CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO
E
FUNÇÃO DOS GERENTES
Prof.Amadeu DAmorim
2006.2
CONCEITOS BÁSICOS DE ADMINISTRAÇÃO
“Um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização” ( Eunice Kwasnicka, 1955, p.17)
“O processo que tem como finalidade garantir a eficiência ( processos adequados) e a eficácia ( produtos, resultados esperados) de um sistema” ( Antonio César Maximiano, 1955,p.60)
“O trabalho envolvendo a combinação e direção da utilização dos recursos necessários para atingir objetivos específicos” (DavidHapton, 1983,p.7)
CONCEITOS BÁSICOS DE ADMINISTRAÇÃO
“Um conjunto de 4 processo básicos: planejamento, organização, liderança e controleo que pressupõe um conjunto de papéis: inter pessoal (representante, líder, elo de ligação), informacional (monitor, disseminador, interlocutor) e decisorial(empreendedor, conciliador, alocador e negociador)” (Henry Mintzberg, 1973, apud David Hapton, 1983, p.30)
“Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controlede todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação” (Idalberto Chiavenato, 998, p.9)
Administração é o processo de reunir recursos humanos e materiais de forma a atingir fins desejados, através de uma organização.
Eficiência e Eficácia
Eficácia: É uma medida do alcance de resultados.
Eficiência: É uma medida da utilização dos recursos nesse processo.
Assim,
Eficiência esta voltada para a melhor maneira ( the best way) pela qual as coisas devem ser feitas ou executadas (métodos) a fim de que os recursos ( pessoas, máquinas, matérias primas) sejam aplicadas da forma mais racional possível.
A Eficiência preocupa-se com os meios, com os métodos e procedimentos mais indicados que precisam ser devidamente planejados e organizados a fim de assegurar a otimização da utilização dos recursos disponíveis.
A Eficiência não se preocupa com os fins, mas simplesmente com os meios. O alcance dos objetivos visados não entra na esfera da competência da Eficiência: é um assunto ligado a Eficácia.
Quando o administrador utiliza os instrumentos fornecidos por aqueles que executam para avaliar o alcance dos resultados, isto é, para verificar se as coisas bem feitas são as coisas que realmente deveriam ser feitas, então ele estar se voltando para Eficácia(alcance dos objetivos por meios dos recursos disponíveis).
PRÁTICA DOS VALORES RELIGIOSOS
PRESENÇA NOS TEMPLOS
GANHAR A PARTIDAJOGAR FUTEBOL COM ARTE
GANHAR OS CÉUSREZAR
OTIMIZAR A UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS
SALVAGUARDAR OS RECURSOS
OBTER RESULTADOSCUMPRIR TAREFAS
ATINGIR OBJETIVOSRESOLVER PROBLEMAS
FAZER AS COISAS CERTASFAZER CORRETAMENTE AS COISAS
ÊNFASE NOS RESULTADOSÊNFÂSE NOS MEIOS
EFICÁCIAEFICIÊNCIA
FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
.Planejamento : identificar quais são os objetivos de uma organização, quais são os meios disponíveis para atingi-los e qual a melhor forma de utilizá-los.
2.Organização: consiste em implementar plano estratégico, alocando os recursos disponíveis de forma otimizada .
3.Direção: trata-se da manutenção das rotinas operacionais e do estímulo a iniciativa inovadoras, garantindo um alto grau de motivação e uma permanente troca entre o cumprimento dos objetivos da organização e dos indivíduos que nela trabalham
4.Controlar: identificar problemas internos á empresa e inerentes ao seu ambiente externo, buscando ajustar as variáveis controladas a estas condições. O resultado desta avaliação servirá de base para a retomada do processo de planejamento, em um ciclo contínuo.
ControleControleControleInformação
Orçamento
ControleControlar
DireçãoLiderançaDesignação
de Pessoal
Direção
Adm de pessoal
Direção
coordenação
Comando
Coordenação
Comanda/
Coordenar
OrganizaçãoOrganizaçãoOrganizaçãoOrganizaçãoOrganizaçãoOrganizar
PlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoInvestigação
Previsão
Planejamento
Prever
DALENeWMANKONNTZGULICKURWICKFAYOL
Processo Administrativo Segundo Clássicos e Neoclássicos
Funções do Administrador como um processo seqüencial
Planejamento Organização Direção Controle
Funções do Administrador
Como um Ciclo Administrativo
Ciclo Administrativo
Planejamento
OrganizaçãoControle
Direção
AS CORREÇÕES E O AJUSTAMENTO
NO CICLO ADMINISTRATIVO
OrganizaçãoControle
Planejamento
O Processo Administrativo A Interação Dinâmica Das Funções Administrativas
Planejamento
Organização
Direção
Controle
O Processo Administrativo
PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE
Definir missão;Formular objetivosProgramar as atividades
Dividir o TrabalhoDesignar as AtividadesAgrupar as atividadesem órgãos e cargosAlocar recursosDefinir autoridade e responsabilidade
Designar as pessoasCoordenar os esforçosComunicar;Motivar;Lidrar;Orientar
Definir padrõesMonitorar o desempenhoAvaliar o desempenhoAção corretiva
As Quatro Funções Administrativas
Recursos
HumanosFinanceirosMateriaisTecnológicoInformação
PlanejamentoFormular objetivos e
Os meios para alcança-los
Controle
Monitorar asAtividades e Corrigir os
desvios
Organização
Desenhar o trabalho,Alocar recursos e
Coordenar atividades
DireçãoDesignar pessoas,
dirigir seus esforços,Motivá-las e comunicá-las
DesempenhoObjetivosProdutosServiços
EficiênciaEficácia
NÍVEIS
DE
PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
DIREÇÃO
CONTROLE
Micro orientada. Aborda cada tarefa ou operação apenas
Curto prazo
Detalhada, especifica e
analítica
Operacional
Aborda cada unidade da empresa
separadamente
Médio prazo
Menos genérico e
mais detalhado
Tático
Macro orientado. Aborda a empresa
como uma totalidade
Longo prazo
Genérico, sintético e
abrangente
Estratégico
AmplitudePrazoConteúdoPlanejamento
Os 3 Níveis de Planejamento
Análise e descrição de
cargos
Cada tarefa ou operação
apenas
Desenho de cargos e tarefas
Operacional
Tipos de departament
alização
Cada departamento isoladamente
Desenho Departamental
Intermediário
Tipos de organização
A empresa como uma totalidade
Desenho Organizacional
Institucional
ResultanteConteúdoTipo de Desenho
Abrangência
Os 3 Níveis de Organização
Cada grupo de pessoas ou
tarefas
Supervisores e
encarregados
SupervisãoOperacional
Cada departamento ou unidade de
empresa
Gerentes e pessoal do meio de campo
GerenciaIntermediário
A empresa ou área da empresa
Diretores e altos
executivos
DireçãoInstitucional
AbrangênciaCargosEnvolvidos
Níveis de Direção
Níveis deOrganização
Os 3 Níveis de Direção
Micro orientado Aborda casa
tarefa ou operação apenas
Curto prazo
Detalhado , especifico e
analítico
Operacional
Aborda cada unidade da
empresa separadamente
Médio prazo
Menos genérico e
mais detalhado
Tático
Macro orientado Aborda a empresa
como uma totalidade
Longo prazo
Genérico, sintético e
abrangente
Estratégico
AmplitudeExtensão deTempo
ConteúdoControle
Os 3 Níveis de Controle
As 4 fases de Controle
Ação Corretiva
Estabelecimento de padrões
Observação do desempenho
Comparação do desempenho Com o padrão estabelecido
Os Níveis Hierárquicos
Administração
Operação
Nível
Institucional
Nível
Intermediário
Nível Operacional
Execução
Presidentes
Diretores
Gerentes
Supervisores
Funcionário e Operários
Os diferentes Níveis da Organização
Administração das operações, Supervisão da execução das tarefas e operações da empresa
Administração de cúpula, definição de
objetivos, Planejamento, Organização,
Direção e Controle
Níveis
Institucional
Intermediário
Operacional
Diretores
Gerentes
Supervisores
Supervisores
e OperáriosExecução das tarefas e operações
A Área de Autoridade
Em Função do Nível Hierárquico
Área
de
Autoridade
Diretor
Gerente
Supervisor
ESTUDOS SOBRE O PAPEL
DOS GERENTES
CHESTER BARNARD (1938) FUNÇÕES DO EXECUTIVO
HENRI FAYOL (1916) PROCESSO ADMINISTRATIVO
HERBERT SIMON (1960) PROCESSO DECISÓRIO
HENRY MINTZBERG (1973) PAPÉIS DO GERENTE
Principais autores que estudaram a figura dos geren tes
Encorajar a iniciativa e o senso de responsabilidad e.
Definir claramente as obrigações.
Organizar a seleção eficiente do pessoal.
Formular decisões de forma simples, nítida e precis a.
Harmonizar atividades e coordenar esforços.
Estabelecer uma autoridade construtiva, competente, enérgica e única.
Cuidar para que a organização humana e material sej a coerente com o objetivo, os recursos e os requisito s da empresa.
Assegurar a cuidadosa preparação dos planos e sua rigorosa execução.
VIII
VII
VI
V
IV
III
II
I
Os 16 deveres do gerente, segundo Fayol .
Combater o excesso de regulamentos, burocracia e papelada.
Ter tudo sob controle.
Supervisionar a ordem material e humana.
Manter a unidade de comando.
Subordinar os interesses individuais ao interesse g eral.
Manter a disciplina.
Usar sanções contra faltas e erros.
Recompensar justa e adequadamente os serviços prestados.
XVI
XV
XIV
XIII
XII
XI
X
IX
Os 16 deveres do gerente, segundo Fayol .
De forma que cada pessoa tenha apenas um superior.
Respeito aos acordos estabelecidos entre a empresa e seus agentes.
A primeira é o direito de mandar e o poder de se fazer obedecer. A segunda, a sanção – recompensa ou penalidade – que acompanha o exercício do poder.
Designação de tarefas específicas para cada pessoa, resultando na especialização das funções e separação dos poderes.
UNIDADE DE COMANDOIV
DISCIPLINAIII
AUTORIDADE E RESPONSABILIDADEII
DIVISÃO DO TRABALHOI
Os princípios da Administração de Fayol.
Os princípios da Administração de Fayol .
Desenvolvimento e manutenção da harmonia dentro da força de trabalho.
Faz aumentar o zelo e a atividade dos agentes.
Manutenção das equipes como forma de promover seu desenvolvimento.
Tratamento das pessoas com benevolência e justiça, não excluindo a energia e o rigor quando necessários.
Um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar.
Hierarquia, a série de chefes do primeiro ao último escalão, dando-se aos subordinados de chefes diferentes a autonomia para estabelecer relações diretas (a ponte de Fayol).
Equilíbrio entre a concentração de poderes de decisão no chefe, sua capacidade de enfrentar suas responsabilidades e a iniciativa dos subordinados.
VIII
ESPÍRITO DE EQUIPEXIV
INICIATIVAXIII
ESTABILIDADE DO PESSOALXII
EQÜIDADEXI
ORDEMX
CADEIA ESCALAR (LINHA DE
COMANDO)IX
CENTRALIZAÇÃO
FUNÇÕES DOEXECUTIVO
Incutir Sensode Propósito
Moral
Trabalhar coma Organização
Informal
Facilitar a
Comunicação
Tomar
Decisões
Entender aAceitação daAutoridade
Funções do executivo, segundo Barnard .
Julgamento e Avaliaç ão de Alternativas
Julgamento e Avaliaç ão de AlternativasDecisãoDecisão
ConcepçãoConcepção
ProspecçãoProspecção
ProblemaProblema
Criação de AlternativasCriação de Alternativas
Análise de um problema ou situação que exige soluçãoAnálise de um problema ou situação que exige solução
Processo de tomar decisões, segundo Herbert Simon .
Papéis Interpessoais
Papéis deInformação
Dez papéis que os gerentes desempenham, segundo Min tzberg.
Papéis deDecisão
Figura de ProaLíder
Ligação
Figura de ProaLíder
Ligação
MonitorDisseminador
Porta-voz
MonitorDisseminador
Porta-voz
EmpreendedorControlador de Distúrbios
Administrador de RecursosNegociador
EmpreendedorControlador de Distúrbios
Administrador de RecursosNegociador
1.PAPÉIS INTERPESSOAIS
Figura de Proa– o executivo desempenha alguns deveres de caráter cerimonial
Líder– o executivo é responsável pelo trabalho das pessoas de sua unidade
Ligação– o executivo faz contatos fora de sua cadeia vertical de comando
2.PAPÉIS DE INFORMAÇÃO
Monitor – o executivo, constantemente, examina seu ambiente a procura de informações, interroga seus contatos de ligação e seus subordinados
Disseminador– o executivo passa algumas de suas informações privilegiadas diretamente as seus subordinados, os quais não teriam de outra maneira acesso a elas
Porta Voz– o executivo envia algumas de suas informações a pessoas fora de sua unidade
3.PAPÉIS DE DECISÃO
Empreendedor– o executivo procura melhorar sua unidade, busca adaptá-las às condições de mudança no ambiente
Controlador de Distúrbio– o executivo responde involuntariamente a pressões.Aqui a mudança está alem de seu controle
Administrador de Recursos– o executivo decide quem obterá o que em sua unidade. Talvez, o recurso mais importante seja o seu tempo
Negociador– o executivo gasta considerável parcela de seu tempo em negociações
HabilidadesTécnicas
HabilidadesHumanas
Habilidades Conceituais
Supervisão de Primeira linha
GerênciaIntermediária
AdministraçãoSuperior
Três tipos de habilidades gerenciais e sua relação com a posiçãosegundo Katz .
HABILIDADES SEGUNDO MINTZBERG
1. Habilidades de relacionamento com colegas
2. Habilidades de liderança
3. Habilidades de resolução de conflitos
4. Habilidades de processamento de informações
5. Habilidades de tomar decisões em condições de ambigüidade
6. Habilidades de alocação de recursos
7. Habilidades de empreendedor
8. Habilidades de introspecção
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