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Matri z de M icr o Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
El consejo consultivo no convoque a reuniones 4 4 16 Buscar estrategias de comunicacin
Que no haya internet en la institucin 4 4 16 Mantener el servicio de internet
Falta de personal especializado en leyes o poco manejo de las leyesvigentes, de acuerdo a la realidad de la institucin, para llevar acabo
la actualizacin del Reglamento General de Funcionamiento
4 4 16 Solicitar la asignacin de uno o dosprofesionales del Derecho para que realicen el
estudio y anlisis del Reglamento General de
Funcionamiento del INICE en base a
modificaciones de las leyes vigentes y de
acuerdo a la realidad de la Institucin.
Que no se cumpla los procesos y los procedimientos tal como esta
establecido en el Manual
4 4 16 Monitoreo constante y permanente por parte de
la Direccin Ejecutiva del INICE.
Escaso tiempo para la elaboracin de la planificacin estratgica de
la institucin, debido a imprevistos de mando superiores
3 3 9 Que las autoridades superiores respeten las
programaciones para elaborar la planificacin
estratgica
Que no se asista a la reuniones de la UPEG, que las instruccionesestn confusas
5 3 15 Asistir puntualmente a las convocatorias con elenlace UPEG y dems equipo de planificin
2 4
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona
velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las
contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.
Coordinacin de la planificacin de
las actividades a realizar con todos
los departamentos de la institucin
1
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.
Que el Director (a) o su Secretaria revisen los
correos electrnicos y la documentacin impresa
que ingresa a la institucin diariamente, para
verificar la correspondencia y poder tomar
decisiones en tiempo y forma.
Que las disposiciones que emanen del despacho del Ministro (a),
Viceministro (a) de Asuntos Tcnicos Pedaggicos, Gerente
Administrativo y Director (a) de UPEG, no lleguen en tiempo y
forma a la Direccin Ejecutiva del INICE
2
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona
velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las
contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.
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Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.
Que solo se encuentre una persona con el acceso de la clave 5 5 25 La asignacin de una segunda persona que
apruebe el POA Presupuesto al SIAFI.
Poco tiempo para dedicarse a la coordinacin, supervisin y
evaluacin de la asesora tcnica nacional e internacional, por las
mltiples funciones del cargo.
3 3 9 Respetar las agendas de trabajo de las diferentes
actividades que desarrolla la Direccin
Ejecutiva del INICE.
Que la Gerencia Administrativa no atienda la gestin en cuanto a la
asignacin de personal calificado as como tambin la remocin o
traslado del personal que no cumple con las funciones asignadas.
5 5 25 Monitoreando las solicitudes ante la Gerencia
Administrativa, Subgerencia de Recursos
Humanos Docentes y No Docentes
Injerencias polticas y de otro tipo para que el personal que ocupe
cargos administrativos y tcnicos no tenga el perfil requerido para
desempear los mismos.
4 4 16 Que autoridades superiores respeten los perfiles
requeridos para desempear los cargos
administrativos y tcnicos.
Sobrecarga de responsabilidades administrativas y tcnicas para
atender las relaciones pblicas de la institucin
2 2 4 Optimizar el tiempo a travs de una agenda
organizada y/o delegar con responsabilidad.
El nombramiento de personal no comprometido y no confiable, con
escasos valores.
4 4 16 Colocar personal con un perfil tico y
profesional.
Que no exista la logstica necesaria para elaborar, revisar y enviar las
distintas comunicaciones a nivel central, desconcentrado, ONGs y
otras
3 3 9 Previniendo con anticipacin la logstica
requerida, buscando alternativas posibles para
su ejecucin (contar con fondos econmicospara imprevisto)
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Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona
velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las
contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.
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Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.
2 Dirige conjuntamente reuniones de
trabajo con la Subdireccin y jefes de
No programacin de reuniones peridicas con el Consejo Tcnico. 3 3 9 Calendarizar y cumplir reuniones peridicas con
el Consejo Tcnico.
El no cumplimiento de las instrucciones giradas por la Direccin
Ejecutiva.
3 3 9 Establecer comunicacin directa con los
involucrados y seguir los procedimientos
administrativos en el marco de las leyes
laborales del Pas.
Centralizar el trabajo, desconociendo las competencias del empleado. 3 3 9 Integrando a todo el personal reconociendo las
capacidades individuales de los empleados en
sus cargo.
El desinters por un clima laboral favorable. 3 3 9 Estableciendo una comunicacin efectiva con
los jefes y los dems empleados.
No se siguen los procedimientos desde las diferentes jerarquas y por
dificultad para obtener evidencias y vacios en el Reglamento General
de Funcionamiento del INICE.
3 3 9 Registrar los hechos en el momento y la
aplicacin de procedientos de acuerdo a las
leyes y reglamentos de nuestro Pas.
Revisin y actualizacin del Reglamento
General de Funcionamiento de acuerdo a las
leyes vigentes as como la existencia de un
Asesor Legal en el INICE.
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Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona
velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las
contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.
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Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.
3 Supervisin del cumplimiento de
todas las metas y objetivos de la
institucin
Informes superficiales sin los requerimientos solicitados. 2 2 4 Elaborar un instructivo para unificar criterios
para elaborar informes actividades realizadas en
la Institucin y nombrar una persona encargada
de recibir, revisar y consolidar dichos informes.
Que los jefes no enven los informes en tiempo y forma; que no se
cuente con la logstica necesaria (Internet, tinta para impresora,
computadora en mal estado, entre otros).
4 4 16 Proporcionar la logstica necesaria para que no
existan obstculos y los jefes enven los
informes a la Direccin Ejecutiva de manera
eficiente y eficazFalta de tiempo para revisar los informes y devolverlos 2 2 4 Asignar a una persona que tenga las
competencias necesarias para realizar el trabajo.
Algunos Tcnicos no entregan los informes en tiempo y forma a su
jefe inmediato.
3 3 9 Asignar a una persona para que realice el
monitoreo de los informes, estipulando fecha de
entrega.
Falta de don de mando de los jefes inmediatos de cada uno de los
Departamentos.
3 3 9 Capacitando a los jefes inmediatos en tema de
liderazgo, toma de decisiones y otros temas a
fines.
Que la Secretaria de la Direccin Ejecutiva no cumpla con sus
funciones a cabalidad y que se ausente de su puesto de trabajo
constantemente, que los archivos no cuenten con toda la seguridad.
3 3 9 Asignar como Secretara de la Direccin
Ejecutiva a una profesional con el perfil
adecuado; tomar medidas de seguridad con los
archivos.
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Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona
velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las
contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.
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Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.
Que no exista confiabilidad y objetividad en la evaluacin del
desempeo profesional.
4 4 16 Concientizar a los aplicadores sobre la
importancia de los resultados de la evaluacin.
Que no se evalu el logro de las actividades contempladas en el POA. 4 4 16 Elaborar cronograma para reuniones de
evaluacin del POA.
4 Evaluacin del desarrollo de las
actividades contempladas en la
planificacin estratgica de la
institucin
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Matriz de Micr o Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Re
Los lineamientos dados por la UPEG cambian constantemente . 4 4 16 Mantener una coordinacin eficiente y eficaz
con la UPEG para actualizarse de las ltimas
instrucciones.
Los Jefes Inmediatos de los Departamentos no entregan el POA en
tiempo y forma para hacer la integracin del mismo
4 4 16 Seguimiento y monitoreo a los Jefes de cada
Departamento
Que se trabaja con los techos presupuestario de aos anteriores 5 5 25 Hacer solicitudes para incremento de
presupuesto y que se respete lo asignado
Que no se enve en tiempo y forma por falta de servicio de Internet 2 2 4 Que los tcnicos responsables de esta actividad
lo entreguen personalmente en forma digital en
la UPEG
Se hacen los ajustes al POA presupuestario y posteriormente envan
la UPEG nuevas matrices
4 4 16 Hacer los ajustes pertinentes de acuerdo a las
nuevas matrices
Que el enlace de la institucin con la UPEG olvide la clave de
ingreso al SIAFI
3 1 3 Registrar personalmente la clave
Que la Directora Ejecut iva olvide la clave de ingreso a l SIAFI 3 1 3 Registrar personalmente la clave
Que la Administradora Financiera no considere el catalogo de
compras para la elaboracin del PACC
4 4 16 Considerar el catalogo de compras de la
ONCAE para su revisin
Que no revise conforme al catalogo de objetos de gastos de la Ley de
Contratacin del Estado
4 4 16 Revisar conforme al catalogo
Que haya tardanza en la remisin de las observaciones hechas a la
Administradora Financiera
3 3 9 Seguimiento a la Administracin Financiera
para que haga los ajustes respectivos
Tardanza de reenvi de documentos ajustados en la Administracin
hacia la Direccin Ejecutiva
3 3 9 Seguimiento a la Administracin Financiera
para que haga los ajustes respectivos
Revisin y aprobacin del Plan
Anual de Contratacin y Compras
(PACC) de bienes y servicios
2
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar al personal Tcnico- Docente, Tcnico Administrativo, de Servicios Generales y los recursos materiales y financie
ejecutar los procesos con ef iciencia y eficacia de acuerdo a las siguientes Leyes: Constitucin de la Repblica, Cdigo del Trabajo, Ley de
Pblica, Ley Fundamental de Educacin, Ley de Fortalecimiento a la Educacin Publica, Ley de Procedimientos Administrativos, Ley de S
Reglamento, Ley del Estatuto del Docente Hondureo y su Reglamento, Ley del IHSS, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin P
Reglamento, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Visin de pas , Plan de Nacin, Reglamento General de Funcionamiento del INICE, Pl
2010-2014 Orientado a Resultados.
Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Control y aprobacin de adquisicin de bienes y servicios
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1 Elaboracin el Plan Operativo Anual
(POA) de la institucin en
coordinacin con las dems
dependencias de la Secretara de
Educacin
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Re
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar al personal Tcnico- Docente, Tcnico Administrativo, de Servicios Generales y los recursos materiales y financie
ejecutar los procesos con ef iciencia y eficacia de acuerdo a las siguientes Leyes: Constitucin de la Repblica, Cdigo del Trabajo, Ley de
Pblica, Ley Fundamental de Educacin, Ley de Fortalecimiento a la Educacin Publica, Ley de Procedimientos Administrativos, Ley de S
Reglamento, Ley del Estatuto del Docente Hondureo y su Reglamento, Ley del IHSS, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin P
Reglamento, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Visin de pas , Plan de Nacin, Reglamento General de Funcionamiento del INICE, Pl
2010-2014 Orientado a Resultados.
Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva
Proceso: Control y aprobacin de adquisicin de bienes y servicios
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Tardanza en elaborar y enviar el oficio a la Gerencia Administrativa
de la Secretara de Educacin
3 3 9 Priorizar actividad para agilizar trmite
No establecer mecanismos de control de recepcin de envo de
correspondencia
2 2 4 Establecer y utilizar formatos de recepcin y
envo de documentos
Que no revise y apruebe en tiempo y forma las propuestas 4 4 16 Priorizar la revisin de las propuestas para los
respectivos ajustes y aprobarlas
Tardanza en la aprobacin de las propuestas por parte de la Sub
Secretara de Asuntos Tcnico Pedaggicos
4 4 16 Seguimiento y control con la Secretaria o
Asistente de la Sub Secretara
La no aprobacin de las propuestas por los organismos
Internacionales
4 4 16 Seguimiento a las propuestas remitidas
Retraso en la revisin, ajustes y aprobacin de los Planes de Accin 4 4 16 Seguimiento por parte de los Jefes de
Departamento
Exhaustiva revisin de los Planes de Accin por parte de la
Administracin Financiera
3 3 9 Coordinar con la Administracin Financiera
para la elaboracin de los Planes de Accin
Que la Sub Secretara de Asuntos Tcnico Pedaggicos no revise y
apruebe en tiempo y forma las propuestas
3 3 9 Priorizar la revisin de las propuestas para los
respectivos ajustes y aprobarlas
La no aprobacin de las propuestas por los organismos
Internacionales
4 4 16 Seguimiento a las propuestas remitidas
Seleccin de los participantes a los procesos de formacin
permanente por ideologas polticas
4 4 16 Transparencia en los procesos de seleccin de
los participantes tomando en cuenta perfiles
profesionales y necesidades de capacitacin
Gestin del apoyo tcnico y
financiero con organismos
internacionales y nacionales para la
actualizacin profesional del
personal administrativo tcnico y
servicio de la institucin
4
3 Gestin del financiamientos con
organismos internacionales y
nacionales para la realizacin de
procesos de investigacin y
formacin permanente a nivel central
y desconcentrado
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Re
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar al personal Tcnico- Docente, Tcnico Administrativo, de Servicios Generales y los recursos materiales y financie
ejecutar los procesos con ef iciencia y eficacia de acuerdo a las siguientes Leyes: Constitucin de la Repblica, Cdigo del Trabajo, Ley de
Pblica, Ley Fundamental de Educacin, Ley de Fortalecimiento a la Educacin Publica, Ley de Procedimientos Administrativos, Ley de S
Reglamento, Ley del Estatuto del Docente Hondureo y su Reglamento, Ley del IHSS, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin P
Reglamento, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Visin de pas , Plan de Nacin, Reglamento General de Funcionamiento del INICE, Pl
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Proceso: Control y aprobacin de adquisicin de bienes y servicios
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Seleccionar los participantes sin socializar las oportunidades de
actualizacin profesional
3 3 9 Publicar las programaciones de formacin
permanente de Organismos Nacionales e
Internacionales
Envo tardo de los formularios para la aplicacin de los eventos de
formacin
4 4 16 En coordinacin con la Sub Direccin
monitorear la pgina web de los Organismos
Internacionales para aplicar a los eventos de
formacin permanente
Incumplimiento de compromisos adquiridos por parte de los
participantes seleccionados
4 4 16 Velar por el cumplimiento de los compromisos
adquiridos
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Que el POA de RRHH no sea incorporado a la planificacin
estratgico de la institucin
4 4 16 Seguimiento y monitoreo para reincorporar el
POA de RRHH al POA estratgico de la
Institucin
Tener mltiples actividades que impidan revisar el cronograma
mensualmente
3 3 9 Colocar el cronograma de actividades en un lugar
visible
Incumplimiento de leyes y normas institucionales por los empleados o
jefe de RRHH
2 2 4 Monitorear el calendario y programacin de
vacaciones con anticipacin tomando en cuenta
aspectos legales
Que no se cuente con un plan de formacin para el desarrollo del
personal
4 4 16 Elaborando un plan de desarrollo profesional
factible con su cronograma de actividadesEscaso tiempo para la elaboracin de la planificacin estratgica de la
institucin, debido a imprevistos de mando superiores
3 3 9 Que las autoridades superiores respeten las
programaciones para elaborar la planificacin
estratgica
Desconocimiento de leyes y reglamentos y aplicacin incorrecta de
procedimientos administrativos
4 4 16 Que la Subdireccin contemple dentro del su
equipo de trabajo un asesor legal
Que los expedientes profesionales no estn bajo la custodia de la
subdireccin
5 5 25 Tener un registro legal de los expedientes. Tener
documentacin de respaldo de expedientes en
versin digital (escaneo de documentos)
Dificultad en la aplicacin de los formatos por poca colaboracin de
algunos empleados y jefes de departamentos
3 3 9 Socializacin y sensibilizacin sobre la aplicacin
y controles administrativos
Distorsin y prejuicios en el mensaje enviado 3 3 9 Mejorar el canal de transmisin del mensaje.
Realizar comunicacin directa
Que la jefatura de RRHH no cumpla instrucciones emanadas de la
subdireccin
4 4 16 Supervisar y dar acompaamiento el realizar la
induccin al nuevo personal
4 Que RRHH trabaje en equipo con la subdireccin
en la elaboracin del POA
2 Coordinacin con RRHH, la
aplicacin y cumplimiento de las
leyes, reglamentos y normas
institucionales.
Objetivo: Administrar el personal tcnico - docente, tcnico, administrativo y de servicios generales de la institucin, en coordinacin con la
Recursos Humanos Docente y Subgerencia de Recursos Humanos No Docentes de la S.E. para el funcionamiento eficiente en los servicios qu
de: la Ley Fundamental de Educacin y sus Reglamentos, Ley de la Administracin Pblica y Procedimientos Administrativos, Ley del Estatu
Reglamento, la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y otras afines.
Unidad:INICE / Subdireccin
Proceso: Administrar el RRHH de la institucin
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1 Coordinacin de la planificacin de
las actividades a realizar con el
departamento de RRHH de la
institucin.
Que RRHH no trabaje en equipo con la Subdireccin, en elabore POA
de su dependencia
2 2
Institucin : Secretara de Educacin
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Matri z de M icr o Evaluacin de Riesgos
Falta de apoyo de los jefes por desconocimiento de la ley. Algunos
documentos presentados no tienen sustento legal y no estn bien
justificados
3 3 9 Jornadas de capacitacin sobre procesos
administrativo y deberes y derechos de los
empleados
Falta de confiabilidad y completa en la informacin proporcionada por
los Jefes de Deptos.
3 3 9 Verificar la informacin solicitada y adjuntar
evidencias
Que los informes no estn bien documentados. Que al delegar la
actividad no se cumpla a cabalidad
3 3 9 Seguimiento y acompaamiento en la elaboracin
de informes. Delegar responsabilidad al Jefe de
RRHH
3 Seguimiento y monitoreo a las
acciones realizadas por el encargado
(a) de RRHH
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control R
Que el Director o la Directora Ejecutiva no delegue o no avise su
ausencia
2 2 4 Mantener una buena comunicacin con la
Subdirectora o el Subdirector
La no realizacin d e reuniones con el Consejo Tcnico 2 2 4 Apoyar a la direccin Ejecutiva para la
realizacin de reuniones con el Consejo
Tcnico
Que no se solicite el apoyo para la revisin y aprobacin de propuestas
tcnicas
2 2 4 Conformar un equipo de trabajo con la
Direccin Ejecutiva y la jefe del
Departamento de Capacitacin para
realizacin de actividades tcnicas
Que no se enven las propuestas en el tiempo indicado para su revisin y
ajuste. Traslape de funciones administrativas y tcnicas que impidanrealizar actividades urgentes
4 4 16 Dar seguimiento a la elaboracin de
propuestas y programar fecha de regin
Agendas administrativas urgentes impide realizar actividades tcnicas
importantes
4 4 16 Respetando la agenda de actividades
institucional importantes
Agendas administrativas cargadas impidan la realizacin de otras
actividades
3 3 9 Respetar agendas
Que la informacin que se proporcione no est de acuerdo a lo solicitado
y en el tiempo indicado
4 4 16 Monitorear el cumplimiento de tareas
asignadas
Que los informes no sean enviados a tiempo y con el contenido solicitado 4 4 16 Dar seguimiento a las actividades
asignadas
Que surjan situaciones imprevistas 3 3 9 Asignar las tareas a equipos de trabajo y
no a personas individuales
1 Supervisin del funcionamiento
tcnico y administrativo del personal
del INICE
2 Elaboracin de informes tcnicos,
reportes y propuestas especficas.
3 Consolidacin de informes
peridicamente y Memoria Anual
Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Contribuir a los procesos tcnicos de la Direccin Ejecutiva y los Departamentos del INICE, para el fortalecimiento institucion
leyes vigentes de nuestro pas.
Unidad:INICE / Subdireccin
Proceso:Asistir a la Direccin Ejecutiva y los Deptos. del INICE
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Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control R
Que el diseo del diagnstico de necesidades de capacitacin este mal
elaborado
4 2 8 Hacer correcciones respectivas al diseo
Instrumentos mal elaborados 4 2 8 Rediseo de instrumentos
Falta de logstica de la reproduccin de instrumentos, que los
informantes no den la informacin veraz
4 2 8 Dar induccin adecuada a los informantes
Desconocimientos de programas estadsticos o falta de objetividad en
el anlisis
5 4 20 Capacitando al personal encargado en programas
estadsticos
Que el informe no seale las necesidades de capacitacin 5 2 10 Revisin del informe y capacitacin sobre la
redaccin del informe de necesidades
Que la priorizacin no este de acuerdo a las necesidades sentidas y
prescriptivas
5 3 15 Tomar en consideracin el perfil del puesto de
trabajo y el perfil profesional del empleado
Tardanza en la elaboracin del plan por atender actividades urgentes 5 3 15 Establecer ruta crtica para la elaboracin del plan
de formacin
Falta de recursos econmicos y tcnicos para llevar a cabo el plan de
formacin
5 4 20 Incluir en el plan anual el plan de formacin para
la obtencin de los recursos
Que los empleados no asistan a los procesos de formacin 5 4 20 Socializar los procesos de capacitacin con los
empleados
Tardanza en la realizacin que impida la toma de decisiones 4 4 16 Realizar una evaluacin inmediata de cada
proceso de formacin
Que no se le de continuidad al plan de formacin 4 4 16 Que el departamento de Recursos Humanos sea
constante en la revisin de cada uno de los
procesos del plan
Elaboracin y ejecucin de un plan
de formacin profesional
Unidad: INICE / Depto. de Recursos Humanos
Proceso:Formacin profesional del recurso humano del INICE
2
Institucin: Secretara de EducacinObjetivo : Fortalecer las competencias tcnicas, pedaggicas y administrativas del personal de la Institucin, para eficientar su labor, tomando en
Fundamental de Educacin y el Reglamento General de funcionamiento del INICE.
1 Elaboracin del diagnstico de
necesidades de capacitacin (DNC)
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Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
Unidad: INICE / Depto. de Recursos Humanos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Que exista empleados que no tengan huella debido a problemas de piel4 2 8 Utilizando otro medio de control
Que la persona asignada no pueda cumplir su trabajo (por enfermedad,
vacaciones, despido, permisos, rotacin, entre otros)5 3 15 Entrenamiento de mas de una persona
El incumplimiento de las normas por algunos empleados 4 2 8Socializando y recordando las normas con las
personas que incumplen
Que el reloj marcador digital este inhabilitado (por desperfecto o por
falta de energa)4 3 12
utilizando otro medio de control de asistencia (libro
de asistencia) y si no hay energa habilitar planta
elctrica
No tener la logstica para la impresin del informe 2 2 4Imprimir el reporte del reloj digital en la Direccin
o Subdireccin
Que el empleado no lo solicite un da antes y entre tarde al da
siguiente, tomndosele el tiempo como llegada tarde 5 3 15
Explicar constantemente a los empleados segn el
caso
Que el permiso no se solicite en tiempo y forma 5 3 15Firmar el permiso hasta que este correctamente
llenado y presentado a tiempo
Que los empleados no presenten las excusas con justificaciones y
documentos fehacientes como soporte o que no lo comunique va
telfono
5 3 15
Solicitarle a los empleados personalmente
documentos de soportes para que justifiquen las
ausencias y que comuniquen va telfono
Que haga falta uno de los documentos soportes 5 2 10Solicitar al empleado para que presente los
documentos soportes que haga falta
Que el jefe inmediato no comunique al empleado las inasistencias por
justificar4 4 16 Darle seguimiento a las notas enviadas a jefes
Que el empleado no presente la justificaciones en la jefatura de
recursos humanos4 3 12
Dar acompaamiento y asesoramiento enmarcado
en Ley individualizando casos donde impere la
justiciaQue no se sigan procedimientos administrativos enmarcados en Ley en
cuanto Licencias, excusas, incapacidades, llegadas tardes y las entradas
y salidas sin permiso
5 3 15Conocimiento y aplicacin de Leyes y Reglamentos
del Estatuto del Docente y de Servicio Civil
Control de la asistencia diaria del
personal de la institucin
1
Institucin : Secretara de Educacin
Proceso: Administracin del Recurso Humano
Objetivo : Garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y reglamentos en cuanto a la asistencia y permanencia del Personal Tcnico, Tcn
Administrativo y personal de servicios generales de la Institucin, en el marco de la Ley Fundamental de Educacin, Leyes y Reglamento del Es
Ley y Reglamento de Servicio Civil.
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
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Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
Unidad: INICE / Depto. de Recursos Humanos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Institucin : Secretara de Educacin
Proceso: Administracin del Recurso Humano
Objetivo : Garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y reglamentos en cuanto a la asistencia y permanencia del Personal Tcnico, Tcn
Administrativo y personal de servicios generales de la Institucin, en el marco de la Ley Fundamental de Educacin, Leyes y Reglamento del Es
Ley y Reglamento de Servicio Civil.
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Perdida o extravi de documentos 5 2 10Que el personal que labora en el departamento de
Recursos Humanos sea comprobada moral y tica
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Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
Proceso: Trmite de Vacaciones
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control R
No disponer del expediente completo de los empleados para verificarfechas de acuerdos de nombramientos
4 4 16 Pedir al nuevo empleado el expediente competo(toma de posesin, acuerdo de
nombramiento/contrato fotocopia de documentos
personales)
Que no se cumpla lo reglamentado en Ley si no de acuerdo a intereses
personales u institucionales
2 2 4 Que cada empleado presente la solicitud de
modificacin de fecha de vacaciones en tiempo y
forma
Atender las solicitudes de los empleados forma inmediata no mayor de
3 das
2 2 4 Autoriza verificando las fechas segn acuerdo y
solicitud
No disponer de las notas de solicitudes de vacaciones pospuestas por
el personal y aprobadas por la Sub Direccin del INICE, para
mantener un control del mismo
4 2 8 Solicitar a la oficina de Recursos Humanos No
Docentes y Docente copia de los formatos en
digital e impreso
Que el empleado no firme por tanto no se hace el tramite de
vacaciones para su respectivo pago y para el goce de las mismas
4 2 8 Explicarle al empleado la obligatoriedad de la
firma para tramite legal
Demora en obtener la firma del empleado o ausencia de las
autoridades que firman
4 1 4 Presentar con anticipacin la solicitud de
vacaciones
Falta de logstica 6 2 12 Contar con fondos de caja chica para servicios
privados (fotocopias, transporte)
Que no se le comunique al jefe el goce del perodo de vacaciones del
personal bajo su responsabilidad.
4 3 12 Llevar un cuadro control de notificacin de
vacaciones a los jefes y a los empleados.
Retraso de la entrega del memorndum al empleado sobre la
notificacin de vacaciones
5 2 10 Enviar copia de memorndum de vaciones de los
empleados, a los jefes, en tiempo y forma
Si no se archiva la solicitud autorizada de vacaciones del empleado no
se puede verificar el goce de las mismas y existira problemas con lasprximas vacaciones
3 2 6 Verificar si se encuentra en el expediente dicha
solicitud autorizada
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Tramitar las vacaciones de los empleados, en tiempo y forma de acuerdo a la fecha del acuerdo de nombramiento o toma de posesin
Recursos Humanos No Docentes y Docentes, de acuerdo a la Ley de Servicio Civil y Estatuto del Docente.
1 Tramite de vacaciones de losempleados
Unidad: INICE / Depto. de Recursos Humanos
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Matr iz de Micro Evaluacin de Riesgos
Unidad: INICE / Secretara General
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resi
Que no se pasen lista de asistencia a los participantes 3 3 9 Pasar listas de asistencia en cada jornada de
trabajo
20
Las personas que coordinan las capacitaciones no enven los
listados a S.G
3 3 9 Enviar listados a Secretaria General 15
Que los nombres de los participantes vayan incompletos 4 3 12 Que los coordinadores de la capacitacin
revisen los listados de asistencia
2
Ausencia de la persona encargada para el ingreso en la base de
dato
2 2 4 Capacitar a la asistente para el uso y manejo
de la base de dato
2
No estn elaborado los diplomas en su tiempo por las personas
encargada para ser firmado y sellado
3 2 6 Que los diplomas se elaboren un da antes de
la clausura del evento
3
Que los datos personales de los participantes vayan incompletos 4 3 12 Revisar la ficha con los datos de cada uno de
los participantes al momento que se entregue
1
Que el facilitador o capacitador no envi las fichas o listadospara registrarlos
5 4 20 Enviar los listados a la SG al finalizar lajornada de capacitacin
2
Que los datos que se le pide en la ficha vaya incompleto y con
letra no legible
3 3 9 Revisar ficha de acuerdo a listados 14
2 Registro de docentes a la base de
datos
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar el sistema de registro de docentes de los diferentes niveles educativos, en la base de datos de la Secretaria General pa
informacin actualizada, ordenada y segura d el nmero real de docentes capacitados segn el Reglamento Interno de la Institucin.
Proceso: Administrar el sistema de registro de docentes formados
1 Extende diplomas, constancias y
certificacin
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Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos
Unidad: INICE/Secretara General
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control R
Se necesita que haya Qurum 4 4 16 Que se integre la mitad mas uno de losmiembros del consejo consultivo a la sesin
convocada
La agenda de trabajo sea elaborada por una sola persona 5 5 25 Definir la agenda con Secretara General y
Direccin Ejecutiva
Ausencia de miembros que forma el Consejo Consultivo o Tcnico 2 3 6 Dar seguimientos a la convocatoria mediante
llamadas telefnicas, correos electrnicos con
dos de anticipacin
Que no se haya elaborado la agenda 2 2 4 Agendar la fecha de la reunin
Que no sigan la secuencia de los puntos a tratar 3 4 12 Respetar la secuencia de los puntos de agenda
Que no haya coherencia entre los puntos tratados con la redaccin en
el levantamiento del acta
2 2 4 Estar con plena concentracin en el desarrollo
de la reunin
Que no se transcriba en el libro de acta 2 2 4 Transcribir al libro de actas los acuerdos,
decisiones y disposiciones que se dieron en la
reunin convoca
Que no se elabore el acta 2 2 4 Transcribir el acta al libro registrado en la
Secretara General
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Dar fe de cada una de las sesiones convocadas por el Consejo Consultivo y Tcnico para dejar el registro en los libros de
actas de las decisiones, acuerdos y disposiciones de autoridades superiores y de la institucin segn el Reglamento Interno del INICE.
Proceso: Reuniones con el Consejo Tcnico y Consultivo
1 Levantamiento de actas
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Matriz de Mi cro Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Res
Que las solicitudes de las Unidades de la Secretara de Educacin o
ONG no vengan con el VB de la Direccin Ejecutiva
4 4 16 Constar solicitudes con VB de la Direccin
Ejecutiva a travs de la secretaria
2
Que asignen aulas cuando los espacios ya estn reservados 4 5 20 Consultar antes de dar VB con la Secretara
General la reservacin de aulas asignadas
No haya comunicacin de la cancelacin del evento 2 3 6 La secretaria General se comunique con el
interesado para la confirmacin del evento
Que la solicitud la enven despus de la fecha del evento 2 2 4 Llevar control de solicitudes mensualmente 2
No disponer de tinta para la impresin 4 3 12 Elaborar los rtulos manuscrito
Que el personal asignado no se encuentre en la institucin para elaseo, ya sea por feriado o por permiso
3 3 9 Comunicar al personal asignado que deje lasreas que le corresponde en un ambiente
agradable
Que las personas que vienen a alquilar no firmen el contrato de
arrendamiento por desconocimiento del procedimiento que existe
en la institucin
3 3 9 Solicitarles a los interesados que pasen a
firmar el contrato de arrendamiento por
Secretaria General
Que se realice el pago del alquiler para la elaboracin del contrato 2 2 4 Verificar en la administracin el pago del
saln o aula
Que no este la persona responsable 4 4 16 Archivarse ambas copias en la Secretara
General
1 Control del prstamo
de aulas y salones
2 Elaboracin del contrato
de Arrendamiento
Institucin : Secretara de Educacin
Unidad: INICE / Secretara General
Proceso: Control de Prstamo de Aulas
Objetivo : Facilitar las instalaciones del INICE para desarrollar procesos de formacin permanente de docentes y eventos sociales segn e
Interno de la institucin.
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M t i d M i E l i d Ri
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Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Elaborar el anteproyecto POA Presupuesto con el fin de plasmar o visualizar actividades con sus respectivos costos o inversione
institucin, para el desarrollo de las actividades tomando como base el presupuesto de fondos nacionales coordinando acciones con la UPEG
Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Es tado, Ley de Disposiciones Generales de Presupuesto.
Proceso:Formulacin del anteproyecto de presupuesto
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Falta de comprensin del equipo responsable para realizar los ajustes 2 2 4 Coordinacin con la UPEG, para reforzar
explicaciones
Que no se reenvi en tiempo y forma por falta de internet para reenvi
del anteproyecto presupuesto modificado
2 2 4 Que el equipo responsables de la actividad lo
entreguen en forma digital
Que no se disponga de vehculo oficial para movilizarse a la SE y
entregar nuevamente el anteproyecto presupuesto en digital,
4 4 16 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin y
con combustible
Falta de logstica (tinta, papel, folder, fastener, otros) para el
fotocopiado y archivado
3 2 6 Solicitar con suficiente tiempo el material
necesario
Matri z deM icro Evaluacin de Riesgos
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Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
No disponer de la ejecucin presupuestaria en impreso o digital de
parte de la Gerencia Administrativa o Direccin General de
Presupuesto
2 2 4 Solicitar la ejecucin presupuestaria con
suficiente tiempo a la Gerencia Administrativa
2
Afectacin del presupuesto por ejecucin o recorte 4 5 20 Ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo
planificado en el POA
16
Que se haya afectado el presupuesto por ejecucin para elaborar
cuota presupuestaria
4 4 16 Coordinacin con la Gerencia Administrativa
para ejecutar la actividad
15
Que exista una modificacin del presupuesto 4 4 16 Coordinacin con la Gerencia Administrativa
para ejecutar la actividad
16
Que no se envi en tiempo y forma por falta de internet para envi
de la cuota presupuestaria
2 2 4 Que el equipo responsables de la actividad lo
entreguen en forma digital
1
Que no se disponga de vehculo oficial para movilizarse a la SE y
entregar la cuota presupuestaria en digital,
4 4 16 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin
y con combustible
15
No se disponga del internet para remitir los ajustes de la cuota
presupuestaria
2 24
Que el equipo responsables de la actividad lo
entreguen en forma digital
1
Cambio del perodo para remitir los ajustes de la cuota
presupuestaria, por parte de la Gerencia Administrativa (mensual a
trimestral)
3 3 9 Coordinacin con la Gerencia Administrativa,
UPEG y Depto. de Presupuesto de la SE
7
No disponer de vehculo y combustible para realizar el monitoreo a
la cuota solicitada en la SE
3 3 9 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin
y con combustible
7
Elaboracin de la cuota
presupuestaria
1
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Realizar el cuadro control con los objetos del gasto para la afectacin del presupuesto de acuerdo al POA para la fijacin de cuota,
Ley de Disposiciones Generales de Presupuesto.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Fijacin de cuotas presupuestaria
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Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Que no tengamos la ejecucin presupuestaria para hacer la
modificacin
4 4 16 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia
Administrativa a
14
Escribir mal un objeto de gasto a modificarse 4 4 16 Verificar y asegurarse antes de ser enviado el
cuadro modificado
14
Que las modificaciones no se presenten en t iempo y forma por
todas las unidades de lnea
4 4 16 Presentar las modificaciones en t iempo y
forma, segn calendario de la Secretara de
15
Que no haya la logstica para comunicarse con Gerencia
Administrativa
3 3 9 Solicitar a la Administracin Financiera
institucional la logstica necesaria con
suficiente anticipacin
6
Demora en aprobar y enviar la modificacin presupuestaria, por
parte de Gerencia Administrativa
5 4 20 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia
Administrativa
16
No tener la disponibilidad de los fondos 5 5 25 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia
Administrativa
20
Desfase en las fechas de las actividades planificadas por la demoraen la aprobacin de la modificacin
5 5 25 Retomar las actividades pendientes deejecucin para la aprobacin
20
Que uno de los productos que se requiere comprar no lo vendan los
proveedores autorizadas y el que lo tienen no cumpla con los
requisitos establecidos en la ley
4 3 12 Revisar el catalogo del producto para comprar 7
Que el mismo proveedor presente las 3 cotizaciones 4 4 16 Verificacin de campo 15
Que coticen empresas de maletn 5 5 25 Verificacin de campo ante la duda de la
existencia de la empresa, verificar el listado de
proveedores registrados en la ONCAE
20
Que las cotizaciones no cumplan con las especificaciones tcnicas
solicitadas
5 5 25 Verificacin por parte del tcnico y experto en
el rea
12
Que las cotizaciones sean falsas 5 5 25 Verificacin de campo 20
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Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Realizar las gestiones administrativas correspondientes para la afectacin del presupuesto mediante la modificacin y ejecucin en
gasto segn sea el caso, de acuerdo a la Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Estado, Ley de Dis
Generales de Presupuesto.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
1
Proceso: Afectacin del presupuesto
Ejecucin presupuestaria
Modificacin presupuestaria
2
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Realizar las gestiones administrativas correspondientes para la afectacin del presupuesto mediante la modificacin y ejecucin en
gasto segn sea el caso, de acuerdo a la Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Estado, Ley de Dis
Generales de Presupuesto.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Afectacin del presupuesto
Precios que no correspondan al mercado 5 5 25 Verificacin de precios en el catalogo del
ONCAE, verificacin de precios en elmercado segn listado histrico
20
Que las cotizaciones sean falsas 5 5 25 Verificacin de campo 20
Que la administradora (o) financiero de la institucin beneficie a un
proveedor que no cumpla con los requisitos
5 5 25 Que el resumen elaborado sea revisado por la
auditora interna (pre intervencin) antes de
adjudicar la compra
5
Demora en la aprobacin por parte de la Direccin Ejecut iva 5 5 25 Nombrar a un representante para que apruebe
la adjudicacin
6
Demora de parte del Administrador (a) Financiera para comunicar
al proveedor de la adjudicacin
3 3 9 Monitoreo por parte de la Auditora Interna
para que Administracin Financiera
institucional realice el proceso rpido
5
Que las facturas sean falsasQue los precios no sean los mismos que se presentan en las
cotizaciones
Que el recibo sea falso 5 5 25 Verificacin de campo 6
Demora en elaborar el acta o se equivoque 3 3 9 Verificacin de cotizacin y facturas 2
Demora en entregar los documentos (SIAFI, constancia de
ONCAE, Solvencia DEI) por parte de los proveedores
4 4 16 Seguimiento al proveedor para que entregue
en tiempo y forma los documentos solicitados
2
Que las ordenes de compra no coincida con las cotizaciones,
facturas, recibos y actas de recepcin
4 4 16 Verificacin de las ordenes de compra y
documentos
4
Falta de logstica (tinta para impresora) para imprimir el oficio 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa de la
logstica requerida con suficiente antelacin
3
Fal ta de logst ica (tner para fotocopiadora, fastener, folder) 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa de la
logstica requerida con suficiente antelacin
4
25 Verificacin de campo 65 5
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Realizar las gestiones administrativas correspondientes para la afectacin del presupuesto mediante la modificacin y ejecucin en
gasto segn sea el caso, de acuerdo a la Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Estado, Ley de Dis
Generales de Presupuesto.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Afectacin del presupuesto
Falta de logstica ( vehculo, combustible), 4 2 8 Solicitar el combustible a la Direccin
Ejecutiva con suficiente tiempo
2
Demora en recibir los reparos por parte de la Gerencia
Administrativa
4 3 12 Seguimiento por parte de la Administracin
Financiera a la Gerencia
4
Demora en realizar los cambios sugeridos por la Gerencia
Administrativa
3 3 9 Seguimiento al personal administrativo para
efectuar los cambios
3
Falta de logstica ( vehculo, combustible) para remitir nuevamente
los documentos a la Gerencia Administrativa
4 2 8 Solicitar el combustible a la Direccin
Ejecutiva con suficiente tiempo
2
Demora que enven el F01 por parte de la Gerencia Administrativa 4 3 12 Seguimiento por parte de la Administracin
Financiera a la Gerencia
4
Que se extravi el F01 4 3 12 Asignar a una persona que se responsabilice
del archivo de estos documentos
2
Que el material recibido este incompleto 4 312
Verificacin del material contra orden de entre 2
Que no cumpla con las especi ficaciones tcnicas sol ic itadas 4 3 12 Verificacin del material recibido con las
especificaciones tcnicas
3
No ingresar el material recibido al inventario del INICE 4 3 12 Asegurarse de que todo lo que se ha comprado
este registrado en el inventario del INICE
2
Que no se cuente con la e jecucin presupuestaria ni los F01 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa la
ejecucin presupuestaria y los F01 con
suficiente tiempo
4
Falta de logstica (internet) 4 4 16 Solicitar el servicio de internet con suficiente
tiempo
12
5 Informes de ejecucin
presupuestaria
Recepcin de material4
Seguimiento y monitoreo a la
ejecucin presupuestaria
3
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g
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Que la Direccin Ejecutiva autorice la compra de materiales y
desconoce el saldo de Fondos Propios
3 3 9 Coordinar con la Administracin Financiera
para el saldo de Fondos Propios
2
Que se solicite materiales que no se requiera 3 3 9 Verificar para que propsito se requiere elmaterial y las cantidades necesarias
2
Que los materiales solicitados no lleven especificaciones tcnicas 4 3 12 Revisin de los materiales requeridos de
acuerdo a la solicitud
3
Que se compre el material sin considerar las especificaciones
tcnicas
4 3 12 Verificacin de acuerdo a lo solicitado 3
Que los materiales que se compren no corresponden con los precios
del mercado
4 3 12 Verificacin de campo 2
Que la factura no cumple con los requisitos legales (RTN, firma,
sello, Telfono, direccin, ISV)
4 3 12 Revisin in s itu y veri ficacin de la factura 4
Demora o prdida de los soportes financieros 4 3 12 Seguimiento por parte del Asistente de
Contabilidad al Administrador (a) Financiero(a)
4
Falta de logstica (tner para fotocopiadora, fas tener, folder) 4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)
institucional de la logstica requerida con
suficiente antelacin
4
Falta de logstica para imprimir el informe mensual de Fondos
Propios
4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)
institucional de la logstica requerida con
suficiente antelacin
4
Demora en la elaboracin del informe mensual de Fondos Propios
por parte del Administrador (a) Financiero (a)
4 3 12 Seguimiento por parte de la Auditora Interna
(pre intervencin) y Direccin Ejecutiva, al
Administrador (a) Financiero (a)
2
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Efectuar compras menores que se requieren para suplir las necesidades a nivel institucional a criterio de la Direccin Ejecutiva del I
fondos de Fondos Propios, de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Comercio, Tribunal Superior de Cuentas.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Informe mensual de Fondos Propios2
Proceso: Compras menores
Realizacin de compras menores de
acuerdo a solicitudes
1
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Efectuar compras menores que se requieren para suplir las necesidades a nivel institucional a criterio de la Direccin Ejecutiva del I
fondos de Fondos Propios, de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Comercio, Tribunal Superior de Cuentas.
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Proceso: Compras menores
Falta de logstica para archivar el informe mensual de Fondos
Propios y documentos originales
4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)
institucional de la logstica requerida con
suficiente antelacin
4
Las copias que se remiten a Direccin Ejecutiva no correspondan a
las originales
4 3 12 Verificar las copias con las originales por
parte de la Auditora Interna (pre intervencin)
4
Falta de logstica para archivar el informe mensual de Fondos
Propios
4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)
institucional de la logstica requerida con
suficiente antelacin
4
Remisin de informe mensual3
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Institucin : Secretara de Educacin
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Que no ingrese a la institucin uno o varios bienes adquiridos 5 4 20 Pre intervencin verificar contra acta de
entrega y el fsico
16
Errores en la asignacin de nmeros de inventario 4 3 12 Verificacin de los nmeros segn la oficina
de bienes nacionales de la SE
5
Falta de logstica para la impresin y fotocopiado de los inventarios
en fsico
4 4 16 Solicitar la logstica al Administrador(a)
Financiero (a) con suficiente antelacin
7
Perdida del materiales, equipo, vehculos y otros bienes de la
institucin
5 4 20 Realizacin de auditora por parte de la
Oficina de Bienes Nacionales de la SE
16
Falta de logstica para archivar los documentos relacionados con los
inventarios en fsico
4 3 12 Solicitar la logstica al Administrador(a)
Financiero (a) con suficiente antelacin
7
12 Escaneando las actas de entrega 7
Que exista un archivo en la oficina de Bienes
Nacionales de la SE
7
Que los empleados no fi rmen el cuadro control del inventario 4 3 12 Verificacin de la firma por parte del
encargado (a) de Bienes Nacionales
5
Que la Direccin Ejecutiva del INICE a travs de la oficina de
personal no comunique a Bienes Nacionales del INICE, la
separacin de un empleado que esta en proceso de jubilarse o se
traslade a otra unidad de la SE
5 5 25 Que la Direccin Ejecutiva envi una
notificacin a la oficina de Bienes Nacionales
para que realicen el descargo
5
Falta de logstica para la impresin y fotocopiado de los inventarios
en fsico
4 4 16 Solicitar la logstica al Administrador(a)
Financiero (a) con suficiente antelacin
7
Demora en presentar en el informe anual en tiempo y forma 4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva
7
Falta de logstica para la impresin y fotocopiado del informe anual
de inventarios
4 4 16 Solicitar la logstica a la Administrador(a)
Financiero (a) con suficiente antelacin
7
Falta de logstica para el archivado del informe anual de inventarios 4 4 16 Solicitar la logstica a la Administrador(a)
Financiero (a) con suficiente antelacin
7
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Objetivo: Verificar la existencia, buen uso y funcionamiento de los inventarios mediante Actas de Entrega de Mobiliario, Equipo, vehculos y
todos los bienes de la institucin, de acuerdo a la Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio, Ley de Transparencia y Acceso
Informacin Pblica y otras normativas vigentes
Proceso: Control de los inventarios de bienes nacionales del INICE
3Que se extraven las actas de entrega de la existencia del
mobiliario, equipo etc. voluntaria o involuntariamente
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
4
3 Control de bienes nacionales
1 Verificacin del inventario de
bienes nacionales de la institucin
Custodiar los bienes nacionales de
la institucin.
2
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
7/25/2019 3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS, INICE, 25 OCT. 2013.pdf
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Institucin : Secretara de Educacin
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu
Que coincidan las solicitudes en la misma fecha y mismo local
requerido
5 4 20 Llevar un control y coordinacin con la
Secretara General del INICE 12
Que las solicitadas no sean realizadas con suficiente antelacin 5 4 20 Informar a las unidades de la SE y otras
instituciones de las normas establecidas para
brindar los servicios que ofrece la institucin12
Que se p lani fique las act ividades y que despus se cancelan 4 4 16 Reconfirmacin con las dependencias a traves
de la va telfonica 6
Que no haya una distribucin equitativa de las tareas 5 3 15 Supervisin al personal responsable de la
actividad para que cumpla7
Que el personal de aseo y de mantenimiento es insuf iciente Solicitar personal a la SE como apoyo de la
actividad
Fal ta de materiales para la ejecucin de la act ividad asignada 5 4 20 Que las unidades de la SE y otras institucionestraigan los materiales/equipoque necesitan
para el desarrollo de su actividad12
2 Ejecucin de las actividades
administrativas
Que el personal operativo no cumpla con la asignacin de tareas 5 3 15 Supervisin al personal responsable de la
actividad para que cumpla7
Que la Administracin Financiera no supervice las actividades
asignadas al personal
5 4 20 Ejerciendo o delegando la supervisin de
actividades5
Demora en elaborar el informe de la actividad realizada, por parte
de la Administracin Financiera
4 4 16 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva5
Demora en enviar el informe a la Direccin Ejecutiva 4 4 16 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva6
3 Supervisin de las actividades
administrativas
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Objetivo: Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades administrativas solicitadas a la institucin como apoyo y/o servicio, por parte de la
Educacin y otras instituciones, para que los servicios ofrecidos sean eficientes y eficaces, de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la
Pblica
Proceso: Coordinar actividades administrativas planificadas y solicitadas
1 Coordinacin de las actividades
administrativas
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
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Institucin : Secretara de Educacin
No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid
Demora en enviar la solicitud por par te de la Direccin Ejecutiva a
la Administracin Financiera
5 4 20 Que la Direccin Ejecutiva agilice el trmite 12
Que el dinero se reciba en efectivo y no ingrese a caja chica o se
deposite en el banco
5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre
intervencin del INICE
16
El ingreso por el alquiler de la cafetera del
INICE, se debe de hacer de acuerdo a las
clausulas establecidas en el contrato
En el caso que no se cumpla con el pago del
alguiler mensual que se suspenda el contrato
Que se llene mal el recibo 4 4 16 Veri ficacin por parte de la Pre in terventora 6
Extravio de una de las copias 4 4 16 Veri ficacin por parte de la Pre in terventora 6
Falta de logstica para el fotocopiado 4 3 12 Gestionar la logstica con suficiente antelacin
Que el dinero no se deposite o se deposite incompleto 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre
intervencin del INICE
16
Extravio del recibo y no se archiva como soporte 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre
intervencin del INICE
16
Que se haga el gasto sin el visto bueno de la Direccin Ejecutiva, o
falsificacin de la firma
5 4 20 Verificar en la Direccin Ejecutiva 16
Que se asigne una persona que no conozca el proceso de compra 5 4 20 Seleccin idonea responsable de las compras 12
Hacer las compras sin tomar en cuenta las especificaciones tcnicas 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre
intervencin del INICE
12
Que los materiales no coincidan con la requisicin 5 4 20 Que el encargado de recibir los materiales
coteje la entrega con la requisicin
12
Demora para elaborar el informe por parte del responsable 4 3 12 Monitoreo por parte de la Administrador (a)
Financiero
6
No coinciden los soportes financieros con el informe de la compra 4 3 12 Verificacin de campo 5
Demora en la actividad de archivar y acumulacin de documentos
por parte del responsable
4 3 12 Supervisin por parte del jefe inmediato 5
20
Registra los ingresos
3 Administracin de los ingresos
Objetivo: Percibir, registrar y administrar los ingresos de acuerdo a los lineamientos del Departamento de Auditora de la Secretara de Educa
autogestin de la Institucin, de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Disposiciones de la Procuradura Gene
Repblica y del Tribunal Superior de Cuentas
Proceso: Ingresos por concepto de alquileres y venta de servicios
Que el Ingreso por alquiler de la Cafetera del INICE no se haga
segn el contrato
Percepcin de los ingresos1
2
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
5 4
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
16
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
I tit i S t d Ed i Obj ti R i t l i d f ti h t d l d it b i ll t l fi i t t
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu
Demora en registrar la f irma mancomunadas de Direccin Ejecutiva
y Administracin Financiera
5 5 25 Seguimiento por parte de la Gerencia
Administrativa y oficina de Auditora Interna
de la SE para el registro de las firmas en lascuentas bancarias
15
Demora en solicitar la chequera por parte de la Direccin Ejecutiva
y Administracin Financiera
5 4 20 Coordinacin entre ambas autoridades del
INICE para obtener la chequera
6
Demora en enviar al banco la solicitud del talonario de depsitos 5 4 20 Coordinacin entre ambas autoridades del
INICE para obtener el talonario de depsitos
6
No realizar los depsito bancarios en tiempo y forma, por parte de
la Administracin Financiera
5 4 20 Seguimiento a la Administrador (a) Financiero
(a) por parte de Direccin Ejecutiva
6
Demora en realizar el depsito bancario en efectivo, ya sea por
decisin de la Administracin Financiera o de la Direccin
Ejecutiva
5 3 15 Coordinacin entre ambas autoridades del
INICE para realizar el depsito bancario
6
No se implemente el uso del libro diario, debidamente sellado y
foliado por la Direccin Ejecutiva y la Administracin Financiera
5 5 25 Coordinacin entre ambas autoridades del
INICE para implementar el libro de registro
diario, y seguimiento por parte de auditora
interna
6
Demora al solicitar el estado de cuenta por parte de Administracin
Financiera
4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva
10
Que el auxiliar de contabilidad no elabore o se demore en elaborar
la conciliacin bancaria
5 3 15 Que el Administrador (a) Financiero (a) le de
seguimiento a la conciliacin bancaria
5
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios, para llevar un control eficiente y transpare
acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio
Proceso: Manejo de Cuentas Bancarias
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Registro de los movimientos de las
cuentas bancarias
1
Conciliacin Bancaria2
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios para llevar un control eficiente y transpare
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios, para llevar un control eficiente y transpare
acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio
Proceso: Manejo de Cuentas Bancarias
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
No elaborar el informe financiero mensual en tiempo y forma por
parte de la Administracin Financiera
5 3 15 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva a la Administracin Financiera para
que elabore el informe
7
Que no envi o demore enviar el informe financiero mensual a la
Direccin Ejecutiva y Auditoria Interna S/E
5 2 10 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva a la Administracin Financiera para
que envi el informe
5
Falta de logstica ( fotocopias, tinta, papel, fotocopiadora e
impresora en buen estado, otros)
5 3 15 Solicitar a la Administracin financiera la
logstica necesaria con suficiente tiempo.
5
Informes financieros mensuales3
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Elaborar el informe mensual de ingresos y egresos para ser enviado al Departamento de Autora Interna de la Secretara de Educac
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu
Que los ingresos y egresos no sean registrados diariamente ,
ocasionando perdida de informacin
5 3 15 Seguimiento por parte de la Administrador (a)
Financiero (a)
6
Que el Administrador (a) Financiero (a) no proporcione lossoportes de ingresos y egresos al Auxiliar Contable para que realice
los registros
5 3 15 Coordinacin entre el Administrador (a)Financiero (a) y el Auxiliar Contable
6
Que no tenga actualizado el libro diario de ingresos y egresos el
auxiliar contable
5 3 15 Seguimiento por parte de la Administracin
Financiera
6
Que no se tome en cuenta el Manual de Clasificacin
Presupuestaria y Contable para elaborar el informe
5 3 15 Seguimiento por parte del Administrador (a)
Financiero (a) al Auxiliar Contable
6
Que se extraven los soportes financieros de los ingresos y egresos 5 3 15 Custodia de los soportes financieros por parte
de la Administracin Financieros
2
Errores al momento de hacer los registros de ingresos y egresos en
el Cuadro de Reporte que entrega Auditora Interna de la SE
5 3 15 Revisin del cuadro de Reporte de ingresos y
egresos por parte del Administrador (a)
Financiero (a)
5
Que el informe mensual vaya incompleto, sin firmarlo, sellado ocon errores
5 3 15 Verificar el informe de manera coordinada conel Auxiliar Contable
7
Demora en el envo del informe mensual por parte de la
Administracin Financiera
4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin Ejecutiva 7
Demora en el envo del informe mensual por parte de la Direccin
Ejecutiva al Depto. de Auditora de la SE
4 3 12 Seguimiento por parte de la Administracin
Financiera
5
Falta de logstica para el archivado del informe mensual y del oficio 4 3 12 Solicitar con anticipacin los materiales 5
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Elaboracin de Informe de Ingresos
y egresos
1
Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Elaborar el informe mensual de ingresos y egresos, para ser enviado al Departamento de Autora Interna de la Secretara de Educac
Ejecutiva, segn el Cdigo de Comercio, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley de Contratacin de Compras del Estad
Proceso: Control de ingresos y egresos institucional
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu
Desinformacin sobre las actividades y / o eventos que se
desarrollan en la institucin por parte del personal asignado, para
atender al pblico que nos visita
5 3 15Coordinacin con la Secretara General y
Administracin Financiera
5
Que el alto parlante se utilice en forma inadecuada
5 4 20
Control adecuado del alto parlante
(modulacin de voz, regular el sonido,
habilitar el sonido de acuerdo al inters)
5
Problemas de logstica5 3 15
Dar seguimiento a la solicitud de apoyo
logstico
5
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Recepcin e informacin1
Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar atencin y apoyo logstico al pblico en general cuando se requiera y atender los asuntos que se encuentren dentro del alcance
a fin de prestar un servicio eficaz y eficiente, de acuerdo al Reglamento Interno de la institucin
Proceso: Atencin al pblico
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Res
No realizar un diagnstico sobre necesidades de mantenimiento de
la institucin previo a la elaboracin del plan anual de trabajo
5 4 20 Que la Direccin Ejecutiva exiga a la
Administracin Financiera el diagnstico paraDemora en realizar el anlisis de los resultados y por lo tanto en
elaborar el informe del diagnstico
5 4 20 Monitoreo por parte a la Direccin Ejecutiva a
la Administracin Financiera para que
elaboren el informe del diagnstico
No tomar en consideracin los resultados del diagnstico sobre
necesidades de mantenimiento para la toma de decisiones
5 4 20 Considerar los resultados del diagnstico para
la toma de decisiones, priorizando necesidades
Demora en la aprobacin del plan anual de trabajo, por parte de la
Direccin Ejecutiva
5 4 20 Seguimiento por parte de la Administrador (a)
Financiero (a)
Falta de financiamiento para ejecutar el plan anual de trabajo del
mantenimiento de la institucin
5 5 25 Gestionar financiamiento por parte de la
Direccin Ejecutiva y la Administracin
Falta de recurso humano con el perfil para realizar el mantenimientopreventivo y correctivo
5 5 25 Gestionar ante la Sub Gerencia de RecursosHumanos de la SE, las plazas de
mantenimiento con el perfil adecuado para
ejecutar el mantenimiento
Perdida de la documentacin (diagnstico, informe, plan anual de
trabajo, y nota
5 3 15 Custodia adecuada de la documentacin
15 Que la Administracin Financiera mantenga en
bodega los materiales, equipo, etc. necesarios
para realizar el mantenimiento
Que la Direccin Ejecutiva y la
Administracin Financiera gestionen en otras
unidades de la SE los materiales, equipo,
herramientas, insumos para el mantenimiento
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Que la Administracin Financiera no provea de los materiales,
equipo, herramientas, insumos para realizar el mantenimiento
preventivo.
1 Planificacin del mantenimiento
preventivo y correctivo
2 Ejecucin del mantenimiento
preventivo
Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar mantenimiento general a la institucin, para llevar un mejor control de los recursos econmicos, materiales, de acuerdo al R
General de Funcionamiento del INICE
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Mantenimiento general de la institucin
5 3
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Res
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar mantenimiento general a la institucin, para llevar un mejor control de los recursos econmicos, materiales, de acuerdo al R
General de Funcionamiento del INICE
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Mantenimiento general de la institucin
Que los encargados de cada rea no soliciten los materiales, equipo,
herramientas, insumos en tiempo y forma al jefe de mantenimiento yste a la Administracin Financiera
5 4 20 Que la solicitud de los materiales, equipo,
herrmanientas, insumos se realice en tiempo yforma por parte de los encargados de las reas
respectivas
Que en bodega no haya en existencia de los materiales, equipo,
herramientas, insumos para realizar el manteminiento preventivo
5 4 20 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de
la SE, y otras unidades, o por Fondos Propios
de la institucin los materiales, equipo y dems
insumos, para realizar el mantenimiento
No realizar el mantenimiento por falta o insuficientes materiales,
ocasionando deterioro de las reas afectadas
5 5 25 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de
la SE, y otras unidades, o por Fondos Propios
de la institucin los materiales, equipo y dems
insumos, para realizar el mantenimiento
No supervisar el trabajo del mantenimiento de prevencin por partedel jefe de mantenimiento
5 3 15 Monitoreo por parte de la AdministracinFinanciera, a los trabajos de prevencin
No priorizar las actividades de mantenimiento preventivo 5 5 25 Considerar la priorizacin de las necesidades
de mantenimiento preventivo, por parte de la
Direccin Ejecutiva y la Administracin
Financiera
Demora en elaborar el informe del mantenimiento respectivo, y por
parte de la Administracin Financiera no considerar las sugerencia
para la mejora de las instalaciones
5 3 15 Elaborar en tiempo y forma los informes
respectivos para la toma de decisiones
Ignorar las sugerencias que se plantean en el informe para la toma
de decisiones por parte la Direccin Ejecutiva y de la
Administracin Financiera
5 4 20 Coordinacin entre las dos autoridades
competentes para la toma de decisiones y tener
un mantenimiento preventivo oportuno
Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Res
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar mantenimiento general a la institucin, para llevar un mejor control de los recursos econmicos, materiales, de acuerdo al R
General de Funcionamiento del INICE
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Proceso: Mantenimiento general de la institucin
Extraviar los informes, o falta de logstica 5 3 15 Resguardar la informacin por parte de la
Administracin Financiera y Coordinador deMantenimiento
No realizar el trabajo del mantenimiento de correctivo por parte de
los encargados de rea
5 3 15 Monitoreo por parte del Coordinador de
mantenimiento, a los trabajos de
mantenimiento correctivo
No priorizar las actividades de mantenimiento correctivo 5 5 25 Considerar la priorizacin de las necesidades
de mantenimiento correctivo, por parte de la
Direccin Ejecutiva y la Administracin
Elaborar en tiempo y forma los informes
respectivos para la toma de decisiones
Seguimiento por parte de la Administrador (a)
Financiero (a) para que elaboren y entreguen el
informe en tiempo y forma
Considerar las especificaciones tcnicas de los
materiales, equipo, herramientas, insumos
sugeridas por el Coordinador de
Mantenimiento
Coordinacin entre las dos autoridades
competentes para la toma de decisiones y tener
un mantenimiento correctivas oportunas
Extraviar los informes, o falta de logstica 5 3 15 Resguardar la informacin por parte de la
Administracin Financiera y Coordinador de
Mantenimiento
3
Demora en elaborar el informe del mantenimiento respectivo, por
parte del Coordinador de mantenimiento
Ejecucin del mantenimiento
correctivo
5 5 25No considerar las sugerencia para realizar las correcciones por parte
de las autoridades competentes.
5 3 15
Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
Objetivo: Ejercer la vigilancia y proteccin de los bienes muebles e inmuebles, as como la del personal y pblico en general que ingresa
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Que el jefe del Depto. de Administracin Financiera no acate los
lineamientos de vigilancia y seguridad proporcionados por la
Direccin Ejecutiva
4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva
Que no se elabore un plan de trabajo anual sobre vigilancia 4 4 16 Elaborar el plan anual de vigilancia de
acuerdo a los lineamientos proporcionados
por la Direccin Ejecutiva
Que el plan de turnos se elabore sin considerar el recurso humano con
que cuenta la institucin
4 3 12 Para la elaboracin de plan del turnos se debe
considerar el recurso humanos y / o gestin
Demora en remitir los planes de trabajo y de turnos a la Direccin
Ejecutiva por parte del Administrador (a) Financiero (a)
4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva
Demora por parte del Director(a) Ejecutivo (a) en realizar las
revisiones, dar sugerencias y devolverlo a la Administracin
Financiera
4 4 16 Seguimiento por parte de la Administracin
Financiera
Demora en realizar los ajustes a los planes de trabajo y remitir
nuevamente a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin
4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin
Ejecutiva
Que la Direccin Ejecutiva no lo devuelva en tiempo y forma a la
Administracin Financiera para su ejecucin
4 4 16 Monitoreo de parte del Asistente del Jefe del
Depto. de Administracin Financiera
Falta de logstica (folder, fastener, tner, tinta, etc.) 4 4 16 Solicitar a la Gerencia Administrativa los
materiales con suficiente anticipacin
La escases de materiales y equipo para realizar la labor de vigilancia 5 4 20 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de
la SE los materiales y equipo necesario para la
vigilancia
Que no se asigne presupuesto para la adquisicin de materiales y
equipo para la labor de vigilancia
5 4 20 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de
la SE los materiales y equipo necesario para la
vigilancia
Que los materiales y equipo no sean suficientes y el que existe este en
mal estado
5 4 20 Dar seguimiento y establecer controles de
entrega y conservacin de los materiales yequipo
Planificacin de la vigilancia y
seguridad
Vigilancia fsica
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
1
2
Institucin : Secretara de Educacin
j j g y p , p y p g q g
cumpliendo con las normas de seguridad establecidas y utilizando los medios necesarios para garantizar el resguardo de los mismos, de a
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Proceso: Seguridad institucional
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos
Objetivo: Ejercer la vigilancia y proteccin de los bienes muebles e inmuebles, as como la del personal y pblico en general que ingresa
7/25/2019 3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS, INICE, 25 OCT. 2013.pdf
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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control
Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera
Institucin : Secretara de Educacin cumpliendo con las normas de seguridad establecidas y utilizando los medios necesarios para garantizar el resguardo de los mismos, de a
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Proceso: Seguridad institucional
Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013
Que el personal de vigilancia no estn en su puesto de trabajo al
momento de la entrada y salida de vehculos, personal, materiales y
equipo
5 5 25 Seguimiento y monitoreo por parte de la
Administracin Financiera
Que no escriban en el formato el kilometraje de entrada y salida de los
vehculos
5 4 20 Que manden un informe diario del kilometraje
de la entrada y salida de los vehculos
Que el personal de vigilancia no realice la verificacin de entrada y
salida de los materiales, equipo, herramientas y mobiliario
5 5 25 Que el personal de vigilancia presente un
informe diario del material, equipo,
herramienta y mobiliario que sale de la
institucin, a la administracin Financiera
Que el personal no presente la orden de salida del material, equipo,
herramientas y mobiliario
5 4 20 Que los jefes de los Deptos. soliciten por
escrito a la Administracin Financiera la
salida de material, equipo, herramientas y
mobiliario, para realizar actividades fuera deQue los vigilantes no revisen los vehculos y no anoten todas las
novedades en el libro correspondiente
5 3 15 Presentar el libro de novedades diariamente a
la Administracin Financiera y s