ARQUIVOTecnologia em Secretariado IV
Prof. Me. Cathia L. Petroni
Equipe• Carolina Felix Moura 1110863-9• Gislaine de Souza Alves 1110855-9• Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1• Pricila Yessayan 1010825-1
Introdução• Industrialização;• Burocracia X Documentos;• Avaliar a importância de cada arquivo.
Conceito• Arquivos são conjuntos organizados de
documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
Arquivos Públicos1. Correntes
2. Temporários
3. Permanentes
Arquivos PrivadosInstituições não - públicas ou pessoas físicas• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade• Definir o que vai no arquivo principal
Importância• II Guerra Mundial e a mudança do conceito• Arquivo Nacional foi criado em 1836
Organização• Segurança• Precisão• Simplicidade• Flexibilidade• Acesso
Arquivo de Prosseguimento• Follow-up
1. Método Cronológico
2. Método Alfabético
3. Métodos Modernos
Referências CruzadasArquivistas: Referência Cruzada
Bibliotecários: Remissão
A Principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que
determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta.
Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição• Veja Pão de açúcar (Veja Também)
TransferênciaA Transferência pretende:
Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;Manter o arquivo em bom estado de conservação
aumentando sua vida útil; e Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.
Tipos de Arquivo•Arquivo ativo: Mantém arquivados os
documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
•Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
•Arquivo morto: armazena documentos
de frequência de uso, consulta ou referência
quase nulas.
Atualização de Arquivo
•Transferência periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.
•Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.
•Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
Conservação e Proteção de Documentos
•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possui importância vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.
•Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e etc.
•Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e pagar, extratos bancários e etc.
Os Documentos considerados vitais para a empresa, além de serem conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais como:
Utilização de cofres à prova de fogo. Preparação de cópias adicionais dos documentos e
envio delas a outros lugares para guardar. Microfilmagem de todos os documentos vitais e
conservação dos microfilmes em local seguro.
Centralização e Descentralização
Ter ou não um especialista em arquivística
para administrar os arquivos da empresa?
Grandes empresas questionam-se sobre as
vantagens e desvantagens. Ambas existem.
POR QUE SIM?
• Eficiência• Responsabilidade• Economia• Uniformidade• Concentração• Utilização
POR QUE NÃO?
• Consulta dificultada• Acúmulo de pessoas• Perda de tempo• Espaço• Dificuldade no sigilo• Dispersão
Como resolver?
Microfilmagem• Como reduzir e racionalizar a produção de
documentos?• Microfilme:
• Processo de reprodução fotográfica reduzida.
Vantagens:
Economia
Redução do volume
Segurança
Durabilidade
Reprodução
Custo
Consulta
O que leva a empresa a utilizar essa técnica?• Necessidade de devolver às pessoas os
originais dos documentos;• Necessidade de conservar os documentos por
mais de cinco anos;• Necessidade de conservar os documentos por
tempo indeterminado ou permanentemente;• Necessidade de proteger os documentos dos
riscos de incêndio, inundação ou furto.
Tipos de Equipamentos:
• Horizontal• Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado
em mapotecas, sendo chamado de “Securit”.
• Vertical• No interior do móvel arquivador:
• Frontal• Lateral
• Rotativo• É muito empregado em atividades que requerem
grande quantidade de consultas
Fichários• Requisitos
• Adequação às necessidades do serviço;• Obtenção de maior economia do espaço;• Facilidade de acesso;• Possibilidade de expansão• Resistência e durabilidade;• Garantia de segurança e conservação de
documentos;• Aparência e funcionalidade.
Modelos de Fichários
Acessórios• Pastas• Guias• Projeções• Tiras de Inserção• Notações
Dinâmica
Dinâmica - Soluções
Contrato
PermanenteRelatórios do departamentoSolicitação de férias em abono pecuniárioTaxas e impostosCorrespondência
1 anoMemorandoRelatório estatísticosLivros de atas 3 anosContas a pagar e receber 5 anos
Publicações A critério da empresa
Tempo de Retenção dos Doc.• Compras
Contratos PermanenteCorrespondências 1 anoFaturas PermanenteLista de Preços 1 anoOrçamentos Recebidos PermanenteRelatório de Estoque PermanenteRelatórios Gerais Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.• Contabilidade e Auditoria
Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 anoAvaliações Laudos PermanenteBalanços, Balancetes e Demonstrações Financeiras. Permanente
Contas a Pagar e Contas a Receber 5 AnosContratos de Razão da Empresa PermanenteDocumentos de Pequeno Caixa 3 AnosEscrituras PermanenteEstatuto PermanenteFaturas, Notas Fiscais 1 ano
Tempo de Retenção dos Doc.• Contabilidade e Auditoria
Livro de Controle de Cheques PermanenteLivro de Atas 3 AnosOrdens de Pagamento 3 AnosRelatórios Anuais PermanenteRelatórios Diversos 5 AnosRelatórios do Departamento PermanenteRelatórios Estatísticos 1 anoTaxas e Impostos Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.• Engenharia
Desenhos PermanenteMapas PermanenteMemorandos 1 anoOrdens de Serviço PermanenteRelatórios PermanenteTestes Experimentais Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.• Geral
• Jurídico
Contratos 5 AnosCorrespondência 3 AnosDocumentos Relativos a Ações PermanenteLicitações Permanente
Correspondência 1 ano
Tempo de Retenção dos Doc.• Pessoal
Contrato de Trabalho A Critério da EmpresaContribuição Sindical PermanenteDeclaração de Dependentes 5 Anos
Ficha de Salário Família 5 Anos do Término do Pagamento
Folha de Pagamento PermanenteGuia de Recolhimento do FGTSPermanenteGuia de Recolhimento do INSS Permanente
Tempo de Retenção dos Doc.• Pessoal
• Propaganda
Rescisão do Contrato de Trabalho PermanenteRelação de Admitidos e Desligados PermanenteSolicitação de Férias em Abono Pecuniário PermanenteSolicitação de PIS Permanente
Contratos com Agências e Gráficas 3 AnosCorrespondência Executiva Ou Oficial PermanenteFilmes Ou Fotolito PermanenteManuscritos A Critério da EmpresaPublicações A Critério da Empresa
Tempo de Retenção dos Doc.• Vendas
Cadastros de Clientes PermanenteMapas de Vendas PermanenteNotas Fiscais PermanentePedidos 2 Anos
8 Mandamentos
Do Arquivo Atualizado
1. Não empilharás papéis e tentarás manter sua mesa sempre limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos:a) O ativo para documentos
frequentemente utilizados;b) O inativo para os raramente
consultados.4. Trabalharás para mais de um
executivo, manterás separados os arquivos de um e de outro.
5. Aceitarás informações para a melhoria de seu arquivo, bem como a alteração de procedimentos e de aparelhos eletrônicos que permitem agilizar o trabalho com mais agilidade e segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em saquinhos plásticos (não usarás clipes ou grampos).
7. Remendarás documentos rasgados antes de arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do arquivo sua localização de arquivamento.
Bibliografia• MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia.
Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2009
• DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo Aranha, 2007
Agradecemos pela Atenção!
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