Zeit- und Projektmanagement · RSA Animate - Drive_ The surprising truth about what motivates us....
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Zeit- undProjektmanagement
WS2017/18HochschulePforzheim
Zeit- undProjektmanagement
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presentation by Projektmanagement
zumir:
Name: FrankSauerBetriebswirt
Herkunft: Mainz
Beruf: Business&Process Consultant
Trainer&CoachfürProjektmanagement
Schwerpunkt: IT,Marketing,E-CommerceGeschäftsentwicklung
Pflicht: BerufundFamilie
Kür: Freunde,Feuerwehr,Fitness
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WasistZeitmanagement?
> UnterZeitmanagementverstehtmanmehrereVorgehensweisen,diedabeihelfensollen,anstehendeAufgabenundTermineinnerhalbdeszurVerfügungstehendenZeitraumsabzuarbeiten.(Quelle:Wikipedia)
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WasistZeitmanagement?
> UnterZeitmanagementverstehtmanmehrereVorgehensweisen,diedabeihelfensollen,anstehendeAufgabenundTermineinnerhalbdeszurVerfügungstehendenZeitraumsabzuarbeiten. (Quelle:Wikipedia)
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BegriffederZeit
> Zeit:- DieZeitbeschreibtdieAbfolgevonEreignissen,hatalsoimGegensatzzuanderenphysikalischen
Größeneineeindeutige,unumkehrbareRichtung.- AuseinerphilosophischenPerspektivebeschreibtdieZeitdasFortschreitenderGegenwartvon
derVergangenheitkommendzurZukunfthinführend.- NachderRelativitätstheoriebildetdieZeitmitdemRaumeinevierdimensionaleRaumzeit,inder
dieZeitdieRolleeinerDimensioneinnimmt.- DiePsychologieuntersuchtdieZeitwahrnehmungunddasZeitgefühl.- InderTechnikbildetZeitdieGrundlagebeiallenbewegtenKörpern(Dynamik,Entwicklung)
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BegriffederZeit
> Zeitraum:- MesspunkteinderVergangenheit,GegenwartundZukunftdieineinendirektenZusammenhang
gebrachtwerden
> Zeitpunkt- EinMesspunktinderVergangenheit,GegenwartundZukunftderdefiniertist
Start-Zeitpunkt
Zeitraum
End-Zeitpunkt(Ziel)
Zeit
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WasistZeit,wasistManagement?
> Zeit:- FortschreitenderGegenwartindieZukunft,
§ vonderVergangenheitkommend- Nichtumkehrbar
> Management:- OrganisationvonAufgabenundAbläufen
AlsoistZeitmanagementdasOrganisierenderAufgabenundAbläufewährenddesFortschreitensvonderGegenwartindieZukunft.
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OptimalZieleerreichen
Start
Umsetzung
Ziel
Zeitmanagement:bessereNutzungderverfügbarenZeit
Projektmanagement:Planen,SteuernundKontrollierenvonProjekten
Zeitraum
Planen,Steuern
Kontrollieren,Lenken
Aufwand
Qualität
Z i e l
DasisteinZiel
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WasistProjektmanagment?
> OGC/APMGDefinition:Projektmanagment istdiePlanung,Delegierung,ÜberwachungundSteuerungallerAspekteeinesProjektes.DazugehörendieMotivationderBeteiligten,dieProjektzielezuerreichen,undzwarinnerhalbdererwartetenLeistungszielefürZeit,Kosten,Qualität,Umfang,NutzenundRisiken.
> PMIDefinition:ProjektmanagementistdieAnwendungvonWissen,Fertigkeiten,WerkzeugenundMethodenaufProjektvorgänge,umdieProjektanforderungenzuerfüllen.
> DIN-Norm(DIN69901-5:2009-01):„GesamtheitvonFührungsaufgaben,-organisation,-technikenund-mittelnfürdieInitiierung,Definition,Planung,SteuerungunddenAbschlussvonProjekten“.
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WasistProjektmanagment?
> OGC/APMGDefinition:Projektmanagment istdiePlanung,Delegierung,ÜberwachungundSteuerungallerAspekteeinesProjektes.DazugehörendieMotivationderBeteiligten,dieProjektzielezuerreichen,undzwarinnerhalbdererwartetenLeistungszielefürZeit,Kosten,Qualität,Umfang,NutzenundRisiken.
> PMIDefinition:ProjektmanagementistdieAnwendung vonWissen,Fertigkeiten,WerkzeugenundMethodenaufProjektvorgänge,umdieProjektanforderungenzuerfüllen.
> DIN-Norm(DIN69901-5:2009-01):„GesamtheitvonFührungsaufgaben,-organisation,-technikenund-mitteln fürdieInitiierung,Definition,Planung,SteuerungunddenAbschlussvonProjekten“.
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WasisteinProjekt,wasistManagement?
> Projekt- füreinenbefristetenZeitraum- geschaffeneOrganisation- mitdemZweck,einodermehrereProdukte- inÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.
> Management:- OrganisationvonAufgabenundAbläufen
AlsoistProjektmanagementdasOrganisierenderAufgabenundAbläufeumProdukteineinemZeitraummitHilfeeinerOrganisationinÜbereinstimmungmiteinemBusinessCasezuschaffen.
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WaszeichneteinProjektaus?
> EinProjektisteinefüreinenbefristetenZeitraumgeschaffeneOrganisation,diemitdemZweckeingerichtetwurde,einodermehrereProdukteinÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.
Projekt Veränderung
befristetbereichs-
übergreifend
einzigartig
Risiko
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Exkurs:WasisteinBusinessCase?
> ZweckdesBusinessCase(BC)istdieEinrichtunggeeigneterMechanismenfürdieBeurteilung,obeinProjekt- wünschenswert- lohnend- realisierbaristundobaufdieserGrundlageüber(weitere)Investitionenentschiedenwerdenkann.
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WasisteinProjekt?
> einzigartig> bereichsübergreifend> befristet
> Risiko- ergibtsichausdenKenntnissenvorProjektbeginn- ergibtsichausErkenntnissenwährendderProjektphase
§ WozuführteinRisiko?
> BewertungvonRisikenführtzuVeränderung- imTagesgeschäft- inderStrategie- …
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Exkurs:Veränderungsmanagement
Quelle:econnect consulting GmbH
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AufgabendesProjektmanagement
> planen,definieren,> delegieren,> überwachenund> steuernderAspektedesProjektes
> MotivationderBeteiligten
> ProjektzieleinnerhalbdererwartetenLeistungsziele- Zeit,- Kosten,- Qualität,- Umfang,- NutzenundRisikenzuerreichen
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UmsetzenvonProjektmanagement
> Planung- InitiiereneinesProjektes
§ Idee§ Kosten§ Nutzen
- VorbereiteneinesProjektes§ ErmittelnderStakeholder§ ErstellenderProjektleitdokumentation
– Projektplan– BusinessCase– Phasenplan– Managementmethodenfestlegen(z.B.Risikomanagement)
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UmsetzenvonProjektmanagement
> Delegieren- DefinitionvonRollenundVerantwortlichkeiten- AuswahlqualifizierterPersonen- ZusammenstellendesProjektmanagementteams
- BriefingderProjektmanagementteammitglieder(Kick-Off)§ DetaillierteAnforderungenzurErreichungdesProjektzielesfürjedeMitgliedkommunizieren
- Kommunikationsmanagementdefinierenundkommunizieren§ WersollunddarfwieanderKommunikationbeteiligtwerden§ E-MailVerteileretc.
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UmsetzenvonProjektmanagement
> Überwachung- gibteseinengutenPlanistdasleicht- gibteskeinenodereinenschlechtenPlanwirdesschwieriger
§ zurÜberwachungdesGesamtprojektesdientderProjektplan deralleInformationenzuPhasen,RessourcenundPuffernenthält
§ derPhasenplan definiertalsTeildesProjektplansfürdasProjektteamdetailliertwelcheErgebnissezurErreichungdesPhasenzielsnotwendigsind
§ Anhandeiner„OffenePunkteListe“hatderProjektmanagereinenÜberblickwoKlärungsbedarfentstehtoderwelcheToleranzeneingesetztwerden.DerPMentscheidetaufBasisdieserListewiedieeinzelnenPunkteweiterbehandeltbzw.eskaliertwerden.– no issue – no case
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UmsetzenvonProjektmanagement
> Steuerung- eineSteuerungistdannerforderlich,
§ wenndasProduktnichtinnerhalbT/K/Qfertigwird- Ursachen
§ z.B.dieIdentifizierungeinesRisikos§ einepersonelleVeränderungo.ä.sein
- Steuerungkannerfolgendurch§ ÄnderungdesRessourceneinsatzoder§ durchEskalationandenAuftraggeber(Toleranzenerschöpft)
- EineSteuerungkannEinflussauf§ Kosten§ Zeit§ Qualität§ Umfanghaben
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UmsetzenvonProjektmanagement
> MotivationderBeteiligten- dieBeteiligtensind
§ AuftraggeberundNutzer§ Projektmanagementteam§ Qualitätssicherung§ weitereinterneundexterneStakeholder
- MotivationkannhauptsächlichdurchdieKommunikationsstrategiebeeinflusstwerden
- istvonderFührungsqualitätdesProjektmanagementsabhängig– „OhneMampf keinKampf“
SteveBallmerthe microsoft CEO!
RSAAnimate - Drive_Thesurprising truth about what motivates us
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UmsetzenvonProjektmanagement
> ErfolgreichesErreichenderProjektzieleerfordert
- DefinitionderAnforderungenundZielevorProjektbeginn(Requirements Engeneering)
- ErkennenvonRisiken,
- Kommunikation zwischendenBeteiligten
- MaßnahmenzurÜberwachungundSteuerung
- ausreichendErfahrungmitdemUmganginProjekten
- imFallederAusnahme,dasManagement verfügbarundentscheidungsfähigist
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FAKTORENZURPROJEKTORGANISATION
Projektmanagement
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ErfolgsfaktorenimProjektmanagement
> FachlicheQualifikationdesPM> SozialeFähigkeitendesPM> Krisen-Managementfähigkeiten> Kommunikation> EinhaltungdesZeitrahmens(Zeitmanagement)> Budgeteinhaltung(Kostenmanagement)> ProjektmanagementProzesseeinhalten,DokumentationvonArbeitenund
Ergebnissen(Qualitätsmanagement)> MessbareZiele
Projektmanagement
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ErfolgsfaktorenimProjektmanagement
> AufgabenderTeammitglieder- SpezialwissenaufeinemFachgebiet- QualifikationzurAbstimmungmitanderenFachgebieten- HoheLeistungsfähigkeit- HoheMotivation- SozialeKompetenz
> AufgabendesAuftraggebers(Projektsponsor)- UnterstützungdesProjektesausderUnternehmensführung- KontaktpersonKunde/ProjektmanagementTeam- größtesInteresse/NutzenamProjekt
Projektmanagement
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DasWichtigste:DerProjektauftrag
> ProblemederZielbildungbeiProjektbeginn- DieSchwierigkeit,eindeutigeProjektzielezuBeginndesProjektszuformulieren,bestehtvor
allemdarin,dassderAuftraggeberoftselbstnureinesehrvageVorstellungvondenProjektergebnissenhat.§ "WirmöchtendieDurchlaufzeitenverkürzen."§ "DieKundenbindungsollverbessertwerden."§ "DieDatenbankistzuaktualisieren."
- BeidiesenFormulierungenhandeltessichumWünsche,AbsichtserklärungenundguteVorsätze,abernochnichtumAnforderungenodermessbareProjektzielen!
Projektmanagement
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Beispiel:MessbarkeitvonProjektzielen> Beispiel1:
- DieAnforderung"niedrigeBetriebskosten"wirdalsZielmessbargemachtimMaßstab"BetragXEuro".
> Beispiel2:- DieAnforderung"erweiterungsfähigeLösung"wirdalsZielmessbargemachtmitderFormulierung
"kompatibelzudenSystemenX,YundZ".
> Eskannsinnvollsein,einen"Zielkorridor"festzulegen(z.B.:"SteigerungderProduktivitätum5- 8%").
> Zielformulierung sollenkeineVergleiche (z.B.:"schnellerals...")enthaltenundimmerpositivsein.
> Projektzielesind lösungsneutral zudefinieren
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Projektauftrag
Projektmanagement
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S Zielemüssenspezifisch,eindeutigundpositivbeschriebensein
M dieZielerreichungsolltemessbar sein
A fürdasProjektteamsollteesattraktiv sein,dasProjektzielzuerreichen
R dasZielmussaufrealistischerWeiseerreichbarsein
T dasZielmussterminiert sein
ZielkriterienSMART
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StrukturderProjektorganisation
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Unternehmens- oderProgrammmanagement
LenkungsausschussAuftraggeber BenutzervertreterLieferantenvertreter
Unternehmens-,Benutzer- und
LieferantensicherungÄnderungsausschuss
Projektmanager
Teammanager
Teammitglieder
Projektm
anagem
entstruktur
Projektm
anagem
entte
am
Projektunterstützung
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WelcheRollenehmeichein?
> AlsAuftraggebertrageichdieVerantwortung
> AlsProjektmanageristdasProjektmir
> AlsTeammanagermussichdieAufträgeerfüllenundeinProduktliefern
> InderProjektsicherungmussichdafürsorgetragen,dassderPMseinProjektunterKontrollehat
> InderQualitätssicherungtrageichsorgedafür,dassdieProdukteinderRichtigenArtundGütegeliefertwerdenunddasEndproduktdenAnforderungenentspricht
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Projekt-manager
Linien-manage-ment Kosten-
manage-ment
Zeit-manage-ment
Qualität
Kommu-nikation
Status-überwa-chung
Report-ing
Änder-ungen
Überwa-chung
Anforderungen
Planung
Team
Strategie
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ToolfürdasProjektmanagement
Projektmanagement
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ToolszurBewältigungderAufgabenJedesProjektistandersunderfordertunterschiedlicheorganisatorischeMittel,z.B.:
> Mind-Map> Projektplanungssoftware> Outlook(Kalender,Aufgaben,E-Mail)> To-DoListehandschriftlich> etc.
VieleProjektekönnenmiteinemBasiswissenundmitdenüblichenArbeitstoolsbeherrschtwerden.
Wichtigist,denÜberblickzubehalten!
Projektmanagement
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Mind Map
> vorstellen
Projektmanagement
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Projektsoftware
> MSProjekt,Rillsoft
Projektmanagement
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Outlook
> vorstellenKalender,Aufgaben,E-MailAblage
Projektmanagement
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To-DoListe
> handschriftlicheListe> ExcelTabelle> OutlookAufgaben
> wieauchimmerespersönlichgefällt
Projektmanagement
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etc.
> Projektsteuerungüberz.B.MS-SharePoint> Portallösungen
Projektmanagement
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WoranscheiternProjekte?
MenschoderProzess?
Projektmanagement
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WoranscheiternProjekte?
Zeit- undProjektmanagement
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StudievonGPMundPAConsulting
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WoranscheiternProjekte?
Zeit- undProjektmanagement
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StudievonGPMundPAConsulting
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Erfolgsfaktorenvs.Scheiterungsgründe
Zeit- undProjektmanagement
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StudievonGPMundPAConsulting2008
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Erfolgsfaktorenvs.Scheiterungsgründe
Zeit- undProjektmanagement
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StudievonGPMundPAConsulting2008
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WaranscheiternProjekte?
IT-ProjektescheiternmiteinerWahrscheinlichkeitvon20%.BeigroßenProjektenvon10.000function-pointsodermehrsteigtdieWahrscheinlichkeitsogarauf40%.NichteinmaleinDrittelallerIT-ProjektehältZeitplanundBudgeteinundliefertdieerwarteteFunktionalitätundQualität.(Quelle:StandishGroup.CHAOSReport,2004).
Projektmanagement
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WaranscheiternProjekte?
IT-Projektez.B.scheiternfastnieanderIT.SicherlichistneueTechnologieeinRisiko,abereines,dassichbeherrschenundminimierenlässt.DiewahrenRisikenunddieentsprechendenFrühindikatorenliegenalleindenbeidenBereichenMensch undProzess.Undeinmalmehrzeigtsich,dasseinerfolgreicherProjektmanagerinersterLiniezweiDingebeherrschenmuss:
FÜHRUNG undKOMMUNIKATION.
Projektmanagement
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IndikatorenFaktorMensch
> FehlendeUnterstützungdurchdasTop-Management
> SchwacheProjektmanager
> Stakeholder nichtausreichendeingebunden
> ProjektteamnichtausreichendmitdemProjektidentifiziert
> FehlendesWissenoderfehlendeFertigkeitenderTeammitglieder
> FachexpertennichtausreichendfürdasProjektverfügbar
Projektmanagement
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IndikatorenFaktorProzess
> AnforderungenundErfolgskriteriennichtfestgelegt
> KeinProzesszumManagementvonÄnderungendesUmfangs
> NichteffektiverUmgangmitTerminplanung
> FehlendeKommunikationzwischenStakeholdern
> WichtigeRessourcenwerdenfürhöher-priorisierteProjektenabgezogen
> KeinBusiness-CasefürdasProjekt
Projektmanagement
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IAGConsulting_Reasons ProjectsFail_2
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Zusammenfassung
> Projektescheiternweil
- Anforderungennichtnichtklardefiniertsind
- Zielenichtmessbarsind
- ProjektmanagerkeineausreichendenErfahrungenhaben
- MangelndeUnterstützungdesManagementsvorliegt
- ...WasistihnennochinErinnerunggeblieben?...
Projektmanagement
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Trigger- Map
Projektmanagement
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Trigger- Map
Projektmanagement
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Projektsteuerung
DerBusinessCase
Projektmanagement
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BusinessCase
LiefertInformationenobeinProjekt:- wünschenswert- lohnend- realisierbarist- undobesdaswährenddemProjektverlaufauchbleibt.
Projektmanagement
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BusinessCase> Inhalt:
- ZweckundZiel- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung
DerInhaltdesBusinessCasemussjedesmalfürdasProjektindividuellgestaltetwerden.ManchePunktesindzuviel,anderemüssenhinzugefügtwerden.
Projektmanagement
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BusinessCase
> DerBusinessCasewirdinjederPhasedesProjektesüberarbeitet,permanentgepflegtundbewertet
> DerBusinessCaseistdieGrundlagefürdieBerichterstattungandenLenkungsausschussunddieProjektbewertung
> EristGrundlagefürdasGoor No-Go
Projektmanagement
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BusinessCase> ErstellenSieinzweiGruppeneinenBusinessCasefüreinBenefizKonzertbeidemzwei
Bandsspielen,RäumlichkeitvonderStadtundSponsorenvorhandensind.- Zeit:30Minuten
- ZweckundZiel- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung
Projektmanagement
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Projektsteuerung
ImTeam
Projektmanagement
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Projektsteuerung
> WirdeinProjekt„gemeinsam“gesteuert,heißtdas,derEinzelnemussnichtsmachenwenndieAnderenauchnichtsmachen.
> DahergibtesnureinenProjektmanager(Projektleiter)dereinProjektsteuert.
Projektmanagement
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Trigger- Map Hauptfragen
Projektmanagement
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WasbraucheichumdasProjektzubeginnen?
WaswirdandenProjekt-managerdelegiert
WieverteiltderPM
Arbeitspakete?
WiemanagetderPMdas
TagesgeschäftdesProjektes?
WienimmtderTeammanager
Arbeitspaktete anundwieerstelltereinTeamplan?
WiewerdendieProdukteerstelltundwiewirddieQualitätgeprüft?
WiewerdendieProduktedemTeammanagerübergeben?
WiebekommtderPMfertigeArbeitspakete?
WieprüftderPMdenFortschrittbei
denArbeitspaketen?
WiemanagetderPMdie
offenenPunkteundRisiken?
WieautorisiertderLenkungsausschuss
PhasenundAusnahmen?
WieübergibtderPM
StatusberichteundPläne?
WelcheInformationenmussderPManalysieren?
WieerstelltderPM
StatusberichteundPläne?
WiekannderLenkungsausschussdasProjektnormal
beenden?WiekommuniziertderPMformalmit
demLenkungsausschuss
?
WiekommuniziertderPMinformell
mitdemLenkungsausschuss
?
Wiemanagetder
LenkungsausschussdenPM?
WiekannderLenkungsausschuss
dasProjektvorzeitigbeenden?
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Trigger- Map
Projektmanagement
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Projekt-mandat
VorbereiteneinesProjektes
Initiierungfreigeben
InitiiereneinesProjektes
Projektfreigeben
PhasenundAusnahmeplan
freigeben
VorzeitigenAbschlussvorbereiten
Arbeitspaketefreigeben
StatuseinesArbeitspaketes
prüfen
abgeschlossenesArbeitspaketes
entgegennehmen
Phasenstatusprüfen
offenePunkteundRisikenerfassenundanalysieren
Korrektur-maßnahmeneinleiten
Projektstatusberichten
offenePunkteundRisikeneskalieren
planmäßigenAbschlussvorbereiten
Projektab-schluss
freigeben
Ad-HocAnweisungen
geben
Ad-HocAnweisungen
geben
Projektab-schluss
freigeben
VorzeitigenAbschlussvorbereiten
Arbeitspaketannehmen
Arbeitspaketausführen
Arbeitspaketabliefern
Ausnahmeplanerstellen
nächstePhaseplanen
Projektplanaktualisieren
BusinessCaseaktualisieren
Phasenab-schlussbericht
Phasen- oderAusnahmeplan
freigeben
Teammanager
Projektmanager
Lenkungsausschuss
Projektmanager
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Projektsteuerung
Risikomanagement
Projektmanagement
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Risikomanagement
> EineRisikomanagement-Strategiebeschreibtdiespezifischen,anzuwendendenRisikomanagement-TechnikenunddieStandardssowiedieVerantwortungfürdasErzieleneineseffektivenRisikomanagement-Verfahrens.
> DieRisikomanagement-Strategie ist abhängig von:Projektplan,BusinessCase,denUnternehmensvorgaben für Risikomanagement,derStrategie
> DieRisikomanagement-Strategie ist ankein Formatgebunden,sie kann ein Dokument sein,ein TeilderProjektinitierungsdokumente,ein Projektmanagement Tool,etc.
> Diefolgenden Kriterien sollten dabei beachtet werden:
- Verantwortlichkeiten müssen klar definiert undvonKunden undLieferanten desProduktes verstanden sein
- DasProzedere desRisikomanagement-Prozesses ist klar dokumentiert undvonallen Beteiligten verstanden
- Skalierung,erwartete Werte undDefinitionen sind klar undeindeutig
- Diegewählte Skalierung ist für daserwartetet Controllinggeeignet
- DieErwartungen andasRisiko-Reportingsind vollständig dokumentiert
Projektmanagement
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Projektsteuerung
OffenePunkteListe
Projektmanagement
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OffenePunkteListe
Projektmanagement
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Issue ID IssueType(RFC,OS,P)
DateRaised RaisedBy IssueReportAuthor Description Priority Severity Status Dateoflastupdate
ClosureDate
1234567891011121314151617
DerProjektmanagerbeurteilttäglichdieEinträgeindieoffenePunkteListeundentscheidet,welcheweiterenMaßnahmendarausgetroffenwerdenmüssen.
SindkeineEinträgeinderoffenenPunkteListe,wirdderProjektmanagerkeineweiterenSchritteeinleitenumStörungenzubeheben.DerPMkannebenfallsEinträgeindieoffenePunkteListevornehmen,dieseistjedemTeammitgliedzugänglich.
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OffenePunkteListe
Projektmanagement
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Projektsteuerung
Statusberichte
Projektmanagement
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Statusberichte
Projektmanagement
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> FürdenAuftraggeberinFormeinesregelmäßigen,komprimiertenReportings
> FürdieTeammitglieder,evtl.inZahlenoderGrafiken– kannzurMotivationgenutztwerden
> FürdieQSundfürdieProjektunterstützung
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Projektsteuerung
Ressourcen
Projektmanagement
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Ressourcen> „Ressourcen“kannvielerleibedeuten:Budget,Rohstoffe,Energie,Umwelt,Mitarbeiter,
Produktivkräfteusw.
> Ressourceneinsatz- erfordertdetaillierteVorausplanungdernächstenPhasen- erfordertweitreichendeKommunikation
§ mitdenTeammitgliedern§ mitdenStakeholdern§ derenVorgesetzten
- erforderteinengenauenZeitplanfürdieEinsatzzeiten§ Leerlaufzeitenkosten§ ÜberbuchteZeitengibtesnicht
- ProjektManagementOffice(PMO)
Projektmanagement
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Ressourcen
> PersonalimProjekt- Teammitglieder- Lenkungsausschuss- AbstimmungmitLinen- undProjektgeschäft- ErforderteineumfassendeKommunikation
- ProjektManagementOffice(PMO)
Projektmanagement
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Ressourcen
> Logistik/Organisation- Räumlichkeiten- Meetings- Infrastruktur- etc.
- ProjektManagementOffice(PMO)
Projektmanagement
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Ressourcen
> Produktion- Maschinenkapazitäten- Montagekapazitäten- Materialbeschaffung
- ProjektManagementOffice(PMO)
Projektmanagement
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Ressourcen
> Extern- Kunde- Lieferant- Behörden- Transportmittel
- ProjektManagementOffice(PMO)
Projektmanagement
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Ressourcen> Beispiel/Aufgabe:
- VerfügbareRessourcen§ 1Einkäufer§ 2Konstrukteure§ 8Maschinenführerim2Schichtbetrieb§ 4Facharbeiter§ 3Fräsmaschinen§ 2Schweißmaschinen§ 3Montageplätze§ Lageristgutgefüllt,einigeZukaufteilewerdenbenötigt
- Auftragerfordert§ 12StundenKonstruktion§ BeschaffungvonZukaufteilennachKatalog§ 56Maschinenstunden
– davon48StundenFräs- undBohrarbeiten– 8StundenSchweißarbeiten
§ 22StundenMontage
- AuftragistineinemZeitraumvon3Wochenauszuliefern
- EsgibtnocheineweitereAnfragemitgleichemVolumenundTermin,kanndiesernochangenommenwerden?
Projektmanagement
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presentation by
Ressourcen
ErfolgsfaktorRessourcenplanung
Projektmanagement
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presentation by
Projektmanagement
Zertifizierungen
Projektmanagement
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ProjektmanagementOrganisationen
> Diedreibekanntestensind:- dasamerikanischeProjectManagementInstitute (PMI)mitderPMP-Zertifizierung- dasbritischeOfficeofGovernment Commerce (OGC)mitderPrince2-Zertifizierung- dieInternationalProjectManagementAssociation (IPMA)mitderIPMA-Zertifizierung
> WesentlicherUnterschiedistdieRolledesProjektmanagersunddieAnpassbarkeitderMethode
Projektmanagement
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ProjektmanagementOrganisationen> Zertifizierungsstufen:
- PMI§ CertifiedAssociateinProjectManagement(CAPM)§ ProjectManagementProfessional(PMP)§ Program ManagementProfessional(PgMP)
- OGC/APMG§ PRINCE2– Foundation§ PRINCE2– Practitioner§ PRINCE2– Professional
- IPMA/GPM§ IPMALevelD,Projektmanagement-Fachmann§ IPMALevelC,“CertifiedProjectmanager”§ IPMALevelB,“CertifiedSeniorProjectmanager”§ IPMALevelA,"CertifiedProjectsDirector“
Projektmanagement
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Projektmanagement
WS2017/18HochschulePforzheim– Tag2
Projektmanagement
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Musterprojekt
> IBSAnlagenbau– SpannvorrichtungimProduktionsprozesseinerAbgasanlage- Konstruktion- Fertigung- Montage- Abnahme
Projektmanagement
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WasisteinProjekt?
> EinProjektisteinefüreinenbefristetenZeitraumgeschaffeneOrganisation,diemitdemZweckeingerichtetwurde,einodermehrereProdukteinÜbereinstimmungmiteinemvereinbartenBusinessCasezuliefern.
Projektmanagement
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Projekt Veränderung
befristetbereichs-
übergreifend
einzigartig
Risiko
presentation by
AufgabendesProjektmanagement> Planung,Definition,> Delegierung,> Überwachungund> SteuerungdesProjektes
> MotivationderBeteiligten
> ProjektzieleinnerhalbdererwartetenLeistungsziele- Zeit,- Kosten,- Qualität,- Umfang,- Nutzenund- Risikenzuerreichen
Projektmanagement
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Projektauftrag
Projektmanagement
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S Zielemüssenspezifisch,eindeutigundpositivbeschriebensein
M dieZielerreichungsolltemessbar sein
A fürdasProjektteamsollteesattraktiv sein,dasProjektzielzuerreichen
R dasZielmussaufrealistischerWeiseerreichbarsein
T dasZielmussterminiert sein
ZielkriterienSMART
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Mindesanforderung anProjektdefinition
> Projektmandat/Projektanforderung
> Nutzen
> Umfang
> Zeit
> Kosten
Projektmanagement
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BusinessCase> Inhalt:
- Zweck- HinweisefürdieZielerreichung- GründefürdasProjekt- OptionenundEmpfehlungen- ErwarteterNutzen- ErwarteteNachteile- Zeitskala– späterausProjektplan- Kosten- StatusdesInvestments(ROI,CashFlow,etc.)- Hauptrisiken- Risikobewertung
DerInhaltdesBusinessCasemussjedesmalfürdasProjektindividuellgestaltetwerden.ManchePunktesindzuviel,anderemüssenhinzugefügtwerden.
Projektmanagement
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Gruppenarbeit
> PlanenSieeinSemesterAbschlussfest- Rahmenbedingungen
§ ZuschussderHochschule2.000,- Euro§ RäumlichkeiteninPforzheim§ ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule§ EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesolltenteilnehmen(Rahmenprogramm)
- ErstellenSiedieProjektleitdokumentation§ EntwurfBC§ FinalerBC§ Projektplan§ Ressourcenplan/Phasenplan§ Teamaufträge§ Kosten
Projektmanagement
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presentation by
Strukturierung> Lenkungsausschussbilden> Projektleitung/Projektmanagerernennen> ProjektplanundBusinesscase erstellen> AusschüssefürverschiedeneAufgabenbilden,z.B.
- Organisation- Catering- PR/Kommunikation- Finanzen
> Erfahrungswerteeinholenundberücksichtigen> DetaillierteBeschreibungderAufgabenderAusschüsseerstellen> RollendefinierenundPersonenfürderenBesetzungauswählen> Stakeholder ermitteln> Kommunikationsstrategiefestlegen> Kick-OffVeranstaltung> Planungüberwachenundsteuern> Produktliefern/Veranstaltungdurchführen> Reviewdurchführen> Erfahrungendokumentieren
Projektmanagement
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Projektauftrag
> BusinessCase- Ziel/Begründung/Zweckformulieren(SMART)- ErwarteteErfolge- NutzenfürdenInvestor- NutzenfürdasUmfeld- Zeitscala- BenötigteRessourcen- Kosten- Investitionsbegründung- RisikenundFolgen,möglicheAlternativen
Projektmanagement
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presentation by
ProjektplanGruppenarbeit
Sammlung Ideen
Initiierung
Projekt planen,Projektplan,
ZeitplanundBCerstellen
Projektplanung
Projektvorstellen
Präsentation
Zeit- undProjektmanagement
89
10:00 10:30– 14:00 14:00– 14:30
presentation by Projektmanagement
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> BusinessCase– Ziel/Begründung/Zweckformulieren(SMART)– ErwarteteErfolge– NutzenfürdenInvestor– NutzenfürdasUmfeld– Zeitscala– BenötigteRessourcen– Kosten– Investitionsbegründung– RisikenundFolgen,möglicheAlternativen
• Strukturierung- Lenkungsausschussbilden- Projektleitung/Projektmanagerernennen- ProjektplanundBusinesscase erstellen- AusschüssefürverschiedeneAufgabenbilden,z.B.
- Organisation- Catering- PR/Kommunikation- Finanzen
- Erfahrungswerteeinholenundberücksichtigen- DetaillierteBeschreibungderAufgabenderAusschüsse
erstellen- RollendefinierenundPersonenfürderenBesetzung
auswählen- Stakeholderermitteln- Kommunikationsstrategiefestlegen- Kick-OffVeranstaltung- Planungüberwachenundsteuern- Produktliefern/Veranstaltungdurchführen- Reviewdurchführen- Erfahrungendokumentieren
• Rahmenbedingungen- ZuschussderHochschule2.000,- Euro- RäumlichkeiteninPforzheim- ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule- EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesollten
teilnehmen(Rahmenprogramm)
- InfoveranstaltungvonStudentenfürStudenten- Erfahrungenweitergeben
- PräsentationderStudiengänge/Semester- Spass undguteLaunesollenimVordergrundstehen- PassendesNiveau
presentation by
Gruppenarbeit
> PlanenSieeinSemesterAbschlussfest- Rahmenbedingungen
§ ZuschussderHochschule2.000,- Euro§ RäumlichkeiteninPforzheim§ ZielgruppesindalleMBStudentenderHochschule§ EhrengästeauslokalerPolitikundderHochschulesolltenteilnehmen(Rahmenprogramm)
- Konkretisierung§ InfoveranstaltungvonStudentenfürStudenten
– Erfahrungenweitergeben
§ PräsentationderStudiengänge/Semester§ Spass undguteLaunesollenimVordergrundstehen§ PassendesNiveau
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Zeitmanagement
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ArbeitenmitTerminen,AufgabenundMeilensteinen
Zeitmanagementin3Minutenerklar̈t
https://www.youtube.com/watch?v=15gjCkgrb0I
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> DasTelefonklingelt,zehnMinutenbevordasMeetinganfängt.DabeiwarendieletztenMinutendochdafürgedacht,diePräsentationzuerstellen.EingestresstesTelefonatundeinemisslungenePräsentationfolgen.
> "Weramlautestenschreit,bekommtalserstesunsereAufmerksamkeit.WerzweiMailsschreibt,eineSMSunddannnochanruft,kannsichsichersein:dasGegenüberfühltsichdermaßenunterDruckgesetzt,dassesraschhandelnwird,auchwenndazugeradeeigentlichgarkeineZeitist.
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OptimalZieleerreichen
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Start
Umsetzung
Ziel
Zeitmanagement:bessereNutzungderverfügbarenZeit
Projektmanagement:Planen,SteuernundKontrollierenvonProjekten
Zeitraum
Planen,Steuern
Kontrollieren,Lenken
Aufwand
Qualität
Z i e l
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> DasEisenhowerPrinzip- Wegschmeißen(x)- SofortErledigen(!)- Deligieren (D)- Terminieren(?)
> https://www.youtube.com/watch?v=Viuzz66n5xY> https://www.youtube.com/watch?v=CoXeqTKfEuY
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> DasEisenhowerPrinzip
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Terminieren(?)
Wegschmeißen(x)
SofortErledigen(!)
Deligieren (D)
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> EineinfachesMittel,dieArbeitzustrukturieren,sindTo-Do-Listen> SiebenMinutenzuBeginneinesArbeitstagesreichtenfürdieTagesplanungaus> AuchmangelndeoderschlechteKommunikationisteineUrsachefürZeitmangel> DefiniereZeiten,indendunichterreichbarseinwirstundkommunizierediese
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WorkLifeBalance
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WorkLifeBalance
> 50-50-AufteilungvonBerufundPrivatemistfastnichtmöglich> PrivateAktivitätenalsTermineanlegen> Smartphoneausschalten> AufdiewichtigenDingekonzentrieren> Sport,umdenKopffreizubekommen> ZeitmanagementindenGriffbekommen> Einfachmal„Nein“sagen> Zeitnurfürsichselbstfreischaufeln> Gründefinden,Feierabendzumachen
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> Tipps- morgensvor8:00UhrleseichkeineE-Mails- von7:45bis8:00UhrTo-DoListepflegen- E-Mailswerdennurvon8:00Uhrbis10:00Uhrundvon17:00bis
18:00Uhrgelesenundbearbeitet- Telefonerstab9:00Uhranschalten- Anfragenwerdennurbis15:00Uhrangenommen- PersönlicheTerminenurineinemZeitfenstervon15:00bis17:00Uhr- MeetingsnuramVormittag- …
> KommunizieredieseRegelnundsiewerdenschnelleingehalten,daauchanderesichdanachorganisierenwerden.
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Taktikmatrix
OlafHinz– coach-praxis.info
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> Aber:- nichtjederistempfänglichfürZeitmanagement,mancheMenschenkönnenineinersogeplanten
Umgebungnichtproduktivsein- einbisschengehtimmerwennmansichüberlastetfühlt- aucheinbisschenhilftsichbesserzuorganisieren
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Feedback-Runde
Bitteoffenundehrlich,nursokannichVerbesserungeneinbringen.
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http://www.sauer-enterprises.de
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VIELENDANK