YAZIŞMA VE DOSYALAMA

USÜLLERİ

RESMİ YAZIŞMA USÜLLERİ

AMAÇ Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

TANIMLAR Resmi Yazı:

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeye resmi yazı denir.

Resmi Belge : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya

gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları gönderdikleri veya sakladık-ları belirli bir standart ve içeriği olan belgelere resmi belge denir.

Resmi Bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında

veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir.

Elektronik Ortam Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde

bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini ifade eder.

Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturan, gönderen ve

saklayan her türlü belge , elektronik belgedir. Dosya planı : Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını

gösteren kodlara ait listeye dosya planı denir.

Yazı Alanı: Yazı alanı yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ

kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alana denir.

Güvenli Elektronik İmza: Güvenli elektronik imza, sadece imza sahibinin

tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder.

RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI, NÜSHA SAYISI, BELGE, BOYUTU VE YAZI TİPİ

Resmi Yazışma Ortamları : Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı

iletişim, kağıt kullanarak veya elektronik ortam da yapılır.

Nüsha Sayısı : Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en

az iki nüsha olarak düzenlenmelidir.

Belge Boyutu: Resmi Yazışmalarda A4(210x297 mm) A5( 210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı Tipi ve Karakter Boyutu: Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman”

yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ

Başlık : Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun

adının belirtildiği bölümdür. Başlık ilk satırda T.C. kısaltması, ikinci

satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Örnek:T.C.

BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı

T.C.İSTANBUL VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI

Şişli Etfal Eğitim ve Araştırma Hastanesi

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası:

Sayı evrak kayıt numarası dosya planına göre verilir. Başlığın son satırında iki aralık aşağıda ve yazılanların en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir.Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra evrak kayıt numarası yazılır.

Örnek:

Sayı: B.10.4.İSM.0.4.34.59-21

B.10.4.İSM.4.34.59-21 B :Yasama Yürütme 10: Sağlık Bakanlığının sıralamadaki yeri4 : Kurum dağıtım kodu İSM: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü4: Birim dağıtım kodu34: İstanbul şube kodu59 : Sağlık Müdürlüğünün birim kodu21 : Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi kodu

Tarih : Yazının yetkili amiri tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zaman belirten tarih

bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Konu : Konu, sayının bir aralık altına “Konu :” yan

başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C” kısaltması hizasını geçmeyecek bicimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığı

iki satır aralığı

SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.38-125/2569 KONU:Yatay Geçiş.

Personel Özlük İşleri ile ilgili yazışmalarda “KONU:” ibaresinden sonra Personelin ünvanı kısaltılarak yazılır, arkasından sicil numarası belirtilir ve daha sonra personelin adı; ilk harfi büyük soyadı; (varsa ikinci soyadı ile birlikte) tamamı büyük harflerle yazılır.

T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığı

iki satır aralığı

SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.03-125/2569 KONU:H.71533 Özlem DENİZ AKÇA

Personel Özlük işleri ile ilgili yapılan yazışmalarda konunun bir aralık aşağısına “T.C.KİMLİK NO:”yan başlığı açılarak konu ile ilgili personelin kimlik numarası belirtilir.

T.C.ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci işleri Dairesi Başkanlığı

iki satır aralığı

SAYI :B.30.2.ERZ.0.70.72.00.03-125/2569 KONU:H.71533 Özlem DENİZ AKÇAT.C.KİMLİK NO:………………………..

Gönderilen Makam : Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum,

kuruluş ve kişiler, bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm konunun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki, dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa gideceğin yerin adresi küçük harflerle yazılabilir.

Kişiler yazılan yazılarda “Sayın :” kelimesinden sonra ad küçük soyadı büyük harflerle olarak yazılır.

Örnek:

SAĞLIK BAKANLIĞI( Personel Genel Müdürlüğü)

İSTANBUL VALİLİĞİ ( İl Sağlık Müdürlüğü)

Sayın: Prof. Dr. Hamit OKUR Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimi

İlgi: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada

karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür

“İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda a.b.c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır.

İlgide; tarihli ve sayılı ibaresi kullanılır.

Örnek:

İlgi : 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/376 sayılı yazınız.

İlgi: a) 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/376 sayılı yazınız.

b) 19.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/475 sayılı yazınız.

c) 19.06.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.109/786 sayılı yazınız

Metin : Metin “İlgi” den sonra başlayıp, imzaya kadar

süren kısımdır. Metne, ilginin son satırından itibaren iki aralık,

İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının aralarında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanın 1,25 cm içerisinde başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.

Alt makama yazılan yazılar “rica ederim” üst veya aynı düzey makamlara “arz ederim” üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim” biçimde belirtilir.

GİZLİLİK DERECESİT.C.

ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜÖğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı

iki satır aralığıSAYI :………………………………. 09/04/2008

KONU:……………………………….

İki-dört satır aralığıGÖNDERİLEN MAKAM

İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)………………………………………………………………………………………………….

İki satır aralığı……………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………Bir satır aralığı

………………………………………………………………………………………………………………………………………………İki-dört satır aralığı

(İmza) Adı Soyadı

Makam UnvanıUygun satır aralığı

EKLER :1-Yazı örneği (….sayfa)2-Rapor (….sayfa)Uygun satır aralığı

DAĞITIM :Gereği : Bilgi:

…………………………… …………………………………………………………….. …………………………………..

GİZLİLİK DERECESİ

T.CSAĞLIK BAKANLIĞI

Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi

Sayı: 13.05.2008 tarih B.10.4.İSM.0.4.34.59-21.909 15/10/2008 Konu: ……………………

İSTANBUL VALİLİĞİ ( İl Sağlık Müdürlüğü)

İlgi: a)……………………………. b)……………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………….......…………………………………....................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………..………………….. Başhekim imzaEK: 1- Onay (1)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİNTelefon: 0216.566.40.00 Fak: 0216. 566.40.23 e.Posta İstanbul eah.13.@gov.tr. Elektronik ağ: www.goztepehas.gov.tr

İmza : Metnin bitiminden itibaren iki-dört satır aralık boşluk

bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı, unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır.Unvanlar ad soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar adın ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır.

İmza atan kişinin makamlarca verilen imza yetkisi sahibi olması gerekir.

Makam sahibi yerine yetki devredilen kişinin imzaladığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra yetki devredenin makamı “Müdür a.” “Başhekim a.” gibi ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü sıraya yazılır.

Örnek:Prof. Dr. Ali İhsan DOKUCU

Vali a.Sağlık Müdürü

VEYA

Doç. Dr. Nureddin KARAKAŞMüdür a.

Müdür Yardımcısı

VEYA

Doç. Dr. Nureddin KARAKAŞMüdür Yardımcısı

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı,

soyadı, unvanı ve imzası sağda bulunur.

İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Sağlık Müdürü

Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin

adı, soyadı, ünvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru

sıralanır.

İmza İmza İmza

Adı Soyadı Adı Soyadı Adı SoyadıSağlık Müdürü Sağlık Müdür Yardımcısı Şube Müdürü

Onay: Onay gereken yazılar ilgili birim tarafından

teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden

sonra uygun satır aralığı bırakılarak OLUR yazılır. “OLUR”un altında mutlaka tarih yer alır.

Örnek:

T.CSAĞLIK BAKANLIĞI

Göztepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi

BAŞHEKİMLİK MAKAMINA

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…

Ömer ŞAHAN Hastane Müdürü

OLUR15/04/2010

Prof Dr Hamit OKURBaşhekim

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa

bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz

ederim.” ifadesiyle onaya katılır.Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun

boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

Örnek:

T.CİSTANBUL VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

VALİLİK MAKAMINA ………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…

(İmza) Prof. Dr. Ali İhsan DOKUCU

Sağlık MüdürüUygun görüşle arz ederim 20.04.2010 (İmza) Ahmet AYDINVali Yardımcısı

OLUR…/…/2010

(İmza)Muammer GÜLER

Vali

Ekler: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun

satır aralığı bırakılarak yazı alanın soluna konulan “ EK/EKLER:” şeklinde yazılır.

Ek adeti birden fazla ise maddeler halinde doküman yapılarak, aynı maddeye dahil olan adet sayı birden fazla ise parantez içinde adet sayısı yazılır

EKLER:1- Yazı Örneği (….sayfa)2- Yönetmelik (…Sayfa)

Dağıtım :

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER” den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna DAĞITIM yazılır. Ek yoksa dağıtım eklerin yerini alır.

EKLER:1-Yazı örneği (.... sayfa)2-Yönetmelik(….sayfa)

DAĞITIM:Gereği : Bilgi:Haseki Eğitim Araştırma Hastanesi Fatih Sağlık Grup Başkanlığı

Paraf :

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirtilen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Yazı alanının solunda yer alır. Unvan kısaltılarak da yazılabilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar onay yolu ile alınır.

Paraflayanın adının baş harfi ve soyadı büyük harflerle yazılır.

Örnek:

…./…../2010 Yz. : M. MİRAL…./...../2010 Şb. Şf. : D.ÖZCAN…./… /2010 Şb. Md. :M.AKMAN

Koordinasyon:

Başka birimle iş birliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak koordinasyon yazılır.

İş birliğine dahil olan personelin unvan ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

Örnek: …./…../…./ Mem:R. ŞAHİN…./......./…../Şef :E. ALİM…./… /…../ Müd Yard: A. FAYETÖRBAY…./…./…../ Hast. Müd: Ö. ŞAHAN…../…./…./ Başh. Yard: Dr. S. SÜERDEM

Koordinasyon …./……../……../ Huk Müş: A. USTA…../……./……../ Huk Müş Y.: N.ÖZCAN

Adres:

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

Örnek:

EK: 1- Onay (1)-------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------Dr. Kerim Gökay Cad. Göztepe Kadıköy İstanbul Ayrıntı Bilgi İçin Rukiye ŞAHİNTelefon: 0216.566.40.00 Fak: 0216. 566.40.23 e.Posta İstanbul eah.13.@gov.tr. Elektronik ağ: www.goztepehas.gov.tr

Gizli Yazılar: Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa gizlilik derecesi

belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlik derecesi ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

GİZLİT.C.

İSTANBU VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü

iki satır aralığıSAYI :………………………………. 20.10.2009

KONU:……………………………….

İki-dört satır aralığıGÖNDERİLEN MAKAM

İki satır aralığı

İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)………………………………………………………………………………………………….

İki satır aralığı ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….

İki-dört satır aralığı (İmza)

Adı Soyadı Unvanı

Uygun satır aralığıEKLER :1-Yazı örneği (….sayfa)2-Rapor (….sayfa)

GİZLİ

İvedi ve günlü Yazılar, Tekit Yazısı: Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya

cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkle belirtilir.Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. 

T.C. ÇOK ACELEİSTANBU VALİLİĞİİl Sağlık Müdürlüğü

iki satır aralığıSAYI :………………………………. 20.10.2010

KONU:……………………………….

İki-dört satır aralığıGÖNDERİLEN MAKAM

İki satır aralığı

İlgi : a)…………………………………………………………………………………………………………………. b)………………………………………………………………………………………………….

İki satır aralığı ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….

İki-dört satır aralığı (İmza)

Adı Soyadı Unvanı

Uygun satır aralığıEKLER :1-Yazı örneği (….sayfa)2-Rapor (….sayfa)

Sayfa Numarası: Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam

sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir.

Örnek : 1/9, 2/9

Aslına Uygunluk Onayı: Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa

örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyecek tedbirler alınmalıdır.

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ ve ALIŞLARINDA YAPILACAK İŞLER

Kayıt Kaşesi :

Gelen evrak kayıt kaşesi kullanarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun olan bir kaşe hazırlar ve kullanır.Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

Yazıların Gönderilmesi: Yazı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol

üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasına yazılır.Yazınızın gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir.

“ Çok Gizli ” Gizlilik Derecesi Yazıların Alınması: “ Çok Gizli ” gizlilik derecesi olan yazılarda, dış

zarf açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “ çok gizli “ ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

Fax;

Resmi yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir.

Fax ile yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir.

Fax ile gönderilen mesajların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

DOSYALAMA

TANIMLAR Belge: Belge, yürütülen faaliyetler neticesinde

kendiliğinden teşekkül eden, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş; görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali ifade eder.

Dosya :

Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubuna dosya denir.

Dosya Planı:

Dosya Planı; kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalamasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini ifade eder.

Dosya Yönergesi: Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve

işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

Dosyalama:

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve iş bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belirli bir düzen içinde saklaması işlemine dosyalama denir.

Arşiv Malzeme: Kurumların işlemleri sonucunda teşekkül etmiş ve

onlar tarafından muhafazası gereken,En son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya

üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış,

Her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeler ve malzemeler arşiv malzemesidir.

Arşiv:

Kurumların gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir maksatla saklanan dokümantasyonları barındıran yerlerdir.

DOSYALAMA YÖNTEMİNİN FAYDALARI

Dosyalama nedeniyle ihtiyaç doyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır.

Belge birikimi kontrol altına alınacaktır.

Bilgiye ulaşım kolaylaşacaktır.

Dosyalama sayesinde bilgi edinme hakkı şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır.

DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ

Belgelerin düzenlemesi ve tanziminde bilinen ve uygulanan çeşitli dosya tasnif sistemleri mevcuttur. Bu sistemlerin tamamı belgelerin her safhada ulaşabilir bir düzen içerisinde tutulmasını amaçlamaktadır.

Belgelerin dosyalamasında, kurum ve kuruluşların vermiş olduğu hizmetlerin şekli ve teşekkül eden belgelerin türü de dikkate alınmak suretiyle bir dosya tasnif sistemi belirlenmelidir.

BİLİNEN VE UYGULANMAKTA OLAN DOSYALAMA SİSTEMLERİ

1- Alfabetik Dosyalama Sistemi 2- Kronolojik Dosyalama Sistemi 3- Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi 4- Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi 5- Numara Esasına Göre Dosyalama Sistemi

1) Alfabetik Dosyalama Sistemi

Sistemde, dosya isimleri esas alınarak dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Bu sitemde kişi isimleri yerine soyadı isimlerinin esas alınması kullanım açısından daha uygundur.

Personel özlük dosyaları, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları, kurumun iş yaptığı firma dosyaları alfabetik sistemle dosyalanmaktadır.

2) Kronolojik Dosyalama Sistemi

Bu sistem tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedir.Bu sistemde belgenin konusunun, nereden geldiği veya nereye gittiği gibi unsurların herhangi önemi yoktur.

Arşivlemede kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde ana bölümlemeye tabi tutulabilir. Ana bölümlerin bölümleri ise haftalar ve günlerdir.

3) Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi

Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır.

Kurum veya kuruluşların iştigal ettiği alanlara yönelik olarak dosyalar, kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere ayrılmak suretiyle dosyalar alfabetik olarak sıralanır.

4) Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi

Tek Konu-Tek Dosya Sistemi şeklinde de adlandırılan bu sitem belgelerin konu bazında ayrılması hedeflendirmesi açısında desimal (ondalık) sisteme benzemektedir. Ancak belirlenen konularının numaralamasında ana konular ve alt konular onlu sıralamaya tabi değildir. Bu sitemde konular;

Ana konular Alt konular Tek konulardır.

5) Numara Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi

Rakam esasına dayalı bu sistem, serial (numara) ve desimal (ondalık) olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanmaktadır.

-Numaralı ( Serial) Dosyala Sistemi: 1’den başlayarak sonsuza kadar olan

numaralarla yapılır.

-Ondalık ( Desimal ) Dosyalama Sistemi: Numaralamada, dikey bölünme “onlu” olarak

sınırlı; yatay bölünme ise sınırsızdır.

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA ve STANDART DOSYA

PLANI

Bilindiği üzere, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” kurum ve kuruluşların ana faaliyetleri dışında herhangi bir plan hazırlamalarını engellemekte “ortak alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle hazırlanan planların müştereken kullanımını istemektedir.

Standart Dosyalama Planı, desimal dosya tasnif sistemine göre hazırlanmıştır.

STANDART DOSYA PLANININ FAYDALARI

Tüm Kamu kuruluşlarında;

Birliktelik sağlanmış olur. Bilgi ve belgeye kolay ve doğru erişim sağlanır. Düzenli, süratli, etkili ve verimli olur. Otomasyon ve bilgi ağlarına alt yapı oluşturur. Kurumlar arası iş takibini kolaylaştırır. Arşivleme işlemini kolaylaştırır.

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI

Bu plan 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün koordinesinde başlatılan projenin sonucudur.

Tüm Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan her türlü işlemlere, 000-099 ve 600-999 rakamlarla ana konulara sayısal numara verilmek suretiyle başlanılmıştır. Alt birimler olarakta 0.9 sayıları aralığı ile kodlama yapılmıştır.

Örnek:

HALKLA İLİŞKİLER

622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri622 01 01 Talepler622 01 02 Şikayetler622 01 03 Görüş ve teklifler

DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYGULANACAK KURALLAR - Ana hizmet birimleri her bir ana faaliyet için

ayrı ayrı dosya olmak üzere dosya hazırlar. - Ana dosya hazırlanırken dosya sırtlığı

hazırlanarak dosyanın arka kısmına yapıştırılır. Dosya sırtlığında kurumun adı, kodu, belge ana kodu, belge alt kodu, kod tanımları bir düzen şekilde yazılır.

- Dosyanın iç kısmında ön iç kapağına yazı takip listesi yapıştırılır. İşlemi tamamlanan yazılar düzenli olarak ana dosyaya konur. Konma işleminde ön iç kapağa yapıştırılan belge takip listesi sıralı olarak yazıldıktan sonra belgenin sağ köşesine sıra sayısı kurşun kalemle yazılarak ve kaç ek olduğu belirtilerek dosyalanır.

DOSYALAMA PRENSİPLERİ• Aynı konudaki yazılar bir arada Aynı konudaki yazılar bir arada

bulundurulmalı.bulundurulmalı.• Aynı konulu yazı, aynı dosya Aynı konulu yazı, aynı dosya

numarasını taşımalı.numarasını taşımalı.• Birimler için tespit edilen dosya Birimler için tespit edilen dosya

planına bir ilave yapılmamalı, bu planına bir ilave yapılmamalı, bu numaralar değişmemeli.numaralar değişmemeli.

• Dosya planı işi, tek birimden Dosya planı işi, tek birimden yapılmalı.yapılmalı.

• Dosya planı, kurum veya kuruluşun Dosya planı, kurum veya kuruluşun bütün hizmetlerini kapsamalı.bütün hizmetlerini kapsamalı.

DOSYALAMA PRENSİPLERİ• Dosyalara girecek bir yazı olmadan Dosyalara girecek bir yazı olmadan

dosya açılmamalı.dosya açılmamalı.• Genellikle yazılar ekleriyle birlikte Genellikle yazılar ekleriyle birlikte

dosyalarına konulmalı.dosyalarına konulmalı.• Bir yazıya kabil 2 dosya nosu Bir yazıya kabil 2 dosya nosu

mevcutsa yazıya en yakın numara, mevcutsa yazıya en yakın numara, yazının dosya numarası olur. yazının dosya numarası olur.

• Dosya Planlarında her ana bölümün Dosya Planlarında her ana bölümün bir “genel” kısmı bulunmalıbir “genel” kısmı bulunmalı..

DOSYALAMA PRENSİPLERİ• Her ana gruba bağlı tali bölümlerin Her ana gruba bağlı tali bölümlerin

sonuna, kendisinden önceki tali sonuna, kendisinden önceki tali bölümlerde yer almamış olan ve ana bölümlerde yer almamış olan ve ana grupta olması gereken konulara bir tali grupta olması gereken konulara bir tali bölüm ayrılmalı.bölüm ayrılmalı.

• Dosyalama sisteminin uygulanmasını Dosyalama sisteminin uygulanmasını gösterir talimat hazırlanmalıgösterir talimat hazırlanmalı

• D. numarasının önünde, kurum ve D. numarasının önünde, kurum ve kuruluşların teşkilat kod numaraları kuruluşların teşkilat kod numaraları evrakta yer almalıevrakta yer almalı..

• Dosyalama sistem ve planları sık sık Dosyalama sistem ve planları sık sık değiştirilmemeli.değiştirilmemeli.

• D. Planlarında bazı evrakın birimlerde D. Planlarında bazı evrakın birimlerde kaç yıl süre ile tutulacağı ve kaç yıl süre ile tutulacağı ve saklanacağı belirtilmeli.saklanacağı belirtilmeli.

• Aynı konudaki yazışmalar için farklı Aynı konudaki yazışmalar için farklı numara verilmemeli. numara verilmemeli.

DOSYALAMA PRENSİPLERİ

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

1. Evrak daima dosyası ile dolaşmalı.2. Yazıların ilgileri dosyalarından

çıkarılmamalı.3. Evrak çıkarma ve evrak yerleştirme ilgili

memurca yapılmalı.4. Kurumdan gönderilen evrak birden fazla

dosyayı ilgilendirirse, dosya sayısınca kopya hazırlanır, esas dosyaya kopya sayısı işlenir.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR5. Gelen evrak, birden fazla birim ile ilişkili olması

halinde, evrakın aslı en çok ilgili dosyaya konur ve diğer dosyalara bilgi fişi eklenir.

1. Dosyaların usule uygun teslim alınması ve verilmesine özen gösterilir.

2. Evrak ve dosya sisteminde çalışan tüm personel tam, zamanında ve istenilen düzeyde yapmakla sorumludur.

3. Kurumdaki evrak ve dosya sisteminin amiri bu konuda kurumun danışmanıdır.

TEŞEKKÜRLER…