BAB 2
LANDASAN TEORI
1.1 Teori Umum
Suatu penelitian tentang public relations sangatlah penting untuk dipelajari
namun kita juga harus memahami maksud teri komunikasi internal itu. Model
komunikasi dalam ungkapan who – says what – in wat channel – to whom – with what
effect, atau dalam bahasa Indomesia adalah, siapa mengatakan apa dengan medium apa
kepada siapa dengan pengaruh apa? (Lasswell, dalam bukunya Mulyana, 2000).
Model ini menjelaskan tentang proses komunikasi dan fungsinya terhadap
masyarakat. Lasswell berpendapat bahwa didalam komunikasi terapat tiga fungsi.
Pertama adalah pengawasan lingkungan, lalu hubungan dari setiap bagian sosial yang
terpisah ang memberikan respon kepada lingkungan, dan yang terkhir adalah transmisi
masyarakat dari satu generasi ke generasi lainnya.
2.1.1 Teori Public Relations
Untuk mengadakan penelitian mengenai Public Relations harusnya kita
mengerti benar – benar fungsi dan tujuan dari Public Relations. Karena pada awalnya
di Indonesia istilah Public Relations baru saja di pelajari oleh para praktisi PR pada
Tahun 1950an. Pada saat itu Perusahaan swasta pertama yang menggunakan praktisi
PR hanyalah perusahaan Pertamina. Meskipun di Amerika Serikat orang – orang
praktisi PR menyebutkan bahwa pada tahun 1807 telah terkenal dengan sebutan Public
13
Relations. Namun tetap saja Indonesia belum terlalu mengetahui seberapa besar peran
Public relations tersebut.
Perkembangan public relations di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik
dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya
rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan
kedaulatan Indonesia oleh kerajaan Belanda. Berawal dari pemikiran tersebut maka
kegiatan kehumasan atau Public Relations mulai dilembagakan dengan menyandang
nama hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk ke luar
organisasi (Onong, 1991 p.12.). Pada masa Yunani dan di abad pertengahan masa
kejayaan Romawi, ide mengenai "opini publik sudah muncul. Hal ini tampak pada
slogan Vox Populi, Vox dei (the voice of the people is the voice of God). Public
Relations sudah mulai digunakan berabad – abad lalu di Inggris. Hal ini ditunjukkan
dengan munculnya konsep memerlukan pihak ketiga sebagai fasilitator komunikasi dan
penyelaras antara pemerintah dan rakyatnya.
Pada perkembangannya konsep Public Relations di Amerika dimulai sekitar
tahun 1900 an yang dipelopori oleh Ivy Lee dengan " The Declaration of Principles".
Ivy Lee dianggap sebagai " the father of Public Relations" karena deklarasi asasnya itu,
meskipun demikian sebetulnya konsep Public Relations di Amerika sudah ada sejak
tahun 1850. ( Broom, 2000 p.102)
Pentingnya memahami sejarah perkembangan Public Relations adalah untuk
mengawali pemahaman terhadap perkembangan PR di Indonesia. Jika dilihat dari
sejarahnya sebetulnya, PR di Indonesia dimulai sangat jauh dari yang sudah dilakukan
oleh pemikir-pemikir di Eropa atau Amerika bahkan Australia.
Public adalah Sekelompok orang yang menaruh perhatian pada sesuatu hal yang
sama, mempunyai minat dan kepentingan yang sama. ( Saputra & Rulli Nasrullah, 2011
p.5).
Sedangkan pengertian Relations adalah hubungan timbal balik atau two way
communications. (Wahidin Saputra & Rulli Nasrullah, 2011 p.6). Maka untuk
menciptakan komunikasi yang baik seharusnya tercipta juga komunikasi dua arah yang
dapat memberikan makna pesan yang terkandung untuk suatu tujuan tertentu yang
memiliki satu pemikiran.
Menurut Cutlip, Center dan Glen Broom, 2006 dalam bukunya Effective Public
Relations edisi 9 bahwa definisi dari Public Relations adalah fungsi manajemen yang
membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara
organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi
tersebut.
Jika dilihat dari pengertian diatas dapat di tarik kesimpulan mengenai fungsi peran PR
yang utama sebenarnya adalah :
a. Sebagaimana communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga
yang diawali dengan publiknya.
b. Membina relationships yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan
saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
c. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi
manajemen organisasi atau perusahaan.
d. Membentuk Corporate image, artinya peranan public relations berupaya
menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.
Ringkasnya, seseorang dapat menangkap unsur – unsur public relations yang
paling pokok dengan mengingat kata – kata ini : Sengaja
Terencana
Kinerja
Kepentingan masyarakat
Komunikasi dua arah
Fungsi manajemen.
2.1.2 Fungsi Public Relations
Adapun teori yang mengatakan bahwa fungsi PR menurut (Cutlip & Center,
2009) adalah sebagai berikut:
1. Counselling , konselling atau konsultasi untuk para karyawan dan manajemen.
2. Research, melakukan riset untuk mengevaluasi fungsi, tugas, dan peran yang
selama ini di lakukan.
3. Media Relations, membina hubungan singkat dengan wartawan dari berbagai
media.
4. Publicity, melakukan publikasi untuk setiap acara kegiatan yang di lakukan PR.
5. Employee Relations, melakukan hubungan dengan karyawan
6. Community Relations, membina hubungan dengan masyarakat sekitar.
7. Public Affair, membina hubungan baik dengan semua public perusahaan baik
internal maupun eksternal.
8. Government Affair, membina hubungan baik dengan politik dan birokrat.
9. Issue Management, melakukan manajemen isu baik kecil maupun isu besar.
10. Financial Relations, membina hubungan baik dengan pemegang saham.
Hal senada juga diungkapkan dalam penelitian yang diadakan oleh International
public relations associations (ipra) pada 1981 yang mengemukakan, bahwa umumnya
fungsi public relations masa kini meliputi 15 pokok berikut ;
1. Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia
2. Membuat analisa "trend" masa depan dan ramalan akan akibat - akibatnya bagi
institusi
3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakatnterhadap institusi dan
memberi saran tindakan - tindakan yang diperlukan
4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran
informasi yang utuh
5. Mencegah konflik dan salah pengertian
6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial
7. Melakukan penyerasian kepantingan institusi terhadap kepentingan umum
8. Meningkatkan iktikad baik institusi terhadap anggota , pemasok dan konsumen
9. Memperbaiki hubungan indrustrisional
10. Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi
keinginan anggota untuk ke luar dari institusi
11. Memasyarakatkan produk atau layanan
12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal
13. Menciptakan jati diri institusi
14. Memupuk minat mengenai masalah- masalah nasional maupun internasional
15. Meningkatkan pengertian menganai demokrasi.
2.1.3 Tugas Public Relations
Dalam rangka mendukung fungsinya tersebut, maka penjabaran tugas utama
pekerjaan dari departemen Public Relations adalah sebagai berikut:
1. Reputasi – proteksi dan peningkatan.
Hal ini menyangkut usaha mempertahankan dan membina tanggapan, baik bagi
sebuah perusahaan dengan memperlihatkan kepada public bahwa mereka adalah
produsen yang efisien.dengan produk – produk yang bermutu tinggi, maupun
pengusaha yang adil dan bijaksana. Diantara aspek fungsi ini adalah:
Melindungi perusahaan terhadap serangan
Menjelaskan ketika timbul kontroversi
Memprakarsai program untuk menjelaskan tujuan dan kebijakan perusahaan
Menunjukkan kepedulian terhadap masalah – masalah lingkungan
Melindungi dan mempromosikan logo dan merk dagang perusahaan.
Memperlihatkan bahwa perusahaan memperlihatkan kesejahteraan
karyawannya dan masyarakat lingkungan tempat fasilitas mereka berada.
2. Layanan Informasi
Sebagai bagian dari usaha membangun reputasi perusahaan, peran PR adalah
untuk memberikan informasi kepada masyarakat. Salah satu bidang pentingnya
adalah hubungan media.
3. Publisitas Produk
Di dalam bukunya Philip Kotler, Professor Pemasaran berkata bahwa “public
relations” adalah “P” kelima dari strategi pemasaran setelah product, price,
place dan promtion. Ia menulis dalam Harvard business review. Public relations
membutuhkan waktu lebih lama untuk bersemi, tetapi ketika memperoleh
energi, public relations mampu membantu menarik perusahaan untuk memasuki
pasar.
4. Hubungan Investor
Pekerjaan ini disebut juga sebagai komunikasi pemegang saham. Artinya PR
memberikan informasi kepada masing – masing pemilik saham, atau mereka
yang mempunyai minat khusus terhadap perusahaan. Laporan tahunan dan
laporan caturwulan secara lengkap di kirimkan bersamaan dengan cek dividen
dan barang cetakan lain kepada pemegang saham secara berkala.
5. Hubungan Keuangan
Fungsi PR lainnya adalah memberikan informasi yang luas kepada komunitas
keuangan. Seorang PR menganalisis surat berharga di bursa – bursa saham,
bank – bank besar. Dan lembaga serupa untuk mendapatkan informasi dan
kemudian membuat penilaian terhadap prospek keuangan sebuah perusahaan.
6. Hubungan Komunitas
Perusahaan adalah bagian dari lingkungan setempat. Oleh karena itu,
perusahaan memiliki kewajiban tertentu. Perusahaan sering kali mengambil
peran aktif dalam mendukung organisasi masyarakat, mendorong karyawan
untuk melakukan pekerjaan sukarela, memberikan sumbangan bagi konser
musik lokal, meminjamkan tenaga kerja untuk menunjang program pemerintah.
7. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Arus informasi yang terbuka dari manajemen ke karyawan, dan dari karyawan
kepada manajemen, merupakan hal penting dalam perusahaan. Untuk mencapai
ini, departemen public relations bekerja erat dengan departemen personalia.
8. Penyelenggaraan acara istimewa
Peran ini relatif masih baru bagi praktisi public relations. Banyak kegiatan yang
di sponsosori perusahaan – perusahaan, mulai dari konser musik rock, sampai
peringatan ulang tahun jembatan.
9. Urusan Pemerintahan
Tindakan pemerintahan pada tingkat lokal, daerrah, dan nasional membawa
dampak besar bagi perusahaan. Sejumlah praktisi PR yang bergerak dalam
bidang ini sering disebut sebagai hubungan pemerintahan. Dalam peran ini.
Eksekutif PR berusaha mempengaruhi pihak legislatif melalui kontak dengan
legislator dan instansi pemerintahan.
10. Manajemen isu
Peran ini sering dilaksanakan oleh profesional public relations. Peran ini
berfungsi untuk menentukan, bagaimana berbagai isu publik akan
mempengaruhi perusahaan. Dalam hal ini seorang konsultan R.Howard Chase
mengkhususkan bahwa ada 5 langkah dalam proses ini, yakni:
a. Mengidentifikasi isu,
b. Menganalisis Isu,
c. Memastikan pilihan terbuka bagi perusahaan,
d. Memulai rencana tindakan dan
e. Mengevaluasi hasil.
2.2. Teori Khusus
2.2.1 Internal Publik Relations
2.2.1.1 Definisi Internal Public
Publik internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha
pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal
ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi
tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga
pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya.
Jadi publik yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk
dari organisasinya dan umumnya khalayak atau publik tersebut adalah yang menjadi
bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri. Publik Internal
Dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan:
1. Publik Pegawai (employee public)
2. Publik Manajer (manager public)
3. Publik Pemegang Saham (stockholder public)
4. Publik Buruh (labour public). (Gugum Gumilar, 2008)
Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan
konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat
hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk
hubungan internal dalam perusahaan :
1. Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan).
2. Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)
3. Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)
4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer). (Gugum Gumilar, 2008)
2.2.1.2 Fungsi Internal & Eksternal Public Relations
Beberapa ahli juga berpendapat tentang adanya fungsi – fungsi public relations
baik dari publik internal maupun dari publik eksternal perusahaan. Salah satunya adalah
menurut ( Wasesa, 2010 p.128 ):
1. Internal PR:
Mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan.
Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan
memahami dasar pengambilan keputusan yang di ambil.
Membangun jaringan komunikasi interaktif antara karyawan, manajemen, dan
direksi.
Membangun proses restrukturasi mulai dari sosialisasi kebijakan hinggan
pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.
Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan.
Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi.
2. Eksternal PR:
Mensosialisasikan kegiatan perusahaan kepada publik.
Menjelaskan hasil rapat Umum Pemegang saham.
Menjelaskan hasil dan dasar di adakannya Rapat Umum Luar Biasa Pemegang
Saham.
Membantu pemasaran untuk menciptakan brand image.
Mensosialisasikan prestasi yang di capai oleh perusahaan.
Mengembangkan program – program pengembangan masyarkat sebagai bentuk
tanggung jawab perusahaan kepada publik.
Menyiapkan sarana bagi publik untuk melihat perusahaan secara langsung.
Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat
untuk melihat kinerja perusahaan.
Tingkat efektivitas Internal Public Relations untuk mengukur efektivitas nya
maka juga di pengaruhi tiga hal pokok yaitu:
1. Keterbukaan pihak Manajemen
2. Kesadaran dan pengakuan karyawan
3. Keberadaan seorang manajer komunikasi yang tidak ahli dan tidak
berpengalaman, tetapi juga di dukung oleh sumber – sumber daya yang modern.
(Ruslan ,2006 p.271 – 272).
Internal Relations menempatkan karyawan atau anggota perusahaan sebagai
komponen yang penting dalam kerja public relations. Karyawan yang mempunyai
semangat kerja yang tinggi merupakan salah satu tujuan dari internal public relations.
Hubungan pimpinan dan bawahan akan berjalan dengan baik bila kedua belah pihak
saling membutuhkan satu sama lainnya. Untuk menciptakan suasana yang harmonis
seorang pimpinan harus berkomunikasi dengan bawahan baik secara vertical maupun
secara horizontal.
2.2.2 Media Internal Public Relations
Variasi perangkat bantu komuikasi sangatlah besar. Namun pada umumnya,
setiap organisasi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak metode yang
ada. Tentu saja yang harus dipilih adalah yang paling sesuai dengan kebudayaan setiap
organisasi, jumlah dan strata personel, serta lokasi tempat kerja. Maka di dalam
penggunaan penyebaran informasi pun pihak manajemen harus benar – benar
mengetahui mana yang lebih baik dan sesuai dengan kondisi ruang lingkup budaya
oraganisasi kerja tersebut.
Selain itu bentuk komunikasi yang dapat di lakukan oleh para public relations
officer menurut Broom, Cutlip & Center, 2008 adalah terdapat dua hal yaitu :
1. Informing Employees Using Nonmediated Commmunication
Pada umumnya komunikasi organisasi kedalam itu dapat berupa komunikasi
verbal. Namun kebanyakan dari karyawan lebih memilih untuk berkomunikasi
secara langsung dibandingkan melalui e-mail, telepon, atau bentuk yang
lainnya. Misalnya di dalam pesan nonverbal yang dapat dilakukan yaitu
dengan
a). The Grapevine
Grapevine atau yang disebut dengan selentingan/ sindiran. Komunikasi ini
salah satu bentuk komunikasi formal non kontrol media tetapi komunikasi
kekuatan mulut ke mulut ini yang seringkali sebagai penyebaran informasi
yang paling cepat di lakukan dibandingkan dengan yang lainnya. Karena
melalui komunikasi berbicara ini praktisi PR akan mengurangi kesenjangan
informasi yang ditinggalkan oleh program komunikasi internal yang tidak
memadai.
b). Meetings & Teleconferences
Meeting (Rapat) yang membawa orang- orang untuk berkumpul melalui
sebuah kesempatan untuk berbicara maupun mendengarkan, di dalam sebuah
metode 2 jalur komunikasi. Rapat yang di adakan secara rutin ini yang akan
membawa sebuah organisasi kedalam sebuah jalur komunikasi yang tidak
menghabiskan banyak biaya, karena meeting dapat dengan langsung melihat
respon yang di berikan oleh karyawan tersebut kepada pimpinan atau pun
kepada sesama rekan kerja di dalam menangani sebuah permasalahan yang ada
di dalam sebuah proyek.
2. Informing Employees Using Mediated Communication.
Media komunikasi yang sering karyawan dengar mulai dari koran sampai
dengan bentuk media komunikasi yang digunakan sebagai intranet dan e-mail.
Hal tersebut dapat dilihat dari : Employee publications, Personal Calls,
Published Speeches, White Boards, and Intranets (Hotlines, E-mail, & New
Media). Employee Publications sangat diperlukan meskipun komunikasi baru
publikasi teknologi cetak tetap menjadi media utama untuk komunikasi
internal di kebanyakan organisasi. Tujuan dari publikasi karyawan adalah
termasuk:
1. Mempertahankan karyawan mengenai informasi strategi dan
tujuan organizations
2. Menyediakan karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk
melakukan tugas - tugas mereka dengan baik
3. Mendorong karyawan untuk mempertahankan dan meningkatkan standar
organisasi dan Komitmen untuk peningkatan kualitas
4. Mengakui prestasi karyawan dan keberhasilan
5. Menciptakan kesempatan untuk komunikasi dua arah untuk
menghasilkan umpan balik karyawan, pertanyaan, dan kekhawatiran.
2.2.3 Employee Relations (Hubungan dengan Para Pegawai)
Employee relations (Hubungan dengan kepegawaian) atau disebut publik
internal atau juga hubungan masyarakat internal adalah sekelompok orang – orang yang
sedang bekerja di suatu perusahaan yang jelas baik secara fungsional , organisasi
maupun teknis dan jenis pekerjaan (tugas) yang di hadapinya. (Ruslan,2002 p.279).
Hubungan dengan karyawan (employee relations) Seorang PR harus mampu
berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal
untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan
dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu
menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan
program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu
karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat
menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin
mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.
Hubungan kuat karyawan dengan perusahaan sama dengan organisasi yang
solid. Jurang yang luas antara gaji pejabat senior dan pekerja umum adalah alasan dari
organisasi lain harus peka terhadap komunikasi karyawan. Langkah ke arah
gloabalisasi, termasuk merupakan penggabungan organisasi secara geografis, dan
alasan lain adalah untuk fokus meningkatkan kinerja karyawan secara internal. Penulis
menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomunikasi secara efektif dengan pekerja
mereka maka lebih baik daripada yang tidak berurusan dengan publik karyawan.
Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara
manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara
formal. Employee public / publik pegawai adalah salah satu internal public yang
dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan
organisasi. Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi,
potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya.
Seorang Public Relations Officer haruslah berkomunikasi secara langsung
dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact),
misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan,
keinginan, harapan, dan perasaanya.
Onong Uchyana Effendi, 2008 menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan
hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui :
- Upah yang cukup
- Perlakuan yang adil
- Ketenangan kerja
- Perasaan diakui
- Penghargaan atas hasil kerja
- Penyaluran perasaan
Menurut Kustadi Suhandang, 2008 membina hubungan baik dengan para karyawan
dapat dilakukan melalui kegiatan :
- Pemberian pengumuman-pengumuman
- Buku Pegangan Pegawai
- Personal Calls
- Pertemuan Berkala
- Kotak Suara (kotak Saran).
- Hiburan dan Darmawisata
- Olah Raga
- Study Tour
- Training
- Hadiah-hadiah dan Penghargaan
- Klinik dan Rumah Obat
- Tempat-tempat Ibadah
- Tempat-tempat Pendidikan.
2.2.4 Peran Public Relations
Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi /
perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik
atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding
(saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai
komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan. Adapun peran
Public Relations menurut Dozier & Broom, 2010) antara lain :
a. Pakar yang berpengaruh ( Expert Prescriber )
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki
kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah
hubungan dengan publiknya. Peran pakar perumus ini menarik perhatian praktisi karena
menjalani peran ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya otoritas
ketika ada sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak yang punya otoritas didalam
menentukan bagaimana cara mengerjakan sesuatu. Artinya PR memainkan peran utama
dalam membantu keputusan manajemen organisasi dan apa yang harus di lakukan oleh
pihak perusahaan demi meningkatkan kinerja karyawan.
b. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator )
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau
mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang
diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya. Sebagai komunikator yang baik harus
memandang bahwa bidang PR sangatlah luas, dan menyangkut hubungan dengan
berbagai pihak. Peran fasilitator bertindak sebagai penjaga komunikasi dua arah dan
menfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan
menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka.
c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process
Fasilitator)
Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah, berkolaborasi
dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah.. Hal ini
dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser )
hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis
yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Manajer lini memainkan peran
penting dalam menganalisis situasi problem, karena mereka adalah pihak yang paling
tahu dan paling dekat dengan kebijakan, produk, prosedur, dan tindakan organisasi.
d. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai
journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal
dengan of communication in organization. Pada intinya para praktisi PR ini
memberikan pelayanan secara teknis atau sebagai “jurnalis di dalam rumah sendiri”.
Manajemen memutuskan apa yang harus dilakukan dan mengontrol teknisi komunikasi
yang telah di beri kewenangan. (Ruslan, 2010 p.20-22)
2.2.4 Tahapan Komunikasi dalam Public Relations
Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal
maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat
beberapa tahapan, Cutlip & Center, 2006 membagi tahapan komunikasi ini menjadi
empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah :
1. Fact – Finding
Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat
public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal –
hal yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini
dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada :
a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya.
b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.
c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya,
tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.
d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua
belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.
2. Planning and Programing
Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan
selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan
perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cutlip & Center, 2006
membutuhkan :
a. A searching look backward.
b. A deep look inside.
c. A wide look around.
d. A long, long look a head.
Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian
terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah :
a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator.
b. Context, yaitu faktor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada
lingkungannya.
c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh
komunikan.
d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam
pesan yang disampaikan.
e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan
dalam pesan.
f. Capability, yaitu faktor kemampuan untuk memberikan penjelasan.
3. Communication
Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan
satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara
berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut
Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga faktor yang perlu mendapat perhatian, yaitu :
a. Group membership.
b. Selective processes.
c. Predispotion.
4.Evaluation
Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan
hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.
2.2. 5 Teori Kinerja
2.2.5.1 Kinerja dan Penilaian Kinerja
Kinerja adalah suatu tampilan keadaan secara utuh atas perusahaan selama
periode waktu tertentu, merupakan hasil atau prestasi yang di pengaruhi oleh kegiatan
operasional perusahaan dalam memanfaatkan sumber – sumber daya yang dimiliki.
(Helfert p.604 dalam Sagala, 2009). Kinerja merupakan suatu istilah secara umum
yang digunakan untk sebagian atau seluruh tindakan atau aktivitas dari suatu organisasi
pada suatu periode dengan referensi pada sejumlah standar sperti biaya – biaya masa
lalu atau yang di proyeksikan., dengan dasar efisisensi, pertanggunggjawaban atau
akuntabilitas manajemen. ( Jauvani Sagala, 2009 p.604)
“Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan
kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya”. Maluyu S.P. Hasibuan, 2001 p.34
mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang
dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas
kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu” menurut Ambar Teguh
Sulistiyani 2003 p.223.
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan (Jimmy Sadeli dan
Bayu Prawira, 2001 p.78), “menyatakan bahwa kinerja pada dasarnya adalah apa yang
dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”.
Kinerja Sumber daya manusia merupakan istilah yang berasal dari kata Job
Performance atau Aktual Performance (prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang
dicapai seseorang). Definisi kinerja karyawan adalah hasil kerja kualitas dan kuantitas
yang dicapai seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya”. Oleh karena itu maka dapat disimpulkan bahwa
kinerja SDM adalah prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun
kuantitas yang dicapai SDM per satuan periode waktu dalam melaksanakan tugas
kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya (Mangkunegara,
2000 p.67).
Tujuan utama dari penilaian Kinerja adalah untuk memotivasi individual
karyawan untuk mencapai sasaran organisasi dan dalam memenuhi standar perilaku
yang telah di terapkan sebelumnya, sehingga membuahkan tindakan dan hasil yang
diinginkan oleh organisasi. (Mulyadi & Jhony Setyawan dalam Sagala, 2009 p.604).
Dengan adanya penilaian kinerja, manajer puncak dapat memperoleh dasar yang
objektif untuk memberikan kompensasi sesuai dengan prestasi yang di sumbangkan
masing – masing pusat pertanggungjawaban kepada perusahaan secara keseluruhan.
Semua ini di harapkan dapat membentuk motivasi dan rangsangan pada masing –
masing bagian untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Penilaian Kinerja dapat
dimanfaatkan oleh manajemen untuk:
1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui
permotivsian karyawan secara maksimum.
2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan
pengembangan karyawannya seperti promosi, pemberhentian, dan mutasi.
3. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan
dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program karyawan.
4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan
mereka menilai kinerja mereka.
5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan. ( Sagala, 2009
p351)
Kinerja dianggap sebagian ahli teori Manajemen Sumber Daya Manusia adalah
hal penting dari wujud riil yang diberikan karayawan untuk perusahaan. Maka dengan
itu biasanya hasil kinerja selalu di kaitkan denga pengharapan. Seperti tampak pada
gambar berikut ini.
Gambar 2.1 Proses Manajemen Kerja ( Sagala, 2009 p351)
Perencanaan Penampilan
Ulasan Kinerja
Kinerja Pelatihan
Gambar 2.2 Proses Manajemen Kerja ( Sagala, 2009 p351).
2.2.6 Faktor – Faktor Kinerja
Faktor-faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja adalah pengetahuan
(knowledge), ketrampilan (skill), dan faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai
dengan pendapat Mangkunegara, 2000 p.67):
a. Pengetahuan (knowledge)
Pengetahuan yaitu kemampuan yang dimiliki karyawan yang lebih berorientasi
pada intelejensi dan daya pikir serta penguasaan ilmu yang luas yang dimiliki
karyawan. Pengetahuan seseorang dapat dipengaruhi oleh tingkat pendidikan,
media dan informasi yang diterima.
b. Ketrampilan (skill)
Kemampuan dan penguasaan teknis operasional dibidang tertentu yang dimiliki
karyawan. Seperti ketrampilan konseptual (Conseptual Skill), ketrampilan
manusia (Human Skill), dan Ketrampilan Teknik (Technical Skill).
c. Kemampuan (ability)
Kemampuan yang terbentuk dari sejumlah kompetensi yang dimiliki seorang
karyawan yang mencakup loyalitas, kedisiplinan, kerjasama dan tanggung jawab.
d. Faktor motivasi (Motivation)
Motivasi diartikan suatu sikap (attitude) pimpinan dan karyawan terhadap situasi
kerja dilingkungan perusahaannya. Mereka yang bersikap positif terhadap situasi
kerjanya akan menunjukkan motivasi kerja yang tinggi sebaiknya jika mereka
bersifat negatif terhadap situasi kerjanya akan menunjukkan motivasi kerja yang
rendah. Situasi kerja yang dimaksud mencakup antara lain hubungan kerja,
fasilitas kerja, iklim kerja, kebijakan pemimpin, pola kepemimpinan kerja dan
kondisi kerja.
Kinerja (performance) dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu:
1. Faktor individual, terdiri dari kemampuan dan keahlian, latar belakang,
demografi.
2. Faktor psikologis, terdiri dari persepsi, attitude, personality, pembelajaran,
motivasi.
3. Faktor organisasi, terdiri dari sumber daya, kepemimpinan penghargaan struktur
dan job design.
Kinerja individu adalah hasil kerja karyawan baik dari segi kualitas maupun
kuantitas berdasarkan standar kerja yang telah ditentukan. Kinerja karyawan akan
tercapai apabila didukung oleh atribut individu, upaya kerja (work effort) dan dukungan
perusahaan. Dengan kata lain kinerja karyawan merupakan hasil dari:
1. Atribut individu, yang menentukan kapasitas untuk mengerjakan sesuatu.
Atribut individu meliputi faktor individu dan faktor psikologis.
2. Upaya kerja (work effort), yang membentuk keinginan untuk mencapai sesuatu.
3. Dukungan organisasi, yang memberikan kesempatan untuk berbuat sesuatu.
Faktor-faktor kinerja terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal
(Mangkunegara, 2005 p.67).
Faktor internal (disposisional) yaitu faktor yang dihubungkan dengan sifat-sifat
seseorang. Misalnya, kinerja karyawan baik disebabkan karena mempunyai
kemampuan tinggi dan seseorang itu tipe pekerja keras, sedangkan jika karyawan
mempunyai kinerja yang buruk disebabkan karena orang tersebut mempunyai
kemampuan rendah dan orang tersebut tidak memiliki upaya-upaya untuk memperbaiki
kemampuannya.
Faktor eksternal yaitu faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang yang berasal
dari lingkungan. Seperti perilaku, sikap, dan tindakan-tindakan rekan kerja, bawahan
atau pimpinan, fasilitas kerja, dan iklim organisasi.
Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi organisasi adalah:
1. Penyesuaian kompensasi.
2. Perbaikan kinerja.
3. Kebutuhan latihan dan pengembangan.
4. Pengambilan keputusan dan penempatan promosi, motivasi, pemecatan dan
perencanaan tenaga kerja.
5. Membantu diagnosis terhadap kesalahan desain pegawai.
2.2.7 Indikator – Indikator Kinerja
Dalam bentuk apresiasi yang di berikan karyawan kepada perusahaan ada kata
kunci untuk mengidentifikasi IKU (Indikator Kinerja Utama) yakni; memiliki proses
bisnis, tujuan yang jelas dari proses bisnis; ada ukuran kuantitatif dan kualitatif dari
hasil dan dibandingkan dengan tujuan; investigasi unsur-unsur yang mempengaruhi
tujuan. Dalam mengindentifikasi IKU (Indikator Kinerja Utama) maka tujuan yang
ingin dicapai harus memiliki ciri-ciri spesifik, terukur, dapat dicapai, orientasi hasil
atau relevan, dan ada batasan waktu.
Seperti halnya IKU (Indikator Kinerja Utama) pada umumnya, untuk ukuran kinerja
sumber daya manusia (SDM) juga memiliki empat kategori yaitu:
(1) Indikator kuantitatif yang mengindikasikan jumlah atau angka contohnya
berupa angka tingkat keluar masuk karyawan; dan produktivitas karyawan.
(2) Indikator praktis yang mengindikasi proses yang sedang berjalan;
contohnya berupa nilai investasi sumberdaya manusia dan jumlah hari pelatihan
bagi karyawan.
(3) Indikator sinyal yang secara spesifik menunjukkan gambaran apakah
perusahaan sedang maju atau sebaliknya; contohnya besarnya pertumbuhan
produktivitas karyawan pertahun selama lima tahun terakhir.
(4) Indikator yang menunjukkan efek suatu kendali perusahaan terhadap
perubahan; contohnya pengaruh pelatihan terhadap pengetahuan, sikap, dan
ketrampilan karyawan; pengaruh peningkatan motivasi terhadap kinerja
karyawan dan pengaruh teknologi terhadap produktivitas karyawan.
IKU (Indikator Kinerja Utama) juga dapat digolongkan menjadi tiga indikator
yakni:
(1) Indikator absolut, contohnya produktifitas karyawan dan revenue
perusahaan perkaryawan dalam waktu tertentu.
(2) Indikator relatif, contohnya persentase karyawan bermotivasi tinggi,
persentase karyawan berpendidikan tinggi, dan persentase biaya pelatihan
terhadap revenue perusahaan.
(3) Indikator tertimbang, contohnya produktifitas karyawan berdasarkan unsur
kontrol pada periode dan kondisi inflasi tertentu. (Hubert K.Rampersad, 2006).
2.3 Kerangka PemikiranPeranan Public Relations
PR sebagai pakar yang berpengaruh
PR sebagai fasilitator komunikasi
PR sebagai teknisi komunikasi
PR sebagai pemecah masalah
Kegiatan Public Relations Internal
Non Mediated / Mediated
Personal Calls 5. Outing
Sharing Knowledge 6. News Letter
Kompensasi insentif 7. Training pada klien
Meeting
KINERJA
Faktor yang mempengaruhi:
Pengetahuan, Kemampuan, Ketrampilan, dan Motivasi
Kinerja Internal PT.Infoflow Solutions
1.Prestasi Kerja
2. Loyalitas karyawan
Gambar 2. 1 Kerangka Pemikir Peran Public Relations Dalam Meningkatkan Kinerja
Karyawan kompilasi teori tentang PR menurut (Kriyantono, 2008).
Dari gambar kerangka pemikiran pada penelitian ini jelas bahwa teori yang
digunakan penulis didalam penelitian yaitu peran Public relations yang terdiri dari:
1. PR sebagai pakar yang berpengaruh
2. PR sebagai fasilitator komunikasi
3. PR sebagai teknisi komunikasi
4. PR sebagai pemecah masalah
Kemudian diteruskan dilihat berdasarkan wawancara mendalam dan observasi bahwa
ditemukan bahwa PR internal didalam perusahaan yaitu:
1. Personal Calls 5. Outing
2. Sharing Knowledge 6. News Letter
3. Kompensasi insentif 7. Training pada klien
4. Meeting
Berdasarkan metode kualitatif menyebutkan bahwa teori PR memiliki media internal
perusahaan yaitu: News Letter, Personal Calls, dan Internet. Setelah itu ditinjau
kembali dari sisi kinerja karyawan PT.Infoflow Solution bahwa hal – hal yang sesuai
Simpulan & Saran
dengan teori yang mempengaruhi terdapat empat faktor yaitu: pengetahuan,
kemampuan, ketrampilan, dan motivasi. Sdangkan karyawan tinjauan dari metode
kualitatif di PT.Infoflow Solutions yaitu tentang pretasi kerja dan loyalitas karyawan
tersebut.
Top Related