AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
1Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Organisasi adalah tempat atau wadah dimana orang-
orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan
sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali,
dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-parasarana, data,
dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif
untuk mencapai tujuan organisasi. Secara garis besar dapat
dipahami bahwa organisasi merupakan tempat dimana semua
anggotanya bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi
tersebut. Hal tersebut juga berlaku dalam dunia
kemahasiswaan. Suatu organisasi kemahasiswaan khususnya
di dalam suatu jurusan yang sering disebut himpunan memiliki
fungsi sebagai tempat penyalur aspirasi, pengembangan
potensi, memberikan pelayanan, membentuk karakter dan
berperan dalam kemajuan, jurusan, fakultas, insitutsi maupun
masayarakat yang bermanfaat bagi mahasiswa yang terlibat
secara langsung maupun tidak langsung dalam kepengurusan
organisasi tersebut.
Himpunan merupakan organiasasi yang dinamis karena
pada dasarnya setiap tahun pengurusnya selalu beregenerasi
oleh karena itu dibutuhkan evaluasi berkala terhadap tiap
kepengurusan tersebut agar tidak terjadi kesalahan yang
sama pada setiap kepengurusan. Selain itu evaluasi berguna
untuk memberikan pondasi kuat kepada generasi selanjutnya
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
2Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
dalam melaksanakan kepengurusan himpunan. Dengan
adanya evaluasi baik secara internal dan eksternal Himpunan
jurusan khususnya Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM) dapat
mengakomodir segala bentuk aspirasi dari seluruh
stakeholders agar dapat terus berkembang dan dinamis
menuju ke arah yang lebih baik.
Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan Analisa
Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pembelajaran
Organisasi (RPO). AKO dan RPO merupakan wadah
pembelajaran bagi Himpunan Mahasiswa Mesin (HMM)
dengan menjaring seluruh aspirasi mahasiswa ITS untuk
pengembangan HMM yang lebih baik ke depannya.
Analisa Kondisi Organisasi dan Rencana Pengembangan
Organisasi ini dilakukan untuk mengetahui letak kuadran
kondisi BEM sehingga akan diketahui langkah-langkah yang
lebih baik terkait perbaikan organisasi yang lebih dinamis dan
sesuai dengan kebutuhan peradaban masa kini. Langkah awal
dalam AKO-RPO ini adalah dengan mengevaluasi organisasi
yang sesuai dengan keadaan aktual yang kemudian dibagi
dalam kelompok permasalahan internal dan eksternal. Setelah
itu dilakukan RPO (Rencana Pengembangan Organisasi)
dengan mengurangi kekurangan-kekurangan dan melakukan
tindak lanjut pengembangan organisasi sehingga tercapai
tujuan dari organisasi tersebut.
1.2 Perumusan Masalah Awal
Perumusan masalah awal dilakukan dengan menganalisa
kondisi BEM ITS baik dari sisi eksternal maupun internal. Hipotesis
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
3Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
dibuat berdasarkan analisa subjektif dari penulis, dengan melakukan
wawancara dengan kabinet BEM ITS 2011/2012. Pada kali ini
wawancara dilakukan dengan Menteri Kooordinator Pergerakan
Mahasiswa BEM ITS sdr. Muhammad Ulil Aidi. Berdasarakan
wawancara dengan beliau, didapatkan gambaran umum
permasalahan BEM ITS sebagai berikut :
Start awal BEM yang terlambat (sekitar bulan Desember)
menyebabkan agenda awal BEM terhambat seperti
internalisasi, pembentukan kabinet, recruitment staff, dsb.
Hal tersebut menjadi berjalan bersamaan dan mengurangi
efektifitas dari kegiatan tersebut.
Peran BEM selaku pemegang ranah sosial-politik di KM ITS
kurang terlihat melalui proker-proker yang dilaksanakan.
Komunikassi ke Grass root di KM ITS kurang maksimal, baik
dari sisi kualitas maupun kuantitas.
Beberapa kementerian mengalami permasalahan
internal seperti kabinet yang tidak bisa menghandle
staff, kondisi staff yang hilang, dan lain sebagainya.
Struktur BEM ITS yang terlalu gemuk sehingga
menyebabkan pembagian ranah tanggung-jawab
kurang seimbang.
Permasalahan-permasalah umum diatas berikutnya akan
diklasifikasikan lebih mendetail lagi berdasarkan ranahnya
(internal-eksternal) maupun berdasarkan atributnya. Setelah
itu akan dijadikan landasan pembuatan kuisioner sebagai
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
4Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
tools validasi permasalahan-permasalahan yang ada di BEM
ITS.
1.3 Tujuan
Tujuan Penyusunan Analisa Kondisi Organisasi dan
Rencana Pengembangan Organisasi ini adalah sebagai
wujud pelaksanaan Kegiatan Pasca Pelatihan LKMM TM
IX FTI ITS. Tidak hanya itu, penyusunan AKO-RPO ini
juga untuk menganalisa kondisi organisasi HMM FTI ITS
dan rencana pengembangannya, sehingga dapat
dijadikan pedoman ataupun rujukan dalam penentuan
strategi untuk pencapaian tujuan dari HMM FTI ITS,
yang nantinya dapat digunakan sebagai rekomendasi
dan referensi untuk kepengurusan HMM FTI ITS
selanjutnya.
1.4 Manfaat
Manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan AKO-RPO dapat
dijelaskan berikut ini :
Manfaat AKO ( Analisis Kondisi Organisasi ) :
1. Untuk mengetahui berbagai faktor yang mempengaruhi kinerja
daari BEM ITS baik dari faktor internal maupun faktor
Eksternal.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
5Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
2. Untuk mengetahui dan menilai kondisi organisasi BEM ITS
3. Dapat dijadikan dasar dan acuan untuk melakukan rencana
pengembangan BEM ITS untuk kepengurusan selanjutnya.
Manfaat RPO ( Rencana Pengembangan Organisasi ) :
1. Membantu dalam mencanangkan strategi ke depan yang harus
dilakukan BEM ITS dalam mencapai tujuannya.
2. Merumuskan tujuan BPH BEM ITS yang lebih khusus, terperinci
dan mudah dipahami.
3. Membantu terwujudnya BEM ITS yang dinamis.
4. Membantu pengelolaan BEM ITS untuk kepengurusan
selanjutnya yang disesuaikan dengan perubahan lingkungan
internal maupun eksternal.
5. Meminimalisir kinerja BEM ITS yang tidak efisien.
6. Membantu BEM ITS dalam perencanaan kegiatan yang pantas
untuk BPH BEM ITS.
7. Membantu merumuskan visi misi BEM yang dapat
memberikan pencitraan positif keluar baik untuk BEM ITS
maupun Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
6Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
BAB II
Deskripsi Organisasi
2.1 Sejarah Organisasi
Mahasiswa merupakan ujung tombak perubahan
bangsa Indonesia. Baik buruknya suatu bangsa dapat
dilihat dari keadaan mahasiswanya. Maka dari itu
mahasiswa perlu untuk terus mengembangkan diri
sebagai proses persiapan untuk menjadi tonggak
pembangunan bangsa di masa yang akan datang. Begitu
pula dengan mahasiswa ITS. Pada tahun 1960 para
mahasiswa ITS berinisiatif untuk membentuk suatu
wadah aktifitas kemahasiswaan, dalam upaya
memperjuangkan idealisme mereka. Hal ini diwujudakan
dengan membentuk organisasi bernama Dewan
Mahasiswa. Zaman terus berlalu, dan kondisi Dewan
Mahasiswa pun menjadi organisasi setingkat institut
yang sangat kuat dalam mengkritik keadaan pemerintah
saat itu.
Pada era tahun 90-an pemerintah merassa terancam
dengan keberadaan mahasiswa yang begitu kokoh dalam hal
memperjuangkan idealismenya. Sehingga pada saat itu
pemerintah mengeluarkan surat keputusan tentang NKK
(Normalisasi Kehidupan Kampus) yang pada intinya ingin
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
7Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
membekukan kegiatan kemahasiswaan. ITS pada saat itu telah
mempunyai alumnus LKMM TM yang akhirnya mengkaji SK
Mendikbud tahu 1990 yang mengatuk NKK. Setelah itu mereka
membentuk Panitia Persiapan Senat Mahasiswa yang disingkat
PPSM. Mereka menyiapkan apa saja yng dibutuhkan untuk
segera membentuk Senat Mahasiswa tingkat Institut yang
menjalankan fungsi eksekutif serta fungsi legislatif.
Mubes I diadakan oleh Senat Mahasiswa yang telah
terbentuk untuk segera membuat suatu pedoman bagi
organisasi kemahasiswaan di ITS agar mempunyai acuan
untuk membentuk AD/ART nya masing-masing. Pada tahun
1998 diadakan mubes II untuk mengkaji kembali relevansi
kondisi kemahasiswaan saat itu. Banyak pihak yang
mempertanyaakn kondisi Senat Mahasiswa ITS yang memiliki
fungsi Legislatif dan fungsi eksekutif. Maka dari itu pada
forum mubes II disepakati harus adanya lembaga eksekutif
untuk menaungi aktifitas kemahasiswaan di ITS. Lembaga
tersebut kemudian diberi nama Badan Eksekutif Mahasiswa
ITS (BEM ITS). Sampai saat ini telah berjalan mubes IV, BEM
ITS tetap menjalankan fungsinya di ranah eksekutif meskipun
terdapat beberapa perubahan ranah kordinasi dengan
elemen-elemen yang lain.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
8Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
2.2 Visi Misi
Adapun visi misi BEM ITS pada periode kepengurusan 2012-
2013 adalah sebagai berikut:
Visi:
“Mengukir Mahakarya KM ITS dengan Semangat VIVAT demi Terwujudnya Kemandirian Bangsa”
Misi:
1. Mendayagunakan potensi KM ITS dalam berkarya yang berlandaskan ilmu pengetahuan, seni, dan teknologi
2. Bersinergi mewujudkan KM ITS yang bersahabat dan bermanfaat
3. Menggagas inspirator bangsa melalui mahasiswa ITS yang kontributif
4. Mendesain pergerakan mahasiswa yang tanggap terhadap permasalahan sosial kemasyarakatan dan kebangsaan
2.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi BPH BEM ITS periode 2011/2012 dipimpin
oleh Presiden BEM ITS. Terdapat 9 Kementerian (PSDM, Dagri,
Hublu, Sosmas, Kesma, Ristek, Medfo, Sospol, Perekonomian) dan 1
BSO IECC. Dalam melaksanakan fungsinya presiden dibantu 2 Sekjen
(Internal dan Eksternal) dan 3 Menteri Koordinator (Lingpus,
Germawa, dan Pengembangan Inovasi dan Karya). Untuk struktur
BEM ITS pada KM ITS dapat dilihat di gambar dibawah ini
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
9Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
10Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
11Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
BAB III
Analisa Kondisi Organisasi
3.1 Faktor Internal Organisasi
3.1.1 Unsur Kekuatan Organisasi
Pengurus BEM ITS memahami visi dan misi BEM ITS
Pengurus memiliki komitmen yang tinggi
Pemgurus BEM ITS memiliki SOB yang -baik terhadap BEM
ITS
Pengurus BEM ITS memiliki loyalitas yang tinggi terhadap
BEM ITS
BPH BEM ITS melakukan controlling staff dengan baik
Program Kerja BEM ITS relatif terlaksana dengan baik dan
sesuai kebutuhan walaupun dalam kondisi kepengurusan
yang singkat
Program kerja BEM ITS saling terkoordinasi antar
kementrian dan relatif berjalan sesuai timeline
3.1.2 Unsur Kelemahan Organisasi
Pengurus BEM ITS tidak hafal visi BEM ITS
Pengurus BEM ITS relatif kurang saling mengenal pengurus
yang berbada kementrian
Staff BEM ITS relatif kurang konsisten dalam mengerjakan
program kerja
Pengurus BEM ITS masih kurang dalam hal internalisasi
Sekretariatan BEM ITS kurang nyaman, rapi, dan terawat
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
12Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
3.2 Faktor Eksternal Organisasi
3.2.1 Unsur Kekuatan Organisasi
Hubungan dan koordinasi BEM ITS dengan birokrasi cukup
baik
BEM ITS memiliki hubungan yang baik dengan IKA ITS adn
sponsorship
BEM ITS memiliki hubungan dan koordinasi yang baik
dengan HMJ, BEM Fakultas,LDK yang ada di ITS
Website BEM ITS sering terupdate dan sering dikunjungi
Sosial Media BEM ITS sering dikunjungi dan informatif
Konten Web ITS menarik dan informatif
3.2.2 Unsur Kelemahan Organisasi
Hubungan dan koordinasi BEM ITS dengan DPM dan LMB
berjalan kurang baik
3.3 Rumusan Masalah
Setelah dilakukan analisa SWOT terhadap kondisi organisasi
BEM ITS pada perode kepengurusan 2012/2013, maka terdapat
beberapa permasalahan organisasi yang muncul pada BEM ITS
yaitu:
Kurangnya internalisasi dalam BEM ITS yang menyebabkan
kurang saling mengenalnya pengurus BEM ITS
Sekretariatan BEM ITS yang kurang nyaman dan kondusif
Kurangnya hubungan dan koordinasi dengan DPM dan LMB
dalam ITS
3.3 Teknik SWOT
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
13Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
Setelah menganalisa permasalahan yang ada dan SWOT
dari BEM ITS dengan menggunakan metode Pearce & Robinson,
maka didapatkan bahwa organsisasi BEM ITS berada di kuadran I
matriks Pearce and Robinson. Berikut merupakan perhitungan yang
digunakan untuk mendapatkan posisi pada matriks pearce and
robinson:
Internal (x) = Strength – Weakness
= 3,18 – 2,58 = 0,59
Eksternal (y) = Opportunity – Threat
= 3,09 – 2,71 =0,39
(X,Y) = (0,59;0,39)
Hal ini mengindikasikan bahwa BEM ITS berada dalam kondisi
progressive, dimana organisasi memiliki kekuatan yang cukup untuk
mengembangkan organisasi, dan didukung oleh lingkungan yang
memiliki opportunity yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat di matriks SWOT dibawah ini:
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
14Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
Gambar 3.1 Matriks SWOT BEM ITS
Bab IV
Perumusan Rencana Pengembangan Organisasi
4.1 Perumusan Arah Pengembangan Organisasi
Dari berbagai analisa yang ada dapat disimpulkan bahwasanya
BEM ITS yang telah berdiri sekitar 14 tahun ini perlu melakukan
perubahan arah pengembangan organisasi, namun tidak
melakukannya secara radikal. Sebab ada beberapa hal yang perlu
dirubah, dan ada pula hal yang perlu dipertahankan. Kesimpulan ini
didapatkan dari hasil perhitungan dan data-data seperti tersaji pada
lampiran. Adapun arah pengembangan tersebut dibedakan menjadi
2, yaitu Arah Pengembangan Jangka Panjang dan Arah
Pengembangan Jangka Pendek :
4.1.1 Arah Pengembangan Jangka Panjang
“Mewujudkan BEM ITS yang Kuat dan Dinamis sebagai Wadah
Integrasi Mahasiswa ITS dengan Berlandaskan Budaya Bersahabat
dan Prestatif”
Kata yang dicetak tebal merupakan poin yang menjadi fokusan
pengembangan pengembangan organisasi dalam jangka panjang.
Untuk penjabaran mengenai poin-poin tersebut akan dijelaskan di
arah pengembangan jangka pendek organisasi.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
15Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
4.1.2 Arah Pengembangan Jangka Pendek
• Penguatan peran dan fungsi BEM sebagai organisasi di
ranah sosial-politik sebagaimana telah tercantum pada
KDKM ITS
• Penguatan fondasi organisasi, selaku akar dari berdirinya
BEM ITS melalui internalisasi berkala serta partisipasi aktif
seluruh stake holder internal BEM ITS
• Restrukturisasi pola pengembangan mahasiswa ITS dalam
membentuk generasi yang loyal, kontributif, serta memiliki
integritas untuk almamater dan bangsa.
• Motor penggerak integralistik mahasiswa ITS, serta untuk
mengaktualisasikan potensinya melalui program kerja yang
tepat guna .
• Pencitraan BEM ITS secara tepat, demi membangun citra
BEM yang inklusif .
• Membangun budaya bersahabat dan prestatif pada
atmosfer organisasi.
4.2 Bentuk Perumusan Pengembangan Strategis Organisasi
Setelah dirumuskan arah pengembangan jangka pendek serta
jangka panjang organisasi BEM ITS, maka dilanjutkan bentuk
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
16Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
perumusan pengembangan organisasi sebagaimana hasil analisa
kondisi organisasi serta kebutuhan organisasi kedepan.
• Pencerdasan secara kontinu mengenai pemahaman dasar
tentang BEM, sebagai langkah awal untuk menguatkan
kembali peran dan fungsi BEM ITS sebagai organisasi sosial-
politik di KM ITS, dikhususkan untuk pengurus internal BEM
ITS.
• Perampingan Struktur organisasi, Baik dari segi struktural,
staffing, maupun program kerja yang dapat dilakukan melalui
merger beberapa fungsi struktural ataupun program kerja,
sehingga organisasi dapat berjalan lebih efektif dengan
ditunjang effisiensi sumber daya yang dimiliki
• Meningkatkan nuansa bersahabat yang dibalut
professionalitas dalam internal organisasi, melalui
pelaksanaan kegiatan-kegiatan diluar program kerja, sebagai
tools dalam menjaga motivasi dan membangun kedekatan
antar pengurus.
• Menerapkan sistem penjaringan aspirasi yang menyeluruh ke
segenap kalangan mahasiswa ITS sebagai upaya BEM ITS
untuk mendengar kebutuhan mahasiswa.
• Perlibatan aktif peran stakeholder BEM ITS dalam
pelaksanaan program kerja, sebagai wujud aspiratif
organisasi dalam pengembangan budaya prestatif mahasiswa
TI ITS
• Melakukan kajian-kajian sosial-politik secara rutin dan
berkala dalam rangka pencerdasan mahasiswa demi
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
17Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
membentuk generasi yang dinamis dan terbuka terhadap
perkembangan zaman.
• Membangun, membina, serta memanfaatkan jejaring
organisasi pada pihak eksternal organisasi (Pemerintah,
Institusi dan lembaga luar ITS, Sponsorship, dll)
• Pengembangan dan penguatan fungsi UMTI selaku ujung
tombak dalam memfasilitasi pengembangan potensi
mahasiswa (baik bidang minat bakat, keilmiahan, dll) sebagai
wadah aktualisasi mahasiswa TI ITS yang prestatif.
4.3 Perumusan Pengembangan Bidang Organisasi
Setelah merumuskan pengembangan strategis organisasi
kemudian di-breakdown menjadi bidang-bidang pengembangan.
Bidang-bidang tersebut adalah sebagai berikut:
• Bidang Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa,
mengembangkan kemampuan softskill pada pengurus BEM
ITS khususnya dan mahasiswa ITS pada umumnya secara
tersruktur, terpola, memiliki alur yang jelas dan
berkelanjutan untuk mempersiapkan kader-kader yang
mampu berkontribusi pada organisasi-organisasi di KM ITS
khususnya di BEM ITS.
• Bidang Internal KM ITS (Dalam Negeri), meningkatkan
hubungan baik, kerjasama serta koordinasi baik dengan
elemen-elemen di ITS (HMJ, LSM, DPM, UKM, dsb) dalam
menjalankan rumah tangga KM ITS serta memfasilitasi
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
18Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
peningkatan pemahaman, kemampuan dan implementasi
peran dan fungsi BEM secara menyeluruh.
• Bidang Akademik dan Penalaran, menumbuhkembangkan
jiwa prestatif serta meningkatkan minat dan budaya ilmiah
mahasiswa ITS melalui penjaringan pembinaan di bidang
akademik dan/atau penalaran dan aplikasi teknologi tepat
guna yang bermanfaat untuk sekitar.
• Bidang Kesejahteraan Mahasiswa, meningkatkan
pengelolaan informasi beasiswa yang didukung dengan
fungsi kontrol penerimaan beasiswa, meningkatkan
pengupayaan advokasi finansial dan akademik serta
meningkatkan kepedulian antarmahasiswa TI ITS terhadap
masalah finansial dan akademik yang dialami oleh
mahasiswa TI ITS
• Bidang kebijakan publik, mengembangkan jejaring eksternal
BEM ITS dengan elemen-elemen pergerakan kampus diluar
ITS serta berpartisipasi aktif dalam menyikapi isu-isu publik
yang tengah terjadi.
• Bidang Sosial Masyarakat, meningkatkan kepedulian sosial
mahasiswa ITS terhadap keadaan sekeliling ITS pada
khususnya dan keadaan masyarakat luas pada umumnya
dengan memfasilitasi berbagai kegiatan yang berkaitan
dengan kepedulian lingkungan dan meningkatkan sikap
proaktif mahasiswa ITS terhadap kondisi masyarakat.
• Bidang Kesekretariatan, membangun serta merawat sistem
administrasi yang teratur, terkontrol dan transparan serta
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
19Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
membentuk suatu standar operasional prosedur yang
dipahami seluruh pengurus BEM ITS
• Bidang Komunikasi, Informasi, dan jejaring, mengembangkan
dan menjalin komunikasi dengan alumni, instansi dan
ormawa lain, melakukan penjaringan aspirasi mahasiswa ITS
serta melakukan pengoptimalan segala bentuk media
informasi kepada seluruh elemen ITS secara cepat dan tepat
• Bidang Kewirausahaan, mengembangkan potensi mahasiswa
dalam upaya penerapan kemampuan di bidang
entrepreneurship dan kewirausahaan, serta membangun
budaya entrepreneurship di KM ITS.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
20Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
221Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan
Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
4.4 Perumusan Pengembangan Teknis
No. Pengembangan Bidang Pengembangan Teknis
1 Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa a. Mengadakan pelatihan-pelatihan pengembangan
softskill untuk mahasiswa ITS.
b. Mengkordinasi pelaksanaan LKMM segala tingkatan di
ITS
c. Melakukan pembinaan secara berkala kepada
pemandu ITS melalui kegiatan Up grading pemandu
d. Melaksanakan kegiatan kaderisasi masal untuk
mahasiswa baru ITS di awal masuk mahasiswa baru,
serta melakukan kontroling terhadap KPP
e. Melakukan kordinasi dan kontroling aktifitas
kaderisasi di setiap HMJ, dengan mengadakan forum
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
22Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
sinkronisasi secara berkala
f. Melakukan evaluasi pada bidang kaderisasi dan
pelatihan untuk setiap HMJ, secara kuantitatif dan
kualitatif di akhir kepengurusan.
2 Internal KM ITS a. Melaksanakan kunjungan silaturahmi secara berkala
ke seluruh ormawa ITS, untuk mendengar aspirasi dan
kebutuhan ormawa
b. Membuat penjadwalan untuk event-event besar di
ITS, agar mempermudah sinkronisasi pelaksanaan
proker-proker besar ITS.
c. Mengadakan event keakraban untuk seluruh
mahasiswa ITS, dalam upaya meningkatkan
kekeluargaan antar mahasiswa.
3 Akademik dan Penalaran a. Mengadakan pelatihan / seminar nasional yang
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
23Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
bertujuan mengembangkan budaya ilmiah mahasiswa
ITS
b. Mengkordinasi keprofesian seluruh HMJ ITS untuk
penerapan teknologi tepat guna bagi masyarakat
sekitar
c. Sosialisasi PKM secara intensif dan menyeluruh, untuk
mendapatkan proposal PKM yang maksimal untuk
diteruskan ke Pimnas
4 Kesejahteraan Mahasiswa a. Membina hubungan baik dengan birokrasi, dengan
mngadakan forum diskui terbuka untuk masalah
kesejahteraan mahasiswa
b. Mengkordinir database mahasiswa ITS yang
membutuhkan advokasi finansial dan akademik,
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
24Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
untuk mempermudah penyaluran bantuan
c. Membuat website sistem informasi beasiswa yang
terintegrasi, untuk mempermudah penyampaian info
beasiswa
5 Kebijakan Publik a. Mengadakan forum diskusi kajian politik secara
berkala, untuk upaya pencerdasan wawasan
kebangsaan bagi mahasiswa
b. Melakukan aksi yang tepat sasaran dan efektif dalam
menyikapi kebijakan-kebijakan pemerintah
c. Mengadakan seminar nasional dengan mengundang
tokoh bangsa, agar menarik animo mahasiswa dalam
pencerdasan sosial-kebangsaan
d. Melakukan pewacanaan publik secara berkala ke
setiap HMJ, mengangkat isu-isu kebijakan publik yang
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
25Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
beredar di masyarakat.
6 Sosial Masyarakat a. Membuat pola dan mengembangkan suatu komunitas
masyarakat (kampung binaan) dengan
mengaplikasikan teknologi tepat guna yang dimiliki
ITS
b. Melakukan kerjasama dengan organisasi sosmas (PMI,
dsb) untuk mempermudah penyaluran bantuan dari
ITS baik dari sisi dana, tenaga, maupun jasa
c. Membuka rekening donasi ITS yang menjadi rekening
terpusat bantuan sosmas ITS
d. Mengembangkan program ITS mengajar dengan luang
lingkup yang lebih besar, ditunjang dengan sosialisasi
yang lebih gencar ke mahasiswa ITS untuk
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
26Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
meningkatkan daya partisipasi
7 Kesekretariatan a. Membuat sistem administrasi yang jelas, terstruktur,
transparan, dan akuntabel serta dapat dipahami oleh
pengurus BEM ITS
b. Melakukan kontroling secara berkala terhadap
pelaksanaan SOP internal.
c. Membuat sistem reward and punishment untuk
memotivasi pengurus BEM dalam menjalankan SOP
Internal
d. Melakukan pencerdasan secara berkala ke setiap
kementerian terkait mekanisme SOP internal
8 Komunikasi, Informasi, dan jejaring a. Membuat event bersama antara almuni dengan KM
ITS, untuk membina hubungan baik dan
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
27Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
meningkatkan kerjasama antara keduanya.
b. Memfasilitasi pembinaan jaringan BEM ITS dengan
instansi luar (Oramawa lain, pemerintah sponsorship)
dengan melakukan kunjungan yang tepat guna
c. Membuat dan mengembangkan sistem informasi
yang merepresentatifkan BEM ITS di dunia maya,
untuk mempermudah penyampaian informasi
d. Melakukan kerjasama dengan media masa terkait
untuk publikasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan BEM
ITS
9 Kewirausahaan a. Mengadakan seminar motivasi nasional terkait
kewirausahaan yang ditujukan untuk mahasiswa ITS
b. Membuat kompetisi buseiness plan tingkat nasional
untuk memacu semangat berwirausaha mahasiswa
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
28Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
ITS
c. Membuat pelatihan-pelatihan pengembangan usaha
kecil mandiri
d. Membuat “Kantin Mahasiswa” yang dikelola oleh
mahasiswa ITS secara terintegrasi di seluruh kawasan
ITS.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
29Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
4.5 Strategi Evaluasi
Strategi evaluasi digunakan untuk mengukur target jangka panjang
BEM ITS yang diukur dalam 3 tahapan, yaitu :
1) Mengukur kekuatan internal pengurus BEM ITS, rentang waktu 3
bulan pertama. Parameter sebagai berikut :
a) Rapat kabinet dihadiri oleh 90% kabinet
b) Rapat departemen dihadiri 80% pengurus
2) Tingkat partsisipasi stakeholder KM ITS dilihat dari pelaksanaan
program kerja di paruh 6 bulan pertama. Parameter sebagai
berikut :
a) 75% TUK terlaksana
b) Pada proker-proker rutin mengalami peningkaan TUK
3) Megukut tingkat kepuasan pelaksanaan proker, dilihat dari
visibilitas apakah proker tersebut layak dijalakan kembali.
Parameter sebagai berikut :
a) Feedback pada pelaksanaan proker memiliki hasil positif
untuk pelaksanaan kembali kegiatan tersebut
b) Rekomendasi dari laporan pertanggungjawaban BEM ITS di
akhir kepengurusan.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
30Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
Bab V
Kesimpulan dan Saran
1.1 Kesimpulan
1. Berdasarkan AKO-RPO pada bab-bab sebelumnya, BEM ITS
berada di kondisi progressive (0,59;0,39) dimana BEM ditunjang
dengan kondisi internal yang baik dan didikung oleh kondisi
eksternal dalam hal pengembangan organisasi.
2. Meskipun demikian, kondisi organisasi tidak lepas dari
permasalahan-permasalahn yang ada. Setelah kami identifikasi,
ditemukan masalah utama yang dialami oleh BEM ITS
kepengurusan periode 2011/2012 adalah Loyalitas Staff minim,
struktur kepengurusan tidak seimbang, proker kurang
representatitf dan aspiratif, budaya disiplin yang kurang,
aturan akademik yang memeberatkan pengurus, minimnya
kordinasi dengan ormawan, serta fungsi kontroling DPM yang
kurang
3. Strategi pengembangan organisasi yang paling tepat adalah
dengan membuat inovasi yang lebih baik lagi dengan
mempertimbangkan sisi kemanfaatan, serta melakukan
kordinasi yang lebih intens dengan stakeholder terkait.
1.2 Saran
Saran untuk kali ini, lebih diarahkan pada prosedur pengerjaan
AKO-RPO sendiri. Untuk saran secara umum pada BEM sudah
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITSInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
31Analisa Kondisi Organisasi (AKO) dan Rencana Pengembangan Organisasi (RPO) BEM ITS 2011-2012
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2A
KO
RP
OB
EM
I I
TS
20
11
-20
12
AK
O R
PO
BE
M I
IT
S 2
01
1-2
01
2
terangkum pada Rencana Pengembangan Organisasi. Saran yang
dapat kami berikan untuk pengerjaan AKO-RPO antara lain :
Pembuatan Standar Operational Procedure yang
diperuntukkan bagi pengerjaan AKO-RPO kedepan.
Sehingga ada standarisasi khusus untuk pembuatan AKO-
RPO.
Perlu adanya pendampingan secara berkala dari Pemandu
TM selama pengerjaan berlangsung.
Waktu pengerjaan yang terlalu mepet, sehingga lebih baik
pembuatan AKO-RPO dilaksanakan jauh hari sebelumnya.
Kegiatan Pasca PelatihanLKMM TM VIII FTI ITS
Institut Teknologi Sepuluh Nopember