30
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
APLIKASI ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB (STUDI KASUS : DINAS
ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SAWAHLUNTO)
Imam Gunawan1), Ni’mah Sofyan Redha2), Raja Ayu Mahessya3), Ikhsan4)
1,2 Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang
email: [email protected], [email protected] 3Ilmu Komputer, UPI “YPTK”, Jl. Raya Lubeg padang
email: [email protected] 4Manajemen Informatika, AMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No.1 Padang
email: [email protected]
Abstract
The purpose of the authors in conducting this study is to determine the problems faced by the Office Archives
and Regional Library Sawahlunto in managing the archive data collection and also to produce Digital Archive
Applications, which can inform and manage the collection of archives via the Internet network. The study was
conducted at the Office of Archives and Regional Library of Sawahlunto for three months over two weeks using
research methodology such as Field Research, Library Research and Laboratory Research. This research
produces digital archive application designed by using Codeigniter framework and MySQL database. This
application is web-based in order to make it easier for users to access archives whenever and wherever. The
conclusion of this research can facilitate the staff of Archives and Library Service in managing and grouping
incoming archives so easy in search. In addition, it can avoid missing and damaged archives and facilitate
SKPD users / staff in accessing the archives without being limited by time and space.
Keywords: Digital Archive, CodeIngniter, Web
Abstrak
Tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui permasalah yang dihadapi oleh Dinas
Arsip dan Perpustakaan Daerah Sawahlunto dalam mengelola koleksi data arsip dan juga untuk menghasilkan
Aplikasi Arsip Digital, yang dapat menginformasikan dan mengelola koleksi arsip melalui jaringan internet.
Penelitian dilakukan pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Sawahlunto selama tiga bulan lebih dua
minggu dengan menggunakan metodoligi penelitian seperti Field Research (Penelitian Lapangan), Penelitian
Perpustakaan(Library Research) dan Laboratory Research (Penelitian Laboratorium ). Penelitian ini
menghasilkan aplikasi arsip digital yang dirancang dengan menggunakan framework Codeigniter dan database
MySQL. Aplikasi ini berbasis web agar dapat memudahkan pengguna untuk mengakses arsip kapanpun dan
dimanapun. Kesimpulan dari penelitian ini dapat mempermudah pegawai Dinas Arsip dan Perpustakaan dalam
mengelola dan mengelompokkan arsip-arsip yang masuk sehingga mudah dalam pencarian. Selain itu dapat
menghindari arsip yang hilang dan rusak serta mempermudah pengguna/pegawai SKPD dalam mengakses
arsip tanpa dibatasi ruanng dan waktu.
Kata Kunci: Arsip Digital, CodeIngniter, Web
31
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
PENDAHULUAN
Berawal dari kemunculan internet di era
teknologi yang semakin berkembang membuat
lembaga pengarsipan, baik lembaga
pemerintah dan swasta mulai gencar dalam
mengembangan aplikasi digital (digital
application) di instansi. Internet memberikan
jalan yang mudah untuk mendistribusikan
informasi kepada masyarakat luas tanpa harus
melalui proses yang panjang. Proses yang
panjang pada pengarsipan saat ini, masyarakat
harus datang langsung ke Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah dan bertanya kepada
petugas terlebih dahulu tentang arsip yang
dibutuhkan, setelah itu petugas melakukan
pencarian koleksi arsip yang tersedia.
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009,
pengertian arsip yaitu: “Rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat dan bernegara”. (Rifauddin,
2016)
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Sawahlunto merupakan badan pengelola arsip
daerah yang sangat penting keberadaannya
bagi masyarakat Sawahlunto sebagai pusat
referensi arsip dan juga faktor penting di dalam
penunjang transformasi antara sumber ilmu
(koleksi) dengan pencari ilmu (pengunjung).
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Sawahlunto sampai saat ini
memiliki ribuan arsipyang terdiri dari data
aktif, data dinamis, data statis, data film, data
foto, data surat serta data peminjaman arsip.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Sawahlunto merupakan salah satu kantor
yang bertugas memberikan layanan kepada
semua lapisan unit kerja. Para pengguna
kearsipan tersebut pada umumnya adalah
satuan kerja perangkat daerah (SKPD) Kota
Sawahlunto. Oleh sebab itu, Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto harus
dapat memberikan layanan secara optimal
dengan cara mengetahui keinginan dan
kebutuhan pengguna kearsipan. Namun pada
kenyataannya di Kantor Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto masih
terdapat kerusakan dan hilang pada arsipnya.
Hal ini dapat dilihat dari banyaknya debu yang
menempel pada rak arsip, sampul folder arsip
yang sudah rusak, robek, hilang saat
penyimpanan dan kotor karena sering
dipegang oleh tangan manusia.
Selain itu dalam proses pemeliharaan
dan penyimpanan arsip tidak berjalan dengan
lancar karena arsip yang yang selama ini
disimpan selalu bercampur. Padahal Kantor
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Sawahlunto didirikan dengan tujuan, yaitu
untuk tempat menyimpan arsip dari setiap
instansi yang ada di Kota Sawahlunto.
Seharusnya instansi yang ada di Kota
Sawahlunto, yang akan memanfaatkan Dinas
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Sawahluntosebagai depo arsip,
mengklasifikasi terlebih dahulu arsip-arsipnya
sebelum diserahkan ke Kantor Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Sawahlunto.
Diharapkan adanya suatu aplikasi digital
yang dapat memanajemen arsip. Manajemen
arsipdalam hal ini adalah penciptaan arsip atau
pendataan arsip, penyimpanan, pencarian
arsip, danpenyusutan arsip. Karena belum
adanya pendataan arsip sebelumnya dan arsip
yang tersebar pada berbagai unit, dibutuhkan
pengkategorian arsip atau pengelompokan per
unit agar tidak membuat kesulitan pegawai
dalam pencarian.
32
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Web dapat diartiakan sebagai kumpulan
halaman yang menampilkan informasi data
teks, data gambar diam atau gerak, suara, video
dana tau gabungan dari semuanya, baik yang
bersifat statis maupun dinamis yang
membentuk suatu rangkaian bangunan yang
saling terkait dimana masing-masing
dihubungkan dengan jaringan-jaringan
halaman (hyperlink). (Septima Riyadi,
Retnandi, & Deddy, 2012)
METODE PENELITIAN
Dalam proses penelitian ini, Metode
pengerjaan Aplikasi Arsip Digital
digambarkan dalam bagan berikut :
Gambar 1. Metode Penelitian
1. Field Research (PenelitianLapangan)
Yaitu melakukan observasi langsung ke
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Sawahlunto, baik melalui wawancara
langsung dengan arsiparis, user skpd,
pimpinan dinas dan pihak lainnya yang
berkaitan dengan penelitian.
2. Penelitian Perpustakaan (Library
Research). Yaitu penelitian yang
dilakukan dengan mengumpulkan data
dan bahan bacaan dari perpustakaan
maupun dari media internet, yang
berhubungan dengan bahan penelitian
yang membantu menyelesaikan
permasalahan yang sedang di hadapi.
3. Laboratory Research (Penelitian
Laboratorium). Yaitu penelitian yang
dilakukan di laboratorium komputer
dalam merancang program dan menyusun
laporan, dengan menggunakan perangkat
lunak(software) dan perangkat
keras(hardware).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Sistem
Aplikasi Arsip Digital adalah kumpulan
prosedur–prosedur maupun cara pengolahan
harian arsip secara logis dan sistematis dengan
menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf
ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai
identitas, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi untuk dijadikan bahan referensi (dalam
organisasi) guna mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi pada organisasi
tersebut.
Sistem yang berjalan saat ini dirasa
kurang efektif. Pengarsipan yang dilakukan
masih manual degan menulis dibuku arsip dan
belum tersimpan dengan baik. Ketika arsip
dibutuhkan atau dicari untuk dijadikan bahan
referensi dalam pengambilan keputusan,
arsiparis harus mencari kumpulan arsip yang
ada. Arsip yang seharusnya terpusat dan bisa
ditemukan lebih cepat saat akan dibutuhkan
atau diperlukan, pada sistem pengarsipan yang
ada di Dinas Arsip daerah Kota Swahalunto
saat ini belum tertata secara sistematis. Untuk
keamanan arsip juga dirasa belum aman,
karena arsip manual hanya disimpan dan tidak
adanya sistem kontrol.
Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan sistem menguraikan
kebutuhan sistem agar dapat memberikan
gambaran tentang sistem yang diamati yang
saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan
bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil
analisis sistem lama untuk pembangunan dan
penerapan sebuah aplikasi sistem yang
diusulkan.
1•Field Research
2•Library Research
3•Laboratory Research
33
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional dilakukan
untuk mengetahui kebutuhan pengguna akan
aplikasi yang dibangun. Secara teknis, aplikasi
yang dibangun memiliki beberapa fitur yang
dapat diakses oleh pengguna (User). Dengan
adanya fitur tersebut, pengguna dapat :
a. Melihat daftar arsip yang telah di upload
oleh SKPD yang bersangkutan.
b. Melihat informasi mengenai jenis arsip
yang telah tersimpan.
c. Mencetak berbagai jenis laporan yang
dibutuhkan.
d. Membaca arsip yang telah tersimpan
Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional
meliputi analisis tentang kebutuhan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak
(software) yang digunakan dalam membangun
aplikasi serta pengguna yang dapat
memanfaatkan aplikasi tersebut.
Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk membangun dan
mengimplementasikan aplikasi arsip digital
dibutuhkan beberapa perangkat keras, sebagai
berikut :
Laptop / Komputer
Perangkat laptop / komputer yang dibutuhkan
untuk membangun aplikasi e-jurnal online.
Spesifikasi perangkat yang dibutuhkan adalah
laptop Acer Aspire 4755, RAM 4 GB,
Processor Intel Core i5-3337U 1.8 GHz,
Hardisk 500 GB, dan Qualcomm Atheros
AR5BWB222 Wireless Network Adapter.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk membangun aplikasi aplikasi
arsip digital dibutuhkan beberapa perangkat
lunak sebagai berikut :
Sistem operasi Windows 10, XAMPP,
Framework Codeigniter, Mozila firefox,
Editplus 3, Macromedia dreamweaver
Analisa Pengguna
Sumber daya yang dimiliki oleh Dinas
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Sawahlunto saat ini sudah cukup memadai
untuk menjadi pengguna aplikasi arsip digital.
Serta pengguna disetiap SKPD juga
memungkinkan untuk dapat menggunakan
aplikasi arsip digital kedepannya.
Meskipun mampu mengoperasikan
komputer tetap saja admin harus diberi
pelatihan terlebih dahulu mengenai
pengoperasian sistem aplikasi arsip digital. Hal
ini tentunya akan mengurangi kebingungan
pengguna dalam pengoperasian system
aplikasi, yang semula masih konvensional
menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dengan
demikian diharapkan akan meminimalisasi
kesalahan-kesalahan penggunaanya.
Perancangan dan Pemodelan Aplikasi
Dalam membuat rancangan dan
pemodelan aplikasi ini, digunakan beberapa
diagram sebagai berikut:
Usecase Diagram
Mendeskripsikan kelakuan sistem dari
sudut pandang pengguna, berguna untuk
membantu memahami kebutuhan. Aktor
adalah orang, proses, atau sistem lain yang
mengaktifkan fungsi dari sistem target.
Sebuah use case diagram
menggambarkan secara sederhana fungsi-
fungsi utama dari sistem dan berbagai user
yang akan berinteraksi dengan sistem tersebut.
(Suryasari, Callista, & Sari, 2012)
Adapun aktor yang terlibat dalam sistem
aplikasi arsip digital dapat dilihat pada tabel
berikut :
34
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Validasi
Login Logout
Data User
Data SKPD
Data Bidang
Data
Peminjaman
Data
Pengembalian
Data Koleksi
Arsip
Surat Masuk
Surat Keluar
Laporan
Admin
Arsiparis
User SKPD
System
Gambar 2. Use case diagram Arsip Digital
Tabel 1. Deskripsi Aktor
No. Aktor Deskripsi
1. Admin Admin adalah
penguna yang dapat
mengatur kebanyakan
form master yang ada
pada aplikasi arsip
digital.
2. Pegawai(Arsiparis) Arsiparis adalah
pegawai Dinas Arsip
dan Perpustakaan yang
bertugas mengelola
arsip.
3. User SKPD User SKPD adalah
pegawai yang bekerja
pada kandor satuan
kerja perangkat daerah
(Institusi pengguna
arsip).
Class Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika
diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek
dan merupakan inti dari pengembangan dan
desain berorientasi objek. Class
menggambarkan keadaan (atribut/properti)
suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan
untuk memanipulasi keadaan tersebut
(metoda/fungsi).
Diagram kelas memberikan gambaran
sistem secara statis dan relasi antar mereka.
(Sevin Aldilla, Sutanto, & Sutomo, 2015)
Gambar 3. Class diagram Arsip Digital
Setelah semua proses perancangan,
dilakukan desain database, dan diuji tampilan
output (laporan) Arsip digital dan tampilan
form, seperti dalam tampilan berikut :
Gambar 4. Halaman Beranda
35
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Gambar 5. Koleksi Arsip
Gambar 6. Tambah Arsip
Gambar 7. Surat Masuk
Gambar 8. Tambah Surat Keluar
Gambar 9. Arsip Keluar Pinjam
Gambar 10. Arsip Keluar Kembali
36
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Gambar 11. Arsip Keluar Kembali
Gambar 12. Input Data Admin
Gambar 13. Laporan Data Peminjaman Arsip
Selain dua laporan diatas juga ada
laporan per jenis arsip, per periode simpan,
data user SKPD, data arsip masuk, surat
keluar, cetak peminjaman, cetak
pengembalian, dan cetak data user,
SIMPULAN
Kesimpulan Berdasarkan implementasi
dan pembahasan maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengolahan data arsip menggunakan
perangkat lunak komputer menjadi lebih
memudahkan para petugas dalam
membuat Daftar Koleksi Arsip, dan
meminimalisir kesalahan pengiputan data
arsip.
2. Dengan adanya fasilitas backup data arsip
secara fisik menjadi softcopy sangat
membantu petugas dalam perawatan arsip
karena dapat menghemat tempat
penyimpanan.
3. Pembuatan laporan – laporan arsip dan
data backup data arsip menjadi lebih
mudah .
4. Sistem mampu mengidentifikasi
pembagian hak akses bagi pengguna
berdasarkan user id admin dan pegawai
kelurahan lainnya saat melakukan
registrasi user sehingga pengguna bisa
masuk sesuai dengan hak aksesnya dan
akan ada pesan peringatan jika pengguna
masuk tidak sesuai dengan hak aksesnya.
5. Sistem mampu melakukan pengolahan
dan penyimpanan data pengarsipan yang
nantinya data tersebut akan ditampilkan
dalam halaman pengguna dan pengguna
bisa mengunggah dan mengunduh data
sesuai dengan hak aksesnya.
DAFTAR PUSTAKA
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip
elektronik berbasis teknologi. Khizanah
Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan,
Informasi, Dan Kearsipan, 4(Arsip
elektronik), 168–178.
37
E-ISSN : 2541 – 2469
P-ISSN : 2355 – 7958
JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika
Vol. 4 No. 1 Juli 2017
Septima Riyadi, A., Retnandi, E., & Deddy,
A. (2012). Perancangan Sistem
Informasi Website Subsistem Guru di
Sekolah Pesantren Persatuan Islam 99
RancaBango. Jurnal Algoritma, 9.
Sevin Aldilla, M., Sutanto, T., & Sutomo, E.
(2015). JSIKA Vol. 4, No. 2. September
2015 ISSN 2338-137X. JSIKA, 4(2), 1–
8.
Suryasari, Callista, A., & Sari, J. (2012).
Rancangan Aplikasi Customer Service
Pada PT. Lancar Makmur Bersama.
Jurnal Sistem Informasi (JSI), 4(2), 468–
476.
Top Related