Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
1
Kontrollutvalet i Klepp kommune Møteinnkalling
Møtested: Formannskapssalen Dato: 06.11.2014 Tidspunkt: Kl. 16.00 Møtenr: 5-2014
Til behandling: Sak nr Sakstittel 25/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte 26/14 Rapport frå selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS
27/14 Utkast til prosjektmandat - forvaltningsrevisjon Psykisk helsearbeid/individuelle planar.
28/14 Orientering om Klepp kommunes regnskap/budsjett 2015 29/14 Årsplan for 2015 - kontrollutvalet i Klepp 30/14 Statusoversikt pr. oktober 2014
31/14 Orientering i lukka møte, jfr. Koml. § 31.5: Orientering frå revisor om revisjonsstrategi for 2014.
Vennligst meld eventuelt forfall snarast på telefon 51 33 65 90 evt. 988 06 776 eller på e-post til [email protected].
Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner dei er inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan kallast inn.
Evt. saker merka (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/vara-medlemmer. Kleppe, 30.10.2014 Arild Børge Skjæveland Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
2
25/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Arkivsak-dok. 13/00072-15 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 25/14 Protokoll frå kontrollutvalets møte den 11. september 2014 vert lagt fram for utvalet til endelig godkjenning.
VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møtet den 11. september 2014
SANDNES, 07.10.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Vedlegg: Protokoll Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
3
26/14 Rapport frå selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS Arkivsak-dok. 13/00359-5 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 11.09.2014 17/14 2 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 26/14 Kontrollutvalet i Klepp har behandla saken i møte 11.09.2014 sak 17/14
Møtebehandling Sekretariatet orienterte om at revisor har gitt melding om at grunna kansellert fly frå Bergen var det ikkje mogleg å nå fram i tide til møtet. Kontrollutvalet foreslo derfor å utsetja saka til neste møte. Votering Dette forslaget vart samrøystes vedtatt. Vedtak Saka vert utsett til neste møte.
Saksframlegg Bakgrunn: Kontrollutvalet i Klepp bestilte denne rapporten på møte i desember 2013. Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS var eit prioritert prosjekt i Plan for selskaps-kontroll for inneverande periode, vedtatt av kommunestyret i Klepp den 12.11.2012. Føremålet med prosjektet har vore å undersøka og vurdera Klepp kommune sin eigarstyring av Klepp Energi AS. Vidare skal føremålet med selskapskontrollen vore undersøka om selskapet har etablert system og rutinar for å sikra at selskapet vert drive i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Ut frå dette føremålet vedtok kontrollutvalet å sjå nærare på desse problemstillingane: 1. Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing?
a. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale tilrådingar frå KS? b. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin eigarskapsmelding og andre kommunale vedtak og føringar? c. Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet?
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
4
2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd av Klepp Energi?
a. Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin eigarskapsmelding?
3. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si daglege leiing? 4. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor regelverket knytt til:
a. Aksjelova b. Internkontroll/HMS c. Offentlege innkjøp d. Offentleggjering
5. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ein økonomisk forsvarleg drift? a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4? b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett? c. Har selskapet hatt ein økonomisk utvikling i samsvar med eigars forventningar?
Saksutredning: Rapporten frå undersøkinga vert lagt fram for kontrollutvalet til behandling og innstilling til kommunestyret. Hovudkonklusjonane i rapporten er at Klepp kommune bør gjera ein del endringar i sin eigarstrategi, mens selskapet stort sett driv i tråd med gjeldande lover og vedtekter, sjå likevel kommentarar nedanfor.
1. Når det gjeld kommunens kontroll med selskapet, peiker revisor på fleire tilhøve, m.a. at kommunens vedtekne eigarstrategi ikkje er sett opp mot KS sine anbefalingar for godt eigarskap. Her peiker revisor på ei rekkje punkt (øvst s 4) som kommunen burde tatt med i sin eigarstrategi. Det blir og peika på at det ikkje er etablert rutinar for oppfølging av dei krava kommunen har setti den vedtekne eigarstrategien..
2. Revisor finn at Klepp Energi vert drive i tråd med gjeldande vedtekter og følgjer opp
dei føringane som er gitt i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform.
3. Det vert og peika på at det er utarbeidd styreinstruks for selskapet som avklarar rollene mellom selskapet og kommunen.
4. Revisor påpeiker at Klepp Energi har etablert system og rutinar for å sikre at general-forsamlinga blir gjennomført i tråd med aksjelove, samt for å sikre at HMS-arbeidet vert utført i tråd med forskrifta. Selskapet har imidlertid ikkje etablert tilstrekkeleg system og rutinar for sikra at selskapet overheld Lov om offentlige anskaffingar. Funn frå stikkprøver revisor har gjort viser at tre av fem kontrollerte innkjøp ikkje var i tråd med lova.
5. Selskapet har iflg. Revisor etablert fast praksis knytt til budsjett og oppfølging, men desse er ikkje nedfelt skriftleg. Selskapet har og vore nøydd til å overføra kapital frå
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
5
eigenkapitalen for å dekkja vedeknee krav om utbytte. Revisor anbefaler betre dialog med kommunen slik at utbyttet kan justeras ut frå selskapets økonomiske situasjon.
Det vert elles vist til sjølve rapporten, for grundige og utfyllande oversikter. Ut frå dette kjem revisor med desse anbefalingane til selskapet og til kommunen: Revisjonen tilrår at Klepp kommune:
1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin eigarskapspolitiske plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning.
2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar:
• følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein valperiode
• gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg • spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d.
gjennom å utarbeide retningslinjer) sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport)
• utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar
3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap.
4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med oppfølging av kommunen sine eigarskap.
5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot
regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen tilrår at Klepp Energi:
1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: • Tilbod om opplæring for styrerepresentantar • Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver • Slutte seg til KS sitt styrevervregister
2. Dokumenterer styret si eigenevaluering.
3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir
gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar.
4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
6
Den delen av rapporten som omhandlar eigarstyringa frå Klepp kommune vil bli følgt opp overfor kommunen våren 2015 (selskapskontrollen). Det som går på drift av selskapet vil bli følgt opp overfor styret og dagleg leiar innan same frist (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret i denne saka. Saksutgreiing med forslag til vedtak skal derfor gå uendra til kommunestyret.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta følgjande vedtak: 1. Kommunestyret i Klepp tar den framlagde rapporten frå selskapskontroll med
forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS til etterretning. 2. Kommunestyret vil spesielt peika på at kommunen bør:
a. Oppdatera eigarstrategien med bakgrunn i KS sine anbefalingar b. Etablera rutinar for oppfølging av eigarstrategien c. Klargjera kommuneadministrasjonens ansvar for oppfølging av
eigarskap d. Vurdera avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys
opp mot regelverket om offentlege anskaffingar.
3. Kommunestyret ber selskapet om å vurdera revisor anbefalingar som gjeld a. Innføra praksisar tilrådd av KS b. Dokumentera styrets eigenevaluering c. Gjennomgå rutinar og system for innkjøp d. Utarbeida skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett,
inkl. retningsliner for rapprotering om avvik 4. Rapporten vert følgt opp våren 2015 overfor kommunen når det gjeld
eigarstyring og selskapet når det gjeld drift.
SANDNES, 27.08.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Vedlegg: Rapport Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
7
27/14 Utkast til prosjektmandat - forvaltningsrevisjon Psykisk helse-arbeid/individuelle planar. Arkivsak-dok. 14/00085-1 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 27/14 Bakgrunn: Kontrollutvalet i Klepp fatta på forrige møte slikt vedtak:
Kontrollutvalet i Klepp ber revisor om å leggja fram utkast til prosjektmandat på • Psykisk helsearbeid/individuelle planar (lovpålagde tenester)
til neste møte. Prosjektet skal gjennomførast i 2015, og det er ønskjeleg at det vert ferdigstilt til kontrollutvalets møte i september 2015.
Bestillinga er i tråd med vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon, og er innafor ramma for vedtatt budsjett for kontrollutvalet i Klepp kommune. Saksutredning: Revisor har sendt over prosjektforslag, sjå vedlegg, som dannar grunnlag for bestillinga. I prosjektforslaget foreslår revisor følgjande formål for prosjektet: å vurdere om Klepp kommune har etablert eit heilskapleg tilbod til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar som er i samsvar med krav i regelverket. Spesielt om kommunen har et heilskapleg og godt koordinert tenestetilbod som sikrar ein god overgang i tenester frå barn til voksen. Vidare ønskjer revisor å sjå nærare på om kommunen utarbeider individuelle planar for born og unge i samsvar med krav i regelverket. Ut frå dette formålet føreslår revisor å sjå nærare på desse problemstillingane:
1. I kva grad har kommunen integrert målsettingar og planar for psykisk helsearbeid for barn og unge i det overordna planverket for kommune?
2. Er organiseringa av det psykiske helsearbeidet og tenestetilbodet føremålstenleg med tanke på å sikre heilskaplege og godt koordinerte tenester for barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
a. Er oppgåver og ansvar knytt til psykisk helsearbeid tydeleg fordelt?
b. Er samhandlinga mellom kommunale einingar tilstrekkelig til å sikre heilskaplege og godt koordinerte tenester?
c. I kva grad sikrar kommunen ein god overgang i tenester frå barn til voksen?
d. I kva grad er samarbeidet mellom Klepp kommune og andre tenesteytarar innan helsevesenet tilfredsstillande, når det gjelder tilbodet til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar (Fastlege, BUP, DPS, VGS)?
3. Har kommunen eit system for å sikre at dei har tilstrekkeleg med kompetanse og kapasitet til å gi eit forsvarlig tilbod til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
4. I kva grad har kommunen fokus på førebyggjande arbeid retta mot barn i risikosonen?
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
8
5. I kva grad sikrar kommunen at barn og unge med psykiske vanskar, som har behov for langvarige og koordinerte tenester, får tilbod om utarbeiding av individuell plan? 6. Har kommunen system og rutinar som sikrar at pårørande og brukarar får tilstrekkelig
informasjon om tenestetilbodet?
7. Korleis sikrar kommunen brukarmedverknad i samband med psykisk helsearbeid knytt til barn og unge?
8. Har kommunen eit tilfredsstillande tilbod om støttekontakt, fritidsassistanse og fritidsaktivitetar for barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
Revisor føreslår ei ramme for prosjektet på ca. 292 timar. I bestillingsprosessen må kontrollutvalet vurdere om føremål, problemstillingar m.v. dekker det kontrollutvalet ønskjer å oppnå med denne forvaltningsrevisjonen. Dersom utvalet ser andre problemstillingar som burde vore med, er det viktig å få desse med i dette møtet. Det er bestillinga som kontrollutvalet vedtar no som er styrande for den rapporten utvalet til slutt mottar.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp bestiller prosjektet «Psykisk helsearbeid/individuelle planar» i tråd med det utkastet til mandat som ligg føre, med dei eventuelle presiseringar/ endringar som kom fram i møtet.
SANDNES, 07.10.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Vedlegg: Utkast til prosjektmandat, Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
9
28/14 Orientering om Klepp kommunes regnskap/budsjett 2015 Arkivsak-dok. 13/00139-8 Arkivkode. 212 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 28/14 Bakgrunn: Kontrollutvalet har ein lovfesta rett til å knyta kommentarar til kommunes årsrekneskap før dette vert behandla av formannskap og kommunestyre. Som eit ledd i kontrollutvalets tilsyn med rekneskapet vert derfor økonomisjef og rådmann invitert til kontrollutvalet for å orientera om rekneskap/tertialrapporteringa for utvalet. Saksutredning: Det er ikkje kravd i lov og forskrift at kontrollutvalet skal behandla kommunens tertial- rapportar. Kontrollutvalet gir derfor ikkje innstilling til kommunestyret i denne saka, men tar den til orientering. Eventuelle kommentarar til rekneskapet frå kontrollutvalet gis i forbindelse med behandling av årsrekneskapen. Det vil og bli orientert om forslag til budsjett for 2015.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp tar utgreiinga om Klepp kommune sitt rekneskap til orientering.
SANDNES, 07.10.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
10
29/14 Årsplan for 2015 - kontrollutvalet i Klepp Arkivsak-dok. 13/00263-23 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 29/14 Bakgrunn: Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsplan for 2015 for kontrollutvalet i Klepp. Saksutgreiing: Planen byggjer på kontrollutvalet sine lovfesta arbeidsoppgåver, samt på vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og vedtatt møteplan. Alle tiltak kontrollutvalet set i gang for 2015 må sjåast i samanheng med tilgjengelige midlar i budsjettet. Planen er og prega av at noverande kontrollutval bare fungerer fram til valet i september (evt. til nytt utval er konstituert). Dersom kontrollutvalet ønskjer endringar i forslag til årsplan for 2015, vil sekretariatet innarbeida desse endringane i planen før den vert vidaresend kommunestyret til orientering.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp vedtar den framlagte årsplanen for 2015. Planen vert vidaresendt kommunestyret til orientering.
SANDNES, 08.10.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Vedlegg: Utkast til årsplan 2015 Click here to enter text. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
11
30/14 Statusoversikt pr. oktober 2014 Arkivsak-dok. 13/00083-22 Arkivkode. 217 Saksbehandler. Jane Døskeland Idland Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 30/14 Bakgrunn Til kvart møte i kontrollutvalet vert det lagt fram ei oversikt over dei sakene og prosjekta kontrollutvalet arbeider med eller har bestilt frå revisor. Oversikta skal vera kontrollutvalets reiskap for å kunne følgje behandling og framdrift i sakene, samt ha oversikt over tidlegare behandla saker. Saksutredning: Den første tabellen inneheld saker som er bestilt frå revisor/evt. sekretariatet, men som ennå ikkje er levert til behandling. Den andre tabellen inneheld oversikt over saker som er behandla ferdig i kontrollutvalet og vidaresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av kommunestyrets vedtak. Dette skjer eit godt halvår etter at rapporten er ferdigbehandla i kommunestyret. Den siste tabellen inneheld saker der også oppfølginga er behandla i kontrollutvalet, og som dermed vert sett på som ferdigbehandla. Til dette møtet er følgjande saker til behandling:
• Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi (utsett frå førre møte) • Bestilling av forvaltningsrevisjon «Psykisk helsearbeid/individuelle planar»
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp tek statusoversikt pr. oktober 2014 til orientering.
SANDNES, 02.10.2014 Jane Døskeland Idland Førstekonsulent
Vedlegg: Statusoversikt pr. november 2014 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
12
31/14 Orientering frå revisor om revisjonsstrategi for 2014 Arkivsak-dok. 13/00174-6 Arkivkode. 026 Saksbehandler. Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalet i Klepp 06.11.2014 31/14 Bakgrunn: Kommunelovas § 77, 4. ledd seier at kontrollutvalet skal ”påse at kommunens ….… regnskaper blir revidert på betryggende måte”. Tilsynet vert gjennomførd ved at revisor rapporterer til kontrollutvalet på dei ulike trinna i revisjonsprosessen. Rapporteringa dekkjer både planlegging og gjennomføring/oppsummering av arbeidet. I dette møtet vil revisor presentera overordna revisjonsstrategi som viser korleis revisor planlegg årets revisjon. Saksframstilling I følgje forskrift om revisjon § 4 og god kommunal revisjonsskikk, skal revisjonen kvart år utarbeida en plan for revisjon av regnskapet. Dette er eit internt dokument som styrer det arbeidet revisor må utføra for å kunne bekrefta rekneskapen. Revisor vil i møtet gi ei munnleg orientering til utvalet om hovudtrekka for revisjonsåret 2014.. Revisor har anmoda om at denne orienteringa går for lukka dører, jfr. Koml. § 31.5. Kontrollutvalet må ta stilling til om det greitt, då dette er ein såkalla «kan» og ikkje «skal» bestemmelse.
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet godkjenner/godkjenner ikkje at orienteringa går for lukka dører, jfr. Koml. § 31.5. Kontrollutvalet i Klepp tek revisor sin overordna strategi for revisjonsåret 2014 til orientering.
SANDNES, 07.10.2014 Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. Tilbake
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Side 1 av 6
2015
Kontrollutvalet i Klepp - Årsplan
wencols
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
25.10.2014
Side 3 av 6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Innleiing Kommunestyret har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal føra tilsyn med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, og er eit lovpålagd organ. Kontrollutvalet er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret, og rapporterer og innstiller derfor også direkte til kommunestyret.
Kontrollutvalet kan i prinsippet ta opp eit kvart forhold med kommunens verksemd så lenge dette kan definerast som kontroll eller tilsyn. Det gjeld og saker som er omfatta av teieplikt (KL § 77.7). Kontrollutvalet utfører i hovudsak sitt tilsyn med administrasjonen gjennom tilgang til forvaltninga sine dokument, samtalar med administrasjonen (rådmannen) og forvaltningsrevisjon /ev. andre undersøkingar som vert bestilt frå revisor. Når det gjeld tilsyn med det politiske nivået, har kontrollutvalet møterett i alle politiske utval, òg dersom møtet er lukka1. Det er likevel to viktige avgrensingar:
1. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva politiske prioriteringar. 2. Kontrollutvalet har ikkje tilsynsansvar overfor kommunestyret2
Kontrollutvalets mål er å vera ein aktiv og truverdig samarbeidspartnar, som vil vera med på å bidra til ein god forvaltningspraksis i Klepp kommune.
Saksbehandling i kontrollutvalet Kontrollutvalet held sine møter for opne dører. Innkallingar og protokollar vert lagt ut på kommunens heimesider, så sant sakene ikkje er unntatt offentlighet. Innkalling og protokoll blir og sendt til ordførar og rådmann. Kontrollutvalet vedtar sin møteplan for kommande år kvar haust, sjå nettsidene. For å sikra at kontrollutvalet er uavhengige skal utvalet ha sin eigen administrasjon. Dette vert ivareteke av det interkommunale sakarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariet. Dagsorden og innkalling vert førebudd i samarbeid mellom utvalets leiar og sekretariatet. Klepp kommune kjøper lovpålagte revisjonstenester frå revisjonsselskapet Deloitte.
Kontrollutvalets oppgåver
Oppgåver knytt til rekneskap, budsjett og internkontroll Kontrollutvalet skal sjå til at kommunens rekneskap blir revidert på ein betryggande måte. Kontrollutvalet skal og uttala seg til kommunestyret om årsrekneskapen. Formannskapet skal kjenna til denne uttalen før det vert gitt innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. I tillegg vil kontrollutvalet m.a.:
• Følgja med i revisors arbeid. Revisor rapporterer to gonger i året, det er ved presentasjon av si planlegging og ved oppsummering av arbeidet i årsoppgjernotatet.
• Følgja opp revisors merknader til rekneskap og internkontroll • Følgja med på økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen ved å bli orientert om
tertialrapporteringa. • Gi uttale til kommunens årsrekneskap og revisjonsmelding. • Gå gjennom kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevjars melding og kontrollrapport frå
Skatteetatens kontrollavdeling.
1 Gjeld utval nedsett etter KL (kommunelova) § 10, som er KL’s einaste heimel for nedsetting av utval 2 Kontrollutvalet kan seia frå til kommunestyret dersom dei er i ferd med å fatta eit ulovleg vedtak
Side 4 av 6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at det blir gjennomført lovpålagt årleg forvaltningsrevisjon. Dette skal skje med bakgrunn i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon. Det skal lagast ny plan for kvar kommune- styreperiode. Planen skal m.a. byggja på ein overordna analyse av kommunen. Det vil bli utarbeidd ny plan i etterkant av valet hausten 2015. Noverande plan gjeld ut 2016, eller til ny plan er vedtatt.
Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2015 i tråd med dei prioriteringane som er gjort i kontrollutvalets gjeldande plan. For 2015 har kontrollutvalet valt å gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjektet
• Psykisk helsearbeid/individuelle planar Kontrollutvalet er delegert mynde frå kommunestyret til å gjera endringar i Plan for forvaltnings-revisjon dersom nye og meir aktuelle saker skulle dukka opp. I 2015 blir det ingen prosjekt å følgja opp, då kontrollutvalet i 2014 prioriterte å gjennomføra selskapskontroll i Klepp Energi, sjå under.
Rapportering til kommunestyret skjer ved at rapport om forvaltningsrevisjon blir sendt kommunestyret for sluttbehandling. Det same gjeld sak om oppfølging av tidlegare behandla rapport dersom slik oppfølging er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret i desse sakene. Alle bestillingar/aktivitet i høve til siste vedtekne plan må sjås opp mot vedtatt budsjett for 2014.
Selskapskontroll Selskapskontroll består av ein lovpålagd del og ein frivillig del. Den lovpålagde delen er ein eigarskapskontroll, der man undersøker korleis kommunen forvaltar sitt eigarskap i dei selskapa man har valt å delta i. Dette er såleis ingen kontroll av selskapet, men av eigarskapet.
I tillegg kan det gjennomførast ein frivillig forvaltningsrevisjon i selskapet (offentleg eigde AS, IKS, enkelte § 27-selskaper). Ein føresetnad for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er at selskapet er 100 % eigd av kommunen aleine eller saman med andre kommunar. Kontrollutvalet vil i 2015 i samarbeid med øvrige eigarar gjennomføra selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i
• Lyse Energi AS
Utvalet skal i tillegg følgja opp kommunestyrets vedtak knytt til selskapskoontroll ca eit halvt år etter behandling i kommunestyret. For 2015 vil dette gjelda for kontrollen i Klepp Energi AS: Kontrollutvalet vil og:
• Følgja med i rådmannen sitt arbeid med utarbeiding og behandling av eigarstrategi. • Bestilla/vurdera bestilling av nye selskapskontrollar dersom dette vert aktuelt. • Følgja opp tidligare behandla selskapskontroll i tråd med kommunestyret sitt vedtak:
Rapportering til kommunestyret på området skjer ved at rapport frå selskapskontroll vert sendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i desse sakene.
Side 5 av 6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalet er og pålagt3 å
• Utarbeida forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for komande år. • Følgja opp budsjett for inneverande år.
Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet skal utarbeidast av kontrollutvalet sjølv, og det er bare kontrollutvalet som kan gjera endringar i utvalet sitt forslag forut for den politiske behandlinga.
Då kontrollutvalet er direkte underlagt kommunestyret er det viktig at kommunestyret er kjent med kontrollutvalet si vurdering av det økonomiske behovet innafor kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal derfor følgja med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Val 2015 I samband med kommunevalet hausten 2015 vil det bli valt nytt kontrollutval. Dette vil medføra ein del opplæring av dei nye medlemmene etter at nytt kontrollutval er konstituert.
Andre oppgåver som kontrollutvalet har planlagt i 2015
• Få orientering om kommunen sin drift på dei enkelte områda som eit ledd i tilsynet med kommunen sine aktivitetar. Kontrollutvalet inviterer administrative leiarar ved behov.
• Faste saker på alle møta er: o Godkjenning av innkalling og saksliste o Godkjenning av protokoll frå forrige møte o Oversikt over bestilte prosjekt og kontrollar o Meldingar/referatsaker o Eventuelt
Arild Børge Skjæveland leiar i kontrollutvalet
3 Forskrift om kontrollutvalg § 18
Side 6 av 6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Vedlegg til årsplanen Oversikten inneheld hittil kjende saker. Tidspunkt for behandling av dei einskilde sakene kan bli endra.
Møte 1: 12. februar 2015
• Kontrollutvalets årsmelding for 2014 • Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn – 3. tertial 2014
Møte 2: 16. april 2015 • Uttale til Klepp kommunes rekneskap/årsmelding for 2014 • Skatterekneskapet for 2014 Val av prosjekt for levering av prosjektmandat for forvaltningsrevisjon 2015
Møte 3: 18. juni 2015 • Tertialrapportering Klepp kommune • Tertialrapportering kontrollutvalets budsjett • Revisors uavhengighetserklæring for 2015 • Behandling av utvald prosjektmandat
Møte 4: 17. september 2015 • Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 • Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjernotat • Møteplan for 2016 • Evaluering av perioden
Møte 5: 19. november 2015
• Opplæring av nytt utval – første del • Tertialrapportering Klepp kommune • Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 2. tertial 2015 • Kontrollutvalets årsplan for 2016 • Planlegging av arbeidet med utarbeiding av nye planar
Forvaltningsrevisjon |Klepp kommune
Psykisk helsearbeid for barn og unge og
bruk av individuelle planar
Prosjektplan/engagement letter
Oktober 2014
Innhald
1. Innleiing .............................................................................................................................................. 4
1.1 Bakgrunn ...................................................................................................................................... 4 1.2 Føremål og problemstillingar ........................................................................................................ 4 1.3 Avgrensingar................................................................................................................................. 5
2. Revisjonskriterium ............................................................................................................................ 6
2.1 Innleiing ........................................................................................................................................ 6 2.2 Kommunal planlegging ................................................................................................................. 6 2.3 Psykisk helsearbeid i kommunane ............................................................................................... 7
2.3.1 Spesielt om psykisk helsearbeid for barn og unge............................................................. 7
2.4 Samhandling og koordinerte tenester .......................................................................................... 8
2.4.1 Samhandling mellom kommunen sine tenesteområder ..................................................... 8 2.4.2 Samhandling med spesialisthelsetenestene ..................................................................... 8
2.5 Individuell plan .............................................................................................................................. 9 2.6 Personell og kompetanse ........................................................................................................... 10 2.7 Tilbod om avlastning/støtte ........................................................................................................ 11 2.8 Brukarmedverknad og involvering av pårørande ....................................................................... 11 2.9 Informasjon ................................................................................................................................. 12
3. Metode .............................................................................................................................................. 14
3.1 Dokumentanalyse ....................................................................................................................... 14 3.2 Intervju ........................................................................................................................................ 14 3.3 Stikkprøver .................................................................................................................................. 14 3.4 Verifiseringsprosessar ................................................................................................................ 14
4. Tid og ressursbruk .......................................................................................................................... 15
4.1 Nøkkelpersonell .......................................................................................................................... 15 4.2 Gjennomføringsperiode og tidsbruk ........................................................................................... 15
1. Innleiing
1.1 Bakgrunn
Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet 11.09.2014, saknr. 19/14, utarbeidd ein
prosjektplan for forvaltningsrevisjon om psykisk helsearbeid og bruk av individuelle planar i Klepp
kommune.1
Det kommunale tenestetilbodet til menneske med psykiske lidingar har i dei seinare år gjennomgått ei
omfattande styrking gjennom Opptrappingsplanen for psykisk helse 1999-2008. Målsettinga med
psykisk helsearbeid i kommunane er å bidra til å ”fremme selvstendighet, tilhørighet og styrke evnen til
å mestre eget liv for mennesker med psykiske lidelser2.” Planen legg til rett for ei styrking og
omstrukturering av tenestene til eit meir desentralisert hjelpetilbod. Barn og unge er en prioritert gruppe
i Opptrappingsplanen. Eit overordna mål er at kommunane skal gje alle barn og unge eit likeverdig
tilbod og like utviklingsmuligheiter, uavhengig av bustad. Spesialisthelsetenesta skal bistå der det er
behov for meir spesialisert utredning og behandling3. Sosial- og helsedirektoratet sendte i 2003 ut eit
rundskriv med nasjonale mål og hovedprioriteringar retta mot kommunane sine helse- og
sosialtenester. I rundskrivet blir dei tre viktigaste satsningsområda for sektoren framheva, herunder
tilbodet til menneske med psykiske lidingar med spesiell vekt på tilbodet til barn og unge. Sentrale
kommunale aktørar og tenester som er involvert i arbeidet med psykisk helse for barn og unge er
mellom anna:
Barnehage
Skule
Skulefritidsordning
Fritidstilbod
PPT/OT
Helsestasjon
Barneverntenesta
Familievern
Sosialtenesta
1.2 Føremål og problemstillingar
Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om Klepp kommune har etablert eit heilskapleg
tilbod til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar som er i samsvar med krav i regelverket.
Spesielt om kommunen har et heilskapleg og godt koordinert tenestetilbod som sikrar ein god overgang
i tenester frå barn til voksen. Vidare ønskjer vi å sjå nærare på om kommunen utarbeider individuelle
planar for born og unge i samsvar med krav i regelverket.
Med bakgrunn i formålet er det formulert følgjande problemstillingar:
1 I regelverk og andre føringer som er gitt fra sentrale myndigheter, er ansvaret tilknyttet arbeid innen psykiatri fordelt mellom spesialisthelsetjenesten og kommunene. Spesialisthelsetjenesten har oppgaver tilknyttet det som blir omtalt som ”psykisk helsevern”, mens kommunene sine oppgaver blir omtalt som ”psykisk helsearbeid”. 2 Sosial- og helsedirektoratet (2005). Psykisk helsearbeid for voksne i kommunene. 3 Sosial- og helsedirektoratet (2007). Psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene.
5
1. I kva grad har kommunen integrert målsettingar og planar for psykisk helsearbeid for barn og unge i det overordna planverket for kommune?
2. Er organiseringa av det psykiske helsearbeidet og tenestetilbodet føremålstenleg med tanke på å sikre heilskaplege og godt koordinerte tenester for barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
a. Er oppgåver og ansvar knytt til psykisk helsearbeid tydeleg fordelt?
b. Er samhandlinga mellom kommunale einingar tilstrekkelig til å sikre heilskaplege og godt koordinerte tenester?
c. I kva grad sikrar kommunen ein god overgang i tenester frå barn til voksen?
d. I kva grad er samarbeidet mellom Klepp kommune og andre tenesteytarar innan helsevesenet tilfredsstillande, når det gjelder tilbodet til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar (Fastlege, BUP, DPS, VGS)?
3. Har kommunen eit system for å sikre at dei har tilstrekkeleg med kompetanse og kapasitet til å gi eit forsvarlig tilbod til barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
4. I kva grad har kommunen fokus på førebyggjande arbeid retta mot barn i risikosonen?
5. I kva grad sikrar kommunen at barn og unge med psykiske vanskar, som har behov for langvarige og koordinerte tenester, får tilbod om utarbeiding av individuell plan?
6. Har kommunen system og rutinar som sikrar at pårørande og brukarar får tilstrekkelig informasjon om tenestetilbodet?
7. Korleis sikrar kommunen brukarmedverknad i samband med psykisk helsearbeid knytt til barn og unge?
8. Har kommunen eit tilfredsstillande tilbod om støttekontakt, fritidsassistanse og fritidsaktivitetar for barn og unge med psykiske vanskar eller lidingar?
1.3 Avgrensingar
Forvaltningsrevisjonen fokuserer på det kommunale tenestetilbodet innan psykisk helsearbeid for barn
og unge. Revisjonen ser ikkje på tilbodet til vaksne utover å belyse overgangen i tenestetilbodet frå
barn til voksen. Forvaltningsrevisjonen omfattar ikkje ei vurdering av den medisinske behandlinga som
blir gitt av fastleger, DPS (distriktspsykiatrisk senter), BUP (Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk)
og regionale helseføretak.
6
2. Revisjonskriterium
2.1 Innleiing
Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, rettsregler og andre relevante
kommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere
relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei
fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane.
2.2 Kommunal planlegging
Kommunar er pålagt å planlegge si verksemd i Plan og bygningslova og i Kommunelova.
I følgje plan og bygningslova § 20 skal:
”Kommunene skal utføre en løpende kommuneplanlegging med sikte på å samordne den
fysiske, økonomiske, sosiale, estetiske og kulturelle utvikling innenfor sine områder.”
Etter kommunelova § 44 skal kommunen utarbeide ein økonomiplan.
Krav om planar inkluderer også psykisk helsearbeid. Dette blir presisert i eit rundskriv frå Sosial og
helsedirektoratet datert 27.06.2006. I følgje rundskrivet skal både økonomiplanen og kommuneplanen
omfatte kommunen sin samla verksemd, og arbeidet med plan for psykisk helsearbeid må skje som ein
integrert del av arbeidet med økonomiplan etter kommunelova. I følgje rundskrivet:
”Det særskilte plandokumentet for psykisk helsearbeid må gis en tydelig og sporbar henvisning i
økonomiplanen. Plan for psykisk helsearbeid kan og inngå som vedlegg i økonomiplanen”.
I rundskrivet blir det anbefalt at kommunen bør søkje kontakt med spesialisthelsetenesta med sikte på
å styrke samhandling og samordning av innsatsen på det psykiske helsefeltet. Og det er vidare føresett
at kommunen involverte brukarorganisasjonar i hele planprosessen.
Innhaldet i planen skal i følgje rundskrivet vere:
”Planen må omfatte tjenester og tiltak for både barn, unge og vaksne, herunder personer med
samtidige psykiske lidelser og rusproblemer. Den må omfatte så vel forebygggende tjenester
som utredning, behandling, rehabilitering, oppfølging og støttetjenester. Planen må videre
omfatte samarbeid og samhandlingen med tjenestene o på andre tilgrensede områder, både i
kommue, på fylkeskommunalt og på statlig nivå. Også frivillig sektor står for aktiviteter som
inngår.”
Vidare blir det i rundskrivet framheva ein rekke forhold og tiltak som bør nemnast i planarbeidet.
7
2.3 Psykisk helsearbeid i kommunane
I følgje helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 skal kommunen sørgje for at personer som oppheld seg i
kommunen, får tilbod om nødvendige helse- og omsorgstenester. Kommunens ansvar omfattar alle
pasient- og brukargrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sjukdom, skade eller lidingar,
rusmiddelproblem, sosiale problem eller nedsett funksjonsevne. I § 3-4 blir det presisert at kommunens
ansvar etter § 3-1 første ledd inneberer plikt til å legge til rette for samhandling mellom ulike deltenester
innad i kommunen og med andre tenesteytarar der dette er nødvendig for å tilby tenester omfatta av
lova her.
Opptrappingsplanen for psykisk helse 1999-20084 hadde som mål å betre tenestetilbodet til menneske
med psykiske lidingar. Det var klare forventningar om at tilgjengelegheit og kvalitet på tenestene skulle
betrast.5 Sjølv om opptrappingsplanen med statlige tilskot gjaldt for perioden 1999-2008 var det ein
føresetnad at de statlige tilskota skulle medføre varig styrking av tilbodet til menneske med psykiske
lidingar også etter opptrappingsperioden. Dette går mellom anna fram av Nasjonale mål og
hovudprioriteringar for 2010.
På nettsida til Helse- og omsorgsdepartementet går det fram at psykisk helsearbeid i kommunane er
tiltak retta inn mot menneske med psykiske vanskar og lidingar og konsekvensar av lidingar hjå den
enkelte, deira familiar og nettverk. Vidare går følgjande fram: ”Psykisk helsearbeid er både et
kunnskaps- og praksisfelt, og det omfatter også forebygging av psykiske problemer og lidelser,
opplysningsarbeid og annet arbeid for å motvirke stigmatisering og diskriminering.”6
Vidare går det fram at psykisk helsearbeid for barn og unge omfattar tilbod til risikoutsatte barn og unge
og førebygging for å hindre utvikling av psykiske lidingar m.m.
2.3.1 Spesielt om psykisk helsearbeid for barn og unge
Våren 2003 sendte Sosial- og helsedirektoratet ut eit rundskriv med nasjonale mål og
hovudprioriteringar retta mot helse- og sosialtenestene i kommunane. Eit viktig satsingsområde ifølgje
rundskrivet er tilbodet til menneske med psykiske lidingar, med spesiell vekt på tilbod til barn og unge.
Regjeringa utarbeida i 2003 ein strategiplan for barn og unge sin psykiske helse.7 Planen gir ein samla
presentasjon av korleis regjeringa ønskjer å styrke og vidareutvikle innsatsen for å betre barn og unge
si psykiske helse. Fokus i strategiplanen er i stor grad på førebygging, og på viktigheita av eit godt
samordna og heilskapleg tenestetilbod. Det går fram av strategiplanen at ein rekke kommunale tenester
har ansvar for barn og unges psykiske helse. Blant desse er barnehage, skule, pedagogisk-psykologisk
teneste (PPT) og helsestasjons- og skulehelseteneste sentrale aktørar.
I strategiplanen blir det vist til at det er viktig at dei kommunale hjelpetenestene kommer inn så tidlig
som mogleg i forhold til barn og unge i risikogrupper, og at aktuelle tenester bør rette spesiell
merksemd mot grupper med særlege behov.
Ifølgje forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og
skolehelsetjenesten, er det å fremje god psykisk helse ein av oppgåvene til helsestasjons- og
skulehelsetenesta. Gjennom Opptrappingsplanen for psykisk helse 1999-2006 blei helsestasjons- og
skulehelsetenesta sitt ansvar for psykososialt arbeid vektlagt.
4 Planperioden strakk seg i første omgang fra 1999-2006, men ble utvidet til 2008 i nytt stortingsvedtak i 2003 (ved behandling av St.prp.nr 1 2003-2004). 5 Helse og omsorgsdepartementet: Prop. 1 S (2009-2010). Side 291. 6 http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/tema/psykisk_helse/psykisk-helsearbeid-i-kommunene-.html?id=440497 29.04.2010 7 ”…sammen om psykisk helse. ” Regjeringens strategiplan for barn og unges psykiske helse. Et samarbeid mellom Helsedepartementet, Barne- og familiedepartementet, Justisdepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet, Kultur- og kirkedepartementet, Sosialdepartementet og Utdannings- og forskningsdepartementet.
8
Sosial- og helsedirektoratet utarbeida i 2007 ein rettleiar for psykisk helsearbeid i kommunen for barn
og unge som skildrar dei kommunale oppgåvene som skal gi barn, unge og deira familiar eit
heilskapleg og samordna tilbod på det psykiske helsefeltet. Det blir presisert i rettleiaren at kommunen
sitt ansvar for det psykiske helsearbeidet involverer alle kommunale tenester som er i kontakt med barn
og unge slik som barnehage, skule, barnevern, ppt, fastleger, sosialtenesta m.v. Det blir framheva at
kommunen sine overordna oppgåver er å:
Legge til rette for gode og trygge oppvekstmiljø, og iverksette førebyggande tiltak for å hindre psykiske vanskar hos barn og unge.
Fange opp barn og unge i risiko, eller som har psykiske vanskar eller lidingar
Gi hjelp og behandling for de som trenger det på lågaste effektive omsorgsnivå (LEON-prinsippet). Dei som kan behandlast i kommunen, skal behandlast i kommunen.
Sørgje for bistand frå, og samarbeid med, spesialisthelsetenesta eller andre aktører ved behov
2.4 Samhandling og koordinerte tenester
2.4.1 Samhandling mellom kommunen sine tenesteområder
Kommunane har plikt til å sørgje for at ulike tenester samhandlar når det er nødvendig. Når det gjelder
barn og unge spesielt, blir det i Sosial- og helsedirektoratets rettleiar om psykisk helsearbeid for barn
og unge vist til at Regjeringa vil:
”(…) styrke samarbeidet og samordningen av tiltak mellom det kommunale psykiske helsearbeidet,
spesialisthelsetjenesten og barnevernet. Disse barna og disse foreldrene er helt avhengige av at de
møter et hjelpeapparat som evner å samarbeide om tiltak til barnets beste. Et slikt samarbeid må
organiseres, og det er et ledelsesansvar å organisere tjenesten slik at den også treffer barn med
sammensatte problemer (…).”8
Det finst i liten grad spesifikke krav til organisering av samarbeid og gjennomføring av samarbeid for dei
ulike tenestene9 I rettleiar for nasjonalt tilsyn med kommunale helse, sosial og barnevernstenester til
barn (2008), blir det gitt eksempel på kjenneteikn på faktiske forhold som tyder på at en kommune sin
organisering av tenestene og samarbeidet tar omsyn til krav til samarbeid som kjem frem i regelverket:
”For eksempel vil tydelig og oversiktlig organisering av tjenestene og oppgavene, møte og
rapporteringsordninger, samarbeidsrutiner, henvisningsrutiner og tilbakemeldingsrutiner, opplæring,
ansvarsgrupper og tverrfaglige team mv være kjennetegn på samarbeid, og på om kommunens
tjenester bruker hverandre for å løse oppgavene.”10
I rundskriv Q-16/200711 går det fram at uformelt samarbeid kan vere risikabelt for eksempel i
situasjonar der nøkkelpersonar i samarbeidet forsvinner. Vidare går følgjande fram: ”Å etablere gode
samarbeidsrutiner og strukturer forutsetter kunnskap om lokale forhold og rammebetingelser og om
muligheter og barrierer. Både styrker og svakheter for samarbeid må identifiseres, og man må finne
felles retning og mål.”
2.4.2 Samhandling med spesialisthelsetenestene
Som del av Opptrappingsplanen skulle alle kommunar og respektive helseføretak/ DPS-områder innan
utløpet av 2005 ha etablert et fast strukturert samarbeid gjennom forpliktande samarbeidsavtaler. I juni
8 Sosial- og helsedirektoratet: Psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunene. Veileder IS-1405. 9 Jf ”Oppsummering av langsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale helse-, sosial- og barneverntjenester til utsatte barn”. 10 Barne- og likestillingsdepartementet og Helsetilsynet: Veileder for landsomfattende tilsyn 2008. Kommunale helse-, sosial- og barneverntjenester til barn. Godkjent av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn 12. desember 2007. Side 10. 11 Forebyggende innsats for barn og unge. Rundskrivet er en felles utsending fra arbeids- og inkluderingsministeren, helse- og omsorgsministeren, justis- og politiministeren, kommunal- og regionalministeren, kunnskapsministeren og barne- og likestillingsministeren.
9
2009 la regjeringa fram samhandlingsreformen i form av ei Stortingsmelding.12 Samhandlingsreformen
blei vedtatt 27. april 2010. I samhandlingsreformen er det lagt vekt på kommunane sitt ansvar for
førebygging og innsats i de tidlige fasane av sjukdom. Samhandlingsreformen fokuserer på
helsetenester generelt og følgjande går fram av St.meld nr 47:
”I samhandlingsreformen legges det til grunn at den forventede veksten i behov i en samlet
helsetjeneste i størst mulig grad må finne sin løsning i kommunene. Kommunene skal sørge for en
helhetlig tenkning med forebygging, tidlig intervensjon, tidlig diagnostikk, behandling og oppfølging
slik at helhetlige pasientforløp i størst mulig grad kan ivaretas innenfor beste effektive omsorgsnivå
(BEON). Et sentralt poeng i meldingen er at kommunene kan se helse- og omsorgssektoren i
sammenheng med de andre samfunnsområdene der de har ansvar og oppgaver. I utviklingsarbeidet
må det være oppmerksomhet mot spekteret av ulike fagprofesjoner og at man evner å utvikle en
samlet tjeneste som gjør bruk av faglige egenskaper og fortrinn hos den enkelte gruppe.”
2.5 Individuell plan
I helse- og omsorgstjenesteloven § 7-3 fremgår det at kommunen skal ha ei koordinerande eining for
habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. Denne eininga skal ha overordna ansvar for arbeidet med
individuell plan, og for oppnemning, opplæring og rettleiing av koordinator.
Rett til individuell plan er heimla i helse- og omsorgstenestelova, sosialtenestelova,
pasientrettighetslova og forskrift om individuell plan etter helselovgivinga og sosialtenestelova. I tillegg
er det utarbeida ein rettleiar til forskrift om individuell plan.
I følgje helse- og omsorgstenestelova § 7-1 skal kommunen utarbeide ein individuell plan for pasientar
og brukarar med behov for langvarige og koordinerte tenester. Kommunen skal samarbeide med andre
tenesteytarar om planen for å bidra til et heilskapleg tilbod for den enkelte. Dersom ein pasient eller
brukar har behov for tilbod både etter lova her og spesialisthelsetenestelova eller psykisk
helsevernlova, skal kommunen sørgje for at det blir utarbeida ein individuell plan, og at planarbeidet blir
koordinert.
For pasientar og brukarar med behov for langvarige og koordinerte tenester etter lovar, skal kommunen
tilby koordinator (jf. § 7-2). Koordinatoren skal sørgje for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient
eller brukar, samt sikre samordning av tenestetilbod og framdrift i arbeidet med individuell plan.
I rettleiar for nasjonalt tilsyn i 2007 går det fram at ”kommunen skal gjør rede for retten til individuell
plan på en slik måte at tjenestemottaker forstår sin rett, hvilke fordeler planarbeidet vil gi, og
konsekvenser og flyt av ellers taushetsbelagte opplysninger (…).”13
Føremålet med individuell plan er ifølge forskrift om individuell plan § 1 følgjande:
”a. å bidra til at tjenestemottakeren får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset
tjenestetilbud, herunder å sikre at det til en hver tid er en tjenesteyter som har
hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren,
b. å kartlegge tjenestemottakerens mål, ressurser og behov for tjenester på ulike områder,
samt å vurdere og koordinere tiltak som kan bidra til å dekke tjenestemottakerens
bistandsbehov,
12 St. meld. Nr 47 (2008-2009) Samhandlingsreformen. Rett behandling – på rett sted – til rett tid. 13 Helsetilsynet: ”Veileder landsomfattende tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser 2007”. Side 18.
10
c. å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og tjenestemottaker og eventuelt pårørende,
og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av
forvaltningsnivåene.”
I merknadene til denne paragrafen går det fram at den individuelle planen skal vere eit verkemiddel for
å sikre at tenestene frå ulike tenesteytarar blir samordna og vurdert i ein samanheng. Vidare er det eit
mål å ”(…) avklare ansvarsforhold og sikre samordning slik at tjenestemottaker ikke skal bli en kasteball
i systemet, hvor ingen tar ansvar for nødvendig oppfølging av tjenestemottaker.”
I forskrift om individuell plan § 7 går det fram kva hovudpunkt planen skal inneholde:
”a. en oversikt over tjenestemottakers mål, ressurser og behov for tjenester,
b. en oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen,
c. en angivelse av hvem som gis et ansvar for å sikre samordningen av og framdriften i arbeidet med planen,
d. en oversikt over hva tjenestemottakeren, tjeneste- og bidragsyterne og ev. pårørende vil bidra med i planarbeidet,
e. en oversikt over hvilke tiltak som er aktuelle og omfanget av dem, og hvem som skal ha ansvaret for disse,
f. en beskrivelse av hvordan tiltakene skal gjennomføres,
g. en angivelse av planperioden og tidspunkt for eventuelle justeringer og revisjoner av planen,
h. tjenestemottakerens samtykke til at planen utarbeides og eventuelt samtykke til at deltakere i planleggingen gis tilgang til taushetsbelagte opplysninger og
i. en oversikt over nødvendig eller ønskelig samarbeid med andre tjenesteytere, i institusjoner eller etater. ”
I Individuell plan 2007. Veileder til forskrift om individuell plan blir det mellom anna presisert at:
”Rett til en individuell plan betyr at tjenestemottaker har rett til en plan som angir et helhetlig og
begrunnet tjenestetilbud, og som sammenfatter vurderinger av behov og virkemidler. Bestemmelsen
gir tjenestemottakeren en rett til å få utarbeidet en plan, men ikke ubetinget rettskrav på bestemte
tjenester”14.
I rettleiar for nasjonalt tilsyn i 2007 står det at:
”Kommunen må ha rutiner for hvordan arbeidet med individuell plan skal iverksettes, enten det skjer
på initiativ fra kommunen eller arbeidet er startet opp i spesialisthelsetjenesten (…). En person skal
gis ansvar for å sikre samordning og framdrift (…).”15
2.6 Personell og kompetanse
Av helse- og omsorgstenestelova § 8-1 og sosialtenestelova § 2-3 går det fram at kommunen skal
sørgje for nødvendig opplæring av helsepersonell i forhold til oppgåvene.16 Vidare går det også fram av
forskriftene om internkontroll i sosial- og helsetenesta, at kommunen skal sørgje for at arbeidstakarane
har tilstrekkelige kunnskap og ferdigheter innan det aktuelle fagfeltet.
14 Individuell plan 2007. Veileder til forskrift om individuell plan. Side 13. 15 Helsetilsynet: ”Veileder landsomfattende tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne med psykiske lidelser 2007”. Side 19. 16 Helse- og omsorgstjenesteloven og sosialtjenesteloven er de lovene som er viktigst i forbindelse med tjenester til mennesker med psykiske lidelser i kommunene. Begrepet «psykisk helsearbeid» er ikke nevnt eksplisitt i disse lovene, men mennesker med psykiske lidelser er omfattet av de tjenestene som blir lovfestet.
11
I Nasjonale mål og hovudprioriteringar for 2010 går det fram at kompetanse er eit av områda
kommunane bør legge vekt på i utviklinga av det psykiske helsearbeidet.
2.7 Tilbod om avlastning/støtte
Av § 4-2 i sosialtenestelova går det frem at dei sosiale tenestene skal omfatte følgjande tenester:
a) ”praktisk bistand og opplæring, herunder brukerstyrt personlig assistanse, til dem som har et særlig hjelpebehov på grunn av sykdom, funksjonshemming, alder eller av andre årsaker,
b) avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid,
c) støttekontakt for personer og familier som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problemer,
d) plass i institusjon eller bolig med heldøgns omsorgstjenester til dem som har behov for det på grunn av funksjonshemming, alder eller av andre årsaker,
e) lønn til personer som har et særlig tyngende omsorgsarbeid.”
I følgje sosialtenestelova § 4-3 har personar som ikkje kan ha omsorg for seg sjølv, eller som er heilt
avhengige av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, krav på hjelp etter § 4-2
bokstav a-d.
2.8 Brukarmedverknad og involvering av pårørande
I Prop.1 S (2009-2010) går det fram at eit overordna mål med tenestetilbodet til menneske med
psykiske lidingar må vere å ”fremme uavhengighet, selvstendighet og evnen til å mestre eget liv.”17
Dette var også ein overordna målsetting i Opptrappingsplanen. Gjennom heile
opptrappingsplanperioden, og seinare, har det blitt lagt vekt på at brukarmedverknad er sentralt for å nå
dei andre måla.
I tillegg til tiltak som involverer den enkelte brukar i eigen behandlingssituasjon, blei det i
Opptrappingsplanen også lagt vekt på støtte til brukar- og pårørandeorganisasjonar. Brukarmedverking
er ein lovfesta rett mellom anna i pasientrettighetslova § 3-1, som omhandlar pasientane sin rett til
medverking:
”Pasienten har rett til å medvirke ved gjennomføring av helsehjelpen. Pasienten har herunder rett til
å medvirke ved valg mellom tilgjengelige og forsvarlige undersøkelses- og behandlingsmetoder.
Medvirkningens form skal tilpasses den enkeltes evne til å gi og motta informasjon. Dersom
pasienten ikke har samtykkekompetanse, har pasientens nærmeste pårørende rett til å medvirke
sammen med pasienten.”
I rettleiar for nasjonalt tilsyn i 2007 blir det også peikt på at medverking frå tenestemottakaren er
avgjørande for at tenestetilbodet skal kunne vere individuelt tilpassa. Vidare blir det vist til at retten til
medverking gjeld både kva tenester og tiltak som kan vere aktuelle, og korleis tenestene skal utformast,
samt omfanget av tenestene.
I rettleiar for psykisk helsearbeid for barn og unge i kommunen blir det peikt på at barn og unge bør gis
innflytelse i saker som har betyding for deira utvikling, trivsel og oppvekstkår. Målet er at
brukarmedverking skal bidra til kvalitet på tenestene og at brukarane har innflytelse på eigen
livssituasjon.
17 Helse og omsorgsdepartementet: Prop. 1 S (2009-2010). Side 291.
12
I tillegg blir det i rettleiaren vist til at medverking på systemnivå knytt til tenesteutvikling, gjennomføring
og evaluering av tenestene kor det blir vist til ulike tilrådingar om korleis ein kan få realisert slik
brukarmedverking.
Involvering av pårørande er ikkje lovfesta på tilsvarande vis. I rettleiar om psykisk helsearbeid for
vaksne i kommunen står følgjande om involvering av pårørande:
”Tradisjonelt har pårørende i liten grad vært involvert i planlegging og gjennomføring av tiltak i forhold
til mennesker med psykiske lidelser. Selv om det noen ganger vil være konfliktfylte relasjoner mellom
bruker og pårørende eller mellom pårørende og hjelpeapparat, er pårørende som oftest viktige
medspillere med kunnskap om den sammenhengen som brukeren står i. Pårørende vil dermed
kunne være en viktig ressurs, også for tjenesteapparatet. I utformingen av psykisk helsearbeid og i
utviklingen av brukermedvirkning må pårørende involveres, og kommunen må ha for øye at også
pårørende har behov for støtte og omsorg.”18
2.9 Informasjon
Etter kommunelova § 4 har kommunane ein generell plikt til å gi aktiv informasjon. Forvaltningslova §
11 slår også fast at forvaltningsorgana har ein alminneleg plikt til å rettleie innan sitt saksområde.
I pasientrettighetslova § 3-2 blir pasientane sin rett til informasjon skildra. Det går mellom anna fram at
pasienten i hovudsak har rett til å få nødvendig informasjon for å få innsikt i sin helsetilstand og
innhaldet i helsehjelpen.
Av § 3-3 går det fram at pasienten sine nærmaste pårørande skal ha informasjon om pasienten sin
helsetilstand og den helsehjelpen som ytes, dersom pasienten samtykker til det eller forholda tilseier
det. Dersom pasienten er over 16 år og openbart ikkje kan ivareta sine interesser på grunn av for
eksempel fysiske eller psykiske forstyrringar, har både pasienten og dei nærmaste pårørande rett til
informasjon etter reglane i § 3-2.
Rett til informasjon når pasienten er mindreårig går fram av pasientrettighetslova § 3-4.
Vidare går det av sosialtenestelova § 4-1 fram at sosialtenesta skal gi opplysningar, råd og rettleiing
som kan bidra til å løyse eller førebygge sosiale problem. I § 3-5 blir det slått fast at sosialtenesta skal
spreie kunnskap om sosiale forhold og tenester i kommunen. Av forarbeida går det fram at:
”Informasjonsvirksomhet er et viktig ledd i det forebyggende og holdningsskapende arbeid, og må
således ses i sammenheng med §3-1. Ansvaret for å gjøre seg kjent med levekårene i kommunen
og være oppmerksom på forhold som kan skape sosiale problemer, innebærer også et ansvar for å
bringe denne kunnskapen ut til befolkningen, til samarbeidsinstanser og til ansvarlige myndigheter i
kommunen. (…)
Videre har sosialtjenesten et ansvar for å gjøre befolkningen kjent med tiltak og tjenester. Det er
spesielt viktig at denne informasjonen når fram til mulige brukere, og informasjonsmateriell bør
derfor spres på steder hvor publikum henvender seg, som trygdekontorer, arbeidsformidling,
helsestasjoner m.v.”19
18 Veileder om psykisk helsearbeid for voksne i kommunen, side 45. 19 Ot.prp.nr.29 (1990-1991).
13
I Helse- og sosialdepartementet sin rettleiar om psykisk helsehjelp for barn og unge i kommunane blir
det vist til at barn, ungdom og foreldre må vite kor dei kan vende seg når dei er bekymra, og
bekymringa dei opplever må bli tatt på alvor. Det må i kvart enkelt tilfelle blir vurdert om bekymringa kan
handterast av vedkommande som mottar den, om den bør drøftast med andre eller om den må
vidareformidlast til annan instans. Det er kommune sitt ansvar å gi innbyggjarane god og lett
tilgjengeleg informasjon. Informasjon om tenestene og kva innbyggjarane kan vente av tenestene kan
gå fram av serviceerklæringar og tenesteskildringar som blir lagt ut på nett og/eller som blir delt ut på
skuler/ barnehagar/fritidsklubber/ helsestasjoner for barn og ungdom.
14
3. Metode
Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001).
3.1 Dokumentanalyse
Rettsreglar og kommunale vedtak vil bli gjennomgått og nytta som revisjonskriterium. Vidare vil
informasjon om kommunen og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli
samla inn og analysert. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert opp mot kriteria.
3.2 Intervju
Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju med utvalde personar som arbeider med psykisk
helsearbeid for barn og unge i kommunen (dette kan vere skule, barnevern, ppt, sosialteneste,
skulehelseteneste og helsestasjon, fastlege, psykolog m.v). I tillegg ønskjer vi å stille nokre spørsmål til
sentrale samarbeidspartnarar slik som BUP. I den grad det er etablert eit forum for brukarar og
pårørande vil vi også gjennomføre et intervju med representantar for desse.
Vi reknar med å gjere et utval på omlag 10 personar.
3.3 Stikkprøver
Revisjonen vil gå gjennom eit utval av individuelle planar som er utarbeidd for barn og unge med
psykiske vanskar, for å undersøke om desse er utarbeidd i samsvar med krav i regelverket.
3.4 Verifiseringsprosessar
Oppsummering av intervju blir sendt til dei intervjua for verifisering og det er berre informasjon frå det
verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten.
Utkast til rapport vil bli sendt til rådmannen for verifisering. Eventuelle faktafeil vil bli retta og endeleg
rapport med vurderingsdel og tilrådingar vil bli sendt til rådmannen for ei høyringsuttale. Rådmannens
uttale vil gå fram av den endelege rapporten.
15
4. Tid og ressursbruk
4.1 Nøkkelpersonell
Stein Ove Songstad er oppdragsansvarlig partner. Prosjektleiar er Birte Bjørkelo og Ruth Rørvik vil vere
prosjektmedarbeidar på oppdraget.
4.2 Gjennomføringsperiode og tidsbruk
Det er stipulert at det vil ta inntil 292 timar å gjennomføre prosjektet. Timeanslaget inkluderer
utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling,
analyse av data opp mot revisjonskriterium, utarbeiding og kvalitetssikring av rapport, samt
presentasjon for kontrollutvalet. Tidsestimatet inkluderer ikkje eventuelt førebuing og presentasjon av
rapport i kommunestyret. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, inntil 8 timar. Ei detaljert
Vi vil kunne starte opp prosjektet 5. januar 2015. Med utgangspunkt i forventa ressursbruk vil prosjektet
vere sluttført innan utgangen av juni 2015 eller etter nærare avtale med kontrollutvalet. For å kunne
gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det nødvendig at kommunen
innan rimelig tid stiller dokumentasjon tilgjengelig og at utalte personar stiller til og verifiserer intervju.
Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale.
Bergen, 29. oktober 2014
____________________
Stein Ove Songstad, ansvarlig partner
Side 1 av 1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
Kontrollutvalet i Klepp
Arkivkode : 217 Saksnr. : 13/00083
Vedlegg: Statusoversikt pr. november 2014
Vedtekne prosjekt under arbeid:
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett Estimert timeforbruk
Status/forventa ferdigstilt til
Psykisk helsearbeid/individuelle planar (lovpålagde tenester)
Til bestilling
Selskapskontroll m/forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS, sjå under
Selskapskontrollar Klepp Energi AS 05.12.13 169 t Til behandling Lyse Energi AS 11.09.14 21 t Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla:
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt kommunen
Planlagt oppfølging og
svarfrist
Status
Selskapskontrollar Prosjekt som er ferdigbehandla i perioden:
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt igangsett
Behandla i kontrollutv.
Oppfølging behandla:
Sluttbehandla/ merknadar:
Prosjektstyring 22.04.10 14.04.11 14.06.12 Ferdigbehandla Skule/opplæring 14.06.12 05.09.13 Ferdigbehandla
Personalforvaltning, vikarbruk innafor helse og sosial
21.02.13 05.12.13 05.06.14 Ferdigbehandla
Selskapskontrollar Brannvesenet i Sør- Rogaland IKS
02.12.10 16.06.11 29.11.12 Ferdigbehandla
Interkommunalt arkiv IKS 19.04.12 18.04.13 05.12.13 Ferdigbehandla
Wencke Sissel Olsen Daglig leder
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
KONTROLLUTVALET I KLEPP KOMMUNE
PROTOKOLL
Utval: Kontrollutvalet i Klepp
Møtenr.: 4-2014
Møtedato: 11.09.2014
Utvalssaksnr.: 16/14 - 24/14
Disse møtte: Ove Horpestad Siri Øksnevad Olsen Reidar B. Thu Grete Horpestad (vara) Jon Tore Refve (vara)
Forfall / varamedlemmer: Arild Børge Skjæveland Sigrid Lærdal Møtet vart leia av Ove HorpestadGrete Horpestad og Jon Tore Refve møtte som varamedlemmer Andre til stades:
Rådmann Ivar Undheim, Klepp kommune Økonomisjef Stein Kittelsen, Klepp kommune Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side
Saker til behandling
16/14 13/00072-13 Godkjenning av protokoll frå møte den 5. juni 2014 2
17/14 13/00359-5 Rapport fra selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS 2
18/14 14/00045-1 Felles selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS, utkast til mandat 3
19/14 13/00278-6 Utvelging av forvaltningsrevisjonsprosjekt for gjennomføring i 2015 3
20/14 13/00152-6 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 – Kontrollutvalets budsjettforslag 4
21/14 13/00286-9 Rekneskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 4
22/14 13/00263-19 Forslag til møteplan for 2015 5
23/14 13/00174-2 Revisor si uavhengigheitserklæring 2014 5
24/14 13/00083-20 Statusoversikt pr. september 2014 6
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
Økonomisjef Stein Kittelsen presenterte seg for kontrollutvalet, og hadde ei kort orientering om kva det vert jobba med for øyeblikket. Innkallinga ble godkjent utan merknader. 16/14 Godkjenning av protokoll frå møte den 5. juni 2014
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møte den 5. juni 2014
Møtebehandling
Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møte den 5. juni 2014
17/14 Rapport frå selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi
AS
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta følgjande vedtak: 1. Kommunestyret i Klepp tar den framlagde rapporten frå selskapskontroll
med forvaltningsrevisjon i Klepp Energi AS til etterretning. 2. Kommunestyret vil spesielt peika på at kommunen bør:
a. Oppdatera eigarstrategien med bakgrunn i KS sine anbefalingar b. Etablera rutinar for oppfølging av eigarstrategien c. Klargjera kommuneadministrasjonens ansvar for oppfølging av
eigarskap d. Vurdera avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av
gatelys opp mot regelverket om offentlege anskaffingar.
3. Kommunestyret ber selskapet om å vurdera revisor anbefalingar som gjeld
a. Innføra praksisar tilrådd av KS b. Dokumentera styrets eigenevaluering c. Gjennomgå rutinar og system for innkjøp d. Utarbeida skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av
budsjett, inkl. retningsliner for rapprotering om avvik 4. Rapporten vert følgt opp våren 2015 overfor kommunen når det gjeld
eigarstyring og selskapet når det gjeld drift.
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
Møtebehandling Sekretariatet orienterte om at revisor har gitt melding om at grunna kansellert fly frå Bergen var det ikkje mogleg å nå fram i tide til møtet. Kontrollutvalet foreslo derfor å utsetja saka til neste møte. Votering Dette forslaget vart samrøystes vedtatt. Vedtak Saka vert utsett til neste møte.
18/14 Felles selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS,
utkast til mandat
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp bestiller selskapskontroll i Lyse Energi AS i samarbeid med øvrige eigarar i tråd med det utkastet til prosjektmandat som ligg føre – med tillegg av dei presiseringane som går fram av vedtaket i kontrollutvalet i Stavanger.
Møtebehandling Sekretariatet orienterte om tillegg til vedtak i Sola og Sandnes. Kontroll-utvalet valde å gå inn for forslag til vedtak. Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp bestiller selskapskontroll i Lyse Energi AS i samarbeid med øvrige eigarar i tråd med det utkastet til prosjektmandat som ligg føre – med tillegg av dei presiseringane som går fram av vedtaket i kontrollutvalet i Stavanger.
19/14 Utveljing av forvaltningsrevisjonsprosjekt for gjennomføring i 2015
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp ber revisor om å leggja fram utkast til prosjektmandat på
*Psykisk helsearbeid/individuelle planar (lovpålagde tenester) til neste møte. Prosjektet skal gjennomførast ti 2015, og det er ønskjeleg at det vert ferdigstilt til kontrollutvalets møte i september 2015.
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
Møtebehandling
Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp ber revisor om å leggja fram utkast til prosjektmandat på
*Psykisk helsearbeid/individuelle planar (lovpålagde tenester) til neste møte. Prosjektet skal gjennomførast ti 2015, og det er ønskjeleg at det vert ferdigstilt til kontrollutvalets møte i september 2015.
20/14 Budsjett kontroll og tilsyn 2015 – Kontrollutvalets budsjettforslag
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp går inn for eit samla budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 på i alt kr. 817.000,- ekskl. mva.
Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp går inn for eit samla budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 på i alt kr. 817.000,- ekskl. mva.
21/14 Rekneskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp tek rekneskapsoversikta for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 til orientering.
Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp tek rekneskapsoversikta for kontroll og tilsyn pr. 31.07.14 til orientering.
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
22/14 Forslag til møteplan for 2015
FORSLAG TIL VEDTAK:
Kontrollutvalet i Klepp vedtek følgjande møteplan for 2015: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 12. februar 16:00 Torsdag 16. april 16:00 Kan bli endra Torsdag 18. juni 16:00 Torsdag 17. september 16:00 Torsdag 19. november 16:00 Nytt utval
Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak
Kontrollutvalet i Klepp vedtek følgjande møteplan for 2015: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 12. februar 16:00 Torsdag 16. april 16:00 Kan bli endra Torsdag 18. juni 16:00 Torsdag 17. september 16:00 Torsdag 19. november 16:00 Nytt utval
23/14 Revisor si uavhengighetserklæring 2014
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp tek den framlagde uavhengighetserklæringa frå oppdrags-ansvarleg revisor i Klepp kommune til orientering.
Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp tek den framlagde uavhengighetserklæringa frå oppdragsansvarleg revisor i Klepp kommune til orientering.
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS
24/14 Statusoversikt pr. september 2014
FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet i Klepp tek statusoversikt pr. september 2014 til orientering.
Møtebehandling Votering Forslag til vedtak vart samrøystes vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet i Klepp tek statusoversikt pr. september 2014 til orientering.
Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leiar av kontrollutvalet Sekretær for kontrollutvalet
Selskapskontroll | Klepp kommune
Klepp Energi AS
September 2014
3
Samandrag
På oppdrag frå kontrollutvalet i Klepp kommune har Deloitte gjennomført ein selskapskontroll av
Klepp Energi AS.
Klepp Energi AS er eit lokalt energiverk på Jæren i Sør-Rogaland. Klepp elektrisitetsverk blei
oppretta i 1919. I 1996 blei Klepp Energi AS stifta som aksjeselskap, og selskapet var operativt
frå 01.01.1997. I tillegg til drift av distribusjonsnett, er selskapet sine verksemdsområde sal og
drift av deponigass, fjernvarme, og breiband (internett, tv, telefoni og alarm). Klepp kommune eig
100 prosent av aksjane i Klepp Energi AS.
Kontrollkriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel 3, medan
faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire 4. For ein meir utfyllande versjon av revisjonen sine
vurderingar blir det vist til kapittel 5 i rapporten. Høyringsuttale frå Klepp kommun v/ rådmann og
Klepp Energi v/ administrerande direktør er vedlagt. Undersøkinga er gjennomført i perioden
januar 2014 – august 2014.
Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen
I denne selskapskontrollen har revisjonen undersøkt og vurdert Klepp kommune sin eigarstyring
av Klepp Energi AS. Vidare har revisjonen undersøkt og vurdert om selskapet har etablert
system og rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og
regelverk.
Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon frå Klepp Energi og frå Klepp kommune og
gjennomført intervju med til saman seks personar. Dette inkluderer representantar frå Klepp
Energi og Klepp kommune.
Gjennomgang av revisjonen sine vurderingar
Revisjonen si vurdering:
Klepp kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som sist blei revidert i 2013. Klepp
kommune uttrykker ikkje spesifikt i sin eigarskapspolitiske plattform om kommunen legg KS sine
retningslinjer til grunn for si eigarstyring, og det er fleire av praksisane som KS tilrår som ikkje er
omtalt i plattforma. Revisjonen meiner kommunen bør vurdere om det av eigarskapspolitisk
plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning, skal gå fram i kva
grad og eventuelt korleis kommunen følgjer opp KS sine tilrådingar.
Revisjonen peiker i selskapskontrollen på fleire sentrale tilrådingar frå KS som etter revisjonen si
vurdering ikkje blir tilstrekkeleg følgt opp i Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi. Dette
gjeld:
Problemstilling 1: Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske
vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing?
4
Klepp kommune følgjer ikkje opp opplæringa for folkevalde etter to år
Klepp kommune sikrar ikkje at alle styrerepresentantar får tilbod om opplæring
Eigarskapspolitisk plattform blir ikkje gjennomgått og lagt fram årleg for dei folkevalde.
Klepp kommune har ikkje spesifisert kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av
styrerepresentantar.
Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyre om å innføre alle praksisane som KS
tilrår (eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport).
Klepp kommune har ikkje utarbeidd rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar.
Kommunen har heller ikkje sett krav til selskapsstyre om å utarbeide slike rutinar.
Klepp kommune har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform, men har ikkje
etablert rutinar for å følgje opp krava som kommunen har fastsett for selskap i sin eigarpolitiske
plattform. Revisjonen meiner det er viktig at ein slik praksis blir innført, for å sikre at krava blir
etterlevd av selskapa.
Revisjonen si vurdering:
Det er revisjonen si vurdering at Klepp Energi utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter.
Det er vidare revisjonen si vurdering at Klepp Energi følgjer opp føringar som er gitt i Klepp
kommune sin eigarskapspolitiske plattform og i kommunen sin eigarstrategi for selskapet.
Klepp Energi har ikkje praksis for opplæring av styrerepresentantar og gjennomføring av
styreseminar, slik KS tilrår for kommunalt eigde selskap. KS peikar på at dei tilrådde praksisane
er ei rettesnor og at praksisane vil avhenge av selskapet sin storleik og verksemd. Revisjonen
meiner Klepp kommune og Klepp Energi bør vurdere om opplæring for styrerepresentantar og
gjennomføring av styreseminar er praksisar som Klepp Energi bør innføre.
Revisjonen si vurdering:
Det er utarbeidd ein styreinstruks for styret som regulerer forholdet mellom styret og
administrasjonen i Klepp Energi. Revisjonen vurderer at dette er eit dokument som bidrar til å
klargjere rolle- og ansvarsfordelinga mellom partane. Både frå styret og frå administrasjonen i
selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom partane.
Representantane som er intervjua gir uttrykk for at det også er ei avklart rolle- og
ansvarsfordeling mellom Klepp Energi og Klepp kommune som eigar. Både frå selskapet og frå
kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom kommunen og selskapet det siste
året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.
Problemstilling 2: I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine
selskap etterlevd av Klepp Energi?
Problemstilling 3: Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og
selskapet si daglege leiing?
5
Revisjonen si vurdering:
Revisjonen meiner at Klepp Energi har etablert rutinar som bidrar til å sikre at
generalforsamlingar i selskapet blir gjennomført i samsvar med føresegner i aksjelova.
Selskapskontrollen viser at styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet, og at
selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon.
Selskapet har etter revisjonen si vurdering etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at
HMS-arbeidet i selskapet blir utført i samsvar med krav i internkontrollforskrifta.
Etter revisjonen si vurdering har ikkje Klepp Energi etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for
å sikre etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen har gått gjennom
utbetalingar til fem leverandørar i 2013. Stikkprøvegjennomgangen viser at tre av fem innkjøp
ikkje er konkurranseeksponert i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i
forsyningsforskrifta § 3-1 og i forskrift om offentlege anskaffingar § 3-1. Eitt av innkjøpa som er
konkurranseeksponert innfrir ikkje dokumentasjonskrava i forsyningsforskrifta § 3-1 (7).
Det er revisjonen si vurdering av selskapet har etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at
krav i offentleglova blir etterlevd.
Revisjonen si vurdering:
Nøkkeltal for Klepp Energi viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital.
Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden 2010-2012 gitt utan presiseringar eller atterhald.
Selskapskontrollen viser at Klepp Energi har etablert faste praksisar knytt til budsjettering og
oppfølging av budsjett, men at praksisane ikkje er nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er
viktig at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse
rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.
Klepp kommune har i sin eigarstrategi for selskapet frå 2009 fastsett at kommunen forventar eit
utbytte som er minst i samsvar med skissert utbytte i selskapet sin strategiplan frå 2008. Klepp
Energi har utbetalt utbytte til Klepp kommune i samsvar med skissert utbytte i strategiplanen i
perioden 2008-2013. I perioden 2010-2013 har det vore naudsynt for Klepp Energi å overføre
midlar frå eigenkapitalen for å klare dette. Selskapet viser til at dette skuldast låge
inntektsrammer frå NVE i tillegg til tidlegare investeringar i infrastrukturen for breiband, på grunn
av høg aktivitet.
Revisjonen meiner det er positivt at Klepp kommune har tydeleggjort sine forventningar til utbytte.
Samstundes er det viktig at Klepp kommune og Klepp Energi har dialog kring nivået på utbytte,
slik at forventningar om utbytte kan justerast ut i frå selskapet sin økonomiske situasjon dersom
partane opplever det som naudsynt.
Problemstilling 4: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av
sentrale krav innanfor regelverket knytt til aksjelova, internkontroll/HMS, offentlege innkjøp og
offentleggjering.
Problemstilling 5: Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk
forsvarleg drift?
6
Revisjonen sine tilrådingar:
Revisjonen tilrår at Klepp kommune:
1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si
eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin eigarskapspolitiske
plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning.
2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar:
følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein valperiode
gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg
spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d. gjennom
å utarbeide retningslinjer)
sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering,
styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport)
utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend
med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar
3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap.
4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med oppfølging av
kommunen sine eigarskap.
5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot regelverket om
offentlege anskaffingar.
Revisjonen tilrår at Klepp Energi:
1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS:
Tilbod om opplæring for styrerepresentantar
Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver
Slutte seg til KS sitt styrevervregister
2. Dokumenterer styret si eigenevaluering.
3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir gjennomført
i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar.
4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer
retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.
7
Innhald
Samandrag .............................................................................................................................................. 3 1. Føremål og problemstillingar ........................................................................................................... 9
1.1 Bakgrunn ...................................................................................................................................... 9 1.2 Føremål og problemstillingar ........................................................................................................ 9 1.3 Avgrensning ................................................................................................................................ 10
2. Metode .............................................................................................................................................. 11
2.1 Dokumentanalyse ....................................................................................................................... 11 2.2 Intervju ........................................................................................................................................ 11 2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp ........................................................................................... 11 2.4 Verifisering og høyring ................................................................................................................ 11
3. Kontrollkriterium ............................................................................................................................. 12
3.1 Innleiing ...................................................................................................................................... 12 3.2 Aksjeloven .................................................................................................................................. 12 3.3 Offentlege innkjøp ...................................................................................................................... 14 3.4 Offentlegheit ............................................................................................................................... 17 3.5 Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS) .................................................................................... 18 3.7 Selskapet sine vedtekter ............................................................................................................ 24 3.8 Kommunale dokumenter og vedtak............................................................................................ 25
3.8.1 Eigarsskapspolitisk plattform ............................................................................................ 25
4. Data ................................................................................................................................................... 27
4.1 Om selskapet Klepp Energi AS .................................................................................................. 27
4.1.1 Organisering ..................................................................................................................... 27 4.1.2 Styret i Klepp Energi AS ................................................................................................... 27 4.1.3 Rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og selskapet sitt styre ....................... 28 4.1.4 Rapportering til styret ........................................................................................................ 29 4.1.5 Rapportering internt i konsernet ....................................................................................... 29 4.1.6 Strategiplan for Klepp Energi ............................................................................................ 29 4.1.7 Selskapet si drift og økonomi ........................................................................................... 30 4.1.8 Samarbeid med andre selskap ......................................................................................... 32 4.1.9 Om dotterselskapet Klepp Energi Invest AS .................................................................... 32
4.2 System og rutinar i selskapet ..................................................................................................... 33
4.2.1 Økonomi- og budsjettstyring ............................................................................................. 33 4.2.2 Reglement og rutinar for innkjøp ...................................................................................... 33 4.2.3 Stikkprøver av innkjøp ...................................................................................................... 34 4.2.4 HMS-arbeidet i selskapet ................................................................................................. 36 4.2.5 Avvikssystem og avviksrapportering ................................................................................ 37 4.2.6 Etiske retningslinjer ........................................................................................................... 37 4.2.7 Offentligheit ....................................................................................................................... 38
4.3 Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi AS .................................................................. 38
4.3.1 Eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune ............................................................. 38 4.3.2 Vedtekter og eigarstrategi for Klepp Energi ..................................................................... 38 4.3.3 Utøving av eigarstyring og formelle møtepunkt med selskapet ....................................... 42 4.3.4 Samhandling mellom Klepp kommune og Klepp Energi .................................................. 43 4.3.5 Rapportering frå selskapet til Klepp kommune ................................................................ 44 4.3.6 Val av styrerepresentantar ............................................................................................... 44
8
4.3.7 Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styre ..................................................... 45 4.3.8 Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde ............................................................. 46
5. Vurderingar ...................................................................................................................................... 47
5.1 Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og
etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? .......................................................... 47
5.1.1 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale
tilrådingar frå KS? ............................................................................................................ 47 5.1.2 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar? ......................... 50 5.1.3 Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet? ....................... 50
5.2 I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd
av Klepp Energi? ........................................................................................................................ 51
5.2.1 Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin
eigarskapsmelding? .......................................................................................................... 51
5.3 Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si
daglege leiing?............................................................................................................................ 52 5.4 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor
regelverket knytt til: ..................................................................................................................... 52
5.4.1 Aksjelova ........................................................................................................................... 52 5.4.2 Internkontroll/HMS ............................................................................................................ 53 5.4.3 Offentlege anskaffingar..................................................................................................... 53 5.4.4 Offentleggjering ................................................................................................................ 54
5.5 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?............... 54
5.5.1 Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4? .......................................... 54 5.5.2 I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett? ....... 54 5.5.3 Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar? ...... 54
6. Tilrådingar ........................................................................................................................................ 56 Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Klepp kommune v/ rådmann ........................................................... 57 Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Klepp Energi v/ administrerande direktør ...................................... 58 Vedlegg 3: Revisjonen sine kommentarar til rådmannen sin høyringsuttale ............................... 59 Vedlegg 4: Oversikt over sentrale dokument og litteratur .............................................................. 60
9
1. Føremål og problemstillingar
1.1 Bakgrunn
Deloitte har gjennomført ein selskapskontroll av Klepp Energi AS. Prosjektet blei bestilt av
kontrollutvalet i Klepp kommune i møte 05. desember 2013, sak 26-13. Selskapskontrollen er
gjennomført i tidsrommet januar 2014 – august 2014.
1.2 Føremål og problemstillingar
Føremålet med selskapskontrollen har vore å undersøke og vurdere Klepp kommune sin
eigarstyring av Klepp Energi AS. Vidare har føremålet med selskapskontrollen vore å undersøke
om selskapet har etablert system og rutinar for å sikre at selskapet driver i samsvar med
vedtekter, politiske vedtak og regelverk.
Følgjande problemstillingar har blitt undersøkt:
1. Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med politiske vedtak og
etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing?
a. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale
tilrådingar frå KS?
b. Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen
sin eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar?
c. Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet?
2. I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine selskap etterlevd
av Klepp Energi?
a. Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin
eigarskapsmelding?
3. Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet si
daglege leiing?
4. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av sentrale krav innanfor
regelverket knytt til:
a. Aksjelova
b. Internkontroll/HMS
c. Offentlege innkjøp
d. Offentleggjering
5. Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?
a. Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4?
b. I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett?
10
c. Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar?
1.3 Avgrensning
Revisjonen har i denne selskapskontrollen hatt fokus på morselskapet Klepp Energi, og har ikkje
gjennomført undersøking av det heileigde dotterselskapet Klepp Energi Invest AS.
11
2. Metode
Deloitte har utført selskapskontrollen i samsvar med kapittel 6 i forskrift om revisjon i kommuner
og fylkeskommuner, RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon og rettleiar for gjennomføring av
selskapskontroll utarbeidd av NKRF1.
2.1 Dokumentanalyse
Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant
selskapsinformasjon, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar og regelverk m.m. har
blitt analysert. Innsamla kjeldemateriale har blitt vurdert opp mot kontrollkriteria.
2.2 Intervju
Revisjonen har intervjua to representantar frå administrasjonen i Klepp Energi (inkludert direktør)
og styreleiar for selskapet2. I tillegg har revisjonen gjennomført intervju med to administrativt
tilsette i Klepp kommune og ordførar, som representant for generalforsamlinga.
2.3 Stikkprøvegjennomgang av innkjøp
Revisjonen har gjennomført ein stikkprøvegjennomgang av fem innkjøp utført av Klepp Energi i
2013. Revisjonen fekk oversendt ei oversikt over alle leverandørtransaksjonar i 2013 som viser
storleik på beløp som er utbetalt og kva leverandør som har fått utbetalinga. Lista blei sortert etter
leverandør, og beløpa blei summert for å vise totale utbetalingar.
I lista blei det trekt fem leverandørar som alle hadde fått samla utbetalingar over NOK 100 000,- i
løpet av 2013. Klepp Energi AS blei bede om å sende over ytterlegare informasjon om
utbetalingane til desse leverandørane for å identifisere kva konkrete avtalar utbetalingane høyrte
til. Då avtalane var identifiserte, fekk revisjonen tilsendt dokumentasjon knytt til
konkurransegjennomføring og avtaleinngåing for dei ulike avtalane.
2.4 Verifisering og høyring
Intervjureferata er verifisert av intervjupersonane. Datadel av rapporten verifisert av selskapet
ved administrasjonen og Klepp kommune ved rådmann.
Rapporten med revisjonen sine vurderingar og forslag til tiltak har vore sendt til selskapet ved
direktør og styreleiar, og til kommunen ved rådmann og generalforsamlingsrepresentanten for
høyring. Høyringsuttaler frå selskapet og kommunen ligg ved rapporten.
Generalforsamlingsrepresentanten har i samband med høyringsprossesen kome med to
presiseringar som revisjonen har innarbeidd i rapporten.
1 Selskapskontroll - fra a –å. (Praktisk veileder), Utarbeidd av NKRF 2010.
2 Selskapet har fått ny styreleiar etter generalforsamlinga i juni 2014. Ny styreleiar er ikkje intervjua.
12
3. Kontrollkriterium
3.1 Innleiing
Kontrollkriteria er henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og
fastsette retningslinjer.
3.2 Aksjeloven
Av aksjeloven3 § 2-2, første ledd, går minstekrav til vedtekter i eit selskap fram:
«Vedtektene skal minst visa:
1. selskapets føretaksnamn,
2. den kommune i riket kor selskapet skal ha sitt forretningskontor,
3. selskapets verksemd,
4. aksjekapitalens storleik, jf. § 3-1,
5. aksjenes pålydande (nominelle beløp), jf. § 3-1.»
Vidare går det fram av § 2-2, andre ledd, at dersom selskapets føremål ikkje skal vera å skaffe
aksjeeigarane økonomisk utbytte, skal vedtektene innehalde føresegner om anvending av
overskot og av formuen ved oppløysning.
Selskapet skal til kvar tid ha ein eigenkapital og ein likviditet som er forsvarleg ut frå risikoen ved
og omfanget av verksemda i selskapet (jf. § 3-4). Dersom det må antakast at eigenkapitalen er
lågare enn forsvarleg eller lågare enn halvparten av aksjekapitalen, skal styret straks handsame
saken (jf. § 3-5, første ledd). Styret skal innan rimelig tid kalle inn generalforsamlinga og gje ei
redegjering for selskapet si økonomiske stilling. Dersom selskapet ikkje har ein forsvarleg
eigenkapital i samsvar med § 3-4, skal styret på generalforsamlinga foreslå tiltak for å rette på
dette (jf. § 3-5, første ledd).
Av aksjeloven § 5-1, første ledd, går det fram at aksjeeigarane representerer den øvste mynde i
selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjer ein stemme dersom ikkje anna følgjer av
lov eller vedtekter (jf. § 5-3). Styreleiar og dagleg leiar skal vere til stades på generalforsamlinga
(jf. § 5-4). Ordinær generalforsamling skal vere gjennomført av selskapet innan seks månader
etter utgangen av kvart rekneskapsår (jf. § 5-5, første ledd). Følgjande saker skal handsamast og
avgjerast på den ordinære generalforsamlinga (jf. § 5-5, andre ledd):
1. godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte;
2. andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen
Seinast ei veke før generalforsamling skal årsrekneskapet, årsmeldinga og revisjonsberetinga
sendes til kvar aksjeeigar med kjent adresse (jf. § 5-5, tredje ledd). Også innkalling til
generalforsamling skal vere sendt seinast ei veke før møtet skal holdast, og i innkallinga skal det
vere med eit forslag til dagsorden som bestemt synar sakene som skal handsamast i møtet (jf. §
3 LOV-1997-06-13-44 Lov om aksjeselskap.
13
5-10). Møteleiaren skal sørgje for at det blir ført protokoll for generalforsamlinga (jf. § 5-16). I
protokollen skal generalforsamlinga si avgjerd takast inn med anngjeving av utfallet av
avstemminga (jf. § 5-16, andre ledd). Ei avgjerd av generalforsamlinga krev fleirtalet av dei
avgitte stemmane, om ikkje anna er bestemt i lova (jf. § 5-17, første ledd). Styret kan bestemme
at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling (jf. § 5-6).
Forvaltninga av selskapet hører til under styret (jf. § 6-12, første ledd), og medlemmene blir valt
av generalforsamlinga (jf. § 6-3, første ledd). Styret skal sørgje for forsvarlig organisering av
verksemda (jf. § 6-12, første ledd), og i naudsynt utstrekning fastsette planar og budsjett for
selskapet si verksemd (jf. § 6-12, andre ledd). Vidare skal styret halde seg orientert om selskapet
si økonomiske stilling og styret plikter å sjå til selskapet si verksemd, rekneskap og
formueforvalting er gjenstand for tryggjande kontroll (jf. § 6-12, tredje ledd). Styret skal vidare føre
tilsyn med den daglege leiinga, selskapet og selskapet si verksemd elles (jf. § 6-13, første ledd).
Styret kan fastsette instruks for den daglege leiinga (jf. § 6-13, andre ledd).
Styremedlemmer tenestegjer i to år (jf. § 6-6, første ledd). I vedtektene kan tenestetida settast
kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år (jf. § 6-6, første ledd).
Av § 6-23, første ledd, følgjer det at styret, for selskap der tilsette er representert i styret, skal
fastsette ein styreinstruks som gjer nærmare regler om styret sitt arbeid og sakshandsaming.
Instruksen skal mellom anna innehalde reglar for kva saker som skal handsamast av styret og
dagleg leiar sine arbeidsoppgåver og plikter ovanfor styret. Instruksen skal også innehalde reglar
for innkalling og møtehandsaming (jf. § 6-23, andre ledd). Vidare skal det førast protokoll over
styrehandsaminga. Denne skal minst angi tid og sted, deltakarar, handsamingsmåte og styret si
avgjerd (jf. § 6-29, første ledd). Styret kan treffe ei avgjerd når meir enn halvdelen av
medlemmane er til stades eller deltar i styrehandsaminga, så langt det ikkje er fastsett strengare
krav i vedtektene (jf. § 6-24. første ledd).
Av § 6-27, første ledd, følgjer det at eit styremedlem ikkje må delta i handsaminga eller avgjerda
av spørsmål som har ein slik betyding for eigen del eller for nokon nærstande, som gjer at
medlemmet må bli ansett for å ha ein fremtredande personleg eller økonomisk særinteresse i
saken. Det same gjeld for dagleg leiar i selskapet.
Selskapet kan ha ein dagleg leiar (jf. § 6-2, første ledd). Dagleg leiar blir tilsett av styret dersom
ikkje det er bestemt i vedtektene at tilsettinga skal gjerast av generalforsamlinga (jf. § 6-2, andre
ledd). Dagleg leiar skal stå for den daglege leiinga av selskapets verksemd og følgje dei
retningslinjer og pålegg som styret gjer (jf. § 6-14, første ledd). Den daglege leiinga omfattar ikkje
saker som etter selskapet sine forhold er av uvanlig art eller av stor betyding (jf. § 6-14, andre
ledd). Dagleg leiar skal sørgje for at selskapets rekneskap er i samsvar med lov og forskrifter og
at formueforvaltinga er ordna på ein tryggande måte (jf. § 6-14, fjerde ledd). Dagleg leiar skal
minst kvart fjerde månad gje styret orientering om selskapet si verksemd, stilling og
resultatutvikling (jf. § 6-15, første ledd), og styret kan til kvar tid krevje at dagleg leiar gjer styret
ein orientering om bestemte saker (jf. § 6-15, andre ledd). Dagleg leiar har ansvar for å førebu
saker som skal handsamast av styret i samråd med styret sin leiar (jf. § 6-21,.første ledd). Ein sak
skal bli førebudd og framlagt slik at styret har eit tilfredsstillande grunnlag for å ta ei avgjerd (jf. §
6-21, andre ledd).
Det er styret som representerer selskapet utad og som teikner selskapet sitt firma (jf. § 6-30).
Styret kan gi styremedlemmar, dagleg leiar eller namngitte tilsette rett til å teikne selskapet sitt
firma (jf. § 6-31, første ledd). Dagleg leiar representerer selskapet utad i saker som inngår i den
daglege leiinga (jf. § 6-32).
14
Ei avgjerd om å endre vedtektene for selskapet skal treffast av generalforsamlinga, dersom ikkje
anna er fastsett i lov. Avgjerda krev tilslutting frå minst to tredelar av dei avgitte stemmar av
aksjekapitalen som er representert på generalforsamlinga (jf. § 5-18, første ledd).
Det følgjer av § 8-1, fjerde ledd at selskapet bare kan dele ut utbytte så langt selskapet etter
utdelinga har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet, jf. § 3-4. Avgjerda om utdeling av utbytte
treffast av generalforsamlinga etter at styret har lagt fram forslag om utdeling eller anna
anvending av overskot (jf. § 8-2, første ledd).
3.3 Offentlege innkjøp
Klepp Energi har opplyst revisjonen at dei er underlagt regelverket om offentlege anskaffingar,
inkludert forsyningsforskrifta, og revisjonen har lagt dette til grunn i si undersøking. I tillegg til Lov
om offentlige anskaffelser (LOA)4 vil forskrift om offentlige anskaffelser (FOA)
5 og forskrift om
innkjøp i forsyningssektoret (FF)6 vere aktuelle. Anskaffingsregelverket gjeld for offentlege
oppdragsgjevarar, herunder statlege, kommunale og fylkeskommunale myndigheiter og
offentlegrettslege organ (jf. LOA § 2).
Forsyningsforskrifta kjem til anvending for offentlegrettslege organ og offentlige føretak som
utøver ein aktivitet innan forsyningssektoren, jf. FF § 1-2 bokstav a. Forsyningssektoren omfattar
vassforsyning, energi, transport og posttenester. Oppdragsgjevarar som ikkje er offentlegrettsleg
organ eller offentleg foretak, men som driv verksemd innan forsyningssektoren grunna einerett
eller særrett, er også omfatta av forsyningsforskrifta, jf. FF § 1-2 bokstav b.
Eit offentligrettslig organ er i forsyningsforskrifta definert på same måte som i forskrift om
offentlige anskaffelser, jf. FF § 4-1 bokstav b og FOA § 1-2 annet ledd. For at eit organ skal bli
definert som eit offentlegrettsleg organ må det oppfylle tre vilkår:
tene allmennheita sitt behov, og ikkje vere av industriell eller forretningsmessig karakter
sjølvstendig rettssubjekt
finansiert eller kontrollert av offentlege myndigheiter
Av forsyningsforskrifra § 1-3 bokstav a, går det fram at forskrifta kjem til anvending på aktiviteter
som blir utøvd av oppdragsgjevar som nemnt i § 1-2 og som har til føremål:
«å stille til rådighet eller drive faste nettverk beregnet på ytelse av offentlige tjenester i
forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av:
1. drikkevann,
2. elektrisitet,
3. gass eller varme, eller
4. levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk.»
For anskaffingar i verksemda som ikkje skjer som ledd i utøving av aktivitet som angitt i
forsyningsforskrifta, kjem forskrift om offentlege anskaffingar (FOA) til anvending jf. FOA § 1-2
fjerde ledd., så lenge oppdragsgjevaren også er omfatta av FOA. Oppdragsgjevar må i slike
tilfelle forholde seg til både anskaffingsforskrifta og forsyningsforskrifta, og det må for kvar
anskaffing bli vurdert kva regelverk som kjem til anvending.7 I tilfelle der ei anskaffing omfattar
4 Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV-1999-07-16 nr. 69
5 Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR-2006-04-07 nr. 402
6 Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og
posttjenester). FOR-2006-04-07 nr 403. 7 Offentlige anskaffelser. Regelverk, praksis og løsninger. 2013. Dragsten, s.112.
15
fleire type aktivitetar, skal reglane for som gjeld for den aktiviteten som er kontrakten sin
hovudgjenstand gjelde, jf. FF § 2-2.
Grunnleggande krav
I lov om offentlege anskaffingar § 1 går det fram at:
«Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest
mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og
likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik
at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»
For å sikre at føremålet med anskaffingsreglane blir nådd, fastsett lova, forskrift om offentlege
anskaffingar og forskrift om innkjøp i forsyningssektoren fleire grunnleggande krav til
anskaffingsprosessen. Dei grunnleggande krava i LOA § 5, FOA § 3-1 og FF § 3-1 kan
oppsummerast som følgjer:
- Konkurranse – ei anskaffing skal så langt det er mogleg vere basert på konkurranse.
- God forretningsskikk – oppdragsgjevar skal opptre profesjonelt.
- Likehandsaming og ikkje diskriminering – leverandørane skal konkurrerer på like
vilkår, få same informasjon og like mogelegheiter. Leverandørar skal ikkje handsamast
ulikt på grunnlag av nasjonalitet, lokal tilhøyrigheit, venskap, eller anna.
- Føreseielegheit – leverandørane skal ha tilstrekkeleg informasjon om konkurransen og
gjennomføringa av konkurransen til at dei kan gjere forsvarlege vurderingar og val med omsyn
til tilbodet sitt innhald
- GjennomsiktigheIt og etterprøvbarheit – det offentlege sine anskaffingar skal skje
gjennom opne prosessar og desse prosessane skal dokumenterast. Det skal i ettertid
vere mogeleg å ettergå denne dokumentasjonen for å undersøke om
anskaffingsprosessen har foregått i samsvar med anskaffingsregelverket.
- Forholdsmessigheit – Anskaffingsprosessen skal stå i forhold til anskaffinga sin verdi.
Dess høgare verdi på anskaffingane, dess strengare krav blir stilt til gjennomføringa av
anskaffinga. Kravet har til dømes betyding for kor strengt dei øvrige grunnleggande krava
skal tolkast.8
Krav om konkurranseeksponering og krav om dokumentasjon er sentrale prinsipp som vil vere
særleg relevant i samanheng med stikkprøvane som revisjonen har gjort av Klepp Energi sine
innkjøp,
Krav om konkurranseeksponering
EØS-terskelverdiane i forsyningsforskrifta er i dag 3,1 millionar kr. eks. mva. for vare- og
tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF § 2-3, 1.
ledd). For anskaffingar som er underlagt forsyningsforskrifta som er under EØS-terskelverdiane,
gjeld dei grunnleggande krava til konkurranseeksponering i lov om offentlege anskaffingar (§ 5)
og forsyningsforskrifta (§ 3-1).
8 Basert på innhald i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser.
16
Av forsyningsforskrifta § 3-1 første ledd følgjer det at ei kvar anskaffing skal vere basert på
konkurranse så langt som det er mogeleg. Det er også fastsett eit generelt
forholdsmessigprinsipp, som krev at oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte
som står i forhold til innkjøpet (jf. FF § 3-1, femte ledd).
Anskaffingar over EØS-terkselverdiane skal følgje del II av forsyningsforskrifta. Anskaffingar over
terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa anbodskonkurranse eller konkurranse
med forhandling (jf. FF § 5-1). Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-
databasen9 for heile EØS-området (jf. FF § 8-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin
10
og vidare til TED-databasen.
For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvending skal innkjøp med verdi
over 500.000 kr bli kunngjort i Doffin, jf. FOA § 2-1 (2) og § 9-1. Det er ikkje krav om slik utlysing
for oppdrag med lågere verdi, men det er fastsett eit generelt forholdsmessigprinsipp, som krev at
oppdragsgjevar gjennomfører konkurransen på ein måte som står i forhold til innkjøpet (jf.
forskriften § 3-1, femte ledd).
EØS-terskelverdiane i anskaffingsforskrifta er per tidspunkt 1,55 millionar kr. eks. mva. for vare-
og tenestekontraktar og 39 millionar kr. eks. mva. for bygg- og anleggskontraktar (jf. FF § 2-3, 1.
ledd). Anskaffingar over terskelverdi kan bli gjennomført som open eller avgrensa
anbodskonkurranse, konkurranse med dialog eller konkurranse med forhandling (jf. FOA § 14-1).
Det er vidare krav om at konkurransen blir kunngjort i TED-databasen for heile EØS-området (jf.
FOA § 18-1, andre ledd). Kunngjeringa blir då sendt til Doffin og vidare til TED-databasen.
Krav til dokumentasjon For alle anskaffingar underlagt anskaffingslova gjeld LOA § 5 sine krav til føreseielegheit,
gjennomsiktigheit og etterprøvbarheit. I tillegg sett forsyningsforskrifta § 3-1, 7. ledd følgjande
krav til dokumentasjon for alle anskaffingar underlagt forsyningsforskrifta:
«Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har
betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et
klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet.»
For anskaffingar som følgjer Del II i forsyningsforskrifta (over EØS-terskelverdiane) er det i tillegg
krav til oppbevaring av relevante opplysningar om ein kvar kontrakt, slik at dei på eit seinare
tidspunkt er i stand til å grunngi dei avgjersler som er tatt, i samband med vurderingar, val av
leverandør og tildeling av kontrakt (jf. § 12-1, 1 ledd, bokstav a).
For anskaffingar der forskrift om offentlege anskaffingar kjem til anvendig, skal oppdragsgjevar
føre protokoll for anskaffingar med verdi over 100 000 kroner ekskludert mva (jf. § 3-2).
Føremålet med plikta til å føre protokoll, er å gjere det mogleg i ettertid å kontrollere at
konkurransen har vore gjennomført i samsvar med regelverket. I tillegg er det stilt eit
grunnleggande krav for alle anskaffingar i anskaffingsforskrifta § 3-1, 7. ledd, som er likelydande
med § 3-1, 7. ledd i forsyningsforskrifta (gjengitt ovanfor).
Anskaffingsprotokollen skal førast fortløpande gjennom heile konkurransen. Det går fram av FOA
§ 3-2, 2. ledd at «Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom
hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av
forskriftens vedlegg 3 eller 4.». Oppdragsgjevar er ikkje forplikta til å bruke slike skjema så lenge
dei etterspurde opplysningane er med i anskaffingsprotokollen. Mellom anna skal protokollen
beskrive; anskaffinga og prosedyre for anskaffinga, deltakarar og eventuelle avvisingar,
9 EU sin database for offentlege anbodsinnbydingar.
10 Doffin er ein database for offentlege innkjøp i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD).
17
grunngjeving for val av leverandør, og andre vesenteige forhold. Slike vesentlege forhold kan
vere inhabilitet, om oppdragsgjevar har gjort avklaringar med leverandørar, om det er
gjennomført møter med enkelte leverandørar, og om vedståingsfristen er forlenga.
Om rammeavtalar Når ein oppdragsgjevar har til hensikt å foreta gjentakande innkjøp av eit produkt eller teneste,
kan oppdragsgjevaren inngå rammeavtale med ein eller fleire leverandørar. Oppdragsgjevar må i
så tilfelle opplyse om at det er snakk om rammeavtale i kunngjeringa av konkurransen, mellom
anna for å etterkome de grunnleggande kravet til føreseielegheit i konkurransen jf. LOA § 5, FOA
§ 3-1 og FF § 3-1.
I forskrift om offentlege anskaffaingar § 6-1 (4) og 15-1 (4) er det fastsett at lengda på
rammeavtalen ikkje kan overstige fire år «med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra
rammeavtalens gjenstand.» Forsyningsforskrifta inneheld ikkje tilsvarande bestemmelse. I FF §
6-1 (3) er det fastsett at oppdragsgjevar ikkje må misbruke rammeavtalar i den hensikt å hindre,
begrense eller vri konkurransen.
3.4 Offentlegheit
Føremålet med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)11
er å leggje
til rette for at offentlege verksemder er opne og gjennomsiktige. Det er i hovudsak to prinsipp som
følgjer av lova:
Rett til innsyn
Plikt til å føre journal
Av § 3 i offentleglova går det fram at «saksdokument, journaler og liknende som virksomheten
har registrert er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov.
Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos
vedkommande organ.» Offentlege verksemder som er omfatta av lova har plikt til å føre journal
etter reglane i arkivlova med forskrifter jf. § 10.
Offentleglova sitt verkeområde går fram av § 2:
«Lova gjeld for
a) staten, fylkeskommunane og kommunane,
b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift,
c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller
indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i
rettssubjektet, og
d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller
indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det
øvste organet i rettssubjektet.»
Av rettleiaren til offentleglova går det fram at forholdet til offentleglova ikkje blir avgjort av
organisasjonsformen aleine, men etter ei heilskapsvurdering der ei rekkje moment spel inn. Det
blir særleg lagt vekt på følgjande forhold:
«den organisatoriske og økonomiske tilknytning til det offentlige
virksomhetens art
11
Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Offentleglova. LOV-2006-05-19 nr. 16
18
om virksomheten har et faktisk eller rettslig monopol
graden av politisk styring.»12
3.5 Helse, miljø og sikkerheitsarbeid (HMS)
Av § 1-1 i arbeidsmiljølova går det fram at føremålet med lova mellom anna er å sikre eit
arbeidsmiljø som gir grunnlag for ein helsefremmande og meiningsfylt arbeidssituasjon, og som
gir full sikkerheit mot fysiske og psykiske skadeverknader.
Av arbeidsmiljølova § 3-1 går krav til systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerheit fram:
«(1) For å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal
arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan
i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.
(2) Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal:
a) fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet,
b) ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver
og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt,
c) kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i
virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen,
d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om
arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak,
e) iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav
fastsatt i eller i medhold av denne lov,
f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær,
g) sørge for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse når
risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. bokstav c,
h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt.»
Kravet om å drive systematisk helse-, miljø og sikkerheitsarbeid er nærmare presisert gjennom
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter
(Internkontrollforskriften). I forskrifta er internkontroll definert som «systematiske tiltak som skal
sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar
med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen». Det går her fram
at den som er ansvarleg for verksemda skal sørgje for at internkontroll blir innført og utøvd i
verksemda, og at dette blir gjort i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar.
Av § 5 i internkontrollforskrifta går det fram at følgjande forhold må kunne dokumenterast
skriftleg:
Fastsetting av mål for helse, miljø og sikkerheit
Utarbeiding av oversikt over verksemda sin organisasjon, herunder korleis ansvar, oppgåver
og mynde for arbeidet med helse, miljø og tryggleik er fordelt
Kartlegging av farar og problem og på denne bakgrunn vurdering av risiko, samt utarbeiding
av tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risikoforholda
12
Rettleiar til offentleglova. Lovavdelinga. Justis- og politidepartementet, 2009.
19
Iverksetting av rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge brot på krav fastsett i eller i
medhald av helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga
Gjennomføring av systematisk overvaking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at
den fungerer som føresett
3.6 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring
Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar13
for
korleis kommunale/fylkeskommunale eigarskap bør forvaltast og kva system og rutinar
kommunar og fylkeskommunar bør etablere. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande
om aktivt eigarskap i kommunar/fylkeskommunar:
«Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede
verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres
markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og
styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.»14
I den sist oppdaterte versjonen (2013) omtalar KS 19 tema med tilhøyrande tilrådingar:
1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalde
2. Utarbeiding av eigarskapsmeldingar
3. Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter
4. Vurdering og val av selskapsform
5. Fysisk skilje mellom monopol og konkurranseverksemd
6. Tilsyn og kontroll med kommunale føretak og med forvaltninga av kommunen sine
interesser i selskap
7. Samansetting og funksjon av eigarorgan
8. Gjennomføring av eigarmøte
9. Eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor
10. Valkomité for styreutnemning i aksjeselskap og interkommunale selskap
11. Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre
12. Styresamansetting i konsernmodell
13. Oppnemning av vararepresentantar
14. Habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre
15. Kjønnsrepresentasjon i styre
16. Godtgjøring og registrering av styreverv
17. Arbeidsgjevartilknyting i sjølvstendige rettssubjekt
18. Utarbeiding av etiske retningslinjer
19. Administrasjonssjefen si rolle i kommunale og fylkeskommunale føretak
Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen som ein del av folkevaldopplæringa bør
gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eigarskapsseminar for alle folkevalde i dei ulike
aspekta knytt til eigarstyring av utskilt verksemd. Det går fram at den fyrste opplæringa bør bli
gjennomført i løpet av dei fyrste 6 månadene av valperioden og følgjast opp etter to år. I KS sine
tilrådingar blir det vist til at politikarar ofte har liten eller manglande kompetanse knytt til
eigarstyring av selskap. Det er derfor viktig at dei folkevalde får innsikt i ulike roller ein innehar
som både folkevald og som t.d. styremedlem og representantskapsmedlem. Dei folkevalde må
vere medvitne om roller, styringslinjer og ansvarsdeling. Vidare framhevar KS at for å styrke
kompetansen og sikre informasjon til kommunestyrepolitikarane, bør det årleg etter
gjennomføring av generalforsamling, bli gjeve informasjon om status for selskapa, drift og
nøkkeltal.
13
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 14
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) s.2.
20
Av KS sine tilrådingar går det fram at kommunen bør utarbeide eigarskapsmelding. Av
tilrådingane går det fram at ein eigarskapsmelding kan definerast som eit overordna politisk
styringsinstrument for verksemder som er lagt til eit anna rettssubjekt, eige styre, ein
vertskommune eller til eit anna interkommunalt organ. Ei eigarskapsmelding bør som minimum
innehalde tre hovudpunkt:
1. Oversikt over kommunen sine verksemder som er lagt til selskap og samarbeid
2. Politisk (prinsipp for eigarstyring) og juridiske styringsgrunnlag knytt til dei ulike selskaps-
og samarbeidsformane
3. Føremålsdiskusjon og selskapsstrategi knytt til dei ulike selskapa, medrekna vedtekts-
revisjon
Det går vidare fram at ei eigarskapsmelding vil sikre naudsynte styringssignal til selskapa og
tydeleggjere lokalpolitikarane sitt ansvar. Ei eigarskapsmelding vil bidra til å gje oversikt over
kommunen si samla verksemd, og gje dei folkevalde ei moglegheit til å setje seg inn i dei juridiske
styringsmoglegheitene som ligg i dei ulike selskapsformane. Eigarskapsmeldinga kan også
innehalde eit eige punkt om selskapa sitt samfunnsansvar, t.d. politiske målsettingar knytt til
miljø, likestilling, openheit, etikk osv. Eigarskapsmeldinga bør også reflektere det rettslege
ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eigar. KS tilrår at eigarskapsmeldinga blir
gjennomgått og eventuelt revidert kvart år i kommunestyret.15
Det går også fram av KS sine tilrådingar at kommunen bør utarbeide og revidere selskaps-
strategi og vedtekter. KS peiker på at selskapet si verksemd skal gjerast tydeleg i
vedtektene/selskapsavtalen, og at selskapet innafor ramma av vedtektene/selskapsavtalen bør
ha klare mål og strategiar for si verksemd. Vidare bør føremålet i selskapsavtale/vedtekter bli
vurdert med jamne mellomrom for å sjå om det er behov for endringar.
Av KS sine tilrådingar går det vidare fram at ein grunnleggjande føresetnad for ei strategisk drift
av selskapa er ein klar og presis eigarstrategi for selskapet der eigar sine forventningar til
selskapet er formulerte. Dette vil også vere ein føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll.
Det er anbefalt at eigar klargjer sine forventningar til styret og selskapet gjennom selskaps-
strategiane. Selskapsstrategiane bør som del av eigarmeldinga bli revidert jamleg.
Det går vidare fram at det i selskapsstrategien bør klargjørast eigar sine forventingar til type
avkasting, anten den er i finansiell forstand eller på anna måte. Det blir peika på at type avkasting
vil avhenge av type selskap og selskapet sitt føremål. Det går vidare fram at det er eigar sitt
ansvar å syte for at selskapet har ein forsvarleg selskapskapital og at styret har handleplikt
dersom eigenkapitalen blir for låg. Styret skal i samsvar med aksjeloven foreslå utbytte innanfor
dei avgrensingane som aksjeloven sett for åtgangen til å utdele utbytte. Det blir vidare peika på at
det derfor er viktig at eigarane har forventingar om ein utbyttepolitikk som gjer at selskapet sitt
føremål kan realiserast. Det blir vidare peikt på at selskapet ikkje bør akkumulere høgare
eigenkapital enn det som er naudsynt på forretningsmessig grunnlag og for å oppnå eigarane sitt
mål med selskapet.
Vidare blir det vist til at føremål for selskap ofte blir definert forholdvis generelt, noko som kan
medføre stor åtgang til endringar i verksemda. Det blir peika på at det vil vere opp til eigarorganet
å veige behovet for selskapet sitt handlingsrom. KS peikar også på at langsiktigheit og
samfunnsansvar bør leggjast til grunn for kommunale eigarskap.16
15
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.7-8. 16
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.8-9.
21
Når det gjeld vurdering og val av selskapsform går det fram av KS sine tilrådingar at det er
eigar sitt ansvar å sikre at selskap har ein selskapsform som er tilpassa verksemda sitt føremål,
eigarstyringsbehov, marknadsmessige forhold og konkurranseregelverk.17
Dersom kommunen har eigarskap i selskap som opererer i konkurranseverksemd i tillegg til
monopolverksemd, bør det som hovudregel etablerast eit fysisk skilje mellom monopol og
konkurranseverksemd, for å unngå mistanke om rolleblanding og kryss-subsidiering.
Organiseringa av konkurranseutsett verksemd bør så langt som mogleg ha åtskilt leiing og
bemanning, i tillegg til å vere fysisk åtskilt frå monopolverksemda.18
Av tilrådingane går det vidare fram at kommunestyret har eit tilsyns- og kontrollansvar for å
sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja.
Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret sjå til at det blir ført kontroll med kommunen sine
eigarinteresser i selskap. Det er viktig at det blir lagt til rette for at kontrollutvalet kan utøve sin
funksjon på ein god måte. KS tilrår at kommunestyret innafor kommunelova sine føresegner
fastsett regler for selskapskontroll. Dette bør omfatte kva dokument som uoppfordra skal sendast
til kontrollutvalet og kven denne plikta gjeld for. Kontrollutvalet og kommunen sin revisor skal bli
varsla når generalforsamling/representantskap og tilsvarande organ held møte, og
kontrollutvalet/revisor har rett til å vere til stades på slike møte.19
KS tilrår vidare at administrasjonssjefen skal syte for at dei folkevalde og innbyggjarane lett kan
finne informasjon med oversikt over selskap og anna som kommunen har eigarinteresser i.20
KS sine tilrådingar omhandlar også samansetting og funksjon av eigarorgan. For aksjeselskap
anbefaler KS at kommunestyret vel politisk leiing som eigarrepresentant i selskapa sitt
eigarorgan. Eigarutøvinga skal spegle kommunestyret si samla avgjersle eller fleirtalsavgjersle.
Det er sentralt at det blir oppretta ein føreseieleg og klar kommunikasjon mellom eigarorgan og
kommunestyret i forkant av generalforsamlingar. Det blir presisert at tilrådinga retter seg mot at
eigarstyringa skal skje gjennom eigarorganet for selskapa og ikkje i selskapsstyra. Det blir vidare
peika på at innanfor selskapsformene AS og IKS bør det, for å sikre engasjement, debatt og reell
politisk avklaring av eigarorganet si mynde, etablerast føreseielege kommunikasjonsformer
mellom kommunestyret og eigarorgan som forankrast i eigarskaps-meldinga.21
KS tilrår også at det blir gjennomført eigarmøte. Generalforsamling er det formelle eigarmøtet,
men det kan også bli kalla inn til eigarmøte utover generalforsamlingar. Tilrådinga om
gjennomføring av eigarmøte er ei presisering av lova. KS tilrår at styret bør leggje til rette for at
flest mogleg av eigarorganet sine medlemmer kan ta del i generalforsamling og at dette blir ein
effektiv møteplass for aksjeeigarane og styret. Styreleiar og dagleg leiar har plikt til å delta på
generalforsamlinga i aksjeselskap. Revisor har rett til å vere til stades, og nokre gonger har
revisor plikt til å møte når det er saker på dagsorden som gjer dette naudsynt. I tillegg til
generalforsamling kan det bli gjennomført andre eigarmøte, til dømes for å drøfte ei sak utan at
det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eigarane sjølve å vurdere behovet for, og korleis slike
eigarmøte skal bli gjennomført.22
17
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.9. 18
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.9. 19
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.10. 20
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.10. 21
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.11-12. 22
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.12.
22
KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av
tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei
naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt
ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram
at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar
som utfyller kvarandre kompetansemessig. Det blir vidare vist til at å ta på seg eit styreverv er eit
personlig verv. Det betyr at ein ikkje representerer verken politiske parti, kommunen eller andre
interessentar, men skal ta i vare selskapet sine interesser på best mogeleg måte saman med
resten av styret og ut i frå selskapet sitt føremål. Det blir peika på at dette følgjer naturlig av at
profesjonelt eigarskap blir utøvd gjennom eigarorganet. Vidare blir det vist til at eigar bør foreta
ein analyse av selskapet sitt føremål og eigar sine forventningar som grunnlag for å setje saman
eit profesjonelt styre.
Vidare blir det vist til at eit styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Føremålet for dei
kommunale selskapa er ulikt, frå t.d. finansielt, politisk eller meir samfunnsnyttig motivert
eigarskap. Det inneber at kompetanse bør sjåast i lys av selskapet sitt føremål. Eit profesjonelt
samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. KS viser
til at dersom naudsynt kompetanse ikkje er til stades i utgangspunktet, skal eigar sitt ansvar
likevel presiserast og det skal bli gjeve tilbod om opplæring der det er naudsynt.23
KS har også
kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha:
Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova og andre relevante lover, forskrifter og
avtalar som har betyding for selskapet si drift
Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie
Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske
utviklingstrekk og foreta naudsynte grep ved behov
Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til
ei kvar tid
Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi,
marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon
Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen
Ha kunnskap om konkurrerande verksemder24
Ved val av styre til selskap organisert etter aksjelova og lov om interkommunale selskap tilrår KS
at det bør vedtektsfestast bruk av valkomité. Føremålet er å sikre samansetting av styret med
komplementær kompetanse og i samsvar med eigar sitt føremål med selskapet.
Representantskapet/generalforsamlinga sin leiar vel leiaren av valkomiteen. I selskap med fleire
eigarkommunar bør valkomiteen bli samansett for å spegle eigardel. Fleirtalet av valkomiteen
bør vere uavhengige av selskapet sitt styre og tilsette. Valkomiteen si innstilling bør grunngjevast.
KS peikar vidare på at samansettinga av styret bør gjerast ut i frå at styret er eit kollegialt organ
og representantar bør bli valt ut i frå formelle krav til kompetanse og selskapet sin eigenart. KS
viser også til at styret sin eigenevaluering bør bli tatt med i vurderinga ved val av
styrerepresentantar.25
Vidare viser KS til at det er eigar sitt ansvar å sikre eit styre med naudsynt kompetans til å leie
selskapet i samsvar med eigar sitt føremål. I dette ligg det også at eigar står fritt til å skifte ut
styremedlemmer innafor valperioden. Samstundes har styret eit sjølvstendig ansvar for å
gjennomføre jamlege kompetansevurderingar av eiget styre i forhold til eigarane sitt føremål
23
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.13. 24
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.13. 25
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.14.
23
med selskapet. For å sikre utvikling av naudsynt kompetanse i styret tilrår KS at det blir etablert
følgjande rutinar som ein del av styret sine rammer. Styret skal:
Fastsette instruksar for styret og den daglege leiinga med særleg vekt på klar intern
ansvars- og oppgåvefordeling
Gjennomføre ein eigenevaluering kvart år både når det gjeld kompetanse og arbeid
Bli gjeve jamleg moglegheit til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmar skal få
opplæring om ansvar, oppgåver og rollefordeling
Gjennomføre eigne styreseminar der fokus går på roller, ansvar og oppgåver
Fastsette ein årleg plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring
Gje ein samla utgreiing for selskapet si styring og leiing i ein årsrapport. Dersom dette
ikkje er gjort skal det forklarast
KS peikar på at rutinane er ei rettesnor og at rutinane naturleg nok vil avhenge av selskapet sin
storleik og verksemd.26
Når det gjeld styresamansetting i konsernmodell tilrår KS at styret i morselskap ikkje bør sitje i
styret til dotterselskap. Konserndirektøren kan vere representert i dotterselskapa sine styre.
Dersom dotterselskap yter tenester til morselskap i konkurranse med andre bør det vere eit
leiingsmessig og funksjonelt skilje mellom selskapa for å unngå inhabilitet og rolleblanding i
anbodsprosessar. Dersom det i konsernet er eit dotterselskap som yter monopoltenester til sine
eigarar eller innbyggjarane i eigarane sine kommunar bør eksterne kandidatar ha fleirtal i
dotterselskapsstyret.27
Vidare tilrår KS at når det utpeikast vara til styre bør ordninga med numerisk vara bli nytta for å
sikre kontinuitet og kompetanse i styret. KS tilrår også at 1. vara blir invitert til styremøta for å på
den måten sikre kompetanse og kontinuitet.28
Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styre viser KS til at det er opp
til kvart einskilde eigarorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjere kva type
kompetanse eit styre skal ha. I utgangspunktet tilrår KS å unngå situasjonar der styret sine
medlemmer jamleg blir vurdert i forhold til forvaltningslova sine reglar om habilitet og derfor kritisk
vurderer bruken av leiande politikarar i selskapsstyra. KS tilrår at styra etablerer faste rutinar for å
handtere moglege habilitetskonfliktar, og at kommunestyret opprettar ein valkomité som innstiller
til det organ som skal velje styrerepresentantar. Endringar i forvaltningslova si § 6 som trådde i
kraft 1. november 2011 medfører at ingen kommunalt tilsette eller folkevalte skal handtere saker i
kommunen som gjeld eit selskap der dei sjølv er styremedlem, også der selskapa er fullt ut
offentleg eigd.29
KS sine tilrådingar omhandlar også kjønnsrepresentasjon i styre. KS peiker på at reglane i
aksjeloven § 20-6 om representasjon av begge kjønn i styre i statsaksjeselskap gjeld tilsvarande
for aksjeselskap der kommunar og fylkeskommunar til saman eig minst to tredeler av aksjane i
selskapet (jf. kommuneloven § 80 a). For statsaksjeselskap med fem styremedlemmer er det krav
om 40 % kjønns-representasjon. KS føreslår at eigarorgan uavhengig av organisasjonsform
26
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.15. 27
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.15. 28
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.15. 29
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.16.
24
søker å få til ein balansert kjønnsrepresentasjon i styre for å betre utnytte eksisterande
kompetanse i regionen/kommunen/fylkeskommunen.30
KS sine tilrådingar omhandlar vidare godtgjøring og registrering av styreverv. KS tilrår at
kommunen i samband med utarbeiding og eventuell revidering av eigarmelding gjennomfører ein
prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eigarorganet si fastsetting av styrehonorar,
uavhengig av organisasjonsform. Vidare tilrår KS at alle som tar på seg styreverv for kommunale
selskap bør registrere verva på www.styrevervregister.no.31
Vidare peiker KS på at godtgjeringa bør reflektere styret sitt ansvar, kompetanse, tidsbruk og
verksemda sin kompleksitet. Vidare peiker KS på at styremedlemmar generelt ikkje bør påta seg
særskilte oppgåver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet.32
KS tilrår at selskap ved utskilling av verksemd til sjølvstendig rettssubjekt søker medlemskap i ein
arbeidsgjevarorganisasjon.33
Vidare tilrår KS at eigar ser til at selskapsstyra utarbeider og jamleg reviderer etiske
retningslinjer for selskapsdrifta.34
Den siste av tilrådingane frå KS omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at
administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjonar, samt medlem av
kommunalråd, ikkje kan sitte i føretaksstyre.35
3.7 Selskapet sine vedtekter
Av vedtektene til Klepp Energi36
går det av § 3 fram at selskapet føremål er:
− «kjøp, salg og overføring av energi samt drift og etablering av anlegg for slik virksomhet
− bidra til en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder.
− arbeide for miljøvennlige energiløsninger som gir valgfrihet og mulighet for effektiv
energiutnyttelse.
− delta i eller drive annen næringsvirksomhet som naturlig ligger innenfor rammen av selskapets
formål.
Klepp Energi skal drives etter forretningsmessige prinsipper og være kundeorientert,
konkurransedyktig og en attraktiv samarbeidspartner.» 37
Av § 4 går det fram at selskapet sin aksjekapital er på kr. 30 700 000.
Av § 5 går det fram at selskapet sitt styre skal bestå av fem styremedlemmar og to
varamedlemmar som blir valt av generalforsamlinga. Det går vidare fram at generalforsamlinga
30
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.17. 31
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.17. 32
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.17. 33
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.18. 34
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.18. 35
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.19. 36
Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert. 37
Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert.
25
sitt val av styremedlemmar om mogeleg skal ta omsyn til ønskje om å ha minst to
styremedlemmar med kompetanse og erfaring frå anna konkurranseutsett næringsverksemd.
Av § 5 a går det fram at generalforsamlinga skal velje ein valkomite med tre medlemmar og eit
varamedlem, som gir innstilling til generalforsamlinga ved val av styre.
Av § 9 i vedtektene blei endra på generalforsamling 17. juni 2014. Før endringa gjekk det fram av
§ 9 at eit avgjerdsdyktig kommunestyre utgjorde generalforsamling i selskapet. Setninga er no
fjerna, og av § 9 går det nå fram at «styret innkaller til generalforsamling som avholdes hvert år
innen utgangen av juni».
§ 11 går det fram at generalforsamlinga skal handsame og avgjere følgjande spørsmål:
1. «Fastsettelse av resultatregnskap og balanse, herunder anvendelse av årsoverskudd og
dekning av årsunderskudd.
2. Valg av styremedlemmer og varamedlemmer
3. Fastsettelse av honorarer til styre samt godkjenning av revisors godtgjørelse.
4. Saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen.»38
Det er også angitt retningslinjer for styret si forretningsorden (§ 6) og for direktøren sin rolle (§ 7) i
vedtektene.
3.8 Kommunale dokumenter og vedtak
3.8.1 Eigarsskapspolitisk plattform
Kommunestyret i Klepp kommune vedtok 11 februar 2008 (sak 07/08) ein eigarskapspolitisk
plattform for kommunen. Kommunestyret reviderte den eigarpolitiske plattformen i møte 11.
november 2013 (sak 53/13). I revidert eigarskapspolitiske plattform er det vedteke ei rekkje
prinsipp for Klepp kommune si eigarstyring:
Vedtak om å etablera eige selskap og val av selskapsform skal bygge på ein analyse av
kommunens sitt styringsbehov og målet for verksemda.
Klepp kommune skal gi klare og langsiktige mål for selskapa. Styret er ansvarleg for å
realisere måla.
Klepp kommune skal fremja sine eigarinteresser gjennom eigarorgana.
Kapitalstrukturen i selskapa skal vera tilpassa føremålet med eigarskapet og situasjonen i
selskapa.
Klepp kommune sitt eigarskap skal bygge på prinsippet om meiroffentlegheit.
Selskapa skal vera medvitne om samfunnsansvaret.
Styret skal på eit uavhengig grunnlag ta ei aktiv rolle med omsyn til service, kontroll, strategi
og ressurssituasjon.
Styresamansetjinga skal vera kjenneteikna av kompetanse og kapasitet.
Godtgjeringa til styre og dagleg leiar skal framstå som rimeleg.39
Det går også fram prinsipp om arbeidsformene for politisk og administrativ utøving av eigarrolla.
Av desse går det mellom anna fram at oppgåvene i styret skal «løysast til beste for selskapet si
utvikling og i samsvar med styreinstruks og eigarkrav.» 40
Det går også fram at i enkeltsaker av
prinsipiell og stor betydning kan formannskapet instruere representantane i eigarorgana.
38
Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert. 39
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013. 40
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013.
26
Det går også fram at ved større og prinsipielle saker skal som hovudregel ordførar og / eller
rådmann kontaktast i forkant av at vedtak blir fatta. Det går også fram at formannskapet og
hovudutval har ansvar for at dei får tilfredsstillande informasjon frå selskapet eller kommunen
sin(e) representantar i eigarorgana i selskapet. 41
Av saksframstillinga går også oversikt over føretak og selskap som Klepp kommune er
eigar/medeigar i fram, med namn og eigardel.
I Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform går det fram at:
«før eit selskap blir danna, bør det analyserast kva Klepp ønskjer å oppnå med å oppretta
eit selskap framfor ei meir tradisjonell etatsorganisering. Ved val av selskapsform vil
Klepp ta utgangspunkt i om eigarskapet er:
1. Finansielt motivert
2. Politisk motivert
3. Effektivisering av tenesteproduksjon
4. Samfunnsøkonomisk motivert
5. Regionalpolitisk motivert».
Kommunestyret i Klepp har vedtatt ein eigarstrategi for Klepp Energi AS 14. desember 2009, sak
nr 82/09. Innhaldet i strategien er nærmare omtalt under punkt 4.3.2.
41
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013..
27
4. Data
4.1 Om selskapet Klepp Energi AS
Klepp Energi AS er eit lokalt energiverk på Jæren i Sør-Rogaland. Klepp elektrisitetsverk blei
oppretta i 1919. I 1996 blei Klepp Energi AS stifta som aksjeselskap, og selskapet var operativt
frå 01.01.1997.
Hovudoppgåva for Klepp Energi AS, er bygging og drift av strømnettet til dei omlag 7.000
straumkundane i Klepp kommune.42
I tillegg til drift av distribusjonsnett, er selskapet sine
verksemdsområde sal og drift av deponigass, fjernvarme, og breiband (internett, tv, telefoni og
alarm).
Klepp kommune eig 100 prosent av aksjane i Klepp Energi AS. Fram til no har kommunestyret
utgjort generalforsamling i selskapet, men praksisen blei endra i samband med
generalforsamlinga i juni 2014. Av intervju går det fram at det frå no vil vere ordførar som på
vegne av kommunestyret utgjer generalforsamling. Klepp Energi AS eig dotterselskapet Klepp
Energi Invest AS (sjå nærmare omtale under punkt 4.1.7).
4.1.1 Organisering
Klepp Energi har 29 tilsette
43. Selskapet har ei leiargruppe som består av direktør
44, økonomi- og
personalleiar, leiar for breiband og leiar for montørane.
Selskapet har stillingsinstruksar for alle stillingar. Direktøren har det overordna ansvaret for
selskapet si daglege drift og rapporterer til styret. Økonomi- og personalleiar rapporterer til
direktøren, og har elles ansvaret for mellom anna rekneskapsrapportering, utvikling og
kvalitetssikring av administrative system, vedlikehald og utvikling av HMS-system,
støttefunksjonar og rutinar. I tillegg skal økonomi- og personalleiar hjelpe direktøren med
økonomistyring, inkludert budsjett og personalarbeid. Det blir i intervju gitt uttrykk for at
stillingsinstruksane opplevast som tydelege.
Selskapet består av fem avdelingar: nett, breiband, gass og fjernvarme, anna (gatelys,
prosjektarbeid etc.), samt ei felles administrasjonsavdeling. Av intervju går det fram at sidan
Klepp Energi er eit forholdsvis lite selskap opererer ein ikkje med klare skilje mellom avdelingar i
selskapet i praksis. Dette inneber mellom anna at same tilsette arbeider med oppgåver innanfor
fleire avdelingar.
4.1.2 Styret i Klepp Energi AS
Det går fram av vedtektene for Klepp Energi at styret i selskapet skal bestå av sju personar. Fem
av desse, samt to vararepresentantar skal veljast av generalforsamlinga. To styrerepresentantar
og ein vara skal veljast av og blant dei tilsette. Klepp energi har numerisk varaordning for
styrerepresentantar.
42
http://www.klepp-energi.no/om-oss 43
Inkludert to lærlingar. 44
Direktør fungerer også som driftsleiar i selskapet.
28
Styret i Klepp Energi består i dag av to aktive politikarar, tre representantar som ikkje er
politikarar, i tillegg til to tilsetterepresentantar. Av intervju går det fram at det også er praksis at
ein av politikarane i styret er medlem av formannskapet, for å sikre informasjonsflyt mellom
selskapet og formannskapet. På tidspunktet for intervjua var dette nestleiar i styret.45
Det er fem
menn og to kvinner i styret.
I intervju blir det vist til at styret tidlegare besto av berre politikarar, men at det etter 2008 har blitt
vektlagt å få inn meir fagspesifikk og økonomisk kompetanse i selskapsstyre der kommunen har
representantar. I intervju blir det både frå selskapet og kommunen gjeve uttrykk for at styret
samla sett har tilstrekkeleg kompetanse. Det blir peikt på at ein av styrerepresentantane også har
særskilt kompetanse på selskapet sine driftsområde. Det blir også kommentert at fleire av
styrerepresentantane har lang erfaring med styreverv. Styreleiar opplever at styret har riktig
kompetanse for å styre selskapet i den retninga kommunen som eigar ønskjer.
Av intervju går det fram at Klepp Energi har gjennomført styreopplæring for nokre år tilbake, men
at selskapet ikkje har fast praksis for å gjennomføre opplæring. Det blir samstundes peikt på at
det heller ikkje har vore uttrykt behov for ytterlegare opplæring i etterkant av førre opplæring. Det
blir vist til at styrerepresentantane er erfarne i styrearbeid, og at fleire av styrerepresentantane
har vore med i styret i Klepp Energi over fleire periodar. Frå selskapet får revisjonen opplyst at
behovet for opplæring og styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver vil bli diskutert
på første styremøte hausten 2014.
Frå selskapet blir det opplyst at styret gjennomfører munnlege evalueringar av eige arbeid og
kompetanse ein gong årleg. Slike evalueringar har førebels ikkje vore gjennomført som eigen
styresak, og har dermed ikkje vore protokollført. Det blir vidare opplyst at eigenevalueringar blir
gjennomført på styret sitt eige initiativ, og at Klepp kommune ikkje har gitt føringar om at dette
skal bli gjennomført.
I intervju gir styreleiar uttrykk for å oppleve at styret har tilstrekkeleg fokus på habilitet i saker der
dette kan vere aktuelt.
4.1.3 Rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og selskapet sitt styre
I intervju gjev både representantar frå administrasjonen og frå styret uttrykk for at det er ei avklart
rolle- og ansvarsdeling mellom administrasjonen og styret. Det blir kommentert at
administrasjonen har ansvaret for den daglege drifta av selskapet, medan det er styret som legg
opp strategien og satsingsområde, og syter for å styre selskapet i samsvar med føringar frå eigar.
Det blir også gjeve uttrykk for at grensene mellom styret og administrasjonen sine oppgåver er
tydeleg.
Instruks for styrearbeidet
Styret i Klepp Energi fastsette styreinstruks for styret sitt arbeid og sakshandsaming 16.12.2008.
Av styreinstruksen går det mellom anna fram at direktør førebur sakar til styret i samråd med
styreleiar, og det skal avhaldast minst seks styremøte i året. Dokumentasjonen revisjonen har fått
tilsendt stadfestar at det blei gjennomført seks styremøte i 2012 og sju styremøte i 2013. Det går
også fram av dokumentasjonen at styret vedtek årsplan for møta som skal gjennomførast og
faste saker som skal handsamast på møta.
I intervju blir styreinstruksen skildra som eit tydeleg og aktivt dokument for styret. Det blir opplyst
at instruksen blir gjennomgått og revidert ved behov, og at nye styrerepresentantar får
45
Tidlegare nestleiar i styret blei i generalforsamling i juni vald til styreleiar.
29
gjennomgått instruksen ved tiltreding i styret. Instruksen blei sist gjennomgått av styret i
september 2013, men styret såg ikkje behov for endringar av dokumentet.46
4.1.4 Rapportering til styret
Av intervju går det fram at direktøren rapporterer på økonomi til styret kvartalsvis på
avdelingsnivå. Det blir levert skriftlege rekneskap med kommentarar frå administrerande direktør.
I tillegg utarbeider økonomisjefen ein kontantstraumanalyse som synleggjer på kva måte
kontantstraumen blir nytta.
I tillegg blir det på kvart styremøte rapportert om utført arbeid og planar framover, mellom anna
status på drift av breibandet, samt eventuelle investeringar som har vore gjennomført innan nett,
og eventuelle nettbrot. Det blir opplyst at verksemda også rapporterer ei årleg saksoversikt frå
AMU til styret.
I intervju understreker styreleiar at styret til ein kvar tid har god innsikt i drifta i Klepp Energi, og at
styret får tilstrekkeleg informasjon om status på drift og økonomi i selskapet.
4.1.5 Rapportering internt i konsernet
Klepp Energi har ikkje skriftlege, interne rapporteringsrutinar. Intern rapportering i selskapet
føregår primært munnleg. Mellom anna samlast leiargruppa kvar veke for gjennomgang av utført
arbeid, planar framover, ressursar og ressursbehov, personalsakar m.v. I intervju blir det peikt på
sidan Klepp Energi er eit forholdsvis lite selskap har leiinga god oversikt over aktiviteten i
selskapet, og skriftlege rapporteringsrutinar blir ikkje opplevd som naudsynt. Det er økonomi- og
personalleiar og direktør som følgjer opp avdelingsbudsjetta i selskapet.
4.1.6 Strategiplan for Klepp Energi
29. august 2008 vedtok styret ein strategiplan for Klepp Energi som tydeleggjorde selskapet sine
prioriteringar. Av strategiplanen går mellom anna følgjande prioriteringar for Klepp Energi fram:
Helse miljø og sikkerhet
Sikkert nett – få avbrudd
Profittmaksimering på langsiktig økonomiske løsninger
Positiv verdiutvikling
Sikre lave vedlikeholdskostnader
Flere ben å stå på – risikospredning
Nærhet til kunden
Høy kvalitet på service og tjenester til kunder og bedrifter i kommunen47
Vidare omhandlar strategiplanen sentrale verksemdsområde for verksemda, både med tanke på
status i 2008 og planar framover. Områda inkluderer: strømnettet, breiband, gass og fjernvarme
og miljøfokusering. Strategiplanen inneheld også eit langtidsbudsjett for 2008-2017 som mellom
anna skisserer forventa årleg resultat for selskapet samt årleg utbytte til Klepp kommune:
Tabell 1: Skissert forventa resultat og utbytte 2008-2017 i Klepp Energi sin strategiplan 2008
År 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Resultat 3.2 mill 1.8 mill 4.8 mill 8.1 mill 12 mill 12.8 mill 13.9 mill 15.1 mill 19.3 mill 17.3 mill
Utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill 8 mill 9 mill 9 mill 10 mill
(tala for resultat er runda opp)
46
Klepp Energi, 2013. SAK 26/13 orienteringssaker til styremøtet 28.09.13 47
Strategiplan for Klepp Energi AS, 2008. Vedtatt av styret 29.08.2008.
30
Klepp kommune sine forventningar om utbytte frå selskapet tar utgangspunkt i dette
langtidsbudsjettet (sjå punkt 4.3.2 for nærmare omtale).
Strategiplanen blir i intervju trekt fram som eit dokument som blir nytta aktivt i selskapet. Det blir
opplyst at dei tilsette i Klepp Energi er godt kjent med strategien og måla som er skissert her.
Strategiplanen blir også diskutert i personalmøte.
Styret vedtok i desember 2013 at strategiplanen for selskapet skulle oppdaterast i løpet av våren
2014. Forslag til ny strategiplan er nyleg utarbeidd og signaliserer mellom anna kva nivå på
utbytte kommunen kan forvente i perioden 2014-2017.48
Det blir forklart i intervju at det er eit
ynskje frå kommunen si side at strategiplanen skal rullerast oftare enn det som har vore tilfellet til
no, minst ein gong i kommunestyreperioden. Det er ikkje vedtatt nokon fast praksis for dette på
tidspunktet for selskapskontrollen.
4.1.7 Selskapet si drift og økonomi
Tabell 2 Nøkkeltal for Klepp Energi49
NØKKELTAL 2013 2012 2011 2010
Sum driftsinntekter 123 310 000 103 917 000 50 823 000 43 929 000
Årsresultat 14 439 000 4 239 000 4 478 000 1 823 000
Sum egenkapital 103 456 000 96 017 000 98 777 000 100 298 000
Sum gjeld 194 520 000 180 225 000 161 803 000 156 650 000
(tala for resultat er runda til nærmaste tusen)
Klepp Energi får tildelt inntektsramme av NVE (Norges vassdrags- og energidirektorat). NVE sett
årleg ei individuell inntektsramme for kor mykje nettselskap kan krevje inn i nettleige frå sine
kundar.
Resultatet til Klepp Energi var i 2013 var på om lag 14,4 millionar kroner. Dette er vesentleg
høgare enn resultatet frå perioden 2010-2012. Selskapet opplyser at dette i hovudsak skuldast ei
langt betre inntektsramme frå NVE for 2013 enn for åra før. NVE viser på si heimeside til at
inntektsramma for nettselskap var uvanlig høg i 2013, på grunn av ekstraordinært høge
kostnadar i 2011. 50
Av årsmeldinga for 2013 går det fram at selskapet oppnådde eit godt resultat,
til tross for ein del store vedlikehaldsarbeid på straumnettet.
Av selskapet sitt overskot for 2013 på om lag 14,4 millionar kroner blei det i generalforsamling
2014 gjort vedtak om at 7 millionar kroner blir avsett til utbytte til kommunen og om lag 7,4
millionar kroner blir overført til anna eigenkapital. Av årsmeldinga går det vidare fram at styret
vurderer at Klepp energi har god likviditet, og at konsernet si evne til å eigenfinansiere
investeringar er god.
Av årsmelding 2013 går det vidare fram at det er stor byggeaktivitet i kommunen og at dette vil
føre til ei vesentleg auke i energiforbruket i Klepp dei nærmaste åra. Det blir presisert at det
meste av strømnettet er dimensjonert for å handtere auken. Det blir også vist til at Klepp Energi i
2014 har ein av dei aller lågaste nettleigeprisane i landet.
48
Strategiplanen er utarbeidd på slutten av gjennomføringsperioden for selskapskontrollen. Revisjonen har derfor ikkje vurdert innhaldet i planen. 49
Nøkkeltal henta frå www.proff.no 50
http://www.nve.no/no/Kraftmarked/Regulering-av-nettselskapene/InntektsrammerNy/Varsel-om-inntektsrammer-2014/
31
Av informasjonsskriv frå styret i Klepp Energi til formannskapsmøte 20. oktober 2013 går det fram
at utanom investeringar knytt til innføring av automatisk målaravlesing51
(AMS) har ikkje Klepp
Energi store investeringsbehov innan straumnettet dei neste åra. Det blir også peikt på at planen
er å redusere anna nettinvestering i perioden AMS-investeringa pågår, slik at summen av
nettinvesteringar og AMS i utbyggingsperioden for AMS skal halde seg nokolunde konstant.52
Revisjonen har gjennomgått revisjonsmeldingane i årsrekneskapa for selskapet frå 2010-2013,
og desse er gjeve utan presiseringar eller atterhald.
Utbytte til Klepp kommune
I tabellen under er det vist ei oversikt over skissert forventa resultat og utbytte (jamfør
strategiplanen frå 2008) og faktisk resultat og utbytte i perioden 2008-2013:
Tabell 3: Oversikt forventa og faktisk resultat / utbytte (jf. Strategiplanen 2008)
År 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Forventa resultat 3.2 mill 1.8 mill 4.8 mill 8.1 mill 12 mill 12.8 mill
Faktisk resultat 3.9 mill 5.6 mill 1.8 mill 4.5 mill 4.2 mill 14.4 mill
Forventa utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill
Faktisk utbytte 2 mill 3 mill 5 mill 6 mill 7 mill 7 mill
(tala for resultat er runda opp)
Som tabell 3 viser har Klepp Energi i perioden til og med i 2013 betalt utbytte til Klepp kommune i
samsvar med skissert forventa utbytte i strategiplanen frå 2008. Samtidig har Klepp Energi hatt
eit lågare årsresultat i perioden 2010-2012 enn skissert i strategiplanen frå 2008. Klepp Energi
har i perioden 2010-2012 vore naudt til å bruke midlar frå eigenkapitalen for å kunne betale
utbytte til Klepp Energi i samsvar med strategiplanen frå 2008. Klepp Energi opplyser at årsaka til
lågare faktisk årsresultat i perioden 2010-2012 skuldast låge inntektsrammer frå NVE samt at høg
aktivitet på breibandsverksemda har ført til at selskapet har måtte gjennomført investeringar i
infrastrukturen tidlegare enn planlagt.
Klepp kommune sin utbyttepolitikk og skissert forventa utbytte i ny strategiplan utarbeidd i 2014
blir omtalt nærmare under punkt 4.3.2.
Lån til Klepp Energi frå Klepp kommune
Klepp energi har eit ansvarleg lån på 40 millionar kroner frå Klepp kommunen, som er knytt til
etableringa av selskapet. Det blir opplyst at størrelsen på lånet svarar til ein del av den verdien
kommunen gjekk inn i selskapet med ved etablering. Det er 60 års nedbetalingstid på lånet.
Av intervju går det fram at nedbetalingstida for lånet har vore diskutert i eigarmøte mellom
selskapet og kommunen. Frå kommunen blir det vist til at selskapet i generalforsamling i 2013 ga
uttrykk for at dei ville halvere lånetida ved å betale høgare låneavdrag, samstundes som
selskapet ikkje ønskja å heve nivået på utbytte dei tre nærmaste åra. I eigarmøtet i etterkant ga
kommunen uttrykk for at det ikkje vil vere det same for kommunen å få utbetalt avdrag på lån som
å få utbytte, ettersom dette vil gjelde to ulike poster i kommunen sitt rekneskap, og det er ulike
føresegner knytt til bruk av desse midlane.
51
Avanserte måle og styringssystemer. 52
Informasjon frå styret i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. Notat frå styret i Klepp Energi til formannskapet, 24. oktober 2013.
32
I eigarmøte kom selskapet og kommunen til einigheit om at opphavleg nedbetalingsplan består.
Både frå selskapet og frå kommunen blir det opplyst at rammene kring nedbetaling av lånet blir
opplevd som avklarte per i dag.
4.1.8 Samarbeid med andre selskap
I informasjonsskriv til formannskapsmøte 28. oktober 2013 gir styret i Klepp Energi uttrykk for at
Klepp Energi og Lyse har eit godt samarbeid når det gjeld nettutbygginga i regionen.53
Klepp
Energi har innkjøpssamarbeid med Altibox knytt til breibandsutbygginga. Klepp Energi har også
ein beredskapsavtale med Jæren og Dalane som omfattar materiell og mannskap.
Leiinga i Klepp Energi opplev at dei har tilstrekkeleg samarbeid, og ser ingen område der
selskapet burde samarbeida meir med andre selskap.
4.1.9 Om dotterselskapet Klepp Energi Invest AS
Klepp Energi stifta 29. november 2000 dotterselskapet Klepp Energi Invest AS i samband med at
Klepp Energi selde eigedelar i Eltele Rogaland. Klepp Energi Invest har som vedtektsfesta
føremål å:
«Investere i verdipapirer og andre finansaktiva, samt annen virksomhet beslektet med
dette, herunder deltakelse i andre virksomheter eller selskaper med liknende
virksomhet.»54
I intervju blir det vidare forklart at selskapet ikkje har nokon praktisk funksjon, men det kostar lite
å eige det, og det har derfor blitt oppretthaldt i tilfelle ein skulle ønskje skilje ut
entreprenørverksemda eller det skulle dukke opp noko anna. Utskiljing av entreprenørverksemda
har vore diskutert i styret, men det har ikkje blitt vedteke å gjennomføre dette.
Per 2012 har Klepp Energi Invest ein eigenkapital på 6 570 000 kr. Det går fram av notat til
revisjonen at selskapet sin einaste kostnad er revisjonshonorar. Klepp Energi har per. 31.
desember 2013 eit langsiktigt lån frå Klepp Energi Invest på kr. 6 761 000 kr.55
Av årsrekneskap
2012 går det fram at selskapet si einaste inntekt er renteinntekt frå føretak i same konsern
(141 000 kr. i 2012).
Av intervju med representantar frå kommunen blir det opplyst at kommunen, så vidt
representantane kjenner til, ikkje har vore involvert i prosessen med oppretting av Klepp Invest.
Det blir også opplyst at kommunen heller ikkje har fått noko spesifikk informasjon om
dotterselskapet, utover at det har gått fram av notane til selskapet sitt årsrekneskap at dei har
oppretta eit dotterselskap. Det blir vidare vist til at kommunen på sist eigarmøte tok opp dette
forholdet og stilte spørsmål ved kva føremålet med dotterselskapet var og kvifor det blei oppretta.
Frå kommunen blir det gjeve uttrykk for at kommunen ønskjer å få meir informasjon om
bakgrunnen for dette dotterselskapet enn det dei har fått fram til no.
53
Informasjon frå styre i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. 54
Informasjon henta frå: www.ravninfo.no. 55
Årsmelding 2013. Klepp Energi AS, s. 20.
33
4.2 System og rutinar i selskapet
4.2.1 Økonomi- og budsjettstyring
Selskapet utarbeider separate budsjett og rekneskap for kvar avdeling. Budsjetta blir utarbeidd i
samarbeid mellom direktør og økonomi- og personalleiar med deltaking frå leiar for
breibandverksemda. Selskapet har ikkje skriftlege rutinar for budsjettprosessen.
Av dokumentasjonen revisjonen har fått sendt over går det fram at budsjettet blir sett opp med
utgangspunkt i kjente utgifter og kostnader, signaler frå NVE vedrørande inntektsramme og
signalar frå Statnett/Lyse vedrørande nettleige til overliggande nett. Breibandsinntektene blir
budsjettert med bakgrunn i talet på kontraktar og gjennomsnittleg omsetjing per kontrakt og
overføringskostnadane i prosent av desse. Andre inntekter blir budsjettert etter erfaringstal og
signal for kommande år. Inntektsrammene for nett er gitt av NVE, og innan breiband er Klepp
Energi Altiboxpartner, og det blir opplyst at også desse prisane i praksis er gitt av Altibox.
Når det gjeld rekneskapsføring blir alle kostnadar så langt det er mogleg ført direkte på den
avdelinga kostnadane er knytt til. For felleskostnadar som det ikkje er mogleg å føre direkte på
ein av avdelingane (til dømes ein del av økonomi- og personalsjefens arbeidstimer), blir
kostandane delt etter avdelingane si omsetjing.
Førebels budsjett blir lagt fram for styret på årets nest siste styremøte. Det blir opplyst at styret er
sterkt involvert i budsjettarbeidet, og at forslag til budsjett frå administrasjonen blir diskutert
grundig, ofte i fleire rundar. Med utgangspunkt i styret sine tilbakemeldingar blir endeleg budsjett
utarbeidd og lagt fram på årets siste styremøte.
Leiinga i Klepp Energi meiner verksemda har ei kostnadseffektiv drift. Mellom anna blir det trekt
fram at Klepp Energi legg vekt på å byggje ut infrastrukturen på ein god måte slik at
driftskostnadar minimerast. Selskapet har til dømes bygd ut 400-voltsnett i kommunen, noe om
bidrar til eit lågt nett-tap. Det blir også peika på at årsaken til at selskapet starta med breiband var
synergieffektar av nettverksemda, og det blir vist til at breibandverksemda har blitt lønsam raskt.
I intervju med styreleiar blir det også vist til at satsinga på nye tenester innan fleire
tenesteområde, som fiber og fjernvarme, er knytt til at selskapet skal kunne drive
kostnadseffektivt. Det blir peika på at alle dei tilsette har kompetanse til å arbeide innanfor fleire
av selskapet sine verksemdsområde. Dermed er det fleire oppgåver per tilsett, enn dersom
selskapet berre hadde tenester knytt til nett. Same forhold blir også vist til i selskapet sin
strategiplan frå 2008:
«Det er prioritert å bygge opp kompetansen i organisasjonen, med det for øyet at flest mulig skal dekke flere områder. Det medfører at organisasjonen kan bruke egne montører på strømnettet, breibandsnettet og gass / fjernvarme.»
56
Det blir opplyst at selskapet har gjort ei kartlegging knytt til dei tilsette sin kompetanse for å
avdekke kva tenesteområde den enkelte best kan bidra til.
4.2.2 Reglement og rutinar for innkjøp
Av intervju går det fram at Klepp Energi er underlagt regelverket om offentlege anskaffingar,
inkludert forsyningsforskrifta. Leiinga i selskapet opplyser at dei vanlegvis ikkje opplev at
regelverket om offentlige anskaffingar er utfordrande å følgje og det blir opplyst at selskapet har
få enkeltinnkjøp over 500 000.
56
Strategiplan for Klepp Energi AS, 2008. Vedtatt av styret 29.08.2008.
34
Klepp Energi har innkjøpssamarbeid med Altibox knytt til breibandsutbygginga. Klepp Energi AS
har i tillegg ein innkjøpsavtale med Lyse, Elektroskandia og ABB, saman med dei andre e-verka i
Sør-Rogaland.
Selskapet har utarbeidd ein innkjøpsrutine («Rutine for innkjøp og anbud») som er å finne i
selskapet si HMS-handbok. Innkjøpsrutinen er på om lag ei og ei halv side, og det får fram at
føremålet med rutina er følgjande:
«Alle innkjøp, innleide varer og tjenester, utstyr, tekniske innretninger og tjenester til Klepp
Energi AS skal følgje kravene i gjeldende lover og forskrifter. Dette gjelder også mottak og
merking av varer».
Regelverket om offentlege anskaffingar inkludert forsyningsforskrifta er ikkje nemnt eksplisitt i
rutina, og det blir ikkje spesifisert kva forskrifter som gjeld for innkjøp i selskapet.
Det går fram av rutinen at kvar avdeling skal ha ei oversikt over kven som er ansvarleg for
innkjøp av kva, og at den som er ansvarleg for innkjøp alltid skal vurdere innkjøpet i forhold til
helse, miljø og sikkerheit. Det er også spesifisert med tittel som kan gjere ulike kategoriar av
innkjøp (slik som t.d. innkjøp av materiell, biler og kontorrekvisita). Døme på slike titler er
«lagleiar», «driftsleiar» og «lageroperatør». Det er ikkje angitt nokon grense for kor store innkjøp
som kan bli gjennomført av dei ulike innkjøparane. Frå selskapet blir det oppyst at det er avklart
kven som har høve til å gjere innkjøp i dei ulike avdelingane, og at det ikkje har vore behov for å
skriftleggjere denne informasjonen. Det er til saman fire personar i selskapet som kan utføre
innkjøp / vere involvert i innkjøpsprosessar.
For innkjøp av materiell og innkjøp av kontorrekvisita er det spesifisert at innkjøpa skal skje ved
bruk av inngåtte rammeavtalar med namngitte leverandørar. Frå selskapet får revisjonen opplyst
at dei som utfører innkjøp har eigne kopiar av dei aktuelle rammeavtalane/innkjøpsavtalane.
Det blir stadfesta i intervju at selskapet ikkje har ei fullmaktmatrise som angir maksimalgrensar for
innkjøp som kan utførast, men at alle innkjøp der det er rammeavtale skal gjennomførast i
henhold til desse. Alle innkjøp utover drift blir godkjent av direktøren og/eller handsama av
leiargruppa. Det blir forklart at alle innkomande fakturaer blir kontrollert og signert av den som har
bestilt det aktuelle innkjøpet. Alle fakturaer blir attestert av enten økonomi- og personalsjef eller
direktør. Styret i selskapet blir vanlegvis berre involvert i innkjøp og investeringar utover vedtatte
budsjettrammer.
Revisjonen får opplyst at Klepp Energi vil legge fram forslag til nye innkjøpsrutinar for selskapet i
løpet av hausten 2014.
4.2.3 Stikkprøver av innkjøp
Revisjonen har gjennomført stikkprøve for fem utvalde innkjøp som er gjennomført av Klepp
Energi i 2013. Revisjonen har fått informasjon om innkjøpa frå Klepp Energi og gått gjennom
dokumentasjon knytt til innkjøpa. Ei oversikt over stikkprøvene går fram av tabell 4 under:
35
Tabell 4: Stikkprøve av utvalde innkjøp over kr. 100 000
Leverandør Utbetalt
i 2013 Type innkjøp Forskrift Konkurranseform Dokumentasjon
1 6 221 228 Gravearbeider FF Ikkje konkurranse-
utsett
Klepp Energi viser til ein
konkurranse i 2003
2 5 887 790 Nettap, kraft til
pliktleveranse
FF Berre ein aktuell
leverandør
Ikkje aktuelt
3 1 238 188 Containerkjele FF Ikkje konkurranse-
utsett
Klepp Energi viser til ein
konkurranse i 2007
4 618 371 Konsulentbistand FF Konkurranseutsett
gjennom skriftleg
tilbodsførespurnad til
seks leverandører
Tilbodsførespurnad, tilbod
frå valt leverandør og
avtale som regulerer
kjøpa. Ikkje mottatt
dokumentasjon på
tilbodsevaluering og
grunngjeving for val av
leverandør
5 221 600* Bedriftshelseteneste
og andre tenester
FOA Ikkje konkurranse-
utsett
Ikkje aktuelt
* Klepp Energi opplys at reell utbetaling er NOK 118 000 eks. mva. i 2013 når ein tar omsyn til kreditnota.
Innkjøp frå leverandør nr. 1 gjelder kjøp av gravearbeid. Kjøpa er ikkje konkurranseutsett. I
følgje Klepp Energi blir kjøpa gjort til same prisar, justert for prisstigning, som blei avtalt med
leverandøren i samband med ein anbodskonkurranse i 2003. Konkurransen i 2003 gjaldt
gassrøyrgraving frå Sele til Vik. Det blir opplyst at leverandøren i sitt pristilbod frå 2003 stadfesta
at prisane kunne nyttast ved utviding av prosjektet eller som grunnlag ved andre tilsvarande
prosjekter. Klepp Energi opplyser at leverandøren har veldig gunstige prisar samanlikna med
andre entreprenørar. Revisjonen har ikkje mottatt avtaledokument knytt til Klepp Energi sine kjøp
frå leverandøren.
Utbetalingar til leverandør nr. 2 gjeld kjøp av kraft til pliktleveransar og kjøp av nettap i
Regionalnettet frå ein monopolleverandør.
Innkjøp frå leverandør nr. 3 gjeld kjøp av gasskjele i container. I følgje Klepp Energi har
verksemda kjøpt inn tre containerkjelar frå same leverandør i perioden 2007 – 2013. Kjøpet i
2013 er i følgje Klepp Energi knytt til konkurranse i 2007. Revisjonen har ikkje mottatt anna
dokumentasjon frå konkurransen i 2007 enn eit notat som blei nytta som grunnlag for at
leverandørar kunne gi tilbod. I notatet «Forespørsel på kjele for gassanlegg» står det i innleiinga
følgjande om anskaffinga:
«På vegne av Klepp Energi ønskes pristilbud på kjele i container. Kjelen skal benyttes som
grunnlast i fjernvarmeanlegg inntil permanent sentral er på plass. Dette vil være ca. 2-3 år.
Det ønskes derfor tilbud på en så enkel løsning som mulig. Som drivstoff vil bli benyttet gass
fra fylling»
I følgje Klepp Energi blei leverandøren vald «ifht. pris og teknisk løysing». Klepp Energi opplyser
vidare at «ut i frå tilbod og løysing frå dette tidlegare anbodet til [leverandøren], blei det kjøpt inn
ny kjele i 2013 som også skulle nytta deponigass som energikilde.» Revisjonen har mottatt kopi
av eit tilbod frå leverandøren datert 12.07.2011. I tilbodsbrevet blir det vist til eit tidlegare tilbod frå
desember 2010. Revisjonen har ikkje mottatt anskaffingsprotokoll eller liknande dokumentasjon
knytt til Klepp Energi sine kjøp av dei tre gasskjelene i perioden 2007 – 2013. Revisjonen har
ikkje mottatt avtaler knytt til (dei ulike) kjøpa.
Utbetalingar til leverandør nr. 4 gjeld bistand til ROS-analyse og anbodsdokument knytt til
innføring av avanserte måle- og styringssystem (AMS). Anskaffinga blei gjennomført i samarbeid
36
med Dalane Energi og Jæren Everk, og Dalene Energi handterte anbodsprosessen. Revisjonen
har mottatt tilbodsførespurnad, tilbod frå valt leverandør og avtale som regulerer kjøpa.
Revisjonen har ikkje mottatt dokumentasjon på evaluering av tilboda og grunngjeving for val av
leverandør.
Innkjøp frå leverandør nr. 5 gjeld kjøp av faste årlege bedriftshelsetenester (om lag NOK 50 000
eks. mva.) og tre andre enkeltkjøp (totalt om lag NOK 70 000 eks. mva.) knytt til kurs og prosjekt.
Det blir opplyst at leverandøren er ei lokal bedriftshelseteneste som har blitt nytta i mange år for
bedriftshelsetenester til ein pris på NOK 50 – 60 000 per år. Kjøp av bedriftshelsetenester har
ikkje vore konkurranseutsett, og Klepp Energi opplyser at dei, av tryggleiksomsyn til dei tilsette,
ikkje ønskjer å endre leverandør.
4.2.4 HMS-arbeidet i selskapet
Klepp Energi har utarbeidd ei HMS-handbok som sist blei revidert 06. desember 2012. HMS-
handboka ligg tilgjengeleg for alle tilsette på intranettet til selskapet, og inneheld mellom anna
stillingsinstruksar, mål for selskapet sitt HMS-arbeid, oversikt over relevant regelverk, og rutinar
for ulike arbeidsprosessar. HMS-handboka er delt inn i fire delar:
Administrativ del – klargjering av mål, ansvar og oppgåver for HMS-aktiviteten
Krav del – oversikt over aktuelle lover, forskrifter og interne retningslinjer.
Operativ del – selskapet sine gjeldande rutinar (rutinar og prosedyrar for identifikasjon av
risiko og problem, med gjennomføring av tiltak)
Dokumenterende del – sjekklister/kontrollskjema som skal overvake og dokumentere at Klepp
Energi sine aktivitetar er i samsvar med måla i HMS-handboka
Av intervju går det fram at selskapet si HMS-handbok er under revisjon på tidspunktet for
selskapskontrollen. Gjennomgangen blir gjort saman med bedriftshelsetenesta (SAMKO) og skal
fullførast hausten 2014. Av HMS-handboka går det fram at alle rutinar, regelverk, dokumentasjon
og årsplan for HMS skal bli gjennomgått kvart andre år.
Av HMS-handboka går det fram at ansvaret for HMS i Klepp Energi følgjer linjeansvaret i
selskapet. Direktøren er mellom anna ansvarleg for å sette mål for HMS-arbeidet, gje
regelmessig informasjon om HMS til verksemda, arbeide med helse- og skadestatistikk. Den
einskilde avdelingsleiar har mellom anna ansvaret for at rutinar og prosedyrar er oppdaterte og
blir etterlevd, informere alle tilsette om mål, strategiar og planar samt rapportere til HMS-
ansvarleg57
minst ein gong i halvåret om aktuelle HMS-aktivitetar i avdelinga.
Selskapet gjennomfører medarbeidarsamtalar og vernerundar. Klepp Energi har eit
arbeidsmiljøutval og tillitsmannsapparat som er fora der tilsette kan ta opp saker knytt til
arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalet (AMU) i Klepp Energi har fire møte kvart år. Direktør, økonomi-
og personalsjef, verneombod, ein vald AMU-representant frå dei tilsette og bedrifthelsetenesta
deltek i AMU-møta. Selskapet har også IA-grupper, der økonomi- og personalsjef, verneombod
og hovudtillitsvald deltek. I desse møta er mellom anna sjukefråvær tema.
Vidare har Klepp Energi eit risikoutval der verneombod og representantar frå montørane og
ingeniørane deltek. Risikoutvalet vurderer risiko ved ulike arbeidsoperasjonar. Det blir
gjennomført risiko- og sårbarheitsanalysar i selskapet sine avdelingar årleg.
I 2013 har det også vore gjennomført ein risikovurdering knytt til to-veiskommunikasjon, i
forbindelse med at selskapet skal etablere ei løysing med automatisk målaravlesing (AMS).
Innføring av automatisk målaravlesing vil mellom anna medføre endringar i oppgåvene for ein del
57
Økonomi- og personalleiar innehar rolla som HMS-ansvarleg i selskapet.
37
tilsette i selskapet som i dag arbeidar med å ta imot og registrere målaravlesingar. Klepp energi
vil starte installasjonen i 2015.
Det blir opplyst frå selskapet at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har
gjennomført årlege tilsyn med Klepp Energi, bortsett frå i 2013. Det blir også understreka at
selskapet ikkje har fått påpeikt større avvik i tilsyna frå DSB.
Protokollar frå styremøte i 2012 og 2013 viser at styret blir haldt orientert om HMS-arbeidet i
verksemda, gjennom til dømes orientering om gjennomførte eksterne tilsyn, gjennomførte risiko-
og sårbarheitsanalyser og årleg oversikt over AMU-saker.
4.2.5 Avvikssystem og avviksrapportering
I HMS-handboka har Klepp Energi ei skriftleg rutine for melding og behandling av avvik, ulykker
og nesten-ulykker. Av rutina går det fram at den som opplever ei uønska hending/avvik har
umiddelbar plikt til å gje melding om dette til nærmaste leder. Det skal også bli registert
avviksskjema. Det går også fram av rutina at avvik først og fremst skal rettast opp innan den
enkelte avdeling. Dersom avviket ikkje kan rettast opp på lågare nivå, skal saka leggast fram for
direktør og deretter AMU. Alle avviksrapporter blir registrert i ein avviksprotokoll i bedrifta si HMS-
perm. Det går også fram av rutina at melding og handsaming av ulykker og nesten ulykker i
tillegg skal rapporterast til NAV på eigen skademeldingsblankett.
I intervju blir det stadfesta at praksisen i selskapet er i samsvar med føresegner i rutina. Det blir
også opplyst at avvikshandsaming er på agendaen i alle relevante møte. Det blir peikt på at det
blir rapportert om lag 60 avvik per år i selskapet, men leiinga trur talet burde vore nærmare det
dobbelte.
4.2.6 Etiske retningslinjer
Klepp Energi har utarbeida etiske retningslinjer for verksemda. Dei etiske retningslinene dekker
følgjande område:
Respektfull framferd
Lojalitet
Bedrageri og interessekonflikt
Bestikking, gåver og fordeler
Tillit
Teieplikt
Habilitet
Sikkerheit
Skikkelegheit i informasjon, rekneskap og rapportering
Deltaking i anna verksemd og innsidehandel
Bruk av selskapets eigedelar
Reiser, representasjon og interne arrangement
Politisk verksemd, mellommenn og lobbyister
Informasjonsplikt ved brot på dei etiske retningslinene
Brot på retningslinjer, personleg ansvar og leiaransvar
I intervju blir det vist til at selskapets etiske retningslinjer jamleg er tema på personalmøte, og i
møte med fagforeiningane. Det blir vidare opplyst at dei etiske retningslinjene er godt kjent i
selskapet, og leiinga kjenner ikkje til tilfelle der retningslinjene ikkje har blitt etterlevd.
38
4.2.7 Offentligheit
I intervju blir det informert om at selskapet er underlagt offentleghetslova, og fører journal over
inngåande og utgåande post. Selskapet har eit arkivsystem der dokument (også
inngåande/utgåande post) blir arkivert. Revisjonen har bedt om å få sendt over kopi av utfylt
journal for inngåande og utgåande post for mai 2013, og har fått dette sendt over frå selskapet.
I Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi AS har kommunen sett følgjande krav kring
openheit i selskapet:
«Åpenhet
Som heileigd offentleg selskap med monopol innan distribusjon av elektrisk energi er
selskapet i ein posisjon som krev stor grad av åpenhet i prosessar og beslutningar. Klepp
kommune forventar at selskapet praktiserer åpenhet i beslutningsprosessar så langt dette
er forretningsmessig forsvarleg. Dette betyr i det minste at innkalling og saksdokument til
møte i styret og generalforsamling skal vera offentleg tilgjengelege i rimeleg tid før møta
innan rammene av det som er forretningsmessig forsvarleg.»
Selskapet har eigne skriftlege rutinar for handtering av innsynsbegjeringar.
Innkalling og saksdokument til styremøte blir sendt til styrerepresentantane ei veke i forkant av
møte og er i tillegg tilgjengeleg i selskapet sine lokale, både i resepsjonen, på dei tilsette sitt
pauserom og på montørrommet.
Innkalling til generalforsamling blir sendt til Klepp kommune for vidareformidling til
kommunestyrerepresentantar og administrasjon to-tre veker i forkant av generalforsamlinga.
4.3 Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi AS
4.3.1 Eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune
Klepp kommune sin eigarskapspolitisk plattform blei for første gong vedteken i
kommunestyremøte 11. februar 2008 (sak 07/08). Kommunestyret reviderte den eigarpolitiske
plattformen i møte 11. november 2013 (sak 53/13). Av saksframstillinga går det fram at
evaluering av kommunen sin eigarpolitiske plattform ikkje har vore lagt fram for politisk
handsaming tidlegare, på grunn av arbeidssituasjonen i administrasjonen, og i påvente av
mogeleg samordning av den generelle eigarskapspolitikken for kommunane i området.58
Innhaldet i eigarskapspolitisk plattform er omtalt under punkt 3.7.1, og under relevante punkt
vidare i rapporten.
Av kommunestyret sitt vedtak i saka går det fram at kommunen sin eigarskapspolitiske plattform
bør evaluerast ved behov, og som ein hovudregel ein gong kvar kommunestyreperiode. I intervju
blir det stadfesta at eigarskapspolitisk plattform er oppe til politisk handsaming/revisjon ein gong i
løpet av kommunestyreperioden, og det blir kommentert at politikarane har kjennskap til
dokumentet gjennom dette.
4.3.2 Vedtekter og eigarstrategi for Klepp Energi
Klepp Energi sine vedtekter
Klepp Energi sine vedtekter som heilskap har ikkje vore revidert dei siste åra, men det blei i
generalforsamlinga 17. juni 2014 gjort endring i § 9, knytt til generalforsamling der føresegna om
at kommunestyret utgjer generalforsamling i selskapet er fjerna. Dei som er intervjua gir uttrykk
for at vedtektene er tilstrekkeleg oppdaterte.
58
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013.
39
Både frå kommunen og frå selskapet blir det gitt uttrykk for at selskapet utfører dei oppgåvene
selskapet er tillagt og at selskapet drifter i samsvar med vedtektene. Det blir vidare gitt uttrykk for
at selskapet har godt omdømme hjå kundane og at selskapet yter god service og leverer gode
tenester til kommunen sine innbyggjarar.
Eigarstrategi vedtatt 2009
Kommunestyret i Klepp vedtok 14. desember 2009 ein eigarstrategi for Klepp Energi. Av
eigarstrategien går det fram at hovudsiktemålet for Klepp kommune, heilt frå etableringa av Klepp
Energi, har vore å sikre tilstrekkeleg og sikker elforsyning til næringsdrivande og hushaldningar i
Klepp. Av eigarstrategien går det vidare fram at Klepp kommune sitt føremål med eigarskapen i
Klepp Energi er at selskapet skal:
− «sørgje for sikker og tilstrekkeleg elforsyning for selskapet sine kundar,
− Skape verdiar for kundar, eigarar og lokalsamfunnet,
− Vera ein kunde- og konkurranseorientert aktør i marknaden,
− Vera ein attraktiv samarbeidspart for private utbyggjarar i kommunen.»59
Vidare går kommunen si grunngjeving for å halde fram som eigar av selskapet fram av same
saksframstilling:
− «Finansielt motivert (gi best mogleg avkastning)
− Nasjonalt motivert (sikre nasjonalt eigarskap i forsyningssektoren)
− Lokalpolitisk motivert (lokalt eigarskap gir styring og kontroll, og mulighet for å nytte Klepp
Energi som reiskap i utbygging av infrastruktur.)»60
Av eigarstrategien går det vidare fram at selskapet skal ha fokus på sine kjerneoppgåver;
distribusjon av straum, distribusjon og omsetting av fornybar energi (primært fjernvarme) og
distribusjon av breibandtenester. Følgjande forventingar til selskapet blir tydeleggjort i strategien:
«Sikra tilstrekkeleg og sikker elforsyning til næringsdrivande og hushaldningar i Klepp
Sikker og innovativ aktør som fjernvarmeleverandør
Sikra distribusjon av aktuelle breibandstenester til private og bedrifter
Skape verdiar for kundar, eigarar og lokalsamfunnet
Vera ein kunde- og konkurranseorientert aktør i marknaden
Vera ein attraktiv samarbeidspart for private utbyggjarar i kommunen»61
Strategien omhandlar også kva forventningar selskapet kan ha til kommunen som eigar:
− «At kommunen skal vera ein aktiv, langsiktig og stabil eigar.
− At kommunen vil arbeide for stabile og gode rammevilkår for energiselskapa i Noreg»62
I tillegg omhandlar strategien forventningar om utbytte, selskapets miljøprofil, retningslinjer for
openheit, styresamansetjing, og informasjon om samarbeidet mellom selskapet og kommunen.
Det går fram at det skal gjennomførast eigarmøte ved behov, og minst ein gong i året.
Forslag om justert eigarstrategi 2013 og prosess med vurdering av sal
26. august 2013 la administrasjonen fram forslag til justert eigarstrategi for Klepp Energi for
formannskapet. Av intervju går det fram at bakgrunn for revidering av strategien er at kommunen
har som mål å oppdatere eigarstrategien jamleg. I tillegg hadde selskapet på generalforsamling
59
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 60
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 61
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 62
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009.
40
same år signalisert at utbyttenivået som var skissert i selskapet sin strategiplan frå 2008 ville bli
vanskeleg å halde i åra framover.
Av saksframstillinga, til sak om forslag til justert eigarstrategi, går det fram at det meste av
eigarstrategien frå 2009 framleis er aktuell, men at det er behov for ein gjennomgang. Det går
vidare fram at rådmannen ønskja å få signal frå formannskapet om innhaldet i forslag til justert
eigarstrategi.
I saksframstillinga er det vidare vist til at Klepp Energi dei siste åra har henta midlar frå
eigenkapitalen for å kunne betale utbytte i samsvar med forventa avkastning skissert i selskapet
sin strategiplan frå 2008. Det blir vidare vist til at dette har vore forsvarleg ut i frå selskapet sin
økonomiske situasjon, men at slike disposisjonar over tid vil svekke selskapet sin økonomi og
handlingsrom. I saksframstillinga tilrår rådmannen at kommunen i eigarstrategien opnar for å
utsette opptrappinga av utbyttet, og at kommunen samstundes ber selskapet om å presentere
intensjonar om framtidig utbytte med 3-4 års tidshorisont på dei årlege eigarmøta.
Av intervju med ein representant frå kommunen går det fram at det i handsaminga av denne saka
i formannskapsmøtet oppsto ein diskusjon om kor vidt kommunen skulle halde fram med
eigarskapet i Klepp Energi. Fleire av dei som er intervjua har inntrykk av at årsaka til at
diskusjonen om sal av Klepp Energi kom opp både er knytt til nivået på utbyttet og at det kan
vere lite føremålstenleg å utvikle for mykje teknologi lokalt.
Frå selskapet blir det forklart at prosessen rundt eit mogleg sal av Klepp Energi, kom brått på
selskapet. Det blir samstundes understreka at selskapet har fått god informasjon frå kommunen i
prosessen etter formannskapsmøte, og at både tilsette og fagforeiningar har blitt involvert.
Mellom anna har ordførar og rådmann heldt informasjonsmøte for dei tilsette i selskapet. Både frå
kommunen og frå selskapet blir det vist til at det har vore meir samhandling mellom selskapet og
kommunen i denne perioden enn tidlegare. Mellom anna har direktør, økonomi- og personalleiar
og styret vore i eit møte med formannskapet.
Sak om «Eigarstrategi for Klepp Energi» blei neste gang handsama av formannskapet 28.
oktober 2013 før den blei lagt fram for kommunestyret 11. november 2013. I saksframstillinga blir
det vist til at formannskapet i møte 26. august 2013 bad om at det blei lagt fram ny sak der Klepp
kommune vurderer om dei skal avvikle eigarskapet i Klepp Energi AS. Det blir vist til at det i tida
etter dette formannskapsmøtet har vore eit uformelt eigarmøte med Klepp Energi AS og eit
drøftingsmøte med administrasjonen i Lyse AS. Det går fram av saksframstillinga at rådmann i
denne omgangen vil tilrå at ein ikkje tek endeleg stilling til spørsmålet om fusjon eller sal, men
overlet dette til eit forhandlingsutval som formannskapet får fullmakt til å oppnemna. Ein eventuell
avtale om sal eller fusjon vil bli lagt fram for kommunestyret til godkjenning.
Kommunestyret vedtok følgjande i saka:
1. «Kommunestyret ber om at det blir gjort ei grundig analyse av samfunnsmessige og
økonomiske forhold kring eigarskap i Klepp Energi AS. I den økonomiske analysen vil det
inngå ei verdivurdering.
2. Rapporten blir behandla i kommunestyremøte så raskt som mogleg. Kommunestyret tek då
stilling til om det skal setjast i gang ein prosess med tanke på transaksjon av heile eller delar
av Klepp Energi AS.»63
63
Eigarstrategi for Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 51/13, 11.11.2013
41
Etter dette har kommunen og selskapet starta arbeidet med kvar sin del av analysen som skal bli
lagt fram for kommunestyret.
I intervju viser styreleiar til at kommunestyret har gitt styret i Klepp Energi ansvaret for å
gjennomføre ei verdivurdering av selskapet. Styreleiar meiner det er uryddig at styret sjølv skulle
gjennomføre verdivurderinga, dette er noko han også har formidla til ordførar. Styreleiar viser
vidare til at verdivurderinga er ferdigstilt, og at det i møte med kommunen er avgjort at
verdivurderinga vil bli lagt fram for kommunestyret etter generalforsamlinga i juni 2014. Styret har
vald å gjere ei samla verdivurdering av selskapet. Det blir vist til at ein av styrerepresentantane,
som har erfaring med å kjøpe bedrifter, har hatt hovudansvaret for å gjennomføre
verdivurderinga.
Revisjonen får opplyst at kommuneadministrasjonen per tidspunktet for selskapskontrollen
arbeider med kommunen sin del av rapporten.
I intervju går det fram at selskapet og kommunen forholder seg til eigarstrategien frå 2009 som
gjeldande strategi inntil vidare, sidan nytt forslag til eigarstrategi ikkje er politisk vedtatt. Frå styret
blir det i intervju opplyst om at styret er opptatt av at dei til ein kvar tid veit kva som er eigar sitt
føremål og ambisjonar med selskapet. Både frå administrasjonen og frå styret blir det gitt uttrykk
for at selskapet etterlever føringar frå kommunen og har høgt fokus på å følgje opp føringane i
eigarstrategien.
Utbyttepolitikk
Det går fram av Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi frå 2009 at Klepp kommune
som eigar forventar at avkastninga frå selskapet blir minst i samsvar med Klepp Energi sin
strategiplan, som blei vedteke av styret i selskapet 29. august 2008.64
Frå selskapet blir det opplyst at dei opplever at kommunen sine forventningar til utbytte blir tydelig
kommunisert. Det blir samstundes peikt på at utbyttekravet frå kommunen er basert på ein ti års
budsjettplan som selskapet utvikla i samband med strategiplanen i 2008. Det blir kommentert at
kommunen har handsama dette budsjettet som eit vedteke budsjett ti år fram i tid utan å ta
omsyn til usikkerheita som følgjer av langtidsbudsjettering. Det blir samstundes understreka at
kommunen har tatt innvendingane frå selskapet til følgje og no planlegg tre-fire år framover i
budsjett- og utbyttesamanheng.
Frå selskapet blir det kommentert at utbyttekravet frå kommunen blir opplevd som høgt sett i
samanheng med dei investeringane selskapet har gjort i infrastruktur og spesielt på breiband. Det
blir samstundes peikt på at selskapet i perioden har hatt 10 års avskrivingsperiode på
breibandinvesteringa. Etter at dette forholdet har blitt diskutert med kommunen i eigarmøte, har
selskapet landa på at dei vil endre avskrivingsperioden til 20 år for denne investeringa. Klepp
Energi har avklart dette med selskapet sin revisor og viser til at 20 års avskrivingsperiode er
normalt i bransjen.65
Det blir kommentert i intervju at denne endringa vil gje selskapet betre
føresetnader for å kunne betale utbytte i samsvar med kommunen sine forventingar utan å måtte
bruke av eigenkapitalen.
I informasjonsskriv til formannskapsmøte 28. oktober 2013 blir det opplyst at endring av
avskrivingsplanen vil medføre ein auke av resultatet med i overkant fire millionar kroner årleg.
I forslag til ny strategiplan som selskapet nettopp har utarbeidd blir forventingar til utbytte for eigar
skissert i perioden 2014-2017.
64
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 65
Informasjon frå styret i Klepp Energi til formanskapet om eigarstrategioen for Klepp Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.2013. Notat frå styret i Klepp Energi til formannskapet, 24. oktober 2013.
42
Tabell 5: Skissert forventa resultat og utbytte 2014-2017 i Klepp Energi sin nye strategiplan 2014
År 2014 2015 2016 2017
Resultat 11.8 mill 12.8 mill 12.7 mill 13.5 mill
Utbytte 8 mill 8 mill 8 mill 8 mill
(tala for resultat er runda opp)
Samanlikna med skissert forventa årsresultat og utbytte i same periode i strategiplanen frå 2008,
er både forventa årsresultat og utbytte lågare i strategiplanen 2014. Når det gjeld utbytte, er
forventa utbytte for 2014 og 2015 ein million kroner lågare (der det var skissert ni millionar kroner
i forventa utbytte begge åra i strategiplanen frå 2008) og to millionar kroner lågare i år 2017
(skissert forventa utbytte på 10 millionar kroner i strategiplanen frå 2008.) Revisjonen får opplyst
at årsaker til at skissert forventa årsresultat og utbytte er lågare i strategiplan 2014 enn i
strategiplan 2008 er knytt til forventa lågere inntektsramme frå NVE, i tillegg til store investeringar
i samband utbygging av AMS. Det blir kommentert at NVE sin nye utrekninsmodell knytt til å
rekne ut storleiken på inntektsramma ikkje tar omsyn til at Klepp Energi har bygd eit framtidsretta
nett, og at Klepp Energi av denne årsaka får ei lågere inntektsramme som følgje av ny
utrekningsmodell. Det blir opplyst at Klepp Energi har sendt høyringsuttale til NVE knytt til dette.
4.3.3 Utøving av eigarstyring og formelle møtepunkt med selskapet
Det blir opplyst at det er formannskapet som følgjer opp eigarskapet av Klepp Energi, medan
kommunestyret (KS) har utgjort generalforsamling i selskapet til og med generalforsamlinga i juni
2014. Per tidspunktet for selskapskontrollen er det tre formelle møtepunkt mellom selskapet og
kommunen; generalforsamling, eigarmøte og informasjonsmøte mellom styret i selskapet og
formannskapet. Sist nemnte møte er ein praksis som er innført det siste året.
Av dei tilsette i kommuneadministrasjonen er det i hovudsak rådmann og kommunalsjef for lokal
utvikling som har ei særskilt rolle i oppfølginga av Klepp Energi. Det blir forklart at økonomisjefen
i einskilde tilfelle blir nytta som rådgjevar og at personalsjefen kan bli involvert i konkrete saker
ved behov. Det blir i intervju peikt på at administrasjonen si rolle i eigarstyringa av Klepp Energi
ikkje er tilstrekkeleg definert, men at det er planlagt å i større grad avklare administrasjonen sine
oppgåver knytt til oppfølging av selskap.
Både representantar frå selskapet og frå kommunen gjev uttrykk for at løysinga der
kommunestyret har utgjort generalforsamling i selskapet ikkje har vore optimal. Det blir peikt på at
styringssignala til selskapet ikkje har vore formidla tydeleg nok gjennom denne ordninga. Dette
skuldast mellom anna kommunestyrerepresentantar i møta har gitt uttrykk for ulike meiningar og
at det til tider kan ha vore noko vanskeleg å vite kva styringssignal kommunen som eigar har gitt
gjennom generalforsamlingsmøte. I intervju, som blei gjennomført før endring av vedtektene knytt
til generalforsamlinga, blei det opplyst at kommunen ønskje å endre organiseringa av
generalforsamlinga til Klepp Energi, slik at ordførar utgjer generalforsamling for selskapet. Det ble
kommentert at saker som skal opp i generalforsamling først vil bli handsama i kommunestyret,
slik at ordførar kan stille i generalforsamling med tydelege styringssignal frå kommunen.66
I
generalforsamling 17. juni 2014 blei § 9 i vedtektene til Klepp Energi endra, og føresegnen om at
kommunestyret utgjer kommunestyret blei fjerna.
Både frå kommunen og frå selskapet blir det vist til at kommunestyret i enkelte tilfelle har gjeve
selskapet noko skiftande signal. På den eine sida har kommunestyret uttrykt ønskje om eit godt
utbygd breiband for kommunen sine innbyggjarar, samstundes som kommunen ønskjer eit godt
utbytte frå selskapet. Det blir kommentert at dette ofte ikkje vil vere to mål som er mogleg å nå
66
Dette forholdet er også omtalt i saksframstillinga til revisjon av eigarstrategi for Klepp Energi (til formannskapsmøte 26.08.13, sak 39/13).
43
samstundes. Representantane som er intervjua frå kommunen gir uttrykk for at dei opplever at
selskapet forsøker å følgje opp dei ønskja som kommunestyret ytrar.
I tillegg til generalforsamling har det dei siste åra vore gjennomført minst eit eigarmøte årleg. Her
møter ordfører, rådmann og ofte kommunalsjef for lokal utvikling frå kommunen, og styreleiar, og
direktør frå selskapet. Det er ikkje fast agenda på eigarmøta, men vanlegvis blir selskapet sitt
langtidsbudsjett og kommunen sine forventningar til utbytte diskutert. Utover dette er møta ein
arena for informasjonsutveksling mellom selskapet og kommunen. Det blir skrive referat frå møta
som leggjast fram for formannsskapet. Frå kommuneadministrasjonen blir det i intervju gitt uttrykk
for at det er behov for å avklare grenseoppgangen mellom eigarmøta og andre fora der
kommunen som eigar møter selskapet, primært generalforsamlinga.
Av intervju går det fram at kommunen i tillegg til dei etablerte møtearenaene ønskjer å inkludere
Klepp Energi i ei rullering der selskap som kommunen har eigarskap informerer kommunestyret
ein gong i løpet av kommunestyreperioden. Dette er allereie ein etablert praksis for andre
selskap, men Klepp Energi har ikkje vore del av rulleringa som følgje av at kommunestyret har
utgjort generalforsamling i selskapet.
Frå styret i Klepp Energi blir det gitt uttrykk for at kommunen med fordel kunne ha vore ein endå
meir aktiv eigar enn dei er i dag, og gi tydelegare styringssignal.
4.3.4 Samhandling mellom Klepp kommune og Klepp Energi
Både frå selskapet og frå kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom
kommunen og selskapet det siste året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.
Frå selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom Klepp
Energi og Klepp kommune som eigar. Det blir forklart at i praksis er det primært kontakt mellom
styret i selskapet og kommunen som eigar. Det blir vist til at det sit aktive politikare i styret til
Klepp Energi, og at dette bidrar positivt til dialogen mellom selskapet og eigar. Det blir også
påpeikt at kommunen og selskapet er samstemt når det gjeld kva som er selskapets
kjerneområde, og selskapet opplev at dei er samstemt med kommunen når det gjeld på kva måte
selskapet kan drifte mest mulig optimalt.
Utover eigarstyringa samarbeider kommunen og selskapet forretningsmessig, til dømes når det
gjeld utbygging av infrastruktur. Mellom anna blir det trekt fram at selskapet og kommunen deler
utgifter og samarbeider om grøfteutbygging til lys og nett/gass. Det blir kommentert at kommunen
forsøker å handsame Klepp Energi likt som dei behandlar andre selskap som samarbeider med
kommunen.
Av Klepp kommune sin reviderte eigarpolitiske plattform frå 2013 går det fram følgjande knytt til
skilje mellom kommunen sin rolle som eigar og brukar av tenester frå selskapet:
«Det bør vera skilje mellom eigar og brukar for å unngå mistanke om at kommunale selskap vert forfordelte i forhold til andre selskap, eller at det vert stilt for låge krav frå eigar eller at selskapet på andre måtar er tildelt ressursar som gir eit ekstra konkurransefortrinn.»
67
Representantane som er intervjua frå kommuneadministrasjon opplever ikkje at det er
utfordringar knytt til rollene som både eigar, kunde og samarbeidspartner med selskapet. Det blir
opplyst at kommunen har ein avtale med Klepp Energi for drift og vedlikehald av gatelys som
ikkje har vore konkurranseutsett. Revisjonen får opplyst av kommunen at drift og vedlikehald av
gatelys har vore Klepp Energi (Klepp Elverk/Klepp Elektrisitetsverk) si oppgåve sidan kommunen
67
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013.
44
fekk gatelys for nesten 100 år sidan, og at det ikkje blei gjort noko endring på det da Klepp Energi
blei etablert som aksjeselskap. I 2013 betalte Klepp kommune 889 736 kr. for drift og vedlikehald
av gatelys. Revisjonen har fått sendt over avtalen som ligg til grunn for oppdraget. Avtalen er
inngått i 1997, og gjaldt frå 01.01.98. Avtalen er basert på timeprisar for utført arbeid. Frå
selskapet blir det opplyst at det ikkje har vore noko prisjustering etter at avtalen blei inngått.
Revisjonen får opplyst av kommuneadministrasjonen at Klepp kommunen eksponerer alle andre
innkjøp der Klepp Energi er potensiell leverandør for konkurranse i samsvar med regelverket om
offentlege anskaffingar.
4.3.5 Rapportering frå selskapet til Klepp kommune
Kommunestyret har fått tilsendt årsrapport, årsrekneskap og langtidsbudsjett for selskapet i
samband med gjennomføring av generalforsamlinga. I generalforsamlinga gir selskapet også ei
generell orientering om stoda i selskapet når det gjeld drift og økonomi. Av intervju går det fram at
kommunen ikkje har gjeve styret nokon føringar knytt til kva saker som er av ein slik karakter at
kommunen skal involverast, og at dette vil det vere opp til styret å vurdere frå sak til sak.
Frå kommunen blir det kommentert at andre selskap som kommunen eig mindre andelar i, har
vore meir opptekne av å informere og involvere eigar enn det ein historisk har opplevd frå Klepp
Energi. Tidlegare har Klepp Energi i liten grad tatt initiativ til å informere kommunen, og
kommunen har i einskilde tilfelle sjølv måtte etterspørje informasjon frå selskapet. Det har
imidlertid vore ei positiv utvikling i informasjonsutvekslinga den siste tida. Det blir vidare
kommentert at ordninga der nestleiar i styret også sitt i formannskapet fungerer svært godt, og at
dette bidrar til informasjonsflyt mellom kommunen og selskapet. Ordførar har forstått det slik at
styret har teke aktivt stilling til at dette styremedlemmet skulle ha eit særskilt ansvar for å
viderebringe informasjon til formannskapet.
4.3.6 Val av styrerepresentantar
Av eigarstrategien for Klepp Energi frå 2009 går det fram at Klepp kommune ved val av styre skal
arbeide for at styret til ei kvar tid har god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har
behov for.68
Av Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi frå 2009 går det fram følgjande
om styresamansetjinga i selskapet:
«Klepp kommune vil bidra til at samansetjinga av styret blir førebudd på best mogeleg måte
gjennom ein valkomitè. Klepp kommune vil ved val av styre arbeide for at styret til ei kvar tid
har god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for. For å sikre god
kontakt mellom eigar og Klepp Energi AS bør dei folkevalde vere representerte i styret med
inntil 2 medlemmer».69
Generalforsamlinga oppnemner ein valkomite for Klepp Energi som føreslår kandidatar til styre i
selskapet. Valkomiteen består av tre medlemmar og ein vara. Personane i valkomiteen er anten
politikarar eller tidlegare politikarar. Per i dag består valkomiteen berre av tidlegare politikarar.
Styret i Klepp Energi består i dag av to aktive politikarar, tre representantar som ikkje er
politikarar, i tillegg til to tilsetterepresentantar. Av intervju går det fram at det ofte i praksis blir slik
at valkomiteen leiter mellom politikarar eller tidlegare politikarar når dei skal føreslå
styrerepresentantar. Det blir kommentert at dette er i samsvar med eigarstrategien som seier at
dei folkevalde bør vera representerte i styret med inntil to medlemmar. Dette for å sikre god
kontakt mellom selskapet og kommunen. I følgje vedtektene til Klepp Energi skal ein ved val av
styrerepresentantar etterstrebe at minst to av medlemmane i styret skal ha erfaring frå anna
68
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009. 69
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009.
45
konkurranseutsett næringsverksemd. Representantar som er intervjua gir uttrykk for å oppleve at
valkomiteen legg vekt på dette.
Valkomiteen pleier å gje ei munnleg grunngjeving for kandidatane som blir foreslått, spesielt om
det er nye kandidatar. Tidlegare og sitjande kommunestyrestyrerepresentantar er stort sett godt
kjende for kommunestyret, og deira kandidatur blir i mindre grad grunngjeve.
4.3.7 Retningslinjer for styrerepresentantar og krav til styre
Klepp kommune har ikkje utarbeidd retningslinjer for kommunen sine representantar i
selskapsstyre, men det er stilt ulike krav til styrer i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform frå
2013. Her går det mellom anna fram at styret skal:
« leggja til rette for god dialog på generalforsamlinga mellom eigarar, styret og leiinga.
fastsetja ein årleg plan for arbeidet sitt med særleg vekt på mål, strategi og
gjennomføring.
sjå til at selskapet har god internkontroll og føremålstenlege system for risikostyring.
på uavhengig grunnlag ha ei aktiv rolle overfor dagleg leiar.»70
Av eigarskapspolitisk plattform går det fram at kommunen ønskjer at viktige saker eller saker av
prinsipiell karakter skal bli handsama i formannskapet eller bli diskutert med ordførar og rådmann,
før generalforsamling i selskap. Av intervju går det fram at det ikkje er etablert ein praksis som
sikrar at dette blir gjennomført, men at nokre av dei innvalde representantane i selskap likevel
sikrer at viktige saker blir diskutert med kommunen før generalforsamling.
Kommunen har ikkje eigne retningslinjer knytt til habilitet, men legg føresegna i forvaltningslova til
grunn. Frå kommunen blir det opplyst at styrerepresentantar i selskap har fokus på habilitet når
saker knytt til selskapet er oppe til politisk handsaming i kommunen. Det er også etablert ein
praksis hjå politikarane i kommunen at ein reiser spørsmålet om habilitet også når ein er i tvil.
Registrering av styreverv
Kommunestyret behandla i sak 18/07, 26.03.2007 retningslinjer for registrering av styreverv, og
vedtok at dei ønskjer at sentral folkevalde og administrasjonen i kommunen lar seg registrere i
styrevervregisteret. Det går også fram av vedtaket at kommunestyret oppfordrar styret i Klepp
Energi til å fatte vedtak om registrering i styrevervet for sine medlemmar.71
Styrevervregistret sender automatisk ut påminningar til dei som allereie er registrert i registreret
om å oppdatere informasjonen. Av intervju går det fram at ordførar i tillegg har følgt opp dette
med å sende ein e-post med påminning om å svare på e-posten frå styrevervregistreret til
medlemmane i kommunestyret.72
Per juni 2014 har ein av styrerepresentantane i Klepp Energi registrert sitt styreverv i selskapet i
KS sitt styrevervregister.
Godtgjering til styret og dagleg leiar
Av Klepp kommune sin reviderte eigarskapspolitiske plattform frå 2013 går det fram at
godgjeringa til styre og dagleg leiar i selskap som kommunen har eigarskap i skal framstå som
70
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013. 71
Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07, 26.03.2007. 72
Frå og med 12. mai 2014 er det foretatt ei endring i Styrevervregisteret som medfører at opplysningar om folkevalde, leiarar og tilsette i kommunar/fylkeskommunar og selskap som har slutta seg til registeret, blir automatisk tilgjengeleg gjennom opplysingar frå Kommuneregisteret, Enhetsregisteret og Foretaksregisteret («Brønnøysundregistrene»). Opplysningane blir oppdatert kvart år i desember.
46
rimeleg. Det går vidare fram at godtgjeringa til styret skal ta utgangspunkt i ansvar, kompetanse,
arbeidsbyrde og kompleksiteten i verksemda.73
Samla styregodtgjering til styret går fram av notene i selskapet sitt årsrekneskap (sjå tabell x
under).
Tabell 6: Oversikt over årleg styrehonorar Klepp Energi AS 2011-2013
2013 2012 2011
Samla styrehonorar 216 000 214 740 207 940
På generalforsamling 2014 blei det vedtatt eit årleg honorar for styreleiar på 80 000 kr, for
nestleiar på 30 000 kr, og årleg honorar på 20 000 kroner for dei øvrige styrerepresentantane.
Det blei også vedtatt honorar for deltaking på møte for vararepresentantar, med 1 500 kr. per
møte.
Av Klepp kommune sin reviderte eigarskapspolitiske plattform frå 2013 går det fram at lønsnivået
for leiarar skal vere konkurransedyktig, men at lønna samstundes på ein ansvarleg måte skal
reflektere lønnsnivået hjå eigarane.74
Lønn og godtgjeringar for dagleg leiar går fram av notene i
selskapet sitt årsrekneskap (sjå tabell x under).
Tabell 7: Lønn og godtgjeringar dagleg leiar Klepp Energi AS 2011-2013
2013 2012 2011
Lønn 1 031 348 986 251 946 665
Vaktgodtgjeringar 245 887 300 647 309 478
Andre godtgjeringar 4 759 4 936 4 574
Sum 1 281 994 1 291 834 1 278 717
4.3.8 Opplæring av styrerepresentantar og folkevalde
Opplæring er ikkje omtalt i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform.
Av intervju går det fram at kommunen gjennomfører folkevaldopplæring i starten av perioden, der
eigarstyring og styrearbeid inngår som tema. Både nye og erfarne folkevalde blir oppfordra til å
delta. Frå kommunen blir det kommenter at det er usikkert om det er tilstrekkeleg at ein berre har
opplæring knytt til eigarstyring i starten av kommunestyreperioden. Det blir kommentert at det
kunne ha vore føremålstenleg å gjennomføre opplæring knytt til eigarstyring og styrearbeid også
seinare i perioden.
Kommunen har ikkje nokon eigen opplæring for styrerepresentantar i selskap. Det har heller ikkje
vore signalisert ønskje om dette frå styrerepresentantar, så vidt dei som er intervjua kjenner til.
I brev til revisjonen frå kommuneadministrasjonen blir det gitt uttrykk for at opplæring av styre i
hovudsak er selskapet sitt ansvar, utover folevaldopplæringa som kommunen gjennomfører.
73
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013. 74
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013.
47
5. Vurderingar
5.1 Utøver Klepp kommune kontroll med Klepp Energi i samsvar med
politiske vedtak og etablerte normer for god eigarstyring og
selskapsleiing?
5.1.1 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med sentrale
tilrådingar frå KS?
KS sine retningslinjer for eigarstyring omhandlar tilrådingar både til korleis kommunen skal utøve
eigarskapa sine og til kva krav kommunen bør stille til selskap som kommunen har eigarskap i. I
tabellen under har revisjonen gjennomgått praksisar i Klepp kommune opp mot sentrale
tilrådingar frå KS. Praksisar i Klepp Energi blir også omtalt i tabellen der det er relevant.
Tabell 8: Praksisar i Klepp kommune jf. KS sine tilrådingar
Tilråding KS Praksis Klepp kommune
Obligatorisk opplæring for folkevalde
Klepp kommune tilbyr folkevaldopplæring der eierskapsforvaltning er tema i starten av kommunestyreperioden.
Klepp kommune tilbyr ikkje eigen opplæring for styrerepresentantar i selskap og har heller ikkje sett krav til selskapa om dette.
Opplæring er ikke omtalt i eierskapspolitisk plattform
Eigarskapsmelding
Klepp kommune har utarbeidd eigarskapspolitisk plattform for kommunen.
Det er vedtatt at eigarskapspolitisk plattform skal bli revidert ein gong i løpet av kommunestyreperioden.
Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og vedtekter
Det er utarbeidd eigarstrategi og vedtekter for Klepp Energi.
Kommunen reviderer desse ved behov.
Samansetting og funksjon av eigarorgan
Ordførar representerer Klepp kommune i eigarorgan (endra praksis etter generalforsamling juni 2014).
Det er planlagt å opprette rutine for at generalforsamlingssaker blir handsama av kommunestyret i forkant av generalforsamling i selskapet.
Gjennomføre eigarmøte
Det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom Klepp kommune og Klepp Energi. Eigarmøtet fungerer som arena for informasjonsutveksling og avklaring av forventingar. Eigarmøte er ikkje omtalt i eigarskapspolitisk plattform, men er omtalt i eigarstrategien for Klepp Energi.
Sette krav til profesjonelle styrer
Både av eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune og eigarstrategien for Klepp Energi går det fram at kommunen ved val av styrerepresentantar skal sikre naudsynt kompetanse ut i frå selskapet sitt føremål og behov.
I eigarstrategien til Klepp Energi er fastsett at styret skal ha god kompetanse innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for.
Dei som er intervjua opplever at valkomiteen vektlegger kompetanse ved val av
48
Tilråding KS Praksis Klepp kommune
styremedlemmer.
Bruk av valgkomitè Det er ikkje sett krav i eigarpolitisk plattform om bruk av valkomitè ved val av styremedlemmer til selskapa kommunen eig.
Det er sett krav om bruk av valkomite i Klepp Energi sine vedtekter. Dette har blitt følgt opp av selskapet.
Rutinar for kompetansevurdering av selskapsstyre
Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyret om å innføre alle praksisane som er tilrådd av KS i sist reviderte eigarskapspolitisk plattform (sjå tabell 9 for Klepp Energi sin praksis).
Klepp kommune har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform.
Numerisk varaordning
Det er ikkje sett krav om numerisk varaordning selskap kommunen eig i eigarskapspolitisk plattform.
Klepp Energi har numerisk varaordning
Habilitetsvurderinger
Det er to folkevalde i Klepp Energi sitt styre.
Verken Klepp kommune eller styret i Klepp Energi har utarbeidd rutinar for å handtere moglege habilitetskonfliktar.
Habilitet er ikkje omtalt i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform.
Kjønnsrepresentasjon i styret
Av Klepp kommune sine fem representantar i styret i Klepp Energi er to kvinner.
Forholdet er ikkje omtalt i eigarskapspolitisk plattform.
Godtgjering og registrering av styreverv
Det er gitt føringar for godtgjering av styre og dagleg leiar i Klepp kommune sin eigarskapspolitiske plattform.
Kommunestyret i Klepp har vedtatt retningslinjer for styrevervregistering.
Ein av sju styrerepresentantar i Klepp Energi har registrert vervet sitt i styrevervregisteret.
Honorar til styret og lønn til dagleg leiar går fram av selskapet si årsmelding.
Utarbeide etiske retningslinjer
Klepp kommune har ikkje sett krav om at selskap kommunen har eigarskap i utarbeider etiske retningslinjer. Klepp Energi har utarbeidd etiske retningslinjer for selskapet.
Klepp kommune uttrykker ikkje spesifikt i sin eigarskapspolitiske plattform om kommunen legg KS
sine retningslinjer til grunn for si eigarstyring, og det er fleire av praksisane som KS tilrår som
ikkje er omtalt i plattforma. Revisjonen meiner det kan vere føremålstenleg at det går fram av
eigarskapspolitisk plattform korleis kommunen utøver retningslinjene som KS tilrår. Dette vil sikre
at både folkevalde og andre får betre oversikt over system og rutinar for utøvinga av kommunen
si eigarstyring og i kva grad kommunen følgjer tilrådingar frå KS. Revisjonen vil i det vidare gå
nærmare inn på sentrale tilrådingar frå KS som etter revisjonen si vurdering ikkje blir tilstrekkeleg
følgt opp i Klepp kommune si eigarstyring av Klepp Energi.
Klepp kommune tilbyr opplæring til folkevalde der eigarskapsforvaltning er tema i starten av
kommunestyreperioden. Revisjonen vil vise til at KS tilrår at obligatorisk opplæring for alle
folkevalde knytt til eigarstyring bør bli gjennomført i løpet av dei fyrste seks månadene av
valperioden, og i tillegg bør bli følgt opp etter to år. Revisjonen meiner det vil vere føremålstenleg
at kommunen følgjer opp opplæringa etter to år, i samsvar med KS si tilråding. Revisjonen meiner
vidare at retningslinjer knytt til opplæring med fordel kan gå fram av den eigarskapspolitiske
plattforma eller andre dokument for eigarstyringa i Klepp kommune.
Klepp kommune tilbyr ikkje eigen opplæring for styrerepresentantar. Revisjonen vil vise til at det
går fram av KS sine retningslinjer at det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og
innhaldet i det å sitte i eit styre. Kommunen bør som eit minimum sikre at selskap der kommunen
har eigarskap tilbyr naudsynt opplæring for styrerepresentantar.
49
Klepp kommune har utarbeidd ein eigarskapspolitisk plattform som sist blei revidert i 2013.
Kommunestyret har vedtatt at eigarskapspolitisk plattform skal bli revidert ein gong i løpet av
kommuneperioden. Revisjonen vil peike på at dette ikkje i samsvar med KS si tilråding om at
kommunen si eigarskapsmelding bør bli gjennomgått og lagt fram årleg for dei folkevalde.
Revisjonen meiner også kommunen bør vurdere om det av eigarskapspolitisk plattform, eller
andre dokument knytt til kommunen si eigarskapsforvaltning, skal gå fram i kva grad og eventuelt
korleis kommunen følgjer opp KS sine tilrådingar.
Både av eigarskapspolitisk plattform for Klepp kommune og eigarstrategien for Klepp Energi går
det fram at kommunen ved val av styrerepresentantar skal sikre naudsynt kompetanse ut i frå
selskapet sitt føremål og behov. Revisjonen meiner likevel det kan vere føre føremålstenleg å
spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar. Til dømes tilrår KS at
styrerepresentantar bør ha kunnskap om mellom anna relevant regelverk, private og kommunale
rekneskapsprinsipp og kunnskap om konkurrerande verksemder. KS tilrår også at det er ein
balansert kjønnsrepresentasjon i styre. Per i dag er det ein balansert kjønnsrepresentasjon i
styret i Klepp Energi. Revisjonen meiner det kan vere føremålstenleg at kommunen formaliserer
kva kommunen vil legge vekt på ved val av styrerepresentantar i selskap..
Klepp kommune har ikkje sett krav til selskapsstyre om å innføre alle praksisane som KS tilrår
(eigenevaluering, styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport). Klepp kommune
har sett andre krav til styre i sin eigarskapspolitiske plattform. I sist reviderte eigarskapspolitisk
plattform er det sett krav mellom anna knytt til å leggje til rette for god dialog på
generalforsamlinga, fastsette årleg plan for styret sitt arbeid, sjå til at selskapet har god
internkontroll og ha ei aktiv rolle ovanfor dagleg leiar. Revisjonen meiner kommunen bør vurdere
å stille krav til selskapa om å innføre alle praksisane som KS tilrår som ein del at styret sine
rammer.
Klepp kommune har ikkje etablert rutinar for å følgje opp krava som kommunen har fastsett for
selskap i sin eigarpolitiske plattform. Revisjonen meiner det er viktig at ein slik praksis blir innført,
for å sikre at krava blir etterlevd av selskapa.
I Klepp kommune sin eigarstrategi for Klepp Energi er det fastsett at minst to av
styrerepresentantane i selskapet skal vere folkevalde. Klepp kommune har ikkje utarbeidd rutinar
for å handtere moglege habilitetskonfliktar. Kommunen har heller ikkje sett krav til
selskapsstyre om å utarbeide slike rutinar. Problemstillingar knytt til habilitet når folkevalde også
er styrerepresentantar er heller ikkje omtalt i verken i sin eigarskapspolitiske plattform eller i
eigarstrategien til Klepp Energi. Revisjonen meiner det vil vere føremålstenelg at kommunen
utarbeider retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med
korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar.
Kommunestyret vedtok 26. mars 2007 retningslinjer for registrering av styreverv, og oppfordra
i vedtaket styret i Klepp Energi til å fatte vedtak om registrering av styreverv for sine
medlemmar.75
Selskapskontrollen viser at berre ein av sju styrerepresentantar i Klepp Energi har
registrert sitt styreverv. KS har nyleg endra praksis for registrering av verv, og informasjon til
styrevervregisteret blir no henta inn automatisk. Dette føresett at selskap har slutta seg til
registeret. Revisjonen meiner at Klepp Energi bør slutte seg til styrevervregisteret for å følgje opp
oppfordringa frå kommunestyret.
75
Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07, 26.03.2007.
50
5.1.2 Utøver Klepp kommune eigarstyring av Klepp Energi i samsvar med kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform og andre kommunale vedtak og føringar?
I eigarskapspolitisk plattform går det mellom anna fram at Klepp kommune skal gi klare og
langsiktige mål for selskap. Selskapskontrollen viser at både representantar frå selskapet og
kommunen opplever at styringssignala til selskapet frå kommunestyret som generalforsamling
ikkje alltid har vore like eintydige. Revisjonen meiner endringa av forma på generalforsamlinga,
der ordførar representerer kommunen, vil kunne vere eit viktig bidrag for å sikre eintydige
styringssignal til selskapet.
I selskapskontrollen blir det peikt på at det er behov for å avklare kommuneadministrasjonen si
rolle når det gjeld oppfølging av selskap som kommunen har eigarskap i. Administrasjonen si
rolle er ikkje omtalt i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform. Revisjonen meiner det er viktig
at det er tilstrekkeleg avklara kva ansvar og oppgåver administrasjonen skal ha når det gjeld
oppfølging av kommunen sine eigarskap.
Vidare har Klepp kommune avtale med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys. Verdien
av avtalen var i 2013 på 889 736 kr. Revisjonen vil peike på at kommunen er underlagt
regelverket om offentlege anskaffingar, og i utgangspunktet er pliktig å konkurranseutsette
oppdrag av denne storleiken. Revisjonen har ikkje gjort ei inngåande undersøking av denne
avtalen opp mot regelverket om offentlege anskaffingar, men vil peike på at det er viktig at
kommunen har rutinar som sikrar at innkjøp, også frå selskap der kommunen har eigarskap, blir
gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. Revisjonen meiner vidare
kommunen bør gjere ei konkret vurdering av avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av
gatelys opp mot regelverket om offentlege anskaffingar.
Eigarstrategi for Klepp Energi Klepp kommune har utarbeidd ein eigarstrategi for Klepp Energi. Revisjonen vurderer at
eigarstrategien er eit viktig bidrag for å signalisere kommunen sine føringar og forventningar
ovanfor selskapet. Eigarstrategien skulle opphavleg bli revidert i 2013, men prosessen med
revidering er satt på vent som følgje av at det i samband med sak om revidert eigarstrategi
oppsto ein diskusjon om mogleg sal av selskapet. Revisjonen meiner det er viktig at arbeidet med
revidert eigarstrategi blir ferdigstilt dersom kommunen fortsetter sin eigarskap i selskapet, slik at
det er tydeleg kva som er kommunen sin eigarstrategi for selskapet per i dag.
I eigarstrategien til Klepp Energi har kommunen, i tillegg til å signalisere føringar for selskapet,
gitt føringar for kommunen si utøving av eigarskapet. Av eigarstrategien går det mellom anna
fram at Klepp kommune ved val av styre vil arbeide for at styret til ei kvar tid har god kompetanse
innan dei fagfelta som styret i selskapet har behov for. I vedtektene er det også fastslått at
valkomiteen ved val til styre skal etterstrebe at minst to av styrerepresentantane har erfaring frå
anna konkurranseutsett næringsverksemd. Representantane som er intervjua gjev uttrykk for at
valkomiteen vektlegg fagspesifikk og økonomisk kompetanse ved val av styrerepresentantar.
Revisjonen har ikkje avdekka behov for ytterlegare kompetanse hjå styret i Klepp Energi.
Det er også gitt føringar om at det skal bli gjennomført eigarmøte minst ein gong årleg. Dette er
ein praksis som blir gjennomført.
5.1.3 Blir kommunen tilstrekkelig informert om drifta og utviklinga i selskapet?
Klepp Energi rapporterer til Klepp kommune om vesentlege tilhøve i drifta gjennom årsmelding og
årsrekneskap, generalforsamling og årleg eigarmøte. Dette er etter revisjonen sin vurdering
aktivitetar som er med på å sikre at Klepp kommune får tilstrekkeleg informasjon om utviklinga i
selskapet. Fleire har i selskapskontrollen peikt på at informasjonsutvekslinga mellom kommunen
og selskapet har blitt betre den siste tida.
51
Klepp kommune planlegger å inkludere Klepp Energi i ei rullering der selskap som kommunen
har eigarskap i informerer kommunestyret ein gong i løpet av kommunestyreperioden.76
Revisjonen meiner dette vil kunne bidra til å sikre tilstrekkeleg informasjon om selskapet til
politisk nivå, spesielt etter endringa der kommunestyret ikkje lengre utgjer generalforsamling i
selskapet.
5.2 I kva grad blir krav og retningslinjer som Klepp kommune stiller til sine
selskap etterlevd av Klepp Energi?
5.2.1 Driv selskapet i samsvar med vedtektene og krav i Klepp kommune sin
eigarskapsmelding?
Det er revisjonen si vurdering at Klepp Energi utøver drifta i samsvar med gjeldande vedtekter og
at vedtektene tilfredsstiller krava i aksjelova. Selskapskontrollen viser at dei som er intervjua
opplever at vedtektene for selskapet er tilstrekkeleg oppdaterte.
Klepp Energi oppretta i år 2000 dotterselskapet Klepp Energi Invest. Revisjonen meiner det er
viktig at kommunen som eigar av Klepp Energi får tilstrekkeleg informasjon om bakgrunnen for
opprettinga av dotterselskapet og føremålet med å halde fram eigarskapen til tross for at det per i
dag ikkje er drift i dotterselskapet.
Selskapskontrollen har ikkje avdekka tilfelle der kommunale vedtak eller andre føringar frå Klepp
kommune ikkje blir følgt opp av Klepp Energi.
Krav i kommunen sin eigarskapspolitiske plattform
I sist reviderte eigarskapspolitisk plattform er det sett krav mellom anna knytt til å leggje til rette
for god dialog på generalforsamlinga, fastsette årleg plan for styret sitt arbeid, sjå til at selskapet
har god internkontroll og ha ei aktiv rolle ovanfor dagleg leiar. Det er revisjonen si vurdering at
dette er krav som styret i Klepp Energi følgjer opp.
I opphavleg eigarskapspoltisk plattform frå 2008 var det i tillegg sett krav til selskapsstyre om å
utarbeide plan for eige arbeid og eigen kompetanseutvikling, samt evaluere verksemda si og at
nye styremedlemmar må få tilbod om opplæring. Dette er krav som er tatt ut i sist reviderte
eigarskapspolitisk plattform. Samstundes er dette praksisar som KS tilrår som ein del av styret sitt
arbeid. KS peikar på at dei tilrådde praksisane er ei rettesnor og at praksisane vil avhenge av
selskapet sin storleik og verksemd. Revisjonen vurderer at praksisane som KS tilrår kan vere
føremålstenlege for Klepp Energi å innføre, og revisjonen vil derfor under gi ei oversikt over kva
praksisar som er innført per i dag:
76
Som det går fram av punkt 4.3.3 har ikkje Klepp Energi vore del av rulleringa som følgje av at kommunestyret har utgjort generalforsamling i selskapet.
52
Tabell 9: Oversikt over praksisar i Klepp Energi jf. KS sine tilrådde praksisar
Tilrådd praksis Praksis Klepp Energi
Fastsette instruks for styret og dagleg leiing
Det er fastsett instruks for styret og selskapet si daglege leiing.
Gjennomføre årleg eigenevaluering
Styret gjennomfører munnlege eigenevalueringar ein gong årleg.
Tilby ekstern styreopplæring Klepp Energi tilbyr ikkje systematisk opplæring for styrerepresentantar.
Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver
Klepp Energi har ikkje etablert fast praksis for å gjennomføre styreseminar, men opplyser at behovet for dette vil bli diskutert på første styremøte hausten 2014.
Fastsette årleg plan for styret sitt arbeid
Styret i Klepp Energi har vedtek årsplan for møta som skal gjennomførast og faste saker som skal handsamast på møta.
Utgreiing av selskapet si styring og leiing i enn årsrapport
I Klepp Energi si årsmelding inngår ei utrgreiing av selskapet si styring og leiing.
Revisjonen meiner Klepp kommune og Klepp Energi bør vurdere om opplæring for
styrerepresentantar og gjennomføring av styreseminar er praksisar som selskapet bør innføre.
Revisjonen meiner også det vil vere føremålstenleg at eigenevalueringa som styret gjennomfører
blir dokumentert for å sikre tilstrekkeleg oppfølging av evalueringa.
Krav i kommunen sin eigarstrategi
I kommunen sin eigarstrategi for Klepp Energi er det gitt føringar om at Klepp Energi skal ha
fokus på selskapet sine kjerneoppgåver, ha ein tydeleg miljøprofil og praktiserer openheit i
beslutningsprosessar. Dette er føringar som Klepp Energi etter revisjonen si vurdering følgjer
opp. I eigarstrategien har også kommunen signalisert sine forventingar om utbytte, dette vil bli
nærmare omtalt under punkt 5.5.3.
5.3 Har selskapet ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og
selskapet si daglege leiing?
Det er utarbeidd ein styreinstruks for styret som regulerer forholdet mellom styret og
administrasjonen i Klepp Energi. Revisjonen vurderer at dette er eit dokument som bidrar til å
klargjere rolle- og ansvarsfordelinga mellom partane. Både frå styret og frå administrasjonen i
selskapet blir det gitt uttrykk for at det er ei avklart rolle- og ansvarsfordeling mellom partane.
Representantane som er intervjua gir uttrykk for at det også er ei avklart rolle- og
ansvarsfordeling mellom Klepp Energi og Klepp kommune som eigar. Det blir kommentert at
dialog mellom eigar og selskapet i hovudsak går gjennom styret til selskapet. Både frå selskapet
og frå kommunen blir det vist til at det har vore tettare kontakt mellom kommunen og selskapet
det siste året, etter at kommunen starta med å vurdere sal av selskapet.
5.4 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre etterleving av
sentrale krav innanfor regelverket knytt til:
5.4.1 Aksjelova
Revisjonen meiner at Klepp Energi har etablert rutinar som bidrar til å sikre at
generalforsamlingar i selskapet blir gjennomført i samsvar med føresegner i aksjelova.
Selskapskontrollen har ikkje avdekka avvik frå føresegner i aksjelova.
53
Selskapskontrollen viser at styret har etablert ei systematisk og tett oppfølging av selskapet, og at
selskapet har etablert rutinar som sikrar at styret får tilgang til relevant styringsinformasjon.
5.4.2 Internkontroll/HMS
Klepp Energi har utarbeidd ei HMS-handbok som inneheld mellom anna mål for selskapet sitt
HMS-arbeid og rutinar for ulike arbeidsprosessar. I samsvar med rutina om at HMS-handboka til
selskapet skal bli gjennomgått kvart andre år, gjennomfører Klepp Energi på tidspunktet for
selskapskontrollen ein revisjon av HMS-handboka i samarbeid med bedriftshelsetenesta.
Klepp Energi har etablert eit arbeidsmiljøutval (AMU) og har praksis for å gjennomføre
vernerundar. Det er også sett ned eit risikoutval som vurderer risiko ved ulike arbeidsoperasjonar,
og det blir gjennomført risiko- og sårbarheitsanalysar i selskapet sine avdelingar årleg. Klepp
Energi har etablert eit manuelt avvikssystem, og har utarbeidd rutinar for avvikshandsaming.
DSB har gjennomført årlege tilsyn med Klepp Energi (med unnatak i 2013) og det har ikkje blitt
påpeikt større avvik gjennom tilsyna.
Selskapet har etter revisjonen si vurdering etablert system og rutinar som bidrar til å sikre at
HMS-arbeidet i selskapet blir utført i samsvar med krav i internkontrollforskrifta. Samstundes har
administrasjonen inntrykk av at det blir rapportert for få avvik i forhold til det administrasjonen trur
er reelt. Revisjonen meiner det er viktig at Klepp Energi sikrar tilstrekkeleg høgt fokus på
avviksrapportering.
5.4.3 Offentlege anskaffingar
Klepp Energi har utarbeidd ein overordna innkjøpsrutine. Rutinen er på ei og ei halv side, og
inneheld i liten grad informasjon om korleis selskapet sine innkjøp skal bli gjennomført i praksis.
Rutinen inneheld heller ingen referansar til relevante føresegner i regelverket, og det er ikkje gitt
føringar for korleis innkjøp skal bli dokumentert.
Etter revisjonen si vurdering er innkjøpsrutinen for lite detaljert til å sikre at alle selskapet sine
innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffingar. Revisjonen meiner
det er viktig at selskapet etablerer ei skriftlig innkjøpsrutine, og meiner det vidare vil vere
føremålstenleg å utarbeide malar for tilbodsinnhenting og anskaffingsprotokoll.
Revisjonen har gått gjennom utbetalingar til fem leverandørar i 2013. Klepp Energi pliktar å
gjennomføre innkjøp på ein kostnadseffektiv måte basert på konkurranse (jf. LOA § 5, FOA § 3-1
og FF § 3-1). Stikkprøvegjennomgangen viser at tre av fem innkjøp ikkje er
konkurranseeksponert. Ein av utbetalingane er knytt til kjøp av kraft til pliktleveransar og kjøp av
nettap i Regionalnettet frå ein monopolleverandør. Det siste innkjøpet er konkurranseutsett, men
tilfredsstiller ikkje krava til dokumentering av anskaffingsprosessen. Revisjonen meiner dette
tyder på at Klepp Energi ikkje har etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre
etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar.
Nærmare vurdering av dei einskilde stikkprøvene Innkjøp fra leverandør nr. 1 representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig
direkteanskaffing. Klepp Energi viser til ein anbodsprosess i 2003 som grunnlag for dei kjøp som
er foretatt fra leverandøren i 2013. Konkurransen i 2003 gjaldt eit gravearbeid på ei avgrensa
strekning. Etter revisjonen si vurdering får ikkje konkurransen anvending for kjøp som er gjort i
2013. Anskaffinga ikkje i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i
forsyningsforskrifta § 3-1, slik som kravet om konkurranse og likebehandling av leverandørar.
54
Også innkjøp frå leverandør nr. 3 representerer etter revisjonen si vurdering ei ulovlig
direkteanskaffing. Klepp Energi viser til ein konkurranse, og eit konkurransegrunnlag frå 2007,
som ikkje får anvending for kjøp i 2013. I konkurransegrunnlaget frå 2007 er det mellom anna
slått fast at «På vegne av Klepp Energi ønskes pristilbud på kjele i container. Kjelen skal benyttes
som grunnlast i fjernvarmeanlegg inntil permanent sentral er på plass. Dette vil være ca. 2-3 år.»
Anskaffinga er dermed ikkje i samsvar med dei grunnleggande krava til anskaffingar fastsatt i
forsyningsforskrifta § 3-1, slik som kravet om konkurranse og kravet til etterprøvbarhet.
Når det gjelder kjøp frå leverandør nr. 4, har ikkje revisjonen mottatt tilbodsevaluering og
grunngjeving for val av leverandør. Det er derfor revisjonen si vurdering at anskaffinga ikkje innfrir
dokumentasjonskrava i forsyningsforskrifta § 3-1 (7).
Innkjøp frå leverandør nr. 5 utgjorde i 2013 samla ein sum på 118 000 kr. Innkjøpa er ikkje
konkurranseutsett. Revisjonen meiner det er grunnlag for å stille spørsmål ved om innkjøpa er i
samsvar med grunnleggande krav til konkurranseeksponering i forskrift om offentlege
anskaffingar § 3-1. Anskaffinga tilfredsstiller heller ikkje kravet til etterprøvbarheit jf. § 3-1. 7 ledd.
5.4.4 Offentleggjering
Klepp Energi fører journal over inn- og utgåande korrespondanse, dette er i samsvar med § 10 i
offentleglova. Klepp Energi har også eit arkivsystem og skriftlege rutinar for handtering av
innsynsbegjeringar. Det er revisjonen si vurdering av selskapet har etablert system og rutinar
som bidrar til å sikre at krav i offentleglova blir etterlevd.
5.5 Har selskapet system og rutinar som bidrar til å sikre ei økonomisk forsvarleg drift?
5.5.1 Har selskapet ein forsvarlig eigenkapital jf. aksjelova § 3-4?
Nøkkeltal for Klepp Energi viser at selskapet har ein forsvarleg eigenkapital.
Revisjonsmeldingane for selskapet er i perioden 2010-2012 gitt utan presiseringar eller atterhald.
5.5.2 I kva grad har selskapet etablert rutinar for utarbeiding og oppfølging av budsjett?
Selskapskontrollen viser at Klepp Energi har etablert faste praksisar knytt til budsjettering og
oppfølging av budsjett, men at praksisane ikkje er nedfelt skriftleg. Revisjonen meiner det er viktig
at det blir utarbeidd skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, og at desse
rutinane inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.
5.5.3 Har selskapet hatt ei økonomisk utvikling i samsvar med eigar sine forventningar?
Klepp Energi utarbeidde i 2008 ein strategiplan som skisserte forventa årsresultat og utbytte til
kommunen i perioden 2008-2017. Klepp kommune har i sin eigarstrategi for selskapet frå 2009
fastsett at kommunen forventar eit utbytte som er minst i samsvar med skissert utbytte i
strategiplanen.
Klepp Energi har utbetalt utbytte til Klepp kommune i samsvar med skissert utbytte i perioden
2008-2013. I perioden 2010-2013 har det vore naudsynt for Klepp Energi å overføre midlar frå
eigenkapitalen for å klare dette. Selskapet viser til at dette skuldast låge inntektsrammer frå NVE i
tillegg til tidlegare investeringar i infrastrukturen for breiband, på grunn av høg aktivitet.
Klepp Energi har utarbeidd ny strategiplan i 2014 som skisserer forventa årsresultat og utbytte i
perioden 2014-2017. Denne skisserer eit noko lågare nivå på utbytte enn det strategiplan 2008-
2017 gjorde i same periode.
55
Revisjonen meiner det er positivt at Klepp kommune har tydeleggjort sine forventningar til utbytte.
Samstundes er det viktig at Klepp kommune og Klepp Energi har dialog kring nivået på utbytte,
slik at forventningar om utbytte kan justerast ut i frå selskapet sin økonomiske situasjon dersom
partane opplever det som naudsynt.
56
6. Tilrådingar
Revisjonen tilrår at Klepp kommune:
1. Avklarar i kva grad og korleis KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for kommunen si
eigarskapsforvaltning. Dette kan med fordel gå fram av kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform, eller andre dokument knytt til kommunen si
eigarskapsforvaltning.
2. Vurderer å innføre følgjande retningslinjer i samsvar med KS sine tilrådingar:
følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring (innanfor ein
valperiode)
gjennomgå og leggje fram eigarskapspolitisk plattform for dei folkevalde årleg
spesifisere kva kriterier som skal bli vektlagt ved val av styrerepresentantar (t.d.
gjennom å utarbeide retningslinjer)
sette krav til selskapsstyre om å innføre praksisar tilrådd av KS (eigenevaluering,
styreopplæring, styreseminar og samla utgreiing i årsrapport)
utarbeide retningslinjer som sikrar at styrerepresentantar som også er folkevalde
er kjend med korleis dei skal handtere moglege habilitetskonfliktar
3. Etablerer rutinar for å følgje opp av krav som er sett til selskap i kommunen sin
eigarskapspolitiske plattform og eventuelle eigarstrategiar blir etterlevd av selskap.
4. Klargjer kva ansvar og oppgåver kommuneadministrasjonen har i samband med
oppfølging av kommunen sine eigarskap.
5. Vurderer avtalen med Klepp Energi om drift og vedlikehald av gatelys opp mot
regelverket om offentlege anskaffingar.
Revisjonen tilrår at Klepp Energi:
1. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS:
Tilbod om opplæring for styrerepresentantar
Gjennomføre styreseminar med fokus på roller, ansvar og oppgåver
Slutte seg til KS sitt styrevervregister
2. Dokumenterer styret si eigenevaluering.
3. Gjennomgår selskapet sine system og rutinar for innkjøp og sikrar at innkjøp blir
gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar.
4. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer
retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett.
57
Vedlegg 1: Høyringsuttale frå Klepp
kommune v/ rådmann
I punkt 5.1.1 blir opplæring omtala.
Klepp kommune gjennomfører folkevalgtopplæring der eigarskap er tema. Opplæring for
folkevalde var obligatorisk så langt det praktisk lar seg gjera, med innkalling som til eit
kommunestyremøte og dei som ikkje kunne møta skulle melda forfall. Det var nokså nær fullt
oppmøte der også dei første varamedlemmene var kalla inn. Dei folkevalde sine roller i styrer og
råd og praktisering av kommunen sin eigarstrategi var eit av fleire emner i opplæringa. Ein tek
sikt på noko liknande etter valet i 2015.
Det blir elles fleire stader i rapporten vist til KS sine tilrådingar i eigarskapspolitikken. Rådmannen
kan bekrefte at desse var del av vurderingsgrunnlaget ved utarbeiding av kommunen si
eigarskapspolitiske plattform, sjølv om den er bygd rundt Stavanger kommune sine 10 punkt for
eigarskapsforvaltning. Stavanger sine punkt byggjer i stor grad på KS sitt forslag.
Rådmannen ser at det kan vera grunnlag for å vurdera KS sitt forslag på ny ved neste revisjon og
ta meir aktivt stilling til kva vi vil leggja til grunn hos oss. Det er behov for å tilpasse
eigarstrategien for Klepp Energi AS til dei lokale forholda både hos Klepp Energi og Klepp
kommune.
Habilitet
Spørsmål om habilitet i styret er regulert av aksjelova. Spørsmålet om habilitet i kommunen er
regulert av kommunelova (som igjen viser til forvaltingslova) og dette har som i andre forhold der
det kan vera spørsmål om nokon er inhabil blitt handtert i samsvar med lova. Å lage eigne
retningsliner trur ikkje rådmannen ein skal gje seg ut på, då ein kan koma til å både vera for
streng eller for lite streng i forhold til lova. Aktuelt folkevald organ må forta ei konkret vurdering av
habilitet i høve til lova.
I revisjonen av Klepp kommune sin eigarstrategi har ein venta ein månad ekstra for å få med seg
denne selskapskontrollen som eit viktig innspel. Eit punkt som har vore framme er om Klepp
kommune har den kompetansen det krev å vera eigar av Klepp Energi, eller om de bør gjerast
tiltak for å styrka kompetansen på eigarsida.
Med helsing
Ivar Undheim
rådmann
mobil 480 29 808
58
Vedlegg 2: Høyringsuttale frå Klepp
Energi v/ administrerande direktør
Kommentarar til høyringsutkast:
Angåande pkt. 6. INNKJØPSRUTINAR.
Vi har starta arbeide med oppdatering av innkjøpsrutinar som presiserar reglane for offentleg
anskaffelse. Tirsdag 02.09.14 kjem Sellica for å halda kurs hos oss.
BUDSJETTERING
Vi vil utarbeida skriftlege rutinar for budsjettering. KE praktiserar i dag skriftleg rapportering av
avvik i fht. budsjett. Rekneskapa blir rapportert mot fjoråret og mot budsjett, både for selskapet
totalt og avdelingsvis. Desse blir lagt fram for styret.
Øvrige punkt som revisjonen anbefalar, tas det sikte på å få gjennomført innan utgangen av året.
Klepp Energi
Håkon Ådland
59
Vedlegg 3: Revisjonen sine
kommentarar til rådmannen sin
høyringsuttale
I høyringsuttalen frå rådmannen i Klepp kommune (sjå vedlegg 2) kjem rådmannen med sine
merknader til nokre av revisjonen sine forslag til tilrådingar. Som følgje av dette har revisjonen
presisert to av kulepunkta i tilråding nr. 2 i den endelege versjonen av rapporten.
Rådmannen skriv at:
«I punkt 5.1.1 blir opplæring omtala.
Klepp kommune gjennomfører folkevalgtopplæring der eigarskap er tema. Opplæring for
folkevalde var obligatorisk så langt det praktisk lar seg gjera, med innkalling som til eit
kommunestyremøte og dei som ikkje kunne møta skulle melda forfall. Det var nokså nær fullt
oppmøte der også dei første varamedlemmene var kalla inn. Dei folkevalde sine roller i styrer
og råd og praktisering av kommunen sin eigarstrategi var eit av fleire emner i opplæringa. Ein
tek sikt på noko liknande etter valet i 2015.»
Revisjonen har presisert den opprinnelege tilrådinga frå «gjennomføre obligatorisk opplæring til
folkevalde» til at kommunen bør «følgje opp opplæringa for folkevalde to år etter første opplæring
(innanfor ein valperiode)».
Årsaka til endringa er at revisjonen kan sei seg einig i at opplæringa som kommunen
gjennomfører er obligatorisk. Samstundes vil revisjonen vise til at KS tilrår at opplæringa som blir
gjennomført ved starten av valperioden blir følgt opp etter to år.
Rådmannen skriv vidare at:
«Habilitet
Spørsmål om habilitet i styret er regulert av aksjelova. Spørsmålet om habilitet i kommunen er
regulert av kommunelova (som igjen viser til forvaltingslova) og dette har som i andre forhold
der det kan vera spørsmål om nokon er inhabil blitt handtert i samsvar med lova. Å lage eigne
retningsliner trur ikkje rådmannen ein skal gje seg ut på, då ein kan koma til å både vera for
streng eller for lite streng i forhold til lova. Aktuelt folkevald organ må forta ei konkret vurdering
av habilitet i høve til lova.»
Revisjonen har presisert den opprinnelege tilrådinga frå «utarbeide rutinar for handtering av
moglege habilitetskonfliktar» til at kommunen bør «utarbeide retningslinjer som sikrar at
styrerepresentantar som også er folkevalde er kjend med korleis dei skal handtere moglege
habilitetskonfliktar».
Revisjonen har endra tilrådinga for å få betre fram at vi ikkje ser for oss at det bør lagast
retningslinjer for alle tilfelle av habilitetsspørsmål, men at det kan gjerast klart at det kan oppstå
habilitetsutfordringar ved at styrerepresentantar også sit i kommunestyret/formannskapet og at
styrerepresentantar derfor må vere ekstra påpasseleg med å vurdere sin habilitet om
kommunestyret/formannskapet handsamer saker vedrørande selskapet dei sit i styret for.
60
Vedlegg 4: Oversikt over sentrale
dokument og litteratur
Lovar, forskrifter og rettleiarar
Arbeids- og sosialdepartementet. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.
(arbeidsmiljøloven), LOV-2005-06-17-62
Arbeids- og sosialdepartementet. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), FOR-1996-12-06-1127
Nærings- og fiskeridepartementet. Lov om aksjeselskaper (aksjeloven), LOV-1997-06-13
nr. 44
Nærings og fiskeridepartementet. Lov om offentlige anskaffelser. LOV-1999-07-16 nr. 69
Nærings- og fiskeridepartementet. Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene
(vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). FOR-2006-04-07 nr 403.
Nærings og fiskeridepartementet. Forskrift om offentlige anskaffelser. FOR-2006-04-07
nr. 402
Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Veileder til reglene om offentlige
anskaffelser. 2013.
Justis- og beredskapsdepartementet. Offentleglova. LOV-2006-05-19 nr. 16
Justis- og politidepartementet, Lovavdelinga. Rettleiar til offentleglova. 2009
Dokument frå Klepp Energi
Avtale mellom Klepp Energi AS (KE) og Klepp kommune (KK) om drift og vedlikehold av
veilys tilhørende Klepp kommune. 15.10.1997
Dokumentasjon knytt til stikkprøvegjennomgang innkjøp
HMS-håndbok. Klepp Energi. Rev. Dato: 06.12.12
Etiske retningslinjer for Klepp Energi AS, utdatert
Informasjon frå styret i Klepp Energi til formannskapet om eigarstrategien for Klepp
Energi som skal behandlast i formannskapet 28.10.13. Notat frå styret i Klepp Energi til
formannskapet, 24. oktober 2013.
Protokollar frå styremøte 2012 og 2013
61
Protokollar frå generalforsamlingar 2010-2013
Strategiplan for Klepp Energi AS, 2008. Vedtatt av styret 29.08.2008.
Strategiplan for Klepp Energi AS, 2014
Styreinstruks for Klepp Energi AS, vedtatt 16.12.2008
Vedtekter. Klepp Energi AS, udatert.
Årsmeldingar og årsrekneskap for 2010, 2011, 2012 og 2013
Dokument frå Klepp kommune
Eigarstrategi – Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 82/09, 14.12.2009
Eigarstrategi for Klepp Energi AS. Klepp kommune, kommunestyresak 51/13, 11.11.2013
Eigarstrategi for Klepp kommune. Klepp kommune, kommunestyresak 53/13, 11.11.2013
Referat frå samarbeidsmøte. Møte mellom Klepp kommune og Klepp Energi 18.
desember 2013
Revisjon av eigarstrategi for Klepp Energi AS, formannskapssak 39/13, 26.08.13
Styrevervregister – Retningslinjer. Kommunestyret i Klepp kommune saks 18/07,
26.03.2007
Anna litteratur
Offentlige anskaffelser. Regelverk, praksis og løsninger. M. Dragsten, 2013
Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. KS, mai 2013
RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon, 2011
Selskapskontroll – fra a-å (”Praktisk veileder”). NKRF 2010
Kontrollutvalgsboken. Kommunal- og regionaldepartementet 2010
Nettsider
www.nve.no
www.klepp-energi.no
www.ravninfo.no
www.proff.no
62
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee,
and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see
www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
and its member firms.
Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning
multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings
world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's
approximately 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.
© 2014 Deloitte AS
Top Related