Základní dokumenty
description
Transcript of Základní dokumenty
Nejčastější pochybení při administraci Monitorovacích zpráv se žádostí o platbu,
monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti
Ústí nad Labem, 25.9.2013
Bc. Miroslava Štefanová, Mgr. Alena Michálková
Základní dokumenty
• Příručka pro příjemce (dále jen PPP)
• Příručka pro příjemce Příloha č.1 Pravidla způsobilých výdajů
• Příručka pro příjemce Příloha č.14 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci IS Benefit 7
• Externí metodické pokyny(dále jen ExtMP)
Monitoring projektu Monitorovací hlášení (dále jen MH), monitorovací zprávy se
žádostí o platbu (dále jen MZ se ŽoP) a monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu (dále jen MZoU) jsou základním zdrojem dat pro věcné, finanční a procedurální monitorování v průběhu realizace projektu.
Předkládání MH, MZ se ŽoP a MZoU:
webová aplikace IS BENEFIT7 a v listinné podobě Územnímu odboru realizace programu osobně nebo poštou v řádném termínu.
Varovná hlášení:
Příjemce je o termínu předkládání informován e-mailem, který je automaticky rozesílán ze systému Monit7+ 20 pracovních dní před termínem předložení.
Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců
• Nedostatečný popis realizace za sledované období
• Chyby v dosažené hodnotě indikátorů
• Popisy výběrových řízení, stavy výběrových řízení, nesoulad mezi popisy výběrových řízení v monitorovacím hlášení a skutečností , názvy výběrových řízení v MH se liší s názvy skutečně vyhlášených výběrových řízení, chybí popis všech výběrových řízení včetně všech uzavřených dodatků
Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců
• Chyby ve finančním plánu, chyby v záložce prioritní téma – částka ke Smlouvě/dodatku někdy není aktualizována dle dodatku.
• Fotodokumentace je nedostatečně doložena (třeba dvě černobílá foto, ze kterých není patrno, kde vůbec vznikla)
• Nedoloženy originály ani ověřené kopie zápisů z kontrolních dnů
Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců
Chyby v objednávkách doložených s Monitorovacím hlášením či zprávou
1. Oslovení méně než tří dodavatelů
2. Na objednávce chybí místo a doba plnění
3. Na objednávce chybí závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel – umožnění zaměstnancům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR atd.
Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců
• Popis realizace projektu za sledované období
- není vyplněn popis realizace
- popsaná realizace není v souladu s doloženými přílohami
• Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období
- přehled není kompletní
• Změny v projektu
- přehled není kompletní nebo je uvedeno chybné datum nahlášení
na ŘO
• Indikátory
- chybně vyplněná dosažená hodnota indikátoru
Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců
• Výběrová řízení
- chybně vyplněný stav výběrového řízení
- nejsou doplněny dodatky ke smlouvě
- je chybně vyplněná cena
- nesouhlasí vyplněná data zahájení/ukončení výběrového řízení
• Rovné příležitosti
- uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v
přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumenace, zápisy)
Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců
• Publicita
- uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v
přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumentace, zápisy)
• Rozpočet etap
- přesouvání financí mezi etapami/položkami bez včas nahlášené
změny
- při přesouvání financí do další etapy přesunout nejen položku bez
DPH, ale i k ní příslušné DPH, které je v jiné položce
Žádost o platbu a časté chyby příjemců
• Částky na žádosti o platbu neodpovídají částkám v rozpočtu
nebo na soupisce účetních dokladů
• Žádost o platbu není finálně uložená v IS BENEFIT 7
• Chybné DUZP, chybné datum úhrady či zdanitelného plnění, chybné IČO dodavatele
• Neshoda výše výdajů mezi soupiskou účetních dokladů a žádostí o platbu
• Opomenutí přiložení elektronické verze soupisky k žádosti o platbu
Soupiska účetních dokladů a časté chyby příjemců
Účetní doklady a častá pochybení
• Účetní doklady neobsahují veškeré povinné náležitosti dle PPP, zejména podpisy příjemce i dodavatele na faktuře nebo akceptačním protokole
• Doklady nejsou označeny číslem projektu
• Předložené doklady musí odpovídat zápisům v soupisce účetních dokladů, případné dělení faktury do více etap nutno označit písmenem D
Ostatní dokumenty a častá pochybení
• Fotodokumentace nedostatečně doložena
• Plnění indikátorů vždy doložit např. partnerskými smlouvami, projektovou dokumentací, prezenčními listinami atd.
• Nezpůsobilé výdaje mají být placeny také ze zvláštního účtu projektu, stejně tak mají být zahrnuty v účetnictví na oddělenou analytiku projektu