Yönetim İlkeleri /2

*Yönetici Rolleri

*Örgütlemede Temel İlkeler

Prof. Dr. Haydar SUR

Yönetim Süreci

Yönetim – belirli bir amaç için birbiriyle bağı olmayan kaynakları bir araya getirip yönlendirme

İşlevler:PlanlamaÖrgütlemeKadrolamaYöneltmeKontrol

Örgütlerin Yönetimi

Örgüt – hedeflere ulaşmak için bir grup insanın düzenli ve işbirliği içinde birarada çalışması

Yönetim – hedeflere etkili ve verimli şekilde ulaşabilmek için bir örgütün kaynaklarını yöneltme faaliyeti

Yönetimle İlişkili Kavramlar

Otorite (Yetke) – yönetimin en üstten aşağılara doğru göçerilmesi & yöneticilerin diğerlerini yöneltme yetkisi & onların pozisyonlarıyla ilgili faaliyette bulunma

Sorumluluk – belirlenmiş bir faaliyetin yerine getirilmesi veya başka biri tarafından yerine getirildiğinin gözetlenmesi zorunluluğu

Yönetim Düzeyleri

Yönetici– insanlar veya diğer kaynaklardan sorumlu tutulan her kişi

Yönetim düzeyleri:Alt düzey –işçilere gözlemci-denetçilik yaparOrta düzey – bir örgütün politikalarının

uygulamaya geçirildiği faaliyetleri koordine eder

Üst düzey – Örgütü kontrol eder

Yönetim Düzeyleri

TKY Yönetim Düzeyleri

Genel & İşlevsel Yöneticiler

Genel yönetici – bir örgütsel birimde her türlü faaliyetten sorumlu

İşlevsel Yönetici – örgütsel faaliyetlerin yalnızca belirli bir tanesinden sorumlu

Mintzberg’in Yönetici Rolleri

Mintzberg’in Kişilerarası Rolleri

İlişkilere odaklanırKişilerarası roller:

Temsiliyet – yönetimi temsil etme (törenlerdeki sorumluluklar)

Liderlik – çalışanları motive edici ortam oluşturma sorumluluğu

İç-dış bağlantısı – örgütün içinden ve dışından insanlarla ilgilenme sorumluluğu

Mintzberg’in Bilişim Rolleri

İletişime odaklanırBilişim rolleri:

İzleme – daha etkili hale gelebilmek için bilgi toplama çabası

Yayma-dağıtma – astlarına gerekli bilgileri verme, iletme

Konuşma yapma – içerideki ve dışarıdaki kişilerle örgüt adına konuşma

Mintzberg’in Karar Rolleri

Birimin stratejisine odaklanır Karar Rolleri:

Girişimci – voluntary initiator of change. Karışıklık giderici – kontrolü altında kalan kısımda

karmaşayı çözer Kaynak ayırıcı– örgütün kaynakları kime nasıl

dağıtılacak - pay edilecek kararını verir Müzakereci – verenin de alanın da mutlu olduğu bir

noktayı buluncaya kadar karşılıklı ödünleşmeye katılır

Yönetim Becerileri

Beceri – performansa etkisi olacak bir yeteneğin kazanılıp geliştirilmesi

Katz’ın Yönetim Becerileri:Teknik – belirli bir faaliyeti analama ve

yapmada maharet İnsan – insanlarla çalışma ve onların

davranışlarını anlamaKavramsal – örgütü bir bütün olarak

görebilme yeteneği

Yönetim Düzeyleri & Becerileri

Yönetim İşlevleri

Yönetimin beş işlevi:PlanlamaÖrgütlemeKadrolamaYöneltmeKontrol etme

Örgütün alt birim ve sistemlerinin faaliyetlerini koordine etmede gerçekleştirilen işlevler

Planlama

Ne olması gerektiğini önceden belirlemePlanların hiyerarşisi:

Amaçlar(Goals) – örgütün yakalamak isteyip uğraş verdiği gelecekteki koşullar

Hedefler(Objectives) – bütün yönetsel planlamaya yön veren amaçlar

Politikalar (Policies) – faaliyet rotaları ve rehberleri

Talimat ve yöntemler (Procedures & methods) – uygulamanın adımlarını tanımlar

Planlama

Planlamanın boyutları(Tekrarlanma)

Kalıcı Planlar Tekrarlanan faaliyetlerin planlarıdırBirçok kez kullanılırÖrnek

PolitikalarTalimatlarYöntemlerKurallar

Kalıcı Planlar

Politika – üst düzey yönetim tarafından belirlenmiş örgütlü davranışların genel rehberi

Talimat – Faaliyetlerin zamansal sıralanışı

Yöntem – bir süreçte bir basamağın ayrıntılıları

Kural – faaliyetin “ne yapılmalı” ve “ne yapılmamalı”yı belirleyen net tanımı

Planlamanın boyutları(Tekrarlanma)

Tek kullanımlık planlar

ÖrneklerProgramlarProjelerBütçeler

Planlamanın boyutları(Zaman yelpazesi)

Kısa vadeli planlar 1 yıl veya daha az süreli

Uzun vadeli planlar1-5 yıllık periodu kapsar

Stratejik planlarKesintisiz ve sistematik süreçGelecekteki çıktılara odaklanır, nasıl

başarılacak, başarı nasıl ölçülecek

Planlamanın boyutları(Yönetim düzeyleri)

Örgütleme

Aşağıdaki süreçleri kapsar:Faaliyetleri gruplandırma İşlerin üstesinden gelmek için yetkiyi alt

düzeylere aktarma İlişkilerin koordine edilmesiKarar vermeye öncülük etme

Formal Örgütlenme – örgütleme çalışmasının çıktısı, genellikle örgüt şeması olarak ortaya çıkar

Yönetim alanı (etki alanı)

Bir yönetici tarafından izlenip yönetilebilecek çalışan sayısıdır

Uygun rakamı belirlemede dikkate alınacaklar: Örgütsel politikalar Kadroda bulunabilen uzman sayısı Çalışanların yetenek düzeyi Nesnel standartlar İşin doğası İşgücünün dağılımı

Yetki göçerme (delegasyon)

Yetki göçerme – İş aktiviteleri ve yetki açısından örgütteki biri kişiyi onaylama

Otorite üstten aşağıya doğru göçerilirGöçermenin etkili olabilmesi:

İyice belirlenmiş görevler açıkça tanımlı olarak göçerilmeli

Görev verilene onu yerine getirecek gücü de göçermeli

Sorumluluk yaratılmalı

Kadrolama

Örgütü amacına ulaştırmada en etkili olacak kişilerin seçimi, istihdamı, eğitimi ve geliştirilmesidir

Ağırlıklı olarak insan kaynakları departmanınca yapılır

Eğitim ve geliştirmeden alt düzey yöneticiler sorumludur

Kadrolamanın Basamakları

İnsan kaynağının planlanması Örgütün ihtiyaç duyduğu insan kaynağının

kesintisiz olarak karşılanmasını emniyete almak için yapılır

Seçim ve istihdam Adaylardan oluşan havuzun oluşturulması,

havuzdan kişilerin değerlendirilmesi ve seçimi Oryantasyon, eğitim ve geliştirme

Örgüte yenice katılanlara örgütün amacını, işleyişini,anlatma, kuralları öğretme ve işe ısındırma, giderek becerileri arttırma

Kadrolamanın Basamakları

Performans değerlemekişilerin performansının konulan iş

standartları ile karşılaştırılmasıKompansasyon

Bütün işleri göz önüne alarak ücretlerin ve diğer ikincil ödeme veya yararlandırmaların ayarlanması

Yöneltme

İşgörenlerin örgüt amacına ulaşmak için yönetilmesi

Kapsamı:Moral (içgücü)Çalışanların tatminiÜretkenlik İletişim

Kontrol

Planların uygulamaya konulduğunun kontrol edilmesi işlevidir

Kapsamı: gerçekleşen performansı ölçme ve iş standartları ve

istenilen performans ile karşılaştırma, istenilen çizgiden sapmalar (her zaman olur) kabul edilebilir düzeylerde mi onu kontrol etme

Kabul edilemez sapmalar için hemen düzeltme ve tedbir alma planları ortaya koyma

İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK)

Esaslar:Kararlar mümkün olan en alt hiyerarşik

düzeyde verilmeli İşin bütününden takımın tamamı sorumludurBir örgütü çalışanların teknik ve sosyal

potansiyeli geliştirir Örgütün kalitesi çalışanların kalitesiyle

belirlenmiş olur

Esaslar –devamı..Güvenlik ve çalışanların sağlığı çok

önemlidir İşin yerine getirilmesi için anında geribildirim

mekanizmaları şarttırSorunlar belirli kişilerden oluşan ekiplerle

çözümlenir, ama sorumluluk herkesindir

İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK)

Ortak kültür

Paylaşım: felsefedeğerlervarsayımlar inançlarUmutlar beklentiler tutumlarnormlar

Örgütü kaynaştırır

Kültür “check-list”ine uyum

Yazılı misyon olmalıMisyonu işgörenlere hatırlatmalıElini taşın altına koyan yönetimYöneticiler ve işgörenler arasında açık

iletişim desteklenmesiÜstün performansa ayrıcalıklı ödemeİşgörenlere işletmede hisse verme

İşin Dikey Bölümlenmesi

Otorite akışını göstermeKomuta zinciri – örgüt içinde kimin kime

bağlı çalışacağı açık çizgilerle gösterilirYetkinin göçerilmesi durumunda yetkiyi

kimin kime göçerdiği de açıkça tanımlanmalıEşitlik ilkesi – sorumluluk ve yetkinin

birbirine uyumlu olması

İşin Yatay Bölümlenmesi

Bütün departmanlar arasında düşünce ve deneyim paylaşımını destekler

Her departmanda hiyerarşik düzey sayısını en aza indirir

Örgütlemede bazı noktalar

Örgütün değişik faaliyet alanları varsa herbiri tanımlanmalı

Her faaliyet alanından sorumlu olan bir kişi belirlenmeli

Örgütte kullanılan kaynaklar ve yetkiler herkesi ilgilendirir

Otorite (yetke)

Formal otorite – kişinin örgütte işgal ettiği pozisyondan doğan otoritesi

Kabul edilen otorite – işgörenlerin kabul ettiği otorite derecesi

Yetenek otoritesi – kişinin yeteneğinin derecesine göre ortaya koyabildiği otorite

Bölümlere ayırma

Bazı mantık değerlendirmesi ile işleri belirli gruplar altında toplama

Bölümleri oluşturmada göz önüne alınanlar: İşlev Ürün Coğrafya Müşteri Süreç/donanım Zaman/vardiya

Örgüt şeması

Örgütün yapısının bir şekille gösterimiİşlevleri ve ilişkileri gösterirSpecifies the formal authority &

communication network of the organization.

Koordinasyon

Örgütün değişik bölümleri arasında işleri bağlantılandırma ve uyumlandırma faalitleri

Koordinasyon mekanizmaları:KomitelerBelirli faaliyet için sorumlu kişiler (task force)

Teşekkür….

Bu bölüm için kaynaklar:

1.2004 Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey 07458

2.Spears & Gregoire Foodservice Organizations, 5th edition