7/29/2019 1.6 Pengawalan
1/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
1.6 Pengawalan [MINGGU 6 4 WAKTU]
1.6.1 Jenis kawalan
(a) mentakrifkan maksud pengawalan dan menjelaskan kepentingannya;
DEFINISI KAWALAN
Satu tindakan yang merujuk kepada aktiviti merekod hasil operasi sebenar,
membandingkan dengan apa yang dirancangkan atau telah ditetapkan dan memaklumkan
hasil perbandingan itu kepada pihak yang bertanggungjawab supaya tindakan dapat
diambil.
Ringkasnya, kawalan organisasi adalah proses penetapan tugas, menilai, dan mengawal
selia sumber secara berterusan untuk mencapai matlamat organisasi. Untuk berjaya
mengawal sesebuah organisasi, pengurus perlu bukan sahaja tahu apa standard prestasi,
tetapi juga memikirkan bagaimana untuk berkongsi maklumat itu dengan pekerja.
Kawalan boleh ditakrifkan sebagai proses pengurus diperlukan untuk memastikan bahawa
prestasi sebenar mematuhi rancangan organisasi, atau sebagai apa-apa yang mengawalproses atau aktiviti organisasi.
Kawalan pengurusan pula adalah sebagai pemantauan prestasi terhadap rancangan dan
kemudian membuat pelarasan sama ada dalam rancangan atau operasi seperti yang
dikehendaki.
KEPENTINGAN KAWALAN
1. Kawalan yang dilaksanakan dengan baik akan memastikan aktiviti-aktiviti yang
dijalankan tidak menyimpang dari yang telah digariskan dalam perancangan/matlamat
yang telah ditetapkan.
2. Memastikan keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu adalah konsisten dengan
dengan rancangan organisasi jangka pendek dan jangka panjang.3. Memastikan penyempurnaan tugas dan objektif adalah konsisten antara satu sama lain
dalam organisasi secara keseluruhannya.
4. Memastikan pematuhan peraturan dan polisi organisasi yang penting.
PRINSIP-PRINSIP KAWALAN YANG BERKESAN:
Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang menentukan sesuatu
kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut adalah:
a) Fleksibeliti
Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia boleh diubahsuai dari
semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan mengikut keadaan dari masa ke
semasa.
Contohnya fleksibeliti ke atas menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan
ataupun merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada
masa tersebut.
b) Ketepatan
Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai. Kita juga
tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang salah untuk
mendapatkan kawalan yang berkesan.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
2/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Contohnya pengurus perlu menerangkan kepada pekerja apa yang perlu dilakukan, apa
yang telah dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk
kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu dengan tepat
untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.
c) Ketepatan masa
Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang sesuai.
Maklumat diberi pada masa yang memerlukan.
Do the thing at the right place and the right time.
d) Fokus kepada perkara penting
Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :-
1. Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja.
2. Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku yang baik.
e) Penerimaan oleh ahli organisasi
Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi. Contohnya masa
bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang, semua orang mesti bersetuju untuk
datang bekerja pada waktu tersebut.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
3/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
(b) membincangkan jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, dan prosedur
kerja) dan luaran (audit luar, peraturan, dan undang-undang);
JENIS KAWALAN DALAM AN
Takrifan Kawalan Dalaman
Kawalan dalaman melibatkan langkah-langkah sistematik yang dilaksanakan oleh
organisasi untuk
i. Menjalankan perniagaan dengan cara yang teratur dan cekap,
ii. Melindungi aset dan sumber,
iii. Menghalang dan mengesan ralat,penipuan, dan kecurian,
iv. Memastikan ketepatan dan kesempurnaan data perakaunan,
v. Menghasilkan maklumat yang boleh dipercayai dan tepat pada masanya
kewangan dan pengurusan, dan
vi. Memastikan pematuhan kepada dasar-dasar dan rancangan.
Kawalan dalaman juga merupakan kaedah atau tatacara yang diamalkan oleh sesebuah
organisasi untuk membantu organisasi tersebut mengurus operasi dengan cekap dan
memastikan aktiviti-aktiviti kewangan dan bukan kewangan berjalan dengan lancar.
Kawalan dalaman berperanan dalam membantu organisasi mencapai matlamatnya,
mampu melindungi aset-aset organisasi dan memastikan rekod-rekod perakaunan
disediakan dengan tepat dan boleh dipercayai.
Objektif Kawalan Dalaman
1. Untuk menjaga keselamatan aset organisasi daripada risiko kecurian, kehilangan dan
kerosakan.
2. Memastikan dasar organisasi yang telah ditetapkan itu dipatuhi.
3. Meningkatkan kecekapan organisasi dalam mengesan kesilapan atau penipuan.
4. Memastikan maklumat-maklumat perakaunan dapat disediakan dengan tepat dan
boleh dipercayai melalui pengumpulan dan penyusunan data-data dengan prosedur
yang betul.
Ciri-ciri Kawalan Dalaman Yang Berkesan
1. Penentuan Tanggungjawab
Setiap individu faham dan akur dengan tanggungjawab dan bidang kuasa mereka.
2. Pengasingan Tugas
Tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk sesuatu urusniaga atau aktiviti
dilaksanakan oleh individu yang berbeza, tidak diserahkan kepada seorang
kakitangan sahaja dari mula hingga akhir tugas tersebut.
Tanggunajawab diasingkan di peringkat kelulusan, perekodan dan penyimpanan.
3. Pertukaran atau Pusingan Kerja
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
4/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Pusingan kerja akan mengelakkan individu tertentu sahaja melakukan tugas yang
sama dalam jangka masa yang lama.
Pekerja-pekerja pengkeranian akan ditukar mengikut rotation dari semasa ke
semasa.
4. Rekod Dokumen Yang Lengkap
Dokumen yang lengkap perlu untuk menggambarkan urusniaga/ aktiviti yang
tepat dan betul. Minit-minit mesyuarat, surat perjanjian, kontrak dan maklumat
lain adalah penting sebagai bukti .
5. Kelulusan dan Penurunan Kuasa
Kelulusan dan penurunan kuasa yang betul akan menghindari penyalahgunaan
kuasa dan penipuan.
6. Kawalan Fizikal
Aset dan rekod perlu dikawal untuk menjaga ketepatan maklumat dan
menghindari penyalahgunaan aset.
seorang kakitangan akan ditugaskan untuk membuat catatan keluar masuk aset
atau rekod lain.
Pemasangan kamera litar tertutup juga boleh membantu pengurusan membuat
pemantauan.
Jenis Kawalan Dalaman
1. AUDIT DALAMAN
Audit dalaman merupakan kerja pengauditan yang dijalankan oleh akauntan yang
bekerja dengan sesebuah organisasi.
Audit dalaman bertujuan untuk menilai pengendalian dalaman dan aktiviti
penyimpanan rekod organisasi yang berkenaan.
Kumpulan akauntan yang melakukan kerja audit dalaman ini disebut sebagai
juruaudit dalaman.
Juruaudit dalaman menjadi sebahagian daripada jentera pengurusan, yang bertugas
untuk mengkaji kerja kakitangan yang lain dan menilai kecekapan dan
keberkesanan kerja mereka. Pihak pengurusan organisasi memberikan tugas ini kepada juruaudit dalaman
untuk mengetahui sejauh mana kakitangan organisasi itu patuh kepada dasar dan
arahan, serta mencapai tahap kecekapan pengendalian dan keberkesanan sistem
penyimpanan rekod.
Boleh dikatakan bahawa peranan utama juruaudit dalaman adalah untuk
memastikan pematuhan kepada tatacara kawalan dalaman organisasi itu.
PRINSIP AUDIT
1. Ketelusan, objektiviti dan kebebasanJuruaudit perlu jujur, telus, adil dan objektif dalam menjalankan kerja audit. Ini
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
5/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
penting kerana juruaudit bertanggungjawab memberikan gambaran sebenar dan
saksama berkaitan syarikat yang diaudit. Gambaran sebenar bererti gambaran yang
betul, banar dan tidak mengelirukan, manakalan saksama dimaksudkan sebagai
tidak berat sebelah.
2. Kerahsiaan
Merahsiakan semua maklumat syarikat yang diaudit kecuali diminta oleh undang-undang.
3. Kemahiran dan kemampuan
Kerja yang dilaksanakan dan laporan audit yang disediakan dibuat dengan cermat
dan berhati-hati. Juruaudit juga merupakan seorang yang mempunyai latihan
teknikal yang cukup berpengalaman dan berkebolehan di dalam kerja audit.
4. Pelaksanaan kerja oleh pihak lain
Juruaudit masih bertanggungjawab ke atas kerja yang dilakukan oleh pembantu dan
juruaudit lain. Beliau perlu menyelia dan menyemak semula semua kerja tersebut
untuk melihat sama ada mencukupi untuk tujuan audit.
5. DokumentasiJuruaudit perlu mendokumenkan semua kerja bagi membuktikan bahawa sesuatu
kerja audit telah dilaksanakan mengikut prinsip asas.
6. Perancangan
Juruaudit hendaklah merancang kerja supaya beliau dapat menjalankan kerja audit
yang berkesan secara cekap dan mengikut suasana masa yang teratur. Perancangan
yang baik adalah berdasarkan pengetahuan juruaudit terhadap perniagaan pelanggan
seperti memahami sistem perakaunan, polisi dan tatacara kawalan dalaman yang
diamalkan oleh syarikat yang diaudit.
7. Bukti audit
Bahan bukti yang secukup-cukupnya perlu didapati untuk dijadikan asas yang wajarbagi pendapat juruaudit tentang hasil kajiannya. Juruaudit harus menggunakan
pertimbangan dan budi bicaranya dalam menentukan berapa banyak bahan bukti
yang perlu diperolehi.
8. Sistem perakaunan dan kawalan dalaman
Juruaudit perlu memahami sistem perakaunan dan kawalan dalaman untuk menilai
operasi syarikat sebagai asas untuk menentukan bentuk, tempoh dan liputan tatacara
audit yang akan dijalankan. Sekiranya sistem kawalan dalaman pelanggan adalah
kukuh, maka tacara penyokongan dapat dikurangkan dari segi bentuk dan tempoh.
9. Rumusan audit dan laporan
Menyemak semula dan menilai rumusan hasil dari bukti yang diperolehi untuk
digunakan sebagai asas melahirkan pendapat ke atas penyata kewangan. Laporan
mesti ditulis dengan jelas mengenai pendapat yang dikeluarkan. Pendapat bersih
menunjukkan juruaudit berpuas hati ke atas semua perkara yang material. Pendapat
bersyarat, pendapat bertentangan atau pendapat penafian diberi selepas terdapat
alasan-alasan tertentu mengapa laporan tersebut dikeluarkan.
FUNGSI UMUM AUDIT DALAMAN
1. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan
dalaman organisasi;
2. Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;3. Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
6/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
arahan yang berkuatkuasa;
4. Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan,
penipuan dan penyelewengan;
5. Memberi nasihat / pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem
termasuk sistem ICT;
6. Menjalankan fungsi Audit Dalam di Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawalseliaan Kementerian Kewangan yang tiada Unit Audit Dalam;
7. Melaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan hasil pengauditan dan
mengambil tindakan susulan terhadap perkara yang dibangkitkan;
8. Menyediakan Rancangan Tahunan Audit Dalam dan Laporan Tahunan Audit
Dalam untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan;
9. Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.
FUNGSI- FUNGSI UTAMA UNIT AUDIT DALAM [UAD]
Fungsi fungsi Utama UAD ialah menjalankan Audit Kewangan dan Audit
Pengurusan
1. Audit Kewangan
Audit Kewangan melibatkan urusan menyemak, meneliti dan menilai perkara-
perkara berikut :
i. Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan perakaunan dan
kewangan.
ii. Keberkesanan ekonominya kawalan tersebut.iii. Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran rekod-rekod dan
data perakaunan dan kewangan.
iv. Pengawalan harta-harta organisasi dimasukkira dan dilindungi dari
kehilangan dan kerosakan.
v. Keutuhan polisi rancangan, tatacara, peraturan dan perundangan.
2. Audit Pengurusan
Audit Pengurusan melibatkan urusan mengkaji, meneliti, dan menilai perkara-
perkara berikut :
i. Kecekapan dan kekesanan program-program dan operasi-operasi yang
dilaksanakan oleh organisasi.
ii. Faktor yang menjejaskan prestasi kakitangan di semua peringkat
dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan.
iii. Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan pengurusan ke
atas program dan operasi organisasi.
iv. Keberkesanan dan ekonominya kawalan tersebut.
v. Kepatuhan perundangan dan sekatan undang-undang ke atas
pengurusan organisasi atau programnya dipatuhi.
vi. Sejauh manakah bahan-bahan dan harta organisasi telah digunakanbagi mencapai objektif dan program organisasi keseluruhannya.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
7/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
vii. Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran laporan
pengurusan dan data lain yang diwujudkan dalam organisasi.
2. DASAR ORGANISASI
Dasar organisasi merujuk kepada garis panduan umum sesebuah organisasi
untuk membantu pengurus membuat keputusan dan mengambil tindakan.
Kawalan Pentadbiran yang meliputi tatacara yang membantu pengurusan
merancang dan mengawal operasi untuk memastikan keberkesanan operasi dan
dasar organisasi diikuti.
Kawalan pentadbiran merangkumi 4 aspek :
i. Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang menunjukkan
tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu dalam organisasi
tersebut.
ii. Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu diasingkan dari segi
pemberian kuasa, perlaksanaan dan penjagaan aset. Bagi organisasi yang
menggunakan sistem komputer, pihak pembangunan sistem dan pihak
operasi harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza.
iii. Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan mengambilkira
kelayakan, latihan, perwatakan dan ketulusan untuk memastikan operasi
berjalan dengan licin.
iv. Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat pemantauan yang
berterusan secara keseluruhan.
3. PROSEDUR KERJA
Prosedur kerja merujuk kepada tatacara atau langkah khusus yang perlu diikuti
secara berturutan dalam membuat sesuatu keputusan atau tindakan.
Prosedur kerja menjadi rujukan bagi peringkat Jabatan/pejabat yang mengandungi
fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan
kakitangan yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang
dipertanggungjawabkan.
Prosedur kerja menjadi rujukan utama yang akan membantu Jabatan/pejabat
berfungsi dengan cekap dan berkesan.
Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelas-jelasnya dan
diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota Jabatan/pejabat akan
membolehkan mereka melaksanakan ugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja
yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga
membantu pegawai dan kakitangan menjalankan tugas masing-masing dengan
lebih cekap dan teratur.
Ketidakpatuhan kepada prosedur kerja yang ditetapkan akan menyebabkan dan
menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan.
Satu sistem kawalan dalaman perlu dilaksanakan bagi memastikan prosedur kerja
dipatuhi oleh semua peringkat dalam sesebuah organisasi bagi membolehkan kerja
dibuat dengan tepat dan cekap.
Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan
kerja diantara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
8/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
dapat dijadikan sebagai bahan rujukan.
Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningatkan produktiviti Jabatan/pejabat.
Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan
Manual Prosedur Kerja [MPK].
Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan individu dan Jabatan/pejabat, MPK juga berguna sebagai alat latihan
terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke
sesuatu Jabatan/pejabat.
Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali
mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas.
Di dapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang
terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang
tertib untuk dirujuk.
KAWALAN LUARAN
DEFINISI:
Kawalan luaran merujuk kepada pelbagai langkah yang menjejaskan operasi syarikat,
yang tidak digubal oleh syarikat itu tetapi sebaliknya oleh kerajaan atau organisasi lain.
Kawalan luaran termasuk mana-mana kaedah atau peraturan yang memberi kesan ke atas
tindakan sesebuah organisasi atau syarikat, termasuklah undang-undang cukai yang
digubal oleh kerajaan yang menjejaskan aliran wang, pajakan yang menyekat apa yang
syarikat boleh atau tidak boleh lakukan di dalam organisasi mereka.
JENIS KAWALAN LUARAN
1. AUDIT LUAR
Audit luar melibatkan kerja audit yang dilakukan oleh juruaudit luaran yang bebas,
iaitu yang terdiri daripada akauntan awam bertauliah. (CPA-Certified Public
Accountant yang berdaftar dengan MIA dan ada lesen pengauditan yang dikeluarkan
oleh kementerian Kewangan)
Juruaudit luar adalah bebas untuk memberi pendapat terhadap prestasi syarikat
sekiranya dirasakan perlu.
Juruaudit luar juga perlu memastikan penyata kewangan yang dilaporkan adalah benar
dan saksama.
2. PERATURAN
Peraturan bagi sesebuah organisasi merujuk kepada tataetika dan tatacara sesebuah
organisasi menjalankan aktiviti di dalam organisasi tersebut.
Biasanya peraturan ini ditetapkan oleh kumpulan organisasi yang menjalankan
aktiviti yang sama dengan organisasi tersebut.
Contohnya Persatuan Peniaga Islam menetapkan operasi perniagaan berbentuk
penjualan makanan semasa bulan puasa adalah dilarang antara jam 7 pagi sehingga 6
petang. Sehubungan dengan itu semua peniaga makanan oleh peniaga Islam hendaklah
mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh persatuan mereka.
3. UNDANG-UNDANG
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
9/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Definisi undang-undang :
1. Semua peraturan yang berkaitan dengan tingkah laku yang dibentuk dengan
autoriti atau adat sesuatu kaum. (Websters Dictionary).
2. Undang-undang adalah satu set peraturan yang mentadbir tingkah laku dalam
masyarakat. (Yaqin - 1996)
Bagi sesebuah organisasi periagaan di Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia
(SSM) merupakan badan berkanun yang mengawal selia syarikat dan perniagaan.
SSM yang mula beroperasi pada 16 April 2002, merupakan badan berkanun yang
terbentuk hasil daripada penggabungan Pejabat Pendaftar Syarikat (ROC) dengan
Pejabat Pendaftar Perniagaan (ROB) di Malaysia.
Aktiviti utama SSM adalah sebagai sebuah agensi pemerbadanan syarikat dan
pendaftaran perniagaan di samping membekalkan maklumat syarikat dan perniagaan
kepada awam. Sebagai peneraju utama ke arah peningkatan tahap tadbirurus korporat,
SSM melaksanakan fungsinya mengawalselia pematuhan perundangan korporat dan
pendaftaran perniagaan melalui aktiviti penguatkuasaan dan pemantauan yang
komprehensif bagi memastikan perkembangan positif sektor korporat dan perniagaan
untukNegara.
SSM bertanggungjawab ke atas pentadbiran dan penguatkuasaan undang-undang
berikut:
1. Akta Syarikat 1965 (Akta 125);
2. Akta Pendaftaran Perniagaan 1956 (Akta 197);
3. Akta Syarikat Amanah 1949 (Akta 100);
4. Akta (Larangan) Kumpulan Wang Kutu 1971(Akta 28);
5. mana-mana perundangan subsidiari yang dibuat di bawah Akta-akta yang
tersebut di atas seperti:
6. Peraturan-Peraturan Syarikat 1966; dan7. Kaedah-Kaedah Pendaftaran Perniagaan 1957.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
http://ms.wikipedia.org/wiki/Syarikathttp://ms.wikipedia.org/wiki/16_Aprilhttp://ms.wikipedia.org/wiki/2002http://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysiahttp://ms.wikipedia.org/wiki/Negarahttp://ms.wikipedia.org/wiki/Syarikathttp://ms.wikipedia.org/wiki/16_Aprilhttp://ms.wikipedia.org/wiki/2002http://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysiahttp://ms.wikipedia.org/wiki/Negara7/29/2019 1.6 Pengawalan
10/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
1.6.2 Proses kawalan
(c) menjelaskan proses kawalan iaitu menetapkan standard, mengukur pencapaian,membandingkan pencapaian dengan standard, dan membuat langkah pembetulan;
PROSES KAWALAN
DEFINISI PROSES KAWALAN
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengawal, melibatkan penetapan piawai,
mengukur prestasi sebenar, membuat perbandingan antara prestasi dan piawai dan
melakukan tindakan pembaikan supaya objektif yang dirancang tercapai.
Untuk menjayakan sesuatu pengawalan kita perlu mengikuti proses yang ditetapkan.
Terdapat 4 proses yang perlu dipelajari dan diikuti:
Langkah 1: Menetapkan Standard [Piawai]
Piawaian merujuk kepada kriteria yang ditetapkan untuk menilai ciri-ciri kualitatif dan
kuantitatif bagi sesuatu yang hendak diukur. (Hellriegel, Jackson & Slocum
Management 8th. Edition).
Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan piawaian (standard) yang ingin
dicapai bagi semua aktiviti dan melibatkan keseluruhan pekerja di dalam organisasi. Piawaian yang hendak dicapai ini perlulah:
i. Dinyatakan dengan jelas
Piawaian yang telah ditetapkan itu mestilah difahami oleh setiap pekerja dan
mereka mengetahui apa yang sepatutnya mereka capai.
ii. Boleh diukur
Ada unit ukuran dalam penetapan standard supaya tidak berlaku kekaburan
dalam peranan yang perlu dijalankan oleh pekerja.
iii. Realistik
Penetapan standard yang dibuat perlulah realistik dan boleh dicapai oleh
pekerja. Kalau standard yang ditetapkan adalah terlalu terlalu tinggi berkemungkinan
semua pekerja tidak dapat mencapainya.
Manakala sekiranya piawaian yang ditetapkan terlalu rendah akan
mencerminkan kualiti yang rendah atau tiada kualiti.
Penetapan standard yang relaistik akan memberikan motivasi kepada pekerja
untuk mencapainya
iv. Mestilah melambangkan kepada kualiti.
Piawaian yang ditetapkan bukan sahaja dapat memperbanyakkan kuantiti
tetapi juga dapat meningkatkan kualiti.
v. Bergantung kepada objektif organisasi
Sekiranya objektif organisasi berkehendakkan kualiti yang tinggi maka
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
11/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
piawaian yan ditetapkan juga mestilah menekankan kepada peningkatan
kualiti.
Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :-
i. Berdasarkan pengalaman yang lepas.
ii. Atas budi bicara pengurus
iii. Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
iv. Berdasarkan kepada kelengkapan
v. Berdasarkan kepada belanjawan[bajet].
Contoh:
i. Menetapkan setiap kotak mancis ada 50 batang anak mancis.
ii. Menetapkan jualan minima Produk A bagi seorang jurujual bagi setiap hari ialah
sekurang-kurangnya 10 unit produk.
iii. Menetapkan masa penyediaan sesuatu produk A adalah dalam lingkungan masa
30 hingga 40 minit bagi setiap produk oleh operator pengeluaran.
Langkah 2: Mengukur Pencapaian
Pengurus perlulah membuat pengukuran ke atas prestasi pekerja secara berterusan bagi
memastikan tiada kesilapan yang dilakukan sepanjang aktiviti dijalankan.
Pencapaian sebenar aktiviti-aktiviti kerja semasa akan dimantau dan diukur.
Pengukuran boleh dilakukan secara kuantitatif dan juga kualitatif.
Semasa mengukur, beberapa perkara perlu diambilkira:
i. Aktiviti yang ingin diukur
ii. Bagaimana proses pengukuran akan dilakukan secara manual atau menggunakan
mesin automatik
iii. Kekerapan pengukuran dilakukan melibatkan semua aktiviti atau menggunakan
sampel.
Contoh:
i. Mengambil sampel sekotak mancis dan membilang kandungan batang mancis.
ii. Mengambil data jualan harian jurujual dan memeriksa unit Produk A yang dijual
oleh setiap jurujual.
iii. Mengukur masa sebenar penyediaan Produk A bagi setiap operator pengeluaran.
Langkah 3: Membandingkan Pencapaian Dengan Standard
Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang ditetapkan dengan prestasi
sebenar yang dicapai.
Tujuan perbandingan - mengenalpasti perbezaan di antara maklumat yang telah
dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan piawaian yang telah ditetapkan
Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung kepada laporan yang
diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang merekodkan hasil keputusan kemajuan
prestasi sebenar.
Dalam Proses Kawalan Statistikal (SPC) carta kawalan digunakan. Pencapaian dikira
mencapai prestasi jika berada di dalam julat (range) yang ditetapkan.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
12/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Jika telah mencapai piawaian maka bolehlah dikatakan organisasi itu adalah di bawah
kawalan. Sekiranya tidak mungkin terdapat kesilapan yang perlu diperbetulkan.
Setelah membuat perbandingan, kita dapat tahu 3 keadaan :
i. Prestasi sama dengan piawaian.
ii. Prestasi melebihi apa yang ditetapkan dalam piawaian.
iii. Prestasi kurang daripada piawaian yang ditetapkan.
Contoh:
i. Membandingkan bilangan batang mancis adakah sama dengan piawaian. Ada 2
kemungkinan iaitu mengikut piawaian (50 batang mancis), menyimpang daripada
piawaian kurang atau lebih daripada 50 batang mancis.
ii. Membandingkan data unit jualan bagi setiap hari dan membandingkan dengan
standard yang patut dijual dalam masa sehari, kemungkinan terdapat jurujual yang
menjual kurang dari jumlah standard yang ditetapkan seperti Jurujual B hanya
berjaya menjual sebanyak 7 unit sahaja pada hari Selasa dan 4 unit sahaja pada
hari khamis sedangkan standard yang ditetapkan ialah 10 unit sehari bagi Produk
A. Berkemungkinan juga terdapat jurujual yang menjual melebihi dari jumlah
standard yang ditetapkan seperti jurujual D berjaya menjual sebanyak 15-18 unit
sehari.
iii. Membandingkan masa penyediaan Produk A oleh operator pengeluaran A, B dan
C, di mana berkemungkinan terdapat operator pengeluaran yang melaksanakan
penyediaan Produk A melebihi standard masa yang ditetapkan iaitu 30-40 minit
dengan mengambil masa selama 50 minit.
Langkah 4: Membuat Langkah Pembetulan
Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi sebenar lebih rendah
daripada standard yang telah ditetapkan)
Tindakan pembetulan/pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi tertentu yang
dikenalpasti menyebabkan penyimpangan
Pengurus juga perlu mengumpul maklumat yang cukup dari berbagai sumber sebelum
mengambil tindakan pembetulan supaya langkah yang tepat dapat diambil.
Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai standard, standard tersebut perlu
diubahsuai mungkin standard yang ditetapkan terlalu tinggi
Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan dan dikatakan mencapai standard dantindakan susulan akan dilaksanakan
Pengurus boleh mengatasi keadaan ini berdasarkan kepada beberapa cara.
i. Menyemak dari segi standard.
ii. Mungkin standard terlalu tinggi menyebabkan pekerja tidak boleh capai.
iii. Memperbaiki kesilapan.
iv. Sama ada memperbaiki kesilapan mesin @ memperbaiki kesilapan pekerja.
Contoh:
i. Kotak mancis yang mengandungi kurang dan lebih daripada 50 batang mancis
dikeluarkan dan diisi semula supaya menepati piawaian (50 batang mancis).
ii. Jurujual yang gagal mematuhi standard yang ditetapkan oleh syarikat dalalm unit
minima sehari akan dipanggil berbincang untuk mengatasi masalah yang dihadapi
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
13/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
oleh jurujual tersebut dan membantu meningkatkan semula unit yang patut dijual.
iii. Operator pengeluaran yang lambat menjalankan aktiviti pengeluaran akan
dipanggil untuk mengenalpasti masalah kelewatan dalam pengeluaran dan segala
tindakan yang perlu akan diambil untuk mengatasi masalah tersebut.
1.6.3 Kaedah kawalan
(d) membincangkan kaedah kawalan iaitu awalan, semasa, dan selepas;
1. KAWALAN AWALAN
Definisi 1: Merupakan kawalan yang dibuat terhadap inputuntuk memastikan
input yang digunakan semasa proses transformasi telah memenuhi standard (piawaian)
yang ditetapkan.
Definisi 2: Kawalan yang difokuskan kepada manusia, bahan (material) dan
kewangan yang akan digunakan di dalam organisasi. ( Richard L. Daft, Management
6th. Edition )
Input yang perlu dikawal mutu dan standardnya adalah seperti tenaga kerja,
bahan mentah, mesin dan kewangan.
Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakkan atau penyimpangan
berlaku.
Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang
melibatkan penggunaan mesin atau peralatan
Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atai
menggantikan peralatan mesin yang telah rosak.
Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan.
Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka kawalan awalan yang
boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan yang baru.
Tujuan Kawalan Awalan:
i. Input perlu dipastikan mutunya untuk mengelakkan berlakunya
kerosakan atau kecacatan yang serius kepada proses transformasi dan juga
kepada output yang dihasilkan.
ii. Kawalan dilakukan untuk mengenalpasti dan mencegah daripada
berlakunya kecacatan sebelum ianya terjadi.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
14/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
2. KAWALAN SEMASA
Definisi 1: Kawalan yang dilakukan untuk memantau aktiviti-aktiviti yang sedang
dilakukan agar mematuhi/memenuhi standard yang telah ditetapkan (Richard L. Daft,
Management 6th. Edition )
Definisi 2: Merupakan kawalan yang dilakukan semasa (serentak) proses tranformasi
input kepada output berlaku.
Pengurus perlu kenalpasti masalah-masalah yang timbul semasa aktiviti transformasi
yang boleh memberi kesan kepada aktiviti pengeluaran.
Melibatkan kawalan ke atas manusia dan proses kerja.
Peraturan dan undang-undang disediakan sebagai panduan kepada pekerja
Semua aktiviti kerja dimantau dan dikawal supaya menepati/menyamai piawaian yang
disediakan
Pembetulan/pembaikan akan dilakukan jika terdapat mana-mana aktiviti yang tidak
mencapai piawaian.
Teknologi digunakan bagi memudahkan proses kawalan contoh : Syarikatpengangkut Schneider National and Covenant menggunakan komputer untuk
mengesan kedudukan trak pengangkut dan status penghantaran.
Tujuan Kawalan Semasa:
i. Mempastikan semua proses kerja dilaksanakan menepati piawaian untuk
meminimumkan kos kerosakan atau pengubahsuaian produk
ii. Dapat mengenalpasti dengan tepat bahagian atau proses yang perlu dibaiki
dan tindakan pembetulan dapat dilaksanakan dengan segera
iii. Memantau prestasi pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
Contoh Kawalan Semasa
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
15/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
3. KAWALAN SELEPAS
Definisi : Kawalan yang difokuskan kepada output organisasi. (Richard L. Daft,Management 6th. Edition )
Dilakukan untuk memastikan bahawa output yang dihasilkan telah memenuhi
standard yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sebarang kesilapan yang berlaku atau yang tidak memenuhi standard yang ditetapkan
boleh dikenalpasti untuk dibuat pembetulan.
Tujuan Kawalan Selepas:
i. Mengubah polisi jika terdapat rungutan pelanggan terhadap produk syarikat
ii. Melihat prestasi syarikat secara keseluruhan
iii. Mempastikan produk mencapai piawaian
iv. Sebagai maklumbalas jika perlu piawaian (standard) atau pencapaian
(performance) perlu diubahsuai
Contoh Kawalan Selepas:
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
16/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
1.6.4 Alat-alat kawalan
(e) menggunakan alat-alat kawalan termasuk analisis titik pulang modal, bajet, carta Gantt,
dan analisis Teknik Menilai dan Menyemak Program (Programme Evaluation and
Review Technique [PERT]), Cara Laluan Genting (Critical Path Method[CPM]).
A. ANALISIS TITIK PULANG MODAL
DEFINISI 1 : Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara jualan (hasil)
dengan kos untuk menentukan titik di mana jumlah hasil akan menyamai jumlah kos dan
pada titik tersebut pulangan modal berlaku.
DEFINISI 2: Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat melepasi kos
berubah dan kos tetap dan membuat keuntungan. (Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)
DEFINISI 3: Merupakan kaedah algebra dan kaedah graf.
Analisis Titik Pulang Modal digunakan sebagai alat kawalan pengurusan untuk
menentukan tingkat aktiviti di mana pengeluar tidak mendapat untung atau rugi yang
dikenali sebagai titik pulangan modal. Iaitu pada tingkat jumlah hasil yang diperolehi
sama dengan jumlah belanja yang dipadankan dengannya.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
17/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Titik pulang modal tercapai bila Jumlah Hasil = Jumlah Kos
Jika harga jualan setiap unit meningkat, jumlah produk yang perlu dijual semakin rendah
bagi mencapai pulangan modal
Jika bilangan produk yang dijual semakin meningkat, harga jualan seunit produk semakin
rendah bagi mencapai pulangan modal
TUJUAN ANALISIS TITIK PULANG MODAL
1. Syarikat dapat menentukan bilangan unit produk yang perlu dijual supaya semua kos tetap
dan kos berubah dapat ditampung dan syarikat mula dapat keuntungan.
2. Dapat menentukan harga minimum yang perlu diletakkan bagi setiap produk bagi
mencapai pulang modal.
3. Syarikat dapat menentukan masa untuk mendapat pulang modal dengan menentukan harga
dan bilangan produk yang perlu dijual.
4. Menentukan sama ada syarikat mampu bersaing dan mendapat keuntungan dengan
menawarkan produk pada tingkat harga tertentu .
5. Analisis menunjukkan kesan atau akibat dari perubahan dalam jumlah hasil atau kos ataukedua-duanya pada pelbagai tingkat aktiviti.
6. Analisis dapat digunakan untuk menentukan tingkat keluaran pada TPM dalam unit dan
ringgit, untung atau rugi pada tingkat jualan yang dijangkakan dan harga minimum yang
perlu dikenakan untuk mencapai untung yang dikehendaki dan unit jualan minimum yang
perlu untuk mencapai untung.
B. BAJET
Definisi Bajet [Belanjawan] : Suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan dalam nilai
wang yang menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai objektif tertentu
secara komprehensif dan terperinci untuk suatu siri tempoh yang ditetapkan di masa akan
datang.
Bajet juga sebagai alat untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber
kewangan secara cekap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan/projek.
Kawalan Bajet : Proses menetapkan sasaran perbelanjaan organisasi, memantau
keputusan dan membandingkannya dengan bajet serta membuat perubahan jika perlu.
(Richard L. Daft)
Tujuan Bajet:
1. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih efektif.
2. Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan.
3. Membantu dalam mengawal dan memantau penggunaan sumber semasa dalam
tempoh bajet.
4. Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti ygdirancang.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
18/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
5. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi
mengelakkan pembaziran.
6. Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan bajet
disediakan berdasarkan data berangka.
Contoh Elemen dalam Bajet:
C. CARTA GANTT
Definisi : Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di
dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap
langkah/aktiviti tersebut.
Ianya diperkenalkan oleh Henry L.Gantt. Carta ini dapat menunjukkan hubungan masa
antara kejadian sesuatu program pengeluaran telah dianggap sebagai sesuatu revolusi di
dalam bidang pengurusan.
Carta yg menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka
masa yg diperlukan dan ditetapkan.
Carta ini merupakan satu kaedah untuk mengagih masa mesin atau masa penggunaan
tenaga manusia dalam dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengeluaran agar berjalan
dengan lancar atau pengunaan tenaga manusia dari satu satu bahagian pembuatan kepada
bahagian pembuatan yang lain tanpa membazirkan masa atau dengan pembaziran masa
yang terminimum.
Satu kaedah perancangan dan kawalan grafik yang membolehkan pengurus menentukan
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
19/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
tarikh-tarikh bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek.
Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa siap setiap
kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek
berkenaan.
Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan
seperti masa yang ditetapkan.
Tujuan Carta Gantt:
1. Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi memastikan
sumber digunakan dengan cekap.
2. Memastikan segala aktiviti disiapkan mengikut jadual masa yg telah ditetapkan.
3. Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran
masa dan tenaga.
Ciri-Ciri Carta Gantt:
1. Dapat menunjukkan dengan jelas aktiviti yang siap dan belum siap
2. Kawalan mudah dilakukan kerana semua aktiviti disenaraikan secara tersusun
3. Masa mula dan siap sesuatu aktiviti ditunjukkan.
4. Mudah digunakan dan menarik.
5. Carta ini boleh diubahsuai jika masa asal aktiviti projek perlu dipinda kerana sesuatu
sebab yang tidak dapat dielakkan.
D. ANALISIS PERT/CPM
PERT : Programme Evaluation And Review Technique- Analisis Teknik Menilai Dan
Menyemak Program.
Definisi PERT: Teknik pengurusan projek dengan masa kegiatan bersifat kebarabgkalian. CPM : Critical Path Method- Cara Laluan Genting
Definisi CPM : Teknik pengurusan projek dengan masa kegiatan dianggap diketahui
dengan tepat.
Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang
diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang
(laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.
PERT/CPM menggunakan pendekatan grafik untuk menguruskan sesuatu projek.
Alat atau teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti dan mengawal
tindakan berasingan yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek.
Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta turutan berlakunya setiap
kegiatan-kegiatan dalam projek tersebut.
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
7/29/2019 1.6 Pengawalan
20/20
PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2
1.6 PENGAWALAN
Tujuan Analisis PERT/CPM
1. Memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yg dirancang .
2. Memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yg ditetapkan supaya
tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.
3. Mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dalam proses pengeluaran.
PERT: Terdapat tiga masa bagi PERT;
1. Masa Optimistik- masa yang diperlukan jika semua berjalan dengan lancar.
2. Masa paling mungkin- masa sebenar diperlukan.
3. Masa pesemistik- anggaran masa untuk kejadian luar jangka.
Ciri-Ciri Carta PERT/CPM
1. Menunjukkan dengan jelas aktiviti-aktiviti yang tidak boleh dilewatkan
(critical path)
2. Menunjukkan aktiviti-aktiviti yang boleh dipanjangkan (delay) tetapi tidak
menjejaskan masa siap projek
3. Menunjukkan dengan jelas hubungan antara aktiviti-aktiviti (seperti aktiviti
dijalankan serentak, aktiviti sebelum yang perlu disiapkan sebelum memulakanaktiviti baru)
KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy
Top Related