55o Congresso ABMPainel sobre Gestão Tecnológica
27 de Julho de 2.000
Gerenciamento de Projetos Tecnológicos:
Implantação de uma Estrutura MatricialAlamar Kasan Duarte
Gerente de Projetos Especiais
Gerenciamento de Projetos
xGerenciamento Convencional
Um projeto tem um objetivo limitado e focaliza o curto prazo, ao contrário do
gerenciamento de uma organização, que visa o sucesso e sobrevivência da
organização, ou seja, o longo prazo.
O que distingue o gerenciamento de projetos...
• Projetos são temporários.• Objetivos do projeto são específicos e
mensuráveis.• Projetos estão sujeitos diretamente a restrições de
performance, tempo e orçamento.• Projetos precisam ser gerenciados de tal forma que
os resultados imediatos são alcançados sem afetar a viabilidade de longo prazo da organização.
Definição de um Projeto...
Um projeto pode ser considerado como uma série de atividades e trabalhos que:
• tem um objetivo a ser cumprido dentro de especificações definidas
• tem data de início e fim definidos• tem limitação de fundos• consome recursos ( dinheiro, pessoal, equipamentos,
etc.)
Estruturas Organizacionais usadas no Gerenciamento de Projetos...
• Funcional
• Por Projeto
• Matricial
• Matricial com Variações
Estrutura Funcional
Vantagens• Maior especialização
• Maior capacitação técnica da Instituição
• Melhor qualidade técnica dos trabalhos
• Melhor utilização de recursos humanos e materiais
Desvantagens• Maior dificuldade na realização de
atividades entre as diversas áreas funcionais
• Ninguém é total ou diretamente responsável pelo projeto
• Perda de tempo na tomada de decisões
• Em projetos grandes e complexos
Diretor
GF DGF CGF BGF A
Estrutura por Projeto
Vantagens• Existência de um principal
responsável pelo projeto
• Melhor integração entre as áreas técnicas do projeto
• Melhor cumprimento de prazos e custos
• Projetos grandes e complexos
Desvantagens• Menor especialização
• Menor desenvolvimento na capacitação da Instituição
• Menor qualidade técnica dos trabalhos
• Menor eficiência na utilização de recursos humanos e materiais
Diretor
GP DGP CGP BGP A
Estrutura Matricial
Vantagens• Reúne as vantagens da estrutura
funcional e da por projetos
• Co-responsabilidade do GP e GFs pelo sucesso do projeto
Desvantagens• Possibilidade de conflitos devido à
múltipla subordinação dos colaboradores
• Aplicável a poucos projetos da empresa
Diretor
GF DGF CGF BGF A
GP B
GP A
GP C
Equipes Multifuncionais(“Self-directed work teams”)
• Reestruturação das empresas / eliminação de níveis gerenciais intermediários;
• Equipes Multifuncionais em Projetos Administrativos– grupos de funcionários reunidos para um determinado projeto com
mínima interferência gerencial
– são dados os objetivos, prazos e orçamento ao grupo
– a liderança é compartilhada
– o papel dos consultores e do “patrocinador”
– não é adequado para tarefas rotineiras
– desafio para o grupo e oportunidade de crescimento profissional
– o grupo gera recomendações
O Gerente de Projetos Matriciais...
• A importância da seleção de projetos;• Um projeto suficientemente grande pode requerer
tempo integral do GP;• Projetos menores (em tempo e/ou custo) podem
requerer tempo parcial do GP;• Vários projetos podem ser tocados pelo mesmo
GP em determinadas situações;• Atribuições / Responsabilidades do Gerente de
Projetos Matriciais e do Gerente Funcional.
A seleção dos projetos a serem tocados matricialmente ...
Produtos / Tecnologia
Existentes na empresa
Novos àempresa
Mer
cado
s Novo à empresa
Existentesna empresa
Esforço:
baixo
médio
alto
Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...D
ific
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ica
Baixa
Alta
Retorno para a EmpresaAltoBaixo
PérolasPão e manteiga
Elefantes branco Ostras
baixo
médio
alto
Esforço:
Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...P
osiç
ão C
ompe
titiv
a
Dominante
Forte
Favorável
Desfavorável
Impacto Competitivo
TecnologiasBásicas
TecnologiasChaves
Tecnologiasde Ponta
Esforço:
baixo
médio
alto
Mais avaliação dos projetos a serem escolhidos...
Alto
Baixo
Baixa Alta
Quantidade de pessoas / áreas envolvidas
Nú
mer
o d
e at
ivid
ades
Esforço:
baixo
médio
alto
A resistência ao Gerenciamento de Projetos Matriciais se origina em
receios, como...
• Ter compromisso com resultados;• Ser transparente a todas as áreas da empresa;• Possuir controle reforçado;• Restringir a criatividade;• Poder limitar as decisões do gerente tradicional e
restringir o seu campo de influência.
A função do Gerente Funcional em um projeto matricial ...
O Gerente funcional tem a responsabilidade de atender com recursos às necessidades impostas pelo projeto (Quem vai realizar o serviço)
O Gerente funcional tem a responsabilidade de definir como a atividade deve ser executada e onde será realizada (Critérios técnicos).
Atribuições / Responsabilidades do Gerente de Projetos Matriciais
• Organizar : definindo o grupo de trabalho, recursos, responsabilidades e atribuições ;
• Planejar : atividades, eventos, prazos, junto com as áreas funcionais.
• Coordenar : dirigir, visando cumprimento das metas estabelecidas, interferindo e apoiando para que elas sejam alcançadas.
• Controlar : o andamento do projeto
O Gerente de Projetos Matriciais deve ter os seguintes atributos...
• Maturidade como gerente;
• Experiência em administração de projetos;
• Habilidade de planejamento;
• Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto;
• Capacidade de negociação e articulação;
• Habilidade para definir responsabilidades;
• Capacidade de coordenar reuniões objetivamente;
• Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo;
• Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;
Divisão de autoridade e atividades
entre o GP, GF e Diretoria Atividades GP GF D
1 - Prazo das etapas do projeto x
2 - Qualidade do trabalho x
3 - Compra até valor y x
4 - Compras acima do valor y x
5 - Alocação dos colaboradores x
6 - Busca de novos recursos X
7 - Treinamento dos colaboradores
8 - Contato com o cliente do projeto
9 - Controle orçamentário
10- Manutenção dos equipamentos
11-Integração do projeto dentro de uma área técnica
12-Integração do projeto entre áreas técnicas
13-Elaboração de relatórios referentes às atividadesda área para o projeto
14-Elaboração de relatórios gerais sobre o projeto
15-Controle do tempo dos colaboradores
16-Alocação dos equipamentos aos projetos x
X = toma decisão = é consultado = executa�
Organização do Projeto...
• Formar grupos de trabalho
• Definir participantes dos grupos
• Estruturar o projeto: definir atividades, correlações e tempos de execução
• Organizar base de apoio
• Esquematizar reuniões: locais e horários
• Padronizar documentação de acompanhamento: cronograma, custo
• Treinar participantes: trabalho em equipe, responsabilidade do grupo, organização e disciplina
Planejamento do Projeto ...
Premissas doProjeto
Análise Estrutural
Metas
Planejamento da Execução
PlanejamentoOperativo
Estrutura do Produto e do Projeto
Cronograma / CustosRecursos
Detalhamentodas Atividades
Coordenação / Direção do Projeto...
• Dirigir / Coordenar os trabalhos necessários para se cumprir as metas
• Elaborar e implantar sistema de decisões• Fixar metas para os participantes do projeto• Apoiar na solução de opiniões divergentes• Prever / evitar / minimizar problemas potenciais
através do acompanhamento permanente da evolução do projeto
Controle do Projeto ...
• Supervisionar as atividades de projeto quanto a sua concordância com as intenções e premissas da política empresarial
• Medir “previsto / real” das metas imaginadas• Verificar motivos para diferenças significativas,
definir e executar medidas para correção• Corrigir procedimentos inadequados e evoluir
O que se espera do Gerente do Projeto
Pela Empresa
• Resultados
• Relatórios e Informações
• Apresentação de recomendações e não só alternativas
• Que evite atritos organizacionais
• Que resolva problemas de relacionamento humano
Pelos Participantes do Grupo
• Indique o caminho
• Apoie na solução de problemas
• Incentive um bom clima de trabalho
• Integre os participantes do grupo para a “causa” comum
• Represente o grupo para fora e para cima
Premissa para o Sucesso
• O Sucesso do Gerenciamento de Projetos é diretamente proporcional a qualidade dos indivíduos e líderes que gerenciam as atividades chave.
• Gerenciamento de Projetos não é uma operação de um só homem; ele requer um grupo de indivíduos dedicados a alcançar uma meta específica.
Recomendações às empresas que pretendam implantar uma estrutura matricial no gerenciamento
de projetos tecnológicos:
• O Gerente de Projetos deve ser uma pessoa com muita experiência e prestígio dentro da organização;
• A Alta Direção da Empresa deve dar total apoio na implantação da função;• A mudança deve ser “vendida” a todos os gerentes funcionais e todas as
pessoas que estarão diretamente envolvidas com os projetos; o comprometimento das áreas funcionais é vital para o êxito do projeto;
• O Gerente de Projetos Matriciais deve atuar mais como coordenador do que como executivo, de forma a minimizar conflitos com as áreas funcionais;
• A seleção dos projetos a serem tocados matricialmente é fundamental para o sucesso do programa;
• O projeto e a equipe devem ter um patrocinador, alto executivo da organização.