Zorg 2025: Smart outsourcing Uitbesteden? Inkoop uitbesteden?

Juni 2015

Bas Bouwman & Jeroen Meijer

Wanneer uitbesteden?

Uitbesteden van inkoop

Introductie

Over Coppa

21-6-2015 3

•Grootste inkoop-adviesorganisatie gericht op de zorg van Nederland. • 28 medewerkers. • Genomineerd voor FD Gazelle award.

Wanneer uitbesteden?

Uitbesteden van inkoop

Introductie

Wat is uitbesteden?

Definitie van Axelson ea (2002): “de beslissing en daaropvolgende proces van overdracht waarbij activiteiten die een functie vormen, die voorheen binnen het bedrijf zelf uitgevoerd werden, nu ingekocht worden bij een externe leverancier”.

Wat wordt er al uitbesteed in de zorg?

> Logistiek (Hospital Logistics)

> CSA

> IT

> Technische dienst

> Personeel-&salarisadministratie

> Maaltijdverzorging voor cliënten

> Eigenlijk alles!!

• Medisch Specialistische Bedrijven

21-6-2015 6

4 Theorieën over uitbesteden

De TKT verklaart het bestaan van verschillende Governance structuren.

In het kerncompetentie denken staat centraal de gedachte dat alleen kerncompetenties door een organisatie uitgevoerd moeten worden, al het andere niet. Een kerncompetentie is een waardevolle onderscheidende en uitbreidbare vaardigheid van een organisatie.

In de Resource Based View wordt duurzame concurrentie voordeel gecreëerd door de inzet van een combinatie van middelen (resources), capabilities genoemd.

De relationele view wordt gebruikt om uit te leggen hoe bedrijven hun toekomstige “uitbesteding” partners en meest voorkomende vorm van de relaties kiezen.

De TKT: Een korte toelichting

Markt Hybride Hiërarchie

Asset specificity

Wanneer uitbesteden?

Uitbesteden van inkoop

Introductie

Wat zijn de voordelen van uitbesteden?

> Onderzoeksresultaten van De Aberdeen Group (2007) geven weer dat het uitbesteden van inkoop tot enorme verbeteringen kan leiden in zowel inkoopefficiency als inkoopeffectiviteit. Enkele voorbeelden zijn:

• Een toename van inkoopbesparingen van 28%

• Een toename van inkoopbetrokkenheid bij de uitgaven (spend under management) van 18%

• Een afname van Maverick buying van 31 %

> Additioneel kan het uitbesteden van inkoop resulteren in het verlagen van operationele kosten (15-20 procent) door procesoptimalisatie, standaardisatie van leveranciers en producten, optimaliseren van personeelskosten en door het realiseren van schaalvoordelen.

Strategische inkoop

> Coppa stelt in een Multi disciplinair team, in samenwerking met de medewerkers van de zorgorganisatie, het inkoopbeleid op.

> Dit inkoopbeleid is een afgeleide van het organisatiebeleid van de zorgorganisatie.

> In de bijbehorende inkoopkalender staat welke inkoopprojecten er jaarlijks uitgevoerd worden.

> Dit inkoopbeleid wordt geaccordeerd door een in te stellen stuurgroep inkoop, waarna Coppa mede verantwoordelijk is voor de implementatie van dit beleid.

> De rol van de stuurgroep inkoop is dat zij inkoopprojecten accordeert (inclusief projectplannen), gunningadviezen accordeert en helpt om de benodigde resources vrij te maken voor het uitvoeren van de inkoopprojecten. Verder is hun rol om bij te sturen indien dit noodzakelijk blijkt.

> Kortom, de strategische keuzes zijn en blijven bij het management van de zorginstelling.

Tactische inkoop

> Samen met de interne klanten van de zorginstelling worden inkoopprojecten uitgevoerd (conform de geaccordeerde projectenkalender en projectplannen).

> Na het opstellen van specificaties en het selecteren van de leveranciers wordt een gunningadvies gemaakt voor de stuurgroep.

> Pas na accorderen van de stuurgroep worden leveranciers gecontracteerd. Zorginstellingen behouden dus te allen tijde de regie over het inkoopproces.

> Het uitvoeren van inkoopprojecten vindt plaats in Negometrix. Dit elektronische platform maakt het mogelijk om alle inkoopprojecten te standaardiseren.

Operationele inkoop

> Coppa is verantwoordelijk voor het bestelproces

> Waar mogelijk worden er met leveranciers OCI koppelingen gerealiseerd.

> Waar mogelijk worden er met leveranciers koppelingen gerealiseerd op basis van XML berichtenverkeer.

> Helpdesk voorvragen van gebruikers is altijd bereikbaar.

Crediteurenadministratie

> Coppa is verantwoordelijk voor het factuurcontrole proces

> Coppa zal dit proces uitvoeren op basis van drie weg en twee weg controle. Wij zijn in staat om het aantal facturen waar een order tegen overstaat dusdanig te laten toenemen dat het aantal facturen zonder order marginaal te noemen is.

> Het aantal probleemfacturen wordt verminderd en wordt samen met inkoop zo snel mogelijk opgelost.

> Focus ligt op realiseren van orders met ordernummer.

Praktijkcase

21-6-2015 15

Aantal facturen en % order gerelateerde facturen

JAAR MAAND AANTAL FACTUREN

2 WEG MATCHING

2 WEG MATCHING

%

3 WEG MATCHING

3 WEG MATCHING

%

2015 3 2402 619 26% 1783 74%

2015 2 2060 581 28% 1479 72%

2015 1 2370 782 33% 1588 67%

2014 12 2769 930 34% 1839 66%

2014 11 2373 782 33% 1591 67%

2014 10 2682 847 32% 1835 68%

2014 9 2693 924 34% 1769 66%

2014 8 2285 821 36% 1464 64%

2014 7 2129 780 37% 1349 63%

2014 6 2051 862 42% 1189 58%

2014 5 2068 901 44% 1167 56%

2014 4 2178 833 38% 1345 62%

2014 3 2227 917 41% 1310 59%

2014 2 1710 713 42% 997 58%

2014 1 1043 382 37% 661 63%

Samenvatting

> Bijna alle activiteiten binnen een zorginstelling kunnen uitbesteed worden.

> De vraag is wel of je activiteiten die tot grote onderlinge afhankelijkheid leiden, oet uitbesteden.

> Het uitbesteden van inkoop kan tot significante besparingen leiden.

> Als uitbesteden van inkoop past binnen de organisatiefilosofie, dan is het een zeer interessante optie om verder te laten onderzoeken.

21-6-2015 17