ym - Portal Tata Ruang dan...
Transcript of ym - Portal Tata Ruang dan...
0
ym
LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR : 061/7083/SJ
TANGGAL : 30 Desember 2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang
mengamanatkan bahwa penyelenggaraan penataan ruang dilaksanakan secara hierarkis
dan komplementaris, mulai dari tingkat nasional hingga tingkat daerah. Untuk
mewujudkan hal tersebut, maka koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas
pemangku kepentingan dalam penyelenggaraan penataan ruang menjadi sangat penting.
Mengingat pentingnya masalah koordinasi, maka terkait dengan upaya peningkatan
kualitas penyelenggaraan penataan ruang daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang
Daerah telah mengamanatkan pembentukan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah
(BKPRD).
BKPRD merupakan badan yang bersifat ad hoc, dibentuk untuk mendukung
pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di provinsi
dan kabupaten/kota. Badan ini mempunyai fungsi membantu pelaksanaan tugas
Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dengan kata
lain, keberadaan BKPRD sangat diperlukan untuk optimalisasi koordinasi
penyelenggaraan pemerintahan di bidang penataan ruang.
Namun demikian, dalam kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun sejak
dikeluarkannya Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 hingga saat ini, berdasarkan laporan
daerah dan evaluasi yang dilakukan oleh Kementerian Dalam Negeri, BKPRD masih
sering dihadapkan pada persoalan kurang efektif dan efisiennya hubungan kerja antar
organ BKPRD. Hal ini disebabkan antara lain belum adanya standar dan tata kerja baku
yang secara rinci mengatur hubungan kerja tersebut. Akibatnya mekanisme kerja BKPRD
kurang berjalan optimal, yang diindikasikan dengan kurang cepatnya penanganan
konflik/masalah dan proses pengambilan keputusan. Di samping itu, beberapa fungsi
keorganisasian BKPRD dinilai kurang berjalan dengan optimal, seperti fungsi
dokumentasi, fungsi informasi, serta fungsi perencanaan.
Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja BKPRD dan
untuk memenuhi tuntutan akan peran dan fungsinya yang lebih besar, daerah perlu
didorong untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD.
Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
disebutkan bahwa SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai
proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Untuk itulah Pedoman
Penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD ini disusun dengan harapan dapat dijadikan
sebagai panduan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD masing-
masing.
1.1 Tujuan dan Sasaran
1.2.1 Tujuan
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan
BKPRD ini ditujukan sebagai acuan bagi daerah dalam penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.
1.2.2 Sasaran
Sasaran dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Kesekretariatan BKPRD ini adalah:
a. Tersedianya panduan/acuan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan
BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan
b. Tersusunnya SOP Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota berupa
standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat
administratif dengan bentuk penuangan SOP berupa uraian dan diagram alur.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Kesekretariatan BKPRD ini meliputi pengaturan tata kerja BKPRD, khususnya terkait
dengan fungsi administrasi dan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan BKPRD serta
contoh penyusunan SOP.
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI BKPRD
Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi
Penataan Ruang Daerah. Susunan keanggotaan BKPRD Provinsi terdiri atas:
a. Penanggung jawab : Gubernur dan Wakil Gubernur;
b. Ketua : Sekretaris Daerah Provinsi;
c. Sekretaris : Kepala Bappeda Provinsi;
d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah.
Susunan keanggotaan BKPRD Kabupaten/Kota terdiri atas:
a. Penanggung jawab : Bupati dan Wakil Bupati/Walikota dan Wakil Walikota;
b. Ketua : Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota;
c. Sekretaris : Kepala Bappeda Kabupaten/Kota;
d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah.
Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, secara operasional BKPRD dibantu oleh:
a. Sekretariat BKPRD, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada
Sekretaris BKPRD.
b. Kelompok Kerja (Pokja), yang terdiri dari:
(1) Pokja Perencanaan Tata Ruang
Kelompok Kerja Perencanaan Tata Ruang diketuai oleh Kepala Bidang pada
Bappeda yang membidangi penataan ruang.
(2) Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang
Kelompok Kerja pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang diketuai oleh
Kepala Bidang atau Kepala Sub Dinas pada Dinas yang membidangi penataan
ruang.
Dalam pelaksanaan tugasnya, kedua kelompok kerja ini bertanggung jawab kepada
Ketua BKPRD.
c. Untuk menangani penyelesaian masalah-masalah yang bersifat khusus, BKPRD
dapat menggunakan tenaga ahli yang diperlukan, serta dapat membentuk tim teknis
sesuai dengan kebutuhan daerah.
Adapun struktur organisasi BKPRD dapat dilihat pada Gambar 1.
Keterangan: : Garis komando dan tanggung jawab
: Garis koordinasi
Pokja I : Pokja Perencanaan Tata Ruang
Pokja II : Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang
Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD
KETUA BKPRD
SEKRETARIS
PENANGGUNG JAWAB BKPRD
SEKRETARIAT
KETUA POKJA
I
WAKIL KETUA SEKRETARIS
POKJA
ANGGOTA
POKJA
ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA
KETUA POKJA
II
WAKIL KETUA SEKRETARIS
POKJA
ANGGOTA
POKJA
BAB III
TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD
Tata kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil
guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal, sedangkan kesekretariatan
adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Tata kerja
kesekretariatan BKPRD merupakan serangkaian petunjuk tertulis mengenai proses
penyelenggaraan tugas yang dilakukan oleh Sekretariat BKPRD.
Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi
Penataan Ruang Daerah disebutkan bahwa Sekretariat BKPRD secara umum
mempunyai tugas sebagai berikut:
a. menyiapkan bahan dalam rangka kelancaran tugas BKPRD;
b. menyusun jadwal dan agenda kerja BKPRD;
c. melakukan fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD;
d. mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD;
e. mengolah data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD;
f. menyiapkan dan mengembangkan informasi tata ruang;
g. menyiapkan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang; dan
h. menerima pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan terjadinya pelanggaran
dalam penyelenggaraan penataan ruang.
Terkait dengan pelaksanaan tugas sekretariat sebagaimana tersebut di atas,
terdapat norma dan/atau prosedur yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan tugas
tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien yaitu naskah dinas dan tata persuratan;
forum-forum pertemuan; penyusunan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang
daerah; dokumentasi dan informasi.
3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan
Pemahaman seluruh anggota sekretariat terhadap Naskah Dinas dan Tata
Persuratan sangat diperlukan untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas-tugas
sekretariat.
3.1.1. Naskah Dinas
Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam
rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Naskah dinas dalam lingkup BKPRD terdiri dari:
1. Surat masuk, surat keluar, dan surat internal BKPRD
a. Surat masuk: surat yang dikirimkan para pemangku kepentingan (stakeholder) di
luar struktur organisasi BKPRD kepada pihak-pihak yang termasuk dalam
struktur organisasi BKPRD, dengan perihal yang berkaitan dengan koordinasi
penataan ruang daerah.
b. Surat keluar: surat yang dikirimkan oleh pihak yang termasuk dalam struktur
organisasi BKPRD ke semua pihak diluar struktur organisasi BKPRD dengan
perihal yang berkaitan erat dengan koordinasi penataan ruang.
c. Surat internal/surat dinas: surat yang dikirimkan oleh pihak-pihak yang termasuk
dalam struktur organisasi BKPRD kepada salah satu atau semua pihak yang
termasuk dalam struktur organisasi BKPRD.
2. Laporan BKPRD
Laporan BKPRD merupakan rekaman/kompilasi hasil pelaksanaan penataan ruang
daerah, yang disampaikan secara periodik dan berjenjang, dari Bupati/Walikota
kepada Gubernur, dan dari Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri. Secara rinci
mengenai laporan BKPRD akan diuraikan pada subbab 3.5.
3.1.2. Tata Cara Persuratan
Tujuan dari pengaturan tata cara persuratan adalah untuk mewujudkan tertib
administrasi persuratan dalam lingkup BKPRD sesuai dengan kaidah administrasi
persuratan yang berlaku.
Surat yang ditanggapi dan dianggap perlu untuk dibahas dalam forum/rapat
BKPRD merupakan surat yang substansinya memiliki dampak yang penting dan strategis
terhadap pencapaian tujuan penataan ruang, serta memiliki dampak besar dan penting
bagi daerah. Dalam hal surat yang disampaikan sudah sesuai dengan tujuan penataan
ruang daerah dan sesuai dengan kewenangan dari anggota BKPRD, maka sesuai
dengan asas subsidiarity (pengambilan keputusan dilakukan pada tingkatan terendah),
anggota BKPRD dimaksud dapat langsung menindaklanjuti.
Mekanisme dalam tata cara persuratan BKPRD adalah sebagai berikut:
a. Surat Masuk
Surat masuk ditindaklanjuti dengan proses sebagai berikut:
1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD
didisposisikan kepada Sekretaris BKPRD. Setelah memperoleh disposisi dari
Kepala Daerah atau Ketua BKPRD, Sekretaris menelaah surat dimaksud. Dalam
hal tanggapan atas surat dimaksud tidak dipandang perlu untuk dibahas melalui
proses pengambilan keputusan (forum/rapat BKPRD), maka Sekretaris Bappeda
SURAT MASUK
Menerima dan menelaah
substansi surat
Ya
Tidak Mendisposisikan surat kepada Pokja/anggota BKPRD sesuai
Pelaks. rapat
Mengagendakan rapat dan
menyiapkan surat undangan
Mendistribusikan surat
undangan kpd Pokja dan Anggota BKPRD
Disposisi
Tindak Lanjut
Arsip
Perlu Rapat
Pelaksanaan Tindak Lanjut
Perlu Rapat
Ya
Tidak
Pelaksanaan Rapat
KETUA
BKPRD
SEKRETARI
S BKPRD
POKJA
BKPRD
PENANGGU
NGJAWAB
BKPRD Disposisi
SURAT MASUK
Disposisi
mendistribusikan surat masuk kepada anggota BKPRD dan/atau Ketua Pokja
sesuai dengan keperluan/substansi surat dimaksud untuk diproses lebih lanjut.
2) Dalam hal tanggapan atas substansi surat sebagaimana dimaksud pada angka ‘1’
di atas dianggap perlu dibahas melalui proses pengambilan keputusan
(forum/rapat BKPRD), Sekretaris BKPRD mengagendakan forum pertemuan,
menyusun surat undangan, dan mendistribusikannya kepada anggota BKPRD
dengan tembusan Ketua BKPRD.
3) Dalam hal surat yang didisposisikan kepada pokja dianggap perlu dibahas pada
level Pokja, maka Ketua Pokja dapat melaksanakan rapat/pertemuan dan hasilnya
dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD.
Alur selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada
Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris BKPRD
ANGGOTA
BKPRD
SEKRETARIS
BKPRD
Menerima dan menelaah surat
SURAT MASUK
Tindak lanjut
Menerima dan menelaah surat
4) Dalam hal surat masuk hanya ditujukan kepada anggota BKPRD dan tidak
ditembuskan kepada Sekretaris BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud
meneruskan surat kepada Sekretaris BKPRD selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
kerja terhitung dari tanggal diterimanya surat. Guna menanggapi surat masuk
tersebut, anggota BKPRD yang bersangkutan dapat melakukan langkah-langkah,
sebagai berikut:
(a) Apabila substansi surat memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap
pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam
forum/rapat BKPRD, anggota BKPRD dapat menyampaikan permohonan
kepada Sekretaris BKPRD untuk mengagendakan pelaksanaan forum/rapat
BKPRD guna membahas substansi atas surat dimaksud.
(b) Apabila substansi surat tidak memiliki dampak yang penting dan strategis
terhadap pencapaian tujuan penataan ruang dan telah sesuai dengan
kewenangan dari anggota BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud dapat
langsung menyusun surat tanggapan dengan tembusan kepada Ketua dan
Sekretaris BKPRD.
Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada anggota BKPRD dapat dilihat
pada Gambar 3.
Keterangan:
: menyampaikan permohonan kepada Sekretaris BKPRD untuk
mengagendakan forum/rapat BKPRD
: surat langsung ditanggapi oleh Anggota BKPRD
Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD
Tindak Lanjut
a
b
a
b
b. Surat keluar
1) Surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku Ketua BKPRD
ditembuskan kepada Penanggungjawab BKPRD dan anggota BKPRD terkait
dengan menggunakan kop pemerintah daerah, dengan mencantumkan jabatan
struktural dan kedudukan pengirim surat dalam BKPRD yang muatannya terkait
dengan rekomendasi penyelenggaraan penataan ruang.
2) Surat keluar yang ditandatangani oleh anggota BKPRD ditembuskan kepada
Ketua BKPRD dan Sekretaris BKPRD dengan menggunakan Kop SKPD/Dinas
yang muatannya terkait dengan tugas dan fungsi SKPD.
3) Dalam hal surat keluar ditandatangani oleh Kepala Bappeda atas nama Ketua
BKPRD, menggunakan Kop Bappeda.
Alur surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar
c. Surat Internal
Surat internal merupakan surat yang berasal dari anggota BKPRD yang ditujukan
kepada anggota BKPRD lainnya. Surat internal menggunakan kop surat masing-
masing instansi dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim
surat dalam BKPRD, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua BKPRD.
d. Pengarsipan
Semua surat masuk dan surat keluar BKPRD diarsip oleh Sekretariat BKPRD dan
anggota BKPRD yang menerima/terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat
Penyampaian pengaduan masyarakat merupakan salah satu bentuk pelaksanaan
peran masyarakat, sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 68
Tahun 2010 tentang Bentuk dan Tata Cara Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang.
ATAU
KETUA BKPRD PIHAK YANG DITUJU
BKPRD tembusan kepada Penanggung Jawab BKPRD
Arsip
ANGGOTA BKPRD Arsip PIHAK YANG DITUJU
BKPRD tembusan kepada Ketua BKPRD
dan Sekretaris BKPRD
Lingkup masyarakat yang dimaksud adalah orang perseorangan, kelompok orang
termasuk masyarakat adat, korporasi, dan/atau pemangku kepentingan non pemerintah
lain dalam penataan ruang.
Adapun bentuk penyampaian pengaduan dapat dilakukan melalui media
komunikasi dan pengaduan secara langsung. Media komunikasi yang dapat digunakan
terdiri dari media cetak (antara lain: surat kabar, tabloid, majalah, selebaran, brosur, dan
pamflet), media elektronik (antara lain: siaran radio, siaran televisi, dan website), dan
media komunikasi lainnya (antara lain: sms, hotline, kotak pos).
Penyampaian pengaduan secara langsung dapat dilakukan oleh masyarakat
dengan datang secara langsung dan menyampaikan pengaduan kepada unsur BKPRD.
Pengaduan masyarakat yang perlu mendapat tanggapan/ditindaklanjuti adalah
pengaduan yang disampaikan dengan dilengkapi identitas diri yang jelas, dan disertai
dengan bukti-bukti, baik berupa berkas (hardcopy), maupun softcopy yang dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Pengaduan masyarakat secara langsung, ditangani dengan mekanisme sebagai
berikut:
a. Pengaduan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD, ditanggapi secara
langsung oleh Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD. Sekretaris BKPRD mencatat/
mendokumentasikan pengaduan tersebut dalam bentuk Notulensi dan/atau Berita
Acara, beserta dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pengaduan kepada SKPD atau anggota BKPRD, ditanggapi secara langsung oleh
anggota BKPRD yang bersangkutan serta dicatat/didokumentasikan beserta dengan
bukti-bukti pendukungnya.
c. Dalam hal pengaduan memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap
pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam
forum/rapat BKPRD, hasil dokumentasi pengaduan beserta bukti pendukung
sebagaimana dimaksud pada huruf ‘a’ dan b’ di atas, dikelola oleh Sekretaris BKPRD
sebagai bahan pembahasan dalam rapat rutin atau rapat mendesak BKPRD.
Adapun pengaduan masyarakat yang disampaikan melalui surat, penanganannya
sama dengan tata cara penanganan surat masuk pada subbab 3.1.2 huruf ‘a’. Alur
penanganan pengaduan masyarakat dapat dilihat pada Gambar 5.
KEPALA
DAERAH
KETUA
BKPRD
SEKRETARIS
BKPRD
POKJA/
ANGGOTA
BKPRD
3.3. Forum Pertemuan
Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi koordinasi, BKPRD memerlukan
pertemuan-pertemuan sebagai forum untuk pengambilan keputusan, antara lain berupa:
a) Rapat Rutin; b) Rapat Khusus; dan c) Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.
3.3.1. Rapat Rutin BKPRD
Rapat Rutin adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris
BKPRD dan dihadiri oleh unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD,
Ketua dan anggota Pokja, dan Kepala Sekretariat BKPRD. Rapat Rutin dilaksanakan
minimal satu kali dalam 3 (tiga) bulan, untuk menghasilkan rekomendasi alternatif
kebijakan penataan ruang.
Pengaduan Masuk
Perlu
rapat
Arsip /dok Laporan
Pengaduan
Masuk
Menanggapi
Menanggapi Perlu
rapat
Arsip /dok
Disposisi
Ya
Tidak
Disposisi
Tidak
Ya
Menerima & Menelaah
Mengelola
Rapat
Menyiapkan surat tanggapan
Laporan
Laporan
Pengaduan Masuk
Perlu
rapat
Arsip /dok
Tidak
Ya Laporan
Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat
Menanggapi
Mekanisme pelaksanaan rapat rutin adalah sebagai berikut:
a. Menentukan agenda yang akan dibahas, antara lain:
1) Penyusunan program dan kegiatan;
2) Percepatan pencapaian target;
3) Implementasi pemanfaatan dan penegakan pengendalian pemanfaatan ruang;
4) Penanganan permasalahan penataan ruang;
5) Evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan; dan
b. Bahan rapat disiapkan oleh Sekretaris BKPRD. Bahan rapat harus tersedia paling
lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum penyelenggaraan rapat untuk digandakan dan
didistribusikan bersama undangan rapat.
c. Sekretaris BKPRD menyiapkan undangan paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum
hari pelaksanaan rapat.
d. Undangan ditandatangani oleh Ketua BKPRD. Apabila ketua BKPRD tidak ada di
tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris BKPRD
dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.
e. Undangan dan bahan rapat didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD paling lambat
3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat.
f. Seluruh anggota BKPRD menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang
diagendakan untuk dibahas di dalam rapat.
g. Rapat dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD.
h. Rapat rutin menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat
pelaksanaan rapat.
i. Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD melalui Ketua BKPRD melaporkan hasil Rapat
kepada Penanggung Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah
pelaksanaan Rapat.
j. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat BKPRD kepada seluruh
anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti
hasil Rapat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Surat penyampaian hasil Rapat
diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat.
k. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.
Alur pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD
Secara lebih rinci mengenai uraian prosedur, pelaksana, persyaratan, waktu dan
output dari kegiatan Rapat Rutin BKPRD dituangkan dalam Contoh Matriks Alur Rapat
Rutin sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II.
3.3.2. Rapat Khusus BKPRD
Rapat khusus adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD dan dihadiri oleh
unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD, Ketua dan anggota
Pokja, Kepala Sekretariat BKPRD, dan pihak-pihak luar yang terkait, guna membahas
permasalahan tertentu yang membutuhkan penyelesaian yang dipandang mendesak
untuk dilakukan penanganan. Rapat khusus dapat dilaksanakan atas permintaan SKPD
atau atas permintaan pihak-pihak diluar BKPRD kepada unsur BKPRD.
Tujuan pelaksanaan rapat khusus antara lain sebagai berikut:
a. Mengkaji permasalahan mendesak dan memerlukan penanganan cepat terkait dengan
penyelenggaraan penataan ruang;
b. Membahas materi penyelenggaraan penataan ruang dan isu-isu strategis penataan
ruang lain yang berada dalam lingkup tugas dan fungsi BKPRD.
Mekanisme pelaksanaan Rapat Khusus adalah sebagai berikut:
a. Bahan disiapkan dan digandakan oleh unsur SKPD pemrakarsa tanpa harus melalui
pembahasan pada Rapat Sekretariat BKPRD. Penggandaan bahan untuk Rapat
Khusus BKPRD dilakukan oleh SKPD pemrakarsa rapat sesuai dengan isu yang
akan dibahas.
b. Undangan untuk Rapat Khusus BKPRD disiapkan oleh Sekretariat BKPRD dan
ditandatangani oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD. Apabila ketua BKPRD
tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris
BKPRD dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.
c. Undangan dan bahan Rapat Khusus BKPRD didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD.
d. Seluruh peserta rapat menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan
untuk dibahas di dalam Rapat Khusus BKPRD.
e. Rapat Khusus BKPRD dipimpin oleh Ketua BKPRD.
f. Rapat khusus menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat
pelaksanaan rapat.
g. Ketua BKPRD menyampaikan rumusan hasil Rapat Khusus kepada Penanggung
Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat Khusus.
h. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat Khusus BKPRD kepada
seluruh anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk
menindaklanjuti hasil Rapat Khusus sesuai dengan tupoksinya, yang dikoordinasikan
oleh Sekretaris BKPRD. Surat penyampaian hasil Rapat Khusus diterbitkan paling
lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya hasil Rapat Khusus dari Ketua atau
Sekretaris BKPRD.
i. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.
Alur Rapat Khusus BKPRD dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD
3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD
Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) BKPRD terdiri dari Rakorda BKPRD Provinsi
dan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota. Rakorda BKPRD Provinsi adalah forum penataan
ruang tingkat daerah yang melibatkan unsur BKPRD Provinsi dan BKPRD Kabupaten/
Kota di wilayahnya. Sedangkan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota diselenggarakan
dengan melibatkan unsur BKPRD Kabupaten/Kota. Penyelenggaraan Rakorda BKPRD
dilakukan untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang daerah.
Mekanisme Rakorda BKPRD adalah sebagai berikut:
a. Dilaksanakan 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun.
b. Diselenggarakan oleh Sekretariat BKPRD. Hal ini termasuk dalam menetapkan
panitia penyelenggaraan rapat untuk mengkoordinasikan pemilihan tema, tempat dan
waktu, penetapan susunan acara, penentuan narasumber, penyusunan dan distribusi
undangan, dan penyiapan kelengkapan administrasi lainnya.
c. Dibuka oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, atas permohonan Sekretaris
Daerah selaku Ketua BKPRD dan ditutup oleh pejabat yang ditentukan.
d. Rakorda BKPRD Provinsi dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Provinsi, Ketua dan
Sekretaris BKPRD Kabupaten/Kota di wilayahnya, Ketua DPRD Provinsi, dan pihak-
pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi,
Lembaga Swadaya Masyarakat).
e. Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Kabupaten/
Kota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara
lain: Camat, tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya
Masyarakat).
f. Dalam hal diperlukan, baik Rakorda BKPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota dapat
mengundang unsur BKPRN.
Bahan-Bahan Rakorda BKPRD terdiri dari:
a. Rancangan isu-isu strategis penataan ruang yang disusun berdasarkan hasil
evaluasi tahun sebelumnya, aspirasi daerah, dan berdasarkan isu-isu aktual yang
berkembang di masyarakat.
b. Rancangan rencana kerja yang disusun untuk mengatasi isu-isu strategis di atas.
Acara Rakorda BKPRD meliputi sidang pleno dan sidang komisi dengan ketentuan
masing-masing sebagai berikut:
a. Sidang pleno I: penyampaian arahan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dan
paparan para Kepala SKPD serta narasumber lain untuk penajaman isu-isu strategis
penataan ruang yang perlu diselesaikan.
b. Sidang komisi: penjabaran isu strategis ke dalam rencana tindak lanjut dalam satu
tahun kedepan.
c. Sidang pleno II: memaparkan hasil kesepakatan sidang komisi untuk ditetapkan
menjadi hasil kesepakatan Rakorda BKPRD.
Keluaran yang dihasilkan Rakorda BKPRD adalah kesepakatan program dan
agenda kerja serta rencana tindak lanjut mengenai:
a. Perencanaan tata ruang;
b. Pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang;
c. Kelembagaan dan penyelenggaraan penataan ruang; dan
d. Isu dan permasalahan strategis yang perlu diusulkan untuk dibahas dalam forum
Rakorda BKPRD Provinsi untuk hasil Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota, dan forum
Rakornas BKPRD untuk hasil Rakorda BKPRD Provinsi.
Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD
3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN
Penyelenggaraan Rakor BKPRD sebagai salah satu forum pertemuan di daerah
secara berkala setiap tahun, perlu dilakukan secara harmonis dengan penyelenggaraan
forum pertemuan di tingkat pusat berupa Rakornas BKPRD, Rakerreg BKPRN, dan
Rakernas BKPRN. Penyelenggaraan Rakor BKPRD diharapkan dapat diselenggarakan
lebih awal dengan tujuan bahwa output Rakor BKPRD dapat menjadi input dalam
penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat, yang sejalan dengan pendekatan
bottom up dan top down.
Rangkaian kegiatan diawali dengan penyusunan agenda kerja BKPRD
Kabupaten/Kota melalui penyelenggaraan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota yang
membahas isu-isu strategis dan solusi terhadap permasalahan penataan ruang
kabupaten/kota, yang akan menjadi rekomendasi Bupati/Walikota dalam pengambilan
kebijakan. Isu-isu dan permasalahan penataan ruang tersebut dapat menjadi masukan
bagi BKPRD Provinsi dalam merumuskan agenda kerja BKPRD Provinsi di samping
permasalahan penataan ruang yang dihadapi oleh pemerintah provinsi itu sendiri melalui
penyelenggaraan Rakorda BKPRD Provinsi.
Hasil dari rapat koordinasi BKPRD Provinsi yang dipandang perlu disampaikan ke
tingkat nasional untuk menjadi perhatian dan dibahas dalam agenda Rapat Koordinasi
Nasional (Rakornas) BKPRD, Rapat Kerja Regional Badan Koordinasi Penataan Ruang
Nasional (Rakerreg BKPRN), dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas BKPRN). Hasil
penyelenggaraan Rapat Koordinasi di tingkat Nasional tersebut, menjadi program/agenda
kerja Kementerian/Lembaga terkait BKPRN sesuai dengan tugas, fungsi dan
kewenangannya untuk dapat ditindaklanjuti menjadi rencana, kegiatan, dan program
strategis yang dapat diimplementasikan ke daerah. Hal inilah yang menjadi perwujudan
rangkaian siklus penyelenggaraan penataan ruang pusat dan daerah sebagaimana
disebutkan di atas.
Alur keterkaitan antara Rakor BKPRD, Rakornas BKPRD dan Rakernas BKPRN
sebagaimana dimaksud pada Gambar 9 berikut.
18
Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN
Rekomendasi
Program dan agenda BKPRD Kab/Kota
Program dan agenda BKPRD Prov
Rakor BKPRD
Raker Regional BKPRN
Raker Regional BKPRN
Isu Strategis
Program Kerja
BKPRD Prov BKPRD Kab/Kota
Rekomendasi
Input/ masukan
Input/masukan
1
2
3
4a
4b
5
6
Rakor BKPRD
Tindak Lanjut Kementerian/Lembaga
Rakornas BKPRD
Output
4c
Rakernas BKPRN
Feedback
19
Keterangan:
1. BKPRD Kabupaten/Kota melakukan penyusunan program dan agenda kerja, yang
menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Kabupaten/Kota dan dilaporkan
kepada BKPRD Provinsi.
2. BKPRD Provinsi menyusun program dan agenda kerja dengan mempertimbangkan/
mengakomodir program dan agenda kerja BKPRD Kabupaten/Kota, untuk
selanjutnya menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Provinsi.
3. Kompilasi program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota,
selanjutnya menjadi masukan bagi pelaksanaan Rakornas BKPRD.
4. a dan b Rumusan hasil Rakornas BKPRD menjadi bahan pembahasan pada
Raker Regional BKPRN, dan selanjutnya dibahas pada Rakernas BKPRN.
c Dalam hal Raker Regional BKPRN tidak dilaksanakan, bahan pembahasan
pembahasan pada Rakernas BKPRN menggunakan Rumusan hasil
Rakornas BKPRD pada tahun tersebut.
5. Rakernas BKPRN menghasilkan isu-isu strategis penataan ruang dan program kerja
BKPRN.
6. Hasil Rakernas BKPRN selanjutnya dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/
Lembaga terkait, serta menjadi bahan umpan balik/feedback bagi penyusunan
program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.
3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam BKPRD pada prinsipnya sedapat mungkin
dilakukan di tingkat terbawah (asas subsidiarity). Keputusan diambil dengan
mendahulukan musyawarah dan mufakat dan dilakukan secara berjenjang dari tingkatan
terendah (bottom up), yaitu dari tingkat pokja BKPRD, hingga tingkat Penanggungjawab
BKPRD sesuai dengan lingkup keputusan yang diambil.
Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat dalam Gambar 10 berikut.
Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD
Tingkat Pokja BKPRD
Tingkat Ketua BKPRD
Tingkat Penanggung jawab BKPRD
3.4.1. Pengambilan Keputusan Tingkat Pokja
a. Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema atau isu yang sama maksimal
dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali.
b. Setiap keputusan yang diambil wajib dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui
Sekretaris BKPRD.
c. Dalam hal tidak dapat dicapai keputusan, Ketua Pokja melaporkan secara tertulis dan
meminta arahan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD, untuk dibahas di
tingkat BKPRD.
3.4.2. Pengambilan Keputusan Tingkat BKPRD
Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema/isu yang sama dilakukan maksimal
sebanyak 2 (dua) kali. Alur pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat pada Gambar
11.
21
Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD
TINGKAT PENANGGUNG
JAWAB BKPRD
TINGKAT KETUA
BKPRD
TINGKAT POKJA
BKPRD
RAPAT PENGAMBILAN
KPTS I
RAPAT PENGAMBILAN
KPTS II
Tercapai Kpts
Ya
KEPUTUSAN
RAPAT PENGAMBILAN
KPTS I
Tercapai Kpts
Ya
Tercapai
Kpts
RAPAT PENGAMBILAN
KPTS II
RAPAT PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Ya
Tercapai Kpts
Ya
Tidak
Tidak
Tidak Tidak
Tidak
22
3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah
3.5.1. Tujuan Penyusunan Laporan BKPRD
Tujuan penyusunan laporan BKPRD adalah sebagai kompilasi hasil pelaksanaan
tugas-tugas di bidang koordinasi penyelenggaraan penataan ruang daerah yang telah
dilaksanakan oleh BKPRD, serta sebagai uraian rekomendasi terkait penyelenggaraan
penataan ruang daerah yang dipandang perlu untuk diputuskan dan menjadi perhatian di
tingkat yang lebih tinggi. Laporan-laporan dalam lingkup BKPRD terdiri dari:
a. Laporan BKPRD Provinsi
Berdasarkan ketentuan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman
Koordinasi Penataan Ruang Daerah, laporan BKPRD Provinsi disampaikan oleh
Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri c.q. Ditjen Bina Pembangunan Daerah untuk
melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang provinsi dan pembinaan
penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1
(satu) tahun pada bulan Mei dan September.
b. Laporan BKPRD Kabupaten/Kota
Laporan BKPRD Kabupaten/Kota disampaikan oleh Bupati/Walikota kepada
Gubernur dengan tembusan Menteri Dalam Negeri untuk melaporkan pelaksanaan
koordinasi penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua)
kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan April dan Agustus.
Adapun bagan yang memuat jadwal penyampaian laporan BKPRD dapat dilihat pada
Gambar 12.
Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD
3.5.2. Mekanisme Penyusunan Laporan BKPRD
Penyusunan laporan BKPRD dilakukan oleh Sekretariat BKPRD. Bahan laporan
BKPRD adalah laporan pokja, laporan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus bagi BKPRD
Provinsi), dan bahan lainnya dari anggota BKPRD yang dianggap relevan. Sekretaris
BKPRD menyusun laporan BKPRD dengan mekanisme sebagai berikut:
(1) Penyiapan kerangka laporan;
(2) Pengumpulan bahan laporan Pokja;
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NO
V
DES
Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota
Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota
Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi
Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi
(3) Penyusunan laporan dan konfirmasi kepada setiap anggota BKPRD dan/atau Pokja
terkait;
(4) Finalisasi/penyempurnaan laporan sesuai hasil konfimasi;
(5) Penyampaian draft laporan kepada Ketua BKPRD;
(6) Perbaikan laporan (jika ada) sesuai arahan dari Ketua BKPRD paling lambat 7 (tujuh)
hari kerja setelah tanggal diterimanya arahan perbaikan; dan
(7) Penyampaian laporan BKPRD dari Ketua BKPRD kepada Mendagri (untuk BKPRD
Provinsi), atau kepada Gubernur (untuk BKPRD Kabupaten/Kota) dengan tembusan
kepada Sekretaris dan seluruh anggota BKPRD.
Alur penyusunan laporan BKPRD dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.
24
Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota
PENANGGUNG
JAWAB BKPRD
KETUA
BKPRD
SEKRETARIS
BKPRD
PENANGGUNG
JAWAB BKPRD
Penyampaian lap BKPRD Kab/Kota kepada Gubernur
Disposisi Lap BKPRD
Kab/Kota
Disposisi Lap BKPRD
Kab/Kota
Koord penyusunan Lap BKPRD
Penyusunan kerangka lap
Penyampaian Laporan
Penerimaan Laporan BKPRD
BKPRD
Penyampaian Laporan
Penyusunan draft lap
MENDAGRI
PR
OV
INS
I
SEKRETARIAT
BKPRD
Bahan Lap
Pengumpulan bahan2 laporan (hasil Rakor BKPRD, agenda
kerja BKPRD, dll), Penyusunan draft lap
Penyampaian laporan
KA
B/K
OT
A
KETUA BKPRD
ANGGOTA DAN
POKJA BKPRD
Disposisi Lap BKPRD
Kab/Kota
ANGGOTA DAN
POKJA BKPRD
KONFIRMASI & PERSETUJUAN
KONFIRMASI & PERSETUJUAN
Ya Tidak
25
3.5.3. Muatan Laporan BKPRD
Muatan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah sekurang-
kurangnya meliputi:
1. Latar Belakang
2. Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang
a. Permasalahan/Kendala
1) Permasalahan/Kendala Proses Perencanaan Tata Ruang
2) Permasalahan/Kendala Proses Pemanfaatan Ruang
3) Permasalahan/Kendala Proses Pengendalian Pemanfaatan Ruang
b. Upaya penyelesaian permasalahan/kendala
1) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses perencanaan tata
ruang;
2) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pemanfaatan ruang
3) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pengendalian
pemanfaatan ruang
c. Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang
3. Pelaksanaan Tugas BKPRD, pada tahap:
a. Perencanaan tata Ruang;
b. Pemanfaatan Ruang; dan
c. Pengendalian Pemanfaatan Ruang.
4. Pembinaan Penataaan Ruang Kabupaten/Kota (Khusus diisi oleh Provinsi)
5. Jadwal dan Agenda Kerja BKPRD
6. Rekomendasi
7. Kesimpulan
3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD
Menyikapi banyaknya tugas yang diemban oleh Sekretariat BKPRD, kiranya perlu
diformulasikan mengenai jenis dan pelaksanaan kegiatan BKPRD yang dituangkan
kedalam agenda kerja oleh Sekretariat BKPRD dalam siklus 1 (satu) tahun. Secara rinci,
contoh agenda kerja Sekretariat BKPRD dapat digambarkan dalam Gambar 14 di bawah
ini.
Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD
3.7. Dokumentasi dan Informasi
Kegiatan yang diatur dalam dokumentasi dan informasi BKPRD mencakup:
a. Pengarsipan dokumen;
b. Penyebarluasan informasi melalui Website BKPRD (e-BKPRD); dan
c. Penyusunan media sosialisasi tentang BKPRD.
Tujuan dari pengaturan dokumentasi dan informasi adalah untuk
mengkoordinasikan dan menertibkan pengarsipan dan penyebarluasan informasi bidang
penataan ruang yang terkait.
3.7.1. Mekanisme Pengarsipan Dokumen
Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Sekretariat BKPRD untuk dokumentasi
terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas BKPRD. Dokumentasi dapat berupa hasil rapat,
(notulensi, berita acara, bahan rapat, laporan tertulis), surat masuk, surat keluar, foto
dokumentasi dan sebagainya, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Sekretariat
BKPRD mengunggah (upload) dokumentasi ke dalam situs e-BKPRD, paling lambat 7
(tujuh) hari kerja setelah tanggal pelaksanaan rapat, penerimaan surat dan/atau
penerbitan surat.
Rapat Rutin
Rapat Rutin
Rapat Rutin
Rapat Rutin
SIKLUS
PELAKSANAAN
KEGIATAN
BKPRD
Pelaporan Semester I (untuk
provinsi) Pelaporan Semester II (untuk provinsi)
Rakorda Pelaporan Semester I (untuk
kabupaten/kota)
Pelaporan Semester II (untuk
kabupaten/kota)
Rapat Khusus (dilaksanakan sesuai
kebutuhan)
3.7.2. Pengembangan Sistem Informasi Melalui e-BKPRD
Pengembangan sistem informasi e-BKPRD merupakan sistem informasi tata
ruang berbasis internet yang dikelola oleh Sekretariat BKPRD dan dapat diakses dengan
mudah oleh seluruh anggota BKPRD. Fungsi e-BKPRD adalah:
a. Media kerja elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja
BKPRD;
b. Media penyebarluasan informasi (e-public relation) kepada publik;
c. Media kerja elektronik; dan
d. Media berbagi (shared folder) informasi dan dokumentasi antarorgan BKPRD.
Muatan e-BKPRD antara lain:
a. Dokumentasi agenda dan hasil rapat rutin, rapat khusus, maupun Rakor BKPRD
yang telah diolah dan dipilah untuk konsumsi publik.
b. Buletin Tata Ruang;
c. Peraturan perundang-undangan terkait tata ruang;
d. Dokumentasi agenda dan hasil kegiatan BKPRD;
e. Mekanisme dan tata persuratan bagi penyelesaian konflik sebagai informasi bagi
daerah;
f. Perkembangan penyusunan Perda tentang RUTR maupun RRTR;
g. Peta struktur ruang dan pola ruang;
h. Ruang diskusi terkait penyelenggaran penataan ruang, termasuk kotak saran/
pengaduan masyarakat;
i. Bahan lain terkait penataan ruang.
Sekretariat BKPRD bertugas memilah dan memilih informasi yang layak
dikonsumsi oleh publik setelah berkonsultasi dengan anggota BKPRD terkait. Di samping
mengelola sistem informasi e-BKPRD, Sekretariat juga bertanggung jawab untuk
menyusun media sosialisasi seperti pamflet, newsletter, kalender, dan poster.
Shared
Folder
Informasi & dokumentasi
BKPRD
Informasi & dokumentasi
BKPRD
Anggota Pokja
Anggota Pokja
Swasta
Proses Pemilahan
e-Office
Perguruan Tinggi
LSM
Masyarakat
e-Public Relation
Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR)
BAB IV
PEMBIAYAAN BKPRD
Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal, BKPRD perlu
didukung dengan anggaran yang memadai yang bersumber dari Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daerah (APBD). Namun demikian mengingat bahwa BKPRD merupakan
badan yang bersifat ad-hoc atau non struktural maka tidak bisa nenperoleh anggaran
secara langsung dari APBD untuk membiayai pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Mengingat mekanisme penganggaran di daerah hanya dapat dilakukan melalui
pengajuan anggaran oleh instansi struktural daerah, maka anggaran yang akan
dialokasikan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi BKPRD dapat diajukan melalui
perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang penataan ruang.
Mekanisme tersebut perlu dilakukan mengingat bahwa seluruh kegiatan BKPRD secara
umum dilaksanakan oleh Sekretariat BKPRD dan kedudukan Sekretariat BKPRD ada di
perangkat daerah. Adapun nomenklatur program yang dapat digunakan untuk memayungi
rencana kegiatan BKPRD adalah program Koordinasi Penyelenggaraan Penataan Ruang
Daerah.
Penyusunan rencana kegiatan tahunan BKPRD perlu disusun secara bersama-
sama oleh seluruh unsure BKPRD, dengan demikian diharapkan bahwa program dan
kegiatan dari masing-masing unsur BKPRD tersebut dapat disinkronkan dan
diorientasikan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan BKPRD. Adapun rincian rencana
kegiatan tahunan BKPRD yang perlu diajukan anggarannya sekurang-kurangnya meliputi:
1. Pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD.
2. Pelaksanaan Rapat Khusus BKPRD.
3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.
4. Partisipasi Rapat Koordinasi Nasional BKPRD.
5. Pelaksanaan Rapat-rapat Pokja BKPRD.
6. Pembinaan dan Pengawasan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus Provinsi).
7. Konsultasi ke BKPRN.
8. Menggunakan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan.
9. Penyusunan laporan.
10. Pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan.
11. Kegiatan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi daerah.
BAB V
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk
tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah
Daerah. Secara umum, penyusunan SOP dilakukan dengan berlandaskan pada prinsip-
prinsip sebagai berikut:
a. Efisiensi dan efektifitas
SOP yang disusun dapat dilakukan secara singkat dan cepat dalam mencapai target
pekerjaan serta memerlukan sumberdaya yang paling sedikit.
b. Berorientasi pada pengguna
SOP yang disusun dapat memenuhi kebutuhan seluruh anggota BKPRD.
c. Kejelasan dan kemudahan
SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan.
d. Keselarasan
SOP BKPRD yang disusun harus selaras dengan SOP lain yang terkait.
e. Keterukuran
SOP yang disusun memuat hasil, waktu dan proses pencapaian target pekerjaan
serta dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif.
f. Dinamis
SOP yang disusun dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan.
g. Kepatuhan hukum
SOP yang disusun dapat menjamin prosedur yang distandarkan telah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
h. Kepastian hukum
SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi
pelaksana dan baku mutu.
Berdasarkan sifatnya, SOP dibedakan menjadi SOP Administratif dan SOP Teknis.
SOP Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan
yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Adapun kegiatan yang memerlukan SOP adalah kegiatan yang
memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang;
2. Menghasilkan output tertentu; dan
3. Kegiatannya sekurang-kurangnya melibatkan 2 (dua) orang/pihak.
Terkait dengan kriteria dimaksud maka beberapa tugas kesekretariatan yang
kiranya perlu disusun SOP-nya adalah fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD
khususnya terkait dengan penyelenggaraan forum-forum pertemuan; koordinasi
pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD; tata persuratan; pengolahan
data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD; dan penyiapan
laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang.
Tahapan penyusunan SOP secara lengkap telah diatur dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011. Adapun contoh penulisan SOP untuk matrik alur
kegiatan rapat rutin dalam rangka penyusunan jadwal dan agenda kerja BKPRD dan
evaluasi Raperda tentang RTRW Provinsi/Kabupaten/Kota adalah sebagaimana diuraikan
pada Lampiran II dan Lampiran III.
BAB VI
PENUTUP
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini
sedapat mungkin telah mempertimbangkan alur kerja atau mekanisme yang telah
berlangsung selama ini. Namun demikian, dengan pertimbangan untuk memperbaiki
ketatalaksanaan BKPRD diperlukan beberapa perubahan tata kerja baik yang berupa
penyesuaian dari tata kerja sebelumnya ataupun penerapan mekanisme yang benar-
benar baru.
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan secara konsisten, maka diperlukan
pemahaman yang memadai pada semua organ BKPRD. Untuk membangun pemahaman
tersebut, perlu dilakukan sosialisasi secara terus menerus agar setiap unit kerja terkait
menjadi terbiasa (familiar) dengan mekanisme yang ada. di samping itu, dukungan sistem
informasi dan komunikasi dalam bentuk e-BKPRD, yang menjadi bagian dari sistem
informasi BKPRD, akan lebih memudahkan penerapan pedoman ini.
Komitmen dan semangat untuk terus menata dan meningkatkan kualitas
koordinasi tentunya menjadi prasyarat kunci efektivitas implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD yang telah disusun dan disepakati bersama ini.
33
Contoh Matrik Alur Kegiatan : Rapat Rutin Dalam Rangka Penyusunan Jadwal Dan Agenda Kerja BKPRD
Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku Ket
Kepala
Daerah
Ketua
BKPRD
Sekretaris
BKPRD
Kelompok
Kerja (Pokja)
Anggota
BKPRD Kelengkapan Waktu Output
1 Menyiapkan draft jadwal
dan agenda kerja
sebagai bahan rapat
- Komputer/
Laptop
- Printer
- Kertas
- Data-data
Paling lambat
3 hari kerja
sebelum
pelaksanaan
rapat
Konsep
bahan rapat
2 Menyusun draft
undangan rapat
- Komputer/
Laptop
- Printer
- Kertas
Paling lambat
6 hari kerja
sebelum
pelaksanaan
rapat
Konsep
undangan
3 Penandatanganan
undangan dan lampiran
oleh Sekretaris
Konsep
undangan
Undangan
yang sudah
ditandatanga-
ni
4 Penyiapan tanggapan
terhadap isu terkait draft
jadwal dan agenda kerja
oleh Pokja
- Isu masing-
masing
kelompok
kerja
- Dokumen
pendukung
Paling lambat
3 hari kerja
sebelum
pelaksanaan
rapat
Bahan rapat
yang sudah
memperoleh
tanggapan
dari Pokja
5 Penggandaan bahan
rapat oleh Sekretariat
- Bahan
rapat
- Mesin
fotocopy
- Kertas
Paling lambat
3 hari kerja
sebelum
pelaksanaan
rapat
Bahan rapat
Mulai
1
LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :
Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku Ket
Kepala
Daerah
Ketua
BKPRD
Sekretaris
BKPRD
Kelompok
Kerja (Pokja)
Anggota
BKPRD Kelengkapan Waktu Output
6 Penyampaian undangan
dan bahan rapat
- Undangan
- Bahan
rapat
Paling lambat
3 hari kerja
sebelum
pelaksanaan
rapat
Undangan
dan bahan
rapat diterima
peserta rapat
7 Pelaksanaan rapat Rutin Bahan rapat :
Konsep
Jadwal dan
Agenda Kerja
BKPRD
1 hari kerja Rumusan
hasil rapat :
Jadwal dan
Agenda Kerja
yang telah
disepakati
peserta rapat
8 Perumusan Hasil Rapat - Komputer/
laptop
- Kertas
9 Penyampaian hasil rapat
ke Kepala Daerah
sebagai Penanggung
Jawab
Konsep surat
hasil rapat
Paling lambat
3 hari kerja
setelah
pelaksanaan
rapat
Konsep surat
hasil rapat
10 Ketua BKPRD
mengeluarkan Surat
penyampaian hasil
Rapat
Konsep surat
hasil rapat
rutin
Paling lambat
3 hari kerja
setelah
diterimanya
surat dari
Ketua BKPRD
Surat hasil
rapat yang
telah di
tandatangani
1
2
Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku Ket
Kepala
Daerah
Ketua
BKPRD
Sekretaris
BKPRD
Kelompok
Kerja (Pokja)
Anggota
BKPRD Kelengkapan Waktu Output
11 Sekretariat
menyampaikan surat
hasil rapat rutin
- Surat hasil
rapat rutin
- Mesin Foto
copy
Paling lambat
3 hari kerja
setelah
diterbitkannya
surat hasil
rapat rutin
Surat hasil
rapat rutin
12 Pelaksanaan hasil Rapat
Rutin sesuai tupoksi
anggota BKPRD
Surat hasil
rapat
Selesai
2
Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku
Ket
Gubenur Ketua
BKPRD Sekretaris
BKPRD Kepala
Sekretariat Pokja
I Pokja
II Anggota BKPRD
Kelengkapan Waktu Output
1. Menerima, menelaah
Ranperda RUTR dan/atau
RRTR kabupaten/kota dan
memberi arahan kepada
Ketua BKPRD.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
30
menit
- Disposisi
2. Menerima, menelaah
Ranperda tentang RUTR
dan/atau RRTR kabupaten/
kota dan menyampaikan
kepada Sekretaris BKPRD.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Lembar disposisi
20
menit
- Disposisi
3. Menerima, menelaah
Ranperda tentang RUTR dan/
atau RRTR kabupaten/ kota
serta memberi arahan kepada
Kepala Sekretariat untuk
melakukan verifikasi Ranperda
beserta kelengkapannya dan
membuat konsep surat
undangan forum evaluasi.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Lembar disposisi
1 hari - Disposisi
mulai
1
Contoh Matriks Alur Kegiatan: Evaluasi Raperda RTRW Kabupaten/Kota
LAMPIRAN III SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :
4. Menerima, menelaah,
melakukan verfikasi indikator-
indikator pelaksanaan
evaluasi ranperda RUTR
dan/atau RRTR kabupaten/
kota bersama Kepala
Sekretariat dan membuat
laporan kelengkapan
indikator-indikator tsb serta
membuat konsep surat
undangan forum evaluasi dan
melaporkan kepada Sekretaris
BKPRD.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Lembar disposisi
- Konsep surat undangan
2 hari
kerja
- Laporan
- Konsep surat undangan
5. Menerima, menelaah laporan
kelengkapan indikator-
indikator tsb serta memaraf
konsep surat undangan forum
evaluasi dan menyampaikan
kepada Ketua BKPRD.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Laporan
- Konsep surat undangan
20
menit
- Laporan
- Konsep surat undangan
6. Menerima, menelaah dan
menandatangani konsep surat
undangan forum evaluasi
untuk kemudian di-
distribusikan oleh Kepala
Sekretariat.
- Konsep surat undangan
- Laporan
20
menit
- Surat undangan
1
2
7. Kepala Sekretariat menerima,
menggandakan,
mengarsipkan dan
mengirimkan surat undangan
forum evaluasi.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- surat undangan
1 hari - Tanda
terima
8. Ketua BKPRD dan Biro
Hukum bersama Pemda
Kabupaten/Kota melakukan
evaluasi Ranperda RUTR
dan/atau RRTR kabupaten/
kota
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Laporan
1 hari - Ranperda
- Notulensi
- BA
- Laporan
- Dokumen Kelengkapan
9. Menyusun Draf Keputusan
Gubernur tentang Hasil
Evaluasi Ranperda tentang
RUTR dan/atau RRTR
kabupaten/kota bersama
Kepala Sekretariat dan
menyiapkan konsep nota
dinas pengantar serta
melaporkan kepada Ketua
BKPRD.
- Ranperda
- Dokumen Kelengkapan
- Laporan
- Notulensi
- BA
3 hari - Draf Kep
Gubernur
2
3
10. Menerima, menelaah,
menandatangani konsep nota
dinas pengantar, memaraf
draf Keputusan Gubernur dan
menyampaikan kepada
Gubernur.
- Draf Kep
Gubernur
- Konsep nota
dinas
pengantar
- Konsep surat
pengantar
1 jam - Nota dinas pengantar
- Draf Keputusan Gubernur
11. Menerima dan
menandatangani draf
Keputusan Gubernur tentang
evaluasi ranperda dan
menyampaikan kepada Ketua
BKPRD.
- Draf Kep
Gubernur
1 jam - Keputusan Gubernur
12. Menerima dan menyampaikan
Keputusan Gubernur tentang
evaluasi ranperda kepada
Ketua BKPRD.
- Kep
Gubernur
1 hari - Nota dinas pengantar
13. Menerima Keputusan
Gubernur dan menyiapkan
serta menyusun konsep surat
pengantar Keputusan
Gubernur yang akan
disampaikan kepada Ketua
BKPRD.
- Kep
Gubernur
20
menit
- Konsep surat pengantar
3
4
14. Menerima dan menanda-
tangani konsep surat
pengantar Keputusan
Gubernur tentang Hasil
Evaluasi dan Menyerahkan
kepada Sekretaris BKPRD.
- Konsep surat
pengantar
30
menit
- Surat pengantar
15. Menerima Surat Keputusan
Gubernur dan menyampaikan
Surat Keputusan Gubernur
serta memberikan arahan
kepada Kepala Sekretariat
BKPRD.
- Surat
pengantar
1 hari - Tanda terima
16. Menerima, menggandakan,
mengarsipkan dan
mengirimkan Surat Keputusan
Gubernur kepada Bupati/
Walikota.
- Kep
Gubernur
- Surat pengantar
1 hari - Tanda terima
selesai
4
41
PEMERINTAH DAERAH
SKPD
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Identitas Instansi
Judul Standar Operasional
Prosedur dari Identifikasi
kebutuhan
Logo
Pemerintah
Daerah
LAMPIRAN IV III : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :
FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
1. Halaman Judul
2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan
...................... Nomor Standar
Operasional Prosedur
SATUAN KERJA
PERANGKAT DAERAH
...................... Tgl Pembuatan
...................... Tgl Revisi
...................... Tgl Pengesahan
...................... Disahkan Oleh
...................... Nama Standar
Operasional Prosedur
Kualifikasi Pelaksana Dasar Hukum
1. ……………..
2. ……………..
Peralatan/Perlengkapan Keterkaitan
1. ......................
2. ......................
………………...
Pencatatan dan Pendataan Peringatan
1. .........................
2. .........................
Cara Pengisian:
(1) Nomor Standar
Operasional Prosedur
Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu
(No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar
Operasional Prosedur)
(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional
Prosedur
(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di
revisi
(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku
(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang
mengesahkan
(6) Nama Standar
Operasional Prosedur
Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan
(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar disusunnya Standar Operasional
Prosedur
(8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang distandarkan
(9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur
yang distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan
(10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan
(11) Peringatan Diisi dengan:
- Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan
resiko yang akan timbul ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
- Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
- Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
(12) Pencatatan dan
pendataan
Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang
perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai
yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan
(13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari
prosedur yang distandarkan
(14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu
proses/aktivitas
(15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan
(16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam
melakukan suatu proses/kegiatan
(17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan
(18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD
3. Matriks Alur Kegiatan
Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku
Ket
Pelaks 1
Pelaks 2
Pelaks 3
Persyr/Klkpn
Waktu
Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
Cara Pengisian:
(1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan
sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit
organisasi yang bersangkutan.
(2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai
dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah
(fungsional umum/staf).
(3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan,
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan
output pada setiap aktivitas yang dilakukan.
4. Simbol – Simbol
Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah
pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan
masing-masing unit organisasi.
Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:
SIMBOL Sebutan DEFINISI
Terminator Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan awal/mulai dan
akhir suatu bagan alir.
Proses Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan proses
pelaksanaan kegiatan.
Pengambilan
Keputusan
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan keputusan yang
harus dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan.
SIMBOL Sebutan DEFINISI
Dokumen
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis
dokumen sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan.
Penggandaan
Dokumen
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan penggandaan
dari semua jenis dokumen.
Arsip Manual
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis
pengarsipan dokumen dalam
bentuk kertas/manual.
File
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis
penyimpanan dalam bentuk
data/file.
Konektor Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam satu halaman.
Konektor
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam halaman yang
berbeda.
Garis alir
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arah proses
pelaksanaan kegiatan.
LAMPIRAN V SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :
BERITA ACARA RAPAT KOORDINASI
TENTANG
..........................................................................
HARI/TANGGAL : ............................................................
TEMPAT : ............................................................
I. PEMIMPIN RAPAT
...................................., ................................................
II. PESERTA RAPAT
NAMA INSTANSI
1. ...................................., ................................................
2. ...................................., ................................................
3. ...................................., ................................................ (dst)
III. SUBSTANSI
..................................................................................................................
IV. NOTULENSI
1. Pemimpin Rapat
.....................................................................................
2. ................................
.....................................................................................
3. ................................
..................................................................................... (dst)
V. KESIMPULAN RAPAT
1. ..........................................................................................
2. ..........................................................................................
3. .......................................................................................... (dst)
PEMIMPIN RAPAT
tanda tangan
(...........................)
Demikian Berita Acara Rapat ini kami buat dengan penuh rasa tanggung jawab untuk
dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
MENGETAHUI
NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN
1. 1. ......................
2. 2. .......................
3. 3. ......................
4. (dst) 4. .......................
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.1 Tujuan dan Sasaran .................................................................................. 2
1.2.1 Tujuan ............................................................................................ 2
1.2.2 Sasaran .......................................................................................... 2
1.2 Ruang Lingkup .......................................................................................... 2
BAB II STRUKTUR ORGANISASI BKPRD ............................................... 3
BAB III TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD .............................. 5
3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan ........................................................... 5
3.1.1. Naskah Dinas ............................................................................................ 5
3.1.2. Tata Cara Persuratan ................................................................................ 6
3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat ....................................... 9
3.3. Forum Pertemuan ................................................................................... 11
3.3.1. Rapat Rutin BKPRD ..................................................................... 11
3.3.2. Rapat Khusus BKPRD .................................................................. 13
3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ................................................ 15
3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN .................. 16
3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan ......................................................... 19
3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah 22
3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD ............................................................... 25
3.7. Dokumentasi dan Informasi ..................................................................... 26
BAB IV PEMBIAYAAN BKPRD .............................................................. 29
BAB V PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ......... 30
BAB VI PENUTUP ................................................................................... 32
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD ........................................................................... 4
Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua,
dan/atau Sekretaris BKPRD .............................................................................................. 7
Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD .............. 8
Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar ................................................................... 9
Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat .....................................................11
Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD ...............................................................................13
Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD ...........................................................................14
Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ..........................................................16
Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas
BKPRN ............................................................................................................................18
Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD ..............................................19
Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD ..........................................................21
Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD..............................................22
Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota ...............24
Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD.............................................26
Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR) .....................28