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DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
ALEJANDRO EDUARDO CUELLAR
REGISTROS DE CALIDAD
Iraide Molina Peralta
Instructor
COMUNIDAD SENA EN REDSistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008
BOGOTA
2011
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INTRODUCCION
La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestin de calidad (SGC) yque se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debecontar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos
y/o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditacin porquede este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestin de
calidad (SGC). Esta acreditacin demuestra que la organizacin est reconocida por las empresas entodo el mundo.
El Sistema de gestin de Calidad es una norma que todas las empresas que quieran permanecer en el
mercado deben tener en cuenta ya que es importante debido a la mejora y optimizacin de cada unode los procesos a fin de elevar su eficacia y eficiencia, con esto puede incrementar su nivel de
competitividad y posicionarse en el mercado cada vez mas exigente.
El enfoque a travs de un sistema de gestin de la calidad motiva a las empresas a analizar losrequisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables y a
mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestin de la calidad proporciona confianzatanto a la organizacin como a sus clientes.
Las empresas definen establecer un SGC pensando en los cambios que exige el mercado
actualmente, en las necesidades particulares, en sus objetivos propios. Adems es una gran ventajaestar certificados ya que esto permite competir en los procesos de ventas los cuales, son msexigentes y selectivos.
La Documentacin de la Calidad, es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se
plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite eldesarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.
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DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
Procedimiento Control de los Documentos
Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacara
en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).
La empresa sobre la cual se desarrolla este taller, es una empresa de Salud Ocupacional, dedicadaa la prestacin de servicios de prevencin en Salud, promocin en Salud Ocupacional, gestin enriesgos Profesionales, evaluacin y calificacin de siniestros y desarrollo de programas de Salud
Ocupacional. Ofrecimiento y promocin de todos los servicios de prevencin de riesgos a los quehace referencia la Ley 100 del 23 de Diciembre de 1993 y sus decretos reglamentarios.
Para Entorno y Compaa: su empresa nuestro compromiso significa hacer las cosas bien,promoviendo procesos de cambio de cultura de prevencin, que favorezcan mejores estilo de vida de
los trabajadores y sus familias, a travs de servicios integrales especializados en Salud Ocupacional yseguridad Industrial. La empresa posee los recursos profesionales, humanos y tcnicos propios para
la realizacin de los diferentes procesos que se le asignen.
A continuacin se relaciona las principales actividades que desarrolla la empresa y que formanparte de su especialidad:
1. Consulta Externa.
Diagnsticos en SaludExmenes Mdicos Ocupacionales.
Evaluacin Mdica especficos para programa de vigilancia epidemiolgica.Chequeo ejecutivo de la empresa.Visiometrias y optometras.
Audiometras.Espirometrias.
Programa de Riesgo Cardiovascular.Laboratorio Clnico Bsico y especializado.
2. Riesgo ergonmico
Riesgo psicosocial.
3. Seguridad IndustrialHigiene Industrial.
Normalizacin.Seguridad Vial.
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DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS
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2. Escojan un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listadomaestro de documentos,conlos documentos del Proceso queescogi.
DOCUMENTOS DEL SITEMA DE GESTION DE CALIDAD.
Cdigo Nombre del Documento Responsable VersinFecha de
Aprobacin
MC Manual decalidad Alta gerencia
y
responsable
del SGC:
1 - 001 10/12 2010
PPGC PROCEDIMIENTO DE PLAN
DE GESTION DE CLAIDAD
Alta gerencia
y
responsable
del SGC:
1 - 001 10/12/2011
LMR LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Alta gerencia
y
responsable
del SGC:
1 - 001 01/09/2011
PSC PROCEDIMIENTO DEL
SERVICIO DE
CAPACITACION
Alta gerencia
y
responsable
del SGC:
1 - 001 01/22/2011
PPGC PROCEDIMIENTO PLAN DE
GESTION DE CALIDAD
Alta gerencia
y
responsable
del SGC:
1 - 002 01/30/2011
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3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o
aplacara en su empresa. (La empresa puede ser una de un estudiante).
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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del
proceso que seleccionaron:
Cdigo Nombre del
DocumentoResponsable Ubicacin Acceso
Tiempo de
Retencin
Disposicin
Final
R-AA-CE
001
registro de
servicios
solicitados
Coordinador de
operaciones y
consulta
externa
rea
Administrativa
Dto. de consulta
externa.
Restringido/
Coordinador
del Dpto.
Actualizacin
permanente.
Archivo
central
R-AA-CE
002
Registro de
servicios
solicitados(
confirmacin)
Coordinador de
consulta
externa y/o
extramural
rea
administrativa
Dto. de Consulta
Externa
Restringido/
Coordinador
del Dpto.
personal de
consulta
externa
(Auxiliar)
Permanente/
2aos
Archivo
central
R-AA-CE
003
Directorio de
Profesionales
Adscritos
Coordinador de
Consulta
Externa y
Extramural
rea
administrativa
Dto. De Consulta
externa y
Extramural
Restringido
Coordinador
del Dpto. /
Personal
Auxiliar
Permanente/
Actualizacin
Archivo
central
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P-AA-
CE-005
OTEC Y/O OTI
Base planeacin
y cumplimiento
Coordinador
Extramural y
Consulta
Externa
rea De consulta
Externa y
Extramural
Restringido Segn
duracin del
trabajo
Destruccin
P-AA-CE
006
Documentos
elaborados/
Bases de datos
informes deActividad
Extramural
Personal
encargado dela
actividad
extramural
rea de Consulta
Externa
Restringido/
personal
participa en
laactividad.
6 meses A
partir de la
actividad
realizada.
Archivo
central.
F-AA-
CE-007
Factura Dpto. de
contabilidad
Asistente de
contabilidad y
Mensajero.
Restringido
Asistente y
mensajero
1 semana en
fsico y copia
medio
magntico
destruccin
5. Comenten las por los menos dos dificultades que surgen al momento de establecer
control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y propongan por lo menos
una solucin a cada dificultad.
Dificultades
1) Falta de un Manual o un Documento en donde se referencie o se mencione losregistros, documentos, instrucciones y dems formatos del sistema usados en cada reade la Empresa u organizacin, y por tanto no hay procedimientos documentados de laslabores u oficios, generando ineficacia, demoras, desorden y mala imagen de la empresafrente a los clientes y proveedores. Esto provoca demoras, cuellos de botella y hace que seproduzca un caos tanto a nivel administrativo y de produccin.
2) No existe una concientizacin, sensibilizacin por el uso adecuado de los registros ydocumentos del sistema, es decir, se llevan los registros y documentos del sistema porcumplir, por salir del paso, y no por tratar de mejorar cada da en cuanto aalmacenamiento, disposicin, renovacin, identificacin, retencin, documentos obsoletos,
archivo, etc.
3) No existe un manera clara y precisa de llevar a cabo dichos registros y documentos delsistema por parte del personal antiguo y nuevo de la organizacin, todo es emprico, perono existe un manual o gua que te diga como llenar dicho registro y documento del sistema.
Soluciones
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1) Recurrir a un experto o contratar a un profesional con experiencia en organizacin ymtodos en empresas industriales, financieras y de servicios, para que mediante el seproceda a levantar los procesos y procedimientos, instructivos y dems formatos que seannecesarios en cada rea de trabajo para luego identificar, codificar, establecer, renovar, ydems elementos necesarios si es el caso para mejorar la eficiencia y eficacia en cuanto alproducto y prestacin del servicio al cliente o usuario de la organizacin.
2) Orientar a travs de capacitacin, charlas, seminarios donde se muestre a travs deejemplos de empresas exitosas en el mercado en el proceso de documentacin de unSistema de Gestin de Calidad, dndole a saber los beneficios, desventajas einconvenientes en el Sistema.
3) Orientacin por parte de un experto o de un facilitador de un Sistema de Gestin de
Calidad o tambin por alguien asignado por la empresa para orientar al personal de lamanera ms clara y objetiva de llevar a cabo dichos registros y documentos del sistema.
6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferenciay elabore un formato de registro para cada uno.CONCLUSIONES
La implementacin de la ISO ha sido una oportunidad para reflexionar sobre los procesos
que se llevan a cabo dentro de cada empresa, permite planificar, describir, comunicar ycontrolar los procesos, para as competir en el mercado cada vez ms exigente y selectivo.Mediante la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad se logra conoceraspectos que no se tenan en cuenta durante el normal funcionamiento de la empresa.
Lo mas importante en la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad es elcompromiso de la Alta Direccin, Sin ella, es muy difcil que algo funcione, es tambin muyimportante la motivacin de la gente que trabaja dentro de la organizacin, ya que con estoestamos logrando grandes cambios no solo para la empresa, sino, para con nosotrosmismos.
Los documentos son necesarios como prueba objetiva de que los procedimientos estncorrectamente definidos brindando confianza a los clientes y a la propia compaa.
El no documentar equivaldra a que cada nueva generacin de la humanidad comenzaradesde cero, para descubrir e inventar el conocimiento.
El levantamiento de los procesos es una base o gua para la elaboracin e implementacinde los manuales de procesos y procedimientos, el cual facilita a la alta direccin losprocesos de modernizacin y mejoramiento de la gestin, teniendo en cuenta que en el, se
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involucran personas pro-activas y servidores pblicos comprometidos con el cambio, queestn dispuestos a liderar procesos de mejoramiento dentro de las dependencias yentidades, generando as un cambio de cultura en la organizacin.
Los documentos son la base de las actividades de mejora de la calidad, con la informacinactualizada se es ms fcil prever errores y evitar reprocesos.
El sistema de informacin que se implemente en una organizacin debe permitir unacomunicacin sencilla, fluida, con un idioma fcil de entender en todos los niveles de laempresa, trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin que todos loscolaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo delproceso.
Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las polticas de la empresa yparticipar en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentidode pertenencia y responsabilidad que facilitar lograr los objetivos propuestos por laorganizacin para el diseo, implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de
gestin adoptado por la organizacin.
La base de la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin adoptado por la empresa loencontramos en el sistema de informacin adoptado por la empresa, el cual debe contarcon unos documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento ycontrol efectivas para formular las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran,para lograr que la organizacin est inmersa en un proceso de mejora y crecimientocontinuo, como base de su desarrollo organizacional y social.
BIBLIOGRAFIA
Servicio Nacional De Aprendizaje. La calidad orientada al cliente. Curso: ISO 9001:2008.Modulo Planificacin de un sistema de gestin de calidad. Colombia. 2009.
Material del curso
http://elmundodelacalidad.wordpress.com/
http://calidad-gestion.com.ar/rec_gratuitos/artculos/beneficios_iso9000.pdf
www.degerencia.com
www.monografas.com/trabajos27
www.promonegocios.net/mercadotecnia/satisfaccion-cliente.htm
www.secretosenred.com/articles
www.utp.edu.co/php/revistas/cafeconletras/docsFTP
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Decreto 1011 del 3 de abril de 2006 Por el cual se establece el sistema de garanta decalidad de la atencin de salud del sistema general de seguridad social en salud.
MALAGON, Londoo, GALAN Morera. Auditoria en salud para una gestin eficiente.Editorial Medica Internacional Ltda. Primera Edicin. 1998.
Aranguren EA, Rezznico RA. Auditoria Medica. Garanta de Calidad en la atencin deSalud. Centro Editor De la Fundacin Favaloro. 2001
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