Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
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OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL (ARCHIVO)
CODIGO
130 AG AC CT E M S
01
01-01
06.04
06-06
ACTASACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO
- Citación
- Orden del día
- Anexos
COMUNICACIONES OFICIALES
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
MEMORANDOS
(Comunicaciones internas)
2
2
2
10
10
3
X
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central, se
selecciona una muestra del 3% de los
más representativos para la Empresa y
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestiòn y central se toma
una muestra del 3% y se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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CODIGO
130 AG AC CT E M S
12-02
12-05
13
13-01
INFORMES
INFORMES A ENTIDADES DE
CONTROL
- Comunicaciòn remisoria
- Informes
- Anexos
INFORMES DE GESTION
- Informe de gestión de área
INSTRUMENTOS DE CONTROL
-CONSECUTIVO
- De Acuerdos de Junta Directiva
- De Resoluciones
2
2
2
10
3
10
X
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
se transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en
los archivos de gestión y central se
elimina, queda constancia en el informe
de gestión anual que rinde la Gerencia.
Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo Histórico se
maneja en medio magnético
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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130 AG AC CT E M S
13 INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03 REGISTRO DE CONTROL
De correos
2 3 X
13-03
13-03
13-03
13-03
REGISTRO- DE CONTROl
De comunicaciones enviadas por fax
REGISTRO DE CONTROL
comunicaciones recibidas por fax
REGISTRO DE CONTROL
de mensajería Externa
de Control de mensajería Interna
-REGISTRO DE CONTROL
de comunicaciones para entrega
directa en las entidades
2
2
2
2
3
3
3
3
X
X
X
X
Transcurridos los tiempos de custoria en el
archivo de gestión y Central, se hace una
seleccion aleatoria del 2% de cada uno de
los Registros de control y se transfieren al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
Los demás se eliminan con el Vo.Bo. del
Comité Interno de Archivo , dejando
constancia en Acta
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A"E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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130 AG AC CT E M S
13 INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03
13-03
13-03
REGISTRO DE CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
RECIBIDAS
REGISTRO DE CONTROLDE COMUNICACIONES RECIBIDAS
INTERNAS (MEMORANDOS)
REGISTRO DE CONTROL
DE COMUNICACIONES OFICIALES
ENVIADAS
2
2
2
20
20
20
X
X
X
X
X
X
Transcurridos los tiempos de custoria en el
archivo de gestión y Central, se Transfieren
al Archivo Histórico para su conservación
permanente.
(Nota se conservarán en medio magnético)
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A"E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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130 AG AC CT E M S
13 INSTRUMENTOS DE CONTROL
13-03 REGISTRO REGISTRO UNICO DE INVENTARIO DE
ARCHIVO
2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente.
13-03
13-03
13-03
REGISTROS -DE CONTROL
- DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS
-REGISTRO DE CONTROL
DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PRIMARIA
- CRONOGRAMA
- ACTA DE ENTREGA
REGISTRODE CONTROL
DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS
-
2
2
2
20
10
3
X
X
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se transfiere al
archivo histórico para su conservación
permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se selecciona
una muestra aleatoria del 5% y se
transfiere al archivo Histórico para su
conservación permanente.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se selecciona
una muestra aleatoria del 3% y se
transfiere al archivo Histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A"E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
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130 AG AC CT E M S
14 INVENTARIOS
14-04
14-04
INVENTARIOS DOCUMENTALES
- INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS
PRIMARIA
INVENTARIOS DE TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
2
2
10
20 X
X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestion y en el central,
seleccionar una muestra aleatoria del
5% de los inventarios documentales de
la transferencias primaria y transferir al
archivo Histórico para su conservación
permanente.
Transcurrido los tiempos de custodia en
el archivo de gestión y central, se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente
15 MANUALES
15-01 MANUALES ARCHIVISTICOS
- Tablas de Retención Documental
- Encuestas
2 20 X A partir de su actualización y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion y en el central,
transfierase al archivo histórico, por
tratarse de un instrumento dispositivo
se conserva permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
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EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Código: GDO-FR-01
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130 AG AC CT E M S
16
16-10
PLANESPLAN DE MEJORAMIENTO
- INDIVIDUAL
2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en
el archivo de gestión y archivo central
transfierase al archivo histórico para su
conservación permanente.
18-03- PROGRAMASPROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
2 10 X A partir de su actualización y
transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central
transfierase al archivo histórico para su
conservación permanente.
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Jefe de Archivo
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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