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Governo do Estado de So Paulo
ALMOXARIFADO E ESTOQUISTA
Programa
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Coordenao:
Clara Maria de Souza Magalhes
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SumrioO que almoxarifado? ................................................................................. 6
Objetivo primordial do almoxarifado ............................................................ 6
Eficincia do almoxarifado ........................................................................... 6
As principais atribuies do almoxarifado .................................................... 7
Terminologias utilizadas no almoxarifado e na administrao de materiais .. 7
Perfil do almoxarife ...................................................................................... 9
O espao e o layout do almoxarifado ............................................................ 9
O layout ................................................................................................. 11
Corredores de acesso s pilhas ou prateleiras ......................................... 12
Espao no Almoxarifado .......................................................................... 13
Movimentao de Cargas e transportes internos ........................................ 14
Manuseio de Materiais ............................................................................... 15
Empilhamento ........................................................................................... 16
O que um palete? ................................................................................. 17
Tipos de paletes ................................................................................... 17
O que um continer? ............................................................................ 18
Equipamentos de proteo individual (EPI) e coletiva (EPC) ........................ 18
Equipamentos de proteo individual (EPI) ............................................. 18
Equipamentos de proteo coletiva (EPC) ................................................ 20
Sistema de armazenamento em prateleiras ................................................ 20
Armazenagem em sua rea externa ............................................................ 21
Simplificao do trabalho ........................................................................ 21
Equipamentos para manuseio de materiais ................................................ 22
Estrutura funcional do Almoxarifado ......................................................... 23
Controle ................................................................................................. 23
Reconhecimento ..................................................................................... 23
Documentao evolvida na Regularizao .................................................. 27
Devoluo ao fornecedor ............................................................................ 28
Armazenagem ............................................................................................ 28
Cuidados na armazenagem ..................................................................... 28
Cuidados especiais ................................................................................. 29
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Itens de estoque ........................................................................................ 30
Corredores de acesso ................................................................................. 30
Portas de acesso ........................................................................................ 30
Prateleiras e estruturas........................................................................... 30
Critrios de armazenagem ......................................................................... 31
Mtodos de armazenagem .......................................................................... 31
Distribuio ............................................................................................... 32
Natureza dos produtos a transportar ...................................................... 32
Classificao da distribuio ................................................................... 33
Documentos utilizados num Almoxarifado ................................................. 33
FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE ..................................................... 34
FICHA DE ASSINATURA CREDENCIADA ................................................ 34
DEVOLUO DE MATERIAL ................................................................... 36
CONTROLE DE MATERIAIS ....................................................................... 40
Poltica de Estoque .................................................................................... 40
Mtodos de manejo de estoque ................................................................... 42
Localizao de materiais ............................................................................ 42
Ponto de pedido de compra ........................................................................ 43
O mtodo ABC de materiais e estoques ...................................................... 44
Controle de Qualidade ............................................................................... 45
Uma poltica inteligente nos estoques ........................................................ 46
Preparao e Planejamento para o inventrio ............................................. 49
Convocao ............................................................................................... 49
Arrumao fsica ....................................................................................... 50
Registro do inventrio ................................................................................ 50
CUT-OFF ................................................................................................... 50
Reconciliaes e ajustes ............................................................................. 52
Segurana no Almoxarifado ....................................................................... 52
Uso de cores como fator de segurana nos almoxarifados ........................ 53
Preveno de Incndios ........................................................................... 55
Proteo contra incndio ......................................................................... 55
Objetivos da Preveno de Incndios no Almoxarifado .......................... 56
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Fogo e incndio ....................................................................................... 57
Definio do Fogo................................................................................. 57
Classe do Fogo ..................................................................................... 58
Incndio ................................................................................................. 60
Causas de Incndios ............................................................................ 60
Sadas de Emergncia ............................................................................. 60
Acesso s viaturas do corpo de bombeiros ............................................... 60
Meios de aviso e alerta ............................................................................ 61
Sinalizao .......................................................................................... 61
Extintores de Incndio ............................................................................ 61
Tipos de extintores .................................................................................. 62
Validade de carga dos extintores........................................................ 64
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O que almoxarifado?
o local devidamente destinado apropriado para armazenagem e proteo
dos materiais de uma empresa.
ainda o local destinado fiel guarda e conservao de matrias, em recinto
coberto ou no, adequado sua natureza. Tem a funo de destinar espaos
onde permanecer cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando
sua localizao, equipamentos e disposio interna condicionados poltica
geral de estoques da empresa.
Objetivo primordial do almoxarifado
impedir divergncias de inventario e perdas de qualquer natureza. O
almoxarifado deve assegurar que o material adequado, na quantidade
devida, estar no local certo quando necessrio, de acordo com as normas
adequadas, objetivando resguardar, alm da preservao da qualidade, as
exatas quantidades.
Para cumprir sua finalidade, o almoxarifado deve possuir instalaes
adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficiente a
um atendimento rpido e eficiente.
Eficincia do almoxarifado
A eficincia de um almoxarifado depende fundamentalmente:
Da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do
consequentemente aumento das viagens de ida e volta;
Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;
Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.
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As principais atribuies do almoxarifado
1. Receber para guarda e proteo os materiais adquiridos pela empresa;2. Entregar os materiais mediante requisies autorizadas aos usurios
da empresa;
3. Manter atualizados os registros necessrios.
Terminologias utilizadas no almoxarifado e na administrao de
materiais
1. Artigo ou item: designa qualquer material, matria-prima ou produtoacabado que faa parte do estoque;
2. Unidade: identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticade apresentao fsica (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma,
vidro, pea, quilograma, metro);
3. Pontos de estocagem: locais aonde os itens em estoque soarmazenados e sujeitos ao controle da administrao.
4. Estoque: conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentesfisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que
permite suprir regularmente os usurios, sem causar interrupes s
unidades funcionais da organizao;
5. Estoque ativo ou normal: o estoque que sofre flutuaes quanto aquantidade, volume, peso e custo em consequncia de entradas e
sadas;6. Estoque morto ou inativo: no sofre flutuaes, esttico;7. Estoque empenhado ou reservado: quantidade de determinado item,
com utilizaes certas, comprometidas previamente e que por alguma
razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel
somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica;
8. Estoque de recuperao: quantidade de itens constitudas por sobrasde retiradas de estoque, salvados (retirados de uso atravs dedesmontagens) etc, sem condies de uso, mas passveis de
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aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o estoque
normal ou estoque de materiais recuperados. Aps a obteno de suas
condies normais.
9. Estoque de excedentes, obsoletos ou inservveis: constitui asquantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou
inteis que devem ser eliminados. Constitui um estoque morto;
10. Estoque disponvel: a quantidade de um determinado itemexistente em estoque, livre para uso;
11. Estoque terico: o resultado da soma do disponvel com aquantidade pedida, aguardando o fornecimento;
12. Estoque mnimo: a menor quantidade de um artigo ou itemque dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou
emergncia (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de
entrega;
13. Estoques mdios, operacionais: considerado como sendo ametade da quantidade necessria para um determinado perodo mais
o Estoque de Segurana;
14. Estoque mximo: a quantidade necessria de um item parasuprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de
Segurana;
15. Ponto de pedido, limite de chamada ou ponto deressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida
requer a anlise para ressuprimento do item;
16. Ponto de chamada de emergncia: a quantidade que quandoatingida requer medida especiais para que no ocorra ruptura no
estoque. Normalmente igual a metade do Estoque mnimo;
17. Ruptura de estoque: ocorre quando o estoque de determinadoitem zera (E=0). A continuao das solicitaes e o no atendimento a
caracteriza.
No almoxarifado trabalham o Almoxarife e seus auxiliares. Tambm podem
atuar profissionais como Estoquista, Apontador e outros.
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Perfil do almoxarife
Seja honesto;
Qualificado;
Comprometido;
Leal;
Disciplinado;
Que possa confiar.
O espao e o layout do almoxarifado
Um dos pontos mais importantes em um almoxarifado seu espao, pois
ele que determina, na verdade, toda a estratgia de compra, de estocagem e
de distribuio.
O espao de um Almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se
possa tirar o mximo proveito de sua rea total.
1. Frequncia o nmero de vezes que um item solicitado oucomprado em um determinado perodo;
2. Quantidade a Pedir a quantidade de um item que dever serfornecida ou comprada;
3. Tempo de tramitao Interna o tempo que um documento leva,desde o momento em que emitido at o momento em que a compra
formalizada;
4. Prazo de Entrega tempo decorrido da data da formalizao docontrato bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria;
5. Tempo de Reposio, Ressuprimento tempo decorrido desde aemisso do documento de compra (requisio) at o recebimento da
mercadoria;
6. Requisio ou Pedido de Compra o documento interno quedesencadeia o processo de compra;
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7. Coleta ou Cotao de Preosdocumento emitido pela unidade decompras, solicitando ao fornecedor proposta de fornecimento. Esta
coleta dever conter as especificaes que identifiquem
individualmente cada item;
8. Proposta de Fornecimento Documento no qual o fornecedorexplicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de
entrega, condies de pagamento etc);
9. Mapa Comparativo de Preosdocumento que serve para confrontarcondies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel;
10. Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que
juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento);
11. Custo Fixo o custo que independente das quantidadesestocadas ou compradas (mo-de-obra, despesas administrativas, de
manuteno etc);
12. Custo Varivelexiste em funo das variaes de quantidadee de despesas operacionais;
13. Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou ArmazenagemSo os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque.
Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada;
14. Custo de Obteno de Estoques, Pedido ou Aquisio constitudo pela somatria de todas as despesas efetivas realizadas no
processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de
pedidos emitidos ou das quantidades compradas.
15. Custo Total o resultado da soma do Custo Fixo com Custode Posse e o Custo de Aquisio;
16. Custo Ideal aquele obtido no ponto de encontro ouinterseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa
o menor valor do Custo total.
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O espao vertical deve ser utilizado ao mximo, fazendo-se uso de prateleiras
ou atravs do empilhamento dos materiais. No entando, alguns pontos
bsicos devem ser considerados:
1. A resistncia dos Materiais que sofrero empilhamento.2. O equipamento disponvel para a execuo de um empilhamento
seguro.
3. A resistncia dos pisos e do pavimento.Usar espao vertical sem critrio pode ocasionar muitos transtornos,
deixando de ser uma soluo para torna-se um problema.
O layout
Almoxarifado um local de grande circulao de pessoas e dos mais vaiados
tipos de produtos. Assim, ao programar o Layout de um almoxarifado no se
deve esquecer:
1. Carga e a descarga de materiais devem ser sempre feitas de formasegura e gil, por i necessrio que os veculos transportadores
(empilhadeiras, guindastes, carregadores, etc.) e os responsveis pelo
armazenamento estejam sempre disponveis.
2. As entradas e as sadas dos materiais no devem possuir bloqueios edevem ser suficientemente compatveis com a dimenso dos produtos
em circulao.
3. A altura do almoxarifado deve ser compatvel com o tipo de produto aser estocado, assim como as portas de entrada e sada.
4. Os pavimentos devem ser projetados de maneira a suportarempilhamentos e/ ou o peso dos materiais estocados.
5. A largura, o comprimento, a altura, o volume etec. Dos materiais queso transportados em veculos so importantes fatores que devero
compor o planejamento do LAYOUT do Almoxarifado.
6. Estruturar o trnsito interno dos veculos dentro do Almoxarifado,levando-se em conta suas dimenses, tamanho dos produtos e
circulao interna.
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Corredores de acesso s pilhas ou prateleiras
As passagens dos corredores devem ser retas e no devem conter obstrues
causadas por empilhamento de matrias ou colunas, de forma a permitir a
direta comunicao entre as portas e todos os setores do Almoxarifado, que
devem estar devidamente identificados e divididos por critrios de
convenincia (cores, nmeros etec).
Outro aspecto importante o da largura dos corredores que devem ser no
mnimo de 3 metros para facilitar o trfego pesado, como empilhadeiras de
1.000 a 2.000 quilos. No caso das passagens transversais, as larguras
devem ser de 2.80 a 3 metros, sendo que a altura das pilhas depende do tipo
de material do almoxarifado.
importante salientar que os materiais devem ser armazenados de acordo
com a sua frequncia de sada. Por exemplo: Os materiais de sada frequente
devem ter suas pilhas ou prateleiras prximas s portas de SADA, enquanto
os de rara sada devem ser armazenados prximos a ENTRADA.
evidente que a maioria dos Almoxarifados encontra-se construdos e
muitas vezes temos uma rea j delimitada para organizarmos o material
que chega e que ser distribudo. No entanto, possvel se reorganizar,
reestruturar as formas de armazenamento, observando as sugestes acima e
levando em conta os seguintes pontos:
- O nmero de materiais que sero mantidos armazenados;
- Dimenses do Almoxarifado (rea e volume);
- Necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divises);
- Treinamento da mo de obra;- O tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do almoxarifado;
- O mximo de operaes realizadas num dia (entrada e sada de
materiais);
- Reformas nas estruturas fsicas do almoxarifado (cobertura, material de
segurana, infraestrutura);
- Material especfico de transporte (carrinhos, empilhadeiras, etc);
- Aquisio do material de segurana.
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Com essas e outras sugestes voc poder perceber que , medida que
estiver desenvolvendo seu Almoxarifado, ser possvel criar um LAYOUT
capaz de atender s suas necessidades.
Espao no Almoxarifado
Um dos maiores problemas de quem cuida de um Almoxarifado como
melhor aproveitar seu espao para manter a organizao e os nveis de
segurana.
Uma correta distribuio do espao dentro do Almoxarifado consiste em
verificar e determinar:
- As quantidades dos materiais A, B, C, D, etc;
- O espao (em metros quadrados), que os metais iro ocupar no
Almoxarifado;
- A metragem dos suportes, prateleiras, estrados, etc, onde os materiais
sero armazenados;
- A rea de entrada e recebimento dos materiais;
- A rea de expedio dos materiais;
- Os corredores internos;
- A rea ocupada pelos sistemas de manuteno interna;
- A rea necessria para os servios de manuteno interna;
- reas para possvel expanso.
Em relao ao espao total disponvel do almoxarifado, possvel se
determinar o espao necessrio para cada grupo de materiais, atravs do
clculo da rea ocupada para cada um dos itens acima. Por exemplo: se um
Almoxarifado possuir 500 metros quadrados os espaos devero ser
subdivididos de tal forma que dentro dessa rea caibam pelo menos os itens
acima relacionados.
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Movimentao de Cargas e transportes internos
Em alguns almoxarifados acontecem coisas como estas:
- Os corredores e as ruas do Almoxarifado esto sempre abarrotados de
material e pessoal caminhando desordenadamente na inteno de
solucionar problemas;
- Equipamentos quebrados e pessoal incapacitado de realizar suas
atribuies;
- Produtos que so constantemente deslocados de um lugar para o outro;
- Grandes distncias entre os pontos de estocagem e os de sada;
- Desvio de funo, ou seja, gente especializada executando outro servio;
- Os operadores de empilhadeiras e carrinhos despedem tempo alm do
necessrio para realizarem seu trabalho;
- Cargas excessivamente pesadas sendo transportadas manualmente, o
que gera gastos elevados de energia e problemas de pessoal;
- Almoxarifado sem o estabelecimento de um sistema de movimentao
(por exemplo, cruzamento excessivo de carrinhos e empilhadeiras numa
mesma via).
Para solucionar tais problemas torna-se necessrio uma reorganizao dos
fluxos e de todo sistema do movimento de cargas e transportes internos.
Assim, antes de toda a equipe se movimentar, leve em considerao alguns
pontos bsicos:
- O que deve ser removido;
- Peso e volume do material;
- Em que direo ser removido;
- A distncia a ser percorrida;
- Quantas vezes a operao ser repetida.
Sempre que possvel, opte pelo transporte mecnico, j que o transporte
manual exige esforo fsico e diminui a produtividade.
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Manuseio de Materiais
Uma das questes mais significativas dentro do Almoxarifado o manuseio
correto dos materiais que sero, ou esto estocados. Com isto se evita
problemas de quebra ou dano de um produto pela forma incorreta de seu
manuseio ou estocagem.
fundamental importncia que no s a mo-de-obra que lida diretamente
com os materiais tenha treinamento mnimo, mas que tambm sejam
seguidas algumas normas bsicas capazes de garantir o bom estado do
produto dentro do Almoxarifado.
Eis algumas dicas que podem ajudar:
- Os produtos devero ser transportados sempre sobre um s veculo. As
mudanas podem ocasionar quedas que danificaro o material;
- Os produtos devem ser manuseados prevendo-se a ocorrncia seguinte
que aquele produto ter Isso ajuda a evitar retrocesso ou voltas
desnecessrias e o congestionamento dos corredores;
- Sempre devem ser utilizados veculos adequados;
- Os transportadores internos devem ser carregados at o limite mximo
de segurana, evitando viagens desnecessrias que sobrecarregariam o
trnsito interno;
- A segurana no transporte imprescindvel. Os manipuladores devem
estar aparelhados com capacetes, culos, luvas, etc. Os veculos devem
sofrer manuteno preventiva.
- As questes de recebimento e entrega devem ser sincronizadas, evitando
contratempos para quem retira e para quem estoca.
evidente que sero necessrios ajustes realidade de cada Almoxarifado.
No entanto, com essas dicas, quem administra o Almoxarifado ter
capacidade de racionalizar o trabalho e agilizar o fluxo dos materiais a serem
guardados e posteriormente distribudos.
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Empilhamento
Empilhar materiais no colocar um sobre o outro de qualquer maneira. O
empilhamento deve ser coerente para facilitara distribuio. A disposio
que se d ao empilhamento possibilita maior segurana e contagem mais
rpida dos materiais. Algumas regras bsicas podem ser seguidas. Vamos a
elas:
- Respeite o limite mximo de altura do teto, que no deve ultrapassar
um metro, isso garante a ventilao e a facilidade nas retiradas;
- Utilize o recurso de caixas de madeiras sobrepostas, quando for o caso;
- Utilize paletes (estrado de madeira que trabalha harmoniosamente com
a empilhadeira de garfo);
- Verifique sempre a resistncia das embalagens. Respeite as indicaes
do fabricante;
- As pilhas devem estar sempre firmes, ou seja, a movimentao de
unidades superiores no deve atuar sobre aquelas unidades que
permanecero empilhadas;
- Programar as diferentes operaes de movimento dos materiais como
um todo, evitando, sempre que possvel, a movimentao em separado,
isto evita riscos e manipulaes desnecessrias, alm de exigir mais
tempo para a carga, descarga e controle, oriundos desse tipo de atividade.
Experincias em grandes empresas demonstram que o uso de paletes (ou
pallets) reduz em 50% o nmeros de funcionrios necessrios
movimentao e ao empilhamento dos materiais. O tempo de carga de
descarga reduz-se em cerca de um tero, com a vantagem dos produtos, j
classificados como seguros e com inspeo atenuada, sarem do caminho
diretamente para o local de estocagem.
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O que um palete?
Um ou uma palete (do ingls pallet) um estrado de madeira. Metal plstico
que utilizado para movimentao de cargas. A forma aportuguesada no
leva acento. A funo do palete a otimizao do transporte de cargas, que
conseguido atravs da empilhadeira e a paleteria, obtendo com isso
vantagens como:
- Reduo de custo homem/hora;
- Menores custos de manuteno do inventrio bem como melhor controle
do mesmo;
- Rapidez na estocagem e movimentao das cargas.
- Racionalizao do espao de armazenagem, com melhor aproveitamento
vertical da rea de estocagem;
- Diminuio das operaes de movimentao;
- Reduo de acidentes pessoais;
- Diminuio de danos aos produtos;
- Melhor aproveitamento dos equipamentos de movimentao;
- Uniformizao do local de estocagem.
Entre as vantagens, temos:
- Espaos perdidos dento da unidade de carga;
- Investimentos na aquisio de pletes, acessrios para fixao da
mercadoria plataforma e equipamentos para a movimentao das
unidades de carga;
- O peso do plete e o seu volume podem aumentar o valor do frete.
Tipos de paletes
- Palete de face simplescom duas ou quatro entradas;
- Palete de face dupla com duas ou quatro entradas, podem ser de
madeira, metal ou plstico.
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O que um continer?
um recipiente fechado ou semifechado para transporte e armazenagem de
mercadorias. Normalmente fabricado em ao mas podemos encontrar
conteiners em madeira ou plstico.
Equipamentos de proteo individual (EPI) e coletiva (EPC)
Equipamentos de proteo individual (EPI)
qualquer dispositivo ou produto de uso individual utilizado pelo
trabalhador, destinado proteo de riscos suscetveis de ameaar a
segurana e a sade no trabalho.
S pode ser posto venda ou utilizado se possuir o CA Certificado de
Aprovaoexpedito pelo ministrio do Trabalho e Emprego.
So obrigaes do empregador:
- Adquirir e fornecer gratuitamente o EPI adequado ao risco de cada
atividade
- Exigir uso dos EPIs;
- Orientar e treinar o trabalhador sobre o uso adequado, guarda e
conservao;
- Substituir imediatamente quando danificados ou extraviados;
- Higienizao e manuteno peridicas;
- Comunicar o MTE sobre irregularidades.
Em contrapartida, so deveres do empregado:
- Usar o EPI, somente para finalidade para qual se destina;
- Responsabilizar-se pela guarda e conservao do equipamento;
- Comunicar ao empregador qualquer alterao que o torne imprprio
para uso;
- Cumprir as determinaes do empregador sobre o uso adequado.
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Os principais EPIS utilizados no Almoxarifado so:
Capacete de seguranadispositivo bsico de segurana em qualquer obra.
O casco feito de material plstico rgido, de alta resistncia penetrao e
impacto. desenhado para rebater o material em queda para o lado,
evitando leses no pescoo do trabalhador. utilizado com suspenso, que
permite o ajuste mais exato cabea e amortece os impactos. Possui um
dispositivo denominado jugular, que dever sempre ser ajustado.
Botina as botas, na verso com biqueira de ao protege de materiais
pesados que podem cair nos ps do usurio.
Luvas o equipamento com maior diversidade de especificaes. So nove
tipos bsicos de luvas existentes no mercado atualmente. No almoxarifado,
as mais usuais so as raspa de outo.
culos de proteoso especificados de acordo com o tipo de risco, desde
materiais slidos perfurantes at poeiras em suspenso, passando por
materiais qumicos, radiao e servios de solda ou corte a quente com
maarico. Nesse ltimo caso, devem ser usadas lentes especiais. Cada
almoxarifado em especificado um tipo de culos de proteo, dependendo do
material manuseado.
Respiradoresasseguram o funcionamento do aparelho respiratrio contra
gases, poeiras e vapores. Contra poeiras incmodas usada a mscara
descartvel. Os respiradores podem ser semi-faciais (abrangem nariz e boca)
ou faciais (nariz, boca e olhos). A especificao dos filtros depende do tipo de
substncia ao qual o trabalhador do Almoxarifado est exposto.
Protetores auriculares protegem os ouvidos em ambientes onde o rudo
est acima dos limites de tolerncia, ou seja, 85 db para oito horas de
exposio.
AventaisProtegem o trax, o abdmen e parte dos membros inferiores do
trabalhador. Os aventais podem ser de raspa de couro (para soldagem ou
corte a quente) ou PVC (contra produtos qumicos e derivados de petrleo).
Sistema de armazenamento em prateleiras.
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Equipamentos de proteo coletiva (EPC)
Equipamento destinado proteo coletiva, como risco de queda ou projeo
de materiais. Devem ser construdos com materiais de qualidade e
instalados nos locais necessrios to logo se detecte o risco.
Num Almoxarifado temos alguns de EPCs, dependendo do tipo de material
envolvido. Podemos citar os dois mais importantes, utilizados em todos os
tipos de Almoxarifado.
So eles:
a) Os de combate incndio, que estudaremos com mais detalhadamenteem outra etapa do curso;
b) Os de sinalizaes de segurana, tais como cones, bandeirolas, placas,sirenes, luzes, etc.
Sistema de armazenamento em prateleiras
Muitas empresas no mundo todo usam o sistema de armazenamento em
prateleiras. Essa uma das formas mais organizadas de armazenar os
materiais e estabelecer sobre eles, junto com as fichas de prateleiras, um
controle de seu estoque.
Hoje existe no mercado brasileiro uma grande variedade de armrios de
ao que na verdade funcionam como um conjunto de prateleiras arranjadas
e servem para estocagem do material. H at armrios para Almoxarifado,
devidamente adaptados s condies de cada usurio. As prateleiras devero
ser arranjadas de tal maneira que qualquer pessoa que esteja habituada
rotina do Almoxarifado possa, sempre que necessitar, encontra os materiais
solicitados o mais rpido possvel.
Uma das formas mais simples e funcionais para a distribuio dos materiais
dentro do Almoxarifado numerara as prateleiras no sentido horrio a partir
da entrada, de modo que a prateleira nmero 01 fique esquerda de quem
entre. Com esse critrio prossegue-se enumerando todas as prateleiras atque a ltima prateleira esteja direita da entrada.
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Armazenagem em sua rea externa
Devido a sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em reas
externas, contguas ao Almoxarifado, o que diminui os custos e em paralelo,
amplia o espao interno para materiais que necessitam de proteo em rea
coberta.
Exemplo: Materiais a granel, tambores e contineres (Fechados), pecas
fundidas, chapa de metal, etc.
Simplificao do trabalho
Simplificar o trabalho sonho de quem administra. Mais ainda, claro, de
quem administra em Almoxarifado. Simplificar o trabalho no torna-lo
primitivo, torna-lo racional, preciso e rpido como o mnimo dispndio de
energia.
A principio isso pode parecer uma tarefa extremamente rdua e complicada,
mas no to absolutamente complexa a ponto de exigir uma reengenharia
administrativa.
H alguns caminhos que podem ser seguidos para auxiliar quem pretende
simplificar o trabalho dentro do Almoxarifado. Basta examinar alguns
aspectos relacionados com as atividades internas. So eles:
- O esboo e a disposio do trabalho;
- Os diversos tipos de materiais, suas dimenses e a forma mais coerente
de transporte e armazenamento;
- Possibilidade de usar transporte mecnico, reduzindo ao mnimo
necessrio os transportes manuais;
- Determinar os trabalhos mais pesados ou desagradveis;
- Problemas com segurana.
Finalizando, antes de se implantar os mtodos simplificados de trabalho, h
a necessidade de um estudo minucioso, que dever ser acompanhado de um
sistema de planejamento, para que o mtodo tenha sucesso e possa
realmente trazer vantagens para quem opta por ele.
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Equipamentos para manuseio de materiais
O manuseio de diversos tipos de materiais de um almoxarifado pode ser
efetuado:
- Manualmente - Trata-se do manuseio mais simples e comum, efetuado
diretamente pelo esforo fsico dos funcionrios;
- Por meio de carrinhos manuais tratas se de manuseio efetuado
tambm atravs de esforo fsico, mais utilizado esse esforo para
impulsionar carrinhos;
- Por meio de empilhadeirasTrata-se de um dos equipamentos mais
versteis para o manuseio de materiais. No possui limitao de direo,
movimentando-se horizontalmente e verticalmente, podendo ser de
motores eltrico, a gs, a diesel o a gasolina;
- Por meio de paleteirasTrata-se de um tipo de empilhadeira manual,
que pode ser mecnica, hidrulica ou eltrica, estando, por conseguinte,
limitada a manuseios horizontais;
- Por meios de pontes rolantes Trata-se de equipamento constitudo
de estrutura metlica, sustentada por duas vigas ao longo das quais a
ponte rolante se movimenta. Entre as duas vigas, sustentado pela
estrutura, corre um carrinho com um gancho.
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Estrutura funcional do Almoxarifado
Controle
O controle dos estoque depende de um sistema eficiente, o qual deve
fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram
disposio e onde esto localizadas as compras em processo de recebimento,
as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
Recebimento
As atividades do recebimento abrangem desde a recepo do material na
entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques e compreendem os
materiais com poltica de ressuprimento e os de aplicao imediata, sofrendo
critrios de conferncia quantitativa e qualitativa.
O reconhecimento compreende quatro fases:
1 FASE: Entrada de materiais;
2 FASE: Conferncia quantitativa;
3 FASE: Conferncia qualitativa;
4 FASE: Regularizao;
Controle Recebimento Armazenagem Distribuio
Estrutura funcional
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1 FASE: Entrada de materiais
Tem como objetivo efetuar a recepo dos veculos transportadores, proceder
triagem da documentao do recebimento (nota fiscais), encaminh-lospara descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o
sistema.
Na portaria da empresa
A entrada de materiais sofre critrios de conferncia primria de
documentao (notas fiscais, garantias, manuais, etc). Que objetiva
identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso:
- Se a compra, objeto da nota fiscal em anlise est autorizada pela
empresa;
- Se a compra devidamente autorizada tem programao prevista,
estando no prazo de entrega contratual.
- Se o nmero do documento e compra conste na nota fiscal.
Aps a consulta ao rgo de compras, deve-se recusar o recebimento para os
casos referentes s compras no autorizadas ou em desacordo com a
programao de entrega, transcrevendo os motivos no verso da nota fiscal.
No Almoxarifado
No Almoxarifado a conferncia est voltada pra volumes, confrontando-se
nota fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra,
posicionamento do veculo no local exato da descarga, providncias de
equipamentos e material de descarga necessrios.
Exame de avarias
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O exame das avarias necessrio para o apontamento de responsabilidades.
A existncia de avarias constatada por meio de anlise de disposio de
carga, observando-se as embalagens ou protees esto intactas e inviolveis
ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, amassamento, etc.
Recusa do recebimento
As divergncias contatas devem ser apontadas no conhecimento de
transporte e tambm no canhoto da nota fiscal. Essas providncias serviro
para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso e
dependendo do exame preliminar resultar a constatao de irregularidades
insanveis em relao s condies contratuais, deve-se recusar o
recebimento, anotando-se, tambm nestes casos, no verso da 1 via da nota
fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos
transportados.
Liberao do transportador
O transportador ser liberado mediante os procedimentos anteriormente
visto e que contemplam a recusa do recebimento, com tambm para os
materiais referentes s notas fiscais devidamente chegadas, assinando-se
canhoto da nota fiscal e o conhecimento do transporte.
Os materiais referentes s notas fiscais aprovadas durante essa etapa tero
sua descarga autorizada.
Descarga
Para a descarga pode ser necessria utilizao de equipamentos, dentre os
quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes, alm
do prprio esforo fsico humano, sendo necessrio envolver o fator
segurana, no s com relao ao material em si como tambm eprincipalmente, ao pessoal envolvido na descarga.
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2 FASE: Conferncia quantitativa
a atividade que verifica se a quantidade declara pelo fornecedor na nota
fiscal corresponde efetivamente recebida. a tpica contagem, devendo-
se optar por um modelo de acusao, no qual o conferente aponta a
quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor,
tambm conhecido por princpio de contagem de cega. A confrontao do
recebido versus faturado efetuada posteriormente, por meio do
regularizador, que analisa as possveis distores detectadas e providencia a
recontagem, a fim de dirimir as dvidas contatadas.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados
utilizando-se um dos seguintes mtodos:
1. Manual: Em casos de pequenas quantidades;2. Por meio de clculos: Para que os casos que envolvam embalagens
padronizadas com grandes quantidades;
3. Por meio de balanas contadoras pesadoras: Para casos queenvolvam grande quantidade de peas, como parafusos, porcas,
arruelas, etc;
4. Pesagem: Para materiais de maior peso e volume, a pesagem pode serfeita com veculo transportador sobre balanas rodovirias ou
ferrovirias, casos em que o peso lquido ser obtido por meio da
diferena entre o peso bruto e tara do veculo. A tara do veculo seu
peso vazio, sem mercadoria.
5. Medio: Em geral, as medies so efetuadas por meio docomprimento e volume.
3 FASE: Conferncia qualitativa
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atividade tambm conhecida como inspeo tcnica. da mais alta
importncia no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa
garantir a adequao do material ao fim a que se destina.
A conferncia qualitativa visa garantir o recebimento adequado do material
contratado atravs do exame das caractersticas dimensionais, especficas e
das restries de especificao.
4 FASE: Regularizao
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao
da conferncia qualitativa e quantitativa, por meio de laudo de inspeo
tcnica e da confrontao das quantidades versus faturadas,
respectivamente, para deciso de aceitar ou recusar e finalmente, pelo
encerramento do processo.
Documentao envolvida na Regularizao
- Nota fiscal
- Conhecimento de transporte
- Documento da contagem efetuada
- Parecer da inspeo, contido no relatrio tcnico de inspeo.
- Especificao da compra
- Catlogo tcnico
- Desenhos
O processamento dar origem a uma das seguintes situaes:
- Liberao de pagamento ao fornecedor, em se tratando de material
recebido sem ressalvas.
- Liberao parcial de pagamento ao fornecedor
- Devoluo de material ao fornecedor
- Reclamao de falta ao fornecedor
- Entrada de material no estoque
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Devoluo ao fornecedor
Quando constata irregularidade insanvel, providencia-se a devoluo das
mercadorias com defeito e / ou em excesso ao fornecedor, acompanhados de
nota fiscal de devoluo, emitida pela empresa compradora.
Deve-se atentar para o prazo decadencial das devolues, que de 10 dias, a
contar do recebimento. Expirado esse prazo e no devolvida a mercadoria, o
fornecedor poder executar a duplicata caso no seja para em seu
vencimento.
A devoluo pode ocorrer tambm quando detectada alguma falha por
deficincia da matria-prima, como o no cumprimento especificao
metalrgica. O fornecedor ser acionado para, em primeiro plano, repor o
material em questo e em seguida, se for o caso, ressarcir os prejuzos
causados.
Armazenagem
O objeto primordial da armazenagem utilizar o espao nas trs dimenses
(comprimento, largura e altura), da maneira mais eficiente possvel. As
instalaes do Almoxarifado devem proporcionar a movimentao rpida e
fcil de suprimentos desde o recebimento at a expedio.
Cuidados na armazenagem
Os principais cuidados na armazenagem de material/mercadoria so:
Determinao do local, em recinto coberto ou no;
Definio adequada do layout;
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Definio de uma poltica de preservao, com embalagens
plenamente convenientes aos materiais;
Ordem, arrumao e limpeza de forma constante;
Segurana patrimonial, contra furtos, incndios, etc.
Cuidados especiais
Devem ser tomados no tocante disposio dos materiais no Almoxarifado, o
qual pode conter produtos perecveis, inflamveis, txicos e outros, que
somados variedade total, definiro os meios de armazenagem.Ao se otimizar a armazenagem, obtm-se:
Mxima utilizao do espao;
Efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo-de-obra e
equipamentos);
Pronto acesso a todos os itens (seletividade);
Boa organizao;
Satisfao das necessidades dos clientes.
A armazenagem compreende em seis fases:
1. Verificao das condies pelas quais o material foi recebido, notocante proteo e embalagem;
2. Identificao dos materiais;3. Guarda na localizao adequada;4. Guarda na localizao fsica de guarda ao controle;5. Verificao das condies pelas quais o material foi recebido, no
tocante proteo e embalagem;
6. Separao para distribuio.
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Itens de estoque
As mercadorias de maior sada do Almoxarifado devem ser armazenadas nas
imediaes da sada ou expedio, a fim de facilitar o manuseio. O mesmo
deve ser feito com os itens de grande peso e volume.
Corredores de acesso
Os corredores de acesso dentro do Almoxarifado devero facilitar o acesso s
mercadorias em estoque:
A largura dos corredores determinada pelo equipamento de manuseio e
movimentao dos materiais.
A localizao dos corredores determinada em funo das portas de acesso
e da arrumao das mercadorias.
Entre as mercadorias e as paredes do edifcio devem existir passagens
mnimas de 60 cm, para acesso s instalaes de combate a incndio.
Portas de acesso
Devem permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentao
de materiais. Tanto sua altura como largura devem ser devidamente
dimensionadas.
Prateleiras e estruturas
Quando houver prateleiras e estruturas no Almoxarifado a altura mxima
dever considerar o peso dos materiais. O topo das pilhas de mercadorias
deve ser distanciar no mnimo de um metro das luminrias do teto ou do
sprinklers (equipamento fixo de combate a incndio).
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As mercadorias leves devem permanecer na parte superior das estruturas e
as mais pesadas devem ser armazenadas nas barras inferiores da estrutura.
O piso deve ser suficientemente resistente para suportar o peso das
mercadorias estocadas e o trnsito dos equipamentos de movimentao.
Critrios de armazenagem
Para o estoque de mercadorias adotamos alguns critrios. As mercadorias
podem ser classificadas quanto a:
Fragilidade;
Combustividade;
Volatizao;
Oxidao;
Explosividade;
Intoxicao;
Radiao;
Corroso;
Inflamabilidade;
Volume;
Peso;
Forma.
Mtodos de armazenagem
- Armazenagem por agrupamento esse critrio facilita as tarefas de
arrumao e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do
espao.
- Armazenamento por tamanho (acomodao) esse critrio permitebom aproveitamento de espao;
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- Armazenagem por frequncia implicam armazenar to prximo
quanto possvel da sada os materiais que tenham maior frequncia de
movimento;
- Armazenagem especialpor meio desse critrio, destacam-se:
- Ambiente climatizado: Destinam-se a materiais cujas propriedades
fsicas exigem tratamento espacial;
- Inflamveis: Os produtos devem ser armazenados em ambientes
prprios e isolados, projetados sobre rgidas normas de segurana;
- Perecveis: Os produtos perecveis devem ser armazenados segundo
sua temperatura indicada pelo fornecedor.
Distribuio
A distribuio a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas
de seus produtos, estando, por consequncia, intimamente ligada
movimentao e ao transporte.
Natureza dos produtos a transportar- Carga geralA carga geral deve ser consolidada para materiais com
peso individual de at 4 toneladas;
- Carga a granel, lquida e slida;
- Carga semiespecializada trata-se de materiais com dimenses e
peso que exigem licena, porm no gabarito que permite trfego em qualquer
estrada;
- Carga especialTrata-se de uma varivel de definio anterior, com
ressalva de que seu trfego exige estudo de rota, para avaliar a largura das
obras e a capacidade das pontes e viadutos;
- Carga perigosaOs produtos classificados como perigosos englobam
mais de 3.000 itens, estando codificados em 9 classes, de acordo com a
norma internacional.
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Classificao da distribuio
Distribuio interna Trata-se da distribuio de matrias-primas,
componentes ou sobressalentes para manuteno, do Almoxarifado ao
requisitante, para continuidade das atividades da empresa;
Distribuio externatrata-se da entrega dos produtos da empresa a seus
clientes, tarefa que envolve o fluxo dos produtos/servios para o consumidor
final, motivo pela qual se adota a denominao de distribuio fsica.
Documentos utilizados num Almoxarifado
- Ficha de Controle de Estoque (para empresas ainda no
informatizadas)destinada a controlar manualmente o estoque, por meio de
apontamentos de quantidades correspondentes s entradas e sadas, como
tambm propiciar o Input para reposio, quando o nvel atingir o ponto de
repor suprimentos;
- Ficha de localizao (tambm para empresas ainda no
informatizadas)Utilizada para indicar as localizaes onde o material est
guardado, sendo ordenadas por ordem de cdigo, em arquivos prprios;
- Ficha de assinatura credenciada Documento utilizado para
identificar os funcionrios autorizados a movimentar o estoque, constando,
alm da assinatura do credenciado, sua qualificao na empresa;
- Requisio de material Documento utilizado para retirada de
material do Almoxarifado;
- Comunicao de Irregularidades Documento utilizado para
esclarecer ao fornecedor os motivos da devoluo quer no aspecto
quantitativo, quer no qualitativo;
- Relatrio Tcnico de Inspeo Documento utilizado para definir,
sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do
fornecedor;
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- Devoluo de Material Documento utilizado para devolver ao
estoque do Almoxarifado as quantidades de materiais, que porventura foram
requisitadas alm do necessrio.
FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE
Confeces Veste Bem
Estoque de Material
Material Unidade Cdigo
Data Histrico Entrada Sada Saldo
FICHA DE ASSINATURA CREDENCIADA
Confeces Veste Bem
ASSINATURAS CREDENCIADAS PARA REQUISIO DE MATERIAIS
Funcionrio Matrcula Departamento Assinatura
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Rotinas rigorosas para a retirada dos produtos preservam os materiais
armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdcios.
A autoridade para retirada do estoque deve estar definida com clareza e
somente pessoas autorizadas podero exercer essa atribuio, mediante a
apresentao de requisio.
Requisio uma solicitao para que seja entregue ao portador o material
constante da mesma. Deve como foi dito acima, ser clara, precisa e conter o
nome e assinatura da pessoa autorizada a solicitar a entrega do
material/produto. Veja a seguir um exemplo de reposio.
Confeces Veste Bem
REQUISIO INTERNA DE MATERIAL N 0220 DATA
___/___/____
Quantidade Unidade Especificao Cdigo do
produto
Departamento
Responsvel pela
Solicitao:
Nome
MatrculaAssinaturaFuncionrio
Responsvel pela Retirada
DESPACHO DO ALMOXARIFADO
Despachado por Observaes Data
___/___/_____
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DEVOLUO DE MATERIAL
Confeces Veste Bem
DEVOLUO DE MATERIAIS
Data Material Unidade Cdigo Motivo da
Devoluo
Quantidade
Um funcionrio do setor de produo, Sr. Adolfo, necessita de retirar do
Almoxarifado os seguintes materiais:
3 bobinas de linha para costura preta;
4 bobinas de linha para costura azul;
1 tesoura de pesponte;
3 agulhas mdias para mquina Overloque e
26 metros lineares de tecido brim azul marinho.
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Aps solicitao ao encarregado do setor, Sr. Mrcio. O funcionrio Adolfo
recebe o seguinte documento interno, preenchido pelo prprio encarregado:
CONFECES VESTE BEM
REQUISIO INTERNA DE MATERIAL N
10.256
DATA
_05__/__01_/__2009___
QUANTIDADE UNIDADE ESPECIFICAO CDIGO DO PRODUTO
03 bobina Linha corrente n
07 costura preta
100259
04 bobina Linha corrente n
07 costura azul
100264
01 pea Tesoura mdia
p/pesponte
100055
03 pea Agulha mdia
p/Oveloque
100022
26 m.I. Brim Santistaazul marinho
100354
DEPARTAMENTO Produo III
RESPONSVEL
PELA
SOLICITAO
NOME: Mrcio
MATRCULA: 0622
ASSINATURA: Mrcio
Silva
FUNC. RESP.
PELA RETIRADA
NOME:
Adolfo
MATR.:
2365
DESPACHO DO ALMOXARIFADO
DESPACHADO POR OBSERVAES DATA
____/____/_____
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De posse da Requisio de Material, Adolfo vai at o Almoxarifado e entrega
a Requisio para o Almoxarife, Roberto. Aps analisar o documento, pega
uma ficha. Essa a j descrita Ficha de Assinaturas Credenciadas. Veja a
ficha que Roberto pegou:
CONFECES VESTE BEM
ASSINATURAS CREDENCIADAS PARA REQUISIO DE MATERIAIS
FUNCIONRIO MATRCULA DEPARTAMENTO ASSINATURA
ADELMO FONSECA 0156 CONTABILIDADE ADELMO
FONSECA
INCIO PINTO
SENA
0287 DPT. PESSOAL INCIO P. SE
MRCIO SILVA 0622 PRODUO III MRCIO SILVA
MARIA
BERNADETE RISO
0701 SERV. GERAIS MARIA B. RISO
ICARO BELOUBE 1209 TESOURARIA ICARO
BELOUBE
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Roberto comparou a assinatura do Sr. Mrcio da requisio com a Ficha de
Assinaturas Credenciadas e constatou que se trata realmente do Sr. Mrcio.
Tambm verificou o nmero da matrcula.
Depois da confirmao, Roberto separou todos os materiais e os entregou a
Adolfo. Em seguida, deu seu despacho no campo drodap da Requisio.
Com a entrega, Roberto anotou na Ficha de estoque de cada produto
entregue a respectiva sada da quantidade. Veja como ficou uma delas:
Confeces Veste Bem
ESTOQUE DE MATERIALMATERIAL UNIDADE CDIGO
Linha corrente n 07 costura preta bobina 100259
DATA HISTORICO ENTRADA SADA SALDO
12/09/2008 Saldo Atual ----- ----- 06
15/09/2008 Requisio
09.123
----- 03 03
03/10/2008 N.F. 22.251 50 ----- 53
22/11/2008 Requisio
09.566
----- 06 47
18/11/2008 Requisio
10.091
----- 05 42
05/01/2009 Requisio
10.256
----- 03 39
Roberto fez semelhante com todas as Fichas de Estoque do restante do
material entregue.
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CONTROLE DE MATERIAIS
O controle de materiais consiste em orden-los segundo um plano
sistemtico capaz de classificar cada produto, ou grupo deles, de maneira
que possam ser facilmente localizados.
Dentre os vrios tipos de codificao, demonstraremos os trs mais usados:
1. Numrica: feita apenas com nmeros arbicos. Exemplo: grampo paragrampeador26/6n 6006
2. Alfanumrica: combinao entre letras e nmeros. Exemplo: grampopara grampeador26/6GG60
3. Decimal: o mais utilizado se compe de trs grupos:Aglutinante: aquele que corresponde ao agrupamento de
materiais.
Exemplo: material de escritrio, produto de limpeza, produto de
segurana etc.
Individualizados: informa cada um dos materiais que constam do
primeiro grupo. Exemplo: pano de cho, gua sanitria, l de ao
Etec.
Descritivo: descreve os materiais pertencentes ao segundo grupo.
Exemplo: pano de cho de 40X72 cm, gua sanitria bomba 5
litros, gua sanitria1 litro.
Poltica de Estoque
As empresas geralmente esto envolvidas em um dilema: quando a empresa
dever estocar? O departamento de vendas deseja um estoque elevado para
atender melhor o cliente e a rea de produo prefere tambm trabalhar com
uma maior margem de segurana de estoque. Em contrapartida, o
departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital
investido e melhorar seu fluxo de caixa.
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A melhor sada para isso criar uma boa poltica de estoques, para que os
interesses da empresa sejam atendidos e os clientes tambm fiquem
satisfeitos.
O planejamento um dos principais instrumentos para o estabelecimento de
uma poltica de estoque do eficiente. Para isso, a empresa dever
acompanhar sistematicamente:
a) Os itens em estoque, verificando lucratividade e posicionamento daempresa no mercado;
b) O recebimento e a correta armazenagem das mercadorias;c) Inventrios peridicos para avaliao das quantidades e do estado dos
materiais estocados.
d) O tempo de reposio de cada mercadoria.Dimensionar o estoque significa definir as quantidades corretas de cada
mercadoria que deve estar no estoque em um determinado perodo de tempo,
para que a empresa no sofra nenhum prejuzo. Para fazer esse
dimensionamento do estoque existem trs instrues bsicas:
1) Os produtos devem ser estocados no menor tempo possvel, fato quereduz custo de
Manuteno e indica que o investimento feito pela empresa na compra
destes produtos rapidamente.
2) O estoque precisa garantir os objetivos principais da empresa, sejameles a produo de 1.000 peas, R$ 10.000,00 em vendas ou a entrega
de mercadorias no mximo em 48 horas.
3) O custo de manuteno dos estoques aumenta na proporo de suadimenso. Isso quer dizer que quanto maior a quantidade de
mercadoria estocada, maior ser o espao fsico necessrio para
guard-la, maior o nmero de funcionrios necessrios e maiores os
gastos para controle.
Sem um adequado planejamento e uma eficiente poltica de estoques, a
empresa fica a merc da sorte, podendo sofrer grandes prejuzos.
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LEMBRE-SE: Estocar mercadorias por muito tempo um fator de
diminuio da lucratividade da empresa.
Mtodos de manejo de estoque
Existem basicamente dois mtodos de manejo do estoque e eles tm
aplicaes diferentes.
1 mtodoPEPS = Primeiro a entrar, primeiro a sair. Ou seja, o material
recebido em estoque guardado de forma seriada.
Por exemplo, suponha que um item tenha entrado no estoque em 3 ocasies
no ms (trs entradas) e que a primeira tenha sido no dia 02, a segunda no
dia 10 e a terceira no dia 18.
No mtodo PEPS, ao ser solicitada por algum setor a mercadoria desse item,
dever ser entregue aquela que entrou no dia 02, ou seja, a entrada mais
velha. Assim, trabalhamos com mercadorias mais recentes. Esse mtodo
utilizado quase em sua totalidade em empresas que tenham gneros
alimentcios em estoque.
2 mtodoUEPS = ltimo a entrar, primeiro a sair. Nesse mtodo o custo
do item empilhado de modo que o ltimo fica no topo da pilha e,
portanto, o primeiro a sair. muito utilizado quando se trata de materiais
no-perecveis, como depsitos de materiais de construo em que a areia,
por exemplo, que entra hoje, despejada sobre a que j estava no local.
Como a areia no estraga, esta ser a primeira a sair.
Localizao de materiais
Localizar materiais dentro do Almoxarifado pode parecer uma tarefa fcil,
contudo, pode tornar-se uma verdadeira caa ao tesouro se no houver, ao
menos, um processo de sistematizao, principalmente se esse Almoxarifado
contiver uma grande variedade de itens.
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H algumas formas de se organizar um Almoxarifado, uma delas j vimos
anteriormente, quando dividimos as prateleiras atravs de cdigos
numricos. Outra forma o arranjo por setores, quando os produtos no
puderem ser colocados em prateleiras.
Podem-se dividir cada setor do Almoxarifado em cores, por exemplo: setor
azul material de higiene; setor verde- material de escritrio e assim por
diante.
Lembre-se de que a combinao de todas as variveis possveis para
identificao iro facilitar a localizao das prateleiras.
Evite adotar critrios muito complexos ou inconvenientes, pois isso
dificultar a memorizao.
Ponto de pedido de compra
importante que o administrador do Almoxarifado saiba qual o momento
em que deve repor seu estoque. muito desagradvel no poder atender a
uma requisio em razo da inexistncia do material no Almoxarifado. Mais
desagradvel ainda quando a ausncia do produto decorrente de uma
falha de previso.
Para minimizar tal problema, uma vez que muito difcil evita-lo,
principalmente em Almoxarifados de elevada rotatividade de materiais, deve-
se conhecer o ponto de pedido de cada material e, periodicamente, realizar
um controle capaz de determinar o ponto de pedido em funo de seus
estoques.
Como h inmeras variveis que influem no estabelecimento do ponto de
pedido de um determinado item, as mais representativas so:
A quantidade mxima do item que dever ser mantido em estoque;
O tempo, em mdia, que esse material permanece estocado;
O tempo que esse material leva para ser consumido nas unidades
requisitantes;
Condies de mercado (sazonalidade, escassez, greves Etec.)
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Levando-se em conta as variveis acima, pode-se ento estabelecer um ponto
de pedido de compra de um determinado item em funo do estoque mnimo
e mximo.
O mtodo ABC de materiais e estoques
Esse mtodo consiste em separar os materiais, em trs grupos: A, B, C,
classificando-os de acordo com os seus valores, e dando mais importncia
aos materiais de maior valor monetrio.
Em todos os Almoxarifados existe um pequeno nmero de itens que
possuem elevado teor financeiro e um grande nmero de outros de menor
valor, assim como uma quantidade intermediria de itens que tm custos
mdios.
Fazendo-se uma comparao entre os valores dos materiais adquiridos e sua
correlao de necessidades, poderamos dividir os itens numa escala de
100%, da seguinte maneira:
MATERIAIS ITENS VALOR
FINANCEIRO
A 5% 75%
B 20% 20%
C 75% 5%
TOTAL 100% 100%
Os diversos fatores que devem ser considerados para classificar os materiais
dentro desse mtodo so:
Tempo de fornecimento;
Volume do material;
Perecebilidade;
Condies de mercado;
Caractersticas particulares.
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Materiais A
Por serem os mais caros e em menor nmero, em geral, devem permanecer
em estoque por pouco tempo.
Materiais B
So os materiais de quantidades e valores intermedirios e podem ficar
estocados por um perodo de tempo mdio (em torno de 60 dias).
Materiais C
So os materiais de pouco valor e de grandes quantidades; portanto, podem
ficar estocados por mais tempo.
Os critrios acima servem como regra, mas cabe ao administrador perceber
que cada material, de acordo com as caractersticas de seu Almoxarifado.
Tem armazenamento prprio e poder sair de um nvel de classificao para
outro.
Por exemplo: materiais perecveis, mesmo que custem pouco em razo de
sua pouca durabilidade, devero transpor o item C e rumar para o item A.
Portanto, cabe ao administrador do Almoxarifado classificar os produtos de
acordo com as prprias caractersticas de cada item, levando em conta sua
prpria experincia e as notas fiscais com os respectivos valores.
Controle de Qualidade
Embora parea irrelevante, o Controle de Qualidade tem funo primordial
no controle de materiais, e esse conceito ultrapassa seus limites vocabulares
alcanando a ideia, aparentemente absurda, de assegurar que o dinheiro,
investido em materiais, esteja sendo corretamente aplicado.
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O controle de qualidade, atravs de processos estatsticos, tem condies de
informar ao setor responsvel pelas especificaes os resultados obtidos nos
testes de desempenho de um dado produto, que at ento eram
desconhecidas, melhorando assim a sua qualidade.
No raro, ocorrem fatos descabidos como a entrega de produtos como o
prazo de validade vencido, sem identificaes legais de embalagem e rtulo e,
por incrvel que possa parecer, um produto completamente diferente daquele
que foi ofertado.
O controle de qualidade deve tambm exercer uma espcie de averiguao
peridica nos estoques, de forma assegurar a qualidade do material
estocado.
Com esse controle, novas formas de estocagem e armazenamento de vrios
produtos podero ser sugeridas, assegurando maior durabilidade e
diminuindo sensivelmente as perdas.
Uma poltica inteligente nos estoques
A ausncia de padronizao nos matrias adquiridos ocasiona um aumento
considervel de itens com a mesma finalidade.
Produtos, cujos fins e metodologia de ao esto ultrapassados, so
adquiridos muitas vezes a preos absurdos, para satisfazer necessidades
pouco significativas. Esse procedimento incha o Almoxarifado ocasionando
um desgaste desnecessrio de pessoal e de maquinrio.
Quando se fala de uma poltica inteligente de estoques, no estamos
apontando apenas para as formas de estocagem, mas na maneira de compra
que gera esse estoque. Estocar produtos ultrapassados implica em aumento
de gastos e dispendido de recurso que poderiam ser utilizados de outra
forma.
Compra demais, compra sem realizar uma avaliao criteriosa do consumo e
sem levar em conta as normas mnimas de segurana, fazem do
Almoxarifado um lugar cheio de produtos, mas vazio de utilidade.
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Uma poltica inteligente de estoque aquela que respeita os limites fsicos do
Almoxarifado e do dinheiro da empresa atendendo a todas as necessidades,
sem desperdcio.
Controle de estoque mnimo
Quando se requisita um material ao Almoxarifado porque h necessidade
dele naquele momento. No atender um pedido pode ocasionar a paralisao
de um determinado setor ou trabalho.
muito desagradvel quando, por ausncia de um estoque mnimo de
segurana, no se pode cumprir a funo bsica de qualquer Almoxarifado:
Suprir
Para evitar que isso ocorra, basta que se tenha um ESTOQUE MNIMO de
itens como garantia mnima de fornecimento.
Estoque mnimo, ou estoque de segurana tem a funo de assegurar que
no ocorra falta de um determinado item, cobrindo eventuais atrasos
derivados dos processos de compra.
Pode-se determinar o estoque mnimo atravs de :
Projeo estimada de consumo;
Clculos e mdulos matemticos;
Baseando-se nos consumos anteriores possvel se estabelecer uma
projeo estimada de cada item, ou grupo de itens, por perodo. Lanando
mo desses dados podem-se estimar os nveis de consumo e a partir dessa
estimativa determinar o valor do estoque de segurana.
H uma considervel quantidade de maneiras e frmulas para o clculo do
estoque mnimo. Ressaltaremos a mais simples, mas capaz de fornecer
quele que cuida do controle das quantidades, condies de calcular
matematicamente seus estoques de segurana.
Formula simples
Emn = C x K
Onde: Emn = estoque mnimo
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C = consumo mdio mensal
K = Fator de segurana arbitrrio com a qual se deseja garantir contra um
risco de ausncia. O fator K arbitrado, ele proporcional ao grau de
atendimento desejado para o item.
Exemplo: Se quisermos que determinada pea tenha um grau de
atendimento de 90% ou seja, queremos uma garantia que somente 10% das
vezes o estoque desta pea seja zero; Sabendo que o consumo mdio mensal
de 60 unidades, o estoque mnimo ser:
Emn = 60 x 0,9
Emn = 54 unidades
Inventrio Fsico
Como garantir do bom funcionamento de um Almoxarifado necessrio que,
periodicamente, executem-se contagens fsicas de seus itens de estoque,
para verificar as discrepncias entre o estoque fsico e os registros.
Os inventrios podem ser:
a) Geral:Efetuado no final do exerccio, abrange todos os itens de estoque de uma s
vez. Por tratar-se de uma operao de durao prolongada, que, por incluir
quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliaes, anlise das
causas e divergncias e consequentemente ajustes.
b) RotativosTem como norma distribuir as contagens ao longo do ano, com maior
frequncia, porm concentrada a cada ms um menor quantidade de itens,
reduzindo o tempo da operao dando melhores condies de anlise das
causas de ajustes e visando melhor controle. Abranger atravs de
contagens programadas todos os itens de vrias categorias de estoque.
Dividindo-se em trs grupos:
Grupo 1neste grupo esto enquadrados os materiais de maior valor em
estoque e os mais requisitados. Devero ser inventariados trs vezes ao ano.
Grupo 2 constitudo por itens de importncia intermediria quando ao
valor de estoque, estratgia e manejo. Estes sero inventariados duas vezes
ao ano.
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Grupo 3 formado pelos demais itens. Caracterizado por itens de pequeno
valor de estoque. Os materiais desse grupo sero inventariados uma vez por
ano.
Preparao e Planejamento para o inventrio
A realizao de um bom inventrio depende muito de seu planejamento e
preparao. Devero ser providenciados:
a) Folhas de convocao e servios, definindo os convocados, datas,horrios e locais de trabalho.
b) Fornecimento de meios de registros de qualidade e quantidadeadequada para uma correta contagem.
c) Reanlise da arrumao fsica.d) Mtodo de treinamento e execuo.e) Atualizao e anlise dos registros.f) Cut-off para documentao e movimentao de materiais a serem
inventariados.
Convocao
Tem como funo esclarecer a motivar as equipes que iro participar do
inventrio, garantindo o bom andamento do trabalho. Com
aproximadamente trs semanas de antecedncia a lista de convocao deve
ser distribuda para cada funcionrio participante. Nesta lista deve conter
ainda: as equipes de 1 contagem (reconhecedores) e as equipes de 2
contagem (revisores). J organizadas.
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Arrumao fsica
As reas e os itens a serem inventariados devero ser arrumados da melhor
forma possvel, agrupando os produtos iguais, identificando todos os
materiais, deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a
movimentao, isolando os produtos que no devam ser inventariados, se for
o caso. Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o
equipamento necessrio para a tomada do inventrio.
Registro do inventrio
importante que o inventrio seja controlado e registrado. Umas das formas
de faz-lo criando um sistema de registro capaz de assegurar e garantir a
contagem correta.
Uma das melhores maneiras de faz-lo atravs de um carto com partes
destacveis para at trs contagens. Os cartes podero ser impressos em
cores distintas para identificar os tipos de estoque a serem contados. Estes
cartes devero ser preenchidos antes de alcanarem os lotes.
Os cartes devem conter, no mnimo, as seguintes inscries:
a) Cdigo;b) Descrio;c) Local;d) Quantidade;e) Unidade;f) Visto;g) Conferido;
CUT-OFF
Poder consistir em um mapa com todos os detalhes dos trs ltimos
documentos emitidos antes da contagem (notas fiscais, empenho,
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requisies etc.) Caso este procedimento no seja vem feito, corre-se o risco
do inventrio no corresponder realidade.
No dever ocorrer movimentao de materiais na data da contagem. Os
fornecedores devero ser instrudos para no entregarem materiais nessa
data.
Atualizao e registro de estoques
Todas as entradas, sadas e saldos dos itens devero estar obrigatoriamente
atualizados at a data do inventrio. O responsvel pelo controle de estoque
ter a incumbncia de assegurar que todos os tipos de documentos
utilizados para registrar o movimento forma considerados.
Contagem de estoque
Todo item do estoque, sujeito ao inventrio, ser contado necessariamente
duas vezes. A primeira contagem ser realizada pela 1 equipe, a qual poder
efetu-la imediatamente aps ter fixado ao lote o carto de inventrio.
Feita as anotaes de contagem na primeira parte do carto, o executor da
contagem o entregar ao responsvel pela primeira contagem, a qual os
entregar, por sua vez, ao responsvel pela segunda contagem.
A segunda equipe analogicamente registrar o resultado de sua contagem na
segunda parte do carto, entregando-o depois ao coordenador de inventrio.
Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventrio para
este item est correto; no caso de no conferir, faz-se necessrio uma
terceira contagem por outra equipe, diferente das que contaram
anteriormente.
A tala identificadora do lote permanecer afixada ao material como prova de
que foi contado. Esta poder ser retirada somente aps o trmino do
inventrio.
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Reconciliaes e ajustes
Os setores envolvidos nos controles de estoque devero providenciar
justificativas para as variaes ocorridas entre o estoque contbil e o
inventariado. O departamento de controle de estoque providenciar a
valorizao em um mapa, cuja funo exibir com clareza as diferenas a
maior e a menos, com tambm a diferena global, entre os dois estoques.
Os percentuais de diferenas podem ser aceitos ou no. Como regra geral
para os itens classe A, no devem ser aceitos ajustes de inventrio,
procurando sempre justificar o motivo da diferena.
Depois de aprovado o ajuste do inventrio, o controle de estoque emitir
relao autorizando os ajustes devidos.
Segurana no Almoxarifado
A movimentao de materiais tem sido uma das causas mais frequentes e
srias dos acidentes, razo pela qual muito importante a segurana nesse
tipo de trabalho. Por isso, devem ser observadas as seguintes regras:
Manter limpo e em bom estado o piso dos locais onde se manipula e
transportam os materiais.
Usar os equipamentos necessrios para proteo pessoal, como
luvas, ao manusear material cortante, culos, botas e avental para
o transporte de cidos, sapatos com bico de ao no manejo de
materiais pesados.
No manipular materiais se as mos ou materiais estiverem sujos
de leo ou substncias escorregadias.
No levantar sozinho materiais de peso excessivo, ou alm de sua
capacidade. No podendo utilizar meios mecnicos, pedir ajuda aos
companheiros de trabalho.
Evitar brincadeiras e competies para verificar quem consegue
levantar maior peso.
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No carregar material e demasia, isso dificulta os passos e a viso.
Manter em boas condies todos os equipamentos destinados
movimentao dos materiais, tais como: empilhadeiras, elevadores,
esteiras etc.
No carregar em demasia os carretos e empilhadeira evitando que o
material possa cair.
No andar em velocidade excessiva dentro do Almoxarifado com os
veculos destinados movimentao de cargas.
No passar ou permanecer sob cargas que esto sendo
movimentadas por guindastes ou pontes rolantes.
Uso de cores como fator de segurana nos almoxarifados
Esse item trata da NB n76, da ABNT, cujo objetivo primordial determinar
as cores que devero ser usadas nos Almoxarifados, a fim de identificar
mquinas e equipamentos de segurana, delimitar reas, advertir contra
perigos eminentes ou eventuais. Sua adoo no almoxarifado possibilita aopessoal que nele trabalha identificar, facilmente, os perigos naturais por
intermdio das cores, quando j familiarizado com a simbologia adotada. Isto
no dispensa, em absoluto, o emprego de outras formas de preveno de
acidentes, tais como cartazes e painis, dentro do Almoxarifado.
O uso das cores deve ser estudado de modo a manter o equilbrio visual
necessrio. O corpo das mquinas e outros equipamentos no devero
possuir as cores empregadas no sistema de segurana. Isso causaria fadigaconfuso e distrao.
Quando aso significado das cores indicadas para uso nos Almoxarifados e
Armazns, observe a tabela a seguir:
NMERO COR SIGNIFICADO1 VERMELHO PERIGO
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2 ALARANJADO ALERTA
3 AMARELO ATENO
4 VERDE SEGURANA
5 AZUL CUIDADO
6 PRPURA RADIAO
7 BRANCO LIMPEZA
8 PRETO DETRITO
Para melhor entendimento veremos o emprego individual das cores:
VERMELHO: a cor usada para distinguir e indicar equipamentos e
aparelhos de proteo e combate a incndios, significando perigo. Por
exemplo: caixas de alarme de incndio, sirenes de alarme, caixas com
cobertores para abafar chamas, extintores de sua localizao, localizao de
mangueiras, baldes de areia ou gua. Sada de emergncia.
ALARANJADO: a cor que indica alerta, deve ser usada nas faces internas
de caixas protetoras de dispositivos eltrico, partes mveis e perigosas das
mquinas e equipamentos de empilhamento, carga e descarga de materiais,
coma a finalidade de alertar o operador na execuo do seu trabalho.
AMARELO: empregada para chamar a ateno, deve ser usado em
corrimes, parapeito, piso de escadas que apresentem perigo; bordas
desguarnecidas de abertura no solo; faixas no piso de entrada de elevadores
e plataformas de carregamento; parede de fundo de corredores sem sada;
cabines, caambas, guindastes, empilhadeiras, pontes rolantes, esteiras,
vagonetas, reboques etc.; comando e equipamentos suspensos que oferecem
perigo.
VERDE: a cor que caracteriza a segurana no trabalho e empregada
para identificar os seguintes materiais: Caixa de equipamentos de socorros
de urgncia; caixa contendo mscaras contra gs; macas; quadros para
exposio de cartazes; boletins de avisos de segurana;
AZUL: a cor empregada para indicar cuidado, fica limitada a avisos contra
uso e movimentao de equipamentos que devem permanecer fora de
servio.
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Devem possuir sinais de advertncia: elevadores; caixas de controles
eltricos; estufas; vlvulas; andaimes; escadas.
PRPURA: a cor usada para indicar os perigos provenientes das
radiaes eletromagnticas penetrantes e partculas nucleares.
BRANCO: a cor que indica limpeza, empregada para assinalar:
localizao de coletores de resduos; localizao de bebedouros; reas
destinadas armazenagem.
PRETO: a cor usada para identificar os coletores de resduos ou detritos.
Poder ser utilizada em substituio ao branco ou combinado com este,
quando as condies do local assim o aconselharem ou permitirem.
Para complementar as normas de cores dentro do almoxarifado,
importante que sejam afixados cartazes de segurana, com a finalidade de
combinar os esforos e todo o pessoal na tarefa de evitar acidentes.
Os cartazes devem ser colocados em pontos estratgicos onde os
trabalhadores parem normalmente, nunca naqueles usados comumente
para avisos normais.
Os corredores devem ser evitados.
Os cartazes no devem ser exibidos por mais de 30 dias consecutivos no
mesmo local, sendo conveniente us-lo em rodzio.
Quando se colocar em cartaz novo, devem-se reunir os empregados do
Almoxarifado e desenvolver uma pequena preleo, explicando seu
significado.
Preveno de Incndios
A implantao da preveno de incndio num almoxarifado se faz por meio
de atividades que visam a evitar o surgimento do sinistro, possibilitar sua
extino e reduzir seus efeitos antes da chegada do Corpo de Bombeiros.
Proteo contra incndio
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definida como medidas tomadas para a deteco e controle do crescimento
do incndio e sua consequente conteno ou extino.
Essas medidas dividem-se em:
1) Medidas ativas de proteo que abrangem a deteco, alarme eextino do fogo (automtica e/ ou manual);
2) Medidas passivas que abrangem o controle dos materiais, meios deescape, compartimentao e proteo da estrutura do edifcio.
Objetivos da Preveno de Incndios no Almoxarifado
1) A garantia de segurana vida das pessoas que se encontrarem nointerior do almoxarifado, quando da ocorrncia de um incndio;
2) A preveno da conflagrao e propagao do incndio, envolvendotodo o Almoxarifado;
3) A proteo do contedo e a estrutura do Almoxarifado;4) Minimizar os danos materiais de um incndio.
Esses objetivos so alcanados pelo:
1) Controle da natureza e da quantidade de materiais combustveisconstituintes e contidos no Almoxarifado;
2) Dimensionamento da compartimentao interna, dodistanciamento entre prateleiras e da resistncia ao fogo dos
elementos de compartimentao;
3) Dimensionamento da proteo e de resistncia ao fogo da estruturado Almoxarifado;
4) Dimensionamento de sistemas de deteco e alarme de incndio e/ou de sistemas de chuveiros automticos de extino de incndios
e/ ou equipamentos manuais para combate;
5) Dimensionamento das rotas de escape e dos dispositivos paracontrole do movimento de fumaa.
6) Controle das fontes de ignio e riscos de incndio;7) Acesso para os equipamentos de combate e incndio;
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8)Treinamento de pessoal habilitado a combater u
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