8/19/2019 Bhgn Pengurusan
1/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian
Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit
Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard
(Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas
pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan,
khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa,
latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah
merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan
tugas seharian.
DATUK FARIDA MOHD ALI
Ketua Setiausaha, KKMSeperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima
aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam
KKM. i samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan
teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan
yang berulang yang dilakukan oleh Pusat !anggungjawab (P!").
Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh
KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan
yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam
pengurusan kewangan oleh pihak "abatan #udit $egara.%ni
termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan
dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan,
perakaunan dan lain-lain. i samping itu, akti&iti-akti&iti na'iran,
lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar
anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. i samping
itu, tindakan puniti juga telah diambil terhadap anggota KKM yang
didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang
ditetapkan.
engan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan
Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit
ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan
keperluan dan perubahan. #dalah diharapkan semua pihak akan
menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam
penyampaian perkhidmatan di KKM.
Sekian, terima kasih.
DATUK FARIDA MOHD ALI
Ketua Setiausaha, KKM
P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd / 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
2/99ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
3/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SENARAI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
Pengurusan ekod
• Pembukaan2Pendataran 0ail 7
• Penutupan 0ail 8
• Penggunaan dan Kawalan 0ail 3
• 0ail 9ilang atau !idak apat ikesan :
• Pembaikan Kecil /6
• Pengendalian 0ail !idak #kti /7• Pelupusan 0ail (ahagian2"abatan2nit2;awangan) /8
• Pelupusan 0ail (ahagian Khidmat Pengurusan) /:
Pengurusan Surat
• Penghantaran Surat Secara Pos
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
4/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+$@S#$ +K*5 P+MK##$2P+$#0!##$ 0 #%<
PUNCA KUASA:
/. #kta #rkib $egara 7664 (#kta 371)
7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
8. #rahan Keselamatan-keselamatan okumen (Perkara 87-?3)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. !eliti kandungan surat2dokumen yang hendakdiailkan. Semak klasiikasi ail dan kodklasiikasi.
0ail dibuka apabila5i. 0ail yang iperlukan elum #daB
ii. 0ail #sal itutup dan ersambung pada
Kulit 0ail "ilid aharuB
iii. 0ail #sal !idak apat ikesanB
i&. 0ail #sal idapati osak dan Perlu
igantikan dengan Kulit aharuB
&. Perubahan Pentadbiran Sesuatu Pejabat
#wamB dan
&i. Skima Klasiikasi 0ail irombak atauertukar kepada Sistem Klasiikasi yang
aharu
7. Membuat analisa perkara2kandungan surat2dokumen mengikut pengkelasan keselamatan
terperingkat. ujuk dengan pegawai pengelas
jika perlu.
uka Kulit 0ail aharu Menggunakan "enisKulit 0ail yang Sesuai (bagi ail terperingkat)
;atatkan !ajuk 0ail dan $ombor ujukan 0ail
4. !entukan nama dan tajuk ail untuk ailbaharu. uka kulit ail baharu5
i. !ebuk lubang pada kulit ail dan kertasminit.
ii. !ulis tajuk ail dan nombor rujukan ail.iii. Masukkan tali hijau dan kertas minit.
!ajuk 0ail dan $ombor ujukan 0ail 9endaklah
icatatkan pada Kulit 0ail dengan "elas
Menggunakan akwat Kekal =arna 9itam
atau iru
8 Masukkan kandungan, catat nomborkandungan pada bahagian atas sebelah kanan
surat2dokumen dan minitkan lampiran padakertas minit.
i. Kertas Minit ikandungkan di Sebelah
Kiri 0ailii. Surat atau okumen ikandungkan di
Sebelah Kanan 0ail
> atarkan ail baharu dalam uku atar 0aildan sediakan %ndeks.
uku atar 0ail
2 P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
5/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
6/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+$@S#$ +K*5 P+$!P#$ 0 #%<
PUNCA KUASA:
/. #kta #rkib $egara 7664 (#kta 371)
7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Pastikan ail memenuhi kriteria penutupan ail. Kriteria Penutupan 0ail5-
i. Mencapai Ketebalan 8smB atauii. Kandungannya Sudah Mencapai /66
!ahun dan !idak . 0ail yang ditutup dan tidak digunakan lagidiasingkan daripada ail jilid baharu.
Pindahkan 0ail dari ilik 0ail ke Pusat ekod
! P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 8 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
7/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
8/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+$@S#$ +K*5 P+$@@$##$ #$ K#=# !ahun 766? ahagian A%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
8. #rahan Keselamatan D Keselamatan okumen (Perkara 87-?3)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. 0ail dikeluarkan berdasarkan kepadapermohonan sama ada secara lisan ataumenggunakan borang permohonan ail.
orang Pinjaman 0ail iisi (wajib)
7. Setiap ail yang dikeluarkan untuk tindakanpegawai hendaklah terlebih dahulu direkodkanke dalam ekod Pinjaman dan Pemulangan
0ail (sama ada secara manual atau elektronik).
ekod Pinjaman dan Pemulangan 0ail (sama
ada secara manual atau elektronik)
4. ;atatkan dengan jelas singkatan nama jawatan pegawai yang menggunakan ail dan
tarikh ail itu dihantar kepada pegawai padaKad Pergerakan 0ail.
oket Kad Pergerakan 0ail
8. Kad Pergerakan 0ail dikeluarkan dari ail dandisimpan di egistri untuk rujukan.
0ail yang iambil !indakan !idak oleh
isimpan oleh Pegawai Melebihi /8 9ari atau
7 Minggu
>. Sekiranya ail dipinjam melebihi tempohyang ditetapkan, pegawai bertanggungjawab
perlu meneleon pegawai berkenaan untuk
mendapatkan semula ail atau mengemaskinitarikh pinjaman sekiranya ail masihdiperlukan untuk tindakan.
3. agi ail-ail yang telah selesai diambiltindakan, hendaklah dikemaskini tarikh
pemulangan ail di dalam ekod Pinjaman dan
Pemulangan 0ail.
ekod Pinjaman dan Pemulangan 0ail (sama
ada secara manual atau elektronik)
?. Kad Pergerakan 0ail hendaklah dikandungkansemula ke dalam ail.
# P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 3 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
9/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
10/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+$@S#$ +K*5 0#%< 9% !ahun 766? ahagian A%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
8. #rahan Keselamatan-keselamatan okumen (Perkara 87-?3)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Pin. /2:6#)
sebagai ail sementara dengan mencatatkantajuk dan nombor ail yang hilang.
i. Sampul Kecil (#m 84> Pin. /2:6#)Bii. Kertas Minit ikandungkan pada di
Sebelah Kiri Sampul KecilB dan
iii. Surat atau okumen ikandungkan di
Sebelah Kanan Sampul Kecil
4. Sekiranya ail asal ditemui, Sampul Keciltersebut hendaklah dikandungkan ke dalamail tersebut sebagai kandungan seterusnya.
;atat $ombor Kandungan di Penjuru #tas
Sebelah Kanan Sampul Kecil Sebagai $ombor
Kandungan 0ail. $ombor Kandungan Sampul
Kecil iminit ke dalam Kertas Minit
8. "ika ail tidak dijumpai dalam tempoh tigabulan dari tarikh kehilangan ail atau tarikh
pewujudan Sampul Kecil, ail baru hendaklahdibuka dengan memberi tajuk dan nombor ail
yang sama dan dijadikan jilid baru.
>. Sampul Kecil serta kandungannya hendaklahdipindahkan ke dalam ail baru dan dijadikan
kandungan yang pertama.
% P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd : 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
11/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
12/99
P+$@S#$ +K*5 P+M#%K#$ K+;%<
PUNCA KUASA:
/. #kta #rkib $egara 7664 (#kta 371)
7. Pekeliling Perkhidmatan il. > !ahun 766? ahagian A%%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Kenal pasti serta asingkan ail yang rosak dan
perlu diganti kulit ail baru.7. ;atatkan tajuk dan nombor klasiikasi ail di
atas kulit ail baharu.
4. @unting dan masukkan kulit ail lama (mukahadapan sahaja) ke dalam kulit ail baru.
8. Pindah kandungan ail dan kertas minit dariail lama ke dalam ail baharu.
>. Kandungan ail dan kertas minit yang koyakboleh dibuat pembaikan kecil denganmenggunakan gam kanji.
1' P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /6 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
13/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
14/99
P+$@S#$ +K*5 P+$@+$# !ahun 766? ahagian A%%%
4. Panduan Pengendalian 0ail asmi ("abatan #rkib $egara Malaysia)
8. "adual Pelupusan ekod (rusan #m, Kewangan dan Perakaunan, ekod Perubatan)
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Memisahkan ail akti dan ail tidak akti di"abatan. 0ail !idak #kti5i. Segala !indakan ke atas 0ail telahSelesai2!amat
ii. 0ail !idak igunakan2irujuk oleh
"abatan
7. 0ail tidak akti hendaklah ditutup dan dicapatau tuliskan %!!P P##......... pada muka
hadapan kulit ail.
icatatkan pada Kulit 0ail dengan "elas
Menggunakan akwat Kekal =arna 9itam
atau iru dan ipalang Merah
4. Kenalpasti dan asingkan rekod mengikutkumpulan serta susun ail mengikut siri dan
nombor rujukan ail.
8. 0ail yang tidak akti dan telah ditutupdimasukkan ke dalam kotak dan dipindahkan
ke pusat rekod bagi tujuan berikut5i. Simpanan sementara bagi tujuan
penyediaan orang Permohonan
Pelupusan
ii. Mematuhi tempoh simpanan yang
ditetapkan dalam "adual Pelupusan
ekod.
>. ujuk "adual Pelupusan ekod untukmemastikan ail telah cukup tempoh
simpanan yang telah ditetapkan oleh #rkib$egara.
"adual Pelupusan ekod
i. rusan #m
ii. Kewangan dan Perakaunan
iii. ekod Perubatan
3 uat senarai pelupusan sekiranya ail telahcukup tempoh simpanan yang ditetapkan oleh
#rkib $egara Malaysia dengan mengisi borang
pelupusan rekod mengikut jenis rekod.
orang #rkib 726:, orang #rkib 426:, orang
#rkib 826:, orang #rkib >26:, orang #rkib
326:, orang #rkib ?26:, orang #rkib :26:,orang #rkib 126:
12 P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /7 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
15/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
16/99
P+$@S#$ +K*5 P+
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
17/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
> Kemukakan satu (/) salinan orangPermohonan bagi Pemusnahan ekod #wamke "abatan #rkib $egara Malaysia.
agi ekod Kewangan dan Perakaunan satu(/) salinan borang hendaklah dikemukakan ke
"abatan #kauntan $egara dan "abatan #udit
Kesihatan.
Salinan orang Permohonan bagi Pemusnahan
ekod #wam.
3 !erima Surat Kebenaran Pemusnahan
daripada #rkib $egara. Sekiranya melibatkanekod Kewangan dan Perakaunan Surat
Kebenaran Pemusnahan daripada "abatan
#kauntan $egara dan "abatan #udit
Kesihatan.
Surat Kebenaran Pemusnahan
? ekod-rekod yang diputuskan simpanhendaklah dilaksanakan pemindahan rekodke #rkib $egara dalam tempoh tiga (4) bulan
dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang
diterima.
ekod-rekod yang diputuskan musnahhendaklah dilaksanakan pemusnahan rekod-
rekod berkenaan dalam tempoh tiga (4) bulandari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang
diterima.
ujuk Panduan Pelupusan ekod #wam
Seperti yang iterangkan di Para 3.4 (3.4./-
3.4.1)
ujuk Panduan Pelupusan ekod #wam
Seperti yang iterangkan di Para ? (?./-?.4)
: Setelah rekod dimusnahkan2dipindahkansecara i'ikal, pengesahan bahawa rekod
tersebut telah dimusnahkan hendaklah
dimaklumkan kepada #rkib $egara dalam
tempoh satu (/) bulan daripada tarikh
pemusnahan.
#rkib //26: D orang Permohonan bagiPemindahan ekod
#rkib /726: D orang PenentusahanPemusnahan ekod #wam
Kewangan #rkib /426: D orang
Penentusahan Pemusnahan ekod Kewangan
dan Perakaunan
1 Sekiranya pemusnahan atau pemindahantidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (4)
bulan yang ditetapkan, permohonan secara
bertulis hendaklah dibuat kepada Ketua
Pengarah #$M untuk melanjutkan tempoh
pemindahan rekod.
P*S+ S!#$# 1"
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /> 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
18/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
19/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
Musnah2PindahPindah
Musnah
ekod-rekod yangiputuskan Simpan
9endaklah ilaksanakanPemindahan ekod
ke #rkib $egara
ekod-rekod yang iputuskan Musnah 9endaklahilaksanakan Pemusnahan
9antar Penetusahan Permindahan2Pemusnahan ekod
!amat
P*S+ S!#$# 1$
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd /? 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
20/99
P+$@S#$ +K*5 P+ !ahun 766? D Panduan Pengurusan Pejabat D ab A%% dan A%%%
4. Surat Pekeliling Perbendaharaan il. 8 !ahun 766? D Pindaan ke #tas #rahan Perbendaharaan (#P)
/>6 ertarikh 7? 0ebruari 766?
8. Surat Kementerian K >>?21?2>8 "d.8 (8?) ertarikh 4 $o&ember /114 - Pelupusan ahan-ahan
ercetak2Kertas !erpakai aripada Kementerian2"abatan Kerajaan2adan erkanun
>. "adual Pelupusan ekod Kewangan dan Perakaunan 766:3. Panduan Pemusnahan ekod Kewangan Kerajaan disediakan oleh ahagian Pengurusan #udit
alam, "abatan #kauntan $egara Malaysia ertarikh /6 "ulai 7664
?. @aris Panduan Pengelasan dan Pengelasan Semula Mengikut #kta ahsia asmi /1?7 dan Surat
Pekeliling #m. il 7 !ahun /1:?
:. Salinan =arta Kerajaan P.. (#) 4?? - Peraturan-peraturan #rkib $egara (Penetapan orang-borang
bagi Pelupusan ekod #wam) 766:
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Pengisian borang pelupusan rekod mengikut jenis rekod.
orang #rkib 726:, orang #rkib 426:, orang
#rkib 826:, orang #rkib >26:, orang #rkib326:, orang #rkib ?26:, orang #rkib :26:,orang #rkib 126:
7. Semak borang permohonan pelupusan yangditerima.
Kembalikan orang Permohonan yang !idak
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
21/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
>. uat semakan dan penilaian rekod. Sediakan
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
22/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
23/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
Musnah2PindahPindah
Musnah
Maklumkan ahagian2;awangan2nit yang
Memohon untuk rusan
Pemindahan ekod
Maklumkan ahagian2;awangan2nit yangMemohon untuk rusan Pemusnahan ekod
!amat
P*S+ S!#$# 21
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7/ 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
24/99
P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## P*S
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
25/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
? !erima slip salinan orang Pengeposan Pos
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
26/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
27/99
Surat eserta orang Pengeposan Pos
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
28/99
P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! +#0!#
PUNCA KUASA:
/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Pos
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangan2nit KKM dan direkodkan dalam orang #kuan
Serahan Surat iasa, Surat Pos . !ampal Barcode dan Franking surat mengikutkadar harga yang ditetapkan.
3. -6/). orang oket (Pos Mel 4>-6/)(@ambar ajah 3)
?. orang Pos Mel 4>-6/ dilampirkankanbersama senarai kiriman barang-barangberdatar.
orang oket (Pos Mel 4>-6/)
:. awa surat serta orang (Pos Mel 4>-6/) kePejabat Pos Malaysia.
i. Surat-surat !elah ifranking dengan
etul
ii. ekod alam Senarai Kiriman orang-borang
iii. utir-butir Perbelanjaan dan Pos -6/2Surat-surat
dihantar ke Pejabat Pos Malaysia
1. !erima esit #kuan Penerimaan daripadaPejabat Pos Malaysia.
esit #kuan Penerimaan iterima dari Pejabat
Pos Malaysia (@ambar ajah :)
/6. Salinan orang (Pos Mel 4>-6/) disimpan
untuk rujukan.
2# P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 73 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
29/99
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
30/99
Surat ihantar ke Pejabat Pos
!erima #kuan Penerimaan daripada Pejabat Pos Malaysia
Salinan orang (Pos Mel 4>-6/) isimpan untuk ujukan
!amat
2% P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 7: 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
31/99
P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## P*S %#S#
PUNCA KUASA:
/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat D Perkhidmatan Pos
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangandan nit dan direkodkan dalam orang #kuan
Serahan Surat iasa, Surat Pos -6/).
orang (Pos Mel 4>-6/)(@ambar ajah 3)
?. 9antar surat ke Pejabat Pos Malaysia.
:. Salinan borang Pos Mel 4>-6/disimpan untukrujukan.
orang (Pos Mel 4>-6/)
P*S+ S!#$# 2&
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 71 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
32/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
33/99
P+$@S#$ S#!5 P+$@9#$!##$ S#! S+;## M+< ##
PUNCA KUASA:
/. Panduan Pengurusan Pejabat ahagian % Pengurusan Pejabat D Perkhidmatan Pos
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. !erima surat-surat dari ahagian2;awangandan nit dan direkodkan dalam orang #kuan
Serahan Surat iasa, Surat Pos -6/).
orang (Pos Mel 4>-6/) @ambar ajah 3
?. 9antar surat ke Pejabat Pos Malaysia.
:. Salinan borang Pos Mel 4>-6/disimpan untukrujukan.
orang (Pos Mel 4>-6/)
P*S+ S!#$# 1
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 4/ 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
34/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
35/99
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
36/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
37/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
!ulis #lamat dengan -6/) isimpan sebagai ujukan
!amat
P*S+ S!#$# "
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 4> 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
38/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+$@S#$ K# P+#K#M = #K!
PUNCA KUASA:
/. Surat Pekeliling #m il. // !ahun /1:/ - Sistem Penggunaan Kad Perakam =aktu (Punch ;ard) di
Pejabat-pejabat Kerajaan
7. Surat Pekeliling #m il. / !ahun 7668 - Penggunaan Sistem Perakam =aktu +lektronik di #gensi- #gensi Kerajaan
4. Pekeliling Perkhidmatan ilangan 7 !ahun 766? - Pelaksanaan =aktu ekerja erperingkat di
Semua #gensi Kerajaan Persekutuan
8. Surat "P# mengenai Panduan Mengurus Pegawai !idak 9adir ertugas (*gos 76/6)
>. Peraturan-Peraturan Pegawai #wam (Kelakuan dan !atatertib) /114
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. Ketua "abatan melantik Pegawai Penyelarasyang bertanggungjawab untuk membuat
semakan dan laporan bulanan Kad Perakam=aktu (KP=).
i. Pegawai Penyelaras yang itugaskan
Secara !etap untuk Mengurus KP=
dalam 0ail MejaB atauii. Pegawai yang ilantik Melalui Surat
Perlantikan asmi "ika Menggunakan
Sistem ertugas Secara ergilir-gilir
7. Pegawai Penyelaras menyediakan KP=. KP= Perlu icetak pada Setiap #khir ulan
4. Pegawai Penyelaras memantau kehadiran dankelewatan anggota.
Pastikan #nggota Mengetik Kadnya Sahaja
8. #nggota mengetik KP= mengikut =aktuerperingkat (=P) yang telah ditetapkan.
Penentuan =P Perlu Mendapat Persetujuan
daripada Ketua nit2Ketua ;awangan2Ketua"abatan dengan Mengisi orang Pemilihan
=aktu ekerja erperingkat, Merujuk
kepada Pekeliling Perkhidmatan ilangan 7
!ahun 766? - Pelaksanaan =aktu ekerja
erperingkat di Semua #gensi Kerajaan
Persekutuan
>. #nggota yang tidak ketik atau lewatperlu catitkan keterangan dan dapatkantandatangan Pegawai Penyelia.
Pengesahan Perlu iperolehi pada 9ari2
Minggu yang Sama
3. Pegawai Penyelia tandatangan sekiranyaberpuas hati dengan keterangan yang
diberikan.
Pegawai Penyelia Perlu Meneliti Keterangan
Sebelum Pengesahan ibuat
# P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 43 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
39/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
?. Pegawai Penyelaras menyemak KP= bagimenyediakan laporan bulanan KP=.
i. Semak ata dalam 9M%S dan Sijil ;uti
Sakit Supaya Selaras dengan ekod dalam
KP=
ii. erikut adalah Perkara-perkara yang
isemak5
a) Kehadiran Mengikut =P yang
itetapkanB
b) !erdapat Keterangan erhubung
KelewatanB
c) Keterangan "ika !iada Ketikan Keluaratau Masuk PejabatB
d) Kesahihan ;uti ehat dan ;uti SakitB dan
e) !andatangan Pengesahan PegawaiPenyelia
:. !atacara KP= berwarna kuning5i. KP= anggota kekal kuning sekiranya
tiada catitan merah atau mendapat
pengesahan Pegawai Penyelia.
ii. KP= berwarna kuning tiada pengesahanpenyelia bagi lewat 4 kali dan lebih,
perlu ditukar kepada KP= berwarna
hijau.
Pemberian Kad 9ijau ibuat Setelah Memberi
#maran ertulis Supaya ia !idak Mengulangi
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
40/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/6 !atacara KP= berwarna merah5
Semasa memegang kad merah, tiada lagicatitan merah bagi tempoh satu bulan, kad
merahnya akan ditukarkan kepada kad
berwarna hijau.
"ika mendapat satu (/) catitan merah di atas
kad merahnya, tanpa keterangan yang
diterima oleh pegawai atasannya, tindakan
prosiding tatatertib mengikut Perintah #m abGH akan dijalankan.
Perlu Merujuk Perintah #m ab , dan
Peraturan-peraturan Pegawai #wam (Kelakuan
dan !atatertib) /114 bagi Melaksanakan
Prosiding !atatertib
// Pegawai Penyelaras menyediakan
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
41/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
42/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
itukar Kad
Kuning Sekiranya
!iada ;atitan
Kad Kuning
4 ;atitan
Merah di KP=
Kuning !anpa
Pengesahan
#da
!indakan
!elah ibuat
Semak KP=
!iada
Pelanggaran
!empoh Sebulan
KP= Merah
itukar Kad
9ijau Sekiranya
!iada ;atitan
Merah dalam
!empoh Sebulan
Penyelia
KP= itukar kepada Kad
9ijau dan Surat #maran
7 ;atitan
Merah di KP=
9ijau !anpa
Pengesahan
Penyelia
KP= itukar kepada
Kad Merah dan Sur at #maran !er akhir
/ ;atitan
Merah di KP=
Merah !anpa
Pengesahan
Penyelia
Sediakan
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
43/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
44/99
P#$#$ P+$@S#$ K+#K##$ #$ K+;+M#S#$ % P+M%S-P+M%SK+M+$!+%#$ K+S%9#!#$ M#. Mengawal selia penubuhan pasukan bomba di organisasi persendirian, institusi pendidikan dan
organisasi3. Mengawal selia penubuhan organisasi keselamatan kebakaran di premis ditetapkan
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/ Kebakaran2kecemasan2bencana dikesan.
7 Penggera diaktikan. i. Sistem Penggera Kebakaran "enis #utomatik (heat detector dan smokedetector )
ii. Sistem Penggera Kebakaran "enisManual (break glass)
iii. Penyenggaraan Sistem KeselamatanKebakaran Secara erkala ijalankan
bagi Memastikan Sistem ini dalam
Keadaan aik
4 Ketua lok2Penolong Ketua lok2Ketua !ingkatmengesahkan kejadian dengan melakukan
pemeriksaan di kawasan2blok2aras.
9asil Pemeriksaan ilaporkan kepada
Pengurus Kebakaran dan Kecemasan
8 Pengurus Kebakaran dan Kecemasanmengarahkan pengungsian bangunan
(e&akuasi).
#rahan Pengungsian ikeluarkan Setelah
Mendapat Pandangan dan $asihat daripada
"abatan omba dan Penyelamat ("PM) dan
Pihak erkuasa Ketua lok mengarahkan pegawai di ilikKawalan Sistem angunan (;S) untuk
membuat pengumuman kecemasan.
#rahan Pengungsian angunan 9endaklah
ibuat dengan Segera dan jelas Melalui
Sistem Siaraya serta Penggera Kecemasan
!2 P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 87 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
45/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
3. Ketua lok menubuhkan Pusat Kawalan!empat Kejadian (PK!K).
i. PK!K iwujud2itubuh itempat
erdekatan dengan Ion erkumpulB dan
ii. PK!K ilengkapi dengan Peralatan
Seperti #lat Pembesar Suara, Papan
!ulis, Papan !anda dan eberapa
Peralatan yang iperlukan
?. Ketua lok2 Penolong Ketua lok2 Ketua #ras
menghubungi Pasukan Keselamatan atauagensi berkenaan.
i. "abatan omba dan Penyelamat
Malaysia ("PM)B "abatan Pertahanan #wam Malaysia ("P #M)B
ii. Polis iaja Malaysia (PM)B
iii. Maklumat $ombor !eleon dan Pegawaiyang oleh ihubungi Perlu isedia dan
Kemaskini
:. Pengungsian bangunan dilakukan. i. Pasukan Penyelamat bagi Setiap #ras2lok Membantu Penghuni Keluar dari
angunan dan Menyelamatkan Mangsa
Serta Memeriksa Pintu, !ingkap danSuis itutupB
ii. Pasukan Pemadam bagi Setiap #ras2
lok Memadam Kebakaran yang
erlakuB dan
iii. Pasukan Kawalan Keselamatan dan
!raik Mengawal
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
46/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
//. Pemeriksaan struktur bangunan dilakukan. Pihak erkuasa2#gensi yang !erlibat5i. "PMB
ii. "abatan Kerja aya ("K)B dan
iii. Pihak erkuasa yang ertauliah
/7. Pengurus Kebakaran dan Kecemasan
memaklumkan status keselamatan bangunankepada Pusat Kawalan !empat Kejadian
(PK!K).
i. Sekiranya angunan Selamat iduduki,
"PM2"K2Pihak berkuasa2Ketua lok
#kan Mengumumkan untuk Memasuki
Semula angunan Setelah isahkanSelamat oleh #gensi-agensi yang
erkenaan
ii. Sekiranya angunan !idak Selamat
iduduki, Ketua Setiausaha KKM
oleh Meluluskan ;uti Kecemasan
erdasarkan Pekeliling Perkhidmatanil./ !ahun /1:3 (Peraturan
Memberikan Kebenaran !idak 9adir
Kerja atas Sebab Kecemasan #m)
/4.
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
47/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
48/99
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
49/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
50/99
P+$@S#$
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
51/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/7.
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
52/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/?. Pelantikan semula atau penggantian # perlu melalui
Pejabat EMK.
/:. !amat tempoh lantikan. Proses Perlantikan imulakan Semula
/1. Sedia surat penghargaan untuk tandatangan
EMK.
Surat Penghargaan iedarkan kepada #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
53/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
54/99
rusetia #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
55/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
56/99
P+$@$%##$ #"#9 K++S##$, %$!#$@ #$ P%$@#!#@% P+$"#=#! #=#M % K+M+$!+%#$ K+S%9#!#$ M#
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
57/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
3. rus setia edar orang SK2"PM2Kem.=ilayah kepada calon terpilih melalui
ahagian2"K$2%nstitusi.
orang SK2"PM2Kem. =ilayah
?. rus setia terima orang SK2"PM2Kem.=ilayah daripada calon melalui ahagian2"K$2
%nstitusi.
orang SK2"PM2Kem. =ilayah
:. rus setia mendapatkan sokongan. i. orang SK2"PM2Kem. =ilayahBii. Penjawat #wam !eknikal5
Perlu sokongan KPK dan KSB dan
iii. Penjawat #wam ukan !eknikal59anya Perlu Sokongan KS
N*ta 5 Pencalonan yang !idak Mendapat
Sokongan Kpk !idak Perlu iangkat untukSokongan KS
1. rusetia mengemukakan kepada EMK untukulasan (sekiranya membawa gelaran).
orang SK2"PM2Kem. =ilayah
N*ta5 Pingat !idak Membawa @elaran yang
Perlu Mendapat lasan EMK ialah5
i. Persekutuan5 "ohan Mangku $egara,
"ohan Setia Mahkota, "ohan SetiairajaB
ii. =liayah Persekutuan5 "ohan Mahkota
=ilayahB dan
iii. Pulau Pinang5 arjah "ohan $egeri
/6. rus setia mengemukakan orang
Pencalonan kepada SK2"PM2Kem. =ilayah.
orang SK2"PM2Kem. =ilayah
//. SK2"PM2Kem. =ilayah memaklumkankeputusan kepada calon yang erjaya.
/7. SK2"PM2Kem. =ilayah membuat pewartaan.
/4. rus setia mendapatkan senarai penerima
darjah kebesaran daripada SK2"PM2Kem.
=ilayah.
/8. rusetia mengemaskini rekod penerima. Senarai Penerima arjah Kebesaran daripada
SK2"PM2Kem. =ilayah
/>. P!"/ mengemaskini buku perkhidmatan
N*ta 5 P!"/ merujuk kepada pengurus bukuperkhidmatan.
Senarai Penerima arjah Kebesaran daripada
SK2"PM2Kem. =ilayah
P*S+ S!#$# ""
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >> 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
58/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
59/99
#nggota ukan !eknikal #nggota !eknikal
!idak Sokong SokongKS Sokong KP !idak Sokong
!idak Setuju
@elar an
EMK
!iada @elar an
rus Setia Kemuka or angPencalonan kepada
SK2"PM2Kem. =ilayah
SK2"PM2Kem. =ilayah
Memaklumkan KeputusanKepada ;alon yang erjaya
Pewartaan
rus Setia Mendapatkan Senar ai
Penerima arjah Kebesarandaripada SK2"PM2Kem. =ilayah
ekod
ekod P Penerima
!amat
Pingat tidak membawa gelaran yang perlu mendapat persetujuan Menteri Kesihatan5
i) Persekutuan 5 "ohan Mangku $egara, "ohan Setia Mahkota, "ohan Setia iraja
ii) =liayah Persekutuan 5 "ohan Mahkota =ilayah
iii) Pulau Pinang 5 arjah "ohan $egeri
P*S+ S!#$# "$
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >? 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
60/99
"% P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >: 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
61/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P*S+ S!#$# "&
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd >1 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
62/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
#' P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 36 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
63/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P*S+ S!#$# #1
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 3/ 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
64/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
#2 P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 37 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
65/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P*S+ S!#$# #
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 34 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
66/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
P+M*9*$#$ P+"#
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
67/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
4. rus setia kemukakan permohonan kepadaPegawai Pelulus untuk keputusan.
8. rus setia memaklumkan keputusan kepadapemohon dan Ketua "abatan.
>. Pemohon mengemukakan permohonanperlindungan insuran kepada KP2"K$.
Kelayakan Perlindungan %nsuran untuk
Setahun Sekali Sahaja
3. KP2"K$ mengemukakan sijil perlindunganinsuran kepada pemohon.
?. Pemohon membuat lawatan persendirian keluar $egara.
:. rus setia kemaskini
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
68/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
69/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
70/99
P+M*9*$#$ P+"#
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
71/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
3. Pemohon membuat lawatan ke luar negara.
?. Pemohon mengemukakan tuntutan perjalananke luar negara (jika ada).
Sebelum /6 9aribulan pada ulan erikut
:. Pemohon mengemukakan laporan kursus2mesyuarat2persidangan2lawatan yang telah
dihadiri kepada KP.
Selewat-lewatnya Sebulan Selepas !amat
rusan ke
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
72/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
73/99
rus Setia #ngkat untuk Keputusan KS
MaklumanKeputusan
!idak
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
74/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
75/99
P+M+K# !ahun 76/4
DOKUMEN RUJUKAN:
/. Panduan Pengurusan Kenderaan Kerajaan KKM
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/. P!" kemukakan permohonan kepadaahagian Khidmat Pengurusan (KP).
K"
i. orang Permohonan Kenderaan
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
76/99
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
:. Pegawai kenderaan P!" buat semakanpenerimaan kenderaan dari Spanco.
erdasarkan Senarai Semak alam orang
#kuan !erimaan
1. Pegawai kenderaan P!" dan Pegawai yang
layak dibekalkan dengan K" perlu
tandatangan dokumen terimaan kenderaan
dari Spanco.
i. orang #kuan !erimaanB dan
ii. orang #kuan Maklumat Penghantaran
Kenderaan
/6. Pegawai kenderaan P!" hantar suratpemakluman akuan terimaan kenderaan ke
KP.
//. Pegawai kenderaan P!" kemas kini rekodpenempatan kenderaan.
/7. Pegawai kenderaan P!" membuka ail bagisetiap kenderaan.
/4. Pegawai kenderaan P!" sediakan buku logkenderaan.
i. Kenderaan "abatanB dan
ii. Kereta asmi "awatan bagi Pegawaiyang ibekalkan dengan Pemandu
(@red tama ke atas)
N*ta5 ujuk Perkara 74-7>, PekelilingPerbendaharaan il. >276/4
/8. Pegawai kenderaan P!" buat pemeriksaan
berkala ke atas kenderaan jabatan.
/>. Pegawai kenderaan P!" hantar kenderaan ke
Spanco untuk selenggara.
i. Kereta "abatan Pemandu rusii. Kereta asmi "awatan
- !idak ibekalkan dengan Pemandu
Pegawai rus Sendiri
- ibekalkan dengan Pemandu,
Pemandu ruskan
$! P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd ?8 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
77/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/3. Penggantian kenderaan
a) !amat pajak5
KP proses permohonan.
b) Kemalangan atau kehilangan5
Pegawai kenderaan P!" dan pegawai yangdibekalkan dengan K" perlu maklum padaSpanco dan KP.
3 ulan Sebelum !arikh !amat Pajakan Melalui
Sistem atas !alian ekeretaLtreasur y .go &.my dan
KP akan apatkan !andatangan S(P) bagiMenghantar okumen #sal ke Perbendaharaan
dan Spanco
Setelah !erima
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
78/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
79/99
Pegawai Kenderaan P!" F Pegawai!andatangan #kuan !erimaan
Kenderaan2Semak !erimaan Kenderaan
Pegawai Kenderaan P!" 9antar #kuan
!erimaan ke KP
Pegawai Kenderaan P!" Kemaskini ekod
Pegawai Kenderaan P!" uka 0ail Kenderaan
Pegawai Kenderaan P!" uat
Pemeriksaan erkala Kenderaan
Pegawai Kenderaan P!" F PegawaiSelenggara Kenderaan
Penggantian Kenderaan
Kemalangan2Kehilangan,Pegawai Kenderaan P!"
9ubungi Spanco F
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
80/99
Pegawai Kenderaan P!"2
Pegawai rus okumenerkaitan dengan Spanco
Pegawai Kenderaan
P!"2Pegawai !erimaKenderaan dari Spanco
Pegawai Kenderaan P!"
Kemaskini ekod
P!"2Pegawai Pulang
Kenderaan ke Spanco
!amat
$% P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd ?: 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
81/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
82/99
K+. KP merekod dan mengemaskini kelayakan
bekalan bahan api.
3. P!" dan pegawai terima surat kelulusandaripada KP.
?. P!" proses pembekalan kad inden minyakdengan pembekal.
alam !empoh 7 Minggu dari !arikh !erimaan
Surat Kelulusan dari KP
:. P!" terima kad inden minyak dari pembekaldan menyerahkannya kepada pegawai.
1. P!" merekod dan mengemaskini kelayakanbahan api pegawai.
i. Kemaskini Setiap ulanB dan
ii. Kemuka orang Permohonan aru ke
KP "ika erlaku Perubahan #lamatKediaman dan Penempatan Pegawai
%' P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd :6 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
83/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
84/99
P+M*9*$#$ P+$E+=##$ #$@ P+"##! #2P%$#92P+
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
85/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
8. KP menyemak permohonan penyewaan.
>. KP mengemukakan permohonan yanglengkap kepada ahagian Kewangan, KKM
untuk ulasan.
ahagian Kewangan akan Menyediakan
lasan bagi Permohonan !ersebut (bagipermohonan penyewaan baru sahaja). "ika
itolak oleh ahagian Kewangan, Keputusan
imaklumkan kepada P!" yang erkaitan
3. "ika disokong, KP mengemukakanpermohonan kepada Kementerian Kewangan
dan nit Perancang +konomi (+P).
+P 9anya bagi Keluasan uang Pejabat
Melebihi >666 kps. Sekiranya Permohonan
!ersebut !idak ipertimbangkan olehKementerian Kewangan F +P. Keputusan
imaklumkan kepada P!" yang erkaitan
?. "ika disokong, KP mengemukakanpermohonan penyewaan kepada ahagian
Pengurusan 9artanah, "PM untuk kelulusan.
:. Menerima keputusan daripada P9. N*ta5 Mesyuarat di Peringkat P9 ijadualkanSekali Sebulan
1. Menyampaikan keputusan P9 kepada P!"./6. P!" menyediakan surat niat kepada tuan
tanah yang perlu ditandatangani oleh kedua-dua pihak iaitu tuan tanah dan penyewa dan
P!" menduduki ruang yang disewa.
Surat $iat Perlu Mempunyai utir-butir
erikut5
i. !arikh PenyewaanB
ii. #lamat PremisB
iii. 9arga SewaanB dan
i&. Kedua-dua Pihak Perlu Memberi 4
ulan $otis Sekiranya erhasrat untuk
Menamatkan Penyewaan
//. P!" menyediakan dra perjanjian penyewaan
ruang pejabat berdasarkan dra perjanjianpenyewaan yang disediakan oleh Pejabat
Peguam $egara (#@;) dan mengemukakankepada tuan tanah untuk persetujuan.
/7. P!" mengemukakan dra perjanjian yang
dipersetujui oleh tuan tanah kepada KP.
/4. KP mengemukakan dra perjanjian kepada
Pejabat Penasihat ndang-ndang (P)
untuk semakan.
P*S+ S!#$# %
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd :4 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
86/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
/8. P menyemak terma-terma di dalam
dra perjanjian agar menjaga kepentingankerajaan.
/>. KP mengemukakan dra perjanjian yang
telah disemak oleh P kepada "K$.
/3. P!" memuktamadkan perjanjian berdasarkannilai sewaan.
Perjanjian itandatangani oleh Pegawai yang
!elah iturunkuasa erdasarkan Surat
ahagian Perolehan dan Penswastaan il.
(6>)dlm.KKM(S)->?2!3273 "ld. 8 bertarikh />$o&ember 76//
/?. P!" mematikan setem dan mengemukakan 7
salinan perjanjian kepada KP.
/:. KP mengemukakan sesalinan perjanjiankepada P9 dan sesalinan lagi akan disimpan
di dalam ail penyewaan.
/1. "ika perlu perlanjutan2pindah ruang, P!"
mengemukakan permohonan kepada KP.Selewat-lewatnya : ulan Sebelum !amat
!empoh Penyewaan
%! P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd :8 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
87/99
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
88/99
Sokong
Ea
KP Kemukakan
Permohonan P9
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
89/99
KP Kemukakan dra
Perjanjian yang !elahisemak kepada P!"
P!" Menandatangani dan
MemuktamadkanPerjanjian. 7 Salinanihantar ke KP
KP Kemukakan / salinanPerjanjian ke P9 dan
/
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
90/99
K+S%
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
91/99
P+$@#$@+#9#$ P%$@#! P+K9%M#!#$ ;+M+
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
92/99
BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK
1. KP mengadakan PPSM %PKKM. i. orang Penilaian Kegiatan danSumbanganB
ii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan
#kti&itiB
iii. Perakuan Pegawai PenilaiB dan
i&. Keputusan !apisan SPM, PM,
"abatan %nsol&ensi
/6. KP kemukakan keputusan kepada5
i. "P #(calon yang layak).
ii. "K$2%nstitusi(calon yang tidak layak).
i. orang Penilaian Kegiatan dan
Sumbanganii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan
#kti&iti
iii. Perakuan Pegawai Penilai
i&. Keputusan !apisan SPM, PM,
"abatan %nsol&ensi
//. KP terima keputusan daripada "P #.
/7. KP keluarkan Surat Pemakluman Penerima
PP;.
Surat Keputusan "P #
/4. KP mengemaskini rekod penerima
/8. KP mengemaskini uku ekod
Perkhidmatan.
$ota5 P!"/ merujuk kepada pengurus buku
perkhidmatan.
i. Surat Pemakluman
ii. Surat Keputusan "P #
/>. KP memaklumkan keputusan kepada
Pejabat2;awangan2nit2ahagian.
&' P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 16 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
93/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
94/99
KP !erimaKeputusan !apisan
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
95/99
P+$@#$@+#9#$ P%$@#! P+K9%M#!#$ ;+M+
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
96/99
:. KP terima keputusan tapisan PM, SPM,"abatan %nsol&ensi.
1. KP mengadakan PPSM %PKKM. i. orang Penilaian Kegiatan danSumbanganB
ii. Salinan sijil dan ukti Penglibatan
#kti&itiB
iii. Perakuan Ketua "abatanB dan
i&. Keputusan !apisan SPM, PM,
"abatan %nsol&ensi
/6. KP kemukakan keputusan kepada5
i. "P #
(calon yang layak).
ii. "K$2%nstitusi(calon yang tidak layak).
i. orang Penilaian Kegiatan dan
SumbanganB
ii. Salinan Sijil dan ukti Penglibatan
#kti&itiB
iii. Perakuan Ketua "abatanB dan
i&. Keputusan !apisan SPM, PM,
"abatan %nsol&ensi
//. KP terima keputusan daripada "P#.
/7. KP keluarkan Surat Pemakluman Penerima
PP;.
/4. KP mengemaskini rekod penerima.
/8. P!"/ mengemaskini buku perkhidmatan.
N*ta 5 P!"/ merujuk kepada pengurus buku
perkhidmatan.
&! P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 18 1232/4 //567 #M
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
97/99
;#!# #
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
98/99
!idak
8/19/2019 Bhgn Pengurusan
99/99
ekod P
Penerima PP;
!amat
P*S+ S!#$#
ahagian Khidmat Pengurusan/./-0ai'al.indd 13 1232/4 //567 #M