1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan oleh sebuah instansi atau
organisasi untuk membantu proses pengambilan keputusan pada semua aspek
kehidupan, tak terkecuali bagi dunia pendidikan. Salah satu instansi sektor publik
yang memanfaatkan teknologi sistem informasi adalah lembaga perguruan tinggi.
Ketersediaan teknologi informasi saat ini bagi lembaga perguruan tinggi menjadi
kebutuhan untuk menunjang proses pendidikan. Fariani dan Rida (2014), salah
satu kunci keberhasilan perguruan tinggi yaitu pemanfaatan teknologi dan sistem
informasi yang optimal. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan yang baik dalam
pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang saat ini bukan
hanya berperan sebagai support, tetapi juga sebagai enabler bagi berjalannya roda
bisnis organisasi.
Perguruan tinggi merupakan satuan pendidikan yang menyelenggarakan
pendidikan tinggi dan mengemban beberapa fungsi. Undang-undang No. 12
Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, pasal 4 menjelaskan bahwa fungsi dari
perguruan tinggi adalah: (1) mengembangkan kemampuan dan membentuk watak
serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan
bangsa; (2) mengembangkan civitas akademika yang inovatif, responsif, kreatif,
terampil, berdaya saing, dan kooperatif melalui pelaksanaan Tridharma; dan (3)
mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan memperhatikan dan
menerapkan nilai humaniora.
Perguruan tinggi adalah salah satu dari subsistem pendidikan nasional.
Keberadaannya didalam kehidupan berbangsa dan bernegara berperan sangat
penting melalui adanya penerapan Tridharma Perguruan Tinggi, diantaranya yaitu
pendidikan, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat. Ketiga faktor
tersebut memiliki hubungan yang erat, karena penelitian harus dilakukan dengan
menjunjung tinggi kedua dharma yang lain. Penelitian diperlukan di dalam
mengembangkan ilmu pengetahuan serta penerapan teknologi, untuk bisa
melakukan penelitian memerlukan adanya tenaga ahli yang dihasilkan setelah
melalui proses pendidikan. Ilmu pengetahuan yang telah dikembangkan sebagai
salah satu hasil pendidikan dan penelitian hendaknya digunakan melalui
pengabdian pada masyarakat, sehingga masyarakat mampu memanfaatkan dan
juga menikmati kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Sejalan dengan terbitnya Undang-undang Pendidikan Tinggi No.12 tahun
2012 yang diantaranya menetapkan IPB sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan
Hukum, dan diikuti dengan terbitnya Peraturan Pemerintah (PP) No. 58 tahun
2013 mengenai bentuk dan mekanisme pengelolaan keuangan Perguruan Tinggi
Negeri Badan Hukum (PTN-BH) dan PP No.66 tahun 2013 mengenai Statuta IPB,
Tuntuntan sebagai PTN-BH yang memiliki hak pengelolaan otonomi baik dalam
bidang akademik maupun non akademik, mengharuskan IPB untuk dapat
menghasilkan lulusan yang unggul dan pelayanan akademik yang lebih baik lagi.
Enders et al. (2013) dalam penelitiannya menyatakan bahwa kebijakan otonomi
universitas adalah untuk memperkuat kebijakan manajerial dan pengendalian
internal universitas yang dikombinasikan dengan kebijakan regulasi sebagai
kontrol eksternal yang mengarah kepada visi organisasi. Berdasarkan hal tesebut,
2
kedepan IPB harus terus mengupayakan visi, misi dan tujuan serta tugas dan
fungsinya yang bermuara pada terbangunnya mutu penyelenggaraan dan
pengelolaan Tridharma Perguruan Tinggi yang baik, tata pamong PTN-BH yang
kondusif, pelaksanaan program-program pengembangan yang berkualitas dan
didukung oleh sistem manajemen yang handal yang mencirikan reputasi
perguruan tinggi riset yang bertaraf internasional, dan mengutamakan peran aktif
dalam pengarusutamaan pertanian.
IPB memiliki visi menjadi terdepan dalam memperkokoh martabat bangsa
melalui pendidikan tinggi unggul pada tingkat global di bidang pertanian,
kelautan, dan biosains tropika. Mandat IPB menyelenggarakan Tridharma
Perguruan Tinggi dalam rumpun ilmu pertanian dan ilmu-ilmu yang mendukung
berkembangnya pertanian dalam arti luas untuk pembangunan pertanian
Indonesia, dengan kompetensi utama pertanian tropika. Dalam menjalankan
kewajiban Tridharma Perguruan Tinggi, IPB diarahkan untuk kemaslahatan yang
bersifat universal dan ditujukan untuk menjawab permasalahan bangsa dengan
berlandaskan prinsip:
a. pendidikan diselenggarakan secara inklusif, demokratis, dan berkeadilan
dengan menjunjung tinggi norma dan etika akademik, serta nilai-nilai
keagamaan, hak asasi manusia, nilai kultural, kemajemukan, kerukunan, dan
persatuan bangsa;
b. penelitian diselenggarakan secara jujur, obyektif, kreatif, dan inventif dengan
menjunjung tinggi etika penelitian untuk meningkatkan daya saing bangsa
dan kelestarian alam semesta; dan
c. pengabdian kepada masyarakat diselenggarakan secara partisipatif sebagai
manifestasi tanggung jawab sosial IPB, diarahkan terutama untuk
pemberdayaan masyarakat tani, peternak, dan nelayan, masyarakat pedesaan,
serta pelaku usaha pertanian dalam arti luas.
Dalam rangka mencapai reputasi tersebut, perlu dirumuskan serangkaian
pilihan strategis, program yang terarah, dan pencapaian target indikator kinerja
yang terukur. Rencana strategis IPB tahun 2014-2018 terdiri dari 6 (enam) pilar,
yaitu (1) Perluasan akses dan peningkatan mutu pendidikan dan pembinaan
kemahasiswaan, (2) Peningkatan mutu penelitian dan inovasi IPTEKS, (3)
Pembinaan mutu pengabdian kepada masyarakat. (4). Peningkatan kapasitas dan
jejaring kerjasama, (5) Peningkatan kesejahteraan dosen, tenaga kependidikan,
dan mahasiswa, serta (6) Penguatan keterandalan sistem manajemen IPB.
Implementasi pilar-pilar tersebut salah satunya dapat dilakukan dengan
dengan mengembangkan sistem informasi yang baik sehingga dapat mempercepat
dan mempermudah pelayanan kepada stakeholders. Nada dan Wibowo (2015),
sistem informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan
suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu lembaga. Aswati et al. (2015), sistem
informasi dikembangkan dan dibangun karena memiliki manfaat yang besar bagi
komponen sistem di dalam suatu manajemen organisasi atau perusahaan.
IPB telah mengembangkan Sistem informasi secara bertahap melalui
pengembangan sistem aplikasi yang meliputi (i) Sistem aplikasi akademik dan
SPP; KRS Online Mahasiswa Sarjana, Sistem Informasi Akademik Desktop
Mahasiswa Pascasarjana, Sistem Informasi Akademik Desktop Mahasiswa
Sarjana, Sistem Informasi Akademik Online Pascasarjana, Jadwal Ujian
Mahasiswa, Sistem Wisuda, Tuition Fee Application System (SPP); (ii)
3
Pendaftaran Calon Mahasiswa; Seleksi Penerimaan Mahasiswa Pascasarjana,
Seleksi Penerimaan Program Diploma, Seleksi Penerimaan Program Sarjana Alih
Jenis, Ujian Talenta Masuk IPB; (iii) Sistem Informasi Kepegawaian, Absensi
Online, Payroll System, Sistem Administrasi Persuratan, Sistem DUPAK, Sistem
Informasi Kepegawaian (Desktop), Sistem Informasi Kepegawaian (Web Base),
Sistem Kinerja; (iv) Online Journal System; Open Journal system, Remote Access
Scientific Journal; (v) Knowledge Management; IPB Information Resource
Center, IPB Scientific Repository, IPB Vocational Repository; (vi) Course
Software; Lecture Content Management system, Lecture Management System,
Open Courseware; (vii) Multimedia and Communication; IPB Live Streaming,
IPB Staff Web Mail, IPB Virtual Classroom, dan Media Portal.
Permasalahan yang terjadi saat ini adalah berbagai sistem yang dibangun
oleh IPB masih berdiri sendiri-sendiri, sehingga tidak efektif dan efisien dalam
implementasinya, dan ke depannya, semua sistem informasi tersebut perlu
dikembangkan dalam satu sistem yang terintegrasi. Dalam rangka menerapkan
prinsip efisiensi dan efektifitas dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
baik (Good Governance), penciptaan sistem informasi terintegrasi merupakan
solusi yang tepat. Sistem terintegrasi dimaksudkan untuk mengintegrasikan
keseluruhan sub-sub sistem yang ada di IPB dalam kerangka sistem. Mulai tahun
2013 IPB mengembangkan sistem informasi terintegrasi. Pengembangan dan
pemanfaatan sistem informasi terintegrasi ini dimaksudkan untuk pengambilan
keputusan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan IPB.
Salah satu sistem informasi yang menarik untuk dikaji adalah Sistem
Informasi Akademik (SIMAK). SIMAK merupakan sistem program aplikasi
untuk mendukung pelaksanaan registrasi akademik, proses perkuliahan, proses
evaluasi, dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan. SIMAK merupakan
subsistem yang menyangkut aset terbesar IPB yaitu mahasiswa dan juga
menyangkut ruang lingkup IPB yang utama dalam penyelenggaraan perguruan
tinggi yaitu pendidikan.
SIMAK mengintegrasikan proses bisnis akademik dari semua fakultas di
IPB, sehingga memudahkan pemantauan kegiatan proses pembelajaran. Dalam
proses pembelajaran, kepuasan mahasiswa sebagai stakeholder utama perguruan
tinggi merupakan salah satu faktor atau ukuran keberhasilan bagi setiap
pengembangan dan implementasi sistem informasi di perguruan tinggi.
Arambewela dan Hall (2009) menyatakan bahwa kepuasan mahasiswa adalah
tujuan utama setiap Universitas. Mahasiswa yang puas dapat menjadi sumber
keunggulan bersaing yang akan menghasilkan komunikasi dalam bentuk positive
word of mouth, retensi dan loyalitas mahasiswa. Oleh sebab itu dalam
memberikan pelayanan yang optimal perlu dilakukan penelitian terhadap kualitas
implementasi SIMAK. Dalam kurun waktu yang telah berlangsung lama,
dipandang perlu untuk mengevaluasi dan menilai apakah pengembangan SIMAK
dapat dikatakan sukses atau berhasil, khususnya dari sudut pandang pengguna.
SIMAK memiliki 6 kategori pengguna, yaitu : Dekan, Ketua Departemen,
Dosen, Petugas Akademik (Fakultas, Departemen, Direktorat) dan Mahasiswa dan
publik. Setiap pengguna dapat memiliki lebih dari satu peran pada program studi
yang berbeda dengan hanya menggunakan satu account untuk mengakses.
Masing-masing pengguna mempunyai peran yang yang berbeda dalam mengakses
SIMAK. Peneliti juga mempertimbangkan bahwa pengguna yang menggunakan
4
program aplikasi SIMAK ini dapat memberikan penilaian atas kualitas SIMAK
yang mereka gunakan dalam mendukung pekerjaan.
Perumusan Masalah
SIMAK program sarjana IPB merupakan sebuah aplikasi (perangkat lunak)
yang mengatur seluruh proses kegiatan akademik diantaranya penyusunan jadwal
perkuliahan, registrasi ulang melalui pengisian KRS Online, dan laporan data
akademik. Aplikasi SIMAK ini harus dapat memberikan informasi yang akurat
bagi para penggunanya. Dalam implementasi utamanya pada kegiatan yang
berhubungan dengan administrasi akademik, SIMAK dirasa masih ada
kendala/hambatan. Citra kualitas layanan yang baik tidak didasarkan pada sudut
pandang atau persepsi pihak penyedia layanan, melainkan berdasarkan sudut
pandang atau persepsi pengguna, hal tersebut mendasari perlunya melakukan
penelitian untuk mengetahui apakah kualitas SIMAK sudah dapat mengakomidir
harapan dan kepuasan para penggunanya, untuk itu dirumuskan permasalah
penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana tingkat kepuasan pengguna terhadap SIMAK program sarjana
IPB?
2. Bagaimana kendala penggunaan SIMAK program sarjana IPB?
3. Bagaimana rumusan kebijakan untuk perbaikan layanan SIMAK program
sarjana IPB?
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Menganalisis tingkat kepuasan pengguna SIMAK program sarjana IPB
2. Menganalisis kendala penggunaan SIMAK program sarjana IPB
3. Merumuskan rekomendasi kebijakan untuk perbaikan layanan SIMAK
program sarjana IPB
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak pihak yang terkait.
Selain itu penelitian ini diharapkan memiliki beberapa signifikansi yaitu :
1. Signifikansi akademis
Penelitian ini dapat menjadi wawasan baru serta meningkatkan pengetahuan
peneliti mengenai SIMAK IPB.
2. Signifikansi Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan langsung maupun tidak
langsung untuk evaluasi, tujuan dan kepentingan praktis dalam memperbaiki
kualitas dan penguatan keterandalan SIMAK IPB.
Menjadi tolok ukur dalam memperkuat tatakelola data dan sistem informasi
IPB yang mencakup institusi dan unit-unit kerja terkait
5
Menambah referensi dalam kegiatan pemutakhiran layanan informasi dan
teknologi unit kerja.
Menambah referensi mengenai kajian implementasi sistem informasi dan
komunikasi dalam pelayanan administrasi akademik yang dapat dirujuk oleh
para peneliti berikutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah kualitas sistem, kualitas informasi
dan kualitas pelayanan SIMAK program sarjana IPB berdasarkan persepsi
pengguna/user (mahasiswa, petugas akademik fakultas, departemen, direktorat
dan pimpinan) di lingkungan IPB.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Pelayanan Publik
Kunci keberhasilan dari berbagai usaha atau kegiatan yang bersifat jasa
adalah pelayanan. Boediono (2003) pelayanan adalah suatu proses bantuan kepada
orang lain dengan cara-cara tertentu yang memerlukan kepekaan dan hubungan
interpersonal agar terciptanya kepuasan dan keberhasilan. Pelayanan dibedakan
menjadi dua kategori, yakni pelayanan dalam sektor pemerintah (public sector)
dan pelayanan dalam sektor swasta (private sector). Namun pada penelitian ini
lebih memfokuskan pada pelayanan publik mengingat IPB termasuk dalam
kerangka penyelenggara pelayanan publik dalam bentuk jasa.
Pelayanan Publik menurut Thoha (1991), adalah suatu usaha yang dilakukan
oleh seseorang/kelompok orang atau institusi tertentu untuk memberikan
kemudahan dan bantuan kepada masyarakat dalam rangka mencapai tujuan
tertentu. Sinambela (2006), pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemenuhan
keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara, dalam hal ini
bukanlah kebutuhan secara individual tetapi kebutuhan yang sesungguhnya
diharapkan oleh masyarakat, misalnya: kesehatan, pendidikan. Lain halnya
menurut Zauhar (2001) pelayanan publik merupakan suatu upaya membantu atau
memberi manfaat kepada publik melalui penyediaan barang dan jasa
yangdiperlukan oleh mereka. Hadjon et al. (1993) mengartikan public service
sebagai pengabdian serta pelayanan kepada masyarakat. Handayaningrat (1986)
menyatakan public service atau pelayanan umum adalah pelayanan yang diberikan
dengan memegang teguh syarat-syarat efisiensi, efektivitas, dan penghematan,
dengan melayani kepentingan umum di bidang produksi, distribusi, dan konsumsi
yang bergerak dibidang jasa-jasa vital. Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Pelayanan umum didefinisikan sebagai:
Segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintahan di pusat,
di daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik
Untuk Selengkapnya Tersedia di Perpustakaan SB-IPB
Top Related