ZIMBRA - FERRAMENTAS O serviço de e-mail que está sendo usado pelo ICB vem com algumas funcionalidades extras. Neste manual serão abordados: Agenda e Porta Arquivos.

AGENDA A agenda tem como objetivo gravar compromissos, reuniões, assuntos a tratar e etc. A agenda do zimbra pode ser acessada usando o serviço de webmail, na aba Agenda. Através dessa ferramenta é possível criar mais de uma agenda e compartilhar ela entre um grupo de pessoas.

Na figura acima, podemos dar um novo nome a uma agenda e para diferenciá-la é possível atribuir uma cor para ela. Uma vez criada, todas as agendas necessárias é possível visualizá-las no canto superior esquerdo.

Para habilitar ou desabilitar as agendas basta marcar ou desmarcar conforme a figura acima. Desmarcando você não verá os compromissos marcados para aquela determinada agenda.

Há duas formas para criar compromissos nas agendas: - Com um duplo clique em algum horário específico da agenda.

Nesta tela é possível definir como o compromisso será exibido na agenda (Ocupado, Livre, Fora do escritório, Provisório), qual agenda ele deverá ser marcado, os horários, se este compromisso devem se repetir (Diariamente, Toda semana, Mensalmente, Anualmente) e se é necessário ativar a opção de lembretes dos compromissos. O campo repetição pode ser muito útil para agendamentos que sempre acontecem com certa frequência. Por exemplo: uma aula que será dada toda Terça-feira as 09:00 num semestre todo ou reuniões semanais dos setores. - Ou através do botão Novo: opção compromisso.

- Ou através de clicar e arrastar sobre o horário desejado:

Aqui é possível convidar mais pessoas para a reunião. Através da opção participantes, clicando neste botão é possível ver a lista de todas as pessoas cadastradas na base de e-mail do domínio @icb.usp.br

À medida que você for adicionando pessoas é possível ver o status da agenda delas naquele horário, caso a pessoa já tenha algum compromisso aparecerá o quadradinho preenchido com a cor do compromisso definido pela pessoa. Exemplo: se estivesse ocupado estaria em azul, se a pessoa estivesse fora do escritório estaria em roxo. Após definir todas as características do compromisso ao clicar no botão “Enviar” será passado um convite a todos os participantes. E é possível acompanhar quem vai ou não participar. Uma vez que as agendas estão compartilhadas é possível na Aba Agendas ver todos os compromissos marcados para todas as agendas habilitadas. Veja abaixo que os compromissos estão marcados em agendas diferentes, porém eles são identificados pelas cores de suas respectivas agendas.

Para disponibilizar o acesso a uma agenda pra outra pessoa, é preciso compartilhar a agenda. Clicando com o botão direito sobre o ícone da Agenda sobre o canto superior esquerdo, clique em Compartilhar Agenda. Ao clicar em compartilhar agenda é possível definir qual será a forma de compartilhamento Visualizador, Gerenciador ou Admin e qual tipo de usuário esta agenda será compartilhada. Feito isso é possível que os usuários que aceitaram o compartilhamento vejam os compromissos e dependendo do compartilhamento interfiram nesta agenda. Com esta configuração é possível criar uma agenda de uso comum, por exemplo: agenda dos setores, de alguma sala e etc.

PORTA ARQUIVOS A opção de porta-arquivos disponibiliza o compartilhamento de arquivos de uma forma segura. É possível criar várias pastas e diferenciar os compartilhamentos de arquivos. Para configurar um compartilhamento: Selecione a aba Porta-arquivos; Clique no ícone + e inclua uma nova pasta;

Ao apresentar a janela pastas, crie a pasta que deseja compartilhar com os demais:

Clique com o botão direito sobre a pasta criada e escolha a opção Compartilhar Pasta;

Através da tela de compartilhamento de arquivos é possível definir o tipo de compartilhamento. O compartilhamento de arquivos é o mesmo usado na Agenda. Inclua o(s) arquivo(s) na pasta: selecione a opção carregar arquivo, selecione o arquivo desejado. Nesta opção é possível incluir alguma observação referente ao arquivo que foi carregado.

Considerando que o arquivo foi carregado na pasta selecione a opção enviar link:

O(s) arquivo(s) está pronto para ser enviado. No corpo do e-mail será enviado a URL onde as pessoas devem clicar para fazer o download do arquivo. Para mais informações verifique os links abaixo. Vídeos: http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/agenda_arquivos/agenda_vid.html http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/agenda_arquivos/exemplo_agenda_vid.html http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/compartilhamento_arquivos/compart_vid.html Tutoriais referente aos assuntos abordados: http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/importa_agenda.html http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/porta.html http://www.cce.usp.br/atendimento/faq/uspmail/pastas.html