Zespół rozproszony i jego koordynacja

„ZESPÓŁ ROZPROSZONY I JEGO KOORDYNACJA

Bartosz Wilk Polsko-Amerykańska Akademia Liderów

2014

Jakość oznacza robić to dobrze, nawet gdy nikt nie patrzy.

Henry Ford

CZYM JEST ZESPÓŁ ROZPROSZONY?

Wirtualny zespół, jak każdy zespół, to grupa ludzi, którzy współpracują poprzez wzajemnie zależne zadania kierując

się wspólnym celem. W przeciwieństwie do konwencjonalnych zespołów, wirtualny zespół pracuje w rozproszeniu, jeśli chodzi o przestrzeń, czas i granice organizacyjne, wspierając się technologią, aby móc się

komunikować.

Jessica Lipnack i Jeffrey Stamps Virtual Teams: Reaching Across Space,Time, and Organizations with Technology tłum. Małgorzata Krakowian

(mkrakowian.wordpress.com)

GARŚĆ NUDNYCH STATYSTYK

Jakie branże cieszą się największą popularnością?

• 28% technologie informatyczne,• 15% zasoby ludzkie,• 14% sprzedaż i marketing, • 11% usługi finansowe• 32% inne usługi, w tym np. Administracja,

Źródło: www.cyfuture.com

WYZWANIA DLA ZDALNIE ZARZĄDZANYCH ZESPOŁÓW

Źródło: Bailey, Kurland, 1999

CYBERSLACKING

JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?

komunikacja

komunikacja

komunikacja

komunikacja

komunikacja

komunikacjakomunikacja

JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?

1. Wybierz odpowiedni zespół, 2. Dokładnie zdefiniuj cele, 3. Dbaj o dynamikę zespołu,4. Udzielaj wsparcia i

nagradzaj aktywność,5. Wspieraj więzi wewnątrz

grupy

WYBIERZ ODPOWIEDNICH LUDZI

Czy każdy się nadaje do pracy zdalnej?

Jakie cechy powinna mieć osoba chcąca pracować zdalnie?

Samomotywacja

Dobre umiejętności komunikacyjne

Nakierowanie na cele

Otwartość i szczerość

Dobrze jest zweryfikować czy ma na koncie jakąkolwiek skoordynowaną działalność w sieci (np. Prowadziła fanstronę, bloga),

DOKŁADNIE ZDEFINIUJ CELE

Karta zespołu

Powinna zawierać: - Jasno zdefiniowane cele zespołu,- SMART- Podział zadań,- Informacje kontaktowe,- Informacje o kosztach/wydatkach Komunikacja to podstawa w każdym zespole, przy zespole rozproszonym ma ona jednak znacznie fundamentalne.

DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU

Etapy tworzenia się zespołu

Forming, Storming, Norming and Performing lub „etapy Tuckmana” (Bruce Tuckman „Developmental Sequence in Small Groups” 1965),+ adjouring (Tuckman & Mary Ann Jensen 1977),

Langton, N. and Robbins, S.P., (2006)


FORMING

Etap tworzenia się grupy, poszczególni członkowie są ostrożni, mało agresywni, unikają tematów kontrowersyjnych i konfliktów. próbują zdobyć jak najwięcej informacji o pozostałych. Powoli tworzą się relacje.

Co powinien zrobić dobry menedżer?

Kieruj rozwojem zespołu, ustal jasno główne cele:-Dla całego zespołu,- Dla każdego z członków,

Jakie jest zagrożenie?


STORMING

Zaczynają się ścierać różne koncepcje i wizje. Członkowie grupy otwierają się, zaczynają dyskutować o możliwych rozwiązaniach. Niektóre grupy nigdy nie wychodzą poza ten etap.

Co powinien zrobić dobry menedżer?Ustal procedury i struktury, Zbuduj zaufanie i dobre relacje, Szybko reaguj i neutralizuj konflikty, Uświadom członków zespołu na temat tego na jakim etapie rozwoju grupy się znajdują



NORMING

Grupie udaje się ustalić właściwe priorytety, a jej członkowie starają się wnosić twórcze rozwiązania oraz łagodzić konflikty tak, żeby zespół mógł działać.

Co powinien zrobić dobry menedżer?Zejdź na drugi plan, daj szansę zespołowi wziąć na siebie odpowiedzialność za realizację projektu, Pomyśl o jakiejś formie integracji (może team building?),



ADJOURING

Zespół wykonał zadanie, może zostać rozwiązany, może też kontynuować współpracę przy innym projekcie.

Co powinien zrobić dobry menedżer?Świętuj!Staraj się by uczestnicy dobrze wspominali ten projekt,Moment rozstania może mieć ogromne znaczenie!


UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ AKTYWNOŚĆ

Najważniejszy element

Każdy członek zespołu musi czuć, że nie jest zostawiony sam w sobie,Musi istnieć jak największe wsparcie ze strony zarządzających, Im większa izolacja, tym więcej potrzeba pomocy,Odbieraj maile i telefonyDbaj o sprawiedliwe i równe nagradzanie członków zespołu


OZNAKI SPADAJĄCEGO MORALE- coraz mniej wychodzi od członków zespołu,- maile są krótkie i zdawkowe,- niechęć do rozmów telefonicznych i udziału w wideokonferencjach,- malejąca ilość pomysłów,


Organizacja webinariów

Regularnie odbywające się webinaria mają na celu zastąpienie cotygodniowych zebrań. Pozwalają też poszerzać wiedzę członków zespołu i zachęcać ich do dyskusji nad tematem co przekłada się na ich zaangażowanie.

Menadżer może wykorzystać webinarium do zacieśnienia kontaktów między członkami, wyznaczyć role i podział zadań.

Menadżer zawsze musi mieć na uwadze cele projektu.


• Komunikacja jeden do jeden – osoba pracująca zdalnie, szczególnie na początku musi zawsze wiedzieć kto jest jej osobą kontaktową, kto mu może pomóc,

• Wewnętrzne newslettery

• Miniprojekty

WSPIERAJ WIĘZI WEWNĄTRZ GRUPY

Zadaniem menadżera jest utrzymanie grupy w całości, dlatego musi on zadbać o komunikację.

• Stwórz wewnętrzny intranet,• Zunifikuj system komunikacji,• Zachęcaj do używania kamerek internetowych,• Organizuj webinaria,• Stwórz wirtualny team room,

NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM


• Darmowy,• Przejrzysty,• Doskonały do projektów składających się z wielu zadań,

NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE

• Instaluje się na dysku,• Nie jest Skypem ani Google, • Stworzony do pracy zdalnej• Darmowy dla pięcioosobowego zespołu,

NARZĘDZIA – A DLACZEGO NIE GOOGLE?

Google Docs,Gtalk,Google Hangouts,

CASE STUDIES

W sukcesie nie ma żadnych sekretów. To owoc przygotowań, ciężkiej pracy i wniosków wyciągniętych z porażek. - Colin Powell

Zespół rozproszony i jego koordynacja

Leadership & Management

Transcript of Zespół rozproszony i jego koordynacja