JURNAL DIGIT, Vol. 4 No.1 Mei 2014, pp.74~85 74
ISSN : 2088-589X
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
APLIKASI SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS ATAS
PEMBAYARAN SPP PADA MA AN NUR SETUPATOK
CIREBON
Imas Mufti1, Muhammad hatta2 , Nur Islami3
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer CIC Cirebon
Jl.Kesambi 202, Kota Cirebon, JawaBarat.Tlp: (0231)220250.
Email :[email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
Sistem Informasi Akuntansi pembayaran SPP di MA AN NUR SETUPATOK CIREBON belum
dilakukan terkomputerisasi. Laporan yang dihasilkan terbatas pada pembayaran setiap bulan, ini membuat
tumpukan kerja dan kurangnya efisiensi dalam memberikan informasi yang akan disampaikan bahkan dalam
pembayaran tunggakan masih kurang efektif mengakibatkan tunggakan pembayaran melebihi batas waktu yang
telah ditetapkan. Penyimpanan data dalam kapasitas besar dan keamanan data sangat penting untuk diproses
sebagai akurat, tepat waktu, dan relevan. Dari antarmuka pengguna juga perlu dibuat lebih menarik sehingga
tidak terlihat terlalu rumit.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pembayaran SPP
Abstract
Accounting information system of payment of SPP in MA AN NUR SETUPATOK CIREBON yet done
computerized. The resulting report is limited to payment every month, it makes a pile of work and a lack of
efficiency in delivering information to be delivered even in the payment of arrears was less effective resulted in
payment arrears exceeds a predetermined time limit. Storage of data in large capacity and data security is very
important to be processed as accurate, timely, and relevant. Of the user interface also needs to be made more
interesting so it does not look too complicated.
Keywords : Accounting information system, payment of SPP
1. PENDAHULUAN
Dari tahun ke tahun MA AN NUR Setupatok mengalami kenaikan jumlah siswa. Sementara manajemen
transaksi pembayaran SPP masih dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan Buku Catatan
Pembayaran SPP dan Buku Catatan Kas. Sehingga Bendahara sering menemukan kendala, misalnya Bendahara
sering mengalami kesulitan dalam penanganan antrian. Bendahara hanya dapat menangani tiga transaksi
pembayaran SPP dalam waktu 30 menit, karena harus melalui proses pencatatan yang berulang-ulang,
mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah Tunggakan Pembayaran SPP, sering
terjadi penumpukan data ataupun keterlambatan dalam pengolahan data juga menjadi hambatan dalam
memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan yaitu kepala sekolah. Selain itu belum adanya
pengendalian intern pada struktur organisasi.
Melihat masalah yang ada, dan seiring berkembangnya dunia informasi maka semakin meningkat pula
perkembangan komputer sesuai dengan kondisi kebutuhan para pemakainya. Suatu sistem komputer dengan
kemampuan dan kelebihannya dapat mempermudah dan membantu serta mempercepat pekerjaan atau masalah-
masalah yang sulit dihadapi secara manual. Maka sudah seharusnya manajemen Transaksi Pembayaran SPP
Siswa MA AN NUR Setupatok Cirebon menggunakan komputerisasi dan memperbaiki pengendalian intern
pada struktur organsiasi dengan menambahkan fungsi Kasir. Sehingga ada praktek yang sehat dalam
melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi Kasir juga
dapat menangani banyak Transaksi Pembayaran SPP dalam waktu 30 menit. Bendahara dapat mengetahui
jumlah Tunggakan dalam periode tertentu dan dapat dengan cepat mengetahui jumlah masukan pendapatan per
periode. Kepala sekolah dapat menerima Laporan dengan efisiensi waktu yang tepat.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 75
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
1.1. Identifikasi Masalah
1. Belum adanya Aplikasi Berbasis Komputer untuk mengelola Transaksi Penerimaan Kas atas Pembayaran
SPP di MA AN NUR Setupatok Cirebon.
2. Bagaimana Pengendalian Intern dalam Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP
pada MA AN NUR Setupatok Cirebon ?
3. Bagaimana merancang dan membuat Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP
Berbasis Komputer pada MA AN NUR Setupatok Cirebon.
4. Belum ada Fungsi Kasir di Struktur Organisasi.
1.2. Batasan Masalah
1. Aplikasi ini dapat digunakan oleh bagian Kasir, Bendahara dan Kepala Sekolah.
2. Prosedur yang akan di bahas :
- Prosedur penerimaan kas.
- Prosedur pencatatan penerimaan kas.
3. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi terdiri dari :
a. Laporan Pembayaran SPP.
- Laporan Pembayaran SPP Per Jurusan.
- Laporan Pembayaran SPP Per Kelas.
- Laporan Pembayaran SPP Semua Kelas.
b. Laporan Tunggakan SPP.
- Laporan Tunggakan SPP Per Jurusan.
- Laporan Tunggakan SPP Per Kelas.
- Laporan Tunggakan SPP Semua Kelas.
c. Surat Teguran (di cetak setiap kali tiga bulan Tunggakan).
d. Laporan Penerimaan Kas.
- Laporan Penerimaan Kas Per Jurusan.
- Laporan Penerimaan Kas Per Kelas.
- Laporan Penerimaan Kas Semua Kelas.
4. Aplikasi dibuat dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dengan menggunakan Microsoft
Access 2003 sebagai databasenya.
5. Sistem Pengendalian Intern berupa usulan.
1.3. Tujuan
1. Meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam proses penginputan transaksi sehingga dapat
menerapkan pengendalian intern.
2. Untuk mengoptimalkan waktu kerja Bagian Kasir, sehingga dapat lebih banyak melayani Transaksi
Pembayaran SPP dengan jumlah siswa yang banyak dalam waktu yang singkat.
3. Dapat mengetahui seberapa banyak jumlah Siswa aktif yang belum membayar dan jumlah Siswa aktif yang
sudah membayar SPP oleh Bagian Bendahara.
2. Kajian Teori
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sebagai kumpulan atau/grup dari bagian/komponen apapun baik fisik maupun nonfisik yang
saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. (1)
2.2. Pengertian Pembayaran SPP
Menurut kamus besar bahasa Indonesia definisi pembayaran adalah pembayaran proses, cara, perbuatan
membayar. maka pengertian pembayaran SPP bulanan adalah proses membayar SPP yang dilakukan berulang-
ulang, sekali dalam satu bulan.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 76
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas (Pembayaran SPP)
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah satu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan penerimaan kas dari penjualan rutin dan tidak rutin berdasarkan
ketentuan-ketentuan dari perusahaan yang bersangkutan. (2).
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas meliputi serangkaian proses baik manual maupun
terkomputerisasi, mulai dari pencatatan, penggolongan, peringkasan transaksi dan kejadian keuangan hingga
pelaporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban pelaksanaan anggaran yang berkaitan dengan
penerimaan kas.
2.4. Unsur Sistem Pengendalian Intern
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, hutang, pendapatan, dan jasa.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan organisasi
3. PERANCANGAN SISTEM
3.1. Flowchart Sistem Usulan
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta
intruksinya. Gambaran ini dinyatakan oleh simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses
tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Kartu SPP
SPP
Simpan Data
Pembayaran SPP
DB SPP
Cetak Bukti Pembayaran
SPP
Bukti Pembayaran SPP
Kartu SPP
Cetak Laporan
Pembayaran SPP
Laporan Pembayaran
SPP
Laporan Pembayaran
SPP
T
Kasir
Di serahkan ke bendahara
1
2
Siswa
Beserta uang
Kelola Data Siswa Aktif
Cetak data Siswa Aktif
Daftar Siswa Aktif
Di serahkan ke bagian yang
membutuhkan data siswa
Cetak data Siswa Non
Aktif
Daftar Siswa Non Aktif
Di serahkan ke bagian yang
membutuhkan data siswa
Kelola Data Siswa Non
Aktif
Gambar 1. Flowchart Sistem Usulan (Bagian Kasir)
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 77
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
Bendahara
Buku Kas SPPLaporan Tunggakan
SPP
Cetak Surat Teguran
Surat Teguran
Di serahkan ke Orang
tua/ wali siswa
DB SPP
Cetak Laporan
TunggakanCetak Buku Kas SPP
Cetak buku besar
Buku Besar
T T
T
Laporan Pembayaran
SPP
Kasir
T
Beserta
uang
Cetak Laporan
Penerimaan Kas
Laporan penerimaan kas
T
2
Kelola Data Nominal
SPP
Gambar 2. Flowchart Sistem Usulan (Bagian Bendahara)
Kepala Sekolah
Laporan Penerimaan
Kas
Cetak laporan
pembayaran SPP
Cetak laporan
Tunggakan SPP
Cetak Laporan
Penerimaan Kas
Laporan Pembayaran
SPP
Laporan Tunggakan
SPP
DB SPP
Pembuatan
Keputusan
Kebijsksn
Sekolah
Laporan Pembayaran
SPP
Laporan Tunggakan
SPP
Laporan Penerimaan
Kas
Selesai
T
Kebijakan Sekolah
Gambar 3. Flowchart Sistem Usulan (Kepala Sekolah)
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 78
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
3.2. Diagram Hubungan Data (Diagram Konteks) Diagram Konteks merupakan gambaran prosedur secara global yang menjelaskan tentang aliran input,
proses dan output, data-data yang diperlukan. Pada Gambar 4 merupakan gambaran tentang Diagram Konteks.
Kasir Bendahara
Kepala Sekolah
S.I.A.
Penerimaan Kas atas
Pembayaran SPP
Bukti Pembayaran SPP
SPP
Data Nominal SPPLaporan Pembayaran SPP
Surat Teguran
Laporan Tunggakan
Buku Kas
Buku Besar
Laporan Penerimaan Kas
La
po
ran
Pe
ne
rima
an
Ka
s
La
po
ran
Pe
mb
aya
ran
SP
P
La
po
ran
Tu
ng
ga
ka
n
Siswa Non Aktif
Siswa Aktif
Gambar 4. Diagram Konteks
3.3. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol (0)
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 79
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
6.0
Transaksi
Pembayaran
SPP
Kasir
T_Bayar
SPP
Bukti Pembayaran SPP
7.0
Cetak Laporan
Pembayaran
SPP
Laporan Pembayaran SPP
Bendahara
8.0
Cetak Laporan
Tunggakan
SPP
10.0
Cetak Buku
Kas
9.0
Cetak Surat
Teguran
Laporan Tunggakan SPP
T_KasBuku Kas
Buku Besar
Surat Teguran
Laporan Penerimaan Kas
Kepala SekolahLaporan Pembayaran SPP
Siswa Non Aktif
11.0
Cetak Buku
Besar
12.0
Cetak Laporan
Penerimaan
Kas Laporan Penerimaan Kas
Laporan Tunggakan SPP
T_tunggakan
2.0
Kelola
Data Siswa
4.0
Kelola
Data Siswa
Non Aktif
T_SiswaSiswa Aktif
1.0
Kelola
NominalT_Nominal
Nominal SPP
5.0
Cetak
Data Siswa
Non Aktif
3.0
Cetak
Data Siswa
Aktif
Siswa Non Aktif
Siswa Aktif
T_PenerimaanKas
Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD) Level Nol (0)
3.4. Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram / ERD)
Entity Relationships Diagram merupakan diagram yang menunjukan hubungan antar entitas dalam suatu
sistem. ERD menunjukan objek-objek apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana
hubungsan yang terjadi diantara objek tersebut.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 80
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
Siswa Membayar T_Bayar
T_Kas
Dicatat
1 N
1
N
Gambar 6. Entity Relationship Diagran (ERD)
3.5. Rancangan Database
1. Tabel Siswa
Tabel Siswa digunakan untuk menyimpan data siswa.
Tabel 1. T_Siswa
Field Name Data Type Data Size Description
nis * Text 10 Nomor induk siswa
nmSiswa Text 30 Nama siswa
jKelamin Text 1 Jenis Kelamin
tmptLahir Text 30 Tempat Lahir
tglLahir Date/Time Short Date Tanggal lahir
Kelas Text 2 Kelas siswa
Jurusan Text 15 Jurusan siswa
Alamat Text 50 Alamat siswa
thnMasuk Text 4 Tahun masuk siswa
nmOrtu Text 30 Nama orang tua
telpOrtu Text 12 Nomor Telepon
nomSPP Number Double Nomor SPP
jenisNonAktif Text 30 Jenis non Aktif
ketNonAktif Text 50 Keterangan nonAktif
nonAktif Yes/No True/False
2. Tabel Bayar
Tabel ini digunakan untuk menyimpan Data Transaksi Pembayaran SPP.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 81
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
Tabel 2. T_Bayar
Field Name Data Type Data Size Description
ID * AutoNumber Long Integer Id
idTrans Text 15 Id Transaksi
Tgl Date/Time Short Date Tanggal
nis Text 7 Nomor Induk Siswa
Bulan Text 9 Bulan
Tahun Text 4 Tahun
Total Number Double Total
3. Tabel Tunggakan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan Data Tunggakan.
Tabel 3. T_Tunggakan
Field Name Data Type Data Size Description
idtunggakan * AutoNumber Long Integer Id Tunggakan
Nis Text 10 Nomor induk siswa
Bulan Text 9 Bulan
Tahun Text 4 Tahun
4. PERANCANGAN SISTEM
4.1. Form Menu Utama
Form menu utama berguna untuk mengetahui menu-menu apa saja yang ada di dalam aplikasi tersebut.
Gambar 6. Form Menu Utama
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 82
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
4.2. Form Data Siswa Aktif
Form ini digunakan untuk menginputkan Data Siswa, Kelas dan Jurusan. Masuk pada tab pertama untuk
menginputkan data siswa, klik BARU untuk menambah data siswa baru, isi dengan lengkap data siswa
kemudian klik SIMPAN.
Gambar 7. Form Data Siswa Aktif
4.3. Form Transaksi Pembayaran SPP
Form ini digunakan untuk melakukan Transaksi Pembayaran SPP. Untuk memulai Transaksi Pembayaran,
pertama kali yang dilakukan user adalah memilih Data Siswa yang akan melakukan pembayaran dari tabel,
kemudian DOUBLE KLIK pada List tabel, maka akan muncul Data Siswa secara otomatis serta jumlah bulan
dan jumlah pembayaran SPP yang harus dibayar oleh siswa.
Gambar 8. Form Data Siswa Aktif
4.4. Form Cetak Laporan Penerimaan Kas
Form ini digunakan untuk mencetak Laporan Penerimaan Kas. Untuk mencetak Laporan Penerimaan Kas
tentukan kelas, jurusan dan tahun yang ingin dicetak, klik CETAK.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 83
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
Gambar 9. Form Data Siswa Aktif
4. PENGUJIAN SISTEM
Hasil pengujian beberapa form pada Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas atas
Pembayaran SPP pada MA AN NUR Setupatok Cirebon adalah sebagai berikut :
Tabel 4. Hasil Pengujian Form Data Siswa Aktif
No Data Uji Input Hasil yang
Diharapkan Output Ket
1. NIS, nama, jenis
kelamin, tempat
lahir, tanggal
lahir, kelas,
jurusan, alamat,
tahun masuk,
nama orang tua,
telp.orang tua,
nominal SPP
NIS (terisi secara
otomatis),
nama=”ADIYANTO”,
jenis kelamin=”L”,
tempat
lahir=”CIREBON”,
tanggal lahir=”
13/03/1997”,
kelas=”X” , jurusan
(tidak terisi otomatis
jika mengisi kelas X),
alamat=”KALITANJU
NG”, tahun
masuk=”2013”, nama
orang tua=”YANTO”,
telp.orang
tua=”02128478544”,
nominal SPP (terisi
otomatis)
Simpan data ke
database dan
tampil pesan
pemberitahuan
data tersimpan
Simpan
data ke
database,
tampil
pesan
“Anda
yakin data
sudah
benar ???”,
yes=””
OK
2. NIS, nama, jenis
kelamin, tempat
lahir, tanggal
lahir, kelas,
jurusan, alamat,
tahun masuk,
nama orang tua,
telp.orang tua,
NIS (terisi secara
otomatis), nama=””,
jenis kelamin=””,
tempat lahir=””,
tanggal lahir=””,
kelas=”” , jurusan “”,
alamat=””, tahun
masuk=””, nama orang
tua=””, telp.orang
Menampilkan
pesan
pemberitahuan
Tampil
pesan
pemberitah
uan dengan
perintah
untuk
mengisi
data” Isi
nama
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 84
JURNAL DIGIT Vol. 4, No. 1 Mei 2014:74-85
tua=””, nominal SPP
(tidak terisi jika tahun
masuk belum terisi)
siswa…” OK
3. NIS, nama, jenis
kelamin, tempat
lahir, tanggal
lahir, kelas,
jurusan, alamat,
tahun masuk,
nama orang tua,
telp.orang tua,
NIS (terisi secara
otomatis),
nama=”ADIYANTO”,
jenis kelamin=”L”,
tempat
lahir=”CIREBON”,
tanggal lahir=”
13/03/1997”,
kelas=”X” , jurusan
(tidak terisi otomatis
jika mengisi kelas X),
alamat=”KALITANJU
NG”, tahun masuk=””,
nama orang
tua=”YANTO”,
telp.orang
tua=”02128478544”,
nominal SPP (terisi
otomatis setelah tahun
masuk terisi)
Menampilkan
pesan informasi
kesalahan
Tampil
pesan
pemberitah
uan “ Pilih
tahun
masuk
siswa..”
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
1. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP ini dapat menangani banyak transaksi
pembayaran SPP oleh Bagian Kasir.
2. Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ini dapat menyajikan Laporan Pembayaran SPP Per Kelas,
Laporan Pembayaran SPP Per Jurusan dan Laporan Pembayaran SPP Semua Kelas. Laporan Tunggakan
Per Kelas, Laporan Tunggakan Per Jurusan dan Laporan Tunggakan Semua Kelas. Laporan Penerimaan
Kas Per Kelas dan Laporan Penerimaan Kas Per Jurusan dalam Satu Tahun dengan validasi masing-masing
Bagian sesuai dengan sistem pengendalian intern.
3. Setelah adanya usulan pembagian tanggung jawab fungsional dalam struktur organisai yaitu fungsi kasir,
sudah sesuai dengan unsur pokok sistem pengendalian intern.
5.2. Saran
1. Program Aplikasi ini masih dapat dikembangkan lagi untuk melengkapi pada Transaksi Pembayaran SPP
bulan berikutnya.
2. Program Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas atas Pembayaran SPP ini masih menggunakan
dekstop aplikasi sehingga terbatas pada satu komputer saja. Untuk pengembangan selanjutnya dapat
diubah menjadi client server. Karena dengan penggunaan client server akan mengoptimalkan jaringan dan
source komputer yang ada. Sehingga database bisa dipanggil oleh beberapa komputer.
3. Laporan-laporan Penerimaan Kas dapat dikembangkan sehingga diperoleh Laporan-laporan akuntansi atau
keuangan yang lengkap seperti neraca.
JURNAL DIGIT ISSN : 2088-589X 85
Aplikasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Atas Pembayaran SPP pada MA AN Nur Setupatok Cirebon-( Imas
Mufti,Muhammad Hatta, Nur Islami)
DAFTAR PUSTAKA
[1] Dr. La Midzan Ms.Ak dan Azhar Susanto Mbus.Ak, Sistem Informasi Akuntansi 1, Edisi 8, Lingga
Jaya, 2001.
[2] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat, 2001.
[3] Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Analisis & Desain, Edisi 3, ANDI, 2005.
[4] Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, AMP YKN, 2002.
[5] Prof.Dr.Dedi Supriadi, Satuan Biaya Pendidikan Dasar dan Menengah, Rosda, 2010.
[6] Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D, Pengenalan Komputer, Edisi 3, ANDI Yogyakarta, 2000.
[7] Roger S.Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak, Andi Offset, Yogyakarta, 2002.
[8] Kristanto, Harianto, Ir., Konsep dan Perancangan Database, Edisi 2 Yogyakarta : Andi, 2002.
[9] Soemarso S.R. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi 5 (Revisi), Salemba Empat, 2004.
Top Related