Holger Wöltje

Die Zeit im Griff

www.zeit-im-griff.de

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01:30

Los !

Denksport für Fortgeschrittene

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Prioritätenmanagement

• Jeder von uns hat jeden Tag genau 24 Stunden Zeit

• Entscheiden Sie, wie Sie sie nutzen

• Wer nicht plant, wird verplant

„The main thingis

to keep the main thingthe main thing!“

Zig Ziglar

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Manchmal muss man Prioritäten setzen!

• Prioritäten setzen: selbstverständlich,meist unbewusst und unsystematisch

• Setzen Sie bewusst eindeutige, schriftliche Prioritäten!

• Vorteile:

– Sie arbeiten nur an wichtigsten & notwendigen Aufgaben

– Auf diese volle Konzentration = höhere Qualität wo es zählt

– Mehr Gelassenheit und weniger negativer Stress

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Das Eisenhower-Diagramm

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Oberstes Gebot: Schriftlichkeit!

• Alles systematisch ablegen

• Nichts geht verloren

• In einem vernünftigen System ablegen, dem man traut (sonst denkt man immer wieder dran, wenn man gerade was anderes tut)

• Kopf bleibt frei für kreatives / volle Konzentration

• Die relative Wichtigkeit der Aufgaben regelmäßig überprüfen, Wochen- und Tagesplan erstellen

• Konsequent danach handeln

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Unterschied Termin / Aufgabe

• Termin: Wann genau? festes Zeitfenster, genau dann

• Aufgabe: Was? (und wie wichtig) frei wählbare Erledigungszeit (bis zum Fälligkeitsdatum, falls vorhanden)

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Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

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Was zählt? Aufgaben mit hoher Hebelwirkung

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Woher die Zeit für B-Aufgaben nehmen?

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Sagen Sie „Ja!“ zu B-Aufgaben!

• Sie haben jeden Tag genau 1440 Minuten

• Teilen Sie sich die Zeit ein: Nur durch konsequentes, diszipliniertes „Nein!“ zu C und D gewinnen Sie die Zeit für B

• Zeitmanagement ist Selbstdisziplin

• Ein klarer, schriftlicher Plan hilft Ihnen dabei

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Das Pareto-Prinzip

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Der Weg zum Wesentlichen

• Vilfredo Pareto: 20% der Ursachen bedingen 80% der Wirkungen

• Für den langfristigen Erfolg

– wichtige B-Aufgaben identifizieren

– auch OHNE baldige Fälligkeit erledigen, um besonders weit vorwärts zu kommen

• Dazu: Termine mit sich selber setzen und diese diszipliniert einhalten

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Wochenplanung

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Das Kieselprinzip

• Die dicksten Brocken zuerst – dann passen sie noch

• Die Wochenplanung liefert genug Spielraum dafür

• Jede Tag ca. 1 Stunde für eine B-Aufgabe

• Für Fortgeschrittene:

– 7 Tage, 7 Lebenshüte (/-rollen)

– Jede Woche eine B-Aufgabe pro Lebenshut

• ca. 1x 30 min. für Wochenplanung & -Rückschau

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Blockbildung

• Ständige Unterbrechungen rauben Zeit

• Kleinigkeiten & ähnliche Tätigkeiten zusammenfassen

• Am Stück Mails / Anruflisten bearbeiten geht schneller, einfacher und konzentrierter von der Hand

• Tagesroutine gibt Sicherheit, hilft bei Selbstdisziplin weil sie schnell zur Gewohnheit wird

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Tagesplanung

• Jeden Tag ca. 5-10 Minuten (anfangs 20), die sich lohnen

• Gerüst aus dem Wochenplan vervollständigen

• Prioritäten überprüfen & anpassen

• Zeitlimits setzen, Längen schätzen

• Auf dem Teppich bleiben – 60:40

• Leistungs- und Störkurven berücksichtigen

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Leistungs- und Störkurve

• „Stille Stunden“ für A- und B-Aufgaben einrichten

• Aufgaben zu Blöcken bündeln

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

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Was ist die 25.000-$-Methode???

• Die wichtigsten Dinge für morgen aufschreiben

• Durchnummerieren: Reihenfolge nach Bedeutung (Wichtigkeit bzw. „Hebelwirkung“) bilden

• Am nächsten Tag mit Nr. 1 beginnen, bis fertig

• Dann Prioritäten kurz überprüfen und Nr. 2…

• Am Ende des Tages das Wesentliche geschafft

• Dieses Vorgehen zur Gewohnheit machen!

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Bleiben Sie dran!

• Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan

• Starten Sie sofort

• Suchen Sie sich einen Sparrings-Partner zur gegenseitigen Kontrolle und Motivation

… wenn nicht jetzt, wann dann???

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Nehmen Sie sich Zeit für sich!

Hier kommt noch eine nette Abschlussfolie