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Untuk pengembangan sistem
informasi tersebut dapat memanfaatkan sarana dan atau media elektronik dan
non elektronik yang tersedia.
Sebagai tindak lanjut dan sesuai dengan amanat Undang-Undang
Keterbukaan Informasi Publik, maka untuk mendukung kelancaran
pelaksanaannya, Kementerian Perdagangan sebagai Badan Publik telah
menetapkan beberapa peraturan sebagai landasan dalam melaksanakan
Pelayanan Informasi dilingkungan Kementerian Perdagangan, yaitu:
1. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 659/M-
DAG/KEP/6/2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Perdagangan;
2 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
2. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 785/m-
dag/kep/7/2014 Tentang Organisasi Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Daftar Kementerian Perdagangan;
3. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 1349/M-
DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik di Lingkungan
Kementerian Perdagangan;
4. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 1350/M-
DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik Yang Dikecualikan
di Lingkungan Kementerian Perdagangan.
Selain itu, Kementerian Perdagangan juga telah membentuk Tim Jejaring Kerja
Kehumasan dan Informasi Publik berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal
Nomor 075/SJ-DAG/KEP/02/2016 untuk meningkatkan koordinasi dengan
pengelola bidang kehumasan dan informasi pada unit eselon II, Biro dan Pusat
dilingkungan Sekretariat Jenderal.
B. Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik
1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik
Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan layanan informasi
publik terdiri atas:
a. Desk Informasi Publik
Dalam rangka memberikan pelayanan informasi kepada pemohon
informasi yang datang langsung, Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi menyediakan desk informasi publik yang terletak di Gedung
Utama lt.2 Kementerian Perdagangan yang dilengkapi dengan:
1) 2 meja front desk dan kursi petugas serta kursi tamu
2) 2 Sofa;
3) 3 unit PC yang terhubung dengan internet;
4) 2 Printer Berwarna;
5) 2 Line Telepon;
6) 1 Neon Box;
7) 1 Rak Buku;
8) 1 Hanger Koran;
9) Jamuan makanan
10) 1 Dispenser
3 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
11) Formulir untuk transaksi pada layanan informasi terdiri dari formulir
permintaan informasi publik, tanda bukti penerimaan permintaan
informasi publik, tanda bukti penyerahan informasi publik serta formulir
pengajuan keberatan.
b. Pelayanan Informasi Publik Yang Wajib diumumkan
Kementerian Perdagangan telah menyediakan informasi publik melalui
media online/ website http://informasi.kemendag.go.id dengan konten
sebagaimana yang diamanatkan dalam UU No 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik.
Gambar 1. Desk Layanan Informasi Kementerian Perdagangan
4 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Memberikan pelayanan informasi publik secara mudah, cepat dan
akurat melalui pemanfaatan sarana dan prasarana perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi media internet. Pelayanan
informasi melalui internet kepada masyarakat, mulai dilaksanakan
tepatnya sejak tanggal 4 Desember tahun 2010 melalui
Email : [email protected]
Website :
a) Aplikasi CMS melalui website Kemendag www.kemendag.go.id
b) Form informasi melalui website PPID
http://informasi.kemendag.go.id/
Telepon : 021 – 385 7363 ext 32909; 021 – 385 8171
Fax : 021 – 350 8711
Gambar 3. Formulir Permintaan Informasi
Publik di website PPID
Gambar 2. Kotak permintaan informasi dan daftar permintaan informasi publik di aplikasi CMS
melalui website Kemendag
5 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
2. Sumber Daya Manusia
Pelayanan Informasi Publik di PPID Kementerian Kemendag berada di
bawah Biro Humas Bagian Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan
yang berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian
Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan dan Kepala Sub Bagian
Layanan Informasi Publik. Dalam menjalankan tugasnya, Tim PIP dibantu
oleh anggota jejaring kehumasan yang merupakan wakil pada unit eselon
II, Biro dan Pusat dilingkungan Sekretariat Jenderal untuk memudahkan
dalam menjawab permohonan informasi yang terkait lingkup kerja unit
tersebut.
6 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
BAB II
Kegiatan PPID Pusat Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan
Beberapa kegiatan yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Layanan Informasi Publik
antara lain:
A. Tim Jejaring Kerja Kehumasan dan Informasi Publik
Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan publik Kementerian
Perdagangan tahun 2016 sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam UU
Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik salah satunya
dengan memperkuat jejaring kehumasan lintas sektoral di lingkungan
Kementerian Perdagangan. Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal
Nomor 075/SJ-DAG/KEP/02/2016, tim beranggotakan 31 orang yang terdiri
dari Penanggung jawab, Ketua, Sekretaris dan Anggota Tim Jejaring Kerja
Kehumasan dan Informasi Publik yang bertugas :
a. menyusun rencana dan kegiatan untuk pengumpulan dan pengolahan
isu-isu aktual di masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang
diperlukan untuk pelayanan informasi publik dan kegiatan kehumasan;
b. mengumpulkan, mengolah dan melaksanakan koordinasi penanganan
isu-isu aktual di masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang
diperlukan untuk pelayanan informasi publik dan kegiatan
Kehumasan;
c. memberikan jawaban/tanggapan terhadap pertanyaan atau
permohonan informasi publik dan segera menyampaikan kepada
Pusat Hubungan Masyarakat dengan mengacu kepada ketentuan
Pasal 22 ayat (7) dan ayat (8) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik;
d. membantu mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan
publikasi/sosialisasi termasuk kegiatan jumpa pers, penyiapan bahan
siaran pers, serta data/laporan penting, dan kegiatan kehumasan di
masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang harus segera
diselesaikan;
e. mengikuti pelatihan atau kegiatan kehumasan dan informasi publik
dalam rangka peningkatan kompetensi yang akan digunakan untuk
7 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
kelancaran pelaksanaan tugas Tim Jejaring Kehumasan dan Informasi
Publik;
f. melakukan inventarisasi dan pemutakhiran informasi dalam klasifikasi
Daftar Informasi Publik sebagaimana diamanatkan dalam pasal 7 ayat
(1) dan, ayat (2) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, serta menyusun dan membuat laporan
tentang pelaksanaan kegiatan
Biro Humas melakukan beberapa pertemuan/rapat untuk membahas kinerja
setiap satuan kerja dalam menjawab permohonan informasi yang
disampaikan oleh masyarakat. Pada akhir tahun, tim jejaring kehumasan
beserta Biro Humas melakukan evaluasi terkait capaian selama setahun
dalam Pelayanan Informasi Publik.
B. Rapat Koordinasi Tim Jejaring Kerja Kehumasan Dalam Rangka
Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik
Dalam rangka pemeringkatan keterbukaan informasi badan publik, Komisi
Informasi Pusat telah menyampaikan Self-Assessment Questionnaire kepada
Kementerian Perdagangan selaku badan publik untuk diisi dan disampaikan
kembali sebagai bahan penilaian. Oleh sebab itu, Sub Bagian Layanan
Informasi Publik mengadakan Rapat Koordinasi Jejaring Kerja Kehumasan
dan Informasi Publik dengan narasumber Bapak Agus Wijayanto Nugroho,
seorang Tenaga Ahli Komisi Informasi Pusat, untuk membahas dan mengisi
kuesioner yang dimaksud, pada hari Rabu tanggal 27 April 2016 di Ruang
Dahlia, Gedung 1 Lantai 1, Kementerian Perdagangan.
Anggota Tim Jejaring Kehumasan kemudian menyiapkan bahan sesuai unit
masing-masing dan melengkapi kuesioner untuk kemudian disusun dan
dikirimkan kepada Komisi Informasi Pusat.
8 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
C. Sharing Session Layanan Publik di Lingkungan Kementerian
Perdagangan
Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan publik dan memperkuat
informasi lintas sektoral di lingkungan Kementerian Perdagangan tahun 2016,
Bagian Layanan Informasi Publik mengadakan Sharing Session Layanan
Publik di Lingkungan Kemendag kepada Tim Jejaring Kehumasan dan
Informasi Publik, pada hari Rabu, 19 Oktober 2016 di Ruang Rapat Biro
Humas.
Rapat dibuka oleh Kabag Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan,
dengan narasumber Endang Cahyani dari Direktorat Bina Usaha dan Pelaku
Distribusi dan M.Fadhel Jamali dari Direktorat Barang Pokok dan Barang
Penting. Adapun hal-hal penting yang dibahas adalah sebagai berikut:
a) Perusahaan Yang Wajib Didaftarkan: Setiap perusahaan yang berbentuk
Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Persekutuan Komanditer (CV), Firma
(Fa), Perorangan, dan Bentuk Usaha Lainnya (BUL), termasuk
Perusahaan Asing dengan status Kantor Pusat, Kantor Tunggal, Kantor
Cabang, Kantor Pembantu, Anak Perusahaan, Agen Perusahaan, dan
Perwakilan Perusahaan yang bergerak di semua lapangan usaha dan
berkedudukan serta menjalankan usahanya di wilayah NKRI.
b) PENGECUALIAN : Perusahaan Kecil Perorangan Usaha atau kegiatan
yang bergerak di luar bidang perekonomian yang sifat dan tujuannya tidak
semata-mata mencari keuntungan dan/atau laba sebagaimana tercantum
dalam Lampiran I Permendag No : 37/M-DAG/PER/9/2007
c) Pelimpahan Kewenangan Pendaftaran Perusahaan diberikan kepada
PTSP/Dinas perdagangan di wilayah setempat.
d) Kemendag memiliki kewenangan membina penyelenggaraan dan
pelaksanaan wajib daftar perusahaan.
e) Prosuder Prosedur Permohonan Informasi Perusahaan :
Surat Permohonan ditujukan kepada Direktur Bina Usaha dan Pelaku
Distribusi;
Kita cek di database, apabila ada kita sampaikan berapa biaya yang
harus dibayar;
Pemohon membayar biaya ke Bank yang ditunjuk;
Berdasarkan bukti bayar, informasi perusahaan dapat diambil.
9 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
f) Sistem Pemantauan Pasar Kebutuhan Pokok (Sp2kp) dapat mendeteksi
secara dini ketika mulai terjadi fluktuasi/gejolak harga, sehingga
pemerintah dapat melakukan antisipasi intervensi langsung.
g) Lokasi dan Pasar Pantauan terdapat 34 Ibukota Propinsi, 48
Kabupaten/Kota, 165 lokasi pasar (masing-masing lokasi 2-5 pasar)
h) Komoditi yang dipantau adalah Beras, Gula, Minyak Goreng, Daging
Sapi, Daging Ayam, Telur Ayam, Tepung Terigu, Kedelai, Susu, Jagung,
Cabai, Bawang, Ikan, Garam, Mie Instan, Kacang Merah, Ketela Pohon
i) Bidang Perdagangan Dalam Negeri (PDN) - Dinas Perdagangan Propinsi
memiliki beban tugas yang cukup banyak (meliputi tupoksi dari Ditjen
PDN, Ditjen PKTN dan Bappebti).
j) Belum semua Bidang PDN - Dinas Perdagangan Propinsi memiliki Sistem
Pemantauan Harga yang terstruktur hingga tingkat kabupaten/kota.
k) Petugas di Bidang PDN - Dinas Perdagangan Propinsi sangat terbatas
dan sering terjadi pergantian/mutasi tanpa adanya transfer knowledge
sehingga menghambat kelancaran pelaksanaan tugas pelaporan harga;
l) Anggaran untuk pemantauan dan pelaporan harga barang kebutuhan
pokok dari dana dekonsentrasi Ditjen PDN sangat terbatas.
10 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
D. Workshop
a. Workshop E-Lapor!
Workshop E-Lapor yang diselenggarakan pada hari Kamis, 27 Oktober
2016 menjadi salah satu kegiatan yang diagendakan oleh Sub Bagian
Layanan Informasi Publik dalam rangka meningkatkan pemahaman dan
penangangan E-Lapor di Kementerian/Lembaga, khususnya bagi
pengelola E-Lapor di lingkungan Kementerian Perdagangan.
Acara dibuka oleh Kepala Biro Hubungan Masyarakat, menghadirkan tiga
pembicara: Prawito dari Kementerian Kesehatan (Kemenkes); R.
Sudiyatmoko dari Kementerian Perdagangan (Kemendag); dan M. Gibran
dari Kantor Staf Kepresidenan (KSP).
Sejumlah hal penting yang patut dicatat sebagai masukan bagi
Kemendag dalam rangka perbaikan penanganan pengaduan masyarakat
adalah:
1. Pelayanan pengaduan di Kementerian Kesehatan sangat layak
dijadikan percontohan, berdasar pada berbagai aspek berikut:
a) Sistem pelayanan pengaduan terwujud dalam aplikasi terpadu
yang dinamakan Pelayanan SIAP (Saluran Informasi, Aspirasi,
dan Pengaduan), didukung oleh database terintegrasi, dan
dilengkapi juga dengan nomor call center 1500567 yang
dinamakan Halo Kemenkes. Hingga saat ini, SIAP sudah memiliki
30 kanal telepon. Media sosial (WhatsApp, Facebook, dan
Twitter), juga terintegrasi ke sistem SIAP.
b) Pelayanan pengaduan beroperasi penuh 24 jam, ditangani
sejumlah pegawai dengan jadwal bergantian. Ada dua kategori
fungsi yang disandang para personelnya: agent (pengendali
utama di pusat pengaduan); dan admin (pegawai yang bertugas
di unit-unit teknis). Agent maupun admin merupakan gabungan
dari PNS dan Tenaga Kontrak. PNS biasanya bertugas sebagai
supervisor, dan Tenaga Kontrak bekerja sebagai agent. Khusus
bagi para agent, setidaknya setiap bulan diberikan pelatihan
11 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
untuk memutakhirkan product knowledge yang harus mereka
kuasai.
c) Pengaduan ditangani 2 (dua) hari, terhitung sejak pengiriman
notifikasi pengaduan. Untuk mencegah terputusnya mata-rantai
pengaduan, setiap pengaduan dibuatkan tiket. Agent yang
membuat tiket adalah agent yang menerima pengaduan, dan
agent itu pulalah yang harus menjawab pengaduan sampai
proses case-closed.
d) Pengaduan yang tidak menyertakan verifikasi identitas diri tidak
akan dilayani. Jika pengaduan atas nama LSM/organisasi, agent
harus memverifikasi dokumen-dokumen legal keabsahan
LSM/organisasi sebelum memproses pengaduan.
e) Ada dua jenis pengaduan. Pengaduan teknis, biasanya langsung
ditangani oleh agent dan admin. Pengaduan yang bersifat
pengawasan terhadap institusi internal kementerian, biasanya
diteruskan ke unit inspektorat untuk diproses. Kendati Inspektorat
Jenderal (Itjen) memiliki sistem tersendiri, sistem Itjen tetap bisa
diakses juga melalui SIAP.
f) Survey layanan biasanya dibuat secara harian dan tahunan.
Survey harian dikerjakan secara mandiri oleh Kemenkes,
sedangkan survey tahunan melibatkan pihak ketiga (perusahaan).
2. Sebagai pengelola utama LAPOR!, KSP menekankan pentingnya
berbagi beban tugas di setiap kementerian/lembaga dalam hal
penanganan pengaduan. Dalam konteks Kemendag, setiap unit teknis
harus saling mendukung dalam memberikan respon cepat-tepat
terhadap pengaduan masyarakat.
3. Menpan tidak memberikan batasan khusus tentang nama unit yang
menangani pengaduan. Karena itu, ada perbedaan di setiap
kementerian/lembaga, tentang penunjukan unit yang berwenang
menangani pengaduan. Di Kementerian Kelautan dan Perikanan
(KKP), misalnya, pengaduan ditangani langsung oleh Itjen.
12 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
4. Dalam konteks Biro Humas Kemendag, sebaiknya harus ada
pemisahan antara layanan permohonan informasi dan layanan
pengaduan. Layanan permohonan informasi tetap berada di Biro
Humas, sedangkan layanan pengaduan akan lebih optimal jika
ditangani langsung oleh Itjen, terutama untuk memangkas durasi
proses respon terhadap pengaduan.
b. Workshop Service Excellence
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik di lingkungan
Kementerian Perdagangan, Biro Hubungan Masyarakat mengadakan
Workshop Upaya Optimalisasi Pelayanan Publik dengan topik “Service
Excellence and Handling Complaints” pada hari Selasa-Rabu, 28-29
November 2016 di Ruang Flamboyan Gedung 1 Lantai 1, Kementerian
Perdagangan.
Kegiatan workshop ini menghadirkan dua narasumber yaitu Dhoni
Herprabowo Kusmanhadji (TVRI News Anchor) dan Yohana Purnama
Dharmawan, S.E., M.Si (Dosen Universitas Indonesia dan Universitas
Tarumanegara) yang membahas mengenai bagaimana sikap dan
penampilan pelayan publik dalam melayani masyarakat.
13 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Tantangan Pemerintah dalam melayani publik saat ini:
1. mudahnya akses informasi
2. kontrol yang semakin kuat
3. meningkatnya tingkat pendidikan publik
4. Meningkatnya angka kelas menengah
5. publik semakin kritis
Tahapan Penguasaan Materi:
1. pelajari materi dengan baik
2. berdiskusi dengan yang berpengalaman
3. pilah informasi
4. tentukan informasi yang digunakan
Secara sederhana, gunakan formula 4A untuk melayani publik termasuk
dalam menangani komplain, sbb:
A Accept Dengarkan dan lihat keluhan dari sudut pandang customer.
Terima keluhan yang disampaikan customer dengan senang
hati
A Agree/
Apologize* Setuju dengan apa yang dirasakan oleh customer Minta maaf atas ketidak nyamanan yang dialami (untuk itu
kami mohon maaf atas ketidak nyamanannya)
A Apologize/
Agree*
A Action Sampaikan tindakan apa yang akan Anda lakukan.
14 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
E. Operasional Pelayanan Informasi Publik
1. Pelayanan Informasi Publik
Jam kerja Ruang Pelayanan Informasi Publik berdasarkan surat Nomor
799/SJ-DAG.7/ND/5/2015 adalah
Hari: Senin – Jum’at
Buka: 09.00 – 16.00 WIB
Istirahat: 12.00 – 13.00 WIB
2. Jumlah Permohonan Informasi Publik
Pemohon informasi publik yang mengajukan permohonan melalui email:
1333
Pemohon informasi publik yang mengajukan permohonan melalui
website Kemendag (CMS): 1718
3. Waktu untuk Memenuhi Permintaan Informasi Publik: 1 hari
4. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Dikabulkan baik sebagian
atau Seluruhnya: 3050
5. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Ditolak: tidak ada
F. Benchmarking PPID
a. Kota Bogor
b. Provinsi Sulawesi Selatan
Berdasarkan dengan penugasan perjalanan dinas dalam rangka
pengumpulan data melalui wawancara guna peningkatan pelaksanaan UU
Keterbukaan Informasi Publik di Kementerian Perdagangan khususnya di
Direktorat Metrologi sebagaimana disebutkan diatas dapat kami laporkan
sebagai berikut :
15 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Pada Badan Publik Di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan di atur dalam Keputusan
Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 13 Tahun 2013, ditetapkan pada tanggal
01 Mei 2013.
Adapun Tujuan PPID Sulawesi Selatan yaitu :
1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan
informasi;
2. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;
5. Pengujian konsekuensi;
6. Pengklasifikasian informasi dan/atau perubahannya;
7. Penetapan informasi yang dikecualikan;
8. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu
pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses;
9. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiapa kebijakan yang diambil
untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik; dan
10. Tugas lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
PPID Sulawesi Selatan membawahi PPID tambahan atau PPID SKPD
(Satuan Kerja Perangkat Daerah) di setiap Kabupaten. PPID tambahan ini
nantinya akan melaporkan permohonan informasi yang datang ke PPID
Utama, Proses permohonan informasi PPID tambahan sama dengan PPID
utama yakni :
1. Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir
permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan
pengguna informasi.
2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan informasi publik kepada
pemohon informasi publik.
3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai
dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani
oleh pemohon informasi publik.
16 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh
pemohon/pengguna informasi jika informasi yang diminta masuk dalam
kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada
Pengguna Informasi Publik.
6. Membukukan dan mencatat.
Pada tahun 2017, PPID Utama mengharapkan dapat memiliki ruang
pelayanan sendiri. Karenaselama ini PPID Sulsel masih tergabung dengan
Media Center. Untuk sengketa informasi yang terjadi di PPID SUlsel, bisa
dikatakan sering terjadi, hal ini dikarenakan masih kurang lengkapnya data
yang dibutuhkan oleh masyarakat.
Tanggung Jawab dan Wewenang PPID Sulawesi Selatan :
1. PPID SulSel bertanggung jawab di bidang layanan informasi publik yang
meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan
pelayanan informasi publik.
2. PPID bertanggung jawab kepada Gubernur sebagai atasn PPID melalui
Sekretaris Daerah dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan
wewenang.
3. PPID bertanggung jawab mengoordinasikan penyimpanan dan
pendokumentasian seluruh informasi publik Pemerintah Daerah sebagai
badan publik.
4. Dalam rangka penyelenggaraan tanggung jawab sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), PPID mengoordinasikan pengumpulan seluruh
informasi publik secara fisik dari setiap SKPD yang meliputi :
o Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
o Informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
o Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
5. Penyelenggara tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
PPID mengoordinasikan pendataan informasi publik yang dikuasai oleh
setiap SKPD dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran daftar
17 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
informasi publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing
unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan.
6. Penyimpanan informasi publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan dibidang kearsipan.
7. PPID bertanggung jawab mengoordinasikan penyediaan dan pelayanan
seluruh informasi publik Pemerintah Daerah yang dapat diakses oleh
publik.
8. Dalam rangka tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
PPID mengoordinasikan penyediaan dan pelayanan informasi publik
melalui pengumuman dan/atau permohonan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
9. Dalam hal kewajiban mengumumkan informasi publik, PPID Sulsel
mengoordinasikan :
Pengumuman informasi publik melalui media yang secara efektif dapat
menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan
Penyampaian informasi publik dalam bahasa indonesia yang baik dan
benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang
digunakan oleh penduduk setempat.
Jangka Waktu Penyelesaian
Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi
publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan
yang telah ditentukan.
1. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja
sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi yang diminta
berada dibawah penguasannya atau tidak, dan PPID dapat
memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.
2. Penyampaian/ pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada
pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax
ataupun jasa pos.
3. Jika pemohon informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga
dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah
dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan
18 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
untuk keperluan penggandaan atau perekaman, bila permintaan
informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan
penolakan berdasarkan UU KIP.
Biaya/Tarif
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Sulawesi Selatan,
menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan
untuk penggandaan atau perekam, pemohon/pengguna informasi publik
dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan
Publik (PPID) setempat atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk
untuk perekaman data dan informasinya.
19 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
c. Provinsi DI Aceh
Berdasarkan surat penugasan dalam perjalanan dinas untuk
peningkatan pelayanan informasi publik, yang diselenggarakan pada
tanggal 21 Desember - 23 Desember 2016 ke PPID Pemerintah NAD,
maka bersama ini disampaikan laporan sebagai berikut :
Dalam rangka evaluasi kinerja penyelenggara pelayanan publik, kami
melakukan pengumpulan data melalui wawancara secara langsung
dengan Kepala TU UPTD Seuramoe, Ibu Dr. Rahmawati, M.Si terkait
peningkatan pelaksanaan UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik yang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi NAD.
Tim survey kepuasan pelayanan informasi publik yang berkunjung ke
Kota Banda Aceh berjumlah 2 orang, yaitu: Lizzatul Farhatiningsih dan
Ratih Anggun Anggraeni. Kunjungan survey ini diterima oleh Kepala TU
UPTD Seuramoe, Ibu Dr. Rahmawati, M.Si dan Staf Media Elektronik,
Cetak dan Grafika, Bapak Rahmad, ST.
Berdasarkan penugasan perjalanan dinas dengan surat tugas No.
2005/SJ-DAG.6/SD/12/2016, tanggal 19 Desember 2016 dalam rangka
Kunjungan dalam rangka Evaluasi Pelayanan Publik ke PPID Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam sebagaimana disebutkan diatas dapat kami
laporkan sebagai berikut :
PPID Pemerintah Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam
a. PPID Pemprov NAD tahun ini meraih peringkat ke-dua
Penghargaan Keterbukaan Informasi Publik (Award KIP).
b. PPID Pemprov NAD memiliki ruang PPID yang disebut dengan
desk informasi yang cukup representatif, dengan kelengkapan
sebagai berikut: seperangkat alat komputer yang dilengkapi
dengan jaringan internet, meja informasi, tiga orang petugas
informasi, dan telepon serta dengan dilengkapi beberapa jenis
formulir informasi yaitu: Formulir Permintaan Informasi Publik,
Formulir Pernyataan Keberatan atas Permohonan Informasi, Tanda
Bukti Penerimaan Formulir Permintaan Informasi Publik, Tanda
20 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Bukti Penyerahan Informasi Publik, Tanda Bukti Penerimaan
Peermintaan Keberatan Informasi Publik.
c. Pengumpulan Daftar Informasi Publik dilakukan setiap tiga bulan
sekali. Dari 53 unit baru 23 unit yang tertib mengumpulkan Daftar
Informasi Publik dan Daftar Informasi yang Dikecualikan.
d. Untuk menunjang kecepatan pendistribusian permohonan
informasi, UPTD Seuramoe menggunakan sistem SMS untuk
melakukan disposisi ke unit-unit terkait.
e. Sosial media yang digunakan oleh UPTD Seuramoe Aceh antara
lain, twitter @PPIDAceh, youtube PPID Aceh, dan website
https://ppid.acehprov.go.id/v2/
f. Bahan publikasi yang tersedia di PPID antara lain leaflet, majalah,
videotron, dan konten PPID melalui website.
g. Website dan sosial media PPID Aceh dikelola oleh dua orang Staf
Media Elektronik, Cetak dan Grafika.
h. PPID Aceh mulai tahun 2017 akan membuat program “Dengar
Suara Masyarakat” di mana mereka akan turun ke lapangan untuk
mendengar suara masyarakat dan memaksimalkan fungsi PPID
sebagai penghubung antara Pemerintah Daerah dengan
masyarakat.
21 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
G. Perubahan Peraturan Terkait Pengelolaan PPID Kemendag
1. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 442/M-
DAG/KEP/7/2011 menjadi Keputusan Menteri Perdagangan Republik
Indonesia Nomor 659/M-DAG/KEP/6/2016 Tentang Pedoman Pengelolaan
Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Perdagangan;
2. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 1104/M-
DAG/KEP/9/2014 menjadi Keputusan Menteri Perdagangan Republik
Indonesia Nomor 1349/M-DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik
di Lingkungan Kementerian Perdagangan;
3. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 1092/M-
DAG/KEP/9/2014 menjadi Keputusan Menteri Perdagangan Republik
Indonesia Nomor 1350/M-DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik
Yang Dikecualikan di Lingkungan Kementerian Perdagangan.
H. Survey Indeks Kepuasan Masyarakat
Pelayanan prima merupakan pelayanan yang harus memenuhi standar
kepuasn masyarakat. Untuk itu penting mengetahui apa saja yang diinginkan
oleh masyarakat sehingga apa yang menjadi keinginan masyarakat dapat
terpenuhi.
Tujuan melakukan survei ini adalah untuk mengetahui gambaran secara
objektif mengenai kepuasan masyarakat terhadap pelayanan informasi publik
dan mengetahui efektifitas survei dikalangan masyarakat luas. Terutama
masyarakat yang pernah mengajukan permintaan/permohonan informasi di
Unit Pelayanan Informasi Publik. Survei ini dilakukan 2 (dua) kali dalam
setahun menggunakan database email pemohon informasi yang telah
terdaftar di layanan informasi publik Kementerian Perdagangan. Proses
penghitungan menggunakan aplikasi Survei Monkey yang hasilnya akan
tercoding secara otomatis.
a) Survei Pertama
Pelaksanaan : 26 Februari 2015 – 26 Maret 2016
Jumlah Responden : 3983
Hasil analisis Survei IKM I
1. Identitas Responden
22 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Pada Survei IKM 2016 Periode I jumlah responden mencapai 219.
Responden dengan jenis kelamin pria mendominasi dengan jumlah
56,16%, sementara responden wanita hanya sebesar43,84%. Pada
Survei IKM ini, usia 19-25 tahun menjadi responden terbanyak yang
berpartisipasi mencapai31,96%, dan usia 26-30tahun ada pada posisi
kedua mencapai 20,55% responden.
Terdapat keanekaragaman pada aspek tingkat pendidikan responden,
pada Survei IKM 2016 Periode I jenjang pendidikan S1 mendominasi
yaitu sebesar 63,47%, kemudian disusul jenjang D1/D2/D3 sebesar
15,07%. Dilihat dari aspek pekerjaan responden, sebesar 57,99%
adalah pegawai swasta, Pelajar/Mahasiswa 19,18%, serta sisanya
adalah Wiraswasta/Usahawan dan PNS/TNI/POLRI.
Adapun demografi responden dari Survei IKM 2016 Periode I sangat
beragam, diikuti oleh berbagai responden baik dari dalam maupun dari
luar negeri. Sebanyak 121 responden berasal dari
Jabodetabek,sedangkan 82 responden lainnya berasal dari luar
Jabodetabek dan luar negeri. Ini menunjukkan bahwa permintaan
informasi dari Jabodetabek dan luar Jabodetabek cukup seimbang,
sehinggasecara demografi permintaan informasi ke Unit Pelayanan
Informasi Kemendag sudah cukup merata, tidak hanya terpusat di
Jabodetabek.
2. Pelayanan Petugas
Petugas pelayanan informasi memiliki tugas dan kewajiban dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pada Survei IKM 2016
Periode I, terdapat aspek keramahan/kesantunan petugasdalam
memberikan pelayanan. Dari hasil survei tersebut 74,41% responden
menjawab ramah, dan 15,17% menjawab sangat ramah.
Dalam aspek kejelasan informasi yang diberikan petugas, 12,80%
memilih sangat jelas, danpersentase terbesar 62,09% memilih jelas.
Sedangkan ditinjau dari aspek kenyamanan dalam melakukan
23 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
permohonan, persentase tertinggi 66,82% responden menjawab
nyaman, dan 12,80% sangat nyaman. Dapat disimpulkan bahwa dalam
indikator pelayanan petugas, petugas pelayanan informasi PIP
Kemendag telah memberikan pelayanan yang ramah, jelas, dan
nyaman.
3. Sistem Permohonan Informasi
Pada Survei IKM 2016 Periode I, terkait aspek kemudahan persyaratan
permohonan, terdapat 57,36% responden memilih mudah, dan 12,18%
responden memilih sangat mudah. Namun masih terdapat 24,37%
responden menjawab agak sulit. Dari hasil survei ini, persepsi
masyarakat yang menjawab agak sulit disebabkan kurangnya
pengetahuan responden terhadap perbedaan Unit Pelayanan Informasi
Publik dengan Unit Pelayanan Terpadu Perdagangan (terlampir dalam
bagian saran&masukan).
Pada aspek kesesuaian persyaratan pelayanan, masih terdapat
18,27% responden menjawab kurang sesuai. Namun, persentase
tetinggi sebesar 69,54% menjawab sesuai, dan 8,63% responden
menjawab sangat sesuai. Sedangkan dari aspek waktu yang
dibutuhkan untuk mendapatkan informasi, sebanyak 56,35%
responden memilih kurang dari 5 (lima) hari kerja, dan 29,44%
menjawab 6-12 hari kerja. Dapat disimpulkan bahwa Unit Pelayanan
Informasi telah menjawab dengan cepat, tidak lebih dari 10 hari kerja.
Hal ini sejalan dengan amanat Undang-undang Keterbukaan Informasi
Publik (KIP) Bab VI Pasal 22 (7) yang menegaskan “Paling lambat 10
(sepuluh) hari kerja diterimanya permintaan, Badan Publik yang
bersangkutan wajib menyampaikan pemberitahuan....”.
Terdapat beberapa saluran yang dapat digunakan oleh pemonon
informasi publik, yaitu melalui Email Contact Us, Content Management
System (CMS), telepon, dan datang langsung ke Desk Pelayanan
Informasi.Berdasarkan hasil survei ini, persentase terbesar62,94%
responden memilih mohonan dengan sistem online/email (CMS),
24 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
15,74% datang langsung, 13,71% email Contact.Us, dan hanya 7,61%
responden yang memilih telepon. Adapun alasan pemilihan sistem
permohonan informasi ini, persentase tertinggi atau 52,79% responden
menjawab lebih efektif dan efisien.
Petugas pelayanan informasi publik diharuskan memberikan rasa adil
dan setara kepada seluruh pemohon. Melalui survei ini diketahui
persepsi masyarakat dalam menilai rasa adil/setara dari petugas.
Sebesar 72,08% responden menjawab adil, 13,71% sangat adil, tetapi
masih terdapat 14,27% yang merasa petugas masih kurang/tidak adil.
Dimungkinkan para responden yang merasa tidak adil adalah saat
pengajuan informasinya ditolak karena tidak dapat memenuhi
persyaratan prosedur pelayanan yang berlaku.Misalnya pemohontidak
mengisi data pribadi, sehingga petugas tidak dapat meneruskan
permohonan informasi yang diminta. Hal ini telah sesuai dengan
ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, pada BAB VI mengenai Mekanisme
Memperoleh Informasi, serta Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010
Tentang Standar Layanan Informasi Publik, dan pada BAB V mengenai
Standar Layanan Informasi Publik.
Untuk meningkatkan pelayanan dan kenyamanan para pemohon
informasi publik, petugasmenyediakan mesin fotokopi untuk
memperbanyak dokumen pemohon. Persentase terbesar 68,02%
responden menyampaikan bahwa biaya fotokopi masih dalam kategori
wajar. Perlu diketahui bahwa hal ini telah diatur pada Undang-Undang
Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik Pasal
27 (1) yang berbunyi “Badan publik mengenakan biaya untuk
mendapatkan salinan Informasi Publik seringan mungkin”, serta Pasal
27 (2) yang berbunyi “Badan Publik menetapkan standar biaya
perolehan salinan Informasi Publik yang terdiri atas: a. biaya
penyalinan Informasi Publik; b. biaya pengiriman Informasi Publik; c.
biaya pengurusan izin pemberi Informasi Publik yang di dalamnya
terdapat informasi pihak ketiga”. Adapun dalam hal ini Unit Pelayanan
25 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Informasi Publik Kemendag tidak pernah mengenakan biaya bagi para
pemohon informasi yang ingin memperbanyak dokumen. Serta pada
aspek ketepatan pelaksanaan jam operasional di Unit Pelayanan
Informasi Publik, persentase paling banyak sebesar 65,99% menjawab
tepat waktu.
Dari hasil Survei IKM 2016 Periode I, dapat disimpulkan bahwa pada
bagian sistem permohonan informasi, pemohon informasi telah
merasakan bahwa proses pengajuan permohonan mudah, dan
informasi yang didapatkan oleh pemohon telah sesuai dengan yang
diinginkan. Sebagian besar pemohon informasi mengirimkan
permohonannya melalui email CMS karena lebih efektif dan efisien,
serta dalam mendapatkan informasi sebagian besar pemohon hanya
menunggu kurang dari 5 (lima) hari kerja. Dalam memberikan
pelayanan petugas bersikap adil, dan persepsi masyarakat tentang
biaya fotokopi adalah wajar, petugas juga dalam menjalankan tugasnya
datang tepat waktu.
4. Sarana dan Prasarana
Unit Pelayanan Informasi Publik telah menyiapkan sarana dan
prasarana guna meningkatkan kenyamanan fasilitas ruang tunggu saat
masyarakat melakukan permohonan informasi. Berdasarkan hasil
survei, persentase tertinggi 71,13% responden menilai bahwa fasilitas
ruang tunggu yang disediakan oleh Unit Pelayanan Informasi Publik
tergolong nyaman, dan 19,07% responden menjawab sangat nyaman.
Unit Pelayanan Informasi Publik berupaya memberikan pelayanan
yang memuaskan kepada para pemohon informasi publik, dan saat ini
ruangan Pelayanan Informasi Publik memang diupayakan dapat
memberikan kenyamanan bagi para pemohon informasi yang datang
langsung. Berbagai fasilitas seperti sofa, koran harian, dan refreshment
berupa minuman dan makanan ringan disediakan dan fasilitas dijaga
baik sehingga diharapkan tingkat kenyamanan dapat terus
dipertahankan di masa mendatang.
26 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Pada aspek tampilan website Kementerian Perdagangan,persentase
respondentertinggi 64,43% menjawab baik, dan 20,62% sangat baik.
Sedangkan untuk kecepatan website sebanyak 62,89% responden
memilih cepat, dan 15,46% sangat cepat.
Dapat disimpulkan bahwa dalam aspek sarana dan prasarana,
responden setuju bahwa mereka merasa nyaman ketika berada di
ruang tunggu. Dan untuk tampilan website Kemendag sudah tergolong
baik dengan kecepatan akses website kategori cepat.
5. Persepsi Responden
Pada bagian persepsi responden dalam Survei IKM 2016 Periode I
yaitu untuk mengukur tingkat kepuasan responden terhadap sistem
pelayanan yang telah diberikan oleh petugas pelayanan informasi.
Pada hasil survei IKM 2016 Periode I, terdapat 70,98% responden
menjawab puas dan masih dapat ditingkatkan, serta8,29% responden
sangat puas.
Unit Pelayanan Informasi Publik Kemendag memiliki maklumat
pelayanan, yaitu Professional, Akurat, dan Bertanggungjawab
dalam Memberikan Pelayanan Informasi Publik. Berdasarkan hasil
Survei IKM 2016 Periode I, persepsi responden terhadap kesesuaian
pelayanan dengan maklumat pelayanan mencapai 77,72% responden
menjawab telah sesuai, namun masih ada aspek yang masih dapat
ditingkatkan, dan 12,44% responden menjawab maklumat tersebut
sudah sangat sesuai.
Pada bagian persepsi responden, tingkat kepuasan masyarakat
terhadap sistem pelayanan yang diberikan oleh Unit Pelayanan
Informasi Publik mencapai tahap puas, dan masyarakat menilai aspek
kesesuaian pelayanan dengan maklumat pelayanan telah mencapai
tahap sesuai.
27 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
b) Survei Kedua
Pelaksanaan : 3 November 2016 – 30 November 2016
Jumlah Responden : 4.883
Hasil Analisis Survey IKM II
1. Identitas Responden
Pada Survei IKM 2016 Periode II jumlah responden mencapai 313.
Responden dengan jenis kelamin pria mendominasi dengan jumlah
54,95% (172 responden), sementara responden wanita hanya sebesar
45,05% (141 responden). Pada Survei IKM ini, usia 19-25 tahun
menjadi responden terbanyak yang berpartisipasi mencapai 31,63%,
dan usia 26-30 tahun ada pada posisi kedua mencapai 18,85%
responden.
Terdapat keanekaragaman pada aspek tingkat pendidikan responden,
pada Survei IKM 2016 Periode II jenjang pendidikan S1 mendominasi
yaitu sebesar 60,38%, kemudian disusul jenjang D1/D2/D3 sebesar
15,34%. Dilihat dari aspek pekerjaan responden, sebesar 58,15%
adalah pegawai swasta, Pelajar/Mahasiswa 16,61%, serta sisanya
adalah Wiraswasta/Usahawan dan PNS/TNI/POLRI.
Adapun demografi responden dari Survei IKM 2016 Periode II sangat
beragam, diikuti oleh berbagai responden baik dari dalam maupun dari
luar negeri. Sebanyak 150 responden berasal dari Jabodetabek,
sedangkan 163 responden lainnya berasal dari luar Jabodetabek dan
luar negeri. Ini menunjukkan bahwa permintaan informasi dari
Jabodetabek dan luar Jabodetabek cukup seimbang, sehingga secara
demografi permintaan informasi ke Unit Pelayanan Informasi
Kemendag sudah cukup merata, tidak hanya terpusat di Jabodetabek.
2. Pelayanan Petugas
Petugas pelayanan informasi memiliki tugas dan kewajiban dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pada Survei IKM 2016
Periode II, terdapat aspek keramahan/kesantunan petugas dalam
memberikan pelayanan. Dari hasil survei tersebut 70,57% responden
menjawab ramah, dan 19,73% menjawab sangat ramah. Dalam aspek
kejelasan informasi yang diberikan petugas, 17,39% memilih sangat
28 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
jelas, dan persentase terbesar 65,55% memilih jelas. Sedangkan
ditinjau dari aspek kenyamanan dalam melakukan permohonan,
persentase tertinggi 66,22% responden menjawab nyaman, dan
17,06% sangat nyaman. Dapat disimpulkan bahwa dalam indikator
pelayanan petugas, petugas pelayanan informasi PIP Kemendag telah
memberikan pelayanan yang ramah, jelas, dan nyaman.
3. Sistem Permohonan Informasi
Pada Survei IKM 2016 Periode II, terkait aspek kemudahan
persyaratan permohonan, terdapat 56,27% responden memilih mudah,
dan 14,70% responden memilih sangat mudah. Namun masih terdapat
25,45% responden menjawab agak sulit. Dari hasil survei ini, persepsi
masyarakat yang menjawab agak sulit disebabkan kurangnya
pengetahuan responden terhadap perbedaan Unit Pelayanan Informasi
Publik dengan Unit Pelayanan Terpadu Perdagangan (terlampir dalam
bagian saran & masukan).
Pada aspek kesesuaian persyaratan pelayanan, masih terdapat
12,90% responden menjawab kurang sesuai. Namun, persentase
tetinggi sebesar 74,19% menjawab sesuai, dan 11,47% responden
menjawab sangat sesuai. Sedangkan dari aspek waktu yang
dibutuhkan untuk mendapatkan informasi, sebanyak 57,71%
responden memilih kurang dari 5 (lima) hari kerja, dan 30,41%
menjawab 6-12 hari kerja. Dapat disimpulkan bahwa Unit Pelayanan
Informasi telah menjawab dengan cepat, tidak lebih dari 10 hari kerja.
Hal ini sejalan dengan amanat Undang-undang Keterbukaan Informasi
Publik (KIP) Bab VI Pasal 22 (7) yang menegaskan “Paling lambat 10
(sepuluh) hari kerja diterimanya permintaan, Badan Publik yang
bersangkutan wajib menyampaikan pemberitahuan....”.
Terdapat beberapa saluran yang dapat digunakan oleh pemonon
informasi publik, yaitu melalui Email Contact Us, Content Management
System (CMS), telepon, dan datang langsung ke Desk Pelayanan
Informasi. Berdasarkan hasil survei ini, persentase terbesar 57,35%
responden memilih permohonan dengan sistem online/email (CMS),
12,90% datang langsung, 18,64% email Contact.Us, dan hanya
11,11% responden yang memilih telepon. Adapun alasan pemilihan
29 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
sistem permohonan informasi ini, persentase tertinggi atau 56,63%
responden menjawab lebih efektif dan efisien.
Petugas pelayanan informasi publik diharuskan memberikan rasa adil
dan setara kepada seluruh pemohon. Melalui survei ini diketahui
persepsi masyarakat dalam menilai rasa adil/setara dari petugas.
Sebesar 74,91% responden menjawab adil, 13,62% sangat adil, tetapi
masih terdapat 11,47% yang merasa petugas masih kurang/tidak adil.
Dimungkinkan para responden yang merasa tidak adil adalah saat
pengajuan informasinya ditolak karena tidak dapat memenuhi
persyaratan prosedur pelayanan yang berlaku. Misalnya pemohon
tidak mengisi data pribadi, sehingga petugas tidak dapat meneruskan
permohonan informasi yang diminta. Hal ini telah sesuai dengan
ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, pada BAB VI mengenai Mekanisme
Memperoleh Informasi, serta Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010
Tentang Standar Layanan Informasi Publik, dan pada BAB V mengenai
Standar Layanan Informasi Publik.
Untuk meningkatkan pelayanan dan kenyamanan para pemohon
informasi publik, petugas menyediakan mesin fotokopi untuk
memperbanyak dokumen pemohon.
Persentase terbesar 74,19% responden menyampaikan bahwa biaya
fotokopi masih dalam kategori wajar. Perlu diketahui bahwa hal ini telah
diatur pada Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar
Layanan Informasi Publik Pasal 27 (1) yang berbunyi “Badan publik
mengenakan biaya untuk mendapatkan salinan Informasi Publik
seringan mungkin”, serta Pasal 27 (2) yang berbunyi “Badan Publik
menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik yang
terdiri atas:
a. biaya penyalinan Informasi Publik; b. biaya pengiriman Informasi
Publik; c. biaya pengurusan izin pemberi Informasi Publik yang di
dalamnya terdapat informasi pihak ketiga”. Adapun dalam hal ini Unit
Pelayanan Informasi Publik Kemendag tidak pernah mengenakan
biaya bagi para pemohon informasi yang ingin memperbanyak
dokumen. Serta pada aspek ketepatan pelaksanaan jam operasional di
30 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Unit Pelayanan Informasi Publik, persentase paling banyak sebesar
68,82% menjawab tepat waktu.
Dari hasil Survei IKM 2016 Periode II, dapat disimpulkan bahwa pada
bagian sistem permohonan informasi, pemohon informasi telah
merasakan bahwa proses pengajuan permohonan mudah, dan
informasi yang didapatkan oleh pemohon telah sesuai dengan yang
diinginkan. Sebagian besar pemohon informasi mengirimkan
permohonannya melalui email CMS karena lebih efektif dan efisien,
serta dalam mendapatkan informasi sebagian besar pemohon hanya
menunggu kurang dari 5 (lima) hari kerja. Dalam memberikan
pelayanan petugas bersikap adil, dan persepsi masyarakat tentang
biaya fotokopi adalah wajar, petugas juga dalam menjalankan tugasnya
datang tepat waktu.
4. Sarana dan Prasarana
Unit Pelayanan Informasi Publik telah menyiapkan sarana dan
prasarana guna meningkatkan kenyamanan fasilitas ruang tunggu saat
masyarakat melakukan permohonan informasi. Berdasarkan hasil
survei, persentase tertinggi 74,36% responden menilai bahwa fasilitas
ruang tunggu yang disediakan oleh Unit Pelayanan Informasi Publik
tergolong nyaman, dan 17,22% responden menjawab sangat nyaman.
Unit Pelayanan Informasi Publik berupaya memberikan pelayanan
yang memuaskan kepada para pemohon informasi publik, dan saat ini
ruangan Pelayanan Informasi Publik memang diupayakan dapat
memberikan kenyamanan bagi para pemohon informasi yang datang
langsung. Berbagai fasilitas seperti sofa, koran harian, dan
refreshment berupa minuman dan makanan ringan disediakan dan
fasilitas dijaga baik sehingga diharapkan tingkat kenyamanan dapat
terus dipertahankan di masa mendatang.
Pada aspek tampilan website Kementerian Perdagangan, persentase
responden tertinggi 68,13% menjawab baik, dan 20,51% sangat baik.
Sedangkan untuk kecepatan website sebanyak 64,10% responden
memilih cepat, dan 13,92% sangat cepat.
31 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Dapat disimpulkan bahwa dalam aspek sarana dan prasarana,
responden setuju bahwa mereka merasa nyaman ketika berada di
ruang tunggu. Dan untuk tampilan website Kemendag sudah tergolong
baik dengan kecepatan akses website kategori cepat.
5. Persepsi Responden
Pada bagian persepsi responden dalam Survei IKM 2016 Periode II
yaitu untuk mengukur tingkat kepuasan responden terhadap sistem
pelayanan yang telah diberikan oleh petugas pelayanan informasi.
Pada hasil survei IKM 2016 Periode II, terdapat 74,25% responden
menjawab puas dan masih dapat ditingkatkan, serta 12,69%
responden sangat puas.
Unit Pelayanan Informasi Publik Kemendag memiliki maklumat
pelayanan, yaitu Professional, Akurat, dan Bertanggung jawab dalam
Memberikan Pelayanan Informasi Publik. Berdasarkan hasil Survei
IKM 2016 Periode II, persepsi responden terhadap kesesuaian
pelayanan dengan maklumat pelayanan mencapai 77,61% responden
menjawab telah sesuai, namun masih ada aspek yang masih dapat
ditingkatkan, dan 14,18% responden menjawab maklumat tersebut
sudah sangat sesuai.
Pada bagian persepsi responden, tingkat kepuasan masyarakat
terhadap sistem pelayanan yang diberikan oleh Unit Pelayanan
Informasi Publik mencapai tahap puas, dan masyarakat menilai aspek
kesesuaian pelayanan dengan maklumat pelayanan telah mencapai
tahap sesuai.
c) Survei IKM Kota Bandung
d) Survei IKM Kabupaten Bogor
Tinjauan Tim Survey Humas Kemendag dilakukan pada 23
November 2016 ke kantor Dinas Komunikasi dan Informasi
(Diskominfo) Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor sebagai PPID
Utama di lingkungan Pemkab Bogor. Kantor Diskominfo terletak di
komplek perkantoran Pemkab Bogor, Jl. Raya Tegar Beriman,
Cibinong, Kabupaten Bogor.
32 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Kunjungan survey diterima oleh Bapak Moh. Dadang Iwa (Kepala
Bidang Komunikasi dan Informasi Publik). Survey dilakukan dengan
cara pengumpulan data melalui wawancara dan kuesioner.
Tidak hanya berkedudukan sebagai PPID Utama, Diskominfo juga
berperan sebagai unit utama penyedia layanan informasi publik. Di
samping bertugas menangani permintaan informasi secara daring,
Diskominfo juga menyediakan loket layanan informasi bagi masyarakat
pemohon informasi secara tatap-muka langsung.
Loket layanan informasi publik buka dari jam 09:00 hingga jam 15:00,
dilayani oleh petugas gabungan PNS dan Honorer. Loket beroperasi di
lantai dasar kantor Diskominfo, dan terpisah dari loket utama lobi yang
melayani tamu umum.
Diskominfo menerima, mengumpulkan, mendokumentasikan,
menjawab langsung atau menyebar permohonan informasi kepada
PPID Pembantu, yakni berbagai SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang terkait dengan jenis informasi dimaksud.
Demi optimalisasi layanan informasi publik, PPID Pemkab Bogor tidak
hanya mengandalkan situs resmi Pemkab (bogorkab.go.id), tetapi juga
membuat situs subdomain khusus (ppid.bogorkab.go.id) dan
subdomain SKPD, dalam hal ini Diskominfo sebagai SKPD memiliki
situs diskominfo.bogorkab.go.id.
Pemkab Bogor mengembangkan aplikasi khusus untuk menangani
laporan atau pengaduan masyarakat. Aplikasi ini bernama LARAS
(Laporan dan Aspirasi). Sistem LARAS sudah tersebar di setiap SKPD
di lingkungan Pemkab Bogor.
Demi efisiensi komunikasi internal antar pegawai dan pimpinan,
Pemkab Bogor juga mengembangkan sebuah mobile application
khusus bernama tawk.to. Aplikasi ini digunakan untuk memangkas
33 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
durasi birokrasi, terutama jika ada persoalan atau informasi yang harus
segera disikapi secara cepat.
Dalam tiga tahun terakhir, PPID Pemkab Bogor meraih banyak
penghargaan. Tahun 2013 mereka dinobatkan sebagai Badan Publik
Terbaik Pertama dalam Implementasi UU KIP. Tahun 2014,
penghargaan yang diraih adalah Peringkat 1 Pengumuman Informasi
Publik Terlengkap, Peringkat 1 Penyusunan Standar Pelayanan
Informasi Publik Terlengkap, dan Peringkat 3 Pembentukan Pejabat
Pengelola Informasi Publik dan Dokumentasi Terlengkap. Di tahun
2015, Pemkab Bogor merebut Juara 3 Anugerah Media Humas, Juara
1 Penerapan Keterbukaan Informasi Publik Terlengkap, Juara 1
Pembentukan dan Dukungan Pejabat Pengelola Informasi Dan
Dokumentasi Terlengkap, Juara 2 Penyusunan Standar Pelayanan
Informasi Publik Terlengkap, dan Juara 3 Pengumuman Informasi
Publik Terlengkap.
Hasil Kuesioner: Kendala dan Masukan
Konten situs web PPID Kabupaten Bogor masih perlu dilengkapi lagi,
dan senantiasa dalam evaluasi dan pengembangan.
Pelaksanaan pelayanan informasi publik pada PPID Utama dan PPID
Pembantu tidak terlepas dari sejumlah kendala: kekurangan SDM,
mengingat keterbatasan jumlah PNS dan aturan pembatasan
outsourcing pegawai.
Terkait pelayanan prima kepada publik, tiga responden di Diskominfo
Manado sepakat menggarisbawahi pentingnya ketersediaan SDM
berkompeten yang direkrut secara terbuka dan transparan,
pengelolaan situs web secara baik, dan kelengkapan infrastruktur
memadai. Berbagai kebutuhan ini bisa dipenuhi melalui studi banding
ke daerah lain, diklat capacity building, penambahan infrastruktur fisik,
program sosialisasi, dan variasi saluran informasi.
34 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
e) Survei IKM Pemerintah Provinsi DI Yogyakarta
Dalam rangka Survei Indeks Kepuasan Masyarakat di Pemerintah
Provinsi (Pemprov) Yogyakarta, yang dilakukan pada tanggal 5-7
Desember 2016, dengan ini kami sampaikan laporan sebagai berikut:
1. Pelayanan publik adalah segala kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan dasar sesuai hak-hak dasar setiap warga
negara dan penduduk atas suatu barang, jasa dan atau pelayanan
administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan yang
terkait dengan kepentingan publik;
2. Pelayanan publik menjadi suatu tolok ukur kinerja Pemerintah yang
paling kasat mata. Masyarakat dapat langsung menilai kinerja
pemerintah berdasarkan kualitas layanan publik yang diterima, karena
kualitas layanan publik dirasakan masyarakat dari semua kalangan,
dimana keberhasilan dalam membangun kinerja pelayanan publik
secara profesional, efektif, efisien, dan akuntabel akan mengangkat
citra positif instansi/lembaga tersebut;
35 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
3. Berdasarkan paparan yang dijelaskan oleh Kepala Bagian
Hubungan Masyarakat Pemprov Yogyakarta, diseminasi informasi
dilakukan dengan menggunakan media publikasi dan kegiatan
sosialisasi;
4. Indeks Kepuasan Masyarakat pada pelayanan publik yang
diberikan oleh Pemrov Yogyakarta mengalami peningkatan setiap
tahun, dan pada tahun ini (2016) mencapai lebih dari 85%, hal ini
berbanding lurus dengan pelayanan yang diberikan oleh petugas
pelayanan;
5. Untuk sistem permohonan informasi dapat disampaikan di bagian
Humas Pemrov Yogyakarta, atau dapat langsung ke kantor PPID
Yogyakarta. Permintaan informasi juga dapat dilakukan melalui telepon
atau email;
6. Tampilan website Pemprov Yogyakarta termasuk dalam kategori
baik, karena terlihat sederhana tetapi penuh dengan konten, user
friendly, dan mudah untuk diakses;
7. Pemprov Yogyakarta terus melakukan inovasi dalam pelayanan
publik untuk mencapai tingkat kepuasaan masyarakat yang
diharapkan, sehingga indeks kepuasaan masyarakat akan terus
meningkat;
8. Adapun media sosialisasi Pemprov Yogyakarta salah satunya
adalah Jogjawara. Media publikasi ini dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, i)
terbit per bulan; ii) terbit per tiga bulan; iii) terbit per tahun;
9. Terdapat media publikasi khusus yang meliput acara penting yang
terjadi di Yogjakarta. Media publikasi ini diterbitkan masuk dalam jenis
media tahunan.
10. Mengambilan konten media publikasi dilakukan oleh tim humas
dengan mengedepankan informasi publik yang dibutuhkan atau perlu
diketahui oleh masyarakat.
36 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
f) Survei IKM Pemerintah Provinsi Jawa Timur
Berdasarkan surat penugasan kepada kami dalam perjalanan dinas
untuk peningkatan pelayanan informasi publik, yang diselenggarakan
pada tanggal 30 November - 2 Desember 2016 ke PPID Pemerintah
Provinsi Jawa Timur, maka bersama ini kami menyampaikan laporan
sebagai berikut :
Dalam rangka evaluasi kinerja penyelenggara pelayanan publik,
kami melakukan pengumpulan data melalui kuisioner serta wawancara
secara langsung dengan Wakil Koordinator Sekretariat Pembantu pada
PPID Provinsi Jawa Timur, Bapak Agus Dwi Muhanan terkait
peningkatan pelaksanaan UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik yang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Tim survey kepuasan pelayanan informasi publik yang berkunjung
ke Kota Surabaya berjumlah 1 orang, yaitu: Lizzatul Farhatiningsih.
Kunjungan survey ini diterima oleh Wakil Koordinator Sekretariat
Pembantu pada PPID Provinsi Jawa Timur, Bapak Agus Dwi Muhanan
37 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Berdasarkan penugasan perjalanan dinas dengan surat tugas No.
1889/SJ-DAG.6/SD/11/2016, tanggal 29 November 2016 dalam rangka
Survey Kepuasan Masyarakat ke PPID Provinsi Jawa Timur
sebagaimana disebutkan diatas dapat kami laporkan sebagai berikut :
PPID Pemerintah Provinsi Jawa Timur
a. PPID Pemprov Jawa Timur menetapkan tiga faktor yaitu pelayanan
yang baik, SDM yang handal, dan website yang baik untuk menjadikan
PPID Pemprov Jatim memiliki pelayanan prima. Rekrutmen pegawai
dilakukan secara terbuka dan transparan serta dengan mengadakan
diklat serta bimbingan secara berkala untuk meningkatkan kemampuan
seluruh SDM pegawai instansinya.
b. Sosialisasi program dilakukan melalui website dan secara langsung
kepada masyarakat. Pengelolaan dan pengembangan website
dilakukan oleh pegawai instansi Pemprov Jatim, yaitu di Bidang
Pemberdayaan Teknologi Informasi dan Komunikasi.
c. Selain itu, PPID Pemprov Jatim memiliki ruang khusus PPID yang
cukup representatif, dengan kelengkapan sebagai berikut: seperangkat
alat komputer yang dilengkapi dengan jaringan internet, meja informasi,
dua orang petugas informasi, dan telepon. Latar belakang petugas
PPID adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dan Informatika dengan
jumlah 12 orang berstatus Pegawai Negeri Sipil. Para petugas dituntut
untuk memiliki kemampuan IT, jurnalistik, komunikasi yang baik,
performance dan attitude yang baik.
d. Laporan permohonan informasi dibentuk berdasarkan register,
pengelompokan informasi, dan proses penyelesaian.
e. Bahan publikasi yang tersedia di PPID antara lain leaflet, majalah,
videotron, dan konten PPID melalui website.
f. Provinsi Jawa Timur di bawah kepemimpinan Gubernur Soekarwo
berhasil meraih penghargaan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) 2016
kategori Pemerintah Provinsi terbaik tingkat nasional.
38 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
39 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
I. Pameran PPID Kementerian Perdagangan dalam rangka Hari Hak
Untuk Tahu
Biro Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan berpartisipasi
dalam kegiatan Hari Hak Untuk Tahu yang diselenggarakan pada hari
Rabu 28 September 2016 di Auditorium Fakultas Hukum Universitas
Indonesia, Depok, Jawa Barat. Acara ini merupakan bagian dari
rangkaian Hari Hak Untuk Tahu 2016.
Di dalam pameran tersebut disediakan berbagai bahan publikasi terkait
perdagangan yang diterbitkan berbagai unit Kementerian Perdagangan.
Selain itu, pameran juga melayani permintaan informasi dari para
pengunjung, baik secara lisan maupun tulisan.
Laporan hasil kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Rapat technical meeting diadakan pada tanggal 26 September 2016 di
Ruang Maladi Lt. 2 Gedung B, Jl. Merdeka Barat no. 9, Kementerian
Komunikasi dan Informatika RI. Rapat dimulai pukul 16.00 – 18.00
WIB, dipimpin oleh Plt. Direktur Komunikasi Publik, Ibu Sumiati dan
dihadiri oleh 33 peserta, perwakilan dari K/L/D PPID masing-masing.
2. Terdapat 7 (tujuh) K/L/D yang mengikuti pameran Hari Hak Untuk Tahu
Tahun 2016, di Universitas Indonesia, Depok, yaitu Kementerian
Perdagangan, RRI, PPID Pemerintah Kota Depok, dan Ditjen Aptika
Kemkominfo, Kementerian Keuangan, Kementerian Sosial, dan
Kementerian Pertanian.
3. Acara rencananya dihadiri dan dibuka oleh Menteri Kemkominfo dan
dilanjutkan dengan membacakan seruan/deklarasi tentang Hari Hak
Untuk Tahu Tahun 2016.
4. Selain itu acara juga dihadiri oleh Rektor UI serta jajaran petinggi
universitas, perwakilan DPRD Kota Depok, LSM, dan Media.
5. Panitia menyediakan 1 (satu) booth, dengan tambahan 1 (satu) meja, 1
(satu) kursi, 1 (satu) partisi, listrik, dan tidak ada wifi.
6. Acara dimulai hari Rabu, 28 September 2016 pada pukul 08.30 wib di
UI.
40 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
Gambar 4. Booth Pelayanan Informasi Publik Kemendag pada Hari Hak Untuk Tahu 2016
41 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016
-selesai-
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Kementerian Perdagangan Republik Indonesia
Top Related