Zeitmanagement - DIETMAR SCHMIDT INFODESK · Peter Wagener SGMI „Zeitmanagement“ Zeit… lässt...

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Peter Wagener SGMI „Zeitmanagement“ Zeitmanagement 15.04.2016 – 16.04.2016

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Zeitmanagement

15.04.2016 – 16.04.2016

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Zeit…

lässt sich nicht kaufen

lässt sich nicht speichern

lässt sich nicht vermehren

lässt sich nicht übertragen

vergeht

Was bedeutet Zeit ?

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Zeitmanagement ist …

Zeitmanagement braucht …

Was ist Zeitmanagement ?

… keine Arbeitstechnik

… kein Trick gegen Überlastung

… Arbeitsorganisation

… bewusste Gestaltung der Zeit

… Selbstverantwortung / ~ disziplin

… Zielorientierung

… Verbindlichkeit / Schriftlichkeit

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

… man sitzt im Zug !

Was ist das Ziel des Zeitmanagements ?

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren

Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug

B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen

Geplantes Handeln

C) Aufgaben priorisieren

Bewertung der Einzelaufgaben

Kernelemente des Zeitmanagements

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren

Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug

B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen

Geplantes Handeln

C) Aufgaben priorisieren

Bewertung der Einzelaufgaben

Kernelemente des Zeitmanagements

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

I. Zeitdiebe

Bewusstsein schaffen für konkrete Einflüsse

II. Zeitfallen

strukturelle und organisatorische Hindernisse

Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Änderungsmöglichkeit

Ein

flu

ss

Zeitdiebe – Clusterung möglicher Einzeleinflüssee

xte

rnin

tern

Besucher/innen

Telefon

unklare Zielsetzung

keine Übersicht

schlechte Tagesplanung

keine Prioritäten

nicht nein sagen können

Papierkram & Lesen

keine MotivationUnorganisiertheit

keine Selbstdisziplin

lange Besprechungen

keine oder schlechte Kommunikation

Aufschieberitis

Perfektionismus

schlechte Vorbereitung

Wartezeiten

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Zeitfallen – strukturelle und organisatorische Hindernisse

Grundsätzliche Zeitverluste aus organisatorischen bzw. strukturellen

Gründen

sinnvolles Ablage- und Wiedervorlagesystem

individuelle Checkliste

realistische Zeiteinschätzung

kontinuierliche Bearbeitung

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Sägeblatt Effekt

Zeitfallen – kontinuierliche Bearbeitung

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Häufige Einzelunterbrechungen der Aufgabenbearbeitung

führen zu erhöhtem Aufwand

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Unterbrechungen vermeiden

Konzentrationsphasen planen

Zeitfallen – kontinuierliche Bearbeitung

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Zielsetzung sind kontinuierliche Bearbeitungsphasen ohne

Einzelunterbrechungen

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren

Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug

B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen

Geplantes Handeln

C) Aufgaben priorisieren

Bewertung der Einzelaufgaben

Kernelemente des Zeitmanagements

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen

Verschiedene Ansätze zur persönlichen Struktur

Beispiel: „ALPEN“

A

L

P

E

N

Aufgaben und Termine festhalten- Erledigungstermine festlegen

Länge beurteilen- Realistische Einschätzung

Pufferzeit einkalkulieren- u.a. für Unvorhergesehenes

Entscheidung treffen- SE-Technik

Nachkontrolle- Verbindlichkeit

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren

Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug

B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen

Geplantes Handeln

C) Aufgaben priorisieren

Bewertung der Einzelaufgaben

Kernelemente des Zeitmanagements

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Prioritäten setzen nach …

Zeit

Was als Erstes?

Was später?

Intensität

Was mit voller Kraft?

Was mit halber Kraft?

Dringlichkeit

Was unbedingt?

Was kann ich lassen?

Aufgaben priorisieren - Grundsatz

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

Aufgaben priorisieren - Clustermatrix

Dringlichkeit

Wic

hti

gkeit

Prio B

- Aufgabe terminieren

- Frage: Warum jetzt?

Prio A

- Aufgabe erledigen

- Frage: nicht fragen, machen

Prio C

- Aufgabe deligieren,

minimieren

- Frage: Warum ich ?

Prio P

- Aufgabe „Papierkorb“

- Frage: Warum überhaupt ?

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Peter Wagener

SGMI „Zeitmanagement“

…sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein …

Und wenn ihr zu Hause seid …

„… ohne Zeitmanagement“ „… mit Zeitmanagement“

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