Audit doskonalący system zarządzania
Wyższa Szkoła Bankowa w ToruniuWydział Zarządzania w Bydgoszczy
18 maja 2010
mgr inż. Marcin Szymański
Kilka słów wstępu
O GDS FalcoCentra KompetencjiStudia podyplomowe
2
www.falco.edu.pl
3
GDS FALCO
Procesy
sprzedażowe
Doskonalenie
procesu
handlowego, od
pierwszego
kontaktu z klientem , rozmowy
handlowej po
usługi reklamacyjne i windykację
Syste
my
zarz
ąd
zan
iaO
pty
maln
a
org
aniza
cja
pro
cesó
w
wew
nętrzn
ych
, zw
iększa
jąca
ja
kość i
bezp
iecze
ństw
o
pro
duko
wan
ych
w
yro
bów
lub
świa
dczo
nych
usłu
g
www.falco.edu.pl
4
Od 2005 roku dokonaliśmy:
Ponad 300 klientów instytucjonalnych w kilkunastu branżach
Przeszkoliliśmy około 10.000 uczestników i słuchaczy
Otrzymujemy oceny powyżej 95%
Realizujemy unijne projekty szkoleniowe np.: www.azjip.pl
Posiadamy certyfikat jakości ISO 9001 :2000
www.falco.edu.pl
5
Studia podyplomowe FALCO
Od 5 lat dla naszego partnera WSB w Toruniu projektujemy i realizujemy studia podyplomowe.
Są to: Zarządzanie jakością (5 edycji) Zarządzanie sprzedażą (5 edycji) Windykacja należności (3 edycje) Od 2010 roku – Zarządzanie bezpieczeństwem i jakością
żywności
Audit doskonalący
Ciągłe doskonaleniePlanowanie auditu metodyką DMAICProces auditu i cykl PDCADziałania poauditowe
Ciągłe doskonalenie - jeden z podstawowych standardów zarządzania
Według Deminga 75% przyczyn błędów powstaje w fazie projektowania wyrobu.
Jednocześnie 80% błędów ujawnia się w czasie produkcji, kontroli jakości i u klienta, czyli tam gdzie koszty są największe.
„Jakość powstaje w sali posiedzeń zarządu, nie w hali produkcyjnej”
William Edwards Deming
7
KAIZEN – filozofia ciągłego doskonalenia
„Kiedy firma prowadzi swoje działania nieudolnie, nie tylko marnuje swoje zasoby, ale traci również cenny czas klienta.”
Akio Morita, SONY
Filozofia KAIZEN to jedna z zasad kodeksu samurajów Bushido: „Dzisiaj pokonam człowieka, jakim byłem wczoraj”.
Kaizen jest kompleksową koncepcją współpracy całego personelu firmy, na wszystkich szczeblach w doskonaleniu swojej organizacji. Kaizen pozwala współtworzyć zmiany w firmie Każdemu, eliminować marnotrastwo i cigąle doskonalić organizacji „step by step”.
www.falco.edu.pl
9
Audit wg ISO 19011
Audit to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełniania kryteriów auditu.
Auditor to osoba posiadająca KOMPETENCJE do przeprowadzenia auditu
Kompetencje = Wiedza/Umiejętności/DoświadczenieKompetencje = Uprawnienia
www.falco.edu.pl
10
Cele i zakres procesu auditu
Ocena
Zgodność z wymaganiami• normy• przepisy zew.• regulacje wew.• systemy• klienci
Skuteczność (zdolność osiągania celu)
• systemu• procesu• planów
Potencjał do doskonalenia (ciągłe doskonalenie)
• spostrzeżenia auditowe• pomysły KAIZEN
Efektywność (wykorzystanie zasobów organizacji)• wyposażenie
techniczne• wyposażenie
kontrolno – pomiarowe
• ludzie• infrastruktura• know – how
www.falco.edu.pl
11
Doskonalenie obszarów auditów metodą DMAIC
Define
•Zdefiniuj obszar które chcesz usprawnić (miejsce, proces, zakład, oddział, departament)
Mesaure
•Dokonaj pomiaru – zbierz niezbędne dane i informacje
Analyse
•Przeanalizuj otrzymane dane - zaplanuj rozwiązanie problemu
Improve
•Wykonaj plan poprawy / zrealizuj zaplanowane w poprzednim etapie działania
Control
•Steruj zmianą - spraw, aby zrealizowane działania miały trwały skutek
www.falco.edu.pl
12
Proces auditu wewnętrznego a metoda DMAIC
Define Measure AnalyseImprove Control
KOMUNIKACJA I
ODPOWIE.
NkALi
PLi
P AuLi
Au Au Au Li P Aw?
LiP
Nk
P Aw A A Aw A A AAwA
Aw
AwAuLi
AuLi?
Aw?
P P
DANE Z
PRZEGLĄDU
Program auditów
Plan auditu
Przegląd dokumentacji
Opracowanie check-listy
Spotkanie otwierające
Badanie dokumentacji
Wywiad auditowy
Ocena sytuacji auditowej
Podsumowanie wniosków
Przedstawienie wniosków
Plan działań poauditowych
Realizacja działań poaudit.
Ocena skuteczności działań
Standaryzacja zmian
DANE DO PRZEGLĄDU
www.falco.edu.pl
Etap Improve/Control: Działania poauditowe z zastosowaniem cyklu PDCA Deminga
• Oceń rezultat testu
• Działaj zgodnie z wynikiem oceny
• Przetestuj ją w ograniczonym zakresie
• Zaplanuj zmianę na lepsze
Plan
Do
Check
Act
13
www.falco.edu.pl
14
Przekonywanie do zmian: Metoda KMO
•Jakie są korzyści z planowanej zmiany dla ich stanowiska, działu, firmy?
•W czym ułatwi to im dotychczasową pracę?
•Jakich nieprzyjemnych sytuacji, błędów unikną?
•Jakie nowe cele uda im się dzięki temu osiągnąć
Korzyści (argumenty za)
•Podaj harmonogram, plan działania
•Wyjaśnij odpowiedzialność, uprawnienia
•Ustal zasady komunikacji i dokumentowania projektu
•Określ zasady zaangażowania zasobów firmy / koszty
Metody(sposób
działania)
•Jakich nowych zachowań będziesz od pracowników/ szefa oczekiwał?
•O zaprzestanie jakich zachowań prosisz?
•Czego nie będziesz tolerował?
•Jakie postawy będziesz wyróżniał?
Oczekiwania (na czym ci
zależy)
„Zamiast wychodzić od tego co „my” – czyli ja, menedżer – chcemy, aby „zostało zrozumiane” powinniśmy zacząć od zastanowienia się, co chcą usłyszeć podwładni, co ich interesuje, czyli na co są otwarci.”
Peter Drucker
www.falco.edu.pl
15
Podsumowanie
Zastosowanie auditów do ciągłego doskonalenia systemów zarządzania:
Wymagania norm typu ISO i HACCP 9001, 14001, 22000, 19011, IFS, BRC, GMP+ i in.
Cel auditu ocena potencjałów do doskonalenia – realizuj za pomocą metody DMAIC
W działaniach poauditowych wykorzystuj cykl PDCA Deminga
Przekonuj do zmian na lepsze za pomocą metody KMO
www.falco.edu.pl
Polecana literatura
„Podręcznik zarządzania jakością”, Denis Lock, PWN, Warszawa 2002
„Audyt wewnętrzny”, Krzysztof Czerwiński, Info Audit, Warszawa 2005
„Made in Japan – Akiro Morita i SONY”, WNT, Warszawa 1996 „Droga Toyoty” – Jeffrey K. Liker, MT Biznes, Warszawa 2005 Gemba Kaizen – Masaaki Imai, MT Biznes, Warszawa 2006 „Cel” i „Ścieżka krytyczna” – Elijahu Goldratt, Werbel,
Warszawa 2002 Kaizen Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii - Masaaki
Imai, MT Biznes, Warszawa 2007 „Cztery dni z dr Demingiem. Nowoczesna teoria
zarządzania.” Latzko, Saunders, WNT, Warszawa 1998
16
Dziękuję za uwagę i aktywne uczestnictwo!
Marcin Szymań[email protected]
Zapraszamy na nasze szkoleniawww.falco.edu.pl
www.azjip.pl
17