19

Zentrale Mandantenstammdaten anlegen

6 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK und geben die weiteren Stamm-daten zur Übungsfirma an:

BankdatenBild 2.4 Bankda-ten erfassen

Bild 2.38 Reise-kostenabrechnung festlegen

20

2 Mandantenstammdaten

Finanzamt

Unternehmensdaten

7 Klicken Sie anschließend auf das Symbol Speichern in der Symbolleiste.

Damit sind bis auf die Register Erw. Unternehmensnamen und Korrespondenz alle zen-tralen Stammdaten zur Übungsfirma Weber und Partner Motorboote angelegt.

Bild 2.5 Finanz-amt anlegen

Bild 2.6 Unterneh-mensdaten anlegen

21

Zentrale Mandantenstammdaten anlegen

Tipp: Über den Eintrag Änderungshistorie können alle hinterlegten zentralen Mandantenstammdaten per Klick mit der rechten Maustaste und Liste drucken ausgedruckt werden.

Um die einzelnen Details einzusehen, können diese mit Klick auf die Pfeilsymbole optional dargestellt werden.

ausgeklappt eingeklappt

8 Klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Startseite. Sie erhalten eine Übersicht der erfassten zentralen Mandantendaten zur Übungsfirma Weber und Partner Motorboote.

Bild 2.7 Stammda-ten sind angelegt

Bild 2.8 Ände-rungshistorie

22

2 Mandantenstammdaten

9 Schließen Sie anschließend das Fenster Stammdaten - Mandant und speichern Sie die Angaben, indem Sie auf das Symbol Speichern und Schließen klicken.

10 Den nachfolgenden Hinweis bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Nein.

Damit wird der Mandant Weber und Partner Motorboote GmbH im DATEV Arbeitsplatz pro in der Mandantenübersicht als neuer Mandant mit der Nr. 300 aufgeführt.

Bild 2.9 Übersicht Mandantendaten

Bild 2.10 Der neue Mandant

58

3 Stammdaten Reisekosten

3 Klicken Sie anschließend auf das Register Bankverbindung und auf die Bankver-bindung der Deutschen Bank Bonn. Die zentral hinterlegten Bankverbindungs-daten zur Firma Weber und Partner GmbH aus dem DATEV Arbeitsplatz pro wer-den Ihnen angezeigt.

Tipp: Über das Symbol Bankverbindung anlegen können Sie eine weitere Bankver-bindung zum Mandanten anlegen und mit dem Symbol Bankverbindung löschen eine nicht mehr benötigte Bankverbindung löschen.

Weitere AngabenDarüber hinaus können über die Register Mahlzeiten und Schnittstellendaten Stan-dardeinstellungen zu Pauschbeträgen Mahlzeiten und spezielle Schnittstellendaten geändert werden. Im Bild unten als Beispiel das Register Schnittstellendaten.

Diese sind allerdings nur dann zu verändern, wenn mit individuellen Einstellungen gearbeitet wird. Um den Umgang mit dem Programm Schritt-für-Schritt zu erlernen, werden individuelle Einstellungen in dieser Schulungsunterlage zu einem späteren Zeitpunkt erläutert.

Bild 3.26 Bankver-bindung anzeigen

Register Bank-verbindung

Bild 3.27 Beispiel: Register Schnittstel-lendaten

59

Reiserelevante Stammdaten

Das Register Arbeitnehmer online bietet den Arbeitnehmern einer Firma die Möglich-keit, Dokumente Ihrer Lohnabrechnung, zum Beispiel die Brutto/Netto-Abrechnung oder die Lohnsteuerbescheinigung, online einzusehen, zu speichern oder auch auszu-drucken. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber in diesem Portal Informationen bereit-stellen, die beispielsweise die Lohn- oder Reisekostenabrechnung betreffen.

Tipp: Unterhalb des Fensters wird die Schaltfläche Übernahme Mandantendaten… an-gezeigt. Diese dient dazu, nachträglich zentral hinterlegte Mandantendaten aus dem DATEV Arbeitsplatz pro für den Mandanten zu übernehmen.

4 Schließen Sie abschließend das Fenster, indem Sie auf das Symbol Schließen kli-cken. Wichtig - nicht das Symbol Programm schließen verwenden, da dieses das Programm beendet!

3.4 Reiserelevante Stammdaten

Mit dem Anlegen eines neuen Mandanten im Programm DATEV Reisekosten classic werden automatisch alle gesetzlichen Pauschalen, die Währung Euro, vielfache Zah-lungsarten, Belegarten, Vorsteuersätze und eine Reiserichtlinie mit Pauschalen für Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten hinterlegt.

Diese Stammdaten sind in der Übersicht unter den Mandantendaten eingestellt und dienen als Grundlage für die Reisekostenabrechnung.

Bild 3.28 Über-nahme Mandan-tendaten

Bild 3.29 Fenster schließen

Bild 3.30 Über-sicht: Stammdaten

60

3 Stammdaten Reisekosten

Fahrtkostenpauschalen

Um die gesetzlichen Pauschalen zu den Fahrtkosten einzusehen, wählen Sie den Menüpunkt Stammdaten Mandantendaten Pauschalen Fahrtkosten oder klicken unterhalb des Ordners Pauschalen doppelt auf den Eintrag Fahrtkosten oder klicken in der Symbolleiste auf das Symbol Fahrtkosten .

Die Gruppe Fahrtkostenpauschale Gesetzlich mit den historischen Werten Gültig ab 01.01.2014 wird Ihnen angezeigt, z.B. KFZ 0,30 EUR pro km.

Hinweis: Über die folgenden Symbole können individuelle Fahrtkostenpauschalgrup-pen neu angelegt, eine bestehende kopiert oder gelöscht werden.

Gruppe Fahrtkostenpauschale anlegen

Gruppe Fahrtkostenpauschale kopieren

Gruppe Fahrtkostenpauschale löschen

Bild 3.31 Fahrtkos-tenpauschale

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Reiserelevante Stammdaten

Verpflegungsmehraufwand

1 Um die gesetzlichen Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand einzusehen, wählen Sie den Menüpunkt Stammdaten Mandantendaten Pauschalen Verpflegungsmehraufwand oder klicken unterhalb des Ordners Pauschalen dop-pelt auf den Eintrag Verpflegungsmehraufwand oder klicken in der Symbolleiste auf das Symbol Verpflegungsmehraufwand .

Es wird die gesetzliche Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen ange-zeigt. Die gesetzliche Pauschalen Inland sind automatisch mit den Beträgen in-tegriert.

2 Klicken Sie in der Liste auf das Land Deutschland (siehe Bild 3.33 auf der nächs-ten Seite).

Inland Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden je Kalendertag bzw. Zwi-

schentage bei mehrtägigen Dienstreisen von 24,00 EUR.

Eintägige Dienstreise von mehr als 8 Stunden 12,00 EUR, sowie mehrtägige Dienstreisen mit Übernachtung Anreise- und Abreisetag ohne Mindestabwe-senheit von 12,00 EUR.

Falls der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer auf Dienstreisen Mahlzeiten be-reitstellt, erfolgt eine Kürzung der Pauschale. Bei Frühstück (Inland) von 20 % = 4,80 EUR, Mittagessen (Inland) 40 % = 9,60 EUR und Abendessen (Inland) von 40 % = 9,60 EUR.

Diese Standardangaben der Kürzung sind bereits im Programm mit integriert und müssen nicht zusätzlich hinterlegt werden.

3 Klicken Sie in der Rubrik Historische Daten auf den Eintrag 01.01.2014. Die ge-setzlichen Pauschalen mit den Kürzungen werden Ihnen angezeigt.

Bild 3.32 Verpfl e-gungsmehraufwand

99

Mitarbeiter neu erfassen

Die aus dem Programm DATEV Lohn und Gehalt importierten Abteilungen wer-den Ihnen angezeigt.

7 Klicken Sie in der Liste Mögliche Abteilungen auf Geschäftsführung und anschlie-ßend auf die Schaltfläche Auswählen. Die Abteilung Geschäftsführung erscheint nun im Bereich Ausgewählte Abteilungen.

Hinweis: Über die Schaltfläche Entfernen können Sie eine bereits ausgewählte Abteilung wieder aus der Auswahl entfernen. Über die Schaltfläche Alle auswäh-len können alle Abteilungen in den Bereich Ausgewählte Abteilungen übernom-men werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle entfernen werden alle aus-gewählten Abteilungen in einem Schritt entfernt und stehen erneut im Bereich Mögliche Abteilungen wieder zur Verfügung.

8 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

9 Geben Sie im nächsten Schritt die folgenden Kontaktdaten ein.

Bild 4.6 Abteilung

Bild 4.7 Abteilung auswählen

Bild 4.8 Kontakt-daten erfassen

100

4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung

10 Klicken Sie im nächsten Schritt auf das Register Reisedaten.

In diesem Schritt müssen Angaben zur Reisekostenabrechnung und die Reise-richtlinie angegeben werden. Frau Weber, Geschäftsführerin Weber und Partner Motorboote GmbH, erhält ihre Auszahlungen über SEPA- Überweisung.

11 Klicken Sie Feld Zahlungsart den Eintrag SEPA-Überweisung aus.

Hinweis: Mit dem Eintrag SEPA-Überweisung können aus dem Programm DA-TEV Reisekosten classic Zahlungsträger an das Programm DATEV Zahlungs-verkehr exportiert werden und dort die Zahlung vorgenommen werden. Stan-dardeinstellung im Feld Zahlungsart ist Barauszahlung aus der Geschäftskasse.

Für die festangestellten Vertriebsmitarbeiter der Firma Weber und Partner Motor-boote GmbH wurde über die Importschnittstelle (siehe Seite 82 ff.) der Eintrag Lohnabrechnung als Standard festgelegt. Diese kann selbstverständlich indivi-duell für den Mitarbeiter angepasst werden.

12 Unterhalb wird der Beschäftigungsstatus festgelegt. Neben dem Standardeintrag Angestellt steht Ihnen der Eintrag Selbständig/Arbeitgeber zur Verfügung. Wäh-len Sie im Feld Beschäftigungsstatus den Eintrag Selbständig/Arbeitgeber .

Bild 4.9 Zahlungs-art auswählen

Bild 4.10 Reise-daten

101

Mitarbeiter neu erfassen

Hinweis: Im Bereich Fristen können bezüglich der Abrechnungsfristen von Reisekostenabrechnungen Datumswerte festgelegt werden, ab dem die genann-ten Regelungen (Anfang 3-Monats Regel bzw. Anfang 183-Tage Regel) überwacht werden sollen. Sobald Sie dann eine Reise erfassen, erhalten Sie beim Über-schreiten der Frist eine Hinweismeldung.

13 Im nächsten Schritt ist die Reiserichtlinie festzulegen. Für die Unternehmer wurde in der Reiserichtlinie Geschäftsführung angelegt. Wählen Sie im Feld Reisericht-linie den Eintrag Geschäftsführung aus.

Hinweis: Wenn keine eigenen Reiserichtlinien angelegt wurden, wird lediglich der Eintrag Standard aufgeführt.

Zur Übungsfirma Weber und Partner Motorboote GmbH wurde eine eigene Rei-serichtlinie für die festangestellten Vertriebsmitarbeiter und zur Geschäftsführung angelegt. Im Bereich Abweichende Reiserichtlinien kann ggf. für eine bestimmte Dienstreise eine andere Reiserichtlinie zugeordnet werden.

14 Klicken Sie im vorletzten Schritt auf das Register Schnittstellendaten, wählen Sie im Feld Finanzbuchhaltung den Mandanten Weber und Partner Motorboote (129805/300) und geben Sie die Kostenstellennummer 3000 Geschäftsführung ein.

Wichtig: Die Schnittstellenangabe ist unbedingt vorzunehmen, damit die Bu-chungen aus der Reisekostenabrechnung an die Finanzbuchhaltung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro exportiert werden kann.

Bild 4.11 Schnitt-stellendaten

102

4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung

Im Feld FIBU-Kreditor kann ggf. eine Kreditorennummer angeben werden, wenn die Auszahlung der Reisekosten an den Mitarbeiter über die Finanzbuchhaltung durchgeführt wird. Soll auch die Lohnbuchhaltung für diesen Mitarbeiter in DA-TEV Lohn und Gehalt durchgeführt werden, muss ebenfalls der entsprechende Mandant angegeben werden.

Im Fall von Frau Weber ist dies natürlich nicht notwendig, da Unternehmerin.

Nur bei Installation EO Im Bereich Schnittstellendaten Eigenorganisation muss die EO-Personal-Nr. des Mitar-beiters erfasst werden. In unserem Fall arbeiten wir ohne das Programm DATEV Eigen-organisation.

Nur bei Installation DATEV Arbeitnehmer Online Im Register Arbeitnehmer online können ggf. Mitarbeiterstammdaten eingerichtet wer-den, wenn der Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online angemeldet ist. DATEV Arbeitnehmer online zeichnet sich dadurch aus, dass z.B. die Lohn- und Gehaltsab-rechnungen der Mitarbeiter von diesen online eingesehen werden können.

15 Die Mitarbeiterstammdaten zur Geschäftsführerin Frau Yvonne Weber sind er-fasst. Speichern Sie zuletzt die Mitarbeiterdaten, indem Sie auf das Symbol Fens-terinhalt Speichern in der Symbolleiste klicken oder wählen Sie den Menü-befehl Mandant Fensterinhalt Speichern.

16 Um einen Überblick über die bisher erfassten Mitarbeiter zu erhalten, klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Personaldaten.

Alle bisher angelegten Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt. Vier festangestellte Ver-triebsmitarbeiter und die Geschäftsführerin Frau Yvonne Weber.

Hinweis: Über die Schaltfläche Löschen können Sie, sofern für diesen Mitarbeiter noch keine Reisekosten abgerechnet wurden, den Mitarbeiter löschen.

Mit Klick auf die Schaltfläche Importieren... wird erneut das Dialogfenster Import Lohn angezeigt. Hiermit können Sie ggf. neue Mitarbeiter oder geänderte Mitarbeiterstamm-daten aus dem Programm DATEV Lohn und Gehalt übernehmen.

Bild 4.12 Die bisher erfassten Mitarbeiter

122

5 Reisekostenabrechnung durchführen

Hinweise Über die Navigationspfeile können Sie bei Reiseanträgen von mehreren Sei-

ten zwischen den einzelnen Seiten blättern.

Mit Klick auf das Auswahlfeld Zoomen kann die Ansicht auf den Reisekosten-antrag vergrößert oder verkleinert werden.

2 Klicken Sie auf das Symbol Drucken.

3 Geben Sie den installierten Drucker an und klicken Sie auf die Schaltfläche OK (Bild 5.9).

4 Schließen Sie dann die Seitenansicht mit Klick auf die Schaltfläche Schließen. Nun werden wieder die Reisedetails zum Reiseantrag angezeigt.

Bild 5.8 Der Reise-kostenantrag in der Seitenansicht

Drucken

Seiten blättern

Vergrößern/ver-kleinern

Bild 5.9 Drucken

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Reiseanträge erfassen

Reise beantragen

Der Reiseantrag ist erfasst. Er muss nun vom Vorgesetzten genehmigt werden. Dazu steht Ihnen die Schaltfläche Reise beantragen zur Verfügung.

Hinweis: Die Schaltflächen Reiseerfassung abschließen und Abrechnung stornieren sind zurzeit inaktiv. Sie werden nur aktiv, sobald der Vorgesetzte die Reise genehmigt hat und die Dienstreise komplett erfasst wurde.

1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Reise beantragen.

2 Sie erhalten anschließend folgende Hinweismeldung, die Sie mit Klick auf die Schaltfläche Ja bestätigen.

Das Programm wechselt jetzt automatisch in die Übersicht der erfassten Reisen. Die Mitarbeiter werden hierbei standardmäßig nach Abteilungen gefiltert.

3 Damit alle Abteilungen und alle Mitarbeiter angezeigt werden, klicken Sie beim Feld Mitarbeiter auf das Pfeilsymbol.

Klicken Sie hier

Bild 5.10 Reise beantragen

Bild 5.11 Reisean-trag bestätigen

Bild 5.12 Reise-übersicht

Alle Mitarbeiter anzeigen

124

5 Reisekostenabrechnung durchführen

Im Fenster Mitarbeiter auswählen werden alle weiteren Abteilungen und alle Mit-arbeiter in der Liste Mögliche Mitarbeiter / Abteilungen angezeigt (Bild 5.13).

4 Um alle Abteilungen und alle Mitarbeiter in die Übersicht aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen -> und dann auf die Schaltfläche OK.

Jetzt werden alle Mitarbeiter und deren Dienstreisen angezeigt. Der Reiseantrag von Frau Schmitz wird mit dem Status Beantragt aufgeführt.

Bild 5.13 Mitarbei-ter auswählen

Bild 5.14 Die beantragte Reise

125

Reiseanträge erfassen

Hinweis: Über einen Doppelklick auf den Reiseantrag werden erneut die Reise-details angezeigt.

5 Mit Klick auf die Schaltfläche Zurück gelangen Sie wieder zur Übersicht Reiseer-fassung zurück.

Übung: Reiseanträge erfassen und beantragen

Aufgabe 1Vertriebsmitarbeiterin Frau Claudia Schmitz beantragt für einen weiteren Kundenbe-such eine Dienstreise.

Reisetag: Reisebeginn: 06.05.2016 10:00 Uhr Reiseende: 06.05.2016 ca. 18:00 UhrKundenadresse: Frau Prof. Dr. Sabine Leicht Sonnenstraße 12 66740 SaarlouisReisemittel: Privat PkwFahrstrecke: Köln - Saarlouis - Köln insgesamt lt. Routenplaner 492 km

Erfassen und beantragen Sie die zweite Dienstreise von Frau Schmitz.

Aufgabe 2Vertriebsmitarbeiterin Frau Marie Völker beantragt für einen Kundenbesuch eine Dienstreise.

Reisetag: Reisebeginn: 10.05.2016 06:00 Uhr Reiseende: 10.05.2016 ca. 22:00 UhrKundenadresse: Herr Jean Patz Elbchaussee 116b 22763 Hamburg

Die Lösungen zur Aufgabe 1 und 2 finden Sie im Lösungsbuch.

Bild 5.15 Reise-details

188

6 Reisekosten auswertungen

Gesamtsummenübersicht Reisekostenabrechnungen

AusgangssituationFrau Weber - die Geschäftsführerin Firma Weber und Partner Motorboot GmbH - möchte von Ihnen eine Gesamtsummenübersicht über die bisher erstellten Reise-kostenabrechnungen erhalten.

Um die Gesamtsummenübersicht der bisherigen Reisekostenabrechnungen zur Firma Weber und Partner Motorboote GmbH zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

1 Klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Reisekostenabrechnung. Das Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter mit den Standardauswertungen zu den Reisekostenabrechnungen wird geöffnet.

2 Klicken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Reisekostenabrechnung doppelt auf den Eintrag Gesamtsumme Reisekosten.

3 Im nächsten Schritt muss nun der Mandant Weber und Partner Motorboote GmbH, für den einen Datenanalyse durchgeführt werden soll, ausgewählt wer-den. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Datenanalyse...

Bild 6.23 Reise-kosten classic - Rei-sekostenabrechnung

189

Daten-Analyse-System Personalwirtschaft

4 Wählen Sie - wie im Bild unten, die Firma Weber und Partner Motorboo-te-129805-300 aus. Hinweis: Monat und Jahr können über entsprechende Filter definiert werden.

5 Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ausführen.

Die Gesamtübersicht der Reisekostenabrechnungen zum Mandanten Weber und Partner Motorboote GmbH wird angezeigt.

Über den rechten Zusatzbereich Kontextbezogene Links erhalten Sie erneut vielfältige Möglichkeiten die Liste weiter zu bearbeiten bzw. auszudrucken.

In der Rubrik Berichte stehen Ihnen die Einträge Reisekosten gesamt und Reisekosten pro Mitarbeiter zur Verfügung.

Über die Rubrik Exportieren können Sie die Liste an MS-Excel oder MS-Access übergeben. Darüber hinaus können Sie die Liste im ASCII-Format speichern.

Im Bereich Organisation können Sie die Liste über den Eintrag Auswertung drucken ausdrucken, als Email versenden, als Dokument erstellen und Aus-wertungsinformationen ausdrucken.

Bild 6.24 Mandant auswählen

Bild 6.25 Gesamt-übersicht Reisekos-tenabrechnung

190

6 Reisekosten auswertungen

Über die Rubrik Weitergeben können Sie die Liste in das Dokumentenma-nagement DATEV übertragen.

6 Klicken Sie in der Rubrik Berichte auf den Eintrag Reisekosten gesamt . Sie erhalten nun in einer Berichtsvorschau die formatierte Liste mit der Übersicht der gesamten Reisekosten in Höhe von 1.431,50 EUR.

7 Klicken Sie auf das Symbol Drucken , um die Liste auszudrucken.

Tipp: Über das Symbol Exportieren können Sie die Liste in eine PDF-Datei oder eine Excel-Datei ausgeben. Mit Klick auf das Symbol Per E-Mail senden können Sie die Liste über ein E-Mail Profil versenden.

8 Schließen Sie danach die Berichtsvorschau, indem Sie auf das Symbol Schlie-ßen klicken.

9 Sie sehen nun wieder die Auflistung Gesamtsumme Reisekosten. Klicken Sie in der Rubrik Berichte auf den Eintrag Reisekosten pro Mitarbeiter.

Bild 6.26 Übersicht gesamte Reise-kosten

Bild 6.27 Gesamt-summe Reisekosten

Reisekosten pro Mitarbeiter

191

Daten-Analyse-System Personalwirtschaft

Sie erhalten in einer Berichtsvorschau, aufgegliedert nach Mitarbeitern, die for-matierte Liste im Hochformat mit der Übersicht der gesamten Reisekosten in Höhe von 1.431,50 EUR.

10 Schließen Sie die Berichtsvorschau mit Klick auf das Symbol Schließen .

11 Klicken Sie danach nochmals auf das Symbol Schließen , um das Fenster Gesamtsumme Reisekosten zu schließen. Das Arbeitsblatt Reisekosten classic Reisekostenabrechnung mit den Standardauswertungen wird wieder angezeigt.

Bild 6.28 Be-richtsvorschau Reiserkosten pro Mitarbeiter

Bild 6.29 Arbeits-blatt Reisekosten classic - Reisekos-tenabrechnung

192

6 Reisekosten auswertungen

Übung: Daten-Analyse-System Personalwirtschaft

Aufgabe 1Drucken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter über den Eintrag Übersicht die Liste Mitarbeiter - Kontaktdaten.

Hinweis: Denken Sie daran, auf die Schaltfläche Neue Datenanalyse… zu klicken, die Firma Weber und Partner Motorboote GmbH auszuwählen und diese auszufüh-ren.

Aufgabe 2Drucken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter über den Eintrag Reisedaten die Liste Mitarbeiterübersicht - Reisedaten aus.

240

7 Datenexport

Aufgabe 2

Wählen Sie - wie im folgenden Bild - in der Mandantenübersicht DATEV Ar-beitsplatz pro den Mandanten 300 Weber und Partner Motorboote aus und klicken Sie anschließend im rechten Zusatzbereich doppelt auf den Eintrag Lohnabrechnung 2016.

Klicken Sie im geöffneten Ordner Datenübernahme doppelt auf den Eintrag Bewegungsdaten importieren und wechseln Sie auf das Register Monatser-fassung.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen.

Beenden Sie anschließend das Programm DATEV Lohn und Gehalt.

241

Export nach DATEV Lohn und Gehalt

Aufgabe 3Sichern Sie im Programm DATEV Reisekosten classic den Mandanten Firma Weber und Partner Motorboote GmbH und öffnen Sie anschließend den Man-danten im Programm DATEV Reisekosten classic.

Ergebnis: Alle Geschäftsreisen vom Monat Mai 2016 sind abgerechnet. Die Daten wurden an die Finanzbuchhaltung, an die Lohnbuchhaltung und für die beiden Gesell-schafter an den Zahlungsverkehr exportiert.

Die Vorgänge sind abgeschlossen. Sollten im Nachhinein Fehler festgestellt werden, muss die entsprechende Reise storniert und kann anschließend korrigiert werden.

1 Klicken Sie - wie in der folgenden Abbildung dargestellt - in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Erfassung.

Da alle Geschäftsreisen abgerechnet und anschließend der Datenexport an die Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung exportiert wurden, werden keine Rei-sen angezeigt.

2 Um die abgeschlossenen Reisen einzusehen, klicken Sie im Feld Status auf den Dropdown-Pfeil und wählen den Eintrag Abgeschlossen aus.

3 Als Ergebnis werden alle abgeschlossenen Geschäftsreisen der Mitarbeiter zur Firma Weber und Partner Motorboote GmbH für den Monat Mai 2016 angezeigt.

Bild 7.66 Erfas-sung

242

7 Datenexport

In der Spalte Storniert ist bei allen Reisen Nein voreingestellt.

Sollten fehlerhafte Daten oder Hinweise zu einer Geschäftsreise vorliegen, werden diese im Bereich Hinweis- und Fehlerprotokoll angezeigt.

4 Beenden Sie anschließend das Fenster Reise - Erfassung, indem Sie auf das Symbol Schließen klicken.

Bild 7.67 Auswahl abgeschlossene Reisen

Bild 7.68 Abge-schlossene Reisen

243

8 Spezialfälle

In diesem Kapitel erfahren Sie, ...

wie Sie mehrtägige Dienstreisen erfassen,

wie ein Hotelrechnungsbeleg zu einer Geschäftsreise erfasst wird,

welche Besonderheiten bei Flugreisen zu beachten sind,

wie Reisen über die Schnellerfassung angelegt werden,

wie eine Reise storniert wird.

288

8 Spezialfälle

Aufgabe 3Sichern Sie im Programm DATEV Reisekosten classic den Mandanten Firma Weber und Partner Motorboote GmbH und öffnen Sie anschließend den Man-danten im Programm DATEV Reisekosten classic wieder.

8.4 Schnellerfassung Reisekosten

Nachdem im Programm DATEV Reisekosten classic einige Reisen angelegt wurden, besteht darüber hinaus die Möglichkeit, über eine Schnellerfassung Reisen zu einem Mitarbeiter einfach und schnell zu erfassen. Damit können die wichtigsten Angaben zu den Reisetagen bequem angelegt und individuell geändert werden.

AusgangssituationHerr Thomas Lange - zweiter Geschäftsführer Firma Weber und Partner Motorboote GmbH - und Herr Peter Rohwein besuchen vom 27.06. - 28.06.2016 den Hauptmo-torenlieferanten ÖMB in Bregenz Österreich.

Herr Lange benutzt zur Dienstreise einen Firmenwagen und nimmt Herrn Rohwein mit.

Sie übernachten in Bregenz im Hotel Mossner, jeweils 1 Einzelzimmer / Über-nachtung mit Frühstück zu einem Gesamtpreis von 170,00 EUR.

Herr Lange bezahlt die beiden Zimmer bei Abreise mit Firmenkreditkarte.

289

Schnellerfassung Reisekosten

Reisedaten erfassen

Um die Geschäftsreise von Herrn Lange über die Schnellerfassung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1 Wählen Sie den Menüpunkt Reise Schnellerfassung oder klicken Sie im geöff-neten Ordner Reise doppelt auf den Eintrag Schnellerfassung oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Schnellerfassung .

Zunächst werden alle offenen Reisen der Mitarbeiter in Tabellenform angezeigt. Über die Kästchen mit dem Plus-Symbol links von der ersten Spalte (z.B. PersNr. 1 Weber, Yvonne) können Details zu den einzelnen Reisen eingesehen werden.

Tipp: Sollen alle Reisen angezeigt werden, so wählen Sie im Feld Status die An-zeige Alle Reisen aus.

Unterhalb der Liste kann nun eine neue Reise über die Schnellerfassung ange-legt werden, ohne dass zunächst Grunddaten erfasst werden müssen. Hierzu wird aus der letzten Zeile automatisch eine Kopie bzw. ein Vorschlag zur Schnell-erfassung einer Reise erstellt (hier: 400 Hensley, Susan 17.06.2016…). Dieser kann anschließend für die neue Reise entsprechend abgeändert werden.

2 Klicken Sie in der letzten Zeile der Tabelle auf die Personalnummer 400 und ge-ben Sie die Nummer 5 - für die Personalnummer von Herrn Lange - ein.

Im Feld Mitarbeiter wird nun der Name Lange, Thomas angezeigt (Bild 8.46).

Hinweis: Wenn Sie die Mitarbeiternummer eines Mitarbeiters nicht wissen, dann können Sie den Mitarbeiter über das Auswahlfeld Mitarbeiter oder mit einem Klick auf den angezeigten Namen (hier: Lange, Thomas) suchen.

Bild 8.45 Liste der off enen Reisen

290

8 Spezialfälle

Mit Drücken der Tabulator-Taste oder der Enter-Taste gelangen Sie jeweils zur nächsten Spalte und können die weiteren Grunddaten zur Geschäftsreise ein-geben. Mit der Tastenkombination Umschalt-Taste und Tabulator-Taste gelangen Sie zurück zum Feld links.

3 Drücken Sie die Tabulator-Taste und geben Sie in der Spalte Reisebeginn den 27.06.2016 ein. Geben Sie nacheinander die Daten wie im Bild unten ein.

In der Spalte Status/Reiseland muss bei einer Neuanlage das Reiseland ange-geben werden. Standardmäßig ist hier Deutschland voreingestellt. Bei bereits erfassten Reisen erscheint in dieser Spalte der Status der Reise.

4 Wählen Sie im Feld Status/Reiseland das Land Österreich aus und drücken Sie erneut die Tabulator-Taste.

Im Feld Status/Reiseland erscheint der Status Freigegeben und die beiden Reise-tage 27.06. und 28.06.2016 werden als Spalten angezeigt. In den Zeilen Pauscha-le wird das Reiseland Österreich und in den Zeilen Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten die hinterlegte Reiserichtlinie gesetzlich angezeigt. Über die Pfeilschaltflächen können ggf. Änderungen vorgenommen werden.

Bild 8.46 Neue Reise: Pers.Nr. eingeben

Bild 8.47 Reise-daten

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Schnellerfassung Reisekosten

Zur AusgangssituationHerr Thomas Lange - zweiter Geschäftsführer Firma Weber und Partner Motorboote GmbH - und Herr Peter Rohwein besuchen vom 27.06. - 28.06.2016 den Hauptmo-torenlieferanten ÖMB in Bregenz Österreich.

Herr Lange benutzt zur Dienstreise einen Firmenwagen und nimmt Herrn Rohwein mit.

Im nächsten Schritt sind Reisemittel, Adressdaten zur Route und ggf. Km-Angaben anzugeben.

5 Klicken Sie in der Spalte des ersten Reisetages, dem 27.06.2016 im Feld KM auf das Symbol Adressen , erfassen Sie - wie nachfolgend dargestellt- Start- und Zieladresse und speichern Sie die Eingaben.

Bild 8.48 Reisetage bearbeiten

Bild 8.49 Reise-mittel, Adressen und Km

292

8 Spezialfälle

Im Feld Adresse / Route wird mit nun Klick in das Feld Start- und Zieladresse angezeigt.

6 Wählen Sie im Feld Reisemittel den Eintrag Dienstwagen aus.

Im Feld KM können nun informativ die gefahrenen KM eingetragen werden, laut Routenplaner 572 km.

Herr Lange nimmt Herrn Rohwein im Dienstwagen mit. Mitfahrende sind im Pro-gramm mit aufzuführen und anzugeben.

7 Um den Mitfahrer zu erfassen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Datum 27.06.2016. Damit öffnet sich das bekannte Fenster Reisetag.

8 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitfahrer und geben Sie die KM an.

Reisetag öffnen

Bild 8.50 Reisemit-tel und km

Bild 8.51 Reisetag