Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının ...°KOB_021019... · Kök Neden Analizi...
Transcript of Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının ...°KOB_021019... · Kök Neden Analizi...
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018
02/10/2019YİKOB İş Süreçleri Sunumu
YİKOB’un FaaliyetleriYİKOB’da Yürütülen İşlerin Tespit Edilmesi Aşamaları
Süreç Hiyerarşisi
► Kurumlar genel olarak hizmet ve ürünlerini sunmak için çok sayıda sürece sahiptir.
► Seviyeler, işin detay seviyesi arttıkça değişmektedir. Bu nedenle Seviye 1 süreçler düşük detay seviyesi ile birlikte birim/fonksiyon olarak ele alınırken, Seviye 4 süreçler yüksek detay seviyesinde olmasıyla birlikte aktivite olarak kabul edilir.
► Detay seviyesi yüksek olan aktiviteler aşağıdan yukarıya doğru birleştiğinde daha düşük seviyeli süreçleri oluşturur.
Detay
Seviyesi
Dü
şü
kY
üksek
Seviye 1
Birim/Fonksiyon
Seviye 2
Ana Süreçler
Seviye 3
Alt Süreçler
Seviye 4
Aktiviteler
Mevcut durumda yürütülen analiz kapsamı
Seviye 1-3 Aralığında Süreç Örnekleri
Seviye 1
Seviye 2
Seviye 3
Birim/Fonksiyon
Ana Süreçler
Alt Süreç
Haritası
Yatırım İzleme Müdürlüğü
Doğal Kaynaklar, Ruhsat ve Kültür
Varlıkları Müdürlüğü
İdari ve Mali İşler Müdürlüğü
İş 3.Kültür Varlıkları Paylarının Tahsili, Tahsisi ile Ödeme ve
Kesin Hesap İşlemleri
İş 2.Jeotermal Arama ve İşletme Ruhsatlarının Verilmesi, Takibi ile
Gelirlerinin Tahakkuk ve Tahsili
İş 4.Lisansız HES Başvurularının Değerlendirilmesi ve Su
Kullanım İzninin Verilmesi
İş 3.1.Kültür Varlıklarının Tesciline İlişkin İşlemlerin Yapılması
İş 3.2.Katkı Payı Tahsilatları Takibinin Yapılması
İş 3.3.Kültür Varlıkları Katkı Payının Restorasyon Taleplerine İstinaden Tahsis Edilmesi, Harcanması ve Kesin Hesabının Yapılması
YİKOB’un FaaliyetleriYİKOB Müdürlüklerinin Seviye 2 İş Listeleri
YİKOB’un FaaliyetleriSeviye 2 ve Seviye 3 Özelinde İş Yükü Analizi
Seviye 2 İş
Seviye 3 İşler
Seviye 3 işler, iş yükü en
fazladan en aza olacak
şekilde kendi aralarında
sıralandırılmıştır ve bu
doğrultuda sıra numaraları
atanmıştır.
Anket kapsamında personele gerçekleştirilen Seviye 2 işlerin altında yer alan tüm Seviye 3 işlerden hangilerine
zaman ayırdıkları sorulmuş ve zaman ayırdıkları işler üzerinden iş yükleri analiz edilmiştir. Seviye 2 işler, iş yükü
en fazladan en aza olacak şekilde tabloda sıralanmıştır.
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018
02/10/2019Aktivite 1- İşlerin Problem ve Önem Matrisine Yerleştirilmesi
Önem-Problem Matrisi
► Önem-Problem matrisi, iş kartlarının
önem ve problem seviyelerinin
değerlendirilmesinin ardından, ölçeklere
uygun olarak yandaki tabloda belirli
konumlara yerleştirilmesiyle oluşturulur.
► Önem: İşin, ana amacı besleme seviyesi
► Problem: İşin aksamasına ya da
yapılamamasına sebep olan faktörlerin
yoğunluk seviyesi
► Önem-Problem matrisinin amacı, takip
eden çalışmalarda değerlendirilmek
üzere, ‘’kritik’’ olarak değerlendirilebilecek
işlerin belirlenmesidir.
Çok Problemli
Çok Önemli
Çok Problemli
Az Önemli
Az Problemli
Çok Önemli
Az Problemli
Az Önemli
İş Kartları
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018
02/10/2019Aktivite 2- Süreç Model Kanvaslarının Oluşturulması
► YİKOB için özelleştirilmiş Süreç
Model Kanvası, işbirliğini
geliştirmeyi, süreçleri algılamayı ve
süreçler içerisinde yaşanan
problemleri tespit etmeyi amaçlar.
► Çalışma her bir iş bazında
yapılmalıdır. Problem tanımları,
problem alanları olarak belirtilen
hususlar göz önünde
bulundurularak değerlendirilmelidir.
Süreç Model Kanvası
1
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
Süreç Model Kanvası
Yapım işleri
21
Süreç Model Kanvası ► Risk transferi
► Etkin uygulama
► Teknik kalite
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
32
1
Süreç Model Kanvası
► Planlanan takvime uyma
► Yaklaşık maliyet ve gerçekleşen maliyet arasındaki fark
► Projenin yerel ihtiyaçlara uyumu
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
3
4
21
Süreç Model Kanvası
İş Bitirme
Tutanağı
Hakkediş Raporu
► Yatırım Programı
► İş Programı
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
3
4
2
5
1
Süreç Model Kanvası
► E-içişleri Modülü
► Arşiv için Geliştirilen Yazılımlar
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
36
4
2
5
1
Süreç Model Kanvası
► Proje tasarımında hata
► Yerel koşullara uygun olmayan proje
► Ödenek eksikliği
► Özellikli projeler ile mevcut teknik kapasite yeterliliği arasındaki uyumsuzluk
► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en
iyi deneyimi ne verir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Sunulan Değer: Yararlanıcıya
sunulan fayda nedir sorusuna
alınan yanıtlar.
► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum
içinde hangi bilgilerin/belgelerin
akışı gerçekleşiyor sorusuna
alınan yanıtlar.
► Problem Tanımı: Sürecin
aksamasına ya da verimsiz
ilerlemesine sebep olan hususlar.
36
4
2
5
1
Süreç Model Kanvası
► Proje tasarımında hata
► Yerel koşullara uygun olmayan proje
► Ödenek eksikliği
► Özellikli projeler ile mevcut teknik kapasite yeterliliği arasındaki uyumsuzluk
► Planlanan takvime uyma
► Yaklaşık maliyet ve gerçekleşen maliyet arasındaki fark
► Projenin yerel ihtiyaçlara uyumu
► Risk transferi
► Etkin uygulama
► Teknik kalite
Yapım işleri
İş bitirme
tutanağı
Hakkediş Raporu
► Yatırım Programı
► İş Programı
► E-içişleri Modülü
► Arşiv için Geliştirilen Yazılımlar
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018
03/10/2019Aktivite 3- Balık Kılçığı Yöntemi Çalışması
Kök Neden Analizi
Kök Neden Analizi,
Belirli bir süreç veya durumda istenen sonuçtan sapma ile sonuçlanan temel faktörleri tanımlamak için yapılandırılmış bir yaklaşımdır.
► Kök neden analizi için kullanılabilecek birçok teknik vardır. Seçilen teknikler, sorunun karmaşıklığından ve organizasyon için potansiyel avantajlarına göre seçilmelidir. Bazıları aşağıda gösterilmektedir.
Dağılım ŞemasıBeyin Fırtınası
Balık Kılçığı
Diyagramı
Pareto şeması
Kontrol Grafikleri
Akış Şemaları
Environment
Customer Kök
Neden
Analizi
Araçları
Kök Neden Analizi Teknikleri
Kök Nedene Ulaşmak İçin
Sorgula
►5 Neden Analizi neden bir
sürecin, girişimin veya kontrolün
bir sorunun nedenini bulmak
için tüm problem çözme
yöntemlerinin en kullanışlı
şeklidir.
5 Neden Analizi
Düşünceleri Paylaş
►Problemlerin belirlenmesinde
kullanılır.
►Katılım oranının artmasını
sağlayarak yaratıcı fikirlerin
ortaya çıkmasını sağlar.
Beyin Fırtınası YöntemiKök Nedene Ulaşmak İçin
Sorgula
►Balık Kılçığı Şeması, tek bir
sorunun veya sorunların tüm
olası nedenlerini tanımlamak
için tasarlanmış geleneksel bir
neden sonuç diyagramıdır.
Analiz için çok az niceliksel
verilerin bulunduğu durumlarda
kullanılır. Daha sonra nedenler
sistematik olarak incelenir.
Balık Kılçığı Yöntemi
Balık Kılçığı Yönteminin Faydaları
Sorunların altında
yatan potansiyel
nedenleri
sınıflandırır
Birbiriyle ilişkili
sorunların görünür
olmasını sağlar
Sorunun ayrıştırılması
iş akışlarının
yapılandırılmasını
kolaylaştırır
Uygulanabilirlik
açısından zaman
tasarrufu sağlar
Asıl sorunun daha
iyi anlaşılmasını
sağlar
Sorunların
tekrarlanmasını
engelleyici ve kalıcı
çözümler geliştirilmesine
ortam oluşturur
Farklı alanlarda
düşünebilme ve çözüm
üretme yeteneğini
arttırır
Balık Kılçığı Yönteminin Adımları
Problem
Ana Sebep
Ana Sebep
Ana Sebep
Ana Sebep
Ana Sebep
Ana Sebep
Alt Sebep
Alt Sebep
Alt Sebep Alt Sebep
Kök Neden: Problemin çözümü için anahtar rol üstlenir
Alt Sebep
Problemi tanımla
Ana sebepleri problem ile ilişkilendir
Beyin fırtınası
Problemin potansiyel sebeplerini belirle
Alt sebepleri ana sebeplerin altında sınıflandır
5 Neden tekniği ile alt nedenlerin alt nedenlerini tanımla
Kök nedenleri gruplayarak belirle
1
2
3
4
5
6
7
4 Temel Kural
4 Temel
Kural
1. Eleştiri ya dadeğerlendirmedenkaçınılmalı
2. Herkesin düşüncesi dinlenmeli
4. Düşünceleripaylaşmak konusunda rahatdavranılmalı
3. Düşünceleri ifade ederken dikkatli olunmalı