Как с помощью встреч формировать эффективную команду?ШКОЛА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО МАСТЕРСТВА
Какие качества команды важны?
Зачем совещания/встречи?
Функция менеджмента по формированию коллектива
Какие бывают встречи?
Встреча - синонимы
Совещание
Собрание
Презентация
Планерка
Аудиенция
Прием
Заседание
Пленум
Съезд
Заседание
Съезд
Конгресс
Брифинг
Свидание
Раут
…
Кто участвует в совещаниях?
Реже, чем раз в месяц
Раз в месяц
Несколько раз в месяц
Несколько раз в неделю
Несколько раз в день
Расскажите одним предложением, как проходят совещания?
Почему совещания могут быть не эффективны?
5 Причин неэффективности совещаний
ПОЧЕМУ СОВЕЩАНИЯ НЕ РАБОТАЮТ?
КЕЙТ КИНАН «ПРОВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ»
1. Неуправляемая дискуссия
Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет.
2. Отсутствие утвержденной повестки дня
Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.
3. Несерьезное отношение к мероприятию
Замена приглашенного участника.
Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.
Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.
4. Плохие условия для проведения собрания
Долго
Холодно
Душно
Заглядывают в помещение
Разговоры на посторонние темы
5. Проведение бесполезных совещаний
Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить
Но вы же умеете искать решения?
В ГРУППАХ ПО 10-15 ЧЕЛОВЕК
ВЫБЕРИТЕ ЭКСПЕРТА
Цель обсуждения (15 минут)
Обсудить проблему
Обсудить возможные причины
Обсудить варианты решения
Предложить изменения, которые нужно внедрить, чтобы проблема разрешилась
Зафиксировать предложения в виде протокола и передать протокол эксперту
Обсуждаем типичные проблем в IThttp://www.cio.com/article/438930/Project_Management_The_14_Most_Common_Mistakes_IT_Departments_Make
Не хватает правильных людей с нужными навыками.
Нет опытных руководителей проектов
Команда не следует стандартным процессам
Команда слишком следует процессам
Не описываются изменения, вносимые в проект
Нет оперативного статуса проекта
Нет коммуникации с бизнес-владельцами и заинтересованными лицами
Не хватает времени определить объем проекта
Не отслеживается зависимость между проектами
Все удивляются Законам Мерфи
Слишком часто вносятся изменения в процессы
План проекта все время не закончен
Нет обратной связи по необоснованным срокам
Командой игнорируются проблемы
Эксперты возвращаются в команды
Эксперты возвращаются в команды и формируют в одно предложение вывод о том, что важно для эффективного проведения совещания
5 Ps Подготовки к совещаниям
Purpose (Цель) – Что мы хотим обсудить?
Product (Результат) – Что ожидается в качестве результата?
Participants (Участники) – Кто должен быть приглашен, и какие у них ожидания?
Probable issues (Возможные трудности) – Какие могут возникнуть препятствия при обучении?
Process (Процесс) – какие шаги должны быть сделать?
“
”
A facilitated session is a highly structured meeting in which the meeting leader (the facilitator) guides the participants through a series of predefined steps to arrive at a result that is created, understood, and accepted by all participants
MICHAEL WILKINSON, THE SECRETS OF FACILITATION : THE S.M.A.R.T GUIDE TO GETTING RESULTS WITH GROUPS
Что такое управляемое совещание?
Кто такое facilitator?
Главный секрет успешности изменений
Вы получите более эффективный результат, когда решение создано, понято и принято людьми, которые должны его использовать
Формула эффективности решения
Эффективное решение = Правильность Решения * Ответственность участников
Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»
На какие части вы можете разбить встречу?
Типичная структура совещания
Открытие (5% времени)
Сбор данных (30-50% времени)
Генерация идей и решений (20-30% времени)
Формулирование решений (15-20% времени)
Закрытие (10% времени)
Время на переключение между активностями(10-15% времени)
Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»
Потренируемся?
Что нужно сделать, чтобы выполнялись домашние задания?
Выбираем 5 экспертов в группе
Проводим совещание
Результат публикуем на группе в фейсбуке
Шаг 1: Открытие
Цель: Сфокусировать участников на задаче
Поприветствовать
Поблагодарить
Напомнить про цель и продолжительность
Спросите всех участников
Очертите подход к сессии
Вариант «Открытие» - Вопрос
Попросить каждого ответить на вопрос:
Что вы ожидаете от встречи?
В двух-трех словах, ваше текущее внутреннее состояния
В данный момент, если бы вы были автомобилем (животным, растением), то каким автомобилем (животным, растением), вы себя ощущаете?
Вариант «Открытие» - ИПОЗ
Раздайте листики и попросить каждого участника анонимно определить себя в одну из категорий:
Исследователь – находится здесь, чтобы узнать максимум информации и получить все, что возможно
Покупатель – пришел, чтобы послушать идеи и выбрать одну главную для использования
Отдыхающий – пришел, чтобы занять время
Заключенный – пришел, но считает, что зря тратит время
Посчитайте количество и нарисуйте диаграмму
Вариант «Открытие» - Правила
Предложите группе определить 5-7 правил, по которым будет проводиться встреча
Запишите правила на лист
Шаг 2: Сбор данных
Цель: Создать общее, синхронизированное видение проблемы или задачи
Факты: События, метрики, что сделано, …
Мнения и ощущения
Вариант «Сбор данных» - Triple Nickels
Попросите каждого записать по одной идее или проблеме в течение 1 минуты (в реальной практике – по 5 идей в течение 5 минут)
Передайте листок по часовой стрелке и попросите написать мысли по тому, что написано на листке (1 минута на тренинге, 5 минут в реальной практике)
Передавайте листок, пока свои идеи не вернутся
Попросите каждого прочитать идеи
Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли
Вариант «Сбор данных» - Определение сильных сторон
Разбиться на пары для 15 – минутного интервью, где один – спрашивает, второй - отвечает
Необходимо задавать вопросы по выяснению сильных сторон и возможностей:
Что привлекло собеседника в профессию?
Что было интересным и неожиданным на работе за последние недели?
Какие появились новые возможности?
Какие есть 3 идеи того, как улучшить работу в ближайшие неделю/месяц?
Попросите каждого прочитать идеи
Обсудите идеи, предложения и возникшие мысли
Шаг 3: Генерация идей
Цель: Вовлечь в обсуждение, «Почему» произошли те или иные события и идентифицировать точки влияния
Помогает создать общее понимание, как можно улучшить ситуацию и какие проблемы есть для решения
Вариант «Генерация идей» - 5 почему
Озвучьте тему
Попросите первого человека ответить на вопрос типа «Почему + возникновение проблемы»
После ответа, используйте ответ для формулировки следующего вопроса «Почему» следующему участнику
Обсудите, какой вариант «Почему» интересен для последующего анализа
Вариант «Генерация идей» - Приоритезация
Пусть каждый решит, какие три проблемы из списка – наиболее важные и назначит
3 балла – самой важной проблеме
2 балла – второй по важности
1 балл – третьей по важности
Просуммируйте все баллы и определите, какие проблемы и решения необходимо обсуждать
Шаг 4: Формулирование решений
Цель: создания плана для реализации улучшений
Не все улучшения могут быть реализованы (особенно, когда их много)
Создание «working agreement»
Вариант «Формулирование» - SMART цели
Создание целей, соответствующих SMART:
S – Specific – Конкретные
M – Measurable – Измеримые
A – Achievable – Достижимые
R – Relevant – Уместные
T – Timely – Временные
Шаг 5: Закрытие
Цель: завершить встречу на «позитиве» и получить обратную связь
Вариант «Закрытие» - +/Дельта
Спросите «Что было положительным за время последнего обсуждения»
Запишите варианты
Спросите «Что можно улучшить, чтобы в следующий раз активность прошла эффективнее»
Запишите варианты
Вариант «Закрытие» - Благодарность
Предложите по очереди поблагодарить каждого, используя шаблон «Спасибо [такому-то] за [что-то, сделанное на встрече]»
Тот, кого поблагодарили, должен благодарить следующим
Ведущий начинает благодарить первым
Вариант «Закрытие» - Return on Time Invested
Попросите всех оценить от 0 до 4, насколько полезно было проведено время:
4 – Высокая отдача, время проведено с большой пользой
2 – Баланс, результат соответствует затраченному времени
0 – Не получена выгода на затраченное время
Запросите дополнительную обратную связь, что можно улучшить в следующий раз
Домашнее задание
В течение недели провести совещание по предложенной структуре
Сравнить ход и результат обычного совещания и вновь проведенного
Написать отчет (не более 1 страницы А4) по тому, какая была выявлена разница при сравнении
Поместить отчет в группу в фейсбуке
Вопросы?
Книги
Кейт Кинан «Проведение собраний и совещаний»
Michael Wilkinson «The Secrets of Facilitation : The S.M.A.R.T Guide to Getting Results With Groups»
Robert A. Zawacki «Transforming the Mature Information Technology Organization»
Esther Derby, Diana Larsen «Agile Retrospectives : Making Good Teams Great»
Top Related