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CONSEJOS PARA CONFIGURAR UNA REUNIÓN DE ZOOM Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puede ser utilizado para reuniones virtuales, ya sea por video, audio o ambos. También cuenta con funcionalidades de chat que se puede utilizar durante la reunión y grabación de las sesiones. Debido a la emergencia sanitaria declarada por la propagación del COVID-19 muchas organizaciones, hacen uso masivo de esta herramienta para continuar con la ejecución de sus actividades de trabajo diario. a través de reuniones. A continuación, se detallan algunos consejos para la correcta configuración de esta herramienta: AL PROGRAMAR UNA REUNIÓN 1. Al programar una reunión en Zoom, se debe verificar que, en el campo ID de la reunión se encuentre habilitada la opción de Generar automáticamente. Esto permitirá que cada reunión tenga un ID diferente. 2. Chequear que se encuentre habilitada la opción de requerir contraseña de reunión. Esta contraseña no es solicitada a los participantes al momento de ingresar a la reunión, sino que se encuentra embebida en el link de invitación, lo que es un riesgo ya que si alguien que no debe estar en la reunión consigue el link podría entrar. Sin embargo, se puede configurar para que en link de invitación no se incluya esta contraseña, para esto se debe ingresar en el cliente web de Zoom.
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CONSEJOS PARA CONFIGURAR UNA REUNIÓN DE ZOOM
Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puede ser utilizado para reuniones virtuales, ya sea por video, audio o ambos. También cuenta con funcionalidades de chat que se puede utilizar durante la reunión y grabación de las sesiones.
Debido a la emergencia sanitaria declarada por la propagación del COVID-19 muchas organizaciones, hacen uso masivo de esta herramienta para continuar con la ejecución de sus actividades de trabajo diario. a través de reuniones.
A continuación, se detallan algunos consejos para la correcta configuración de esta herramienta:
AL PROGRAMAR UNA REUNIÓN
1. Al programar una reunión en Zoom, se debe verificar que, en el campo ID de la reunión se encuentre habilitada la opción de Generar automáticamente. Esto permitirá que cada reunión tenga un ID diferente.
2. Chequear que se encuentre habilitada la opción de requerir contraseña de reunión.
Esta contraseña no es solicitada a los participantes al momento de ingresar a la reunión, sino que se encuentra embebida en el link de invitación, lo que es un riesgo ya que si alguien que no debe estar en la reunión consigue el link podría entrar. Sin embargo, se puede configurar para que en link de invitación no se incluya esta contraseña, para esto se debe ingresar en el cliente web de Zoom.
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A la configuración indicada, también se puede acceder desde la aplicación cliente de Zoom ingresando a Configuración, Ver más ajustes.
Una vez en la ventana de configuraciones se debe ir a la parte de configuración ubicada en el lado izquierdo y deshabilitar la opción de Incluir la contraseña en el enlace de la reunión.
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En configuración se tienen varias opciones, entre las de uso frecuente está la habilitación para que solo el anfitrión pueda compartir su pantalla.
3. Se recomienda que el video tanto del hospedador como de los participantes una vez que se inicie una reunión de Zoom estén deshabilitados.
4. En el campo de opciones avanzadas se debe habilitar la opción de Sala de espera, a fin de que el ingreso de cada persona a la reunión sea autorizada por el anfitrión.
5. En el cliente web de Zoom, en el área de configuración, se deberá verificar la habilitación de la opción de sala de espera.
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DURANTE UNA REUNIÓN
1. BLOQUEAR REUNIÓN
Al iniciar una reunión, en la pestaña Administrar participantes, y seleccionar la opción bloquear reunión una vez que todos los participantes haya ingresado. Esto evitará que otras personas se unan, incluso si se han filtrado el ID de reunión o detalles de acceso
2. EVITA COMPARTIR ARCHIVOS
Se recomienda no compartir archivos en las reuniones, especialmente con participantes que no se conocen, ya que los archivos podrían estar infectados con código malicioso. Para deshabilitar esta opción, ir al cliente web de Zoom, en la opción de Configuración seleccionar En la reunión (Básico), y deshabilitar Transferencia de archivos como se muestra en la figura.
3. RETIRAR A LOS ASISTENTES
En caso de que a su reunión ingresen personas no deseas, o asistentes con un mal comportamiento, dichos usuarios pueden ser retirados de la reunión. Para esto durante la reunión, ingresar a Participantes, en donde se desplegará una lista de
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todos los asistentes, colocarse sobre la persona que quiere retirar e ingresar a la opción Más y elegir Retirar.
Para evitar que esta persona eliminada pueda volver a unirse a la reunión se puede configurar esta opción. Se debe ingresar al cliente web de Zoom en Configuración, En la reunión (Básico) y deshabilitar la opción Permitir que los participantes eliminados vuelvan a unirse.
También puede asegurarse de que no puedan volver a unirse desactivando "Permitir a los participantes eliminados volver a unirse" en la pestaña "Configuración: Reuniones - Básico".
RECOMENDACIONES ADICIONALES
1. Mantener la aplicación actualizada a la última versión.
2. Evitar compartir links o el ID de la reunión a través de redes sociales.
3. Bajar la aplicación a través de sitios oficiales.
REFERENCIAS
https://www.kaspersky.es/blog/zoom-security-ten-tips/22366/ https://www.zdnet.com/article/make-sure-your-zoom-meetings-are-safe-by-doing-
these-10-things/ https://www.welivesecurity.com/2020/04/03/zoom-privacy-security-spotlight/
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