Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag · Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Übung:...
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Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag
Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs
„Familie in der Hochschule“
Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag
Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Anleitung für Trainer/innen
Ziele
• Zeitplan visualisieren
• Vertiefung der Methoden des Zeitmanagements
• Erarbeitung konkreter Handlungsschritte
Modulbeschreibung
Vorbereitung: Excel-Tabelle "Zeittorte": 7-Tage-
Zeitdokumentation durchführen
1. Schritt: Wunsch-Zeittorte erstellen
2. Schritt: Vergleich der 7-Tage-Zeitdokumentation mit der
Wunsch-Zeittorte
3. Schritt: Power-Point-Präsentation zum Zeitmanagement
Technische Hinweise
Teilnehmer/innen
3-16 Personen
Zeitdauer:
ca. 60 Minuten
plus 1 Woche Vorbereitung für Teilnehmer/innen
Materialien:
Excel-Datei für Teilnehmende "Zeittorte", Arbeitsblatt für Teilneh-
mende "Wunsch-Zeittorte", PowerPoint Präsentation "Zeitmanage-
ment im Wissenschaftsalltag", Beamer, Farbstifte
Ablauf
Vorbereitung
Als Vorbereitung auf den Workshop/das Coaching erhalten die Teil-
nehmer/innen die Aufgabe eine 7-Tage-Zeitdokumentation zu er-
stellen (vgl. Exceltabelle "Zeittorte"). D.h. der Alltag jedes/r Teil-
nehmers/in soll über sieben (idealerweise aufeinanderfolgende) Wo-
chentage zeitlich dokumentiert werden Dabei sollen die Teilneh-
menden neben jeder Tätigkeit, die benötigte Zeitdauer und auch die
Aufgabenkategorie (z.B. Arbeit, Familie, Freizeit, etc.) notieren. Es
empfiehlt sich den Teilnehmenden die Excel-Datei mindestens 1
Woche vor dem Workshop/Coaching auszuhändigen, da diese so
begleitend für jeden Wochentag ausgefüllt werden kann.
WICHTIG: Für den Workshop/das Coaching ist es wichtig, das die
Teilnehmenden das Ergebnisblatt der Excel-Datei ausgedruckt zur
Veranstaltung mitbringen.
1. Wunsch-Zeittorte
Leiten Sie Ihre Teilnehmer/innen dazu an, ihre persönliche Wunsch-
zeitverteilung zu erstellen (vgl. Arbeitsblatt "Wunsch-Zeittorte").
Jede/r Teilnehmer/in soll dabei seine/ihre ideale Zeitverteilung für
einen Tag oder eine Woche bestimmen. Das Ziel ist es zu erkennen,
wofür Ihre Teilnehmer/innen gerne mehr Zeit einplanen würden,
wofür weniger und welche Tätigkeiten sie als absolute Zeitfresser
komplett streichen wollen würden.
Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag
Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Anleitung für Trainer/innen
2. Vergleich der Wunsch-Zeittorte mit der 7-Tage-Zeitdoku-
mentation
Ihre Teilnehmer/innen sollen nun ihre tatsächliche Zeitverteilung aus
der 7-Tage-Zeitdokumentation mit dem Wunsch-Zeitdiagramm ver-
gleichen. Das Ziel besteht zunächst darin, Ihre Teilnehmenden er-
kennen zu lassen, in welchem Umfang sich gewünschte und tatsäch-
liche Zeitverteilung voneinander unterscheiden.
3. PowerPoint-Präsentation
Mithilfe der PowerPoint-Präsentation "Zeitmanagement im Wissen-
schaftsalltag" können Sie Ihren Teilnehmer/innen abschließend Me-
thoden an die Hand geben, um gefundene Unterschiede in der ge-
wünschten und tatsächlichen Zeitverteilung zu minimieren und ei-
nen optimales Zeitmanagement zu erkennen, zu erarbeiten und an-
zuwenden.
Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Arbeitsblatt für Teilnehmende
Übung: Zeittorte
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Arbeitsblatt: Wunsch-Zeittorte
Im folgenden Diagramm haben Sie die Möglichkeit Ihre Wunsch-Zeittorte zu erstellen. Jedes Tor-
tenstück entspricht einer Zeitstunde. Wählen Sie für jeden Ihrer Aufgabenbereiche eine andere Far-
be und markieren Sie die Anzahl an Zeiteinheiten, die sie für die entsprechende Aufgabe aufwenden
möchten. Dazu gehört es (leider) auch, Zeiträume zur Erledigung unliebsamen Aufgaben einzupla-
nen. Es soll also nachfolgend eine Zeittorte entstehen, die zwar alle Aufgabenbereiche abdeckt,
aber nach Ihren Vorstellungen und unabhängig von äußeren Faktoren.
Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende
Übung: Zeittorte
Eingabe
1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.
2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .
Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸
Auswertung
1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.
2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.
Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.
3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.
Für den Workshop
Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".
Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5
Projekt A 1
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3
Projekt A 5
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4
Sportschau 3
24,00
Kategorie (Alle)
Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15
Samstag
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
8
2
31
4
5
1
Montag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Dienstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Mittwoch Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Donnerstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Freitag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
1
34
3
5
Samstag Schlafen
Pause/Mittag
Seminare
Absprache Projekt 2
Familie
Projekt A
8
54
4
3
SonntagSchlafen
Familie
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
56
10
6
18
20
28
44
43
15
Woche
Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, Absprache Studis
Familie
Absprache Projekt 2
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
Projekt A
❶
❷
❻
Im Auftrag der Universität Konstanz:
❸
❹ ❺
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende
Übung: Zeittorte
Eingabe
1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.
2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .
Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸
Auswertung
1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.
2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.
Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.
3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.
Für den Workshop
Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".
Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5
Projekt A 1
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3
Projekt A 5
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4
Sportschau 3
24,00
Kategorie (Alle)
Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15
Samstag
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
8
2
31
4
5
1
Montag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Dienstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Mittwoch Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Donnerstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Freitag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
1
34
3
5
Samstag Schlafen
Pause/Mittag
Seminare
Absprache Projekt 2
Familie
Projekt A
8
54
4
3
SonntagSchlafen
Familie
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
56
10
6
18
20
28
44
43
15
Woche
Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, Absprache Studis
Familie
Absprache Projekt 2
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
Projekt A
❶
❷
❻
Im Auftrag der Universität Konstanz:
❸
❹ ❺
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende
Übung: Zeittorte
Eingabe
1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.
2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .
Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸
Auswertung
1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.
2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.
Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.
3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.
Für den Workshop
Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".
Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5
Projekt A 1
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4
Projekt A 2
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3
Projekt A 5
24,00
Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie
8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4
Sportschau 3
24,00
Kategorie (Alle)
Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15
Samstag
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
8
2
31
4
5
1
Montag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Dienstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
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2
Mittwoch Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
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Donnerstag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
213
4
4
2
Freitag Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, AbspracheStudis
Familie
Projekt A
8
1
34
3
5
Samstag Schlafen
Pause/Mittag
Seminare
Absprache Projekt 2
Familie
Projekt A
8
54
4
3
SonntagSchlafen
Familie
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
56
10
6
18
20
28
44
43
15
Woche
Schlafen
Hin-/Rückweg Uni
Pause/Mittag
Seminare
Sprechzeit, Absprache Studis
Familie
Absprache Projekt 2
Vorbereiten Projekt 2
Vorbereitung Weiterbildung
Sportschau
Projekt A
❶
❷
❻
Im Auftrag der Universität Konstanz:
❸
❹ ❺
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Zeitmanagement
im Wissenschaftsalltag
Im Auftrag der Universität Konstanz:
1. Lebensrollen erkennen und Ziele definieren
2. Prioritäten setzen
3. Richtig Delegieren
4. Erfolgreich planen
5. Vorsätze einhalten
Im Auftrag der Universität Konstanz:
1. Lebensrollen erkennen und Ziele definieren
• welche Lebensrollen nehmen Sie wahr?
an der Universität Privat
� Dozent � Elternteil
� Forschung � Partner/in
Freizeit ...
�Vereinsmitglied
� Hobby
Im Auftrag der Universität Konstanz:
• welche Ziele wollen Sie erreichen:
... als Dozent
... als Elternteil
... als Vereinsmitglied
... in der Freizeit
... in der Forschung
...
• Unterscheiden Sie zwischen
� kurzfristigen Zielen (in einem Jahr)
� mittelfristigen Zielen (in drei bis fünf Jahren)
� langfristigen Zielen (Visionen)
Im Auftrag der Universität Konstanz:
2. Prioritäten setzen
• Welche Ziele wollen Sie erreichen?
� Sie können nicht alle Ideen und Ziele gleichzeitig verwirklichen.
• Kriterien:
� Lohnt es sich überhaupt diese Aufgabe/Idee zu verwirklichen?
�Welcher Aufwand lohnt sich für die Umsetzung?
�Wie viel Zeit dürfen Sie dafür verwenden? (Kosten-Nutzen-Relation)
�Wichtige Aufgaben brauchen viel Zeit, unwichtige Aufgaben dürfen nicht viel Zeit kosten.
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Pareto-Prinzip
• Zeit wird meist von unwichtigen
Aufgaben vereinnahmt
• wichtigen Aufgaben wird häufig zu
wenig Zeit reserviert
80%
der
Zeit
20% der
Ergebnisse
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Was soll Zeitmanagement bewirken?
70% der
Zeit
70% der
Ergebnisse
Bedeutenden Aufgaben
wird die meiste Zeit
eingeräumt.
Im Auftrag der Universität Konstanz:
B A
D C
Wic
hti
gke
itW
ich
tig
keit
we
nig
er
wic
hti
gw
en
ige
r w
ich
tig
wic
hti
gw
ich
tig
weniger dringendweniger dringend dringenddringend
DringlichkeitDringlichkeit
Eisenhower-Methode
A-Aufgaben:
sehr wichtige Aufgaben
sofort erledigen
B-Aufgaben:
wichtige Aufgaben
terminieren
C-Aufgaben:
notwendige Aufgaben
delegieren
D-Aufgaben:
unnötige Aufgaben
nein sagen
Im Auftrag der Universität Konstanz:
3. Richtig delegieren
1) Erfassen Sie die Aufgabe genau
• Ziel bzw. erwünschtes Ergebnis
• Qualitative Anforderungen
• Termine (Teilaufgaben, Zwischentermine, Endtermin)
2) Wählen Sie die Mitarbeiter/in sorgfältig aus
• Erfüllt er/sie die Anforderungen des Projekts?
• Verfügt er/sie über ausreichend zeitliche Kapazitäten?
3) weihen Sie die Mitarbeiter/in umfassend ein
• Vereinbaren Sie Abstimmungstreffen und Zwischenziele
• Formulieren Sie die Anforderungen genau
• Stecken Sie Kompetenzen und Ermessensspielräume exakt ab
Im Auftrag der Universität Konstanz:
4) Begleiten Sie aufmerksam
• So können Sie Fehler schneller korrigieren und das Projekt in die richtige Richtung
lenken
• Sie merken frühzeitig wann Ihr/e Mitarbeiter/in Unterstützung brauchen
5) Halten Sie sich an Vereinbarungen
• Steuern Sie nur in den Bereichen die durch die vereinbarten Ziele und
Anforderungen genau definiert sind
• Tolerieren Sie den Ermessenspielraum ihrer Mitarbeiter/innen (z.B. individuelle Art
der Aufgabenerledigung)
Im Auftrag der Universität Konstanz:
4. Erfolgreich planen (ALPEN Prinzip)
Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren
• unerledigte Aufgaben
• feste Termine (Vorlesungen, Seminare)
• Routinearbeit (Telefonate, Gespräche mit Studenten/innen)
• sonstige Aufgaben
Länge der Aufgabenerledigung einschätzen
• Notieren Sie die Gesamtdauer jeder Aufgabe (beachten Sie Vor- und Nachbereitung)
Pufferzeit reservieren
• Rechnen Sie mit unerwarteten Störungen oder nicht planbaren Aufgaben (Tür-und-Angel-
Gespräch mit Studenten/innen, Nachfragen bei einem Seminar,...)
• Planen Sie 60% Arbeitszeit und 40% Puffer ein
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Entscheiden über Prioritäten und Delegieren
• Verplanen Sie nicht mehr als 60% Ihrer Arbeitszeit
� Beginnen Sie mit festen Terminen
� Platzieren Sie danach die A-Aufgaben, anschließend B und C-Aufgaben
� Haben Sie die 60% erreicht, müssen sie verschieben oder delegieren
• Beachten Sie in Ihrer Planung Ihre individuelle Tagesleistungskurve
�A-Aufgaben fordern Ihre gesamte Konzentration: legen Sie diese in Ihr Leistungshoch (bei den
meisten Menschen am Vormittag)
� Legen Sie B und C-Aufgaben in Ihre Tiefphase (z.B. Nachmittagstief nach zwei Seminaren)
Nachkontrolle
• Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages ob Sie alle Aufgaben erledigen konnten
� ist meine Planung aufgegangen?
� welche Punkte sind unerwartet offen geblieben? Wo liegen die Ursachen?
Im Auftrag der Universität Konstanz:
5. Vorsätze einhalten
• Reservieren Sie stille Stunden
� für die Durchführung von A-Aufgaben
� lassen Sie sich in Ihrer Konzentration nicht durch unnötige Aufgaben stören
� brauchen Sie andauernd stille Zeiten, nutzen Sie zu wenig Delegationsmöglichkeiten
• Nein sagen!
�Seien Sie sich der Bedeutung Ihrer A-Aufgaben stets bewusst (und der Folgen wenn
Sie jene vernachlässigen)
�Delegieren
�Verweisen an andere Experten/innen
�Termine vereinbaren
Im Auftrag der Universität Konstanz:
Quellen:
- Seiwert, Lothar (2011), Das neue 1x1 des Zeitmanagement, 10. Aufl., GU,
München
- Simon, Walter (2000), Ziele managen, GABAL, Offenbach