58
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Kementerian Luar Negeri
Bangsa Indonesia menyatakan kemerdekaannya pada tanggal 17 Agustus 1945
dan sejarah menunjukan adanya reaksi yang begitu hebat terhadap kemerdekaan yang
dinyatakan tersebut. Agar dunia internasional segera mengakui kemerdekaan Republik
Indonesia maka dibentuklah Kementerian Luar Negeri RI yang pada tanggal 19 Agustus
1945 sebagai organisasi kementerian pertama di Indonesia dan Ahmad Subardjo
ditunjuk sebagai Menteri Luar Negeri yang pertama. Kantor pertama Kementerian Luar
Negeri di Jalan Cikini Raya No. 80-82 Jakarta yang merupakan rumah pribadi dari
Ahmad Subardjo.
Saat Soetan Sjahrir ditunjuk menjadi Menteri Luar Negeri kedua maka kantor
Kementerian Luar Negeri untuk pertama kali secara resmi menempati Jalan Cilacap No.
4 yang merupakan bekas gedung Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di zaman
penjajahan Belanda dan semasa pendudukan Jepang. Kementerian Luar Negeri
berkantor hanya kira – kira dua bulan di Jalan Cilacap No. 4. Selain karena sering
dilempari granat dan gangguan – gangguan lain oleh tentara NICA (Netherlands Indies
Civil Administration), gedung tersebut kemudian diminta kembali oleh Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.
59
Akhir Oktober 1945, kantor Kementerian Luar Negeri pindah ke Jalan
Pegangsaan Timur (sekarang dikenal sebagai Jalan Proklamasi) No. 36, bekas rumah
pelukis Desentje. Dari kantor inilah organisasi Kementerian Luar Negeri mulai
dikembangkan meskipun dengan fungsi terbatas.
Peranan dan kegiatan Kementerian Luar Negeri meningkat setelah Persiden dan
Wakil Presiden pada bulan Maret 1946 pindah ke Ibukota perjuangan, Yogyakarta.
Kepindahan instansi pemerintah ke Yogyakarta disebabkan suasana di Ibukota Republik
pada saat itu sedang memanas dengan aksi terror terus – menerus oleh tentara NICA
yang membunuh ekstremis – ekstremis Republik. Pada tanggal 21 Juli 1947, pihak
Belanda melancarkan agresi militernya yang pertama yang mengakibatkan kantor
Kementerian Luar Negeri di Jakarta ditutup dan sebagian sarana serta personalia turut
pindah ke Yogyakarta. Di Yogyakarta Kementerian Luar Negeri semula berada di Jalan
Terban No. 8 dan kemudian dengan kedatangan Komisi Tiga Negara pindah ke Jalan
Mahameru no. 11.
Setelah dikeluarkannya pernyataan Roem-van Roijen dan dipulihkannya kembali
pemerintahan di Yogyakarta dengan dibebaskannya pemimpin – pemimpin pemerintah
Republik Indonesia oleh Belanda, maka roda pemerintah mulai berputar kembali dan
kantor Kementerian Luar Negeri diaktifkan untuk mengantisipasi perundingan dengan
Belanda di Konferensi Meja Bundar (KMB). Pegawai – pegawai pemerintahan
Kementerian Luar Negeri yang telah terpencar – pencar dikumpulkan kembali terutama
untuk membantu lancarnya perundingan dengan Belanda.
60
Setelah Konferensi Meja Bundar usai dan kedaulatan diserahkan kepada
Republik Indonesia Serikat tahun 1949, pada awal tahun 1950 Kementerian Luar Negeri
memperoleh gedung di Jalan Taman Pejambon No. 6 yang hingga sekarang menjadi
kantor Kementerian Luar Negeri yang besar dan modern.
3.1.1 Visi Kementerian Luar Negeri
Visi Kementerian Luar negeri Republik Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Melalui diplomasi total, ikut mewujudkan Indonesia yang bersatu lebih
aman, adil, demokratis dan sejahtera.
2. Diplomatis total adalah instrumen dan cara yang digunakan dalam diplomasi
dengan melibatkan seluruh komponen stakeholder, memanfaatkan seluruh
lini kekuatan (multi-track diplomacy).
3. Mewujudkan adalah keinginan untuk merealisasikan atau menuntaskan
gagasan atau ide dan sesuatu yang belum ada atau masih tengah berjalan.
4. Indonesia yang bersatu menggambarkan keinginan kuat untuk tetap
mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
5. Lebih aman, adil, demokratis, dan sejahtera adalah konsep agenda utama
yang dituangkan Pemerintahan Susilo Bambang Yudhoyono dalam masa
lima tahun mendatang.
61
3.1.2 Misi Kementerian Luar Negeri
Adapun 7 (tujuh) pernyataan misi Kementerian Luar Negeri RI yang disebut
“Sapta Dharma Caraka” sebagai penjabaran dalam rangka mengemban visi tersebut
diatas, adalah sebagai berikut :
1. Memelihara dan meningkatkan dukungan internasional terhadap keutuhan
wilayah dan kedaulatan Indonesia.
2. Membantu pencapaian Indonesia sejahtera melalui kerjasama pembangunan
dan ekonomi, promosi dagang dan investasi, kesempatan kerja dan alih
teknologi.
3. Meningkatkan peran dan kepemimpinan Indonesia dalam proses integrasi
ASEAN, peran aktif di Asia Pasifik, membangun kemitraan strategis baru
Asia-Afrika serta hubungan antar sesama negara berkembang.
4. Memperkuat hubungan dan kerjasama bilateral, regional, dan internasional
di segala bidang dan meningkatkan prakarsa dan kontribusi Indonesia dalam
pencapaian keamanan dan perdamaian internasional serta memperkuat
multilateralisme.
5. Meningkatkan citra Indonesia di masyarakat internasional sebagai negara
demokratis, pluralis, menghormati hak asasi manusia, dan memajukan
perdamaian dunia.
62
6. Meningkatkan pelayanan dan perlindungan Warga Negara Indonesia di luar
negeri serta melancarkan diplomasi kemanusiaan guna mendukung tanggap
darurat dan rekonstruksi Aceh dan Nias dari bencana gempa dan tsunami.
7. Melanjutkan benah diri untuk peningkatan kapasitas lembagaan, budaya
kerja dan profesionalisme pelaku diplomasi serta peran utama dama
koordinasi penyelenggaraan politik dan hubungan luar negeri.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi keseluruhan yang ada di dalam Kementerian Luar Negeri
adalah sebagai berikut :
63
64
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Keseluruhan Kementerian Luar Negeri
3.3 Tugas Kementerian Luar Negeri
Berikut ini tugas dari masing-masing jabatan yang ada pada Kementerian Luar
Negeri :
Kementerian Luar Negeri mempunyai tugas membantu Presiden dalam
menyelenggarakan sebagian urusan pemerintahan di bidang politik dan hubungan luar
negeri. Kementerian Luar Negeri membawahi direktorat – direktorat yang terdiri dari :
1. Sekretariat Jenderal
Bertugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan
dan pemberian dukungan administrasi Kementerian Luar Negeri. Sekretariat
Jenderal membawahi :
a. Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik
Bertugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan
standardisasi teknis di bidang informasi dan diplomasi publik. Direktorat
Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik membawahi:
• Direktorat Informasi dan Media
Bertugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal
Informasi dan Diplomasi Publik di bidang informasi dan media
mengenai berita, multimedia, data, fasilitasi media, audio visual dan
penerbitan dalam memantapkan citra Indonesia dan membentuk opini
publik yang positif bagi kepentingan nasional Indonesia di luar negeri.
65
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan
Dalam sub bab ini akan dijabarkan analisa sistem yang sedang berjalan di
Kementerian Luar Negeri dengan menyertakan alur data flow diagram dan alur state
transition diagram sebagai berikut :
3.4.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Dalam menjembatani komunikasi antara Mahasiswa Indonesia dan Ekspatriat
yang berada di Indonesia Kementerian Luar Negeri telah membuat sebuah forum resmi.
Dalam forum ini terdiri dari 3 (tiga) pengguna, yaitu Mahasiswa Indonesia, Ekspatriat
yang berada di Indonesia, dan Infomed sebagai badan yang mengurusi forum tersebut.
Tujuan dibangunnya forum ini adalah sebagai wadah bagi Mahasiswa Indonesia
dan para Ekspatriat untuk berinteraksi dan berdiskusi tentang topik tertentu, ataupun
berbagi informasi mengenai banyak hal yang terjadi di mancanegara maupun dalam
negeri. Dalam forum ini berisi fitur untuk membuat topik baru dan membalas topik –
topik yang sudah ada, untuk Infomed disediakan fitur untuk menghapus topik yang telah
ada dan menghapus pengguna yang dianggap tidak berkepentingan dalam forum
tersebut.
3.4.2 Data Flow Diagram Sistem yang Sedang Berjalan
Analisa yang dilakukan pada Kementerian Luar Negeri akan digambarkan dalam
bentuk context diagram dan data flow diagram.
66
3.4.2.1 Context Diagram
Gambar 3.2 Context Diagram
67
3.4.2.2 Diagram Nol
Subdirektorat Data
dan media
1.0Proses
PengelolaanForum
Pengelolaan Forum
Forum_Anggota
Ambil Data Forum
2.0Proses Hapus
Anggota
Hapus Anggota
Profil_AnggotaHapus Anggota
Direktorat Informasi dan
Media
3.0Proses
Pengawasan Arus Informasi
Proses Arus InformasiData Topik
Direktorat Jenderal
Informasi dan Diplomasi
Publik
5.0Proses
Pengawasan Pelaksanaan
Forum
Proses pelaksanaan ForumAktivitas Anggota Forum
Menteri Luar Negeri
4.0Proses
Kontrol Teknis
Kontrol Teknis
Aktivitas Arus Topik
Gambar 3.3 Diagram Nol
68
3.4.2.3 Diagram Rinci
Diagram rinci yang dibuat penulis didasarkan pada pemecahan proses yang lebih
detail pada proses 1.0 Proses Pengelolaan Forum.
Gambar 3.4 Diagram Rinci
69
3.4.3 State Transition Diagram Sistem yang Sedang Berjalan
Analisa yang dilakukan digambarkan dalam bentuk STD sebagai berikut:
HalamanUtama
Iklan
Klik “Topik Mahasiswa Indonesia Indonesia Di Luar Negeri”,“Add New Disscussion”,”Topik Ekspatriat IndonesiaDi Luar negeri”,”Add New Discussion”
Tampilkan layar Topik Mahasiswa IndonesiaIndonesia Di Luar Negeri,Add NewDisscussion,Topik Ekspatriat Indonesia Di Luar negeri,Add New Discussion
Klk “Halaman Utama”
Tampilkan LayarHalaman Utama
Topik Mahasiswa
Indonesia Di Luar Negeri
Add New Discussion
Topik Ekspatriat
Indonesia Di Luar Negeri
View Properties Reply
Klik “View Properties” , “Reply”
Tampilkan Layar view Properties , Reply
New Item
Klik “View Properties” , “Reply”
Tampilkan Layar view Properties , Reply View
Properties Reply
Klik “Topik Ekspatriat Indonesia Di Luar Negeri”
Tampilkan Layar Topik Ekspatriat Indonesia di
Luar Negeri
Add New Discussion
New Item
Klik “Add New Discusion”Tampilkan Add New
Discussion
Klik “New Item”
Tampilkan New Item
Klik “Topik Mahasiswa Di Luar Negeri”
Tampilkan Topik Mahasiswa Di Luar Negeri
Klik “New Item”Tampilkan New Item
Klik “Add New Discussion”Tampilkan Add New
Discussion
Gambar 3.5 STD User
70
3.5 Permasalahan pada Sistem yang Sedang Berjalan
Pada sistem yang sedang berjalan, aplikasi forum yang tersedia masih sangat
minim fitur dan belum terlalu kompleks. Fitur – fitur yang tersedia hanya berupa menu
topic, dimana topic tersebut sudah dimasukkan oleh admin, sehingga user hanya dapat
mereply topic. Topic yang tersedia pada sistem yang sedang berjalan saat ini hanya ada
tiga topic untuk masing – masing jenis member.
Pada jenis member mahasiswa, judul topic yang sudah dmasukkan oleh admin
yaitu kuliah di luar negeri, kuliah di Inggris, dan OKTI di Paris. Namun hanya topic
kuliah di luar negeri yang sudah dibalas oleh user mahasiswa. Pada jenis member
ekspatriat, judul topic yang sudah dimasukkan oleh admin yaitu menggalang semua
potensi untuk kemajuan bangsa, membangun bangsa, dan membangun bangsa
Indonesia. Namun tidak ada member ekspatriat yang membahas dan membalas topic –
topic yang tersedia.
Forum ini sudah berjalan selama satu tahun dan hanya terdiri dari 2 jenis
member, yaitu mahasiswa di luar negeri dan ekspatriat.
Pada forum yang sedang berjalaan ini, belum terdapat proses login, viewprofile,
private message, pengaturan forum, search, FAQ, dan belum adanyah fitur untuk attach
gambar, video, dan media yang lain.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
71
Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh aplikasi forum
pada Kementerian Luar Negeri saat ini, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan
adalah sebagai berikut :
Merancang sebuah aplikasi forum pada Kementerian Luar Negeri yang ditujukan
bagi mahasiswa, ekspatriat, dan TKI dengan fitur-fitur yang lebih lengkap sesuai dengan
kebutuhan informasi yang telah didapat.
Dengan aplikasi ini maka mahasiswa yang berada di luar negeri, ekspatriat yang
berada di Indonesia, dan TKI yang berada di luar negeri dapat mengakses dan berbagi
informasi seputar latar belakang mereka masing-masing.
Kegiatan mahasiswa seputar pertukaran informasi mengenai kebudayaan di
tempat mereka tinggal, biaya yang kebutuhan di luar negeri, kualitas pendidikan.
Kegiatan ekspatriat seputar informasi penanaman modal yang menguntungkan di
Indonesia, tips mengenai berbagai hal di indonesia.
Kegiatan TKI seputar informasi mengenai kebudayaan di negara tempat mereka
bekerja dan kejahatan yang terjadi di tempat mereka bekerja.
Mengenai siapa calon user yang sangat betul betul membutuhkan forum ini,
adalah mahasiswa dan ekspatriat, karena mereka betul betul mendapatkan informasi
yang mereka butuhkan.
Aplikasi forum ini juga dilengkapi dengan media multimedia seperti teks, dan
gambar sehingga akan tampak lebih menarik.
Top Related