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“Automatización de procesos documentales en el área de Cuentas Corrientes de SEAT”
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! Datos Iniciales! Objetivos del Proyecto! Descripción del Proceso! Solución implementada ! Retornos de Inversion (ROIs)! Evolución del Proyecto
Agenda
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34.1 Experiencia SEAT EspañaDatos iniciales!Con sede en España y presente en más de 70 países,
SEAT se dedica a la producción de automóviles que se superan en diseño y que posean espíritu deportivo. En resumen, "SEAT auto emoción".
!Facturación: 5.862 millones €
!Beneficio: 145 millones €
!Empleados: 12.875 personas
!Unidades producidas: 416.381 (Modelos: Arosa, Ibiza, Cordoba, Altea, Leon, Toledo)
Source: Informe anual 2004. Autorevista nº2.185
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44.1 Experiencia SEAT EspañaDatos inicialesA D M I N I S T R A C I Ó N
CUENTAS CORRIENTES Y FACTURACION (CCYF)
Plantilla ACTUAL= 42
Funciones " Garantizar pago a proveedores " Facturación de coches, piezas y servicios" Administración de las cuentas de proveedores y clientes" Cobro y control de riesgo de clientes españoles y compañías del Grupo VW" Temas legales
Magnitudesimportantes
" 1 millón de documentos/año" Facturación pasiva 6.000 Mio € " Facturación activa 6.300 Mio €
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5Datos Iniciales!Objetivos del Departamento de CCYF
! Realizar el proceso de las transacciones financieras, relativas a clientes y proveedores, de una manera correcta, efectiva y eficiente.
! Asegurar que todas las transacciones contables, de pago y de cobro, son gestionadas de una forma apropiada y correcta.
Ciclo de Ciclo de VentasVentas
Ciclo de Ciclo de ComprasCompras
3.500PROVEEDORES
1.200CLIENTES6.000 Mio € 6.300 Mio €
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6Objetivos del Proyecto!Realizar el proceso de una manera más eficiente y efectiva, mejorando la gestión de los documentos.
!Incrementar la Calidad en el Proceso y mejorar el servicio para los proveedores y los clientes internos y externos.
!Mejorar el proceso relativo a la gestión de los documentos en el Departamento y la Compañía
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7Descripción del Proceso
• Procesos del Ciclo de Compras: 35 3 12 12 8
• Procesos del Ciclo de Ventas: 49 25 18 1 5
Clientes Mercado Interior
Mercado exterior: Prov & Cli.
Inmovil.y
servicios
Prov.materiales nacionales
! Algunas magnitudes:
• Documentos del Ciclo de Compras: 200.000 --> 880.000 páginas/años
• Documentos del Ciclo de Ventas: 830.000 --> 1.920.000 páginas/año
• Archivo Externo - SGA 1.400 cajas / año -> 2.800.000 páginas
• Microfilm: 800.000 páginas
• Papel: 1.200 cajas -> 3.000.000 páginas
• Proveedores: 3.500
• Clientes: 1.200
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8Descripción del Proceso
Facturaciones varias
Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE
Liquidaciones Recambios Facturación coches
Coches Importados
Archivofísico dela factura
Archivofísico dela facturaAutofacturación Materiales
Autofacturación Garantías Facturación EMESMateriales
Facturación Utillajes y Publicaciones
ración Utillajes y Publ
FactuConformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE
icaciones
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1Comprobación
y Contabilización
1Comprobación
y Contabilización
3 días
Peticiones copia facturas
3 %
Facturas
670 facturas / día
Cuentas Corrientes y Facturación
Otras Areasde SEAT
2Proceso
Conformación Factura
2Proceso
Conformación Factura
Facturas
35 días
3 días
3Liberar
Factura para el Pago
3Liberar
Factura para el Pago
1 día
3 días
4Archivo
Factura y Microfilm
4Archivo
Factura y Microfilm
1 día
Total Tiempo Proceso: 47 días
880.000 páginas/año
1 día
> 80% facturas
tardan más de 10 días
en ser conforma-
das!
4.1 Experiencia SEAT EspañaDescripción del Proceso
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10
1Comprobación
y Contabilización
1Comprobación
y Contabilización
x días
Peticiones copia facturas
x %
Facturas
670 facturas / día
Cuentas Corrientes y Facturación
Otras Areasde SEAT
2Proceso
Conformación Factura
2Proceso
Conformación Factura
Facturas
xdías
3 días
3Liberar
Factura para el Pago
3Liberar
Factura para el Pago
x día
3 días
4Archivo
Factura y Microfilm
4Archivo
Factura y Microfilm
x día
Total Tiempo Proceso: x días
880.000 páginas/año
1 día
PAPEL EN PAPEL EN TODO EL TODO EL PROCESOPROCESO
Mayor dedicación Mayor dedicación en la gestión de en la gestión de
proveedores proveedores
Ficheros Ficheros duplicadosduplicados
Pérdida de Pérdida de facturas facturas
Falta de control Falta de control en el proceso de en el proceso de
conformación conformación
Tiempo de Tiempo de valijavalija
Firma físicaFirma física Excesivo Excesivo tiempo en tiempo en
conformaciónconformación
4.1 Experiencia SEAT EspañaDescripción del Proceso
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11Solución implementada
Gestión Documental
Digitalización y Archivo Electrónico
Facturaciones varias
Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE
Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE
Liquidaciones Recambios Facturación coches
Coches Importados
Facturación EMESMateriales
AT Autofacturación MaterialesAF Autofacturación Garantías
Facturación Utillajes y Publicaciones
ración Utillajes y Publ
Factu
icaciones
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12
1Verificación y
contabilización facturas
1Verificación y
contabilización facturas
2Proceso
conformación facturas
2Proceso
conformación facturas
3Liberación del
pago de la factura
3Liberación del
pago de la factura
Pre-verificación e incorporación
al archivo documental
Pre-verificación e incorporación
al archivo documental
Facturas Archivo de facturas
Archivo de facturas
Otras áreas de CCYF
Otras Areasde SEAT
Centro soporte CCYF
PAPEL PAPEL SÓLO SÓLO
EN EN ESTA ESTA ÁREAÁREA
DOCUMENTOS DOCUMENTOS ESCANEADOSESCANEADOS
4.1 Experiencia SEAT EspañaSolución implementada
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13
1Verificación y
contabilización facturas
1Verificación y
contabilización facturas
2Proceso
conformación facturas
2Proceso
conformación facturas
3Liberación del
pago de la factura
3Liberación del
pago de la factura
Pre-verificación e incorporación
al archivo documental
Pre-verificación e incorporación
al archivo documental
Facturas Archivo de facturas
Archivo de facturas
Otras áreas de CCYF
Otras Areasde SEAT
Centro soporte CCYF
No se pierden No se pierden documentosdocumentos
Firma Firma electrónica. electrónica.
Mayor seguridadMayor seguridad
Proceso Proceso conformación conformación
más ágilmás ágil
Mayor Mayor control sobre control sobre
el procesoel proceso
Una única base de datos. Una única base de datos. Única fuente de información.Única fuente de información.
Sustitución Sustitución MicrofilmMicrofilm
Archivo Archivo centralizadocentralizado
Infraestructura IT preparada Infraestructura IT preparada para la integración para la integración
electrónica con proveedoreselectrónica con proveedores
Mejor calidad Mejor calidad de servicio a de servicio a
los los proveedoresproveedores
4.1 Experiencia SEAT EspañaROI- Mejoras logradas
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14ROI- Objetivos!Reducción del tiempo de proceso de aprobación de una factura
(aprox. en un 70%).
!Eliminación del papel en el proceso de aprobación (se estima un ahorro de unos 10.000€/año).
!Eliminación de costes y retrasos derivados de la valija interna (ahorro estimado: 75.000€/año).
!Reducción de la carga de trabajo de los empleados (aumento productividad en aprox. un 40%).
!Ahorro en los tiempos de localización de documentación (aprox. 16 horas / mes de cada persona del departamento).
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15ROI- Subjetivos!Mejora de la calidad del servicio interno y externo.
!Solución preparada para la firma digital y la ampliación a entornos B2B.
!Satisfacción del personal de CCYF.
!Proceso totalmente controlado (informes mensuales de actividad)
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16Evolución del Proyecto!Incorporación de otras compañías el Grupo (sinergias)
!Paso a facturación electrónica
!Portal del proveedor/cliente
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175. Cierre
Luis Fernández-Sanguino PeñaAsesor Caleruega 79, 3º dcha.
28033 MadridTlf: 91.383.62.60
Fax: [email protected]
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